會計憑證的作用及詳解財務(wù)知識精華

1、會計憑證的作用及詳解_財務(wù)知識精華會計憑證 概述有原始憑證和記賬憑證。前者是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)最初發(fā)生之時即行填制的原始書面證明，如銷 貨發(fā)票、款項收據(jù)等。后者是以原始憑證為依據(jù)，作為記入賬簿內(nèi)各個分類帳戶的書面證明， 如收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。傳遞會計憑證的傳遞，是指各種會計憑證從填制、取得到歸檔保管為止的全部過程，即在企業(yè)、 事業(yè)和行政單位內(nèi)部有關(guān)人員和部門之間傳送、交接的過程。要規(guī)定各種憑證的填寫、傳遞單 位與憑證份數(shù)，規(guī)定會計憑證傳遞的程序、移交的時間和接受與保管的有關(guān)部門。會計憑證傳遞的作用會計憑證的傳遞，是指會計憑證從編制時起到歸檔時止，在單位內(nèi)部各有關(guān)部門及人員之間的傳遞程序和傳

2、遞時間。為了能夠利用會計憑證，及時反映各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)， 提供會計信息，發(fā)揮會計監(jiān)督的作用，必須正確、及時地進(jìn)行會計憑證的傳遞，不得積壓。正 確組織會計憑證的傳遞，對于及時處理和登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，實行會計監(jiān)督，具有 重要作用。從一定意義上說，會計憑證的傳遞起著在單位內(nèi)部經(jīng)營管理各環(huán)節(jié)之間協(xié)調(diào)和組織 的作用。會計憑證傳遞程序是企業(yè)管理規(guī)章制度重要的組成部分，傳遞程序的科學(xué)與否，說明 該企業(yè)管理的科學(xué)程序。（1）有利于完善經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成及記錄，是由若千責(zé)任人共同負(fù)責(zé)，分工完成的。會計憑證作為記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證 明，體現(xiàn)了經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度的執(zhí)行情況。單位會計制度可

3、以通過會計憑證傳遞程序和傳遞時間的 規(guī)定，進(jìn)一步完善經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度，使各項業(yè)務(wù)的處理順利進(jìn)行。（2）有利于及時進(jìn)行會計記錄從經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生到賬簿登記有一定的時間間隔，通過會計憑證的傳遞，使會計部門盡 早了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生和完成情況，并通過會計部門內(nèi)部的憑證傳遞，及時記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行 會計核算，實行會計監(jiān)督。保管會計憑證的保管是指會計憑證記賬后的整理、裝訂、歸檔和存查工作。 會計憑證會計憑證的保管主要有下列要求：1.會計憑證應(yīng)定期裝訂成冊，防止散失。從外單位取得的原始憑證遺失時，應(yīng)取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號碼、金額、內(nèi) 容等，由經(jīng)辦單位會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員和單位負(fù)責(zé)人

4、批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。 若確實無法取得證明的，如車票丟失，則應(yīng)由當(dāng)事人寫明詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會計機構(gòu)負(fù)責(zé) 人、會計主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。2.會計憑證封面應(yīng)注明單位名稱、憑證種類、憑證張數(shù)、起止號數(shù)、年度、月份、會計主管人員、裝訂人員等有關(guān)事項，會 計主管人員和保管人員應(yīng)在封面上簽章。3.會計憑證應(yīng)加貼封條，防止抽換憑證。原始憑證不得外借，其他單位如有特殊原因確實需要使用時，經(jīng)本單位會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管 人員批準(zhǔn)，可以復(fù)制。向外單位提供的原始憑證復(fù)制件，應(yīng)在專設(shè)的登記簿上登記，并由提供 人員和收取人員共同簽名、蓋章。4.原始憑證較多時，可單獨裝訂，但應(yīng)在憑證封面注明

5、所屬記賬憑證的日期、編號和種類，同時在所屬的記賬憑證上應(yīng)注明附件另訂”及原始憑證的名稱和編號，以便查閱。5.每年裝訂成冊的會計憑證，在年度終了時可暫由單位會計機構(gòu)保管一年，期滿后應(yīng)當(dāng)移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計 機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。6.嚴(yán)格遵守會計憑證的保管期限要求，期滿前不得任意銷毀。作用提供會計信息，會計人員可以根據(jù)會計憑證，對日常大量、分散的各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行整 理、分類、匯 會計憑證總、并經(jīng)過會計處理，為經(jīng)濟(jì)管理提供有用的會計信息。監(jiān)督、控制經(jīng)濟(jì)活動。通過會計憑證的審核，可以檢查經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生是否符含有關(guān)的法律、制度，是否符合業(yè)務(wù)

6、經(jīng)營、 帳務(wù)收支的方針和計劃及預(yù)算的規(guī)定，以確保經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的合理、合法和有效性。提供記賬依據(jù)。會計憑證是記賬的依據(jù)，通過會計憑證的填制審核，按照一定方法對會計憑證的及 時傳遞，對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)適時地記錄。加強經(jīng)濟(jì)責(zé)任制。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)后，需取得或填制適當(dāng)?shù)臅嫅{證，證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生或完成；同時要由有關(guān)的經(jīng)辦人員，在憑證上簽字、蓋章、 明確業(yè)務(wù)責(zé)任人。通過會計憑證的填制和審核，使有關(guān)責(zé)任人在其職權(quán)范圍內(nèi)各負(fù)其責(zé)，并利 用憑證填制、審核的手續(xù)制度進(jìn)一步完善經(jīng)濟(jì)責(zé)任制。意義可以記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生和完成情況，為會計核算提供原始依據(jù)；可以檢查經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實性、合法性和合理性，為會計監(jiān)督提供重要依據(jù)；可以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)

7、任，為落實崗位責(zé)任制提供重要文件；可以反映相關(guān)經(jīng)濟(jì)利益關(guān)系，為維護(hù)合法權(quán)益提供法律證據(jù)。裝訂1.會計憑證裝訂前的準(zhǔn)備 會計憑證裝訂前的準(zhǔn)備，是指對會計憑證進(jìn)行排序、粘貼和折 疊。因為原始憑 會計憑證證的紙張面積與記賬憑證的紙張面積不可能全部一樣，有時前者大于后者，有時前者小于后者，這就需要會計人員在制作會計憑證時對原始憑證加以適當(dāng)整理，以便下一步裝訂成冊。對于紙張面積大于記賬憑證的原始憑證，可按記賬憑證的面積尺寸，先自右向后，再自下向后兩次 折疊。注意應(yīng)把憑證的左上角或左側(cè)面讓出來，以便裝訂后，還可以展開查閱。對于紙張面積過小的原始憑證，一般不能直接裝訂，可先按一定次序和類別排列，再粘在一張同

8、記賬憑證 大小相同的白紙上，粘貼時宜用膠水。證票應(yīng)分張排列，同類、同金額的單據(jù)盡量粘在一起； 同時，在一旁注明張數(shù)和合計金額。如果是板狀票證，可以將票面票底輕輕撕開，厚紙板棄之 不用。對于紙張面積略小于記賬憑證的原始憑證，可先用回形針或大頭針別在記賬憑證后面， 待裝訂時再抽去回形針或大頭針。有的原始憑證不僅面積大，而且數(shù)量多，可以單獨裝訂，如 工資單、耗料單等，但在記賬憑證上應(yīng)注明保管地點。原始憑證附在記賬憑證后面的順序應(yīng)與記賬憑證所記載的內(nèi)容順序一致，不應(yīng)按原始憑證的面積大小來排序。會計憑證經(jīng)過上述的加工整理之后，就可以裝訂了。2.會計憑證的裝訂方法 會計憑證的裝訂是指把定期整理完畢的會計憑

9、證按照編號順序，外加封面、封底，裝訂成冊，并在裝訂線上加貼封簽。在封 面上，應(yīng)寫明單位名稱、年度、月份、記賬憑證的種類、起訖日期、起訖號數(shù)，以及記賬憑證 和原始憑證的張數(shù)，并在封簽處加蓋會計主管的騎縫圖章。如果采用單式記賬憑證，在整理裝 訂憑證時，必須保持會計分錄的完整。為此，應(yīng)按憑證號碼順序還原裝訂成冊，不得按科目歸 類裝訂。對各種重要的原始單據(jù)，以及各種需要隨時查閱和退回的單據(jù)，應(yīng)另編目錄，單獨登 記保管，并在有關(guān)的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號。匯總裝訂后的會計憑證封面如表所示：會計憑證封面 憑證種類：XX年度 本月共 冊之第 冊 本冊號數(shù)：自 號起至 號 本冊日期： 自 月 日

10、起至 月 日止 單位名稱： 會計主管： 會計： 裝訂： 會計 憑證裝訂的要求是既美觀大方又便于翻閱，所以在裝訂時要先設(shè)計好裝訂冊數(shù)及每冊的厚度。一般來說，一本憑證，厚度以1.5至2.ocm 為宜，太厚了不便于翻閱核查，太薄了又不利于戳立放置。憑證裝訂冊數(shù)可根據(jù)憑證多少來定，原則上以月份為單位裝訂，每月訂成一冊或若 干冊。有些單位業(yè)務(wù)量小，憑證不多，把若干個月份的憑證合并訂成一冊就可以，只要在憑證 封面注明本冊所含的憑證月份即可。為了使裝訂成冊的會計憑證外形美觀，在裝訂時要考慮到憑證的整齊均勻，特別是裝訂線的位置，如果太薄時可用紙折一些三角形紙條，均勻地墊在此處，以保證它的厚度與憑證中間的厚度一

11、致。有些會計在裝訂會計憑證時采用角訂法：裝訂起來簡單易行，這也很不錯。它的具體操作步驟如下：（1）將憑證封面和封底裁開，分別附在憑證前面和后面，再拿一張質(zhì)地相同的紙（可以再找一張憑證封皮，裁下一半用，另 一半為訂下一本憑證備用）放在封面上角，做護(hù)角線。（2）在憑證的左上角畫一邊長為5厘米的等腰三角形，用夾子夾住，用裝訂機在底線上分布均勻地打兩個眼兒。（3）用大針引線繩穿過兩個眼兒。如果沒有針，可以將回形別針順直，然后將兩端折向同一個方向， 將線繩從中間穿過并夾緊，即可把線引過來，因為一般裝訂機打出的眼兒是可以穿過的。（4）在憑證的背面打線結(jié)。線繩最好在憑證中端系上。（5）將護(hù)角向左上側(cè)折，并將

12、一側(cè)剪開至憑證的左上角，然后抹上膠水。（6）向后折疊，并將側(cè)面和背面的線繩扣粘死。 （7）待晾干后，在憑證本的脊背上面寫上某年某月第幾冊共幾冊的字樣。裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章?，F(xiàn)金憑證、銀行憑證和轉(zhuǎn)賬憑證最好依次順序編號，一個月從 頭編一次序號，如果單位的憑證少，可以全年順序編號。種類企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容非常復(fù)雜豐富，用以記錄、監(jiān)督經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會計憑證，也必然是 五花八門、名目繁多。為了具體地認(rèn)識、掌握和運用會計憑證，首先要對會計憑證加以分類。 按照會計憑證的填制程序和用途一般可以分為原始憑證和記賬憑證兩類。一、原始憑證原始憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生、執(zhí)行或完成，用以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，作為

13、記賬依據(jù)的最初的 書面證明 會計憑證文件，如出差乘坐的車船票、采購材料的發(fā)貨票、到倉庫領(lǐng)料的領(lǐng)料單等，都是原始憑證。原 始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的過程中直接產(chǎn)生的，是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的最初證明，在法律上具有證 明效力，所以也可叫做 證明憑證原始憑證按其取得的來源不同，可以分為自制原始憑證 和外來原始憑證兩類。（一）自制原始憑證。自制原始憑證是指在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生、執(zhí)行或完成時，由本單位的經(jīng)辦人員自行填制的原始憑證，如收料單、領(lǐng)料單、產(chǎn)品入庫單等。 自制原始憑證按其填制手續(xù)不同，又可分為一次憑證、累計憑證、匯總原始憑證和記賬編制憑 證四種。（1） 一次憑證。一次憑證，是指只反映一項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，或者同時反映若

14、干項同類性質(zhì)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，其填制手續(xù)是一次完成的會計憑證。如企業(yè)購進(jìn)材料驗收入庫，由倉庫 保管員填制的收料單”；車間或班組向倉庫領(lǐng)用材料時填制的領(lǐng)料單”；以及報銷人員填制的、出納人員據(jù)以付款的報銷憑單”等等，都是一次憑證。（2）累計憑證。累計憑證是指在一定期間內(nèi)，連續(xù)多次記載若干不斷重復(fù)發(fā)生的同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，直到期末，憑證填制手 續(xù)才算完成，以期末累計數(shù)作為記賬依據(jù)的原始憑證，如工業(yè)企業(yè)常用的限額領(lǐng)料單等。使用 累計憑證，可以簡化核算手續(xù)；能對材料消耗、成本管理起事先控制作用，是企業(yè)進(jìn)行計劃管 理的手段之一。（3）匯總原始憑證。匯總原始憑證是指在會計核算工作中，為簡化記賬憑證的編制工作，將一定時期

15、內(nèi)若干份記錄同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證按照一定的管理要求匯總編制一張匯總憑證，用以集中反映某項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)總括發(fā)生情況的會計憑證，如發(fā)料憑證匯總表、收料憑證匯總表”、翅!金收入?yún)R總表”等都是匯總原始憑證。匯總原始憑證只能將同類內(nèi)容的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)匯總填列在一張匯總憑證中。在一張匯總憑證中，不能將兩類或兩類 以上的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)匯總填列。匯總原始憑證在大中型企業(yè)中使用得非常廣泛，因為它可以簡化核 算手續(xù)，提高核算工作效率；能夠使核算資料更為系統(tǒng)化，使核算過程更為條理化；能夠直接為管理提供某些綜合指標(biāo)。（4）記賬編制憑證。記賬編制憑證是根據(jù)賬簿記錄和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的需要編制的一種自制原始憑證。記賬編制憑證是根據(jù)賬簿記錄，把

16、某一項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù) 加以歸類、整理而重新編制的一種會計憑證。例如在計算產(chǎn)品成本時，編制的制造費用分配表”就是根據(jù)制造費用明細(xì)賬記錄的數(shù)字按費用的用途填制的。（二）外來原始憑證。外來原始憑證，是指在同外單位發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來關(guān)系時，從外單位取得的憑證。外來原始憑證都 是一次憑證。如企業(yè)購買材料、商品時，從供貨單位取得的發(fā)貨票，就是外來原始憑證。、記賬憑證記賬憑證是會計人員根據(jù)審核無誤的原始憑證或匯總原始憑證，用來確定經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)應(yīng)借、應(yīng)貸的會計科目和金額而填制的，作為登記賬簿直接依據(jù)的會計憑證。在前面 的章節(jié)中曾指出，在登記賬簿之前，應(yīng)按實際發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容編制會計分錄，然后據(jù)以登 記賬簿，在實際工作中，會

17、計分錄是通過填制記賬憑證來完成的。由于原始憑證來自不同的單位，種類繁多，數(shù)量龐大，格式不一，不能清楚地表明應(yīng)記入的會計科目的名稱和方向。 為了便于登記賬簿，需要根據(jù)原始憑證反映的不同經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，加以歸類和整理，填制具有統(tǒng)一 格式的記賬憑證，確定會計分錄，并將相關(guān)的原始憑證附在后面。這樣不僅可以簡化記賬工作、 減少差錯，而且有利于原始憑證的保管，便于對賬和查賬，提高會計工作質(zhì)量。記賬憑證按其適用的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，分為專用記賬憑證和通用記賬憑證兩類。（一）專用記賬憑證，是用來專門記錄某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記賬憑證。專用憑證按其所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否與現(xiàn)金和銀行存款的收付有無關(guān)系，又分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證

18、三種。（1）收款憑證。收款憑證是用來記錄現(xiàn)金和銀行存款等貨幣資金收款業(yè)務(wù)的憑證，它是根據(jù)現(xiàn)金和銀行存款收 款業(yè)務(wù)的原始憑證填制的。（2）付款憑證。付款憑證是用來記錄現(xiàn)金和銀行存款等貨幣資金付款業(yè)務(wù)的憑證，它是根據(jù)現(xiàn)金和銀行存款付款業(yè)務(wù)的原始憑證填制的。收款憑證和付款憑證是用來記錄貨幣收付業(yè)務(wù)的憑證既是登記現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、明細(xì)分 類賬及總分類賬等賬簿的依據(jù)，也是出納人員收、付款項的依據(jù)。出納人員不能依據(jù)現(xiàn)金、銀 行存款收付業(yè)務(wù)的原始憑證收付款項，必須根據(jù)會計主管人員或指定人員審核批準(zhǔn)的收款憑證 和付款憑證收付款項，以加強對貨幣資金的管理，有效地監(jiān)督貨幣資金的使用。（3）轉(zhuǎn)賬憑證。轉(zhuǎn)賬

19、憑證是用來記錄與現(xiàn)金、銀行存款等貨幣資金收付款業(yè)務(wù)無關(guān)的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)（即 在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時不需要收付現(xiàn)金和銀行存款的各項業(yè)務(wù)）的憑證，它是根據(jù)有關(guān)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的 原始憑證填制的。轉(zhuǎn)賬憑證是登記總分類賬及有關(guān)明細(xì)分類賬的依據(jù)。（二）通用記賬憑證。通用記賬憑證的格式，不再分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證，而是以一種格式記錄全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)比較簡單的經(jīng)濟(jì)單位，為了簡化憑證可以使用通用記賬憑證，記錄所發(fā)生的各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。記賬憑證按其包括的會計科目是否單一，分為復(fù)式記賬憑證和單式記賬憑證兩類。（1）復(fù)式記賬憑證。復(fù)式記賬憑證又叫做多科目記賬憑證，要求將某項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所涉及的全部會計科目集中填列在一張記賬憑

20、證上。 復(fù)式記賬憑證可以集中反映賬戶的對應(yīng)關(guān)系，因而便于了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的全貌，了解資金的來龍 去脈；便于查賬，同時可以減少填制記賬憑證的工作量，減少記賬憑證的數(shù)量；但是不便于匯 總計算每一會計科目的發(fā)生額，不便于分工記賬。上述收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證的格式 都是復(fù)式記賬憑證的格式。（2）單式記賬憑證。單式記賬憑證又叫做單科目記賬憑證，要求將某項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所涉及的每個會計科目，分別填制記賬憑證，每張記賬憑證只填列 一個會計科目，其對方科目只供參考，不據(jù)以記賬。也就是把某一項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會計分錄，按 其所涉及的會計科目，分散填制兩張或兩張以上的記賬憑證。單式記賬憑證便于匯總計算每一個會計科目的發(fā)生額，便于分工記賬；但是填制記賬憑證的工作量變大，而且出現(xiàn)差錯 不易查找。記