會議服務(wù)員工作流程

1、會議服務(wù)員工作流程酒店會議中心服務(wù)員工作流程一、會議中心服務(wù)員的迎送工作會議中心承擔(dān)著召開國內(nèi)外重大會議的任務(wù)，需要接待來自不同地區(qū)的參加會議者，因此這一類服務(wù)工作的 “善始善終”往往表現(xiàn)在車站、機嘗碼頭的迎送環(huán)節(jié)上。迎送工作的有關(guān)事項如下：（ 1）認(rèn)真研究客人的基本資料。準(zhǔn)確了解客人的名字、相貌特征（ 如事先有照片的話） ，弄清楚客人的身份、來訪目的、與本組織的關(guān)系性質(zhì)和程度，以及其他背景材料。（ 2）確定迎送規(guī)格。根據(jù)以上資料，結(jié)合本組織的具體情況，確定迎送規(guī)格。對較重要的客人，應(yīng)安排身份相當(dāng)、專業(yè)對口的人士出面迎送； 亦可根據(jù)特殊需要或關(guān)系程度，安排比客人身份高的人士破格接待，或安排副職

2、、助理出面。對于一般客人，由公關(guān)部派員迎送即可。（ 3）做好迎送準(zhǔn)備工作。比如，與有關(guān)交通部門聯(lián)系，核實客人的班機或車船班次、時間；安排好迎送車輛；預(yù)先為客人準(zhǔn)備好客房及膳食； 如果對所迎接的客人不熟悉，需要準(zhǔn)備一塊迎客牌子，寫上 “歡迎XXX先生（小姐、女士）”以及本組織的名稱；如需要，可準(zhǔn)備好 鮮花等。（ 4）嚴(yán)格掌握和遵守時間。無論迎送，均需提前到達機嘗車站或碼頭，不可遲到。要考慮到中途交通與天氣原因。如送行時客人需辦理托運或登機手續(xù)，可由公關(guān)部派員提前前往代辦。（ 5） 迎接與介紹。接到客人后，即表示歡迎或慰問，然后相互介紹。通常先將前來歡迎的人員介紹給來賓；或自我介紹，并遞上名片?？?/p>

3、人初到一般較拘謹(jǐn)，應(yīng)主動與客人寒暄，話題宜輕松自然，如客人的旅途情況，當(dāng)?shù)氐娘L(fēng)土人情、氣候特點、旅游特色，客人來訪的活動安排、籌備情況、有關(guān)建議，以及客人可能關(guān)心的其他問題。除客人自提的隨身小件行李外，應(yīng)主動幫助客人提行李。（ 6）妥善安排。客人抵達住地后，盡可能妥善安排，使客人感到賓至如歸。如向客人提供活動的日程計劃表、本地地圖和旅游指南；向客人介紹餐廳用膳時間及主要的接待安排，了解客人的健康情況及特殊需要 （ 如回程機、車、船票） ；到達后不要馬上安排活動，迎接人員不必久留，以便讓客人更衣、休息和處理個人事務(wù)；分手前應(yīng)該約好下次見面的時間及聯(lián)系方法等。二、會議服務(wù)基本環(huán)節(jié)的操作細(xì)則會議的種

4、類很多，服務(wù)的環(huán)節(jié)要根據(jù)會議種類而確定。1 會前準(zhǔn)備工作會前準(zhǔn)備是工作中的重要環(huán)節(jié)，目的在于使會議服務(wù)人員做好充分的思想準(zhǔn)備和完善的物質(zhì)準(zhǔn)備。（ 1）了解會議基本情況。服務(wù)員接到召開會議的通知單后，首先要掌握以下情況：出席會議的人數(shù)；會議類型、名稱；主辦單位；會議日程安排；會議的賓主身份；會議標(biāo)準(zhǔn)；會議的特殊要求及與會者的風(fēng)俗習(xí)慣。（ 2）調(diào)配人員、分工負(fù)責(zé)。會前，主管人員或經(jīng)理要向參加會議服務(wù)的所有人員介紹會議基本情況，說明服務(wù)中的要求和注意事項，進行明確分工。使所有服務(wù)員都清楚地知道工作的整體安排和自己所負(fù)責(zé)的工作，按照分工，各自進行準(zhǔn)備工作。服務(wù)員根據(jù)會議的類型、性質(zhì)、人數(shù)，結(jié)合會議廳（

5、室）的具體情況整體安排會場布局。同時根據(jù)與會者的風(fēng)俗習(xí)慣和特殊要求調(diào)整廳（室）內(nèi)的各種裝飾藝術(shù)品、宣傳用品，搞好會議廳（室）內(nèi)外的清潔衛(wèi)生。維修人員檢查照明、音響、視頻、空調(diào)等設(shè)備，根據(jù)會議要求增添新的設(shè)備冬夏季要調(diào)整好室溫，注意通風(fēng)。準(zhǔn)備會議需用物品。茶水具。茶具要求 :第一，挑選茶具要注意選擇花紋、式樣、顏色、型號配套的茶具。第二，茶具不得有破損，必須干凈，每套茶杯下面要有墊盤。第三，茶杯要按會議人數(shù)配放，每人一套。還要準(zhǔn)備適量備用杯。水具要求 :第一，不用不保溫的暖水瓶。第二，暖水瓶一般15 個人配備1 個。第三，如果與會人數(shù)較多，或會場服務(wù)不方便，可適當(dāng)增加一些暖水瓶。茶葉 :第一，袋裝茶葉，每個杯子配放一袋，并有適量的備用茶。第二，散裝茶葉可事先放入杯中，待賓客就坐后直接沖泡開水。簽到桌及文具用品。在大廳門口處或會議室入口處準(zhǔn)備好簽到桌、筆、紙或簿。如會議要求