關(guān)于把檔案館建設(shè)成為政務(wù)信息中心的思考

1、關(guān)于把檔案館建立成為政務(wù)信息中心的考慮隨著政府信息公開(kāi)日漸成為當(dāng)今社會(huì)的熱點(diǎn)問(wèn)題,各級(jí)國(guó)家綜合檔案館能不能抓住這個(gè)機(jī)遇,發(fā)揮自己的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì),積極參與到政府信息公開(kāi)工作中,逐步把檔案館建立成為政務(wù)信息中心成為關(guān)注的焦點(diǎn)。一、由各級(jí)綜合檔案館組建政務(wù)信息中心具有可操作性和經(jīng)濟(jì)性1、檔案館具有一定的信息根底,有利于政府信息的集中搜集和綜合管理(1)信息只有附著在一定的物質(zhì)形式上才能存在。政府信息大多是以文件和檔案的形式存在的。經(jīng)過(guò)50多年的努力,各級(jí)檔案館己將同級(jí)機(jī)關(guān)10年(省級(jí)機(jī)關(guān)20年)以前形成的檔案全部接收進(jìn)館,已成為各級(jí)政府部門(mén)歷史記錄的集中保管地。進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái),各級(jí)檔案部門(mén)與時(shí)俱進(jìn),

2、不斷創(chuàng)新效勞機(jī)制,積極開(kāi)展現(xiàn)行文件的提供利用效勞,并設(shè)置有現(xiàn)行文件閱覽室,方便社會(huì)利用。因此,各級(jí)國(guó)家綜合檔案館既集中保存了各級(jí)政府的歷史記錄,又保存有各級(jí)政府的現(xiàn)行文件,已成為事實(shí)上的政府信息保管基地。(2)檔案館為各級(jí)政府部門(mén)文件與檔案的形成與管理提供標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo),使其具有統(tǒng)一的格式,便于政府信息的統(tǒng)一搜集、管理和利用。(3)檔案館公布政府信息相對(duì)于其他部門(mén)自身公布的政府信息而言,具有一定的綜合性。公眾到檔案館可以獲得一攬子源自不同政府機(jī)關(guān)的各類(lèi)信息。這些都為履行政務(wù)信息中心職能奠定了信息基矗2、檔案館具有強(qiáng)大的信息才能(1)首先,政務(wù)信息中心要具有廣泛的信息搜集才能。政府信息是動(dòng)態(tài)的,又分散

3、于政府的各個(gè)部門(mén),沒(méi)有強(qiáng)有力的信息搜集才能是無(wú)法將各種信息從其形成部門(mén)搜集起來(lái)的。在?檔案法?、?檔案館通那么?、?機(jī)關(guān)檔案工作條例?等法律法規(guī)的支持下,檔案館已建立了通暢的檔案接收進(jìn)館渠道和一套非常有效的檔案信息采集方法,具備了相當(dāng)?shù)臋n案信息搜集才能。(2)其次,政務(wù)信息中心要具有一定的信息加工整合才能。作為一個(gè)信息工作部門(mén),經(jīng)過(guò)多年的努力,檔案館已具備了強(qiáng)大的信息加工才能。檔案館擁有強(qiáng)有力的指導(dǎo)班子,擁有一批政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)才能強(qiáng)的檔案信息整編隊(duì)伍,形成了一套科學(xué)的工作機(jī)制,積累了豐富的信息加工整合經(jīng)歷。(3)第三,要想成為政務(wù)信息中心,就必須擁有高效的信息提供利用渠道和方式。經(jīng)過(guò)多年的探

4、索,檔案館已建有多套信息檢索工具,開(kāi)發(fā)有信息檢索系統(tǒng),并可以提供網(wǎng)絡(luò)檢索效勞。3、檔案館的現(xiàn)行文件閱覽室具備了政府信息開(kāi)放的條件和經(jīng)歷,有利于降低政府信息開(kāi)放的本錢(qián)如今全國(guó)許多城市檔案館均設(shè)有現(xiàn)行文件閱覽室,面向社會(huì)公眾開(kāi)放。以成都市為例,檔案館向社會(huì)開(kāi)放的現(xiàn)行文件一般是指市委、市政府還在執(zhí)行和使用的標(biāo)準(zhǔn)性文件及行政規(guī)章,市人大常委會(huì)通過(guò)的地方性法規(guī)、規(guī)章和市政協(xié)通過(guò)的工作規(guī)那么、通那么,市直機(jī)關(guān)制發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)性文件。雖與政府信息公開(kāi)范圍不同,但信息開(kāi)放目的和性質(zhì)相似,都是為了增加工作透明度,保障人民群眾的知情權(quán),改善經(jīng)濟(jì)開(kāi)展軟環(huán)境。另外,現(xiàn)行文件閱覽室工作人員積累了辦理文件信息公開(kāi)事項(xiàng)的經(jīng)歷,所

5、以依托各級(jí)檔案館在現(xiàn)行文件閱覽室的根底上建立政府公開(kāi)信息閱覽室既順理成章,又經(jīng)濟(jì)實(shí)用。如上海市政府要求直屬部門(mén)定期將必須公開(kāi)的政府信息紙質(zhì)目錄和電子目錄報(bào)送市檔案館,從而使得設(shè)在市檔案館的現(xiàn)行文件開(kāi)放利用中心在不增加人員編制和經(jīng)費(fèi)的情況下,同時(shí)發(fā)揮了政務(wù)信息中心的功能。二、積極把檔案館建立成為政務(wù)信息中心檔案館雖然具有成為政務(wù)信息中心的有利條件,但要建立成為真正的政務(wù)信息中心,應(yīng)著重做好三項(xiàng)工作:1、做好信息儲(chǔ)藏,把檔案館建立成為政務(wù)信息資料的存儲(chǔ)基地建立政務(wù)信息中心要從滿足社會(huì)信息需求出發(fā),規(guī)劃建立檔案館館藏。在檔案文件的接收范圍上要囊括所有的黨政機(jī)關(guān)和有行政管理職能的事業(yè)單位;信息內(nèi)容上要

6、囊括人民群眾、社會(huì)組織所需要的各種政府信息;信息形態(tài)上要包括紙質(zhì)、電子等各種載體,并逐步由以紙質(zhì)為主向以電子為主轉(zhuǎn)變;時(shí)間跨度上要完好,歷史和現(xiàn)行信息全部搜集,不能連續(xù)。2、加強(qiáng)信息化建立,進(jìn)步信息處理才能網(wǎng)上信息中心是將來(lái)政務(wù)信息中心的根本形式。為此,檔案館應(yīng)加緊信息化工程建立,盡快實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化,把檔案館建成網(wǎng)上政務(wù)信息中心。一是要積極爭(zhēng)取把檔案館信息化建立納入政府信息化規(guī)劃和重點(diǎn)建立方案,為檔案館信息化建立尋求政策和資金支持。二是要加強(qiáng)信息根底設(shè)施建立。檔案管理信息化建立離不開(kāi)計(jì)算機(jī)軟、硬件和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持。要加大經(jīng)費(fèi)投入,裝備滿足數(shù)量要求和配置要求的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)、激光打印

7、機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備,選用統(tǒng)一的高質(zhì)量的應(yīng)用軟件,建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫(kù),這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案搜集、整理、編目、檢索、利用等主要效勞功能的信息化管理。三是要改革現(xiàn)有的工作形式,不斷增強(qiáng)信息處理才能。政務(wù)信息中心向社會(huì)提供的是系統(tǒng)的政府信息,提供的是信息產(chǎn)品,不再是傳統(tǒng)意義上的檔案文獻(xiàn),而且提供利用的數(shù)量也會(huì)越來(lái)越大,檔案館必須具備強(qiáng)大的信息處理才能才能滿足工作需要。目前檔案館管理形式、管理手段和管理方法都是在傳統(tǒng)檔案文獻(xiàn)管理的根底上建立起來(lái)的,離政務(wù)信息中心的要求還有一定的差距。檔案館必須根據(jù)新的角色要求進(jìn)展全方位的改革,在先進(jìn)的信息管理理論指導(dǎo)下,遵循信息工作規(guī)律進(jìn)展流程再造,借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),開(kāi)發(fā)檔案

8、信息管理系統(tǒng),逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息采集、加工整合和提供利用的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化,不斷進(jìn)步檔案館的信息處理效率。四是要積極施行數(shù)字化工程,豐富數(shù)字信息。網(wǎng)上政務(wù)信息中心是以數(shù)字信息為根底的。傳統(tǒng)的檔案館館藏大多是以紙質(zhì)檔案文件的形式存在的,必須加快其數(shù)字化步伐,為建立網(wǎng)上政務(wù)信息中心做好信息準(zhǔn)備。館藏信息數(shù)字化包括館藏檔案文件數(shù)字化和檔案目錄數(shù)字化。館藏檔案文件的數(shù)字化應(yīng)從兩方面、通過(guò)兩個(gè)渠道來(lái)實(shí)現(xiàn)。一要抓好館藏檔案的數(shù)字化,通過(guò)數(shù)字化技術(shù),將館藏紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄音錄像檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案;二要大力接收現(xiàn)行電子文件。當(dāng)務(wù)之急是制發(fā)電子文件搜集整理和歸檔方法,要求各機(jī)關(guān)檔案室搜集積累本單位形成的電子文

9、件,并伴隨現(xiàn)行文件移交檔案館。檔案目錄數(shù)字化通過(guò)對(duì)檔案文獻(xiàn)內(nèi)容和形式的分析,著錄標(biāo)引檔案文件的檢索特征,建立館藏檔案文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù),為信息的檢索利用提供根底保障。此外,在信息化、數(shù)字化的社會(huì)大背景下,電子文件的數(shù)量急劇增加,檔案管理工作應(yīng)將電子文件的歸檔管理工作納入電子政務(wù)和辦公自動(dòng)化建立的總體規(guī)劃,進(jìn)展同步設(shè)計(jì)、同步施行,實(shí)現(xiàn)文檔管理一體化,通過(guò)政府門(mén)戶網(wǎng)站政務(wù)公開(kāi)欄目設(shè)置“申請(qǐng)公開(kāi)分欄目,網(wǎng)上受理政府信息申請(qǐng),并實(shí)現(xiàn)政府信息的網(wǎng)上公開(kāi)。3、要盡快建立和完善檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),實(shí)現(xiàn)信息共享政務(wù)信息中心比傳統(tǒng)意義的檔案館更強(qiáng)調(diào)館際交流和協(xié)作,要求信息的交流和共享更加順暢。要實(shí)現(xiàn)館際的統(tǒng)一行動(dòng)和信息的共享,除加強(qiáng)系統(tǒng)內(nèi)的組織協(xié)調(diào)外,更重要的是要建立一整套的檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),用技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一系統(tǒng)內(nèi)檔案數(shù)據(jù)格式,包括電子文件格式和檔案目錄數(shù)據(jù)格式,為系統(tǒng)內(nèi)的信息共享奠定基矗參考文獻(xiàn):1、胡凌秋:?政府信息公開(kāi)與檔案信息資源利用?,?浙江檔案?,2022年第7期。2、蔡艷紅:?政府信息公開(kāi)與