間接部門5S管理

1、間接部門效率化吳瑞成業(yè)務(wù)效率化=較大的產(chǎn)出（Ouput）/較小的投入（Input）事務(wù)零損失化充實(shí)必要事務(wù)機(jī)能，提高有效性 何謂業(yè)務(wù)效率化就是以較少的投入(Input)，得到較大的產(chǎn)出(Output)。亦即，在產(chǎn)出(Output)方面要做到生產(chǎn)系統(tǒng)的效率零損失化，充實(shí)必要業(yè)務(wù)的機(jī)能，提高有效性。投入(Input)方面要將事務(wù)體質(zhì)建立在低成本上，而且使業(yè)務(wù)進(jìn)行中，所發(fā)生的一切事務(wù)達(dá)到零損失化，情報(bào)的品質(zhì)及即時(shí)性、信賴性都很高。 一.推動(dòng)TPM的必要背景(1) TPM是由與設(shè)備有直接關(guān)係的製造部門、保全部門、工務(wù)部門、設(shè)備部門等的參與而開始實(shí)施。(2) 推行TPM時(shí)，高階經(jīng)營(yíng)層的理解與支持為重要條

2、件，才能真正實(shí)踐TPM(3) TPM在高階層有力的領(lǐng)導(dǎo)，及設(shè)備裝置部門大力的推行之下，事務(wù)間接部門也漸漸積極的參與體質(zhì)的改善(4) 為能夠經(jīng)得起嚴(yán)厲的經(jīng)濟(jì)環(huán)境，對(duì)於含有事務(wù)間接部門的工廠、事業(yè)部、企業(yè)整體，逐漸需要進(jìn)行體質(zhì)的改善。 (5) 1989年TPM的定義由原本的生產(chǎn)部門的TPM更改為全公司性的TPM，亦即原本是以使設(shè)備的總合效率達(dá)到最高為目標(biāo)，而新的定義則是以建立可達(dá)到生產(chǎn)系統(tǒng)效率化的極限之企業(yè)體質(zhì)為目標(biāo)，生產(chǎn)、開發(fā)、營(yíng)業(yè)、管理等所有相關(guān)部門都要共同努力。 (6) 若以工廠、事業(yè)所為單位，追求生產(chǎn)系統(tǒng)的效率化時(shí)，要以 A只有與生產(chǎn)相關(guān)之人員為對(duì)象 B包含事務(wù)間接部門之全體人員為對(duì)象為分

3、母，自然而然展開方法也會(huì)改變。 二.事務(wù) 間接部門的任務(wù)(1)企劃、技術(shù)、管理等部門，為了生產(chǎn)系統(tǒng)的效率化，從專門的機(jī)能領(lǐng)域，對(duì)製造部門提供必要的建議與支援，並必須在降低成本及增加競(jìng)爭(zhēng)力方面有所貢獻(xiàn)。 (2)現(xiàn)在為了因應(yīng)世界經(jīng)濟(jì)環(huán)境的急遽變化，以及能在競(jìng)爭(zhēng)中留存，事務(wù)間接部門必須提高自己的生產(chǎn)力及降低成本，以便對(duì)經(jīng)營(yíng)方面所追求的戰(zhàn)略性展開有所貢獻(xiàn)。 (3)由這些活動(dòng)，為了能夠得到顧客的信賴，必須對(duì)於提升企業(yè)的形象有所貢獻(xiàn)。 三.事務(wù)間接部門推行TPM時(shí)，在體質(zhì)改善兩方面充分發(fā)揮各部門被期待的機(jī)能，追求業(yè)務(wù)的效率化。 培訓(xùn)能夠提升且維持業(yè)務(wù)效率化的人員。 四.如何掌握事務(wù)部門之TPM須有具體成果

4、須具有事務(wù)工廠的構(gòu)想把事務(wù)程序當(dāng)成設(shè)備建立事務(wù)工廠的觀念投入(Input) 產(chǎn)出(Output)加工組裝(事務(wù)工廠)能夠見到製造程序 容易管理 低成本(在必要的功能) 高價(jià)值的情報(bào)品質(zhì)好 正確 有效 適時(shí)性好(時(shí)機(jī))情報(bào)事務(wù)程序當(dāng)成設(shè)備設(shè)備的觀念也適用於事務(wù)間接業(yè)務(wù)在管理的可能狀況之下，使業(yè)務(wù)用目視即可明瞭。若將業(yè)務(wù)當(dāng)做生產(chǎn)設(shè)備，則較容易理解。檢討複雜設(shè)備之機(jī)能的信賴性時(shí)，考慮將設(shè)備在機(jī)能性的連結(jié)上，依適當(dāng)?shù)墓?fàn)圍分割成幾個(gè)單位，較為理想。這種想法如圖3所示，適用於部門機(jī)能的劃分。 五.事務(wù)的特性維持事務(wù)與革新事務(wù)事務(wù)的供應(yīng)部門與接收部門業(yè)務(wù)量的變化事務(wù)的共通性個(gè)人保管的資料太多辦公室的環(huán)境1.

5、維持事務(wù)與革新事務(wù)維持事務(wù):革新事務(wù):事務(wù)相同的事務(wù)反覆的實(shí)施對(duì)現(xiàn)有的工作加以改革2.事務(wù)的供應(yīng)部門與接收部門供應(yīng)部門:(製作)接收部門:事務(wù)須知何資訊有效 何資訊無效對(duì)現(xiàn)有的工作加以改革二者之間存有一道牆,此道牆意味著相當(dāng)?shù)某杀举M(fèi)用降低費(fèi)用基本法事務(wù)程序須簡(jiǎn)化.合理化3.業(yè)務(wù)量的變化業(yè)務(wù)量的變化人員的編制以最大業(yè)務(wù)量編制人員浪費(fèi)產(chǎn)生降低費(fèi)用基本法事務(wù)人員 平準(zhǔn)化 多能化4.事務(wù)的共通性事務(wù)的共通項(xiàng)目計(jì)算製作複製資料收集文書歸檔檢索5.個(gè)人保管的資料太多資料在哪裡?個(gè)人抽屜桌上桌下桌邊資料櫃.不要資料處理資料簡(jiǎn)單化資料共通化資料除了自己,沒人找得到甚至自己也找不到6.辦公室的環(huán)境辦公桌文件如山

6、高-以前認(rèn)為是朝氣有活力,現(xiàn)今則是沒效率的表現(xiàn)個(gè)人事務(wù)用品僅維持必要量某些文具可共用事務(wù)流程合理化 輸入 輸出 結(jié)束 資訊全體宣導(dǎo)有效利用OA機(jī)器文件歸檔要徹底檢索文件需做到幾秒內(nèi)即可完成文件檔案可考慮用光碟儲(chǔ)存不必要的放棄辦公室要簡(jiǎn)單 不要太多表單 文件六.事務(wù)部門TPM成果品質(zhì)面的成果事務(wù)處理工時(shí)的成果資訊檢索的成果事務(wù)人員合理化 可替代5.完成率高 工作流程清晰1.品質(zhì)面的成果事務(wù)零失誤2.事務(wù)處理工時(shí)的成果拆除資訊資料供應(yīng)者資訊資料接受者之間隔閡(浪費(fèi))不必要之事務(wù)自然顯現(xiàn)定石實(shí)施合理化3.資訊檢索資訊檢索先做整理整頓不要品先處理掉文件分類,歸檔,定位建立目標(biāo)方針展開順序與規(guī)則調(diào)查業(yè)務(wù)

7、實(shí)際情況之掌握重點(diǎn)業(yè)務(wù)目的業(yè)務(wù)內(nèi)容目標(biāo)憑證頻度處理時(shí)間難易度改善著眼點(diǎn)事務(wù)功能若不了解其目標(biāo)與使命,再改善時(shí),可能會(huì)導(dǎo)致反效果4.事務(wù)人員合理化事務(wù)作業(yè)簡(jiǎn)單化ESRC法 是什么作業(yè)時(shí)間低減省人化革新事務(wù)例行事務(wù)四.事務(wù)業(yè)務(wù)的目的主保全展開為達(dá)成部門的任務(wù)，以事務(wù)業(yè)務(wù)為中心做展開是有其必要性的。部門的任務(wù)，一般是以單位業(yè)務(wù)(第4次wu)水準(zhǔn)來設(shè)定，所以步驟展開是以單位業(yè)務(wù)(第4次wu)水準(zhǔn)所發(fā)生之事務(wù)當(dāng)做一個(gè)區(qū)(bIock)單位，再來進(jìn)行自主保全之步驟展開。 關(guān)於各個(gè)事務(wù)，首先在最初時(shí)就得明確其事務(wù)的機(jī)能目的，其次是為了達(dá)成任務(wù)，而對(duì)事務(wù)約有用性、機(jī)能的適格性 (處理順序、作業(yè)的合理性、時(shí)間的、

8、空間的條件、資格條件的適當(dāng)性)加以檢討，找出其間發(fā)生之不良處，並加以改善。 七.檔案處理的自主保全展開首先，必須致力於日常業(yè)務(wù)所發(fā)生的未完成事務(wù)之整備方面。在負(fù)責(zé)人離開座位或不在的情況，事務(wù)仍舊不曾停滯，並且必須保持業(yè)務(wù)的圓滑性。為此要先決定組織結(jié)構(gòu)，同依下列之順序進(jìn)行。負(fù)責(zé)人別之未完成事務(wù)檔案的整備。未完成事務(wù)檔案之檔案管理方式，表示方法標(biāo)識(shí)化、決定放置場(chǎng)所、保管集中化、使用規(guī)則化(離開公司時(shí)，一定放回原來位置，嚴(yán)禁個(gè)人保管)。 為防止機(jī)密對(duì)外或?qū)Σ块T以外洩露，須建立保管基準(zhǔn)制度化步驟名稱活 動(dòng) 內(nèi) 容活 動(dòng) 要 點(diǎn)1、清掃盤點(diǎn)除去桌上、置物架、櫥櫃周邊之垃圾、灰塵，把不要品丟棄。廢棄不要的

9、文件檢測(cè)不要的物品，廢棄量將剩餘之文件、傳表上文件、傳票以年度 圖表等依類別保管，暫時(shí)存放調(diào)查現(xiàn)狀(1) 雜物之種類與數(shù)量 D:桌子、側(cè)桌 C:櫥櫃 H:保管箱 S:書櫃、壁櫥 Z:圖面用之櫃子(21檔案之種類(形式1與冊(cè)數(shù) b:訂冊(cè)器 e:袋子、信封 f:架子 I:信件 s:製冊(cè) (3)文件、資料等之廢棄量 (4)有日期紀(jì)錄之相片(5)調(diào)查檔案 以暫放為原則 本年度辦公桌旁之櫥櫃、側(cè) 桌 前年度櫥櫃、書架 2年以上書庫、保存中心2、問題點(diǎn)的找出與對(duì)策找出檔案情報(bào)之整理、檢索、活用上會(huì)發(fā)生的問題，並提出對(duì)策要找出檔案管理形式、保管場(chǎng)所、管理方法、保管期限、檔案分擔(dān)、責(zé)任上等之不良及問題並加以改

10、善3、發(fā)生源之對(duì)策調(diào)查文件、資料、記錄之有效性與 適用度，再提出對(duì)策 把本部門、他部門(提供部門)各自發(fā)生之狀況，保管期限，廢止 之後的影響，現(xiàn)行利用上的問題不良處是否共通化等皆明確出來，再找出對(duì)策4、基準(zhǔn)程序之製作實(shí)施檔案管理整備檔案之基準(zhǔn)化、 手冊(cè)等檔案櫃之保管整理形式、查詢 出之方法檔案編碼制設(shè)定運(yùn)用的方法5、總 檢 點(diǎn)以暫定之檔案基準(zhǔn)、規(guī)定、運(yùn)用手 冊(cè)為基礎(chǔ)，找出流失要因、問題，並加以改善促進(jìn)共有化及一元管理依據(jù)點(diǎn)檢確認(rèn)單實(shí)施點(diǎn)檢工作 充實(shí)目視管理情報(bào)檢查之OA化 檔案假基準(zhǔn)重審運(yùn)用手冊(cè)與設(shè)定基準(zhǔn)6、自主管理維持管理實(shí)施改善之規(guī)則化維持清爽又易明之保管、保存環(huán)境並提升水準(zhǔn) 維持容易取出

11、，又容易放回之檔案 由自己找出問題來加以改善表 檔案處理之 自主保全展開診斷項(xiàng)目診 斷 重 點(diǎn)打 分 數(shù) 要 領(lǐng)1、.置物櫃桌子 (內(nèi)外皆要) 個(gè)人是否有垃圾、灰塵、污穢、亂畫、亂寫有無隙縫、搖擺、凹陷上面是否有放東西?腳下四週是否髒?I掃除出現(xiàn)之污穢1用手掌摸摸看是否有灰塵?置物櫃都有貼上姓名嗎?備有鑰匙嗎是否有亂畫、亂寫?放置得很穩(wěn)定嗎?是否已把不要的東西挪開了是否還有放置多餘的事務(wù)用品已完成整理整頓了嗎不要的東西是否經(jīng)由大家商量後再?zèng)Q定個(gè)人持有之事務(wù)用品的範(fàn)圍是否由大家一起來決定?包括文件嗎?每個(gè)人的抽屜都加以整理了嗎，名片索引簿也整理出來了嗎?檔案士都注明標(biāo)示了嗎?12保 管 庫 1櫥

12、櫃1 公用的1 包括傳票、 帳冊(cè)之狀況是否有垃圾、灰塵、污穢、亂 畫、亂寫有無隙縫、搖擺、凹陷下面是否打掃乾淨(jìng)了?內(nèi)容物的標(biāo)明已做出來了嗎也可以)放置得很穩(wěn)定嗎是否已把不要的東西挪開了檔案是否正確地入檔已完成整理整頓了嗎是否還有長(zhǎng)期累積下來之傳票、帳冊(cè)不要的東西，是否經(jīng)由大家商量後再?zèng)Q定?正確的檔案管理方法，是否由大家商量後再?zèng)Q定檔案都加上標(biāo)示了嗎?依種類之分別來取決保管上的流程注意是否正確地廢理了?器具、備用品之清潔、 放置地方、;整理 (事務(wù)用機(jī)器、OA機(jī)器電話)器具、備用品是否還有污穢、灰塵:參照第一項(xiàng)放置場(chǎng)所已決定好了嗎已決定放置的地方，是否正確放置? (位置不佳、直角平行等等)訂定出

13、公用器具、備用品之放置場(chǎng)所是否加以標(biāo)示出來?長(zhǎng)期拿出來使用的話，其使用者的標(biāo)示是否已註明?4周邊的清掃狀況地板、牆壁、壁面之段階部份是否還有不乾淨(jìng)的地方保管部位的周邊是否已清爽了把不起眼的地方也打掃乾淨(jìng)了 :(土、下、後、內(nèi)側(cè)) 屋內(nèi)牆角的地板是否髒了?影印機(jī)、0A機(jī)器的邊沿、廚房等之公用地區(qū)是否清掃?窗油、百葉窗、玻璃等是否清掃? (大樓的外側(cè)除外)緊急出口的通路已空出來了嗎日常的通路都沒有阻礙嗎?滅火器是否已放在指定的位置上了?通路的寬度是否SOOmm、高度是否2通路上是否有橫向切進(jìn)配管或配線?若有的話是否會(huì)被抖倒呢?滅火器的位置應(yīng)放在由室內(nèi)一眼即看得到的地方5清掃困難的 地方、防止 污穢

14、之對(duì)策維持之對(duì)策對(duì)於清掃困難地方之對(duì)策是否做了計(jì)畫?是否有計(jì)劃解決不用品之丟棄的困難對(duì)策是否由組織別來商量訂出計(jì)劃不用品之處理是否也由組別同意之後。再做決定?整理、整頓之維持體制已制訂嗎有防止之對(duì)策嗎是否只是在診斷時(shí)點(diǎn)時(shí)暫時(shí)整潔?防止對(duì)策也多經(jīng)由組別商量，得到同意了嗎? 表 17 初 期 清 掃 診 斷(注意I1評(píng)價(jià)需以人與物兩方面來檢討，全員參加是推行TPM活動(dòng)的重點(diǎn)，所以在打分?jǐn)?shù)時(shí)，要以人為重。 (例1物i0分，人4分的話幾0+4)Z2=7兮6分在欄內(nèi)。 人I0分物4分的話何0+4)/2二7一8分在欄內(nèi)。(注意2)診斷整理、整頓時(shí)，得把個(gè)人的抽屜也打開來。(注意3)被診斷時(shí)，除了領(lǐng)頭的人以

15、外，課員也要傾聽。(注意41在初期清掃時(shí)，大家所商量出來的結(jié)果，是否在第二步驟的構(gòu)想成訂定方向時(shí)，大家仍然記得，這一點(diǎn)也要確認(rèn)一下。評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)2分4分6分8分I0分物大部份未貿(mào)施只在看得見的地方實(shí)施在看不見的地方也能買施看不見的地方也貨施了不但清掃點(diǎn)檢點(diǎn)也著手做改善之工作人全部成員都不關(guān)心只有領(lǐng)頭的人在做在較簡(jiǎn)易的部份有全員在做大部份皆有全員在做工作明確地分配，同時(shí)也維持的很好紅牌作戰(zhàn)綠色作戰(zhàn)紅牌作戰(zhàn) 消除辦公室內(nèi)之污垢 問題點(diǎn)部位、困難點(diǎn)之指摘與改善 撤除不用物品 標(biāo)明放置場(chǎng)所 (綠 化)圖一初期清掃活動(dòng)事例(排除不要、不急)(型態(tài)擺置)且有清潔的職場(chǎng)沒有浪費(fèi)。間接部門的自主保養(yǎng)步驟步驟名稱活

16、動(dòng)內(nèi)容目標(biāo)第1初期清掃 書類大掃除(桌子、架櫃、書櫃、事 務(wù)所等)L 垃圾、灰塵、灰垢等之排除l 問題點(diǎn)之復(fù)原(鬆動(dòng)、變形、凹陷等)l 物品擁有狀態(tài)、放置方法、傳票、書類的整理整頓l 製作檔案調(diào)查表分類表、規(guī)定、基準(zhǔn)類與歸檔整理物一不要的東西全部清除l 創(chuàng)造明朗、清潔的環(huán)境l 傳票、書類之明確化l 消除個(gè)人持有、重複檔案l 削減保管容器人一l 認(rèn)識(shí)清掃之重要性l 培養(yǎng)整理整頓之能力l 建立遵守規(guī)定的意義第2業(yè)務(wù)清點(diǎn) 製作業(yè)務(wù)清點(diǎn)表B、 業(yè)務(wù)機(jī)能與分析l製作業(yè)務(wù)機(jī)能展開表業(yè)務(wù)清點(diǎn)C、分析資訊、業(yè)務(wù)之流程l 製作流程表 明確課、個(gè)人之業(yè)務(wù)與問題點(diǎn)之指摘l 培養(yǎng)能以機(jī)能的看法發(fā)掘業(yè)務(wù)問題點(diǎn)之人才l

17、掌握課、個(gè)人之資訊業(yè)務(wù)之流程與問題點(diǎn)之指摘第3問題點(diǎn)改善對(duì)策 檢討業(yè)務(wù)之分散化、集中化l 改善、檢討辦公室佈置 檢討修正業(yè)務(wù)分擔(dān)責(zé)任權(quán)限l 在業(yè)務(wù)(事務(wù))之實(shí)務(wù)面，提升效率l 提升改善力第4標(biāo)準(zhǔn)化 改訂、檢討業(yè)務(wù)執(zhí)行書l 檢討檔案l 業(yè)務(wù)(事務(wù))之規(guī)則化、便覽化 培養(yǎng)精通於標(biāo)準(zhǔn)化、OA化l 徹底目視管理第5推動(dòng)業(yè)務(wù)之自主管理活動(dòng) 推動(dòng)自主管理之改善活動(dòng) 落實(shí)改善活動(dòng)第一步驟：初期清掃實(shí)施或整理個(gè)人桌上之文具，並將個(gè)人所擁有的公務(wù)資料和檔案予以共有化等事務(wù)環(huán)境的整備第二步驟：事務(wù)之清點(diǎn)(盤點(diǎn))本步驟中最重要的是調(diào)查事務(wù)手續(xù)及現(xiàn)行業(yè)務(wù)之實(shí)際狀態(tài)，再與應(yīng)有的機(jī)能型態(tài)對(duì)照，使問題點(diǎn)得以明確。此時(shí)可從改

18、善事務(wù)流程、除去不必要的傳票或報(bào)告書，以及視察有無重複之事務(wù)等方向?yàn)槠渲埸c(diǎn)，去發(fā)掘問題。第三步驟：?jiǎn)栴}的改善 事務(wù)流程中所發(fā)生的停滯和重複的事務(wù)及超過必要事務(wù)的工時(shí)等，並以業(yè)務(wù)量之平準(zhǔn)化為其著眼點(diǎn)，作成改善案。在改善案中應(yīng)先明確設(shè)定改善效果之目標(biāo)、改善假設(shè)、改善計(jì)畫日程、負(fù)責(zé)人等，再依計(jì)畫逐步進(jìn)行。(1)機(jī)能分析(2)工時(shí)分析(3)流程分析機(jī)能展開表(FQ)SelfworkSampling(SWS)流程圖(FC)不必局限於左列三種手法，將日常所感覺之問題點(diǎn)寫出列出事務(wù)上問題點(diǎn)與現(xiàn)狀業(yè)務(wù)比對(duì)BM(基準(zhǔn))設(shè)定與現(xiàn)狀業(yè)務(wù)比對(duì)ab抽出問題點(diǎn)抽出問題點(diǎn)立即可改善者、由小組實(shí)施整理殘留問題點(diǎn)擬定改善計(jì)畫表(目標(biāo)設(shè)定)抽出問題點(diǎn)抽出問題點(diǎn)登錄個(gè)別改善主題至第三步驟將固定事務(wù)量減半目標(biāo)：減少加班 擴(kuò)大改善事務(wù)之比重目標(biāo)指引改善之4 個(gè)原則：E：排除C：結(jié)合R：交換S：簡(jiǎn)化(TOP診斷)第三步驟：?jiǎn)栴}的改善第四步驟：標(biāo)準(zhǔn)化隨著改善的進(jìn)行，將辦公室佈置(layo