第五章 會議準備工作

1、第五章 會議準備(zhnbi)工作共六十一頁第一節(jié) 會議概述一、會議的含義和特征 （一）會議的含義 會議是一種圍繞特定(tdng)目的和議題展開的、具有一定組織形態(tài)的、以口頭交流為主要方式的群體性社會交往活動。（目的性、議題性、組織性和群體性） （二）會議的特征 1、是一種圍繞特定目的和議題展開的活動 2、是一種具有一定組織形態(tài)的活動 3、以口頭交流為主要方式的活動 4、是一種群體性社會交往活動二、廣義會議和狹義會議共六十一頁三、會議活動的要素（一）會議組織者 1、主辦者 2、承辦者 3、協辦者 4、與組織工作(gngzu)相關的機構（二）與會者 1、與會者的含義和類型 （1）正式成員 （2）

2、列席成員 （3）特邀成員 （4）旁聽成員 2、相關術語（代表、觀察員）共六十一頁（三）會議議題 1、議題的含義和作用 （1）體現會議目標 （2）引導和制約會議的信息交流 2、相關術語 （1）會議主題 （2）中心議題 （3）動議 （四）會議的結果 1、含義 2、相關術語 （1）過程(guchng)文件 （2）最后文件 （3）共同文件共六十一頁（五）會議的時間 1、含義 2、相關術語(shy) （1）會期 （2）會議周期 （3）休會 （4）復會 （5）閉會（六）會議的地點 1、含義 2、相關術語 （1）主會場 （2）分會場共六十一頁（七）會議的方式(fngsh) 1、含義 2、要素 （1）溝通方式

3、 （2）發(fā)言方式 （3）座位格局 （4）物質與技術手段共六十一頁五、會議的種類 （一）按會議的性質分 （二）按與會者來自(li z)或代表的地域范圍劃分 （三）按與會者的相互關系劃分 （四）按會議的保密程度劃分 （五）按會議的方式劃分共六十一頁第二節(jié) 建立會議管理系統(tǒng)一、會議的領導(ln do)機構 （一）組織委員會 （二）籌備委員會 （三）主席團二、會務工作系統(tǒng) （一）會務工作系統(tǒng)的主要職責 （二）秘書長 （三）秘書處共六十一頁第三節(jié) 安排議題和議程一、安排議題 （一）安排議題的要求 1、服從會議目標和主題 2、講究高效 3、議題要符合會議權限 （二）議題的處理 1、收集(shuj) 2、審

4、查 3、確定 4、未確定的或者經審查未能通過的議題的處理共六十一頁二、安排(npi)議程（一）議程的含義（二）會議議程的書面結構 1、標題 2、稿本 3、題注 4、正文 5、制定機構和制定日期 共六十一頁第四節(jié) 確定會議對象和規(guī)模一、確定會議對象 （一）確定會議對象的幾種程序 1、領導確定 2、規(guī)則確定 3、磋商確定 4、選舉(xunj)確定 （二）確定會議對象的具體要求二、確定會議規(guī)模 （一）會議規(guī)模的含義 （二）確定會議規(guī)模必須綜合考慮的因素 1、效果因素 2、效率因素 3、成本因素 4、場地因素共六十一頁第五節(jié) 確定會議時間、地點與名稱一、確定會議時間 （一）確定會議時間應把握的幾條原則

5、 1、時機原則 2、需要原則 3、成本和效率(xio l)原則 4、協調原則 5、合法合規(guī)原則 （二）確定會議時間要注意的幾個具體問題二、安排會議地點 （一）安排會議地點的要求 1、能夠推動舉辦地的政治、經濟和社會發(fā)展 2、能夠突出會議的主題 3、能夠營造良好的會議氛圍 （二）安排會議地點應當綜合考慮的幾個具體問題共六十一頁三、確定(qudng)會議名稱 （一）會議名稱的含義和作用 （二）確定會議名稱的方法 （三）使用會議名稱的注意事項 共六十一頁第六節(jié) 安排分組活動、專題會議與發(fā)言一、安排分組活動 （一）分組的方法 （二）安排分組活動要注意的問題二、安排專題會議 （一）專題會議的種類 （二）

6、安排專題會議要注意的問題二、安排發(fā)言 （一）發(fā)言的申請和確定 （二）組織(zzh)會議發(fā)言要注意的問題 （三）安排發(fā)言順序的方法共六十一頁第七節(jié) 制定會議日程和程序一、制定會議日程 （一）會議日程的含義 （二）會議日程的作用(zuyng) 1、保證會議議程的具體實施 2、方便與會者 3、提高會議的效率 （三）制定會議日程的方法和要求 （四）會議日程的書面結構 1、標題 2、稿本 3、題注 4、正文 5、制定機構 6、制定日期共六十一頁二、制定會議(huy)程序 （一）會議程序的含義 （二）會議程序的特點和作用 （三）會議程序的書面結構 1、標題 2、題注 3、正文 4、制定機構三、議程、日程和

7、程序的區(qū)別 共六十一頁第八節(jié) 制定(zhdng)會議通知和證件一、制發(fā)會議通知 （一）會議通知的種類 （二）會議通知的內容 （三）會議通知的書面格式 1、文件式 2、書信式 3、表格式 4、備忘錄式 5、請柬式 共六十一頁 （四）回執(zhí)或報名表 1、回執(zhí)和報名表的作用 （1）預計參加會議的人數 （2）便于接待(jidi) （3）確定與會資格 （4）確認對方收到會議通知 2、回執(zhí)和報名表的格式 （五）制發(fā)會議通知的注意事項 共六十一頁二、制作會議(huy)證件 （一）會議證件的作用 （二）會議證件的格式 （三）會議證件制作的幾點注意事項 共六十一頁第九節(jié) 準備會議物品和預算(y sun)籌集經費一

8、、準備會議物品 （一）會議用品的種類 （二）會議用品準備的原則二、預算和籌集會議經費 （一）會議經費的預算 1、會議經費預算的構成 2、會議經費預算的原則 （二）會議經費的籌措 共六十一頁第十節(jié) 準備會議文件一、會議文件的含義、作用和種類 （一）會議文件的含義和作用 （二）會議文件的種類二、會議文件的印制與分發(fā) （一）編號 （二）確定印刷分數(fnsh) （三）登記 （四）分發(fā) 共六十一頁第十一節(jié) 布置會場一、設計會場座位格局 （一）會場總體座位格局的類型 （二）主席臺座位格局 （三）設計會場座位格局應注意的問題二、劃分座區(qū)與排列(pili)座位 （一）按與會者的資格劃分和排列座區(qū) （二）按團

9、組劃分和排列座區(qū) （三）安排主席臺和與會者座位三、會場裝飾四、會場指示標志 共六十一頁第十二節(jié) 制定會議預案一、會議預案的含義、作用和種類 （一）會議預案的含義和作用 （二）會議預案的種類二、會議預案的內容和格式(g shi) （一）會議預案的一般內容 （二）會議預案的格式 共六十一頁 三、會場裝飾 （一）會標 （二）會徽 （三）標語 （四）人物畫像 （五）旗幟 （六）模型標志 （七）花飾 （八）燈光(dnggung) （九）會場的整體色彩與色調共六十一頁 （一）座位號 （二）團組或身份(shn fen)標志 （三）席卡 （四）桌簽 （五）指示牌 （六）座次圖共六十一頁第十六屆北京國際圖書博覽

10、會 主辦單位：新聞出版總署（國家版權局）、國務院新聞辦公室、教育部、科學技術部、文化部、北京市人民政府、中國出版工作者協會 承辦單位：中國出版集團公司中國圖書進出口（集團）總公司、環(huán)球(hunqi)新聞出版發(fā)展有限公司 協辦單位：香港聯合出版（集團）有限公司、中國音像協會 贊助單位：中國科學技術協會、中國國際貿易促進委員會共六十一頁審查關于2010年海南省和省本級預算執(zhí)行情況(qngkung)出席人員： 1、全體代表 2、出席省政協會議的政協委員和列席人員 3、本次會議列席人員 4、本次會議特邀列席人員 5、旁聽人員 共六十一頁市秘書學協會年會議 程(2013年月日)一、專題報告：秘書學協會的

11、年度工作報告二、論文交流三、座談(zutn)討論 市秘書學協會秘書處 2013年月日共六十一頁日期時 間內容安排地點參加人負責人6月18日上午8:30報到會議大廳全體黃秘書9:0010:00總經理講話小會議廳全體10:2011:50公司顧問講座小會議廳全體劉秘書12:00午餐賓館餐廳全體鐘秘書下午1:304:00李副總經理專題報告小會議室全體4:205:30人力總監(jiān)發(fā)言小會議室全體晚上6:00晚餐賓館餐廳全體7:30聯歡娛樂中心全體共六十一頁301、上下(shngxi)相對式共六十一頁共六十一頁322、全圍式共六十一頁共六十一頁共六十一頁353、半圍式共六十一頁4、分散式共六十一頁37主席臺的

12、布置 以正中間座位為點，面向(min xin)會場，依左為上，右為下。 共六十一頁共六十一頁39共六十一頁40不同的會議，要求不同的會場(huchng)氣氛。 人民代表大會-隆重莊嚴 慶 祝 大 會-喜慶熱烈 紀 念 性會議-肅穆典雅 座 談 會會場-和諧親切 共六十一頁41不同(b tn)的會場莊嚴(zhungyn)喜慶肅穆親切共六十一頁共六十一頁 1、主席臺座次 （單數(dnsh)） （雙數）2、普通與會者座次 （1）橫排法； （2）豎排法； （3）左右排列法共六十一頁共六十一頁 會標 將會議的全稱以醒目的標語(bioy)形式懸掛于主席臺前上方，即為會標。會標能體現會議的莊嚴性，激發(fā)與會者

13、的積極參與感。共六十一頁 會徽 即能體現或象征會議精神(jngshn)的圖案標志，一般懸掛于會場前上方中央位置。會徽可以是組織已定徽標，如黨徽、國徽、團徽、警徽等，也可以向社會公開征集，如北京2008奧運會會徽“中國印”。共六十一頁標語(bioy)共六十一頁人物(rnw)畫像共六十一頁共六十一頁模型(mxng)標志1958年比利時布魯塞爾世博會的標志性建筑原子(yunz)模型塔 共六十一頁花飾(hush)共六十一頁共六十一頁 燈 光 要注意燈光(dnggung)的亮度，一般主席臺上的燈光(dnggung)要比臺下代表席燈光(dnggung)要亮；色調，要注意不同色調會給與會者不同的感官刺激，如紅、粉、黃、橙亮麗明快，給人感覺熱烈輝煌，適合慶典類會議，藍、綠、紫莊重典雅，給人感覺嚴肅端正，適合一般工作會議； 共六十一頁共六十一頁共六十一頁共六十一頁共六十一頁共六十一頁共六十一頁共六十一頁內容摘要第五章 會議準備工作。（目的性、議題性、組織性和群體性）。二、廣義會議和狹義會議。5、制定機構和制定日期。1、能夠推動舉辦地的政治、經濟和社會發(fā)展。承辦單位：中國