檔案利用工作ppt課件

1、檔案利用任務(wù)西安市檔案局 黃海絨.檔案利用任務(wù)一、檔案利用任務(wù)概述二、檔案利用任務(wù)的途徑與方式. 第一節(jié) 檔案利用任務(wù)概述.一、檔案利用任務(wù)的含義： 檔案利用任務(wù)，亦稱“檔案利用效力、“檔案提供利用 ，是檔案部門將本館室及其他單位所藏的檔案信息資源，經(jīng)過(guò)一定的方式進(jìn)展開(kāi)發(fā)并傳送給利用者，為利用者提供效力，滿足社會(huì)需求的一項(xiàng)任務(wù)。.檔案與檔案信息： 檔案：檔案，是指過(guò)去和如今的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接構(gòu)成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保管價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同方式的歷史紀(jì)錄。 - 檔案信息：檔案信息是指檔案的內(nèi)容及表達(dá)檔案內(nèi)容的文字、圖形等信息

2、。. 檔案是由檔案內(nèi)容信息和記錄檔案內(nèi)容信息的載體兩部分組成。無(wú)論是內(nèi)容信息還是載體信息都是具有原始性。 檔案信息指檔案的內(nèi)容信息，人們可以經(jīng)過(guò)信息處置手段將檔案的內(nèi)容信息文字、圖形等轉(zhuǎn)換到其它載體上，使其脫離原始載體。這時(shí)的檔案內(nèi)容信息仍具有原始性，由于它來(lái)源于檔案，但是它的載體曾經(jīng)不是原來(lái)的載體。就是說(shuō)，載體的原始性曾經(jīng)失去，只保管了內(nèi)容信息的原始性。.檔案利用任務(wù)與利用檔案： 檔案利用任務(wù)是檔案部門經(jīng)過(guò)一定的途徑與方式提供檔案； 利用檔案是利用者為了研討處理一定的問(wèn)題而實(shí)踐的運(yùn)用檔案；.二、檔案利用任務(wù)的根本內(nèi)容 1、熟習(xí)館(室)藏檔案內(nèi)容和各種檔案檢索工具的運(yùn)用方法，引見(jiàn)、報(bào)道本館(室

3、)所藏檔案的內(nèi)容、成分和價(jià)值，引導(dǎo)利用者利用檔案。 2、開(kāi)發(fā)、發(fā)掘檔案信息資源，為利用者利用檔案作好必要預(yù)備。 3、開(kāi)展各種方式的利用效力，向利用者提供所需求的檔案信息；. 三、檔案利用任務(wù)的指點(diǎn)思想 以效力社會(huì)開(kāi)展，效力經(jīng)濟(jì)建立，效力科技、文化開(kāi)展為目的，經(jīng)過(guò)各種有效手段開(kāi)發(fā)傳送檔案信息，最大限制地滿足社會(huì)各方面對(duì)檔案 信息的需求，充分實(shí)現(xiàn)檔案 的價(jià)值。.四、檔案利用任務(wù)的根本要求1、明確效力方向，堅(jiān)決效力思想2、熟習(xí)檔案，了解利用需求。3、運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)手段，加速開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源。4、做好對(duì)檔案利用效果的搜集與分析研討，運(yùn)用反響機(jī)制，科學(xué)地開(kāi)發(fā)檔案信息資源。.檢驗(yàn)檔案檢索效率的四項(xiàng)檢驗(yàn)?zāi)?/p>

4、的：檢全率查全率：被檢索出的有關(guān)檔案占符合利用者要求檢索的檔案的百分比。反映出檢索的網(wǎng)絡(luò)度，也稱查全率、檢出率。漏檢率：根據(jù)利用者提出的檢索要求，未能檢索出的有關(guān)檔案資料占參與檢索的全部有關(guān)檔案資料的百分比。檢準(zhǔn)率查準(zhǔn)率：根據(jù)利用者提出的檢索要求，檢索出符合要求的有關(guān)檔案資料占檢索出的全部檔案資料的百分比。反映出檢索的專指度。.誤檢率：根據(jù)利用者提出的檢索要求，檢索出的無(wú)關(guān)檔案資料占檢索出的全部檔案資料的百分比。計(jì)算公式：檢全率 R=a/(a+c)100%漏檢率 O=c/(a+c)100%檢準(zhǔn)率 P=a/(a+b)100%誤檢率 M=b/(a+b)100%公式中：a被檢索出的有關(guān)檔案資料； b

5、被檢索出的無(wú)關(guān)檔案資料； c未檢索出的有關(guān)檔案資料；.舉例：測(cè)算某機(jī)關(guān)檔案室某段時(shí)間檔案檢索效率如：被檢出的有關(guān)資料檔案 a=100 被檢出的無(wú)關(guān)檔案資料 b=30 未被檢出的有關(guān)檔案資料 c=10檢全率 R=a/(a+c) 100% =100/100+10100%=91%漏檢率 O=c/(a+c)100% =10/100+10100%=9%檢準(zhǔn)率 P=a/(a+b)100% =100/100+30100%=77%誤檢率 M=b/(a+b)100% =30/100+30100%=23%.5、正確處置檔案利用任務(wù)幾個(gè)方面的關(guān)系 正確處置利用任務(wù)與根底任務(wù)的關(guān)系正確處置利用與嚴(yán)密的關(guān)系 正確處置利

6、用檔案與維護(hù)檔案的關(guān)系 正確處置被動(dòng)效力與自動(dòng)效力的關(guān)系.五、檔案利用任務(wù)的意義1、檔案利用任務(wù)是檔案任務(wù)的根本目的。2、檔案利用任務(wù)可以檢驗(yàn)和促進(jìn)檔案根底任務(wù)。3 、檔案利用任務(wù)是對(duì)檔案任務(wù)最有效、最實(shí)踐的宣傳。. 第二節(jié) 檔案利用的途徑與方式.一、檔案利用的根本途徑 第一、提供檔案原件第二、提供檔案復(fù)制件第三、提供經(jīng)過(guò)開(kāi)掘整理的檔案信息資料.二、檔案利用的方式一傳統(tǒng)提供利用二自動(dòng)開(kāi)發(fā)利用.一傳統(tǒng)提供利用 傳統(tǒng)提供利用方式以查檔室“窗口效力為典型。有檔案閱覽 ，檔案外借，提供檔案復(fù)制本，提供檔案證明，信函、和網(wǎng)絡(luò)查詢等常用效力方式。.1、開(kāi)設(shè)檔案閱覽室查檔室 調(diào)檔閱覽 . 開(kāi)架閱覽. 2、檔

7、案外借 檔案外借，是檔案部門為了某些特定利用者利用檔案的特殊需求，按照一定的制度，將有關(guān)檔案資料借給利用者帶出檔案館室閱覽和運(yùn)用的一種利用方式。.檔案外借效力應(yīng)留意的問(wèn)題：檔案外借效力普通適用于機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案部門，借閱檔案的人員必需是本單位內(nèi)部、而且短期內(nèi)不會(huì)分開(kāi)任務(wù)崗位或任務(wù)現(xiàn)場(chǎng)的利用者。借閱檔案的范圍和數(shù)量要適當(dāng)控制。必需履行審批登記手續(xù)。. 3、提供檔案復(fù)制本 提供檔案復(fù)制本，是檔案部門運(yùn)用復(fù)印、打印、拍照、曬印、縮微、掃描、攝錄、抄錄等手段，制造與檔案原件內(nèi)容一樣的各種復(fù)制件，為利用者提供效力的檔案利用方式。 提供檔案復(fù)制本，分為全錄提供副本提供和節(jié)錄提供兩種方式。. 4、出具檔

8、案證明 出具檔案證明，是檔案館室根據(jù)利用者的需求，為證明某種事項(xiàng)、問(wèn)題在本館室保管的檔案中有無(wú)記載和如何記載而提供書(shū)面證明資料的效力方式。. 5、信函、和網(wǎng)絡(luò)查詢 信函、和網(wǎng)上查詢，是利用者經(jīng)過(guò)信函、或經(jīng)過(guò)網(wǎng)絡(luò)提出查檔需求，由檔案部門提供相應(yīng)查檔效力的利用方式。.傳統(tǒng)提供利用方式的特點(diǎn)： 第一、以提供檔案原件或復(fù)制件為主； 第二、對(duì)檔案部門來(lái)說(shuō)，是被動(dòng)式效力；. 二自動(dòng)開(kāi)發(fā)利用 自動(dòng)開(kāi)發(fā)利用是檔案部門針對(duì)本單位或社會(huì)對(duì)檔案信息的需求，利用保管檔案的優(yōu)勢(shì)，開(kāi)掘館室藏資源，經(jīng)過(guò)一定方式方法自動(dòng)向外報(bào)道或提供利用檔案信息的檔案利用效力方式。其詳細(xì)方式有印發(fā)公布檔案目錄、提供檔案編研資料、舉行檔案史料

9、陳列展覽、檔案信息上網(wǎng)、開(kāi)放檔案、公布檔案等。. 1、公布檔案目錄 公布檔案目錄是檔案部門根據(jù)一定專題，編制印發(fā)檔案目錄，自動(dòng)向社會(huì)或有關(guān)部門報(bào)道、傳播檔案信息的一種檔案利用效力方式。. 2、開(kāi)放檔案 開(kāi)放檔案是國(guó)家檔案館將超越一定保管期限的檔案向社會(huì)公開(kāi)提供廣泛利用的一項(xiàng)方針政策。. 做好檔案開(kāi)放任務(wù)的根本要求： 明確開(kāi)放檔案的范圍； 做好根底任務(wù)，為開(kāi)放檔案發(fā)明條件； 第一、做好到期檔案的鑒定任務(wù)。 第二、編制開(kāi)放檔案檢索工具。 建立開(kāi)放檔案的各項(xiàng)管理制度； 積極宣傳開(kāi)放檔案的內(nèi)容和開(kāi)放效果；. 3、公布檔案 公布檔案是指國(guó)家授權(quán)的檔案館或者有關(guān)機(jī)關(guān)以及非國(guó)有檔案的一切者，經(jīng)過(guò)一定方式初次

10、向社會(huì)公開(kāi)檔案的全部或者部分原文，或者檔案記載的特定內(nèi)容，以使檔案內(nèi)容被社會(huì)知曉的行為。.公布檔案的方式： 在正式的合法的出版物上發(fā)表；在各級(jí)國(guó)家廣播電視臺(tái)和電視臺(tái)播放；經(jīng)過(guò)公眾計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)傳播；在公開(kāi)場(chǎng)所宣讀，播放；出版發(fā)行檔案史料、資料；向社會(huì)公開(kāi)出賣、分發(fā)或者張貼檔案復(fù)制件；展覽、公開(kāi)陳列檔案或者其復(fù)制件。.4、檔案信息上網(wǎng) 檔案信息上網(wǎng)，指檔案館、檔案室將可公開(kāi)利用的檔案內(nèi)容信息上載到局域網(wǎng)或因特網(wǎng)，用戶只需按照有關(guān)要求或程序操作，即可查閱所需檔案信息。.5、政府信息公開(kāi)查詢利用1行政機(jī)關(guān)政府信息公開(kāi)查詢利用2005年12月10日 公布2007年4月5日 公布2021年4月11日 公

11、布 第一、建立健全政府信息公開(kāi)的制度； 第二、做好信息整理任務(wù)；政府信息劃分為應(yīng)自動(dòng)公開(kāi)、依懇求公開(kāi)、免于公開(kāi)三類。 第三、積極做好信息公開(kāi)任務(wù)，有條件的行政機(jī)關(guān)要設(shè)置公共查閱室或公共查閱點(diǎn)，方便公眾進(jìn)展政府信息的檢索、查詢和復(fù)制。. 確定的信息公開(kāi)的方式：1、政府網(wǎng)站；2、各級(jí)國(guó)家綜合檔案館；3、政府公報(bào)或者報(bào)刊、電視、廣播等新聞媒體；4、公開(kāi)欄、電子屏幕、電子觸摸屏等設(shè)備；5、政府信息公開(kāi)效力熱線；6、政府新聞發(fā)布會(huì)；7、其他便于公眾及時(shí)、準(zhǔn)確獲得信息的方式。.2檔案館已公開(kāi)現(xiàn)行文件利用 已公開(kāi)非涉密現(xiàn)行文件： 第一、非的可公開(kāi)文件； 第二、未到進(jìn)館期限，按規(guī)定應(yīng)保管在構(gòu)成單位的文件； 第

12、三、具有時(shí)效性的文件；. 確定各級(jí)國(guó)家綜合檔案館為各級(jí)政府自動(dòng)公開(kāi)政府信息的方式之一.蓮湖區(qū)人民政府政務(wù)效力中心.6、舉行檔案展覽 舉行檔案展覽，是檔案部門為了配合各項(xiàng)任務(wù)的需求，按照一定的主題，以文字、圖片、檔案復(fù)制品的陳列展出為手段，系統(tǒng)地提示、引見(jiàn)檔案館藏、室藏有關(guān)檔案內(nèi)容的一種效力方式。 .展覽的特點(diǎn)：一是具有自動(dòng)性：展覽是檔案部門自動(dòng)向利用者引見(jiàn)檔案內(nèi)容的效力方式。二是具有系統(tǒng)性：展出的檔案信息主題突出、內(nèi)容集中,使利用者能得到系統(tǒng)的信息。三是具有廣泛性：展覽能吸引眾多利用者，效力面廣，提高了檔案資源的利用率。四是具有多樣性：舉行展覽時(shí)可根據(jù)需求決議時(shí)間長(zhǎng)短、規(guī)模大小、內(nèi)容多少、方式

13、多樣、不拘一格。五是具有生動(dòng)性：圖文并茂、籠統(tǒng)直觀，能給人留下深化印象。.構(gòu)成展覽的根本要素： 主題、內(nèi)容、展品、藝術(shù)方式.舉行展覽的根本程序： 一、研討確定主題和根本內(nèi)容； 二、選擇和征集展品，包括文字資料、圖片、音像資料、檔案復(fù)制品及其他實(shí)物展品； 三、擬定展覽大綱和陳列的詳細(xì)方案； 四、進(jìn)展藝術(shù)方式的設(shè)計(jì)和陳列設(shè)備的設(shè)計(jì)和制造； 五、布展現(xiàn)場(chǎng)安裝布置； 六、開(kāi)展前的各項(xiàng)預(yù)備； 七、正式展出。. 國(guó)家檔案局于2005年公布檔案行業(yè)規(guī)范。指出：檔案館開(kāi)展愛(ài)國(guó)主義教育以舉行各種方式的根本陳列和展覽為主，同時(shí)兼顧其他多種教育方式，即還可經(jīng)過(guò)舉行報(bào)告會(huì)、演講會(huì)、討論會(huì)、夏令營(yíng)等活動(dòng)，制造播放電視專題片等開(kāi)展愛(ài)國(guó)主義教育活動(dòng)。.7、開(kāi)展檔案編研任務(wù) 檔案編研任務(wù)，是以館室藏檔案文獻(xiàn)為主要對(duì)象，以自動(dòng)提供檔案信息內(nèi)容為主要目的，在深化研討的根底上，按照一定的標(biāo)題要求，對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)展搜集、挑選和不同性質(zhì)、不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化為不