檔案保管ppt課件

1、檔案的保管高職文秘專業(yè)中心技藝課程.認(rèn)識(shí)檔案保管任務(wù)1檔案保管的物質(zhì)條件2主要內(nèi)容檔案的庫房管理3檔案運(yùn)用過程中的維護(hù)和維護(hù)2.學(xué)習(xí)目的. 檔案的保管即根據(jù)檔案的成分和情況，采用一定的手段和方法，對(duì)已整理好并已存入柜架的檔案進(jìn)展日常的維護(hù)和維護(hù)性管理任務(wù)。4認(rèn)識(shí)檔案保管任務(wù)一、檔案保管的含義及內(nèi)容.庫房管理預(yù)防流動(dòng)中的維護(hù)二內(nèi)容修護(hù).01020304紙張蛻變、字跡退化蟲蛀鼠咬發(fā)霉結(jié)磚自然災(zāi)禍二、呵斥檔案損毀的要素比如雷電.維護(hù)條件差 原件利用頻繁、利用者不維護(hù)01040302惡意的盜竊、篡改、縱火等任務(wù)人員的忽略、失誤.建立和維護(hù)維護(hù)檔案的存放次序一防止檔案的損毀二延伸檔案的壽命三維護(hù)檔案的平

2、安四三、檔案保管的義務(wù).以防為主，防治結(jié)合一加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧普通二立足原件，保證信息三立足長久，保證當(dāng)前四四、檔案保管任務(wù)的要求也是保管原那么.思索10怎樣做好檔案的保管任務(wù)？嚴(yán)厲庫房管理健全有關(guān)制度留意流動(dòng)中的維護(hù)具備物質(zhì)條件.一建筑所在地交通便利二盡量不要設(shè)在樓房的底層和頂層三開間大小適當(dāng)四屋頂要防水、隔熱，地面應(yīng)具有鞏固性和耐用性五墻壁應(yīng)鞏固耐久，并有隔熱、防潮、防光等要求。六門窗嚴(yán)密、結(jié)實(shí)、防火，窗戶應(yīng)防光、防塵七庫房必需公用，不能與辦公室合用，也不能同時(shí)存放其他用品。庫房建筑要求檔案保管的物質(zhì)條件一、檔案庫房三分開：庫房辦公室閱覽室. 概念檔案箱、檔案架、檔案柜、檔案密集架等新型、密閉

3、、可挪動(dòng)、節(jié)約空間種類是檔案館室存放并維護(hù)檔案的安裝或容器，是檔案館室必備的根本物質(zhì)條件。二、檔案裝具.檔案箱.檔案密集架.三、包裝資料1.硬卷皮2.軟卷皮軟卷皮硬卷皮運(yùn)用軟卷皮裝訂的案卷，必需裝人卷盒內(nèi)保管。 如采用以件為單位的整理方法，那么不需卷皮。.卷盒的外形尺寸為300mm*220mm長*寬，厚度分別為20 mm、30 mm、40 mm。卷盒應(yīng)有繩帶等扣緊安裝。卷皮卷盒和其他包裝紙應(yīng)采用無酸紙制造。.四、技術(shù)設(shè)備指一些機(jī)械、器具、儀器等技術(shù)設(shè)備。如去濕機(jī)、加濕器、空調(diào)、通風(fēng)設(shè)備、溫濕度丈量設(shè)備、防盜、防火報(bào)警器、滅火器、裝訂機(jī)、復(fù)印機(jī)、縮微設(shè)備、通訊及閉路電視監(jiān)控設(shè)備，消毒滅菌設(shè)備及檔

4、案進(jìn)出庫的運(yùn)送工具等。檔案的庫房管理一只允許任務(wù)人員在任務(wù)時(shí)間內(nèi)進(jìn)入。二非任務(wù)人員如需進(jìn)入那么須由任務(wù)人員一直陪同。三不允許在庫房內(nèi)從事與庫房管理任務(wù)無關(guān)的活動(dòng)，更不允許吸煙喝水。四庫房無人時(shí)須關(guān)燈、關(guān)鎖好門窗。一、嚴(yán)厲進(jìn)出庫制度.二、落實(shí)“八防措施一防火。二防盜。三防水。四防潮。五防霉。六防蟲。七防塵。八防光。.三、合理調(diào)控溫濕度一適宜的庫房溫濕度紙質(zhì)檔案庫房的溫度在1420之間；相對(duì)濕度應(yīng)在50%65%之間。在規(guī)定范圍內(nèi)，允許每晝夜動(dòng)搖溫度為2，濕度為5%。.二控制庫房溫濕度的方法1庫房和裝具密閉，然后采用空調(diào)或恒溫、恒濕設(shè)備2通風(fēng)：采用自然方法或機(jī)械設(shè)備3其他.四、堅(jiān)持庫房與裝具的有序化

5、 1樓層每一層自下而上編層號(hào) 2房間從入口開場從坐向右編間號(hào)一庫房的編號(hào) 1一致編流水號(hào) 2按方位和特征分區(qū)編號(hào)二庫房內(nèi)樓層和房間的編號(hào).1排放要求1便于維護(hù)檔案。裝具應(yīng)與窗戶垂直排放，不得緊貼墻壁，不得直接對(duì)著庫房通道。2便于利用。裝具排放核實(shí)，列于列之間要留有通道。列于列之間的寬度不少于0.8米，主通道普通在1.2米左右。3整齊美觀。橫豎成行，排放整齊。三裝具的排放與編號(hào).2裝具的編號(hào)在接近主通道一端的柜架側(cè)板上，貼插上標(biāo)簽，在標(biāo)簽上填寫全宗稱號(hào)、類項(xiàng)稱號(hào)、案卷起止號(hào)等。裝具編號(hào)的方法：按照保管機(jī)構(gòu)或庫房房間為單元進(jìn)展，自門口起從左至右編列號(hào)；每列從左至右編柜架號(hào)；每個(gè)柜架自下而上編格層號(hào)

6、。 五、留意檔案存放次序的維護(hù)與管理一檔案的整體存放按全宗存放，全宗內(nèi)堅(jiān)持文件間的聯(lián)絡(luò)。二檔案在架柜上的陳列從左向右，先上后下。起始卷在左上角，終止卷在右下角。.豎放常用、平放不超越40厘米三檔案在裝具中的存放方式 檔案存放位置索引的方式： 1以全宗為單位編制的 2以庫房及裝具為單位編制的四設(shè)置檔案存放位置索引.五編制檔案代理卡全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)移出日期 移往何處庫房管理人員簽字（移出）歸還日期庫房管理人員簽字（收回）單位名稱經(jīng)手人姓名 .六、定期檢查、清點(diǎn)一檔案數(shù)量能否準(zhǔn)確、有無遺失；二 檔案受損情況和數(shù)量；三檔案進(jìn)出、存取登記能否準(zhǔn)確；四庫房管理的各種制度的執(zhí)行情況等。一全宗卷的含義全宗卷

7、是由在全宗管理過程中所構(gòu)成的管理記錄性資料構(gòu)成的專門案卷，檔案保管任務(wù)的一個(gè)重要管理工具和手段。二全宗卷的作用1.可以加強(qiáng)對(duì)全宗的延續(xù)管理；2.有助于任務(wù)人員盡快熟習(xí)全宗和立檔單位情況；3.可以廓清現(xiàn)實(shí)，明確責(zé)任。七、建立全宗卷.搜集中構(gòu)成的文件資料整理中構(gòu)成的文件資料鑒定中構(gòu)成的文件資料保管、統(tǒng)計(jì)中構(gòu)成的文件資料利用、編研中構(gòu)成的文件資料如：檔案交接憑據(jù)、立檔單位與全宗歷史考證如：整理任務(wù)方案；分類方案分類表如：檔案鑒定資料分析報(bào)告、檔案銷毀清冊(cè)如：移進(jìn)移出記錄及手續(xù)憑據(jù)、檔案普查記錄、檔案受損與修復(fù)記錄如：全宗引見、機(jī)關(guān)任務(wù)大事記、組織沿革三全宗卷的內(nèi)容.檔案運(yùn)用過程中的維護(hù)和維護(hù)檔案無論

8、何因被運(yùn)用，都必需對(duì)調(diào)卷、還卷及交接實(shí)行進(jìn)展嚴(yán)厲的登記與交接手續(xù)。一、檔案運(yùn)用過程中的維護(hù)與維護(hù)制度一檔案運(yùn)用的登記與交接制度. 二檔案運(yùn)用行為的管理與限制制度不允許在運(yùn)用的同時(shí)吸煙、喝水、吃食物及大聲喧嘩；不允許在檔案上勾劃、涂抹、折疊、撕剪；檔案在庫房外未被運(yùn)用時(shí)不允許長時(shí)間攤放在桌子上；不轉(zhuǎn)擅自帶離規(guī)定的運(yùn)用場所；不同的利用者未經(jīng)允許不準(zhǔn)私自交換閱覽檔案；未經(jīng)允許不準(zhǔn)私自拍照、復(fù)印、抄錄；每次運(yùn)用的檔案數(shù)量不宜過多，每批檔案的運(yùn)用時(shí)間應(yīng)有限制等。.一量與順序的控制二對(duì)利用行為的現(xiàn)場監(jiān)視與檢查每次運(yùn)用的檔案數(shù)量應(yīng)有控制，如需數(shù)量較大可分批定量提供；運(yùn)用者再歸還檔案時(shí)要堅(jiān)持其實(shí)體次序的陳列順序。凡外部利用，在利用現(xiàn)場均應(yīng)有任務(wù)人員進(jìn)展監(jiān)視，并隨時(shí)檢查利用者的利用行為。如有條件，可配備閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)。二、檔案運(yùn)用過程中的維護(hù)與維護(hù)方法.利用方式以現(xiàn)場閱覽為主利用場所應(yīng)為大閱覽室普通不提供單間。對(duì)重要的珍貴檔案嚴(yán)厲限制利用；如需利用那么普通提供縮微品或復(fù)制件；利用過程中要格外留意監(jiān)護(hù)；對(duì)特重要的檔案復(fù)制時(shí)也應(yīng)限制次數(shù)或采取維護(hù)措施。三利用方式及利用場所的限制四對(duì)重要檔案的維護(hù)性措施.技藝訓(xùn)練華寧公司認(rèn)識(shí)到檔案需求嚴(yán)密,就把庫房設(shè)在辦公樓頂層最里面的