秘書學第一章第一節(jié)課件

1、第一章 緒論第一節(jié) 秘書的涵義和職業(yè)特征一、秘書的涵義二、秘書的類別與層次三、秘書的職業(yè)特征一、秘書的涵義1、古：宮中秘藏之書。（1）指物據(jù)史籍記載， “秘書”一詞在我國最早出現(xiàn)于漢代，指用隱語預(yù)卜吉兇或未來作出預(yù)言的讖諱、圖箓之書（2）指人 到了公元2世紀，東漢桓帝時，“秘書”一詞才開始用來作為掌管圖書史籍的官員的職務(wù)名稱。東漢末年，曹操所設(shè)的秘書令，是最接近現(xiàn)代秘書含義的古代秘書官職。一、秘書的涵義2、今：行政職位 1912年，孫中山領(lǐng)導的中華民國臨時政府總統(tǒng)制。 在現(xiàn)代中國，各級政府機關(guān)和大型國企及事業(yè)單位都設(shè)秘書長、辦公室主任和秘書職位，秘書成為管理和處理日常行政事務(wù)的重要人員，成為行

2、政首長的得力助手。一、秘書的涵義3、社會職業(yè)就世界范圍而言，秘書又是廣泛的社會職業(yè)之一。歐美許多科學家、教授、醫(yī)生、律師、著名演員和運動員都聘請私人秘書，作為自己工作和生活的助手。二、各種秘書的定義（1）國際秘書聯(lián)合會對 “秘書”下的定義是： 秘書應(yīng)是主管人員的一位特殊助手，他們掌握了辦公室工作的技巧，能在沒有上級過問的情況下表現(xiàn)出自己的責任感，以實際行動顯示出主動性和正確的判斷能力，并且在所給予的權(quán)力范圍內(nèi)作出決定。（2）美國全國秘書協(xié)會對 “秘書”下的定義是： 秘書 “其職責是協(xié)助領(lǐng)導綜合情況，研究政策，密切各方面工作的聯(lián)系，辦理文書、檔案、人民來信來訪、會務(wù)工作以及其他日常行政事務(wù)和交辦

3、事項。（王千弓等編著：秘書學與秘書工作）二、各種秘書的定義（3）在我國，“秘書主要是指黨和政府機關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位、社會團體、軍隊、院校內(nèi)的一種行政職位。其主要職能是輔助管理，綜合服務(wù)；主要工作是撰擬文稿、管理文書、接待來訪、組織會議、調(diào)查研究、處理信息、辦理事務(wù)、參謀咨詢、聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)等等?！保ㄔS國主編：秘書學） （4）“秘書是領(lǐng)導、專家、管理人員在履行其職務(wù)時的輔助人員。”（楊永清：領(lǐng)導秘書智囊，華中師范大學學報（哲學社會科學版）1986年第二期）二、各種秘書的定義(5)“秘書是在管理系統(tǒng)決策者近身，以溝通信息、參謀決策、處理事務(wù)的綜合職能，輔助決策者有效控制全局的工作人員。”（張清明等：關(guān)于

4、秘書定義的思考，載武漢大學學報（社會科學版）1986年第六期） （6）“秘書是身處領(lǐng)導機構(gòu)或附著個人，撰制掌管文書，輔助決策，并處理日常事務(wù)的服務(wù)人員?！保◤埣覂x：也談“秘書”的定義，載秘書1986年第二期） 上述種種見解，各有其道理。比較起來，我們認為，所謂秘書，在我國現(xiàn)代主要是指為黨和政府機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體或個人提供輔助管理與綜合服務(wù)的人員。三、秘書的類別與層次按秘書承擔職責范圍大小和工作任務(wù)輕重，在縱向上分為三個層次。 1、高級秘書 ：指秘書長、辦公廳（室）主任。其職責是 “參與政務(wù)，管理事務(wù)”，協(xié)助首長綜合情況、研究政策、掌握機要、推行工作，以及主持日常行政事務(wù)工作等。 2、中

5、級秘書：指辦公廳（室）主任以下及下屬的秘書處長或秘書科長、秘書股長、文字秘書。其工作成效，對領(lǐng)導者的決策有重要作用。 3、初級秘書：指在辦公廳（室）、秘書處（科）內(nèi)從事操作性、服務(wù)性工作的秘書。他們不一定有秘書的職稱，但通常也被稱為秘書工作人員。二、秘書的類別與層次從秘書服務(wù)對象的性質(zhì)來劃分，可分為公務(wù)秘書和私人秘書兩類。 1、公務(wù)秘書 公務(wù)秘書是指為黨政機關(guān)、軍隊、社會團體、國營（或集體）企事業(yè)單位服務(wù)的秘書。公務(wù)秘書是國家工作人員，由組織或人事部門選調(diào)，從國家或所在單位（集體企事業(yè)）領(lǐng)取工薪，在編制上屬于所服務(wù)的機關(guān)或單位。我國的秘書人員，多數(shù)屬于公務(wù)秘書。 （ 1）集體秘書。指為整個機關(guān)

6、或單位的領(lǐng)導班子整體服務(wù)而不是為某一個領(lǐng)導者服務(wù)的的秘書。我國各級黨政機關(guān)、軍隊、企事業(yè)單位和社會團體的秘書，大都屬于集體秘書。（ 2）專職秘書。指專門為某個領(lǐng)導者、專家服務(wù)的秘書。專職秘書服務(wù)的對象雖然是某個領(lǐng)導者或?qū)＜?，但他仍屬于國家干部編制的工作人員，同樣是從國家或所在單位（集體）領(lǐng)取工薪（這與私人出資聘用的私人秘書不同）。三、秘書的類別與層次按照秘書人員所從事的行業(yè)來劃分，可分為黨務(wù)秘書行政秘書軍事秘書司法秘書外交秘書新聞秘書教學秘書科研秘書等。三、秘書的職業(yè)特征案例：秘書長 難當?shù)亩嘀亟巧仙坳柺腥舜蟪Ｎ瘯貢L申季 我在五年的秘書長工作實踐中深深體會到：秘書長崗位特殊，任務(wù)繁重，

7、責任重大，確實難當。秘書長何以難？難就難在他是一個多重性角色：一、領(lǐng)導決策中，秘書長是總參謀長，他既是領(lǐng)導成員，直接參與民主科學決策；又是參謀助手，組織信息調(diào)研為正確決策和決策實施服務(wù)。如果領(lǐng)導成員較多，彼此不大和洽，秘書長夾在中間，難以調(diào)處領(lǐng)導關(guān)系。二、在機關(guān)工作中，秘書長是總調(diào)度，他要負責協(xié)調(diào)好上上下下、左左右右、里里外外、方方面面的關(guān)系。其中同級關(guān)系是最難協(xié)調(diào)的。每每秘書長根據(jù)領(lǐng)導集體的決定，向機關(guān)內(nèi)外同級部門交辦、查辦、催辦工作時，若同級不予合作，甚至頂著不辦，秘書長常常處在左右為難的境地。more案例：秘書長 難當?shù)亩嘀亟巧?、在后勤供給中，秘書長是總管家。后勤供給包括許多方面：安排

8、吃、住、行、用、醫(yī)；處理幼、老、病、退、死等問題，在當前人、財、物不夠充裕的情況下，是難以滿足每個人的多方需求的。四、在機關(guān)自身建設(shè)中，秘書長是總負責人，他要負責整個機關(guān)的思想、組織、業(yè)務(wù)、制度等方面的建設(shè)，要從嚴理政，科學管理，切實把機關(guān)各項建設(shè)抓好。秘書長的工作千頭萬緒，緊張繁忙，每每盡了最大努力，也難以把各種工作辦得十全十美；許多工作即使做好了，也會有人不滿意。 more秘書部門負責人主要職責案例材料：秘書長 難當?shù)亩嘀亟巧咐好貢L 難當?shù)亩嘀亟巧貢L要樹立主動服務(wù)和超前服務(wù)思想，要以全心全意、忠心耿耿、任勞任怨、無私奉獻精神去做好“三服務(wù)”工作。總之，秘書長工作要學會彈鋼琴的工作

9、藝術(shù)，十個指頭協(xié)調(diào)動作，既要分清主次，緊緊抓住政務(wù)這條主線；又要統(tǒng)籌兼顧，管好事務(wù)，搞好服務(wù)。 more三、秘書的職業(yè)特征1.服務(wù)性：直接性（貼身的工作助手，不存在中間層次；工作內(nèi)容與領(lǐng)導工作保持一致；直接對領(lǐng)導負責，聽命于領(lǐng)導，并向其匯報）；廣泛性（為上司、同級、群眾三層級服務(wù)）；穩(wěn)定性（只要不解聘不辭職，秘書長期為固定地上司服務(wù)，業(yè)緣關(guān)系和人情關(guān)系）2.知識化：以處理書面信息為主要內(nèi)容，需掌握現(xiàn)代辦公手段和專業(yè)知識技能，屬知識分子或白領(lǐng)階層，高級秘書屬于智囊型人物3.年輕化：發(fā)達國家平均年齡26歲，一般20-35歲之間。工作3-5年，積累經(jīng)驗，鍛煉能力，逐步由操作（秘書）向管理層（主管）邁

10、進4 .初級中級秘書女性化：程序性重復、規(guī)范性要求，需細心耐心5.高級秘書男性化：調(diào)研、出謀劃策、挑戰(zhàn)性，需高科技和邏輯思維名人迅速及時辦文案例鐵托是前南斯拉夫政治家，高爾基是前蘇聯(lián)大作家。兩人在處理公文方面，都有喜歡使用沒有抽屜的辦公桌的習慣。鐵托掌管黨政軍大權(quán)， 日理萬機，但處理公文時，總是非常及時，從不積壓。他把公文放在辦公桌上，以便隨時抽時間閱批。高爾基不僅自己要堅持寫作，而且擔任國家文學藝術(shù)方面重要的領(lǐng)導工作。他為了避免文件積壓影響工作，也讓秘書把文件放在辦公桌面上。他認為，文件一進抽屜，就很可能不再去過問，從而造成積壓。放在桌面上，有利于提醒自己及時處理。秘書工作原則的內(nèi)容 改革開

11、放的20 多年來，秘書工作發(fā)生了巨大的變化，但秘書的工作原則沒有變。秘書工作方法1、 請示 2、報告 3、擋駕4、典型調(diào)查法5、抽樣調(diào)查法6、比較方法7、綜合方法8、隨機參謀法9、受意 。案例：無理取鬧者劉老是市人大常委委員，給他寫信、上訪的人不少。一天，有位來訪者要求劉老為其伸張正義，因為無介紹信，被擋在傳達室。秘書小陶向來訪者了解情況，不料他不講來由，卻大談“人民代表要為人民講話”之類的內(nèi)容，還聲稱“不見到劉老不離開”。小陶初當秘書，第一次遇上這種情況，急得沒辦法。情急之下，與來訪者爭吵了起來。幸好那天劉老外出開會不在家，那人再鬧也見不到劉老。后來經(jīng)電話了解，得知來訪者是因受了處分，十分不

12、滿。但處分他證據(jù)確鑿。因此他多次上訪實屬無理取鬧。后來當那人再來時，小陶就耐心地對他進行說服教育。五、秘書長、辦公廳（室）主任的任務(wù)有明確規(guī)定。1951年頒布的政務(wù)院關(guān)于各級政府機關(guān)秘書長和不設(shè)秘書長的辦公廳主任的工作任務(wù)和秘書工作機構(gòu)的決議規(guī)定了7項任務(wù)：協(xié)助首長綜合情況，研究政策，推行工作；協(xié)助首長密切各方面的工作聯(lián)系；協(xié)助首長掌管機關(guān)內(nèi)部統(tǒng)一戰(zhàn)線工作；協(xié)助首長掌管保密工作；掌管機要工作；支持日常行政事務(wù)（公文處理、會議組織、檢查督促政府決議的執(zhí)行等；掌管機關(guān)事務(wù)性工作（機關(guān)財務(wù)、生活管理、學習文娛活動等事項）。五、秘書長、辦公廳（室）主任的任務(wù)各級政府辦公廳（室）、企事業(yè)單位的辦公室的負

13、責人，即辦公廳（室）主任、秘書處長、秘書科長等，是秘書部門的負責人。 秘書部門負責人是領(lǐng)導者身邊的高級助手，是機關(guān)日常事務(wù)的具體組織者、設(shè)計者和推動者，是各種公務(wù)往來關(guān)系的溝通協(xié)調(diào)者（見下圖） 。案例：秘書長 難當?shù)亩嘀亟巧仙坳柺腥舜蟪Ｎ瘯貢L申季 我在五年的秘書長工作實踐中深深體會到：秘書長崗位特殊，任務(wù)繁重，責任重大，確實難當。秘書長何以難？難就難在他是一個多重性角色：一、領(lǐng)導決策中，秘書長是總參謀長，他既是領(lǐng)導成員，直接參與民主科學決策；又是參謀助手，組織信息調(diào)研為正確決策和決策實施服務(wù)。如果領(lǐng)導成員較多，彼此不大和洽，秘書長夾在中間，難以調(diào)處領(lǐng)導關(guān)系。二、在機關(guān)工作中，秘書長是總

14、調(diào)度，他要負責協(xié)調(diào)好上上下下、左左右右、里里外外、方方面面的關(guān)系。其中同級關(guān)系是最難協(xié)調(diào)的。每每秘書長根據(jù)領(lǐng)導集體的決定，向機關(guān)內(nèi)外同級部門交辦、查辦、催辦工作時，若同級不予合作，甚至頂著不辦，秘書長常常處在左右為難的境地。more案例：秘書長 難當?shù)亩嘀亟巧?、在后勤供給中，秘書長是總管家。后勤供給包括許多方面：安排吃、住、行、用、醫(yī)；處理幼、老、病、退、死等問題，在當前人、財、物不夠充裕的情況下，是難以滿足每個人的多方需求的。四、在機關(guān)自身建設(shè)中，秘書長是總負責人，他要負責整個機關(guān)的思想、組織、業(yè)務(wù)、制度等方面的建設(shè)，要從嚴理政，科學管理，切實把機關(guān)各項建設(shè)抓好。秘書長的工作千頭萬緒，緊張

15、繁忙，每每盡了最大努力，也難以把各種工作辦得十全十美；許多工作即使做好了，也會有人不滿意。 more案例：秘書長 難當?shù)亩嘀亟巧貢L確實難當！但是，做人做事我只本著一個信念：只要站得正、走得直，少說空話、多干實事，就可以克服困難收到實效。我是秉著 “參與政務(wù)，管理事務(wù)，搞好服務(wù)”的宗旨開展工作的。一、參與政務(wù)。在一個機關(guān)里，政務(wù)與事務(wù)是相互促進的有機整體。政務(wù)搞好了，可以帶動事務(wù)的開展；事務(wù)搞好了，又可以直接促進政務(wù)工作的成效。作為市人大常委會秘書長，更要重視政務(wù)。這是因為地方人大常委會屬于國家權(quán)力機關(guān)，行使決定、監(jiān)督和任免三權(quán)，都是屬于重大政務(wù)。故市人大常委秘書長要強化參謀意識，要把參與政

16、務(wù)作為首要職責和第一位工作來抓。more案例：秘書長 難當?shù)亩嘀亟巧?、管理事?wù)。事務(wù)工作主要包括文書事務(wù)和生活事務(wù)。管好事務(wù)，這是為保證機關(guān)正常、高效率地進行職能活動，創(chuàng)造和提供最佳狀態(tài)的生活和工作條件。只有高質(zhì)量地做好事務(wù)工作，才能使整個機關(guān)正常運轉(zhuǎn)。不能把事務(wù)工作看成是小事：即使是小事，有時小事辦不好也會誤大事。三、搞好服務(wù)。秘書長是秘書部門的頭，秘書部門的工作指導思想是三服務(wù)，地方國家權(quán)力機關(guān)的秘書部門三服務(wù)是：（一）為三會（人大會、常委會、主任會）會議服務(wù)；（二）為人大代表和人大常委會組成人員依法行使職權(quán)服務(wù)；（三）為本機關(guān)和上下級人大服務(wù)。more案例：秘書長 難當?shù)亩嘀亟巧貢L

17、要樹立主動服務(wù)和超前服務(wù)思想，要以全心全意、忠心耿耿、任勞任怨、無私奉獻精神去做好“三服務(wù)”工作?？傊?，秘書長工作要學會彈鋼琴的工作藝術(shù)，十個指頭協(xié)調(diào)動作，既要分清主次，緊緊抓住政務(wù)這條主線；又要統(tǒng)籌兼顧，管好事務(wù)，搞好服務(wù)。 more總結(jié)現(xiàn)代秘書工作規(guī)律：圓規(guī)律、兩條線律秘書工作根據(jù)領(lǐng)導工作需要而產(chǎn)生，應(yīng)緊緊圍繞領(lǐng)導工作，竭盡所能發(fā)揮才智，努力實現(xiàn)四個轉(zhuǎn)變：即辦文辦事向既辦文辦事又出謀獻策、從收發(fā)傳遞信息向既收發(fā)傳遞又綜合處理信息、從經(jīng)驗辦事向科學化現(xiàn)代化管理，從被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變。秘書應(yīng)以忠實貫策領(lǐng)導意圖為核心，服從、服務(wù)、適應(yīng)、跟隨領(lǐng)導工作。但要注意把握好“度”：做到參政但不專政，補

18、位但不越位，出力但不弄權(quán)，服從但不盲從，貼近但不獻媚，為領(lǐng)導服務(wù)，對領(lǐng)導負責。形成圓規(guī)律、兩條線律。圓規(guī)律：秘書工作總是圍繞一個中心領(lǐng)導的要求和需要進行全方位輔助和服務(wù)，盡最大可能地圓滿地完成領(lǐng)導交給的認為任務(wù)。兩條線律：如果把領(lǐng)導的要求和需要作為一條主線“需求線”，那么，秘書人員為了完成領(lǐng)導交給的任務(wù)，總是按領(lǐng)導的要求，盡量貼近領(lǐng)導需要進行工作，就構(gòu)成另一條主線“追逐線”。兩條線之間的矛盾運動，就構(gòu)成了秘書工作發(fā)展的基本規(guī)律。.秘書人員只有牢記并遵循秘書工作規(guī)律，才能把握好“火候”，做到參政但不專政，補位但不越位，出力但不弄權(quán)，服從但不盲從，貼近但不獻媚，為領(lǐng)導服務(wù)，對領(lǐng)導負責，成為領(lǐng)導重要

19、的參謀助手、耳目喉舌，受到領(lǐng)導的信賴和重用。反之，秘書人員一旦忘記輔佐地位和配角身份，僭越職權(quán)，功高蓋主，就會對領(lǐng)導地位造成威脅，遭到領(lǐng)導的忌諱和嫌惡，最終會被領(lǐng)導閑置、冷落或罷免，落一個不安分守己不忠于職守的壞名聲?？傊?，秘書工作十分特殊，靠近權(quán)力又不直接擁有權(quán)力，不在其位卻謀其政，既意味著奉獻與犧牲，也意味著權(quán)力與責任，同時也蘊涵著很多的發(fā)展機會。做好秘書工作實屬不易，但正因為如此，這個崗位最能鍛煉人的能力。風險越大，機會越大，收益最大。第三節(jié) 秘書學的涵義、研究對象、研究方法一、秘書學的涵義二、秘書學的研究對象三、秘書學的研究內(nèi)容四、秘書學的研究目的和研究方法五、秘書學產(chǎn)生原因和條件六、

20、秘書學的學科性質(zhì)（與相關(guān)學科關(guān)系）秘書學的涵義、研究對象和研究內(nèi)容秘書學的涵義秘書學是一門研究秘書工作規(guī)律和秘書人員任職要求的綜合性、應(yīng)用性的科學。通俗地說，秘書學就是研究秘書人員如何作好秘書工作的科學。二、秘書學的研究對象1、秘書工作 2、秘書人員3、秘書機構(gòu)三、秘書學的研究內(nèi)容十分寬廣，以秘書工作（包括政務(wù)和事務(wù)）為主線，以秉承領(lǐng)導意圖辦事，服務(wù)領(lǐng)導為核心，以提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)為目標，系統(tǒng)研究高素質(zhì)秘書人員的培養(yǎng)、精干合理秘書部門的設(shè)置以及博大精深的秘書工作規(guī)律。史、論、專、技。各項專門技能秘書理論（人員、機構(gòu)、工作）秘書史秘書學的研究目的、意義和研究方法四、秘書學的研究目的和研究方法1.研

21、究目的指導工作培養(yǎng)人才創(chuàng)建理論2.研究方法理論與實踐相結(jié)合：經(jīng)驗升華法、案例研究法吸收借用其他學科先進方法研究意義：有利于繼承悠久的歷史經(jīng)驗有利于秘書個體的全面發(fā)展有利于滿足市場經(jīng)濟發(fā)展的迫切需要五、秘書學產(chǎn)生發(fā)展的原因和條件秘書工作歷史悠久，十分古老；而秘書學卻很年輕，是20世紀80年代適應(yīng)環(huán)境需要而產(chǎn)生的新興學科，原因何在？原因：古代文獻存于宮禁之中，研究難度大 建國后，受“左”干擾，沒有引起重視 改革開放后，現(xiàn)實的迫切需要，應(yīng)運而生。條件：悠久的歷史，客觀的事實和經(jīng)驗，國家重視，宏觀指導，寬松的環(huán)境，實踐工作者和理論工作者共同攜手研究。六、秘書學的學科性質(zhì)與相關(guān)學科的關(guān)系：領(lǐng)導學（工作目

22、標）管理學（工作方法）文書學（內(nèi)容）信息學 （內(nèi)容）學科性質(zhì)交叉邊緣綜合應(yīng)用學科。領(lǐng)導學信息學文書學管理學七、我國當代秘書學的學科體系 我國當代秘書學學科體系在秘書工作實踐的推動下，處于不斷地開拓發(fā)展中。其學科體系可從不同角度來分析。 秘書學從發(fā)展階段來看，經(jīng)歷了以下階段： 從秘書業(yè)務(wù)內(nèi)容看，已出現(xiàn)以下分支學科： 從社會各行業(yè)秘書理論與實踐來看已出現(xiàn)以下分支： 從秘書理論與實踐和相關(guān)學科的融合來看，已出現(xiàn)以下分支圖 ： 綜合我國當代秘書理論與實踐的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢，其學科體系可用下圖表示： 本章作為全書的序幕，主要從整體上介紹了秘書和秘書工作，起一個入門簡介和統(tǒng)領(lǐng)全書的作用。希望同學們在學完本章

23、以后，對秘書及秘書工作能有一個大體的了解和整體的認識。復習思考題：秘書包含哪些含義？秘書的有哪些類別和層次？秘書工作的主要內(nèi)容？性質(zhì)、特點是什么？秘書工作的職能作用？秘書工作的基本原則、規(guī)律？什么是秘書學？秘書學主要研究哪些內(nèi)容？【綜合應(yīng)用】 1、簡略分析秘書學與相關(guān)學科的關(guān)系 2、聯(lián)系秘書活動的實際,談?wù)剬γ貢顒犹卣鞯捏w會。準秘書自我評價測量表序號 檢測內(nèi)容： 是 一般 否 是否清楚自己適應(yīng)何種行業(yè)的秘書機構(gòu)工作？ 是否知道自己適合為何種管理層次的領(lǐng)導服務(wù)？ 是否清楚自己為所屬層次的服務(wù)需要具備的東西？ 是否知道自己目前已具備哪些知識？ 是否清楚自己應(yīng)恪守什么樣的職業(yè)道德？ 是否明白自己已具備了哪些能力？ 自己所具備的能力是否能勝任將來適合的秘書崗位？ 是否知道如何處理好與各種人的關(guān)系？ 是否清楚處理好人際關(guān)系的原則？ 是否明白自己應(yīng)該具備什么樣的心理素質(zhì) ? 自己是否具備秘書職業(yè)的技術(shù)性資格？ 自己是否具備秘書職業(yè)的非技術(shù)性