教學(xué)課件·秘書文檔管理

1、秘書文檔管理項目一 認識文書項目目標任務(wù)導(dǎo)向技能訓(xùn)練項目目標1知識點 文書的概念和分類 文書的性質(zhì)和作用 文書的構(gòu)成要素 文書工作的內(nèi)容、要求和組織機構(gòu)2技能要求 深刻理解文書在一個企業(yè)的運行中能夠發(fā)揮的作用 根據(jù)文書的構(gòu)成要素做好開展文書工作的各項準備任務(wù)導(dǎo)向一、文書的概念二、文書的分類三、文書的性質(zhì)四、文書的作用五、文書的構(gòu)成要素六、常用行政公文七、文書工作技能訓(xùn)練P9頁 一、文書的概念（一）廣義概念： 文書就是指行為主體在社會活動中，為了一定的目的而形成并使用的具有應(yīng)用性和特定格式的文字材料。包括公務(wù)活動中形成的公務(wù)文書和私人活動中形成的私人文書。（二）狹義概念： 特指公務(wù)文書。在本課程

2、的講述中，我們主要使用文書的狹義概念。二、文書的分類(一)私人文書(二)公務(wù)文書1.從使用的范圍來看 （1）通用公文 （2）專用公文 2.就規(guī)范性或者規(guī)范程度而言 （1）法定公文 （2）非法定公文 私人文書指的是個人、家庭（或家族）根據(jù)社會交往活動的需要，為處理私人事務(wù)而形成的文書。如來往書信、契約合同、收支賬目、自傳、遺囑、家譜等。 三、文書的性質(zhì)現(xiàn)實執(zhí)行性 文書有執(zhí)行性，在有關(guān)職責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)，文件一旦制發(fā)，就必須貫徹執(zhí)行 在一定的時間內(nèi)有執(zhí)行性，也就是現(xiàn)實執(zhí)行性。沒有一份文書是永遠有效的，隨著事項的處理完畢，它的執(zhí)行性也就完結(jié)了。 四、文書的作用1.領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用（溝通作用） 2.行為規(guī)范作

3、用 3.公務(wù)聯(lián)系和知照的作用 4.憑據(jù)記載作用 5.傳遞信息和宣傳教育的作用 五、文書的構(gòu)成要素（一）信息要素1.核心信息 2.附加信息 （二）符號要素1.文字符號 2.圖形符號 （三）物質(zhì)要素1.信息附著載體 2.信息顯現(xiàn)材料 六、常用行政公文簡介（一）決定（二）公告（三）通告（四）通知（五）通報（六）報告（七）請示（八）批復(fù)（九）意見（十）函（十一）會議紀要（一）決定決定是一種具有決策、指揮性質(zhì)的公文，主要用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員等。如山東電建二公司關(guān)于表彰2006年投產(chǎn)機組突破500萬千瓦功臣集體和功臣個人的決定。（二）公告公告是一種具有廣而告之性質(zhì)的公文，

4、主要用于向廣大民眾宣布重要事項或者法定事項。如上海美特斯邦威服飾股份有限公司關(guān)于使用募集資金購置店鋪的公告。（三）通告通告是局部告知性公文，主要用于在職權(quán)范圍內(nèi)公布各有關(guān)方面應(yīng)當遵守或者周知的事項。如騰訊公司關(guān)于QQ密碼修改方式變更的通告。（四）通知通知是一種專門告知性公文，主要用于傳達要求下級組織辦理、需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項，以及任免人員。如中國房地產(chǎn)開發(fā)集團公司關(guān)于召開集團公司2008年年中工作會議的通知。（五）通報通報也是局部告知性公文，主要用于在職權(quán)范圍內(nèi)表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況，具有表彰、勸誡、指導(dǎo)、教育和溝通重要信息的作用。如騰達運輸公司關(guān)于王爾丹等違法駕駛車

5、輛的通報。（六）報告報告是用于下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、答復(fù)詢問的公文。如中鐵四局五公司項目經(jīng)理部關(guān)于項目進展情況的報告。（七）請示請示是用于向上級機關(guān)請求指示、批準的公文。向上級機關(guān)請求指示、批準的事項，一般地說是那些自己無權(quán)決定、無法實施的重要事項，或者自己不知道如何解決的重大事項。如中新藥業(yè)塘沽分公司關(guān)于改制設(shè)立有限責(zé)任公司的請示。（八）批復(fù)批復(fù)是一種上級機關(guān)用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項的專用公文。這是一種用途最單一的公文，而且是與請示對應(yīng)存在的。如中新藥業(yè)集團股份有限公司關(guān)于同意塘沽分公司改制設(shè)立有限責(zé)任公司的批復(fù)。（九）意見意見是一種用于對重要問題提出見解和處理辦法的公文。如

6、國家電力公司關(guān)于建設(shè)國際一流電力公司審計的指導(dǎo)意見。（十）函函是一種用于不相隸屬的機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準和答復(fù)審批事項的公文，也是一個企業(yè)在對外交往中使用的最多的一種公文。根據(jù)內(nèi)容和使用范圍的不同，函可以分為四種類型： 1.商洽函 2.詢問函 3.請準函 4.答復(fù)函1.商洽函用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作。如廣東省勞動和社會保障廳關(guān)于注銷廣東安博信息服務(wù)有限公司等機構(gòu)的函，用于和廣東省工商行政管理局商洽未年審機構(gòu)的注銷事宜。2.詢問函用于不相隸屬機關(guān)之間或者上級機關(guān)對下級機關(guān)詢問有關(guān)事項。如江蘇省證監(jiān)局關(guān)于原材料單一采購問題的詢問函，用于向?qū)殑倏萍紕?chuàng)新股份有限公司詢問原材料單

7、一采購問題。3.請準函用于不相隸屬機關(guān)向有關(guān)主管部門請求批準某一事項。如中國國際金融有限公司關(guān)于更換總裁的函，用于請求中國證監(jiān)會的批準。4.答復(fù)函用于答復(fù)對方商洽、詢問和請準事項。如中國證監(jiān)會關(guān)于同意中國國際金融有限公司更換總裁的函，用于答復(fù)中國國際金融公司的請準事項。（十一）會議紀要會議紀要是一種用于記載、傳達會議情況和議定事項的公文。如華新水泥股份有限公司四季度綜合辦公會會議紀要。七、文書工作（一）文書工作的含義文書工作通常也叫文書處理工作，主要是指公務(wù)文書的形成、處理和管理的程序、手續(xù)等。一個機關(guān)的組織或辦事機構(gòu)，圍繞公文的形成、處理與保管工作，需要有一系列的工作環(huán)節(jié)，形成一個運轉(zhuǎn)流程，

8、在這一流程中所做的一切工作，都是文書工作。不同的機關(guān)、不同的時期，文書工作的具體內(nèi)容是不一樣的；不同類型的公文，也有不同的程序和手續(xù)，如專用公文，其處理過程直接關(guān)系某種業(yè)務(wù)的完成，方式較多，也較特殊。這里所說的文書工作主要是以國家行政機關(guān)通用文書的處理工作為主。（二）文書工作的任務(wù)和內(nèi)容1文書工作的基本任務(wù)文書工作的基本任務(wù)，就是根據(jù)工作的需要和客觀實際，高質(zhì)量地形成機關(guān)的公文，科學(xué)地組織和準確地處理機關(guān)的公文，有秩序而安全地運轉(zhuǎn)公文，完整妥善地保管公文，正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進機關(guān)工作，為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。2文書工作的三大環(huán)節(jié)文書工作主要包括三個大的環(huán)節(jié)，即公文

9、的形成、公文的處理和公文的管理。公文的形成是文書工作的前提環(huán)節(jié)，公文的處理是文書工作的中心環(huán)節(jié)，公文的管理是文書工作的歸結(jié)環(huán)節(jié)。三個環(huán)節(jié)構(gòu)成了公文產(chǎn)生、發(fā)展、終結(jié)的一個有規(guī)律性的完整過程。3文書工作的具體內(nèi)容文書工作的具體內(nèi)容主要包括：（1）公文的草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記和分送；（2）公文的繕印、用印、登記、分發(fā)（包括傳遞）等；（3）公文的簽收、登記、審核、擬辦；（4）批辦、承辦、催辦、注辦等；（5）會議、匯報的記錄與整理；（6）公文的平時歸檔、提供借閱與保管；（7）公文的系統(tǒng)整理與歸檔；（8）為領(lǐng)導(dǎo)人準備有關(guān)資料；（9）文書的機要保密；（10）領(lǐng)導(dǎo)人交辦的其他文書工作事項。（三）文書工作

10、的基本原則和要求1文書工作的基本原則堅持實事求是、反映客觀實際；精簡公文，反對官僚主義、形式主義和文牘主義；注重實用，高效率地做好文書工作。2文書工作的具體要求準確、及時、安全、保密。項目二 行文制度項目目標任務(wù)導(dǎo)向技能訓(xùn)練技能訓(xùn)練P16頁 項目目標1知識點 行文關(guān)系的分類 行文方向的確定 行文方式的選擇 行文規(guī)則的主要內(nèi)容2技能要求 能夠明確本組織與其他社會組織之間的行文關(guān)系 能夠根據(jù)不同的行文關(guān)系確定行文方向，選擇恰當?shù)男形姆绞?能夠按照行文規(guī)則的要求行文任務(wù)導(dǎo)向四、行文規(guī)則一、行文關(guān)系二、行文方向三、行文方式一、行文關(guān)系1.隸屬關(guān)系2.非隸屬關(guān)系（1）行政隸屬關(guān)系 （1）平行關(guān)系 （2）

11、不相隸屬關(guān)系 （2）業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系 二、行文方向（一）下行文（二）上行文（三）平行文（四）泛行文（一）下行文下行文，就是指具有隸屬關(guān)系的上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)向所屬下級機關(guān)的行文，通常用于上級機關(guān)對下級機關(guān)的公務(wù)活動進行領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)或下達有關(guān)工作任務(wù)，告知某些事項。在行政公文中，下行文的文種居絕大多數(shù)。如命令、決定、通知、通告、批復(fù)等，都屬于下行文。（二）上行文上行文，就是指具有隸屬關(guān)系的下級機關(guān)對所屬上級機關(guān)的行文，通常用于下級機關(guān)向上級機關(guān)請示問題，報告工作情況等。在行政公文中，上行文的文種數(shù)量較少，較常用的主要有請示和報告。 （三）平行文平行文，就是指沒有隸屬關(guān)系的社會組織之間的行文，通常用于沒有隸屬

12、關(guān)系的社會組織之間相互聯(lián)系事情、商洽工作。在行政公文中，平行文的文種數(shù)量也比較少，最常用的就是函。（四）泛行文泛行文，就是既向發(fā)文機關(guān)的上級單位、下級單位、平行單位行文，也向不相隸屬的單位行文，行文面廣泛，方向不定。在行政公文中，泛行文的文種數(shù)量也比較少，如公告等。三、行文方式1.逐級行文2.越級行文3.多級行文4.普發(fā)行文5.聯(lián)合行文6.橫向行文7.轉(zhuǎn)發(fā)行文8.授權(quán)行文1.逐級行文逐級行文是指上級向直接下級主送文件，下級收文后根據(jù)要求再向其直接下級主送文件；或是下級向直接上級主送文件，上級收文后根據(jù)需要再向其直接上級主送文件的行文方式，即逐級下達或逐級上傳文件。逐級行文是最基本的行文方式，無

13、論是向下發(fā)布“命令（令）”、傳達“通知”，還是向上“請示”、“報告”，正常情況下都必須采用這一方式，它是維系正常的工作秩序，保持政令暢通、信息無阻的基本前提。 2.越級行文越級行文只能在某些特定的情況下使用，通常指：（6）領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)越級了解情況、調(diào)查研究，或直接與基層單位聯(lián)系一般公務(wù) （1）突發(fā)性的天災(zāi)人禍 （3）與直接上級有爭議（4）對直接上級的舉報、揭發(fā) （5）不涉及直接上級的職權(quán)范圍而與間接上級的職能有關(guān)的事項 （2）直接上級不作為（7）相關(guān)單位直接向領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)匯報情況，答復(fù)垂詢等 3.多級行文多級行文是指上級機關(guān)將文件同時主送直接下級和間接下級，或是下級機關(guān)將文件同時主送直接上級和間接上級

14、的行文方式。向下多級行文是很常見的，如國務(wù)院文件中有些文件是同時發(fā)到省、市、縣各級人民政府的。需要注意的是主送機關(guān)的排列順序，應(yīng)將直接下級排在前，間接下級排在后；同級機關(guān)之間用“、”分開，不同級機關(guān)之間用“，”分開。向上多級行文不常用。使用時，往往是因為問題重大，需同時報請直接上級和更高領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)并需得到兩級上級的批示時才使用。當然，向上多級行文不同于越級行文，它要將兩個上級機關(guān)并列主送，但要將直接上級排在前面，間接上級排在后面，中間用“并報”連接，如縣政府向省政府行文并報國務(wù)院。4.普發(fā)行文又稱為“直達基層組織和群眾的行文”，即將文件直接發(fā)向各基層組織或群眾的行文方式。這類文件通常是較高級別的

15、黨政機關(guān)頒發(fā)法規(guī)制度和宣傳教育類文件，發(fā)放面大量廣，且不屬于保密范圍，并期望盡快和最大范圍地讓基層各級組織和群眾知曉，所以一般借助媒體或采用宣講、登報、張貼等形式廣為傳達，如公告、通告等。這種“經(jīng)批準公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等的效力”（辦法第四十七條），因此，凡與文件內(nèi)容有關(guān)的單位和群眾均可依據(jù)執(zhí)行。 5.聯(lián)合行文聯(lián)合行文即兩個或兩個以上的機關(guān)或部門對涉及各自職權(quán)范圍的事務(wù)以共同的名義聯(lián)合向下或向上發(fā)文的行文方式。6.橫向行文橫向行文即同一系統(tǒng)內(nèi)的同級機關(guān)之間或者跨系統(tǒng)的機關(guān)之間用平行文種直接收、發(fā)文件的行文方式。凡同級機關(guān)或不相隸屬的機關(guān)之間需要商洽工作、詢問或答復(fù)問題

16、、請求批準或答復(fù)審批事項，均不必考慮各自單位的級別和所屬系統(tǒng)，都可跨組織、跨系統(tǒng)、跨地區(qū)直接向?qū)Ψ絾挝话l(fā)“函”。 7.轉(zhuǎn)發(fā)行文轉(zhuǎn)發(fā)行文是指一個機關(guān)（單位）轉(zhuǎn)發(fā)其他機關(guān)（單位）的文件，可分為批轉(zhuǎn)和直轉(zhuǎn)兩種情況。1批轉(zhuǎn)批轉(zhuǎn)，是指上級機關(guān)批示并轉(zhuǎn)發(fā)下級機關(guān)的來文，重點在“批”上。通常情況下，上級機關(guān)是應(yīng)下級機關(guān)的請求而批轉(zhuǎn)文件。批轉(zhuǎn)行文具有權(quán)威性，文件一經(jīng)批轉(zhuǎn)，就代表批轉(zhuǎn)機關(guān)的權(quán)威和意見。2直轉(zhuǎn)直轉(zhuǎn)，是指一個機關(guān)直接轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)、平級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)的來文，重點在“轉(zhuǎn)”字上。直接轉(zhuǎn)發(fā)，可以是應(yīng)來文機關(guān)的要求而轉(zhuǎn)發(fā)，也可以由轉(zhuǎn)發(fā)機關(guān)根據(jù)需要而主動轉(zhuǎn)發(fā)。8.授權(quán)行文授權(quán)行文是指通過委托授權(quán)，由其他機關(guān)

17、或個人代表本機關(guān)、本部門對外行文。具體有三種情況：1授權(quán)新聞機構(gòu)行文如我國新華社經(jīng)我國政府授權(quán)向國內(nèi)外發(fā)布公告。2授權(quán)律師行文如一些企事業(yè)單位授權(quán)律師公開發(fā)表聲明。3授權(quán)秘書部門行文如黨政機關(guān)的辦公部門根據(jù)授權(quán)向下級黨政機關(guān)行文。四、行文規(guī)則（一）確有必要，注重效用（二）一般不能越級（三）聯(lián)合行文應(yīng)級別相同（四）分清主送和抄送（五）請示要“一文一事”（六）“報告”不得夾帶請示事項（七）不能直送領(lǐng)導(dǎo)者個人（八）報刊發(fā)布視作正式公文（一）確有必要，注重效用這是公文處理基本原則在行文中的具體體現(xiàn)，也是國家行政機關(guān)行文的總原則。這一規(guī)則要求：制發(fā)文件應(yīng)從實際需要出發(fā)，內(nèi)容已被綜合文件包含了的不再制發(fā)文

18、件；可以用電話或其他方式解決問題的不發(fā)文件；能發(fā)短文件解決問題的不發(fā)長文件；可發(fā)可不發(fā)的文件堅決不發(fā)；內(nèi)容相同或相似的文件可適當合并。（二）一般不能越級一般情況下，各級機關(guān)應(yīng)按隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍逐級行文。屬于特殊情況需要越級行文時，也應(yīng)當盡可能地抄送給被越過的直接機關(guān)。（三）聯(lián)合行文應(yīng)級別相同在實際工作中，有許多工作牽涉兩個或兩個以上機關(guān)，需要共同解決，這就需要聯(lián)合行文。聯(lián)合行文時，需要特別注意的是，聯(lián)合行文的機關(guān)必須級別相同。（四）分清主送和抄送機關(guān)行文都要有一定的行文對象，主要的行文對象就是主送機關(guān)，主送機關(guān)以外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)就是抄送機關(guān)。1主送機關(guān)的確定行文時，應(yīng)當根據(jù)公文

19、內(nèi)容、行文關(guān)系及職權(quán)范圍確定主送機關(guān)。上行文應(yīng)當堅持一個主送機關(guān)的做法，不能多頭主送。因為多頭主送往往會造成受文機關(guān)之間相互推諉或產(chǎn)生矛盾、抵觸，反而不利于盡快解決問題。2抄送機關(guān)的確定（1）除主送機關(guān)外，需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)，應(yīng)列為抄送機關(guān)； （2）向下級機關(guān)的重要行文，應(yīng)當同時抄送直接上級機關(guān)；（五）請示要“一文一事”即一篇請示公文所提出的請示事項，必須在性質(zhì)上是單一的?！罢埵尽币笠晃囊皇?，主要是為了更好更快地解決實際工作中的問題。從文書管理的角度來看，一文多事也不便于機關(guān)文書部門按問題特征對公文進行整理歸檔，往往給日后的檔案管理和查考利用帶來困難。（六）“報告”不得夾帶請示事項

20、這是提高工作效率的需要。報告是“閱件“，不需要批復(fù)，而請示是“辦件”，需要批復(fù)，兩者混雜，很容易誤事。（七）不能直送領(lǐng)導(dǎo)者個人一般情況下，下級機關(guān)向上級機關(guān)的行文，不能直接送給上級機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)者本人。這是因為，代表上級機關(guān)行使職權(quán)的，往往是一個決策群體，即領(lǐng)導(dǎo)班子，而不是某個領(lǐng)導(dǎo)者個人，把公文直接送給某個領(lǐng)導(dǎo)者本人，往往會因為公文處理程序的錯亂而耽誤事情。（八）報刊發(fā)布視作正式公文經(jīng)批準在報刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，應(yīng)當視為正式公文依照執(zhí)行，不必再等“紅頭文件”。 項目三 公文的體式和稿本項目目標任務(wù)導(dǎo)向技能訓(xùn)練項目目標1知識點 公文的文體特征及表達要素 公文用紙及印裝格式 公文符號要素的排

21、列格式 公文稿本的種類和特征2技能要求 了解和熟悉文書的問題特征和稿本種類，能夠根據(jù)公文格式的要求制作出規(guī)范的文件格式、信函格式和會議紀要格式任務(wù)導(dǎo)向一、公文的文體二、公文的格式三、公文的稿本一、公文的文體文體也叫語體，是為適應(yīng)不同的交際需要而形成的語文體式。一般來說，根據(jù)所表達的內(nèi)容以及表達時所采取的方法的不同，文體可以分為政論文體、科學(xué)文體、文藝文體、公文文體等。 公文文體兼有議論、說明、記述三種表達方法的特點，與重抒情的文藝文體相區(qū)別。如，鄧小平同志視察南方的講話，公文在表述時用“南方講話”，而文藝作品在表述時則用“有一位老人在中國的南海邊畫了一個圈”。公文文體在表達領(lǐng)導(dǎo)意圖、傳達政務(wù)信

22、息、反映有關(guān)情況時，要求語言簡明、平易。規(guī)范，又不失莊重、嚴肅，注重說服力和實用性。二、公文的格式公文的格式，指的是公文的書面形式，或稱公文的外觀形式、表現(xiàn)形式。它既包括組成公文的各部分文字符號和圖形符號在載體（紙張等）上的排列和標識規(guī)則，也包括公文的用紙要求和印制規(guī)范。換言之，公文的格式就是公文的書面結(jié)構(gòu)與公文的用紙和印制規(guī)范的總和。（一）公文的用紙及印裝格式（二）公文符號要素的排列格式（一）公文的用紙及印裝格式1公文用紙的主要技術(shù)指標2公文用紙的幅面尺寸3公文用紙的版面尺寸4排版規(guī)格5印裝格式1公文用紙的主要技術(shù)指標按國家行政機關(guān)公文格式（GB / T9704-1999 ）的規(guī)定：公文用紙

23、一般使用比重為 6080g的膠版印刷紙或復(fù)印紙，紙張白度（紙張受光照射后全面反射的能力）為8590%，橫向耐折度15次，不透明度85 %，PH值為7.59.5。 2公文用紙的幅面尺寸GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm297mm。3公文用紙的版面尺寸（1）文件格式和會議紀要格式的公文，其版心尺寸為156mm225mm（不含頁碼）；天頭（上白邊）37mmlmm；地腳（下白邊）35 mmlmm；訂口（左白邊）28mmlmm；切口（右白邊）26 mmlmm。（2）信函格式的公文，其版心尺寸為156mm247mm（不含頁碼）；天頭（上白邊）30mmlmm；地腳（下白邊）20mm

24、lmm；訂口（左白邊）28mmlmm；切口（右白邊）26 mmlmm。4排版規(guī)格公文的文字符號，除民族自治地區(qū)漢字可并用漢字和通用的少數(shù)民族文字外，一律使用漢字從左到右橫寫橫排。公文的正文用3號仿宋體字，文件格式和會議紀要格式的公文，一般每面排 22 行，每行排 28個字；信函格式的公文，一般每面排24行，每行排28個字。公文用字必須按國家語言文字工作委員會公布的簡化漢字總表執(zhí)行。公文中的數(shù)字，必須使用漢字的有：（1）成文日期、（2）部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，以及（3）詞、（4）詞組、（5）慣用語、（6）縮略語、（7）具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字，其他數(shù)字都應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字。公文中的頁碼，用4號

25、半角白體阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。5印裝格式按照國家行政機關(guān)公文格式的要求，公文要雙面印刷，頁碼套正，兩面頁碼的誤差不得超過2mm。公文的裝訂位置應(yīng)位于頁面的左側(cè)，裝訂方法可以采用訂裝（包括正面平訂和脊背騎馬訂），也可以采用膠裝，但不管采用哪種方法，均應(yīng)做到整齊、不掉頁。如果采用訂裝的方式，騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬囗撁嫔舷逻吀?/4處，允許誤差4 mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm5mm。（二）公文符號要素的排列格式1.文件格式2.信函格式3.會議紀要格式1.文件格式（1）眉首

26、部分（2）主體部分（3）版記部分（1）眉首部分在文件格式的公文中，眉首部分一般有37個要素構(gòu)成。公文份數(shù)序號（非必備要素）秘密等級和保密期限（非必備要素）緊急程度（非必備要素）發(fā)文機關(guān)標識（必備要素）發(fā)文字號（必備要素）簽發(fā)人（非必備要素）紅色反線（必備要素）公文份數(shù)序號公文份數(shù)序號是指同一文稿印制若干份時每一份公文的順序編號，簡稱“份號”。其作用是便于加強對公文的管理，以明確責(zé)任。按照辦法的規(guī)定，“絕密”和“機密”級的公文應(yīng)當編制份號，其他公文不做要求。但如果發(fā)文機關(guān)認為有必要編制份號，也可以對這兩種以外的其他公文編制份號。如國務(wù)院文件一般都編有份數(shù)序號。如果公文需要標注份號，其標注方法是頂

27、格標注在公文版心左上角的第一行。標注公文份數(shù)序號時，一般用7位阿拉伯數(shù)字頂格標識在版心左上角第一行。數(shù)碼位數(shù)不足時，前面用“0”補齊。比如，公文份數(shù)序號為第482份，應(yīng)寫成“0000482”。秘密等級和保密期限秘密等級是標識公文保密程度的一種標志。根據(jù)辦法的規(guī)定，涉及國家秘密的公文應(yīng)當按照國家秘密及其密級范圍的規(guī)定分別標明“絕密”、“機密”和“秘密”。保密期限是對公文密級的時效加以規(guī)定的說明。國家秘密的保管期限，除有特殊規(guī)定外，絕密級事項不超過三十年，機密級事項不超過二十年，秘密級事項不超過十年。保密期限在一年及一年以上的，以年計；保密期限在一年以內(nèi)的，以月計。如果公文只需標識秘密等級，用3號

28、黑體字，頂格標注在版心右上角第一行，兩字之間空1字；如果公文需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標注在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“”隔開，秘密等級的兩個字之間不留空格。注意：當公文僅標注保密等級而沒有標明保密期限時，按照該保密等級的最長保密期限對待。緊急程度緊急程度是對公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)辦法規(guī)定，緊急公文應(yīng)當分別標明“特急”、“急件”。具體“特急”和“急件”的時間要求是多少，由各地行政機關(guān)主管自行確定。公文如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標注在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程

29、度頂格標識在版心右上角第2行。發(fā)文機關(guān)標識發(fā)文機關(guān)標識由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成。發(fā)文機關(guān)全稱應(yīng)以批準該機關(guān)成立的文件核定的名稱為準。規(guī)范化簡稱應(yīng)由該機關(guān)向上級機關(guān)申報，也可由本機關(guān)自定的，但一定要明示其他機關(guān)。在下行文中，發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣距離一般為25mm；在上行文中，發(fā)文機關(guān)標識的上邊緣至版心上邊緣為80mm。發(fā)文機關(guān)標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則酌定,但一般應(yīng)小于22mm15mm。當有兩個及兩個以上的機關(guān)聯(lián)合發(fā)文時，可以只標識主辦機關(guān)一家的名稱，也可以同時標識幾家的名稱。如果同時標識多家發(fā)文機關(guān)的名稱，應(yīng)把主辦機關(guān)名稱放在

30、最上面，然后每行一個機關(guān)名稱，按照事先約定的順序往下排列?！拔募倍种糜诎l(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排放。如果聯(lián)合行文機關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。發(fā)文字號發(fā)文字號又可以簡稱發(fā)文號或文號，是發(fā)文機關(guān)編排的發(fā)文流水號，一般由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文年份和發(fā)文序號組成。在公文上標明公文的發(fā)文號，一是便于統(tǒng)計發(fā)文的數(shù)量，二是便于公文的檢索和引用。發(fā)文字號一般用3號仿宋體字標注，年份、序號用阿拉伯數(shù)字；年份應(yīng)標全稱，用六角括號“ ”括入；序號不用虛位（即1不編為001），不用“第”字。標注發(fā)文字號的時候，如果是下行文，發(fā)文字號位于發(fā)文機關(guān)標識下空2行的位置，居中排列，下距紅色反線4mm；如果是上行文，

31、發(fā)文字號位于發(fā)文機關(guān)標識下至少空2行的位置，居左空一字排布，與簽發(fā)人構(gòu)成左右對稱的格式?！拘≠N士】怎樣擬定機關(guān)代字 怎樣擬定機關(guān)代字 機關(guān)代字可取機關(guān)名稱前一個或兩個字，也可在其后面加“發(fā)”或“文”、“函”字組成。一般代字后加“發(fā)”字的多用于下行文，加“文”字的多用于上行文，加“函”字的多用于平行文。機關(guān)代字應(yīng)是該機關(guān)名稱中最具特征、最精練、最集中的概括。如“中”，代表中共中央；“國”，代表國務(wù)院。有的機關(guān)代字由兩個層次組成。第一個層次是發(fā)文機關(guān)代字，第二個層次是發(fā)文機關(guān)主辦文件的部門的代字。如鐵道部文件的機關(guān)代字有“鐵辦”、“鐵財”等，“辦”、“財”代表主辦這份文件的鐵道部的辦公部門、財務(wù)部

32、門。讀懂機關(guān)代字非常重要，可以比較準確地知道文件的主辦部門是誰，可以比較準確地對文件進行分辦、查詢和保存歸檔。簽發(fā)人簽發(fā)人是制發(fā)文件的責(zé)任者，對公文的內(nèi)容及法定效用負責(zé)。標注簽發(fā)人，可以防止弄虛作假，便于查明責(zé)任。上行文（包括請示、報告和上行的意見）均應(yīng)標注簽發(fā)人、會簽人姓名。下行文和平行文可標，也可不標。簽發(fā)人姓名與發(fā)文字號位于同一行，發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字?！昂灠l(fā)人”三個字用3號仿宋體字，“簽發(fā)人”后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。聯(lián)合行文的時候，會出現(xiàn)多個簽發(fā)人。這種情況下，應(yīng)把主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下

33、按發(fā)文機關(guān)順序依次排列，下移紅色反線。最后，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個會簽人姓名處在同一行，并使紅色反線與之的距離為4mm。紅色反線紅色反線又稱間隔線，指線條較粗、用來繪制表格邊框的線條。公文上的紅色反線一般寬1mm。（相對而言，線條較細、用來繪制表格內(nèi)線的線條叫做正線。）其作用是區(qū)分公文眉首與公文主體，或使公文的眉首部分更加醒目。紅色反線的長度與版心的寬度相等，為156mm。（2）主體部分在文件格式的公文中，主體部分一般有57個要素構(gòu)成。標題（必備要素）主送機關(guān)（必備要素）正文（必備要素）附件與附件說明（非必備要素）成文日期（必備要素）印章（必備要素）附注（非必備要素）標題公文標題一般由發(fā)文機關(guān)

34、、事由、文種三部分組成。如國務(wù)院關(guān)于進一步加強證券市場宏觀管理的通知這一公文標題中，“國務(wù)院”是發(fā)文機關(guān)，“進一步加強證券市場宏觀管理”是事由，“通知”是文種。但是，在實際工作中，通常只寫后兩個要素。如山東電建二公司關(guān)于表彰2006年投產(chǎn)機組突破500萬千瓦功臣集體和功臣個人的決定公文標題一般標識在紅色反線下空2行處，居中排布，用2號小標宋體字。如果字數(shù)偏多，則分行排列。在公文標題中，除了法律、法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不使用標點符號。主送機關(guān)主送機關(guān)是指發(fā)文機關(guān)要求對公文予以辦理或答復(fù)的對方機關(guān)和單位。主送機關(guān)應(yīng)標識在正文之上，公文標題下空一行，靠左頂格書寫，用三號仿宋體字。標識主送機關(guān)

35、應(yīng)當使用全稱或規(guī)范化簡稱。同時標識多個主送機關(guān)時，應(yīng)按其性質(zhì)、級別或慣例依次排列，同性質(zhì)或級別的機關(guān)之間用頓號，不同性質(zhì)或級別的機關(guān)之間用逗號，最后一個主送機關(guān)名稱后標全角冒號，如“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務(wù)院各部委、各直屬機構(gòu)：”。在下行公文中，往往有很多的主送機關(guān)。如果收文機關(guān)屬于同一類型，就可以使用統(tǒng)稱，如“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府”、“各院?！?、“各企業(yè)”等，不必將主送機關(guān)一一列出。在上行公文中，因為涉及對問題的答復(fù)和責(zé)任，為避免責(zé)任不清，應(yīng)堅持只標一個主送機關(guān)的原則，避免多頭請示報告或越級請示報告。正文正文是公文表現(xiàn)主題的核心部分，位于主送機關(guān)名稱下一行，每個自然段開頭左

36、空2字，回行頂格。除了簡短公文外，正文一般由開頭、主體、結(jié)語三部分構(gòu)成，具體寫法應(yīng)根據(jù)每份公文的實際情況和慣用體式來確定。在正文的標注格式中，有兩點需要注意：第一，公文中的數(shù)字、年份（用阿拉伯數(shù)碼表示的）不能轉(zhuǎn)行。第二，正文中用數(shù)字表示多層次結(jié)構(gòu)時，表示方法為：第一層用“一、二、三”，第二層用“（一）、（二）、（三）”，第三層用“1、2、3”，第四層用“（1）、（2）、（3）”。附件與附件說明附件是附屬于正文，用以對正文加以補充說明的材料。公文如有附件，在正文結(jié)束之后應(yīng)另起一行標明附件的名稱。標注方法為：附件：1. 2. 3.【小貼士】 關(guān)于附件的幾個特殊說明關(guān)于附件的幾個特殊說明第一，公文的

37、附件與正文具有同等的效力。第二，在正文后標出的附件序號和名稱應(yīng)與附件上標識的序號和名稱一致。如果二者不一致，“從法律意義上講，可以不承認該附件是正文的附件，附件便失去了其本應(yīng)有的與正文同等的效力”（見國家行政機關(guān)公文格式GB/T9704-1999）。第三，附件應(yīng)與正文一起裝訂。個別不能裝訂在一起的，應(yīng)在附件上標明其所屬公文的發(fā)文號及“附件”二字，以示效力。第四，以通知的形式頒發(fā)、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件的時候，被頒發(fā)、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的文件在形式上也是一種附件，但由于這樣的附件通常已經(jīng)在通知的標題中被引用，所以就不必再在文尾加以注明。 成文日期成文日期是指文件的形成時間。成文日期一般采用文尾標注的方法，但具體

38、位置因發(fā)文機關(guān)的多少而有所差別：單一機關(guān)發(fā)文時，成文日期標注在公文正文末尾的右下角，右空4字；兩個單位聯(lián)合行文并且均需加蓋印章時，成文日期標注在公文正文末尾的正下方，利用擴大字間距的方式把成文日期拉開，左右各空7字，居中排布；三個或者三個以上單位聯(lián)合行文并且均需加蓋印章時，成文日期標注在最后一排印章的右下角，右空2字。標注成文日期時，必須寫明年、月、日全稱，并用小寫的漢字數(shù)字書寫，但要注意，“零”寫成“”。如“二八”不能寫成“2008”，也不能寫成“二零零八”。注意：一般情況下，成文日期以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準；兩個以上機關(guān)的聯(lián)合發(fā)文，以最后簽發(fā)機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準。印章印章是發(fā)文機關(guān)對公文

39、表示負責(zé)并標志公文生效的憑證。由于參與行文的機關(guān)數(shù)量和行文方向的不同，印章的加蓋位置也不相同。單一機關(guān)行文印章聯(lián)合行文印章特殊情況說明單一機關(guān)行文印章單一機關(guān)行文時，印章加蓋在公文末尾的右下角，上距正文2-4mm，下壓成文日期的中部位置，印文端正，使用紅色印泥或印油。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以印章的下弧線壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即以印章中心線壓在成文日期上。聯(lián)合行文印章聯(lián)合向上行文時，僅加蓋主辦機關(guān)印章，加蓋方法和位置同單一機關(guān)行文。聯(lián)合向下行文時，各機關(guān)均應(yīng)加蓋印章，加蓋方法和位置有以下兩種情況：當加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字。主辦機

40、關(guān)印章在前，參辦機關(guān)印章在后，兩個印章均上距正文2-4mm，下壓成文時間。兩個印章要采用同種加蓋方式，以保證排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。當加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)在正文末尾的下面標注各發(fā)文機關(guān)的名稱（可用簡稱），主辦機關(guān)在前，參辦機關(guān)在后，在每個機關(guān)的名稱上加蓋本機關(guān)的印章。第一排印章應(yīng)上距正文2-4mm。每行最多排3個印章，兩端不得超出版心。最后一排如遇一個或兩個印章，均居中排布。印章之間互不相交或相切。特殊情況說明特殊情況說明：當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌聲r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采用標識“此頁無正文

41、”的方法解決。附注附注一般僅僅出現(xiàn)在“請示”這一文種當中，用來注明聯(lián)系人的姓名和電話。公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文日期下一行。（3）版記部分版記部分位于公文末頁的最下方，一般由3-4個要素組成。黑色反線（必備要素）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間（必備要素）抄送機關(guān)（非必備要素）主題詞（必備要素）黑色反線版記中各文字要素之下均加一條黑色反線，寬度同版心。以明顯區(qū)分各要素，同時也增加文面的美觀。印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間印發(fā)機關(guān)是指文件的印制主管部門，通常是機關(guān)的辦公室和文秘部門；印發(fā)時間以公文付印的時間為準，與公文的生效日期不同。印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間標注于公文末頁的最后一行，左側(cè)行首空一

42、個字標注印發(fā)單位名稱，右側(cè)注明印發(fā)時間，行尾空一個字。抄送機關(guān)抄送機關(guān)是指除主送機關(guān)之外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)。抄送機關(guān)標注在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間之上，二者之間不空行，用黑色反線隔開。標注時，左右各空一字，用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關(guān)名稱之間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)名稱對齊；在最后一個抄送機關(guān)后面標句號。抄送機關(guān)名稱要用全稱或規(guī)范化簡稱。抄送機關(guān)的確定原則抄送機關(guān)的確定原則第一，抄送機關(guān)必須與文件內(nèi)容有關(guān)。第二，主送上級機關(guān)的請示、報告，不得同時抄送下級機關(guān)。第三，向下級機關(guān)的重要行文，可以抄送直接的上級機關(guān)。第四，一般情況下，不得越級抄送文件。因特殊

43、情況必須越級抄送時，應(yīng)當抄送被越過的上級機關(guān)。第五，受雙重領(lǐng)導(dǎo)單位的請示、報告，應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容確定主送機關(guān)和抄送機關(guān)。上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位行文，應(yīng)視文件的內(nèi)容來確定是否抄送受文單位的另一個上級機關(guān)。主題詞主題詞是揭示文件主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞和名詞性詞組。它的主要作用是可以準確簡要地概括文件的主要內(nèi)容，能夠提高文件的檢索、查詢速度，有利于文書檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化和科學(xué)化。主題詞的標注位置在抄送機關(guān)的上方，沒有抄送機關(guān)的在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間上方，二者之間不空行，用黑色反先隔開?！爸黝}詞”三個字用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號。詞目用3號小標宋體字，詞目之間空1個字的間距?！拘≠N

44、士】怎樣確定一份公文的主題詞主題詞的確定步驟如何來確定一份公文的主題詞呢？一般來說，要經(jīng)過以下三個步驟：第一步，主題分析：先從文件標題確定公文主題，再從小標題和內(nèi)容中抽出文件標題中沒有說明卻是文件重要內(nèi)容的概念；第二步，主題詞確定：在主題分析的基礎(chǔ)上，借助主題詞表將自然語言轉(zhuǎn)化成規(guī)范語言；第三步，主題詞標注：把從主題詞表中選擇的主題詞標注于文件的規(guī)定位置上。2.信函格式信函格式主要用于沒有隸屬關(guān)系的機關(guān)之間函、意見、通知等處理日常事務(wù)的平行文時使用。與文件格式相比，信函格式的特殊之處在于：（1）發(fā)文機關(guān)標識（2）首頁間隔線（3）份號、文號、秘密等級和緊急程度（4）標題（1）發(fā)文機關(guān)標識發(fā)文機關(guān)

45、標識中只有發(fā)文機關(guān)的名稱，沒有“文件”二字；發(fā)文機關(guān)標識中的發(fā)文機關(guān)名稱只能使用全稱，不能使用簡稱；發(fā)文機關(guān)標識上邊緣距上頁邊的距離為30mm；（2）首頁間隔線信函格式的發(fā)文機關(guān)標識下4mm處為一條紅色武文線（上粗下細），距下頁邊20mm處為一條紅色文武線（上細下粗），兩線長均為170mm。（3）份號、文號、秘密等級和緊急程度在信函格式的公文中，份數(shù)序號標注在武文線下4mm處，居左頂格排布；發(fā)文字號位于武文線下4mm處，居右頂格排列，與發(fā)文份數(shù)序號左右對稱；秘密等級和緊急程度分別標注在發(fā)文份數(shù)序號的下方。（4）標題信函格式公文的標題在眉首最下方的一個要素（發(fā)文字號、秘密等級或緊急程度）下空2行

46、處。3.會議紀要格式會議紀要格式是專用于會議紀要這個文種的專用格式。與文件格式相比，會議紀要格式的特殊之處在于：（1）發(fā)文機關(guān)標識（2）發(fā)文字號（3）注意事項（1）發(fā)文機關(guān)標識會議紀要的發(fā)文機關(guān)標識由“發(fā)文機關(guān)名稱+會議紀要”或者“發(fā)文機關(guān)名稱+例行性會議名稱+會議紀要”組成，標注位置和規(guī)格與文件格式相同。（2）發(fā)文字號對于例行性會議的會議紀要，其發(fā)文字號可采用“第*號”的形式編制，從本屆領(lǐng)導(dǎo)班子組成以來的第一次例行性會議開始編起。對于非例行性會議的會議紀要，其發(fā)文字號可采用與文件格式相同的形式編制。發(fā)文字號的標注位置同文件格式。（3）注意事項由于會議紀要屬于內(nèi)部使用文件，所以一般不需要就蓋印

47、章，也沒有主送機關(guān)。三、公文的稿本（一）公文的文稿（二）公文的文本（一）公文的文稿文稿主要是指公文在撰寫階段形成的不同形式的文字稿的統(tǒng)稱。撰寫公文，從開始起草到最后定稿，要形成一系列的文字稿，這些文字稿標志著公文定稿的整個過程。一般來說，文稿分為兩種，一是草稿，二是定稿。 1.草稿 2.定稿 1.草稿草稿是指內(nèi)容和文字表述都還未成熟的公文原始稿件。文件在定稿之前的歷次文稿都稱為草稿。根據(jù)所起作用和形成特點的不同，草稿一般表現(xiàn)為討論稿（征求意見稿）、修改稿、送審稿等四種形式。討論稿，也叫征求意見稿，是指某些比較重要的文件，起草之后需要多方面征求意見，往往就把草稿打印成許多份，發(fā)給有關(guān)方面或有關(guān)會

48、議，以方便討論。討論稿盡管是印件，有時也對外發(fā)出，但本質(zhì)上還是草稿，主要目的是征求意見，而不產(chǎn)生實際執(zhí)行效用。修改稿，也叫修正稿，它是根據(jù)各方面討論提出的意見，對討論稿進行修改之后形成的文稿。有的重要文件可能要經(jīng)過多次討論修改，從而形成多次修改稿。送審稿，是下級機關(guān)向上級機關(guān)報送審批的文稿。2.定稿定稿是文件的標準稿，是經(jīng)過修改審核后，由機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)或會議討論正式通過的最后完成的定型稿，它是機關(guān)制發(fā)文件的唯一可靠的標準稿。定稿的標志，是領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)字樣，聯(lián)合發(fā)文，最后一個單位的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)以后才成為定稿。定稿標志著文件全部醞釀時期的結(jié)果，最大程度地體現(xiàn)了文件形成者的意圖，只有定稿，才能形成正式

49、文件。（二）公文的文本公文的文本是指根據(jù)定稿印制成的文件。同一文件根據(jù)它們的不同用途，可分為正本、副本、存本、試行本、暫行本、修訂本等。 1.正本 2.副本 3.存本1.正本正本是根據(jù)定稿印制或繕寫（即謄寫、抄寫）的，供向外發(fā)出用的正式文件文本。正本具有三個特點：第一，正本是根據(jù)定稿制作的，凡不根據(jù)定稿制作的都不是正本；第二，正本是發(fā)送給主送機關(guān)的，非此不算正本；第三，正本具有實際效力，具有行政和法律的作用。正本的這三個特征緊密聯(lián)系、不可分割，只有同時具備這三個特征的稿本，才能稱為正本。在實際工作中，根據(jù)內(nèi)容的成熟程度和時間等因素，正本可以分為定型本、試行本、暫行本、修訂本等。定型本指一次定型

50、、長期有效的文本。但一次定型，并非永遠不變，隨著情況的變化，還可能制定新的文件。試行本是指發(fā)文機關(guān)認為文件內(nèi)容尚不成熟，有待于通過實踐總結(jié)經(jīng)驗，才能最后修改定稿。為穩(wěn)妥起見，先用試行本的方式發(fā)布試行。試行文本，在試行期內(nèi)具有法定效力。試行文本的明顯標志是在標題后用圓括號注明“試行”字樣。暫行本是指發(fā)文機關(guān)一時來不及制訂供長期執(zhí)行的內(nèi)容完善的規(guī)范類公文時，暫且制發(fā)的文本，在暫行期內(nèi)具有法定效力。暫行本的明顯標志是在標題中或標題后注明“暫行”字樣。如專利資產(chǎn)評估管理暫行辦法、上海市國家行政機關(guān)電子公文管理辦法（暫行）。修訂本指對已發(fā)布生效的規(guī)范類公文，經(jīng)時間檢驗重新予以修改補充后再行發(fā)布的文本。自

51、修訂本發(fā)布之日起，原文本即行失效。修訂本常在標題后用圓括號注明“修訂本”或“某年某月某日修訂”字樣，如：美術(shù)作品經(jīng)營管理辦法（1997年12月31日修訂）。2.副本副本又稱抄本，按原意它是根據(jù)正本另行復(fù)制、謄抄的其他稿本。由于現(xiàn)代印刷技術(shù)的發(fā)展，副本往往是同正本同時印制出來的。副本的作用是代替正本供傳閱、參考和備查使用。3.存本公文的存本，是指發(fā)文機關(guān)印制一份文件的正本后留在本機關(guān)的除草稿、定稿以外的印制本。它是作為發(fā)出的正本的樣本，留作查考用的。存本是根據(jù)正本印制甚至是與正本同時印制出來的，除印章和簽署外，具有正本所有的文件格式和附加標記。存本是由正本轉(zhuǎn)化而來。正本轉(zhuǎn)化為存本的條件，就是它失

52、去了“發(fā)給主送機關(guān)”的特征而被作者自己留存下來，作為與定稿相對照和檢查證明文件發(fā)出后是否達到了預(yù)期目的之用。當對文件內(nèi)容發(fā)生疑問時，有關(guān)部門可以將存本與定稿進行核對，以便分清內(nèi)部各部門或人員的責(zé)任；還可以將存本與正本核對，以便分清與外部的責(zé)任，所以發(fā)文機關(guān)必須將存本與定稿一起整理歸檔。技能訓(xùn)練P30頁項目四 收文辦理程序項目目標任務(wù)導(dǎo)向技能訓(xùn)練項目目標1知識點收文處理程序各環(huán)節(jié)的內(nèi)容及其工作要求2技能要求能夠準確無誤地按照收文處理程序辦理收文任務(wù)導(dǎo)向一、簽收二、拆封三、收文登記四、收文審核五、擬辦六、批辦或傳閱七、承辦八、催辦九、注辦一、簽收（一）簽收的含義簽收就是收件人在收到來文后，經(jīng)過清點

53、，在送件人的投遞單或送文簿上簽字，履行交接手續(xù)的過程。（二）簽收的程序1清點。就是把投遞單登記的件數(shù)與接收到的實有件數(shù)進行對照，看二者是否相符。2檢查。就是核對所收文件封套上注明的收文機關(guān)是不是本機關(guān)；核對封套編號與文件投遞單的登記是否相符；檢查封口是否有破損等情況。如錯投，應(yīng)及時退回；如有破損、開封現(xiàn)象，應(yīng)及時查明原因，并在“備注”欄內(nèi)簡要寫明情況。3簽字。經(jīng)清點、檢查無誤后，在對方的文件投遞單上簽署收件人姓名和收到日期。簽字務(wù)必清晰、易認。有時也可蓋專門的簽收章或出具收條。二、拆封（一）拆封的含義（二）拆封的程序（三）注意事項（一）拆封的含義 拆封就是把接收到的文件的封套拆開，并取出封內(nèi)的

54、文件及其他材料的過程。 （二）拆封的程序1.確定拆封范圍。在拆封之前，秘書人員應(yīng)確定來件是否可以由自己拆封。一般來說，收件人為本單位或者本單位辦公室的，都可以由辦公室負責(zé)文書工作的人員拆封；收件人為本單位其他部門或者標明“親啟”等字樣的收件，必須經(jīng)過授權(quán)方可拆封，否則應(yīng)當交給收件人親自處理。2.啟封。手拿信封，封口向上豎起輕彈數(shù)下，用剪刀沿信封的封口一邊慢慢剪開，然后用手將文書小心取出。3.檢查核對。將取出的文書與封套信息核對，保證二者信息的一致性。有附件的，要按文件中的附件說明逐一清點，并用曲別針將正件與附件裝訂在一起。遇有多張紙型不規(guī)則的附件時，一般應(yīng)把較小的附件放在前面。（三）注意事項1

55、.急件、密件應(yīng)當先啟封，以保證其得到優(yōu)先處理。2.拆封的文書要分門別類地用文件夾分別存放起來，并按照重要程度或者緊急程度自上而下疊放整齊。3.拆封后的信封和包裝封袋一般可以不留存。如是初次發(fā)生工作聯(lián)系的單位，可以將其保留，以備日后查用。 三、收文登記（一）收文登記的含義（二）收文登記的形式（三）收文登記的方法（四）收文登記的項目（五）收文登記的具體要求（一）收文登記的含義 收文登記就是對收到文件的基本要素項目和內(nèi)容作一定形式的記錄。（二）收文登記的形式1簿冊式登記。就是用預(yù)先裝訂成冊的登記簿進行登記。這種登記形式適合按時間順序進行流水登記，應(yīng)用比較廣泛。2卡片式登記。就是用單張卡片進行登記，每

56、張卡片登記一份文書或一組內(nèi)容聯(lián)系緊密的文書。這種登記形式便于多人同時登記，利于分類查找，但容易散亂丟失。3聯(lián)單式登記。就是采用一次復(fù)寫兩聯(lián)或兩聯(lián)以上的方式進行文書登記。這種登記形式能夠減少重復(fù)登記的手續(xù)，提高辦文效率，但不便于保管和整理。（三）收文登記的方法1總登記。就是把所有收到的文件按年度、按收文時間先后編流水號登記，適用于收文數(shù)量較少的單位。2分類登記。就是對所有收到的文件先分類別，可以按文件的來源分，也可以按文件的內(nèi)容分，然后在各類別內(nèi)再編流水號登記，適用于文件量多的單位。（四）收文登記的項目 收文登記的項目主要包括順序號、收文時間、來文單位、來文字號、文件標題、緊急程度、秘級、份數(shù)、

57、處理情況等。在這些項目中，收文時間、來文單位、文件標題、處理情況是必須登記的項目，其他的項目根據(jù)具體情況可以登記，也可以不登記。如果來文沒有標題，登記時應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容擬出一個標題。（五）收文登記的具體要求1凡收到的重要文件都應(yīng)登記，主要包括：上級機關(guān)的指導(dǎo)性、參閱性和需要辦理的文件；下級機關(guān)的請示性、報告性文件；帶有密級的重要資料；機關(guān)內(nèi)部使用的文件、會議文件和音像文件等。2仔細確認不必登記的文件，主要包括：公開的出版物、一般性的簡報、事務(wù)性的通知、便函、介紹信、請柬、領(lǐng)導(dǎo)人的親啟件等，但領(lǐng)導(dǎo)人閱后交辦的親啟件，則應(yīng)登記。3根據(jù)具體情況采用總登記或分類登記的方法。四、收文審核（一）收文審核的

58、含義收文審核就是文秘部門對收到的下級機關(guān)上報的需要辦理的公文，從內(nèi)容、形式、行文制度等各方面進行審查核對。（二）收文審核的重點1.是否應(yīng)由本機關(guān)辦理。審核文件內(nèi)容是否屬于本機關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)需閱知或辦理的事項，如是誤送，應(yīng)立即退回發(fā)文機關(guān)，不要擅自處理，不要代轉(zhuǎn)。2.是否符合行文規(guī)則。審核公文是否按照本章第一節(jié)行文規(guī)則中所闡述的國家行政機關(guān)的行文規(guī)則辦理。3.內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。4.涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽。5.文種使用、公文格式是否規(guī)范。五、擬辦（一）擬辦的含義（二）擬辦的要求（三）擬辦的方法（四）擬辦意見的性質(zhì)（五）擬辦的注意事項（一）擬辦的含義擬辦就

59、是對需要辦理和答復(fù)的收文提出的初步辦理意見，以供領(lǐng)導(dǎo)批辦時參考。擬辦的質(zhì)量直接關(guān)系到文件能否及時有效地得到處理和運轉(zhuǎn)。擬辦一般由文秘部門負責(zé)人擔(dān)任，因為文秘部門負責(zé)人熟悉和掌握機關(guān)各部門的情況，并具備擬辦所必須有的素質(zhì)和職權(quán)。（二）擬辦的要求擬辦時，應(yīng)當仔細閱讀全文，根據(jù)收文的性質(zhì)、內(nèi)容、密級、時限和閱讀范圍，以及機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的分工、部門的職能職權(quán)等情況，簡明扼要地擬出切實可行的意見。（三）擬辦的方法擬辦意見可填寫在收文處理單的“擬辦意見”欄內(nèi)，并簽注擬辦人的姓名及擬辦日期。擬辦意見的具體寫法有以下幾種：1.直接寫出對收文的初步辦理意見，如“擬”，“建議”。2.請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)作出指示，如“請總經(jīng)理閱示

60、”。3.需轉(zhuǎn)有關(guān)業(yè)務(wù)部門研究答復(fù)的，可根據(jù)情況寫明“擬轉(zhuǎn)請某某部門研究提出意見”。4.應(yīng)由主管業(yè)務(wù)部門處理的，寫明“擬轉(zhuǎn)請某某部門閱處”。5.需要批復(fù)的，可寫明“擬批復(fù)同意”或“擬以辦公室名義批復(fù)同意”。6.請求批轉(zhuǎn)的，可寫明“擬同意批轉(zhuǎn)，待原則同意后再進行文字審修”。7.需要傳閱的，可寫明“請、 閱”。（四）擬辦意見的性質(zhì)1.參考性，即擬辦意見相當于一份建議或者請示，但并不是最后的決定，只供領(lǐng)導(dǎo)批辦時參考；2.差異性，即擬辦意見如有兩個以上，應(yīng)彼此有所區(qū)別和差異，以利于領(lǐng)導(dǎo)選擇；3.概括性，即擬辦意見應(yīng)簡明扼要而又合乎工作規(guī)律和情理。（五）擬辦的注意事項在撰寫擬辦意見時，如果需要請多個領(lǐng)導(dǎo)人