2022年會議接待總方案

1、集團客戶會議接待方案第一部分：會議類別 第二部分：會議物料配備 第三部分：會議各項預定標準 第四部分：會議操作工作流程 第五部分：接待工作操作執(zhí)行 第六部分：接待計劃實施表模板 第七部分：短信發(fā)送模板第一部分：會議類別類別集團、香港公司各省、直轄市、自治區(qū)公司各市公司一類公司領(lǐng)導總經(jīng)理- 二類部門正、副總經(jīng)理副總經(jīng)理- 三類正、副處長部門總經(jīng)理 / 經(jīng)理公司領(lǐng)導四類其他人員其他人員其他人員第二部分：會議物料配備一、會議物料配備（一）宣傳物料布置清單1、機場接機物料布置 接機牌 接待區(qū)（接待桌、接待臺卡、桌花、歡迎牌）機場貴賓室（歡迎牌易拉寶 2 個、引導牌）2、酒店物料 酒店外圍布置（羅馬旗、

2、會議迎賓立牌、條幅、拱門 空飄 氣柱、引導牌）酒店接待處（接待處歡迎背景展板、接待桌 2 張、接待臺卡 1、桌花 1 盆）會議室布置（會議主題背景板、條幅、展區(qū)設(shè)計、演講臺、演講臺花、嘉賓臺卡、排 插、麥克風、投影儀）導示牌（會議室、會務組導示牌、方向?qū)九频龋ǘ┘钨e高級套房房間物料房卡套、高檔洗漱包、臺灣水果、插花、廈門特產(chǎn)（餡餅、茯苓糕等）、泡面、紅牛、王老吉飲料、雪茄、茶葉，撲克牌、茶盤、茶具、歡迎品償臺卡、歡迎卡（三）會議材料會議材料準備（代表證、會議手冊、筆、筆記本、便簽紙、墊板、文件袋、U 盤、回 執(zhí)單、會場坐位示意圖）（四）會議輔助人員配備客服經(jīng)理、速記員、主持人、禮儀小姐（

3、五）車輛 車輛通行證、車上 CD 、飲用水（六）菜單早餐、茶歇、晚餐、晚宴安排（七）晚宴 餐廳布置（晚宴主題背景板、餐牌）節(jié)目表演（舞獅、提線木偶等廈門特色表演）燈光、音響、酒水飲料 菜單、桌次安排、排桌座位表（八）會務組 辦公設(shè)備（ A3、A4 打印機、復印機等）辦公用品（筆、筆記本）設(shè)施 （排插、無線網(wǎng)絡等）第三部分：會議各項預定標準一、車輛使用標準接接待內(nèi)容和標準一類人員二類人員三類人員四類人員高級轎車待商務車、中巴、大巴用大巴車二、酒店預定標準酒店接待內(nèi)容和標準一類人員二類人員三類人員四類人員五星級（或當?shù)刈罡咝羌壘频辏┪逍羌壔蛩男羌壈才潘男羌壔蛉羌壢羌壖耙韵氯⒎块g安排標準房間接

4、待內(nèi)容和標準一類人員二類人員三類人員四類人員豪華套房 / 高級商務套房高級套房 / 商務套房安排標準單人房標準雙人房四、花果贈送標準房間接待內(nèi)容和標準一類人員二類人員三類人員150 元/ 間100 元/ 間水果50 元 / 間房間150 元/ 間鮮花100 元/ 間五、用餐標準用餐接待內(nèi)容和標準一類人員二類人員三類人員四類人員500 元以上 / 人（不含酒水）300500 元/ 人（不含酒水）200300 元/ 人（含酒水）150200 元/ 人（含酒水）餐桌臺卡六、酒水配制標準接待內(nèi)容和標準一類人員二類人員三類人員四類人員白酒紅酒啤酒七、會場布置標準匯報接待內(nèi)容和標準一類人員二類人員三類人員

5、四類人員紙巾臺花交流高檔茶水會場普通茶水、礦泉水八、會場服務標準會場接待內(nèi)容和標準一類人員二類人員三類人員四類人員接待負責人全程跟進專人負責電梯歡迎展架服務攝影標準速記員主持人禮儀小姐九、娛樂活動安排標準戶內(nèi)接待內(nèi)容和標準一類人員二類人員三類人員四類人員民俗表演活動戶外景點觀光 （提供門票）活動十、禮品贈送標準禮品一類人員二類人員三類人員四類人員集團 1000 -2000元集團 500-1000 元檔次（ 2000-4000 ）( 無) 其他 500-1000 元其他 300-500 元第四部分：會議操作工作流程一、接待工作啟動階段（一）接收接待信息、落實接待任務 1、接收接待文件或領(lǐng)導審批單

6、確認接待任務，包括：OA文件，郵件，呈批 件等；2、室經(jīng)理或會議接待組組長確定接待負責人；（二）確認來訪人員類別 1、內(nèi)部接待分為四類：類別集團、香港公司各省、直轄市、自治區(qū)公司各市公司一類公司領(lǐng)導總經(jīng)理- 二類部門正、副總經(jīng)理副總經(jīng)理- 三類正、副處長部門總經(jīng)理 / 經(jīng)理公司領(lǐng)導四類其他人員其他人員其他人員2、外部接待包括：地方黨政軍機關(guān)、同行企業(yè)、相關(guān)合作單位、涉外公司人員等，根據(jù)領(lǐng)導要求安排接待工作。3. 接待負責人前期工作準備：3、接待負責人檢查來訪聯(lián)系函關(guān)于來訪帶隊領(lǐng)導、人數(shù)、目的、時間、帶 隊領(lǐng)導職務、聯(lián)系人電話的信息是否齊全；4、三類及以上接待由組長發(fā)送接待信息至公司領(lǐng)導等相關(guān)人

7、員通告此次接 待。短信模板如下：（* 移動一行 *人將于 * 月*日 * 月* 日由 * 領(lǐng)導帶隊，來我司進行 * 方面交流。接待負責人： * 電話* ）二、接待工作計劃階段（一）車輛預定 1、提前一個工作日進行車輛預定及確認信息 2、接送行安排 2.1 接送機： 接待一類和二類人員：預定貴賓廳，布置歡迎水果及小食。根據(jù)航班信息，預定對應機樓的廳房。將房間號短信發(fā)至接機相關(guān)人員。 接待三類人員， 若無領(lǐng)導前往機場接機， 則可傳真接機單至機場貴賓廳，協(xié)助接機安排。并詳細列明客人聯(lián)系方式及接機司機電話。 接待四類人員，無須安排全球通貴賓廳，提前向客人發(fā)送接送機車輛安 排信息，由客人直接與司機聯(lián)系。

8、 送別一類和二類人員：預定貴賓廳，并將客人送至安檢口； 送別三類人員：預定貴賓廳，并將客人送至安檢口； 送別四類人員：直接送至旅客離酒店大廳即可。2.2 其他交通工具（包括火車，汽車） ： 直接與客人聯(lián)系并約好地點迎接，若客人直接乘坐汽車前往，可聯(lián)系客 人在出站口迎接，帶至目的地。（二）住宿安排 房費由廈門公司承擔時提前領(lǐng)取房卡，并在房卡上標注客人姓名。（三）用餐安排 接待一類二類客人，結(jié)合南北口味，安排用餐，關(guān)注民族飲食文化，如有回 族客人，安排清真菜式；（四）交流會場安排 根據(jù)人數(shù)、參會人員類別預定會場（五）贈送禮品安排 綜合部安排贈送交流禮品，經(jīng)向部門領(lǐng)導請示后安排贈送禮品。二、制作接待

9、計劃實施表（一）預定結(jié)束后，于半個工作日內(nèi)制作接待計劃實施表包括：接待日程、禮品安排、車輛安排、活動安排等。 （模板見第六部分（二）一類和二類接待日程表交由綜合部總經(jīng)理檢查，信息直接匯報給各領(lǐng)導。三類接待日程表交由室經(jīng)理檢查。四類接待日程表交由組長檢查。: 接待計劃實施表模板）公司領(lǐng)導關(guān)注的接待應將第五部分：接待工作操作執(zhí)行 一、各項接待工作執(zhí)行（一）車輛1、接待一二類人員按以下標準執(zhí)行： 接待負責人提前一至兩個工作日預定車輛，保證接待車輛種類和數(shù)量，包括高級轎車、中巴車、商務車等，檢查車況并確保司機熟悉路線，否則安排司機提 前踩點。 接待負責人提前至少半個小時到達客人即將出現(xiàn)的場所，包括機場

10、貴賓廳、酒店、餐廳、會議廳及各活動場所，安排并落實各細節(jié)，確保接待工作的順利開 展。 車輛全程參加接待工作，并協(xié)助接待負責人順利開展工作。2、接待三四類人員按以下標準執(zhí)行：2.1 接機：接待一類和二類人員按以下標準實施： 提前 1 天向客人發(fā)送歡迎短信。包括：廈門天氣、接站人員聯(lián)系電話、接機 地點內(nèi)容等信息。短信模板如下：歡迎您到福建省廈門市參加* 會議， *月* 日廈門天氣（ ），氣溫（ ），預計會議期間天氣將以（）為主。我們在廈門高崎機場到達層設(shè)立了接待臺，請您到 達后與您的客戶經(jīng)理 XXX 聯(lián)系，電話： 13XXXXXXXXX。祝您此行愉快！ 接待負責人全程陪同。接待負責人及時將航班信息

11、傳達至相關(guān)領(lǐng)導，落實接機領(lǐng)導行程及使用車輛。 根據(jù)領(lǐng)導級別及人數(shù)安排車輛，一二類領(lǐng)導使用高級轎車，其他人員 15 人使用一部商務車，同一航班 619 人使用一輛中巴。如果 客人攜帶較多行李，亦可靈活處理。 接待負責人提前 40 分鐘與客人聯(lián)系，再次確認航班號、起飛時間、人數(shù)、并 知會對方聯(lián)系人在到達后，打開手機以便聯(lián)系。落實接機車輛，確保司機熟悉機場至目的地的路線；接到客人后確認用餐或前往下一目的地的集中出發(fā)時間、地點。如果航班密集，接機司機較多，合理安排司機插空分批用餐。三四類接送標準 提前 1 天向客人發(fā)送歡迎短信。包括：廈門天氣、接機地點、接機司機聯(lián)系 電話內(nèi)容等信息。接待負責人提前 4

12、0 分鐘與客人聯(lián)系，再次確認航班號、起飛時間、人數(shù)、并 知會對方聯(lián)系人在到達后，打開手機以便聯(lián)系。2.2 送別 送別一類和二類人員： 預定貴賓廳， 并送至安檢口， 提前確定客人返程時間，向客人發(fā)送歡送短信和所到達城市天氣情況。短信模板如下：中國移動 * 會議取得圓滿成功， 我們很榮幸能為您服務， 希望此次會議給您留下美好的印象，您所到達城市的天氣氣溫為* 度，祝您一路平安！ 送別三類人員： 預定貴賓廳， 確定客人返程時間， 提前向客人發(fā)送歡送短信。 送別四類人員：直接送至酒店大廳即可。2.3 其他交通工具（包括火車，汽車） ： 直接與客人聯(lián)系并約好地點迎接，若客人直接乘坐汽車前往，可聯(lián)系客人在

13、 出站口迎接，帶至目的地。 送別來訪客人：送至各種交通工具的處，若省級客人駕車離開，不熟悉路況 則安排帶路員，將客人則送至高速路收費處。（二）住宿 1、房費由廈門公司承擔時提前領(lǐng)取房卡，并在房卡上標注客人姓名。 在領(lǐng)取一類和二類人員房卡后，接待人員應檢查房卡、鮮花和水果，并安排飲料、茶葉茶杯套裝、洗涮套裝、歡迎卡及禮品放置于房間內(nèi)； 客人簽到后， 向客人發(fā)放或提前在客人房間放置會議資料袋（包括： 代表證、會議手冊、筆、筆記本、便簽紙、墊板、文件袋、圖等）。U盤、回執(zhí)單、會場坐位示意 接待人員及時引導客人填寫回執(zhí)單，以便提前為客人安排返程航班。 關(guān)注領(lǐng)導個性化需求，及時做出調(diào)整。 適時為客人發(fā)送

14、天氣預報、會議信息等服務短信。短信模版如下：溫馨提示：明日天氣（） ，氣溫（），會議將于明日 * ：* 開始，地點在酒店 * 樓* 廳進行。祝您愉快！提前與酒店交待客人早晨叫醒時間，醒服務。2、 房費不由廈門公司承擔時由酒店統(tǒng)一以座機電話形式為客人提供叫 客人自付費時，征詢客人意見及具體需求，代為預訂協(xié)議酒店，并在接待客 人后帶領(lǐng)或指引客人到酒店前臺辦理手續(xù)； 集團公司或省公司付費時，詢問聯(lián)絡人確定各項操作標準。（三）用餐 1、根據(jù)接待級別及用餐標準，結(jié)合閩南風味合理制訂菜單。接待一二和三類人員時： 在會議和接待進行時即可提前半小時先到餐廳擺放制 作好的用餐名字牌、 菜單，并檢查主位餐布花擺放

15、。 主位一般確定在正對門口或 電視的位置，具體根據(jù)餐廳布局而定。用餐名牌擺放順序，以主位為中心，按右 左右左次序擺放。接待四類人員時：無公司領(lǐng)導出席的宴會，可不安排菜單等物資。引領(lǐng)客人和相關(guān)接待人員到餐廳，大部分用餐人員到位后知會起菜?？腿擞貌蜁r，實時關(guān)注上菜情況，確保圍餐順暢進行。待客人用主食時，通知駕駛員到位，并處理結(jié)帳事宜。工作人員用餐標準為 3050 元/ 人。除用餐地點比較偏僻， 車程 10 分鐘內(nèi)無法抵達的其他餐廳， 可安排司機用餐，標準為 30 元以內(nèi) / 人；正常市區(qū)內(nèi)用餐不安排司機用餐。適時為客人發(fā)送用餐及會議提示服務短信。短信模版如下：短信一：尊敬的來賓：早上好！請您于*

16、：* 之前到酒店 * 樓自助餐餐廳用早餐，會議將于 * ：* 開始，地點在酒店 *樓* 廳，請您提前到會，并將手機調(diào)為震動或 關(guān)機狀態(tài)。謝謝！短信二：尊敬的來賓：您好！請您到*樓* 廳享用豐盛的午餐， * 會議將于下午 * ：* 召開，地點在 *樓* 廳進行，請準時參加，祝您愉快！短信三：尊貴的來賓， 您好！感謝您參加 * 大會！會議結(jié)束后，請您于 * ：*-* ：前往 * 樓* 廳參加 * 晚宴，屆時將有民樂表演、舞獅、提線木偶、祝酒 歌等節(jié)目表演！衷心感謝您的蒞臨，并祝用餐愉快！短信四： 溫馨提示：廈門明日天氣（） ，氣溫（），祝您愉快?。ㄋ模?、提前檢查會場是否連接上足夠的插座，保證

17、每一個座位上都可以連接上電源。2、會場內(nèi)如需無線上網(wǎng)，提前通知 IT 人員進行連接，保證網(wǎng)絡流暢。3、確認是否需要使用投影，提前檢查投影設(shè)備并通知相關(guān)人員提前至會場連接電腦。4、客人到達前至少 1 小時檢查會場。落實各項安排是否按計劃實施。5、二類以上接待，廣告公司制作X 展架內(nèi)容如下：熱烈歡迎 XX 公司 XXX（副）總經(jīng)理一行蒞臨中國移動福建公司廈門分公司 視察指導工作！6、主位一般確定在第一排座位的中心，會場名字牌擺放順序，以主位為中心，按左右左右次序擺放。7、提醒會場接待人員，每隔（五）迎接方式15-20 分鐘提供一次茶水服務。1、客人單獨前往公司時與客人保持聯(lián)系，到一樓大堂迎接；2、

18、帶領(lǐng)客人前往公司時出發(fā)前通知領(lǐng)導及對口部門交流人員到位。3、通知攝影師提前 15 分鐘到達會議地點， 并按接待人員指示在大堂迎接或會場內(nèi)拍照。4、一二類和三類（公司領(lǐng)導出席）接待，接待負責人需親自前往酒店迎接客人，并在出發(fā)前往交流會場時， 通知大堂迎接人員， 以便大堂接待人員通知所有參加會議人員。即將到達大堂時再提前2 分鐘通知大堂迎接人員。5、三類（無公司領(lǐng)導出席）和四類接待，若無接待人員親自到酒店迎接，則由司機在出發(fā)前往交流會場時通知接待人員，并在即將到達目的地時提前2 分鐘通知接待負責人。6、有公司領(lǐng)導出席的交流會議，接待人員需全程在會場外值班，并站在顯眼處。7、如遇公司領(lǐng)導臨時參加或缺

19、席的項目，應緊急通知會議項目負責人，由負責 人上報室經(jīng)理或綜合部總經(jīng)理，并在之后的接待環(huán)節(jié)及時做出更改。（六）娛樂活動 1、一二類人員及公司領(lǐng)導陪同的外出活動，接待負責人須全程陪同，至活動結(jié) 束送領(lǐng)導回酒店后方可離開。 其他人員外出活動， 視情況安排即可， 如接待相關(guān) 部門領(lǐng)導提出需要接待負責人陪同，接待負責人則全程陪同。2、各項娛樂活動須提前預定好，出行前確保司機熟悉目的地及路線。（七）禮品：1、外省領(lǐng)導來廈，原則上贈送具有廈門特色的禮品。2、根據(jù)領(lǐng)導喜好挑選適合的禮品。3、如需贈送存在保質(zhì)期的禮品，務必注意禮品有無過期現(xiàn)象。4、贈送禮品的擺放放置 只安排會議交流時，將禮品放置于會議室門旁。

20、會議后有參觀項目或用餐安排的，放置于車上。如遇接待上級重要領(lǐng)導， 需在客人入住前或離店前將禮品做好標簽放置于客房中顯眼處，如書桌、床頭柜。二、各項接待工作監(jiān)督（一）會議督導確立標準：1、接待一二類人員由項目負責人制定接待安排表后，向領(lǐng)導匯報細節(jié)并由室經(jīng) 理監(jiān)督完成；接待三四類人員由項目負責人制定接待安排表后，需向室經(jīng)理匯報，并由室經(jīng)理督導全程監(jiān)督完成接待工作。（二）督導執(zhí)行流程：1、用餐： 負責人核定菜單后，交由督導確認，確認后方可聯(lián)系酒家預定各項菜式； 用餐前，檢查名字牌、紙巾盒、菜單、主位餐布花等擺放是否正確； 用餐前，檢查所帶酒水是否充足；2、會場： 檢查會場桌面是否整潔、紙筆鮮花和名字

21、牌排序是否擺放正確。 檢查會場是否已經(jīng)連接上足夠的插座。 需要無線上網(wǎng)的會場，檢查會場內(nèi)網(wǎng)絡是否流暢。 檢查電腦和投影設(shè)備是否連接妥當。 檢查廣告公司制作的會場路線指引牌是否正確、指引清晰。3、禮品：接待負責人在接待前期提議禮品安排，上報領(lǐng)導確認方可執(zhí)行；（三）督導人員職責1、通過協(xié)助項目負責人做好各項目的服務工作，在項目開始前，充分掌握本次 接待或會議的各種信息， 檢查接待或會議工作是否準備恰當，確保該項目得以順 利開展；2、在項目進行時，項目督導在每個環(huán)節(jié)開始前需提醒項目負責人，檢查所有安 排工作，確認所有細節(jié)信息，并與負責人保持及時的溝通；3、在項目進行時，項目督導可以不親自跟進該項目，

22、但是當人手緊缺或接待升 級時，需要及時補位，確保各環(huán)節(jié)順利進行；4、在項目結(jié)束后，與項目負責人對當天的流程進行總結(jié)，并梳理第二天的各項 安排。若為重要接待， 在確認所有信息無誤后， 督促負責人短信或電話的形式向 室經(jīng)理、綜合部領(lǐng)導等匯報情況。五、總結(jié) 1、 在項目負責人結(jié)束接待活動后， 如實填寫接待計劃實施表 實際費用一欄。2、 將會議文件、接待計劃實施表交于報帳員存檔。3、 如有接待負責人在接待過程中墊付了現(xiàn)金，將發(fā)票粘貼好并出示消費清單，寫明原因，交于報帳員處。4、 收到廣告公司拍攝的攝影 管理員。/ 攝像資料之后，檢查其內(nèi)容無誤后交于音像資料5、 將物資（酒樓剩余酒水、會場剩余礦泉水等）

23、及時運送回公司整理入庫。第六部分：接待計劃實施表模板XX移動來廈日程安排（* 年* 月* 日-* 月* 日）一、會議內(nèi)容* 二、會議安排日 期時 間內(nèi) 容地 點陪同人員接機高崎機場* 月* 日 （星期 * ）* 月 * 日（星期 *）入住XX酒店叫醒XX酒店早餐XX餐廳座談XX會議室* 月 * 日（星期 *）午餐XX餐廳座談XX會議室晚餐XX餐廳晚宴XX 酒店餐廳活動* 月 * 日（星期 *）廈門旅游景點叫醒XX酒店* 月 * 日（星期 *）返程 高崎機場三、人員名單及禮品安排單 位姓 名職 務禮 品預算費用實際費用* 公司* 公司* 公司四、用餐安排日 期時 間地點以及用餐形式陪同人員預算費

24、用實際費用* 月* 日（星期 * ）* 月* 日（星期 * ）* 月* 日（星期 * ）五、車輛安排車型車牌司機姓名及電話用車時間預算費用實際費用六、接機安排航班號接機領(lǐng)導接機車輛及司機機場消費情況預算費用實際費用信息七、酒店房間安排房型數(shù)量領(lǐng)導姓名房間設(shè)置（花、果）及費用預算費用實際費用套房單房雙房八、會議室安排會議室配備具體使用情況時間、地點酒店名稱預算費用實際費用投影設(shè)置 麥克風 花果 歡迎指示牌 速記員 主持人 禮儀小姐 九、攝影攝像安排時間攝影 / 攝像師合作商名稱拍攝地點預算費用實際費用* 月* 日XX 廣告公司十、活動安排時間人數(shù)內(nèi)容部地點及付費模式預算費用實際費用* 月* 日觀光聯(lián)系電話： 139* 月* 日觀光* 月* 日觀光十一、接待負責人孫 XX *