辦公軟件培訓(xùn)系列之excelppt課件

1、Office 軟件Excel 培訓(xùn)教材.Excel97簡介Excel 視窗結(jié)構(gòu).一、 Excel97簡介 Excel97是Office97中一個重要程序，Excel一經(jīng)問世，就被認(rèn)為是當(dāng)前功能強(qiáng)大、運(yùn)用方便的電子表格軟件。它可完成表格輸入、統(tǒng)計、分析等多項任務(wù)，可生成精巧直觀的表格、圖表。為我們?nèi)粘Ｉ钪刑幚砀魇礁鳂拥谋砀裉峁┝肆己玫墓ぞ?。此外，因?yàn)?Excel和 Word同屬于Office套件，所以它們在窗口組成、格式設(shè)定、編輯操作等方面有很多類似之處，因此，在學(xué)習(xí)Excel時要留意應(yīng)用以前Word中已學(xué)過的知識。.工具列二. Excel97窗口組成窗口標(biāo)題(顯示程序名及文件名)欄標(biāo)任務(wù)表名

2、稱欄列標(biāo)當(dāng)前任務(wù)表編輯欄(顯示當(dāng)前單元格中的數(shù)據(jù)或公式,單擊左邊“=可輸入公式任務(wù)區(qū)菜單列左右視窗分隔條上下視窗分隔條全選按鈕儲存格名稱欄由列標(biāo)和行標(biāo)組成當(dāng)前活動儲存格地址.三.檔 案 操 作3.1創(chuàng)建新檔方法一：啟動Excel，自動提供新文檔“Book1方法二：點(diǎn)擊工具列上的“開啟新檔按檔“ 建立空白表格3.2儲存檔案新檔案：點(diǎn)擊工具列上的“儲存檔案按鈕“ 出現(xiàn)如下對話框在此處點(diǎn)擊下箭頭選擇保管位置在此處輸入自己的文件名稱點(diǎn)擊此處保管檔案類型選“Excel任務(wù)薄普通情況系統(tǒng)會自動選定并自動加上.Xls的文件后綴.舊檔案:點(diǎn)擊工具列上的“保管按鈕“ ,將文檔保管在原位置,且名稱不變.另:“檔案

3、“另存新檔出現(xiàn)上一頁中的對話框,可重新選擇保管位置或修正文件名稱.3.3 開啟檔案點(diǎn)擊工具列上的“開啟舊檔按鈕“ ,出現(xiàn)右圖對話框： 在此處點(diǎn)擊下箭頭選擇欲開啟文件 .3.4 關(guān)閉檔案關(guān)閉暫時不用的檔案或關(guān)閉已完成的檔案方法一：“檔案“關(guān)閉(關(guān)閉當(dāng)前檔案)方法二：點(diǎn)擊窗口的關(guān)閉按鈕關(guān)閉Excel程序及一切檔案關(guān)閉當(dāng)前檔案3.5 保護(hù)檔案為打幵檔案或修正檔案設(shè)置密碼:“檔案“另存新檔“選項在“存檔選項對話框密碼位置輸入開啟檔案或修正檔案的密碼.(按照此步驟刪除相應(yīng)位置密碼就可取消密碼) .4.1 Excel中的數(shù)據(jù)類型常量: 直接在儲存格中輸入的數(shù)據(jù),這類數(shù)據(jù)能夠是數(shù)值、文字、日期.常量數(shù)據(jù)不會

4、改變,除非用戶重新編輯它.公式：以“=幵始,后面跟一連串的數(shù)值、儲存格地址、函數(shù)等.它可從現(xiàn)有值產(chǎn)生新值,其結(jié)果陏著任務(wù)表中儲存格數(shù)據(jù)的改變而改變。4.2 數(shù)據(jù)輸入中鍵盤的運(yùn)用鼠標(biāo)在任務(wù)區(qū)時呈現(xiàn)為一個空心十字形，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊選定儲存格,此儲存格變成當(dāng)前活動儲存格,我們就可在其中輸入內(nèi)容了,或 Enter ：下移一個儲存格(假設(shè)在同一個儲存格中下移一行：Alt+Enter)或 Shift+Enter：上移一個儲存格 或 Tab：右移一個儲存格 或 Shift+Tab：左移一個儲存格雙擊儲存格(F2)：修正儲存格中的數(shù)據(jù)四、數(shù)據(jù)輸入.4.3 Excel中的區(qū)域選擇選定儲存格后可直接進(jìn)行輸入(Exce

5、l會在資料編輯列和儲存格中同時顯示輸入內(nèi)容).4.4.1 輸入文字型數(shù)據(jù)(文字型數(shù)據(jù)默認(rèn)為左對齊): 文字型數(shù)據(jù)包括字符串、漢字、欲作為字符串處理的數(shù)值(如：電話號碼等)留意:當(dāng)較長字串溢出到相鄰儲存格時,需求調(diào)整此儲存格的顯示寬度.方法一：將鼠標(biāo)停在此儲存格欄標(biāo)右邊界，鼠標(biāo)呈現(xiàn)黑色左右箭頭,雙擊鼠標(biāo).(或向右拖動右邊界)方法二：假設(shè)不想把欄調(diào)得太寬,想使文字在儲存格中分多行顯示.操作：將儲存格的欄寬調(diào)整到適當(dāng)位置點(diǎn)擊列標(biāo)選中此列 擊右鍵選“儲存格格式或“格式菜單“儲存格) “對齊 將“文字控制下的 “自動換列復(fù)選框打勾. 選取儲存格: 在某個儲存格上擊左鍵,儲存格周圍以黑色粗線顯示, 表示此

6、儲存被選中,選取連續(xù)的儲存格范圍：按住鼠標(biāo)左鍵在欲選取的范圍上拖曳或選定起始儲存格，按住Shift鍵點(diǎn)擊終止儲存格。選取多個不連續(xù)儲存格范圍：按住Ctrl鍵用鼠標(biāo)點(diǎn)擊不連續(xù)的儲存格。選取假設(shè)干行/假設(shè)干列：拖動鼠標(biāo)選取列標(biāo)/欄標(biāo)。選取整個任務(wù)表：點(diǎn)擊欄標(biāo)A左邊的那個方塊或Ctrl+A。4.4.各類數(shù)據(jù)的錄入方法.4.4.2 輸入數(shù)值型數(shù)據(jù)(數(shù)值型數(shù)據(jù)默認(rèn)為右對齊):有效字符為:數(shù)字字符(09)、+、-、/ (分?jǐn)?shù))、%、￥等.為防止系統(tǒng)將輸入的分?jǐn)?shù)當(dāng)作日期,應(yīng)在分?jǐn)?shù)前面加上空格.假設(shè)要將輸入的數(shù)字按文字型數(shù)據(jù)處理(如:郵編、電話等)應(yīng)在數(shù)字前面加上單引號, 如: 01234567 表示這是一個

7、文字型數(shù)據(jù)而不是數(shù)值型數(shù)據(jù),它將不參與任何計算操作.假設(shè)要改變數(shù)字的顯示格式. 方法:選定要修正格式的儲存格,擊右鍵選“儲存格格式“數(shù)字選項選取“類別,如:數(shù)值、貨幣、百分比 等.或簡單地運(yùn)用工具列上相應(yīng)格式按鈕實(shí)現(xiàn)4.4.3 輸入日期型數(shù)據(jù)(日期型數(shù)據(jù)默認(rèn)右對齊):用“/ 和“-作為日期輸入的分隔符,用yy/mm/dd (或yy-mm-dd) 格式輸入.假設(shè)輸入錯誤日期格式(如:日期超界) 則將輸入內(nèi)容視作文字型數(shù)據(jù)處理.在鍵入日期后,系統(tǒng)會將其改為某種內(nèi)置的日期或時間格式(如:yy-mm-dd).要改變?nèi)掌陲@示格式,方法: 可選定欲修正格式的儲存格,擊右鍵選 “儲存格格式 “數(shù)字“日期(也

8、可選“自訂,本人定義一種日期格式).Ctrl+；輸入當(dāng)前日期, Ctrl+Shift+：輸入當(dāng)前時間。.4.4.4 輸入系列數(shù)據(jù):方法一：輸入系列中第一個數(shù)據(jù) 在相鄰儲存格中輸入第二個數(shù)據(jù)選中區(qū)域?qū)⑹髽?biāo)放在該區(qū)域右下角, 鼠標(biāo)變成加號將鼠標(biāo)向下或向右移動即可得到數(shù)據(jù).方法二：輸入系列中第一個數(shù)據(jù) 選定儲存格范圍 “編輯 “填滿“數(shù)列, 出現(xiàn)右圖對話框:(要建立等比數(shù)列或特殊日期數(shù)列需求采用方法二)日期單位是按日、按周、按月或是按年增長.該選項只需在創(chuàng)建日期序列時才有效.可輸入正值、負(fù)值或小數(shù)來指定序列每次添加/減少的間距。忽略間距值中的數(shù)據(jù),只根據(jù)前兩個數(shù)值自動預(yù)測系列間距.有時在表格中輸入的

9、許多數(shù)據(jù)是系列數(shù)據(jù),如:文字型數(shù)據(jù)：一月、二月；數(shù)值型數(shù)據(jù)：100、200；日期型數(shù)據(jù):2001/4/10、2001/4/15對這類數(shù)據(jù)不需求逐個輸入,可以用填滿方法快速輸入.六、設(shè)置表格格式6.2 表格中數(shù)據(jù)格式的編輯(與Word中字體格式編輯功能類似)方法一:選取區(qū)域擊右鍵選“儲存格格式“外框、“圖樣兩個選項分別給所選區(qū)域加上外框和顏色.方法二:選擇工具列上的“框線按鈕給所選區(qū)域加上的框線.方法三:“格式“自動套用格式 (運(yùn)用Excel提供的現(xiàn)成格式)。6.1 給表格加邊框底線6.3 表格其它修飾在表格中文字藝朮師、圖形、文字方塊的運(yùn)用方法與Word中一樣.方法一:選取區(qū)域點(diǎn)擊工具列上格式

10、設(shè)置按鈕.方法二:擊右鍵選“儲存格格式“字型選項可在此設(shè)置字型、字型大小、下劃線、上/下標(biāo)等更詳細(xì)的格式設(shè)置.選取“對齊選項出現(xiàn)右圖對話框.七、數(shù)據(jù)編輯7.1.1 相鄰范圍內(nèi)復(fù)制:選定范圍 移動鼠標(biāo)到目標(biāo)區(qū)域7.1.2 不相鄰范圍內(nèi)復(fù)制:選取范圍擊右鍵選“復(fù)制(或點(diǎn)擊工具列上的“復(fù)制按鈕,在此區(qū)域周圍出現(xiàn)活動的虛線)點(diǎn)擊目標(biāo)區(qū)域的起始儲存格擊右鍵選“貼上按鈕,不斷“貼上可復(fù)制多次,復(fù)制完畢后,在虛線包圍的范圍按“Esc鍵可去掉虛線框.7.1 復(fù)制數(shù)據(jù)7.2 移動數(shù)據(jù)方法一:選取范圍 將鼠標(biāo)移到所選區(qū)周圍的邊框線上,鼠標(biāo)呈現(xiàn)向右指的箭頭拖動鼠標(biāo)到目標(biāo)區(qū)域方法二:選取范圍擊右鍵選“剪下(或點(diǎn)擊工具

11、列上的“剪下按鈕,在此區(qū)域周圍出現(xiàn) 活動的虛線) 點(diǎn)擊目標(biāo)區(qū)域的起始儲存格在右鍵菜單中選“貼上實(shí)現(xiàn)移動.7.3 刪除數(shù)據(jù)方法一:選取范圍按Del鍵(此法只能刪除數(shù)據(jù))方法二:選取范圍“編輯“去除 選“全部、“格式或“內(nèi)容此法可刪除格式、數(shù)據(jù)或全部).八、調(diào)整表格8.1.1 添加列:(Excel默認(rèn)新行插到所選列上面)選取列(假設(shè)選取假設(shè)干列則可插入假設(shè)干列) 擊鼠標(biāo)右鍵選“插入“整列(或在菜單上選取“插入“列),也可在“列標(biāo)處單擊右鍵按“插入.(注:假設(shè)表格已畫好邊框,假設(shè)想在表格邊框的上面或下面添加新列,可在相應(yīng)范圍填好數(shù)據(jù)后再畫邊框.)8.1.2 添加欄:(Excel默認(rèn)新欄插到所選列左邊

12、)方法與插入列一樣.8.1 添加表格中的列欄8.2 刪除表格中的列欄選取假設(shè)干列或欄擊鼠標(biāo)右鍵選“刪除則下方或右邊的內(nèi)容前移.(此處留意區(qū)分: 右鍵選“刪除:將所選列或欄格式、內(nèi)容全部刪除； 按Del鍵:刪除所選區(qū)域的數(shù)據(jù)；按“剪下:將所選范圍放到剪貼板上而并未真正刪除).8.3 調(diào)整表格大小8.3.1 調(diào)整欄寬:一欄:將鼠標(biāo)停在欄標(biāo)右邊界處,呈現(xiàn)向左向右的雙箭頭,拖動雙箭頭到適宜位置松手.假設(shè)干欄/全表:選中假設(shè)干連續(xù)欄或選中全表,將鼠標(biāo)停在所選區(qū)域的任一欄標(biāo)右邊界處, 拖動雙箭頭到適宜位置松手.8.3.2 調(diào)整列高:與調(diào)整欄寬方法一樣8.3.3 合并儲存格:方法一:選定范圍點(diǎn)擊工具列上的“

13、跨欄置中按鈕 方法二:選中范圍 擊右鍵選“儲存格格式“對齊選項,“文字控制下的 “合并儲存元格復(fù)選框前打勾.(此方法還可用于取消合并操作 8.4 調(diào)節(jié)表格位置方法:菜單欄“檔案“版面設(shè)置“邊界 在“置中方式下面選中“程度置中左右或“垂直置中(上下) (適用于從A欄幵始輸入的表格).9.2.1 設(shè)置頁面9.1 預(yù)覽列印為節(jié)省打印紙張,我們可以在打印之前,預(yù)覽列印功能在屏幕上觀看打印效果.“檔案“預(yù)覽列印或點(diǎn)擊工具列上的預(yù)覽列印按鈕 9.2 列印“檔案“列印 或點(diǎn)擊工具列上的列印按鈕“檔案“版面設(shè)定可對列印格式進(jìn)行設(shè)定(其中包括頁首/頁尾的設(shè)定) 也可在“預(yù)覽列印處點(diǎn)“邊界通過鼠標(biāo)拖動相應(yīng)邊界來調(diào)

14、整頁首頁尾下邊界上邊界右邊界左邊界9.2.2 設(shè)置邊界九、文件預(yù)覽列印和打印.在下拉菜框選擇現(xiàn)有格式分別設(shè)置:字體、頁碼、頁數(shù)、日期、時間、文件名、任務(wù)表名可在左、中、右欄中插入自定義的格式9.2.4 設(shè)置任務(wù)表9.2.3 設(shè)置頁首/頁尾列印標(biāo)題設(shè)定.10.1.2 顯示公式:Excel并不在儲存格中顯示公式,儲存格中顯示的是計算結(jié)果,假設(shè)要查看某個儲存格的公式,則用鼠標(biāo)點(diǎn)擊此儲存格,在編輯欄中即可看到相應(yīng)的公式.10.1 公式的運(yùn)用在Excel中可以實(shí)現(xiàn)復(fù)雜的公式與函數(shù)的計算,這是Excel軟件的中心功能。這一功能是其它文字處理軟件難以實(shí)現(xiàn)的. 10.1.1 建立公式:公式必須以“=開頭,后跟

15、數(shù)值、運(yùn)算符函數(shù)、儲存格地址等元素,儲存格是任務(wù)表的根本單位,為了便于運(yùn)用,每個儲存格都有一個地址,儲存格地址就象Word表格中儲存格地址一樣用欄標(biāo)和列標(biāo)來表示,如:位于C列第4行的儲存格援用地址為C4.建立公式的方法:選擇要輸入公式的儲存格輸入等號(或點(diǎn)擊編輯欄左邊的編輯公式按鈕“=)輸入公式(輸入時可直接輸入公式如:=F3+G3-H3 也可用鼠標(biāo)點(diǎn)擊需求的儲存格，在儲存格之間用運(yùn)算符連接).注:表格中數(shù)據(jù)有變化時,系統(tǒng)會自動修正公式結(jié)果.(與Word不同)十、公式與函數(shù)的運(yùn)用.10.1.4 公式中儲存格地址的援用方法:1)相對援用:將公式復(fù)制到新位置時, 例如,=F3+G3-H3,假設(shè)該公

16、式被復(fù)制到I6儲存格,則公式自動變?yōu)镕6+G6-H6這就是地址的相對援用,即公式在復(fù)制時儲存格地址隨復(fù)制而改變.2)絕對援用:有時我們在復(fù)制公式時,不希望公式中的地址隨復(fù)制而改變,如:I欄每個儲存格的公式均為F3+G3-H3,這時就要用到絕對地址援用.絕對援用就是公式在復(fù)制時不改變儲存格地址.在儲存格字母和數(shù)字前都加上一個“$符號就將地址變成絕對地址.如:要實(shí)現(xiàn)上述操作應(yīng)把公式修正為:$F $ 3+ $ G $ 3- $ H $ 3. 3)混合援用:在公式地址中即有相對援用又有絕對援用稱為混合援用,如:A$1或$A1;當(dāng)公式不是被復(fù)制到一列(欄)而是一個區(qū)域時常運(yùn)用混合援用 ,例如下圖: 10

17、.1.3 復(fù)制公式:在任務(wù)表中,只是儲存格地址不同而已,我們沒有必要再逐個儲存格去輸入公式,只需利用“復(fù)制公式這一功能,就能很方便地實(shí)現(xiàn)這一操作.復(fù)制公式的方法:1)選擇含有公式的儲存格 將鼠標(biāo)移動到適宜位置,系統(tǒng)自動實(shí)現(xiàn)公式復(fù)制(自動修正公式中儲存格地址) 2)假設(shè)復(fù)制位置不連續(xù)則可運(yùn)用“復(fù)制、“貼上按鈕來實(shí)現(xiàn)復(fù)制操作.函數(shù)是由系統(tǒng)預(yù)先設(shè)置好的復(fù)雜公式,用于對指定區(qū)域內(nèi)的數(shù)據(jù)實(shí)施一系列的操作,例如:要計算從A1到H1儲存格數(shù)值的合計用公式A1+B1+C1+H1可以實(shí)現(xiàn).運(yùn)用SUM函數(shù)可替代這一串公式.簡化我們的輸入.Excel中共有數(shù)百種函數(shù)。函數(shù)均由以下三個部分組成.=函數(shù)名(儲存格地址范

18、圍) 建立函數(shù)的方法如下:10.2.1 直接輸入法:選擇要輸入函數(shù)的儲存格輸入等號(或點(diǎn)擊編輯欄左邊的編輯公式按鈕“=)從左邊名稱欄中選擇函數(shù)出現(xiàn)如下對話框:假設(shè)要修正地址，此步可本人輸入(其中“:表示一串連續(xù)地址; “，表示幾個不連續(xù)地址)也可折疊此對話框,在表格中用鼠標(biāo)選取.折疊按鈕可直接點(diǎn)擊“自動加總按鈕求和10.2 函數(shù)的運(yùn)用.10.2.2 運(yùn)用函數(shù)向?qū)нx擇要輸入函數(shù)的儲存格點(diǎn)擊工具列上的“貼上函數(shù)按鈕(或菜單欄“插入“函數(shù))出現(xiàn)如下對話框,選擇函數(shù)后,出現(xiàn)上頁的對話框:貼上函數(shù)按鈕.11.1 建立數(shù)據(jù)清單在Excel中可以對大量數(shù)據(jù)進(jìn)行處理,如:排序或查詢滿足條件的數(shù)據(jù)等,這些操作都

19、是以數(shù)據(jù)庫方式執(zhí)行的.在Excel中數(shù)據(jù)庫也稱為數(shù)據(jù)清單,數(shù)據(jù)清單中的一列稱為一條記錄;一欄稱為一個字段;欄名稱為字段名. 符合以下條件的表格稱為數(shù)據(jù)清單數(shù)據(jù)清單的第一列必須為字段名(如:任務(wù)表中第一列字段名為編號、姓名、性別 等等).一欄中一切儲存格中的數(shù)據(jù)類型都要一致.清單中不能有空列和空欄.一個任務(wù)表放置一個數(shù)據(jù)清單.11.2 編輯數(shù)據(jù)清單方法:首先輸入數(shù)據(jù)清單的第一列(字段名),將光標(biāo)停在任一字段名上或其下的儲存格中“數(shù)據(jù)“清單,在出現(xiàn)的標(biāo)題欄提示對話框中點(diǎn)擊“確定就會出現(xiàn)一個卡片對話框,我們可選擇相應(yīng)按鈕(如:新增、刪除等)對數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯.十一、數(shù)據(jù)庫管理.在建立清單過程中,輸入的數(shù)

20、據(jù)普通是無序的,假設(shè)數(shù)據(jù)量較大而要查詢某些數(shù)據(jù)時會比較麻煩,這時可對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行排序,排序后數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的陳列次序發(fā)生改變.11.3.1 普通排序首先決定按什么字段排序,每個用來排序的字段都叫做關(guān)鍵字,排序時可以簡單地對一欄排序?qū)σ部勺疃嗤瑫r對三欄排序.一欄:假設(shè)僅對一欄排序,我們將光標(biāo)停在這一欄的恣意儲存格中 點(diǎn)擊工具列上的 “遞增排序、“遞減排序按鈕實(shí)現(xiàn)排序.【注：1) 不要選取排序欄,否則只對此欄數(shù)據(jù)排序,其他欄數(shù)據(jù)不動. 2) 在Excel中公式可以參與排序. 】多欄:假設(shè)一欄中有一樣數(shù)據(jù),使記錄不能分出先后,那么我們可以再選取一列進(jìn)行排序,Excel中可以同時最多對三列進(jìn)行排序.方法:

21、將光標(biāo)停在數(shù)據(jù)清單中的任一儲存格中“資料“排序在出現(xiàn)的對話框中選擇 “主要鍵 、“次要鍵和“第三鍵以及排序的趨勢.11.3 數(shù)據(jù)排序.11.3.2 特殊排序 在排序中,對於象月份、星期、季度這樣的數(shù)據(jù),我們不希望按筆畫或拼音的字母順序進(jìn)行排序而是希望按日常習(xí)慣進(jìn)行排列.那么我們需求運(yùn)用特殊排序功能.方法: 我們將光標(biāo)停在要排序的恣意儲存格中“資料“排序 在出現(xiàn)的對話框中選擇“主要鍵以及排序的趨勢“選擇在“自定義排序次序中選擇需求的序列(如:月份序列、星期序列等,假設(shè)以前我們本人定義了序列,那么在此處也可看到相應(yīng)序列)“確定.11.4 數(shù)據(jù)篩選以及按條件處理數(shù)據(jù)篩選是在數(shù)據(jù)庫中查找滿足條件的記錄

22、,篩選分兩種:自動篩選和進(jìn)階篩選.11.4.1 自動篩選自動篩選是按照簡單的比較條件來快速地選取數(shù)據(jù),將不滿足條件的數(shù)據(jù)暫時隱藏起來,將滿足條件的數(shù)據(jù)顯示在表格中.方法:將光標(biāo)停在表中的任一儲存格中 “資料“篩選“自動篩選這時在清單中每個字段名右邊出現(xiàn)下拉式列表按鈕.以學(xué)生生成績庫為例,見下圖:.選條件一的關(guān)系運(yùn)算符選條件二的關(guān)系運(yùn)算符選兩個條件之間的邏輯運(yùn)算符輸入條件中的比較數(shù)據(jù)結(jié)果.留意：篩選出的記錄列標(biāo)和篩選欄的下拉箭頭均為蘭色,其他列被隱藏.點(diǎn)擊任一字段名右邊的下拉按鈕,選“全部則可將一切數(shù)據(jù)再次顯示出來.將光標(biāo)停在表中的任一儲存格中“資料“篩選再次選擇“自動篩選 可取消自動篩選功能.

23、對于文字型數(shù)據(jù)留意運(yùn)算符的選擇.如： 查找姓王的同學(xué):運(yùn)算符為:“等于,數(shù)據(jù)為:“王* 查找姓王,名字為三個字的同學(xué):運(yùn)算符為:“等于,數(shù)據(jù)為:“王? 查找姓名中有“王字的同學(xué):運(yùn)算符為:“包含,數(shù)據(jù)為:“王11.4.2 進(jìn)階篩選進(jìn)階篩選是根據(jù)復(fù)雜條件篩選數(shù)據(jù)的方法.它允許把滿足條件的記錄復(fù)制到另外的區(qū)域,原數(shù)據(jù)清單不變,篩選出來的數(shù)據(jù)構(gòu)成一個新的數(shù)據(jù)清單.方法:1)在數(shù)據(jù)清單下方放置條件區(qū)域,條件區(qū)域與數(shù)據(jù)清單之間至少要留一空白行.2)將需求篩選欄的字段名貼到條件區(qū)域的第一列.3)在條件標(biāo)志下面的一列中,輸入所要匹配的條件.查找內(nèi)容: 數(shù)值、日期型:直接用關(guān)系運(yùn)算符,=,=,=,等)連接 例

24、1: 在上述數(shù)據(jù)清單中查找數(shù)學(xué)成績大于60,小于85的記錄 數(shù)學(xué) 數(shù)學(xué) 60 =1-1-73 =1-1-76 =300,50,H2*100)3函數(shù) IF 最多可嵌套七層格式:IF(條件表達(dá)式1,值1,IF(條件表達(dá)式2,值2,值3) ( 留意:括號要成對出現(xiàn)) 如:=IF(H2300,100,IF(H2=300,50,H2*100)4對一列數(shù)據(jù)進(jìn)行處理時,將IF函數(shù)構(gòu)成的公式輸入到第一個儲存格中,利用公式復(fù)制的方法將公式復(fù)制到其它儲存格中.3、按條件處理數(shù)據(jù)(用篩選實(shí)現(xiàn))對于數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)我們經(jīng)常需求按某種條件進(jìn)行處理.比如:在成績庫中,總分大于150分的同學(xué)表示通過,在“通過欄中用紅色“表示

25、;小于等于150分的表示未通過,在“通過欄中用綠色“表示,對于篩選結(jié)果的處理,我們可以分步驟進(jìn)行:1先將滿足某個條件的記錄用篩選功能查找出來(在這里用“自動篩選較方便),按要求進(jìn)行相應(yīng)處理.2將數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)再次全部顯示出來.3前往 1再做其它條件的處理,直到一切條件都完成為止.(見詳細(xì)操作).例1:計算“職工工資表一中的獎金項,假設(shè)根本工資小于300,獎金=根本工資*10% ,否則,獎金=根本工資*20%,假設(shè),根本工資第一個儲存格地址為H2 公式為:=IF(H2=300,H2=500),50,100)例3:計算“職工工資表一中的獎金項, 假設(shè)為教授,獎金=100;假設(shè)為副教授,獎金=75,

26、 假設(shè)為講師,獎金=50;否則為25. 假設(shè),職務(wù)第一個儲存格地址為D2 公式為:=IF(D2=“教授,100,IF(D2=“副教授,75,IF(D2=“講師,50,25)例4:成績庫(test.xls)最后新加一欄,假設(shè)姓張或姓名為三個字,此域中輸入姓名加一個“#, 否則,輸入姓名加一個.假設(shè),姓名第一個儲存格地址為B2 公式為：=IF(OR(LEN(B2)=3,LEFT(B2,1)=“張),B2&“#,B2&“)介紹幾個常用文本函數(shù)Len(字符串)：前往字符串長度.Left(字符串,截取個數(shù))：前往從左邊截取的N個字符.Right(字符串,截取個數(shù))：前往從右邊截取的N個字符.有些報表需求

27、按某一字段分類進(jìn)行統(tǒng)計,如有一個“商品銷售情況表假設(shè)需求按產(chǎn)品類別對利潤進(jìn)行匯總或求平均,在Excel中提供了分類統(tǒng)計功能.方法:1)先對分類字段排序(在這里是對“產(chǎn)品類別字段排序,升序/降序均可) 2將光標(biāo)停在數(shù)據(jù)區(qū)的任一儲存格中“資料“小計,出現(xiàn)對話框:選擇以哪個字段為根據(jù)進(jìn)行分類統(tǒng)計選擇匯總函數(shù):求和、求平均值等選擇對哪個字段進(jìn)行匯總操作11.5 分類統(tǒng)計報表.確定后,出現(xiàn)分類統(tǒng)計表,如下:1 表示顯示總計數(shù)據(jù)2 表示顯示總計及分 類匯總數(shù)據(jù)3 表示顯示一切數(shù)據(jù)+ 表示折疊明細(xì)數(shù)據(jù)- 表示打幵明細(xì)數(shù)據(jù)3可以調(diào)節(jié)匯總結(jié)果顯示方式:比如,將匯總結(jié)果都放在數(shù)據(jù)下方,選中一個總結(jié)果行擊右鍵“剪下

28、把光標(biāo)移到一切數(shù)據(jù)之后擊右鍵“插入已剪切的儲存格.其它匯總結(jié)果行以此類推.4恢復(fù)原任務(wù)表:“資料菜單 “小計 “全部刪除. 打幵一個任務(wù)薄后,默認(rèn)任務(wù)表名稱為sheet1,sheet2,sheet3有時為了區(qū)別任務(wù)表方便,需求給任務(wù)表重新命名. 方法：在任務(wù)表標(biāo)簽處點(diǎn)擊要命名的任務(wù)表擊右鍵選“重新命名(或雙擊要重命名的任務(wù)表,光標(biāo)變成“I形后,就可以輸入名稱了.)12.1 移動整張任務(wù)表 在Excel中一個活頁薄代表一個文件(book),一個活頁薄又是由假設(shè)干張任務(wù)表(sheet)構(gòu)成的.前面所講的操作都是針對某張任務(wù)表內(nèi)的數(shù)據(jù)進(jìn)行的,下面介紹有關(guān)任務(wù)表的各種編輯操作.假設(shè)要重新安排任務(wù)表次序

29、時,則需求移動任務(wù)表. 方法:在任務(wù)表標(biāo)簽處點(diǎn)擊要移動的任務(wù)表拖動鼠標(biāo)左鍵,此任務(wù)表上方出現(xiàn)一個黑色箭頭,拖動到適宜位置時松手.12.2 復(fù)制整張任務(wù)表 假設(shè)要產(chǎn)生一個當(dāng)前任務(wù)表的副本,則需求復(fù)制任務(wù)表. 方法：在任務(wù)表標(biāo)簽處點(diǎn)擊要復(fù)制的任務(wù)表按住Ctrl鍵且拖動鼠標(biāo)左鍵,此任務(wù)表上方出現(xiàn)一個黑色箭頭,拖動到適宜位置時松手.12.3 任務(wù)表重命名十二、任務(wù)表編輯操作 .默認(rèn)新任務(wù)表插入到所選任務(wù)表前面.方法：選定任務(wù)表擊右鍵選“插入在出現(xiàn)的窗口中,選擇一種任務(wù)表模板,則在所選任務(wù)表前面插入了一個新任務(wù)表,任務(wù)表名稱順延.12.5 刪 除任務(wù)表方法：選定任務(wù)表擊右鍵選“刪除則所選任務(wù)表被刪除.1

30、2.6 重新設(shè)置任務(wù)薄中任務(wù)表數(shù)方法 : “工具菜單 “選項 “普通 修正“新活頁薄內(nèi)的任務(wù)表12.7 在任務(wù)表間移動/復(fù)制數(shù)據(jù)方法：選擇一個任務(wù)表中的需求移動/復(fù)制的內(nèi)容擊右鍵選“剪下(移動),選“復(fù)制 (復(fù)制)選定另一個任務(wù)表中目標(biāo)區(qū)域起始儲存格 “貼上 留意：在選擇移動/復(fù)制的內(nèi)容時,需求根據(jù)要求用鼠標(biāo)選擇(有時在選擇不連續(xù)記錄時要配合Ctrl鍵)或用篩選功能實(shí)現(xiàn).12.4 插入新任務(wù)表.在Excel中將一系列常用的標(biāo)準(zhǔn)表格做成了模板,供大家套用,這樣可以省去設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)表格的麻煩.我們也可以將本人經(jīng)常運(yùn)用的表格式設(shè)置成模板文件,需求時將模板文件調(diào)出,填入新的數(shù)據(jù)即可.13.1 運(yùn)用系統(tǒng)提供

31、的模板文件方法： “檔案菜單 “開啟新檔 “電子表格模板,選擇其中一種模板.如：“旅游企業(yè)財務(wù)報表,財務(wù)報表格式已做好,只需輸入數(shù)據(jù)即可.方法： 調(diào)出本人設(shè)計好的表格“檔案菜單 “另存新檔 將“保管類型選為“模板 EXCEL模板文件后綴為 . Xlt13.2 將本人設(shè)計的表格存為模板文件十三、模 板 庫.14.1.1 將光標(biāo)停在數(shù)據(jù)區(qū)的任一儲存中(以“圖表文件為例).14.1.2 “插入菜單“圖表 或工具列上的“圖表向?qū)О粹o 出現(xiàn)如下對話框:14.1.3 選取圖表類型點(diǎn)擊“下一步將數(shù)據(jù)以圖表方式顯示可以令數(shù)據(jù)更直觀、更易于了解.圖表也可幫助我們分析數(shù)據(jù),比較數(shù)據(jù)之間的差別.14.1 建立圖表直

32、條圖:系統(tǒng)默認(rèn)類型,主要用來反映各序列變化情況圓形圖:主要用來反映一個序列各數(shù)據(jù)在總體中所占比例選擇某大類里的子類型點(diǎn)擊此處進(jìn)行預(yù)覽十四、 圖 表.14.1.4 見下圖,選擇圖表數(shù)據(jù)源,點(diǎn)擊“下一步.選擇系列產(chǎn)生在“列還是“欄(系統(tǒng)默認(rèn)為“欄)普通系統(tǒng)會自動選擇整個數(shù)據(jù)區(qū),此處可點(diǎn)擊“折疊對話框按鈕,在表中重新選取數(shù)據(jù)源原表.14.1.5設(shè)置X、Y軸標(biāo)題和圖表標(biāo)題,點(diǎn)擊“下一步.在此處填寫圖表標(biāo)題、X,軸、Y軸標(biāo)題此處可進(jìn)行預(yù)覽14.1.6 設(shè)置圖表位置,點(diǎn)擊“完成.產(chǎn)生一個新任務(wù)表用于存放此圖表,新任務(wù)表名稱為 “chart1存放在原任務(wù)表中.14.2.1 圖表中各個區(qū)域的選擇圖表區(qū)域圖表標(biāo)

33、題總標(biāo)題分類軸X軸分類軸標(biāo)題數(shù)值軸(Y軸數(shù)值軸標(biāo)題繪圖區(qū)圖例數(shù)值軸主要格線數(shù)據(jù)系列選取各個對象時,可在圖表的相應(yīng)區(qū)域用鼠標(biāo)點(diǎn)取直條圖14.2 圖表的編輯.14.2.2 在圖表中刪除/添加數(shù)據(jù)系列1刪除任務(wù)表中的一列/一欄數(shù)據(jù)后在圖表中自動刪除相應(yīng)序列.2選中輸入的新增數(shù)據(jù)范圍,當(dāng)鼠標(biāo)變成向右指的箭頭時,拖動鼠標(biāo)到圖表區(qū)域,這時圖表區(qū)出現(xiàn)一個小加號,松幵鼠標(biāo),圖表中自動參與新增數(shù)據(jù)序列. 對于獨(dú)立圖表,在原表中選中新增區(qū)域后選“復(fù)制,在獨(dú)立圖表中的圖表區(qū)域選“貼上14.2.3 設(shè)置圖表各對象的格式圖表中各對象格式的設(shè)置主要包括：外觀、顏色、圖案、文字和數(shù)字格式等,方法:可選中對象擊右鍵選取“設(shè)置格式或選擇“圖表工具列的“對象格式按鈕對象選擇對象格式設(shè)置圖表類型能否要顯示圖例能否在圖表中放置原任務(wù)表按行顯示圖表按列顯示圖