員工信息管理的作用

1、員工信息管理的作用員工信息辦理的作用一、員工信息辦理系統(tǒng)的構(gòu)建隨著人力資源辦理在現(xiàn)代企業(yè)辦理中的地位和作用的不竭提高，人力資源辦理的業(yè)務(wù)范圍也 突破了本來簡單的薪資發(fā)放和人事檔案辦理范疇，開始更多地關(guān)注組織機構(gòu)設(shè)計、崗位體系 設(shè)計、職業(yè)生涯辦理、人力資源規(guī)劃、人力資源流動體系設(shè)計和薪酬辦理、績效考核等戰(zhàn)略 規(guī)劃工作。一旦建立一個如此龐大和復(fù)雜的人力資源系統(tǒng)，人力資源辦理者需要以一種一致 和連續(xù)的方式來運行和維護這個體系。如何準確地掌握各種人力資源信息資料，按照企業(yè)的 發(fā)展戰(zhàn)略制定恰當?shù)娜肆Y源發(fā)展戰(zhàn)略，成了企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)們必需解決的難題。對于大中型企業(yè)集團來說，由于機構(gòu)龐大，地域遼闊，人員眾多，

2、情況復(fù)雜，集團公司的人 力資源辦理困難重重。人才如何儲備和選拔，人力資源如何培訓(xùn)和開發(fā)，員工業(yè)績?nèi)绾慰己耍?人員工資福利如何確定等，都是集團人力資源部門必需面對的問題。.因此，建立一個有效 的人力資源辦理信息系統(tǒng)，將會大大減輕勞動強度，提高工作效率。一般來說，一套典型的員工信息辦理系統(tǒng)，從功能結(jié)構(gòu)上應(yīng)當分為三個層面：基礎(chǔ)數(shù)據(jù)層、 業(yè)務(wù)處理層和決策支持層。.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)層?；A(chǔ)數(shù)據(jù)層包含的是變更很小的靜態(tài)數(shù)據(jù)，主要有兩大類，一類是員工個 人屬性數(shù)據(jù)，又稱為員工信息辦理。它是任何人力資源系統(tǒng)必備的功能，包羅員工個人基本 信息、員工工作分配的信息、家庭和社會關(guān)系、協(xié)議和檔案信息、員工各種證件和證書信息

3、等；另一類是單位數(shù)據(jù)，如組織結(jié)構(gòu)、崗位設(shè)置、工資級別、辦理制度等?；A(chǔ)數(shù)據(jù)在HR 系統(tǒng)初始化的時候要用到，是整個系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)。業(yè)務(wù)處理層。業(yè)務(wù)處理層是指對應(yīng)于人力資源辦理具體業(yè)務(wù)流程的系統(tǒng)功能，這些功能 將在日常辦理工作中不竭產(chǎn)生與積累新數(shù)據(jù)，如薪資數(shù)據(jù)、績效考核數(shù)據(jù)、培訓(xùn)數(shù)據(jù)、考勤 休假數(shù)據(jù)等。這些數(shù)據(jù)將成為企業(yè)掌握人力資源狀況、提高人力資源辦理水平以及提供決策 支持的主要數(shù)據(jù)來源。決策支持層。決策支持層建立在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)與大量業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)組成的人力資源數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)之 上，通過對數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析，就能快速獲得所需信息，如工資狀況、員工考核情況等。這 不僅能提高人力資源的辦理效率，并且便于單位高層

4、從總體上把握人力資源情況。二、員工信息辦理的作用員工信息辦理是指記述和保留員工在社會活動中的經(jīng)歷和德才表示等方面信息的辦理。員工信息以員工個報酬單元，是個人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力等情況的真實記錄，客不雅 地反映了一個員工的真實情況。當單位按照必然的原則與方法，對員工信息進行加工整理， 并由各單位的.人力資源部門設(shè)專人統(tǒng)一保管時，就構(gòu)成了員工信息辦理。當然，這些信息 應(yīng)當是單位在了解員工、使用員工的過程傍邊形成的，并經(jīng)過有關(guān)部門或單位認可的。不然， 員工信息辦理也就失去了它的效用。員工信息辦理具有如下的作用：員工信息辦理是單位全方位考察員工的必要手段，是人力資源辦理活動中必不成少的工 具之一。

5、員工信息辦理為單位處理員工的有關(guān)問題提供了依據(jù)和憑證。員工信息辦理為單位制定人力資源辦理等政策，以及人才學(xué)、心理學(xué)等學(xué)科的研究提供 了原始資料。三、員工信息辦理的內(nèi)容員工信息包含的內(nèi)容，單位可按照自身的需求，按不同的類別與標準進行界定。一般來說，員工信息的內(nèi)容主要包羅：反映員工歷史狀況的信息。主要內(nèi)容有：履歷材料；自傳材料；鑒定材料；政治歷史問 題的審查、甄別和復(fù)查材料；參加dang團組織的材料等。反映員工現(xiàn)狀的信息。包羅目前的個人狀況信息，以及與工作相關(guān)的信息，如職務(wù)、職 稱、教育狀況、工作變更、工資變更、任免晉升、考核材料等；獎勵和榜樣先進事跡材料； 處分、取消處分和甄別復(fù)查材料等。反映員

6、工個性與潛能的信息。包羅興趣、特長，愛好等信息。實際上，單位可按照工作 的需要或單位人員辦理的情況，建立有效、實用的人員信息資料。值得強調(diào)的是員工信息內(nèi) 容項目繁多，但應(yīng)做到規(guī)定的內(nèi)容都收集在員工信息中，并且要統(tǒng)一信息辦理的要求和規(guī)格 規(guī)范，做到信息辦理制度化、科學(xué)化。【能力要求】一、新招聘人員信息的收集對于單位新招聘的員工而言，所有信息都需要收集，尤其是在招聘過程和進入單位初期的內(nèi) 容，一般來說新招聘員工信息包羅以下幾個部分：1 .新員工的歷史材料。具體包羅新員工在進入本單位之前的工作經(jīng)歷與表示。新員工的招聘材料。即在招聘此新員工時所發(fā)生的相關(guān)記錄，包羅：求職申請表；新員工求職時遞交的簡歷；

7、新員工的筆試、面試材料；在選拔時對新員工進行的評價，錄用的理由；錄用通知以及相關(guān)材料。新員工進入單位后的材料。即新員工在進入單位后所發(fā)生的相關(guān)記錄，包羅：試用期的工作表示；工作業(yè)績考核結(jié)果；所在部門對其表示的反饋信息。新員工個人資料。具體包羅：新員工的個人簡介(姓名、性別、個人特長、受教育程度、專業(yè)技能等)；現(xiàn)任崗位名稱；薪酬及相關(guān)收入；職業(yè)生涯規(guī)劃。二、員工信息辦理員工信息辦理的一般步驟和方法：員工信息的收集。員工信息資料的收集是由人力資源部門通過各種渠道，將有關(guān)人員歷 史上形成的和近期形成的人事材料收集而成，尤其是對新招聘員工信息資料的收集。員工信息的整理。員工信息的整理就是按照必然的規(guī)則

8、、方法和程序，對收集到的單位 員工的信息資料進行辨別、歸類、擺列、登記、技術(shù)處理，使之系統(tǒng)化、規(guī)范化、條理化。 既包羅對新招聘員工信息資料的整理，也包羅對原有員工信息資料的整理，主要表示在辨別、 分類、編排、登記等環(huán)節(jié)，使其達到“完整、真實、精確、實用”的要求。員工信息的保管。主要包羅：員工信息的編號、存放；員工信息的接收、轉(zhuǎn)移及登記； 員工信息的檢查和保密工作等。為了更好地保管員工信息，員工信息必需集中在人力資源部 等相關(guān)部門，任何人不得私自保留本人或他人的信息資料，同時還要建立相應(yīng)的保管制度， 如材料的歸檔制度、檢查與核對制度、傳遞制度、保衛(wèi)保密制度、統(tǒng)計制度等。對員工信息 資料的辦理給出

9、嚴格、科學(xué)合理的界定，避免信息丟失造成不良后果。信息辦理的作用2015-10-27 12:38 I #2樓企業(yè)信息辦理系統(tǒng)對于企業(yè)知識辦理水平的提高具有很大的支持和保障作用，具體表示在：發(fā)布知識，確保組織內(nèi)的每個成員都能共享。在沒有計算機、軟件和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的前提下， 企業(yè)發(fā)布知識的手段通常采用開會、發(fā)文件及書籍等手段,除了發(fā)布成本高而外，知識的傳播 速度、傳播量、更新、查閱及查閱權(quán)限等等受到極大的制約。而企業(yè)信息辦理系統(tǒng)則有效地 解決了這些問題，使知識信息交易成本大大降低，交易質(zhì)量和效率大大提高，有力地發(fā)揮了知 識在企業(yè)中的生產(chǎn)力作用。確保知識獲得的及時性。信息辦理系統(tǒng)解決了跨地區(qū)、跨時間、

10、跨單位、跨部門、跨員工 之間的查閱障礙,只要是在有權(quán)限的前提下,知識需求者可以迅速通過系統(tǒng)找到本身需要的各 種知識。例如目前的企業(yè)信息門戶(EIP-EnterpriseInformationPortal)可以解決企業(yè)之間的 信息及知識交流問題，別的企業(yè)信息系統(tǒng)可以與相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)連接,并自動按照組織內(nèi)部成員對 信息的需求進行篩選、分類和收集，并按照成員對信息的需求及時傳送給需要的人，以解決知 識時效性的問題。提升組織或個人的隱性知識為顯性知識，并包管兩者之間的有效轉(zhuǎn)換。在企業(yè)沒有信息系統(tǒng) 之前,員工的知識和經(jīng)驗僅存在本身的腦子里,部門的知識也在這個部門里，信息呈現(xiàn)孤島狀 態(tài)。遺忘、人員流失和成員之間交流不暢導(dǎo)致企業(yè)的知識大多是隱性知識，而不能轉(zhuǎn)變?yōu)轱@ 性知識，組織的知識難以積累。組織隨著人員的流動、時間的推移不竭地交學(xué)費，企業(yè)不能形 成經(jīng)驗曲線，生產(chǎn)效率和競爭力也就難以提高。信息