《超市防損單據(jù)稽核》PPT課件

1、“華商縱橫”零售超市門店管理研討班（中） 單據(jù)稽核體系的建立二零零六年五月 7/22/20221深圳華商縱橫管理咨詢有限公司中小超市單據(jù)稽核體系的建立 中國零售業(yè)防損研究與交流中心主任 華商縱橫總經(jīng)理兼資深防損講師岳立群7/22/20222深圳華商縱橫管理咨詢有限公司目錄超市單據(jù)稽核體系的建立四流合一在單據(jù)稽核體系中的運(yùn)用單據(jù)稽核員的崗位職責(zé)單據(jù)稽核員的作業(yè)程序常用防損單據(jù)及稽核流程7/22/20223深圳華商縱橫管理咨詢有限公司1.單據(jù)稽核體系的建立7/22/20224深圳華商縱橫管理咨詢有限公司2.四流合一在單據(jù)稽核中的運(yùn)用7/22/20225深圳華商縱橫管理咨詢有限公司3.單據(jù)稽核員的崗

2、位職責(zé) 7/22/20226深圳華商縱橫管理咨詢有限公司3-1 常用十大單據(jù)： 單據(jù)稽核崗負(fù)責(zé)門店的單據(jù)稽核工作,主要使用的單據(jù)種類有: 1、報(bào)損單 2、進(jìn)退貨單 3.聯(lián)營廠家進(jìn)退貨單 4.調(diào)撥單 5.出入庫單 6.廠商物品攜入攜出單 7.物品攜入攜出單 8. 贈品接收單 9.贈品發(fā)放登記表 10.辦公用品登記表.7/22/20227深圳華商縱橫管理咨詢有限公司3-2 十大工作職責(zé)： （1）對每日發(fā)生在門店的商品進(jìn)貨、退換貨認(rèn)真核對數(shù)量、規(guī) 格、金額，并對相關(guān)票據(jù)進(jìn)行整理備案。 （2）對門店的報(bào)損商品，認(rèn)真核對數(shù)量、規(guī)格、認(rèn)定。然后 確定報(bào)損原因，并追究其責(zé)任，對相關(guān)票據(jù)整理備案。 （3）對客

3、服臺的贈品的進(jìn)銷存帳定期檢查、核實(shí)；對進(jìn)入店 內(nèi)進(jìn)行綁贈的贈品，作登記，并發(fā)放贈品標(biāo)識最后對客 服臺的贈品和店內(nèi)贈品每月月底盤點(diǎn)。 （4）對店內(nèi)的辦公用品、自用品進(jìn)行登記并粘貼標(biāo)識，定期 進(jìn)行盤點(diǎn)。 （5）定期檢查門店庫存區(qū)的退換貨區(qū)、報(bào)損區(qū)。并督促門店 做好退換貨和報(bào)損的工作。 7/22/20228深圳華商縱橫管理咨詢有限公司3-2 十大工作職責(zé)：（6）對聯(lián)營加工區(qū)物品的進(jìn)入進(jìn)行登記管理，并對進(jìn)入賣場 區(qū)的物品粘貼區(qū)別于正常商品的標(biāo)識，定期進(jìn)行盤點(diǎn)登 記。（7）對門店收銀員進(jìn)行監(jiān)督并對每日商品款的收交情況進(jìn)行 監(jiān)督。（8）督促做好市調(diào)工作，對高于其它店銷量商品的價(jià)格進(jìn)行 變價(jià)監(jiān)督。（9）對攜

4、出賣場的商品登記備案，并督促外借商品的及時(shí)歸 還。（10）對顧客退換的商品進(jìn)行核實(shí)，追蹤是否進(jìn)入賣場，是 否退空單。7/22/20229深圳華商縱橫管理咨詢有限公司4.單據(jù)稽核員的作業(yè)程序7/22/202210深圳華商縱橫管理咨詢有限公司作業(yè)程序： （1）每日對管理范圍內(nèi)的單據(jù),進(jìn)行審核,并簽字確認(rèn). （2）對單據(jù)管理工作中產(chǎn)生的的問題,分析原因.提出解 決方法及處理意見. （3）對下列單據(jù)獨(dú)立進(jìn)行保管: 報(bào)損單. 聯(lián)營廠家進(jìn)退貨單.廠商物品攜入攜出單.物 品攜入攜出單.辦公用品登記表. （4）對其它單據(jù)應(yīng)保存防損聯(lián).對無防損聯(lián)單據(jù),應(yīng)在登記 本上登記單據(jù)號.7/22/202211深圳華商縱橫

5、管理咨詢有限公司5.常用單據(jù)說明及稽核流程7/22/202212深圳華商縱橫管理咨詢有限公司5-1 廠商物品攜出（攜入）單 （一式三聯(lián)） 指供應(yīng)商攜入（攜出）門店的原材料、辦公用品、道具、展示物品等進(jìn)出門店時(shí)應(yīng)填寫的單據(jù)。主要流程： 由供應(yīng)商填寫攜出（攜入）單經(jīng)辦人清點(diǎn)數(shù)量 部門經(jīng)理簽字 防損部清點(diǎn)數(shù)量攜入 經(jīng)辦人申請 部門課長、防損課長簽字 防 損員清點(diǎn)留下攜出聯(lián)。7/22/202213深圳華商縱橫管理咨詢有限公司物品攜入（出）單 編號：日 期品 名數(shù) 量攜入（出）原因歸還日期登記人申請人：店長：供貨負(fù)責(zé)人：當(dāng)班防損員：7/22/202214深圳華商縱橫管理咨詢有限公司5-2 報(bào)損單（一式三

6、聯(lián)） 商品因變質(zhì)、發(fā)霉、鼠咬或因過保質(zhì)期無法退換的商品需填寫庫存報(bào)損單。 主要流程： 由樓面填寫手工報(bào)損單課長簽字業(yè)務(wù)部 簽字店長簽字防損部簽字會同收貨、財(cái)務(wù)清點(diǎn)。7/22/202215深圳華商縱橫管理咨詢有限公司5-3 庫存更正單 商品因包裝系數(shù)過大，影響銷售故拆零或拆散售賣，需填寫庫存更正單。主要流程： 由樓面填寫庫存更正單防損部清點(diǎn)數(shù)量 店長審核 業(yè)務(wù)部審核網(wǎng)絡(luò)部作單處理 財(cái)務(wù)作帳7/22/202216深圳華商縱橫管理咨詢有限公司5-4 商品退、換貨單 商品因質(zhì)量或其它因素造成該商品無法售賣要求供貨商退貨或換貨需填寫商品退、換貨單。 主要流程： 由樓面填寫退、換貨單課長審核 業(yè)務(wù)審核 財(cái)

7、務(wù)簽字店長簽字 收貨、防損、供應(yīng)商簽字 網(wǎng)絡(luò)部作單處理、財(cái)務(wù)作帳7/22/202217深圳華商縱橫管理咨詢有限公司5-5 顧客退、換貨單 商品因質(zhì)量或其它因素造成顧客退、換貨需填寫顧客退貨單。 主要流程： 由總服務(wù)臺填寫顧客退換貨單由門店值班經(jīng)理審核 防損員清點(diǎn)確認(rèn)商品進(jìn)入賣場網(wǎng)絡(luò)員退單7/22/202218深圳華商縱橫管理咨詢有限公司顧客退換貨登記表 編號：條碼商品名稱規(guī)格退貨原因顧客簽名部門組長簽字客服經(jīng)手人簽名7/22/202219深圳華商縱橫管理咨詢有限公司 顧客退、換貨流程說明：（1）顧客因質(zhì)量或其他原因需退換貨商品時(shí)，需 憑購物小票到購買超市客服臺辦理退換貨手續(xù)。（2）總臺服務(wù)員查

8、看該商品是否屬于退換貨范圍， 如屬于退換貨范圍，應(yīng)填寫顧客退換貨單。（3）其次由門店值班經(jīng)理或店長簽字審核。（4）并由顧客簽名并留下聯(lián)系方式。（5）然后由防損部簽字，確認(rèn)該商品已進(jìn)入賣場。（6）顧客憑一聯(lián)退換單到賣場重新選購商品然后憑 這一聯(lián)退換單到收銀臺沖銷退換貨款；或直接 到收銀臺退款。（7）最后網(wǎng)絡(luò)信息員憑這一聯(lián)退換貨單沖減庫存。7/22/202220深圳華商縱橫管理咨詢有限公司5-7 商品調(diào)撥單 門店與門店進(jìn)行商品的調(diào)出與調(diào)進(jìn)時(shí)填寫商品調(diào)撥單。 主要流程： 調(diào)出門店填寫審請單交業(yè)務(wù)部門審核 業(yè)務(wù)部門與調(diào)撥門店溝通 調(diào)撥門店由防損員、收貨員及配送調(diào)貨人員點(diǎn)數(shù)確認(rèn)部門課長、店長簽字 財(cái)務(wù)作

9、賬處理 進(jìn)入調(diào)撥門店賣場7/22/202221深圳華商縱橫管理咨詢有限公司 5-8 賣場內(nèi)辦公用品管理規(guī)定 ：（1）賣場辦公用品應(yīng)每月統(tǒng)一報(bào)領(lǐng)發(fā)放一次，由財(cái) 務(wù)部門統(tǒng)一購買，各部門、班組填寫領(lǐng)物單。（2）所領(lǐng)辦公用品須報(bào)防損部登記備案。（3）經(jīng)防損部核實(shí)粘貼標(biāo)簽后方可使用。（4）辦公用品應(yīng)放置指定的辦公用品箱，并標(biāo)明責(zé) 任人及物品明細(xì)單。（5）標(biāo)簽脫落或破損應(yīng)及時(shí)到防損部補(bǔ)貼，否則按 無標(biāo)簽物品處理。（6）無標(biāo)簽和不能說明原因者按攜帶私藏物品處理。（7）辦公用品不按區(qū)域放置，亂放者，追究該轄區(qū) 責(zé)任人責(zé)任。（8）員工下班禁止攜帶一切場內(nèi)用品違者按內(nèi)盜處 理。7/22/202222深圳華商縱橫管

10、理咨詢有限公司 5-8 贈品發(fā)放流程 ：（1）由顧客憑小票至服務(wù)臺領(lǐng)取贈品。（2）客服人員核對小票無誤后，進(jìn)行登記， 填寫贈品品名，數(shù)量，規(guī)格，留小票流 水號，由顧客簽收，留下聯(lián)系方式，負(fù) 責(zé)人簽字，在進(jìn)銷存登記表上做詳細(xì)記 錄。（3）防損部不定期打回訪電話，隨時(shí)抽查庫 存。7/22/202223深圳華商縱橫管理咨詢有限公司贈品發(fā)放領(lǐng)用表 年 月 日品 名數(shù)量規(guī) 格顧客簽字小票流水號聯(lián)系方式負(fù)責(zé)人7/22/202224深圳華商縱橫管理咨詢有限公司 注意事項(xiàng) ：（1）不得在賣場內(nèi)發(fā)放贈品；（2）不能在賣場內(nèi)捆邦贈品；（3）廠商需要在賣場內(nèi)展示贈品樣品時(shí)，需填寫廠商攜 出攜入單，防損部需在贈品樣品

11、上粘貼贈品標(biāo)識；（4）對于門店商品轉(zhuǎn)贈品時(shí)，樓面需填寫物品攜出歸還 單，客服臺也要填寫贈品接收單，做進(jìn)銷存登記帳。 單據(jù)管理員要及時(shí)督促供應(yīng)商還回贈品，對于還回 的贈品要填寫物品歸還單。7/22/202225深圳華商縱橫管理咨詢有限公司 5-9 贈品進(jìn)銷存流程 ：（1）客服臺收贈品后，在進(jìn)銷存帳本上做接收登記，并 將贈品單據(jù)號填寫登記本上.（2）客服贈品發(fā)放人員每日將贈品發(fā)放記錄，憑小票做 贈品發(fā)放登記，由顧客簽收，并留具體聯(lián)系方式， 以便抽查。（3）下班前將贈品登記情況分類匯總，將匯總數(shù)據(jù)登記 帳本做詳細(xì)交接班，轉(zhuǎn)交下班。（4）根據(jù)進(jìn)貨量及當(dāng)天發(fā)放數(shù)量，計(jì)算出庫存量，庫存 與實(shí)際數(shù)量核對無誤

12、后登記表由當(dāng)天客服人員簽字， 如責(zé)任人發(fā)現(xiàn)登記不一致，由防損部復(fù)核并說明 原因。（5）防損部不定期抽查贈品情況，如有不符，根據(jù)實(shí)際 情況進(jìn)行責(zé)任倒查。7/22/202226深圳華商縱橫管理咨詢有限公司 贈品驗(yàn)收單 年 月 日品 名數(shù)量規(guī) 格供應(yīng)商簽字收貨組簽字客服部簽字備 注7/22/202227深圳華商縱橫管理咨詢有限公司 贈品進(jìn)銷存登記表 年 月 日品 名規(guī)格數(shù)量進(jìn)銷庫 存?zhèn)?注 7/22/202228深圳華商縱橫管理咨詢有限公司 5-10 贈品交接流程 ： 供應(yīng)商送贈品至收貨組，由收貨組填寫一式三份贈品交接單，一聯(lián)供應(yīng)商，二聯(lián)收貨組，三聯(lián)客服部，其次防損部盤點(diǎn)簽字，轉(zhuǎn)交服務(wù)臺接收。 贈品

13、交接表 年 月 日品 名規(guī) 格數(shù) 量廠家簽字收貨組簽字客服部簽字備 注防損部簽字：7/22/202229深圳華商縱橫管理咨詢有限公司 5-11員工自用品的管理制度 ：（1）員工自用品應(yīng)由防損部登記，貼標(biāo)簽。（2）員工自用品禁止帶入賣場，應(yīng)放入指定員工柜。（3）如有特殊情況需打開員工柜的，須在防損員的監(jiān)督下方可打開。 ( 4）在轄區(qū)內(nèi)檢查出無登記，無標(biāo)簽自用品，視轉(zhuǎn)移物按內(nèi)盜處理 （對轄區(qū)責(zé)任人處罰）。（5）上班時(shí)間員工不能購物，不能隨意外出；下班時(shí)主動自清檢查。（6）員工下班購物要在指定的收銀臺付款。（7）未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意不能隨便轉(zhuǎn)移商品，如發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)移商品拿不出電腦 小票，又做不出解釋的，按夾帶商品

14、處理。（8）員工應(yīng)在指定區(qū)域喝水，水杯應(yīng)集中存放。（9）轉(zhuǎn)移物品指將非本區(qū)域物品轉(zhuǎn)移至本區(qū)域管制范圍內(nèi)，或?qū)⒈?區(qū)域物品轉(zhuǎn)移至其他區(qū)域。（10）轄區(qū)責(zé)任人對轄區(qū)轉(zhuǎn)移物品承擔(dān)責(zé)任。7/22/202230深圳華商縱橫管理咨詢有限公司 5-12 物品攜入（出）流程：說明： （1）本憑證適用于超市的自營商品及自有物品。 （2）只適用于本店的正式員工填寫。 （3）一式三聯(lián)（存根，攜出，歸還）。流程： （1）先到防損部領(lǐng)取物品攜入（出）申請單。 （2）申請人簽字，填請表格，找供貨人簽字。 （3）店長簽字,防損單據(jù)管理員簽字并留下存根。 （4）當(dāng)班防損員驗(yàn)后簽字貨已出，方可放行（保留攜出聯(lián)， 下班后上交票據(jù)管理員）。歸還時(shí)持歸還聯(lián)找當(dāng)班防損員 簽字，電話落實(shí)，方可進(jìn)入。將物品歸還供貨部門簽字確 認(rèn),交防損員.7/22/202231深圳華商縱橫管理咨詢有限公司 5-13 收貨流程 ：（1）由組長報(bào)缺貨單到收貨組，收貨組報(bào)到微機(jī)室。（2）微機(jī)室報(bào)采購部，采購部根據(jù)門店的銷售和庫存下 訂單給供應(yīng)商。（3）供應(yīng)商拿著商品