DCC文件管理控制培訓PPT(共43張)(PPT 43頁)

1、ISO9001:2008、ISO14001:2004、TS16949:2009DCC文件管理第1頁，共43頁。綱 要文控職責文控范圍文件級別受控文件類型文件編制、審批權(quán)限文件編號文件發(fā)行、修訂、作廢、遺失處理流程文件分類整理、檢索、保存記錄的填寫、整理、檢索、保存第2頁，共43頁。文 控 職 責 對公司/部門文件的編制、審核、批準、發(fā)放、保管、使用、更改、標識、回收和作廢等全過程進行控制，確保各相關(guān)場所使用的文件均為有效版本。按規(guī)章辦事；按文件控制程序處理文件, 并按要求分發(fā)文件到每個部門；控制文件及編號；確保所有發(fā)出的受控文件均有“受控文件”印章，此印章復(fù)印無效；確保現(xiàn)場所使用的文件均為有效

2、版本，作廢文件撤出現(xiàn)場；對部門文件進行分類整理、檢索、保存；第3頁，共43頁。范圍APPLICATION申請/編制APPROVAL批準ISSUANCE發(fā)行CANCEL取消RECALL回收UPDATE更新RETENTION保留CHECK檢查/審核文件控制范圍第4頁，共43頁。文件級別1) 手冊(manual-MA)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康 主要功能是將管理層的方針及目標以文件形式告訴全體員工或顧客2) 程序文件(procedure-PR)文件控制程序 是指導(dǎo)員工如何進行及完成手冊內(nèi)容所表達的方針及目標的文件3) 支持文件 (work instruction-WI)SOP，SIP，崗位要求 詳細說明特

3、定作業(yè)是如何運作的關(guān)系4) 記錄表格(record-RE) 是用于證實產(chǎn)品或服務(wù)是如何依照所定要求運作的文件第5頁，共43頁。受控文件類型手冊程序文件操作規(guī)程作業(yè)指導(dǎo)書企業(yè)標準檢驗標準APQPFMEA表格年度質(zhì)量目標目標、指標及管理方案年度培訓計劃崗位職責要求工程/工藝更改書外部客戶文件年度內(nèi)外審資料年度管理評審第6頁，共43頁。文件編制、審批權(quán)限文件類型編制、修訂、廢止編號提供審核批準備案部門文件分發(fā)、回收手冊文件手冊編寫小組企管部管理者代表總經(jīng)理企管部企管部程序文件手冊編寫小組/各部門企管部管理者代表總經(jīng)理企管部企管部標準類文件職責部門提出部門知識產(chǎn)權(quán)部技術(shù)部知識產(chǎn)權(quán)部總經(jīng)理知識產(chǎn)權(quán)部知識

4、產(chǎn)權(quán)部公司管理類文件企管部企管部分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理分管領(lǐng)導(dǎo)企管部企管部部門管理類文件編制部門企管部部門負責人分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理企管部編制部門表單編制部門企管部部門負責人/企管部編制部門第7頁，共43頁。文件編號原則第一、二級文件編碼規(guī)則NO.文件類型公司代碼文件類型順序號例如/參考1方針、目標、手冊文件TPMA001-999TP-MA-001質(zhì)量手冊2程序文件TPPR001-999TP-PR-001TP-EP-014文件控制程序化學品管理程序第8頁，共43頁。第三級文件編碼規(guī)則（公司級）NO.文件類型公司代碼文件類別順序號例如/參考1企業(yè)標準TP/OCQB001-999OC-QB-001/2009D1

5、01檢驗標準2技術(shù)文件TP/OCTC001-999/3管理文件TP/OCWI001-999/文件編號原則第9頁，共43頁。文件編號原則第三階文件編碼規(guī)則（部門級）NO.文件類型公司代碼部門代碼文件類別順序號例如/參考1技術(shù)類文件TP/OCQC/HR/MF等QB/TC001-999TP/QC-TC-028水分儀操作規(guī)程2管理類文件TP/OCQC/HR/MF等WI001-999TP/QC-WI-015廢水管理方案第四階文件編碼規(guī)則NO.文件類型公司代碼部門代碼文件類別順序號例如/參考1記錄表單TP/OCQC/HR/MF等RE001-999TP/HR-RE-001年度培訓計劃TP/HR-RE-002

6、培訓執(zhí)行表第10頁，共43頁。文件發(fā)行、修訂、作廢、遺失處理流程流程圖職責權(quán)限相關(guān)說明工作表單各部門各職責部門編制文件文件編制表格DCC管理類文件向企業(yè)辦索取編碼，技術(shù)類文件向知識產(chǎn)權(quán)部索取編碼/分管領(lǐng)導(dǎo)管理類文件提交分管領(lǐng)導(dǎo)審核，體系類文件提交管代審核，技術(shù)類文件提交技術(shù)部/知識產(chǎn)權(quán)部審核/分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理管理類文件可由分管領(lǐng)導(dǎo)批準/總經(jīng)理批準；體系類文件及技術(shù)類文件由總經(jīng)理批準；/DCC管理類、體系類文到企業(yè)辦備案；技術(shù)類文件到知識產(chǎn)權(quán)部備案；受控文件需蓋受控印章后下發(fā)；/編制部門文件備案后，編制部門將批準后文件下發(fā)到相關(guān)聯(lián)部門；有作廢文件的，同時收回作廢文件；文件分發(fā)回收記錄關(guān)聯(lián)部門文件修

7、訂由文件中涉及到的關(guān)聯(lián)部門提出，并填寫文件更改申請通知單說明修訂原因；文件修訂原因得到編制部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后進行文件修訂；文件更改申請通知單編制部門2.1 當出現(xiàn)文件需作廢時，編制部門提出文件/記錄銷毀申請表，說明原因，提交申請；文件/記錄銷毀申請表分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理2.2 文件/記錄銷毀申請表提交分管領(lǐng)導(dǎo)審核，上一級領(lǐng)導(dǎo)批準；文件/記錄銷毀申請表編制部門DCC2.3 各文件編制部門負責回收下發(fā)的作廢文件；技術(shù)類文件由知識產(chǎn)權(quán)部回收；公司管理類文件及體系文件由企業(yè)辦回收；文件分發(fā)回收記錄企業(yè)辦知識產(chǎn)權(quán)2.4 對回收后的作廢文件，DCC要及時銷毀，并注銷相應(yīng)文件編號；文件/記錄銷毀申請表使用部門3

8、.1 文件使用部門當出現(xiàn)文件遺失時，可說明原因，并提出申請；DCC3.2 企業(yè)辦/知識產(chǎn)權(quán)部審核提交申請；3.3根據(jù)申請重新發(fā)放文件，并做好發(fā)放登記； 文件分發(fā)回收記錄第11頁，共43頁。記錄填寫、整理、檢索記錄: 記錄是記載過程狀態(tài)和過程結(jié)果的文件，是質(zhì)量管理體系文件的一個重要組成部分. 所謂過程狀態(tài)主要針對產(chǎn)品質(zhì)量的形成過程和體系的運行過程，而過程結(jié)果則是指體系運行效果和產(chǎn)品滿足質(zhì)量要求的程度。 根據(jù)記錄的上述特性，記錄在組織的質(zhì)量管理體系中發(fā)揮著重要的作用。質(zhì)量記錄： 質(zhì)量記錄是體系文件的組成部分。質(zhì)量記錄是對產(chǎn)品達到所要求的質(zhì)量和質(zhì)量體系有運行的證實。 對需要控制的質(zhì)量記錄，可分為下列

9、兩種類型： 1)與質(zhì)量體系運行有關(guān)的記錄，包括： “質(zhì)量體系審核報告；質(zhì)量成本報告； 設(shè)計評審報告； 設(shè)計驗證記錄； 設(shè)計更改記錄；工藝更改記錄；合同評審記錄；質(zhì)量培訓、考核記錄等等。 2)與產(chǎn)品有關(guān)的記錄，包括： 產(chǎn)品鑒定報告； 產(chǎn)品審核報告： 產(chǎn)品驗證報告； 質(zhì)量檢驗記錄； 產(chǎn)品試驗記錄； 不合格品處置報告； 產(chǎn)品讓步記錄，等等。 第12頁，共43頁。質(zhì)量記錄的作用 ： A.質(zhì)量記錄是信息管理的重要內(nèi)容。離開及時、真實的質(zhì)量記錄，信息管 理就沒有實際義意。 B.質(zhì)量記錄是記載過程狀態(tài)和過程結(jié)果的文件。 C.質(zhì)量記錄是一種客觀證據(jù)，是一個組織質(zhì)量保證的證實文件。 D.質(zhì)量記錄為采取預(yù)防措施和

10、糾正措施提供了依據(jù)。 E.質(zhì)量記錄有利于產(chǎn)品標識和可追溯性。記錄填寫：記錄的填寫要求及時,真實,準確,按規(guī)定進行填寫.字跡清晰,不得涂改;若有填錯,用線或/線劃掉,在旁邊重新填寫上正確數(shù)值,并簽上修 改人名字,填寫修改日期.當出顯記錄空白欄目無內(nèi)容可填寫時,要求在空白的適中位置畫一橫線,表示記錄已被關(guān)注,只是無內(nèi)容可填.如何是縱向幾行均無內(nèi)容可填寫,用一斜線代之.記錄的簽署(檢測人,審核人,批準人)均應(yīng)簽署全名,盡可能清晰易辨不允許有姓無名或有名無姓存在.第13頁，共43頁。記錄整理、保存、檢索： 記錄是一種特殊類型的文件。故記錄的整理、保存、檢索可按照文件要求進行分級整理保存，按照記錄控制程

11、序中規(guī)定的保存年限進行保存。第14頁，共43頁。文件分類整理、檢索、保存第15頁，共43頁。第16頁，共43頁。整理（SEIRI）： 區(qū)分必需與非必需品，把非必需品處理，在崗位上只放必須品。6S 管理第17頁，共43頁。因缺乏整理造成的浪費空間浪費資金浪費時間浪費人力資源浪費如何進行整理？區(qū)分必需品與非必需品。將必需品的適量降到最低程度；處理非必需品；第18頁，共43頁。整頓（SEITON）： 把區(qū)分好的東西分區(qū)作好標識，必需品定置存放，在30秒內(nèi)找到要找的東西；第19頁，共43頁。整理不好造成的浪費A.尋找時間的浪費；B.停止和等待的浪費；C.認為本單位沒有而盲目購買所造成的浪費；D.計劃變

12、更而產(chǎn)生的浪費；E.交貨期延遲而產(chǎn)生的浪費。第20頁，共43頁。尋找物料百態(tài)圖第21頁，共43頁。如何進行整頓？徹底地進行整理確定放置場所規(guī)定擺放方法進行標識色線的含義有以下幾種：黃線，它是屬于那種可移動的設(shè)置，也是一種臨時的擺設(shè)；白線就是作業(yè)區(qū)；紅線就是不良區(qū)跟不良品。綠色：料區(qū)、成品區(qū)第22頁，共43頁。清掃（SEISO）：將崗位保持在無垃圾、無灰塵、干凈整潔的狀態(tài)；第23頁，共43頁。清潔（SEIKETSU）：將前3S進行到底，并且制度化、管理透明化；素養(yǎng)（SHITSUKE）：對于規(guī)定的事，嚴格遵守、嚴格執(zhí)行；安全（SAFETY）：生產(chǎn)安全，人人有責；安全生產(chǎn)、預(yù)防為主。第24頁，共43

13、頁。文件的分類整理原則和方法一級分類： 按照各部門所產(chǎn)生的不同性質(zhì)的文件分部門來分類或以各部門的字母來代表（公司編號表） 二級分類： 按照文件類型來劃分；例如：通知，會議記錄，申請書，檢驗標準，檢驗報告、培訓計劃等等，按照不同的類目進行分類；三級分類： 按照文件年份來劃分，分月進行分類整理； 例如：2010年入庫記錄（1月份入庫記錄，2月份入庫記錄）；2010年原材料檢驗報告（1月份檢驗報告，2月份檢驗報告或再細分：1月份油漆類檢驗報告，1月份樹脂類檢驗報告）第25頁，共43頁。實施6S前后文件柜第26頁，共43頁。實施6S前后辦公桌第27頁，共43頁。第28頁，共43頁。謝謝！第29頁，共4

14、3頁。五. 文件控制程序1. 掌握體系文件總體分類方針、目標手冊程序文件作業(yè)指導(dǎo)書類文件相關(guān)記錄2. 熟悉體系文件的編制、審核、批準規(guī)定手冊、程序文件-由管代組織編寫，經(jīng)管理者代表審核，總經(jīng)理批準。作業(yè)指導(dǎo)書類文件-由各部門負責編制本部門相關(guān)的管理或作業(yè)指導(dǎo)文件，部門負責人審核，總經(jīng)理批準。 技術(shù)研發(fā)部負責產(chǎn)品標準、崗位操作法、工藝作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗計劃等技術(shù)文件的編制，部門負責人審核，副總經(jīng)理批準。第30頁，共43頁。3. 文件的發(fā)放和回收蓋有紅色“受控”印章的受控文件，未經(jīng)批準不得私自借閱、復(fù)?。患夹g(shù)類文件由知識產(chǎn)權(quán)部統(tǒng)一發(fā)放和管理，其他體系運行的相關(guān)文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放與管理；手冊、程序文

15、件由總經(jīng)理確定發(fā)放范圍，技術(shù)類文件由副總經(jīng)理確定，其它支持性文件由編制部門確定發(fā)文部門填制文件分發(fā)與回收記錄，由部門接收人簽收并負責文件去向；各部門受到文件資料后編制并及時更新部門受控文件記錄一覽表，檢查部門文件的有效性，確保各相關(guān)場所使用有效版本的文件；當各部門有人員離崗時需辦理交接手續(xù)，保證文件順利交接、流通順暢；若部門或個人需要受控文件，需提出書面申請，經(jīng)權(quán)限范圍批準后再由發(fā)文部門發(fā)放并登記。第31頁，共43頁。4. 文件的更改當文件需要修改時，提出人需先填寫文件更改申請/通知單，說明更改原因，由原文件審批人進行審批；文件更改后，需提交原審核、批準人進行審核批準，并按原文件的文件分發(fā)與回

16、收記錄進行發(fā)放。同時需收回作廢文件，并告知文件使用人更改處；5. 文件的管理各部門體系文件（新編或修訂）審核批準后，原版文件交總經(jīng)辦存檔，由總經(jīng)辦統(tǒng)一編制公司內(nèi)部質(zhì)量環(huán)境體系文件一覽表；各部門體系管理專員負責本部門文件資料的建檔、保管和收發(fā)工作，要防止文件受潮、損壞或丟失，確保文件整潔、完好和易于檢索查閱。第32頁，共43頁。六. 記錄控制程序1. 記錄的管理品管部負責統(tǒng)一登記公司體系質(zhì)量環(huán)境體系記錄一覽表，各部門分別登記部門受控文件記錄一覽表。部門若有記錄表格需要增加、減少或修改時，經(jīng)負責人批準后，需同時提交新的記錄表格到品管部備案并修訂質(zhì)量環(huán)境體系記錄一覽表。品管部對各部門記錄進行不定期抽

17、查，并填寫記錄檢查表2. 記錄的填寫為保證記錄的真實、準確和可追溯性，記錄一般不允許隨意涂改。如系筆誤或經(jīng)證實原始記錄有誤，需要修改記錄時應(yīng)按照程序規(guī)定執(zhí)行，即在錯誤的內(nèi)容上平行劃兩條線（保證原始記錄可識別），并在其附近空白處填上正確的內(nèi)容并簽名，同時注明更改日期。第33頁，共43頁。3. 記錄的檢索、保存對入庫單、現(xiàn)場記錄表等發(fā)生頻次較多的原始記錄，部門可按月份整理匯總。其余發(fā)生頻次較少的記錄，各部門可安排每年進行一次總的整理。對完善的記錄按時間先后順序裝訂成冊，并在其封面注明記錄全稱、部門別、記錄編號及發(fā)生時間段等。4. 記錄的保存期限和處理記錄保存期限的規(guī)定 內(nèi)審和管理評審記錄保存期限為

18、三年以上，其它記錄：原始記錄為一年以上、報告為二年以上、臺賬為三年以上，其它文件另有規(guī)定者按照規(guī)定執(zhí)行。超過保存期限的記錄，由記錄保管人員填寫文件/銷毀申請表，經(jīng)本部門負責人審核，管理者代表批準后方可進行處理第34頁，共43頁。七. 內(nèi)部審核控制程序1. 目的：驗證質(zhì)量環(huán)境管理體系是否符合標準要求，是否得到有效地保持、實施和改進2. 審核前準備：由總經(jīng)理制定審核組長。審核組長在審核前召開審核小組會議，編制本次內(nèi)審實施計劃，并編制審核檢查表，交管理者代表批準。內(nèi)審實施計劃批準后，至少提前一周發(fā)至審核員和審核部門，受審部門如有異議，應(yīng)在內(nèi)審前三天內(nèi)通知審核組長調(diào)整。落實管理評審報告中與本部門相關(guān)的

19、工作；制定本部門糾正與預(yù)防措施并組織實施。第35頁，共43頁。3. 首次會議參加會議人員：總經(jīng)理、管理者代表、內(nèi)審組長及成員、各部門負責人。會議內(nèi)容：由內(nèi)審組長闡明審核的目的、范圍、依據(jù)、方式、組員和內(nèi)審日程安排，以及其它相關(guān)的事宜4. 現(xiàn)場審核內(nèi)審員根據(jù)內(nèi)審實施計劃安排，通過看、問、查的方式，客觀公正的檢查質(zhì)量環(huán)境體系運行的符合性、有效性、適宜性，將體系運行效果及不符合項詳細記錄在審核檢查表中，針對不符合情況具體開具不符合項報告5. 末次會議內(nèi)審組長提交內(nèi)審報告，宣讀發(fā)現(xiàn)的不符合項，并就審核實施情況進行總結(jié)評價，就體系存在的問題進行解說，提出相關(guān)改進的意見和建議。第36頁，共43頁。八. 管

20、理評審控制程序1. 目的：保證體系運行的適宜性、充分性和有效性，并為體系持續(xù)改進尋求機會。2. 形式管理評審以召開會議的形式進行，由總經(jīng)理主持實施，管理者代表籌劃，各部門主要負責人參與匯報完成?？偨?jīng)理對各部門提出的問題提出解決方案，并明確責任部門、責任人、完成時間等。會后由品管部根據(jù)會議精神發(fā)出管理評審跟進措施表3. 各部門主要職責：準備與本部門相關(guān)的管理評審資料，匯報本部門工作；落實管理評審報告中與本部門相關(guān)的工作；制定本部門糾正與預(yù)防措施并組織實施。第37頁，共43頁。九. 人力資源控制程序1. 目的：通過對從事影響質(zhì)量環(huán)境工作的人員實施有效管理并提供適宜培訓，確保其能勝任本職工作2. 部

21、門職責：人力資源部負責編制、完善員工手冊，并監(jiān)督實施；人力資源部負責制定年度培訓計劃，并組織或監(jiān)督實施，負責對各類培訓記錄進行存檔、管理；人力資源部根據(jù)公司組織架構(gòu)情況，協(xié)同各部門編制并及時更新崗位職責權(quán)限說明書；3. 需注意的問題：各部門針對各項培訓，做好培訓記錄及有效性評估后需及時反饋到人力資源部存檔管理；對于特殊工種人員需定期評定相關(guān)資質(zhì)，確保關(guān)鍵工序的控制管理第38頁，共43頁。十. 糾正與預(yù)防控制程序1. 目的：查明并消除質(zhì)量環(huán)境管理體系運行和產(chǎn)品生產(chǎn)全過程中已發(fā)現(xiàn)或潛在的不合格原因，采取措施，防止不合格繼續(xù)發(fā)生，確保體系有效運行和持續(xù)改進。2. 工作程序措施的制定與實施確定完成日期措施的制度化文件化措施有效性的驗證、評審執(zhí)