數(shù)據(jù)庫第6章-報表-課件

1、Access 2010數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程第6章 報 表概要6.1 報表概述6.2 創(chuàng)建報表6.3 報表設(shè)計6.4 主-子報表和圖表報表重點與難點重點：報表的類型、組成創(chuàng)建報表報表的編輯6.1.1 報表的一般類型Access 2010提供了3種主要類型的報表1. 表格報表：分為橫列式、縱欄式兩種2. 圖表報表3. 標(biāo)簽報表6.1.2 報表的視圖Access 2010報表有4種視圖方式1.報表視圖：側(cè)重于查看報表數(shù)據(jù)記錄內(nèi)容2.打印預(yù)覽視圖：用于查看和調(diào)整報表在紙頁上的實際打印效果3.布局視圖：是在顯示報表具體數(shù)據(jù)記錄的情況下，允許對報表控件進(jìn)行調(diào)整的視圖方式4.設(shè)計視圖：用于設(shè)計和修改報表的全部架構(gòu)

2、對于每個報表來講，最少是兩種視圖：設(shè)計視圖和打印預(yù)覽，打印預(yù)覽為默認(rèn)視圖；最多是全部4種視圖，以報表視圖或者打印預(yù)覽兩種視圖中的某一個作為默認(rèn)視圖。具體選擇，可以當(dāng)報表于設(shè)計視圖打開，在屬性表中進(jìn)行設(shè)置。6.1.3 報表的組成Access 2010總共有7個設(shè)計區(qū)：1. 報表頁眉節(jié)：用于設(shè)置僅在報表開始位置出現(xiàn)的內(nèi)容2. 頁面頁眉節(jié)：3. 分組頁眉節(jié)：4. 主體節(jié)：5. 分組頁腳節(jié)6. 頁面頁腳節(jié)7. 報表頁腳節(jié)：用于設(shè)置僅在報表結(jié)尾處出現(xiàn)的內(nèi)容6.2 創(chuàng)建報表6.2.1 使用“報表”創(chuàng)建報表Access 2010提供了一種快速創(chuàng)建報表的方法。先選中一個作為數(shù)據(jù)源的表或查詢，然后切換到“創(chuàng)建”

3、選項卡，再單擊“報表”組中的“報表”按鈕，即可生成一個報表，而不提示任何信息，并以布局視圖直接打開該報表?！纠?.1】 使用“報表”方式為“學(xué)生管理數(shù)據(jù)庫”的“學(xué)生”表創(chuàng)建報表。6.2.2 使用“報表向?qū)А眲?chuàng)建報表與使用“報表”按鈕直接生成報表不同，使用報表向?qū)且越换ナ降姆椒▌?chuàng)建報表，顯示一個多步驟向?qū)В试S用戶指定字段、分組/排序級別和布局選項。該向?qū)⒒谟脩羲龅倪x擇創(chuàng)建報表?！纠?.2】 使用“報表向?qū)А庇伞皩W(xué)生管理”數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)表創(chuàng)建按班級分組、并計算每個學(xué)生所有課程平均成績的“成績總表”報表。6.2.3 使用“空報表”創(chuàng)建報表單擊“報表”組中的“空報表”按鈕，將在布局視圖中打開一

4、個空報表，并顯示出字段列表任務(wù)窗格。利用“報表布局工具”欄下各選項卡中的工具調(diào)整報表的布局，設(shè)置報表屬性，即可通過空白報表創(chuàng)建一張滿足要求的報表?！纠?.3】 使用“空報表”創(chuàng)建包含“學(xué)生”表中的“學(xué)號”、“姓名”、“性別”，“班級”表中的“班級名稱”和“班主任”5列數(shù)據(jù)的“學(xué)生-班主任對應(yīng)表”報表。6.2.4 使用“標(biāo)簽”創(chuàng)建標(biāo)簽報表標(biāo)簽報表具有很強(qiáng)的實用性。例如，圖書管理標(biāo)簽，可以粘貼在圖書扉頁上作為圖書編號；物品管理標(biāo)簽，可以粘貼在產(chǎn)品或設(shè)備上進(jìn)行分類。Access 2010在報表向?qū)е杏幸环N向?qū)菍ｉT為標(biāo)簽報表而設(shè)計的?！纠?.4】 使用“標(biāo)簽”創(chuàng)建教師的“監(jiān)考工作證”標(biāo)簽報表，包含教

5、師的“姓名”“工號”和“所在部門”三項數(shù)據(jù)。6.2.5 使用“報表設(shè)計”創(chuàng)建報表雖然使用報表按鈕和報表向?qū)У姆绞娇梢苑奖?、迅速地完成新報表的?chuàng)建任務(wù)，但卻缺乏主動性和靈活性，它的許多參數(shù)都是系統(tǒng)自動設(shè)置的，這樣的報表有時候在某種程度上很難完全滿足用戶的要求。使用“報表設(shè)計”視圖可以更靈活地創(chuàng)建報表。不僅可以按用戶的需求設(shè)計所需要的報表，而且可以對上面兩種方式創(chuàng)建的報表進(jìn)行修改，使其更大程度地滿足用戶的需求。【例6.5】 使用“報表設(shè)計”創(chuàng)建“學(xué)生基本信息”報表，使得報表預(yù)覽結(jié)果為上圖所示的樣子，并且在頁腳顯示頁碼。6.3 報表設(shè)計報表設(shè)計指的是使用報表設(shè)計視圖設(shè)計報表，以及對已有報表進(jìn)行編輯修

6、改的操作。通常情況下，可以首先使用便捷的方式創(chuàng)建報表，例如“報表”或者“報表向?qū)А钡确绞?，但是這樣創(chuàng)建的報表其很多報表參數(shù)是由系統(tǒng)自動設(shè)置的，往往并不能完全滿足實際需求，這時候可以使用報表的“設(shè)計視圖”對報表做進(jìn)一步修改，使報表完全符合實際需要。6.3.1 報表設(shè)計中的常用控件1.標(biāo)簽控件2.文本框控件3.復(fù)選框控件4.圖像、矩形和直線控件5.分頁符控件6.3.2 報表節(jié)的使用1.節(jié)的添加或刪除2.節(jié)大小的設(shè)置3.節(jié)顏色與顯示效果設(shè)置4.節(jié)的顯示與隱藏6.3.3 報表記錄的排序和分組排序是使報表記錄按指定列數(shù)據(jù)有序的方式排列使用報表向?qū)Щ蛟O(shè)計視圖可以設(shè)置記錄排序通過報表向?qū)ё疃嗫梢栽O(shè)置4個排序

7、字段，并且排序只能是字段，不能是表達(dá)式。在設(shè)計視圖中，最多可以設(shè)置10個字段或字段表達(dá)式進(jìn)行排序。分組是把報表中具有共同特征的記錄排列在一起分組有兩種操作方法：在報表布局視圖中打開需要分組的報表，右鍵單擊要對其應(yīng)用分組、匯總的字段，然后單擊快捷菜單上的分組形式和匯總選項。這是添加分組的最快方法。在布局視圖或設(shè)計視圖中打開需要分組的報表，在“分組、排序和匯總”窗格中單擊“添加組”，選擇要在其上執(zhí)行分組、匯總的字段。在分組行上單擊“更多”以設(shè)置更多選項和添加匯總。匯總是對同組記錄進(jìn)行統(tǒng)計計算6.3.3 報表記錄的排序和分組匯總是對同組記錄進(jìn)行統(tǒng)計計算報表中的匯總計算可以通過以下3途徑來完成：在布局

8、視圖中打開已創(chuàng)建的報表，鼠標(biāo)右鍵單擊要匯總的字段，從彈出的快捷菜單中選擇“匯總”列表中的計算類型。如“求和”、“平均值”、“記錄計數(shù)”、“值計數(shù)”（只統(tǒng)計此字段中有值的記錄的數(shù)目）、“最大值”、“最小值”、“標(biāo)準(zhǔn)偏差”和“方差”等。在布局視圖中打開已創(chuàng)建的報表，選定要匯總的字段，切換到“設(shè)計”選項卡，單擊“分組和匯總”選項組中的“合計”按鈕，在下拉列表中選擇計算類型。 報表記錄分組之后，在“分組、排序和匯總”窗格中展開更多分組選項，在“匯總”選項下拉列表中設(shè)置匯總方式、匯總類型和匯總值顯示位置等。6.3.4 報表中的計算控件計算控件指的是“控件來源”屬性是計算表達(dá)式的控件，其作用是在報表的相應(yīng)

9、位置顯示表達(dá)式的計算結(jié)果。1.計算控件用作顯示報表頁碼常見頁碼格式及其表達(dá)式頁碼表達(dá)式頁碼顯示格式=共 & Pages & 頁，第 & Page & 頁共（總頁數(shù)）頁，第（頁碼）頁=Page & / & Pages（頁碼）/（總頁數(shù)）=頁 & Page頁（頁碼）6.3.4 報表中的計算控件2.計算控件用作顯示報表日期和報表時間對應(yīng)文本框控件的“控件來源”屬性，其計算表達(dá)式通常是系統(tǒng)內(nèi)置函數(shù)Date()、Time()或者Now()，他們對應(yīng)的是系統(tǒng)日期或者時間。3.計算控件用作報表統(tǒng)計匯總計算【例6.8】 為例6.5生成的“學(xué)生基本信息”報表添加人數(shù)總計數(shù)值，顯示在報表結(jié)尾處。6.4 主-子報表

10、和圖表報表6.4.1 主-子報表在一個報表當(dāng)中嵌入其他報表，這種形式的報表被稱為主-子報表。嵌入的報表稱為子報表，包含有其他報表的報表稱為主報表。通常情況下，主報表的記錄和子報表的記錄具有一對多的關(guān)系?！纠?.10】 創(chuàng)建一個主-子報表，在學(xué)生基本信息報表當(dāng)中嵌入已修課程信息報表，學(xué)生基本信息在報表左側(cè)縱欄顯示，已修課程信息在報表右側(cè)橫列顯示。6.4.2 圖表報表以圖的形式呈現(xiàn)數(shù)據(jù)表稱為圖表，以圖表的形式呈現(xiàn)報表數(shù)據(jù)稱為圖表報表。圖表報表使報表形式更加豐富，從單純地以文本字符顯示數(shù)值，變?yōu)橐詧D塊或者趨勢線等方式表現(xiàn)數(shù)值，從而更加直觀地表現(xiàn)數(shù)據(jù)之間的對比、變化趨勢和占比大小等等。1記錄列表與圖表相結(jié)合的圖表報表【例6.11】 在例6.7生成的按民