會計電算化(第二版-(6)[297頁]課件

1、學習情境6 制單崗位（一）操作學習目標崗位描述 崗位工作流程及與其他崗位的關(guān)系6.1 憑證處理6.2 憑證管理情境綜述 技能訓練學習目標學習目標 了解制單崗位的基本工作內(nèi)容。 理解制單崗位在會計電算化操作崗位中所處的地位及與其他崗位之間的聯(lián)系。 理解記賬憑證的基本功能和編制原理。 掌握記賬憑證的填制、修改和刪除的操作方法與技巧。 1.知識目標學習目標 能根據(jù)實際的日常業(yè)務業(yè)務，準確、快速、熟練地填制記賬憑證。 能夠?qū)﹀e誤記賬憑證進行修改、作廢與刪除。 能夠使用查詢憑證功能，查詢符合條件憑證的。 2.能力目標學習目標崗位描述崗位描述 記賬憑證是總賬系統(tǒng)業(yè)務處理的起點，也是所有查詢數(shù)據(jù)的最主要的一

2、個來源，記賬憑證的正確與否將直接影響到會計電算化下整個會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的真實性、可靠性。因此，制單崗位在電算化崗位體系中，占有非常重要的地位。崗位描述 制單崗位的主要工作任務是: 12 根據(jù)審核后的原始單據(jù)，通過自身的會計職業(yè)判斷，正確的、完整的填制記賬憑證，做到內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)正確、代碼合法、摘要簡明規(guī)范。 在審核記賬前，若發(fā)現(xiàn)輸入錯誤的記賬憑證，應由原制單人員進行修改，不得更正他人輸入的記賬憑證。 崗位描述崗位工作流程及與其他崗位的關(guān)系崗位工作流程及與其他崗位的關(guān)系 在總賬系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)的起點是從記賬憑證開始的。在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時可以首先根據(jù)原始憑證和其他有關(guān)業(yè)務資料手工填制記賬憑證，然后將手工

3、記賬憑證錄入到總賬系統(tǒng)中去；或者根據(jù)原始憑證直接在總賬系統(tǒng)中填制記賬憑證。崗位工作流程及與其他崗位的關(guān)系 制單崗位的工作流程，如圖6-1所示：崗位工作流程及與其他崗位的關(guān)系圖6-1 制單崗位工作流程圖崗位工作流程及與其他崗位的關(guān)系 憑證處理工作主要包括填制憑證、憑證的修改、作廢或刪除等。 1.憑證處理 崗位工作流程及與其他崗位的關(guān)系崗位工作流程及與其他崗位的關(guān)系 主要包括定義常用摘要與常用憑證、憑證查詢、科目匯總、憑證打印等。常用摘要與常用憑證在填制憑證時可以直接被調(diào)用，提高憑證錄入的工作效率；通過查詢憑證功能，既可以滿足查詢數(shù)據(jù)的要求，還可以發(fā)現(xiàn)錯誤憑證，進行修改、作廢或刪除。 2.憑證管理

4、崗位工作流程及與其他崗位的關(guān)系崗位工作流程及與其他崗位的關(guān)系 總賬系統(tǒng)提供自動轉(zhuǎn)賬設(shè)置的模板，每個期末可根據(jù)用戶指令由系統(tǒng)自動生成轉(zhuǎn)賬憑證。 3.轉(zhuǎn)賬生成崗位工作流程及與其他崗位的關(guān)系 本崗位的典型的工作任務列表如下：崗位工作流程及與其他崗位的關(guān)系任務編號任務名稱操作人員任務6-1填制憑證馬燕任務6-2憑證修改馬燕任務6-3作廢憑證馬燕任務6-4刪除憑證馬燕任務6-5沖銷憑證馬燕任務6-6常用摘要馬燕任務6-7常用憑證馬燕任務6-8查詢憑證馬燕任務6-9科目匯總馬燕崗位工作流程及與其他崗位的關(guān)系6.1 憑證處理概念 記賬憑證是根據(jù)原始憑證的經(jīng)濟內(nèi)容，運用復式記賬的方法，加以歸類處理而形成的用來

5、直接作為記賬依據(jù)的會計憑證。 6.1 憑證處理憑證的處理過程，可以同時實現(xiàn)多種功能 輔助核算 多幣別核算 現(xiàn)金流量表 在錄入相關(guān)科目的會計分錄時，可以指定現(xiàn)金流量項目，本期業(yè)務處理完成后，可以據(jù)以生成現(xiàn)金流量表。 如在“會計科目”設(shè)置中對某一科目設(shè)置了輔助核算(部門、個人往來、客戶往來、供應商往來或項目核算等)，則在錄入該科目時，可以同時輸入相關(guān)輔助核算信息，以生成輔助核算賬表，滿足用戶對輔助核算信息的使用與管理。 在錄入外幣業(yè)務時，可以同時輸入本幣與外幣金額，期末再進行調(diào)匯處理。6.1 憑證處理一、填制憑證記賬憑證包括憑證頭部分 憑證正文部分 憑證類別 憑證編號 憑證日期 附件張數(shù) 摘 要

6、會計科目 借方金額 貸方金額 憑證類別：為初始設(shè)置時已定義的憑證類別代碼或名稱。6.1 憑證處理一、填制憑證記賬憑證包括憑證頭部分 憑證正文部分 憑證類別 憑證編號 憑證日期 附件張數(shù) 摘 要 會計科目 借方金額 貸方金額 憑證編號：憑證編號由編號方式而定。若在用友T3系統(tǒng)的總賬“選項”中設(shè)置了由系統(tǒng)按時間順序自動編號，則系統(tǒng)將根據(jù)用戶選擇的憑證字，自動進行編號。否則，用戶可以直接輸入憑證編號。6.1 憑證處理一、填制憑證記賬憑證包括憑證頭部分 憑證正文部分 憑證類別 憑證編號 憑證日期 附件張數(shù) 摘 要 會計科目 借方金額 貸方金額 憑證日期：可以是業(yè)務發(fā)生的日期，也可以是憑證的記賬日期。6

7、.1 憑證處理一、填制憑證記賬憑證包括憑證頭部分 憑證正文部分 憑證類別 憑證編號 憑證日期 附件張數(shù) 摘 要 會計科目 借方金額 貸方金額 附單據(jù)數(shù)：直接輸入憑證后以附件形式備份原始單據(jù)的數(shù)量。填制憑證時可以輸入，也可以在“附單據(jù)數(shù)”處可以按“回車”鍵通過。6.1 憑證處理一、填制憑證記賬憑證包括憑證頭部分 憑證正文部分 憑證類別 憑證編號 憑證日期 附件張數(shù) 摘 要 會計科目 借方金額 貸方金額 摘要：對憑證分錄的文字解釋。不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能為空。新增分錄完成后，按回車鍵，系統(tǒng)將摘要自動復制到下一分錄行。6.1 憑證處理一、填制憑證記賬憑證包括憑證頭部分 憑證正文部分

8、憑證類別 憑證編號 憑證日期 附件張數(shù) 摘 要 會計科目 借方金額 貸方金額 會計科目：可以直接輸入或單擊科目欄后的 參照符號選擇。6.1 憑證處理一、填制憑證記賬憑證包括憑證頭部分 憑證正文部分 憑證類別 憑證編號 憑證日期 附件張數(shù) 摘 要 會計科目 借方金額 貸方金額 金額欄：金額分借方金額和貸方金額兩欄，錄入經(jīng)濟業(yè)務的本位幣發(fā)生額。6.1 憑證處理一、填制憑證記賬憑證包括憑證頭部分 憑證正文部分 憑證類別 憑證編號 憑證日期 附件張數(shù) 摘 要 會計科目 借方金額 貸方金額 金額欄：金額分借方金額和貸方金額兩欄，錄入經(jīng)濟業(yè)務的本位幣發(fā)生額。6.1 憑證處理一、填制憑證 在實際工作中，可直

9、接在計算機上根據(jù)審核無誤準予報銷的原始憑證填制記賬憑證(即前臺處理)；也可以先由人工制單而后集中輸入(即后臺處理)，具體采用哪種方式應根據(jù)本單位實際情況。一般來說業(yè)務量不多、基礎(chǔ)較好或使用網(wǎng)絡(luò)版的用戶，可采用前臺處理方式；而在第一年使用會計軟件系統(tǒng)或人機并行階段，則比較適合采用后臺處理方式。6.1 憑證處理一、填制憑證 任務6-1 填制憑證 龍翔科技股份有限公司，2014年3月份發(fā)生以下10筆經(jīng)濟業(yè)務：6.1 憑證處理一、填制憑證 (1)3月05日，在工商銀行提取現(xiàn)金56,000.00元，備發(fā)工資，結(jié)算方式現(xiàn)金支票,支票號“1001”，現(xiàn)金流量項目為“25 現(xiàn)金流量內(nèi)部流入”。借：庫存現(xiàn)金 5

10、6 000.00 貸：銀行存款工商銀行 56 000.006.1 憑證處理一、填制憑證 (2)同日，發(fā)放工資56,000.00元，現(xiàn)金流量項目為“05 支付給職工以及為職工支付的現(xiàn)金”。借：應付職工薪酬-工資 56 000.00 貸：庫存現(xiàn)金 56 000.006.1 憑證處理一、填制憑證 (3)3月06日，將持有的北京國泰公司開具的商業(yè)承兌匯票提交該公司的開戶銀行兌付，金額為250000.00，存入工商銀行賬戶，結(jié)算方式為“商業(yè)匯票”，匯票票號為“2314”，該款項用來支付發(fā)票號為“3476”的應收貨款?，F(xiàn)金流量項目為“01 銷售商品提供勞務收到的現(xiàn)金”。 借：銀行存款工商銀行 250 00

11、0.00 貸：應收票據(jù) 250 000.006.1 憑證處理一、填制憑證 (4)3月13日，收到中國長城公司開具的轉(zhuǎn)賬支票，金額為584906.00，支票號為“8972”，用于支付上月的所欠的票號為“8982”的貨款。該筆款項已存入工商銀行。現(xiàn)金流量項目為“01 銷售商品提供勞務收到的現(xiàn)金”。 借：銀行存款工商銀行 584 906.00 貸：應收賬款 584 906.006.1 憑證處理一、填制憑證 (5)3月15日，銷售產(chǎn)品睿琪T2臺式機50臺給中國長城公司，售價為7000元/臺，增值稅稅率為17%，已向?qū)Ψ介_具發(fā)票，發(fā)票號為“3789”，對方開具轉(zhuǎn)賬支票1張，金額為30000.00元整，支

12、票號為“1379”，已存入工商銀行，剩余貨款雙方約定下月歸還?，F(xiàn)金流量項目為“01 銷售商品提供勞務收到的現(xiàn)金”。 借：銀行存款工商銀行 30 000.00 應收賬款 379 500.00 貸：主營業(yè)務收入 350 000.00 應交稅費應交增值稅(銷項稅) 59 500.00 6.1 憑證處理一、填制憑證 (6)3月18日，從北京正宏科技有限公司購入主板120塊，采購單價為600元，顯示器200臺，采購單價為800元，增值稅率為17%，貨款暫欠，發(fā)票號為“3908”。借：原材料主板 72 000.00 原材料顯示器 160 000.00 應交稅費應交增值稅(進項稅) 39 440.00 貸：

13、應付賬款 271 440.006.1 憑證處理一、填制憑證 (7)3月20日，開出工商銀行的轉(zhuǎn)賬支票一張用于支付前欠遼寧順發(fā)公司的83,900.00元貨款，支票號為“6789”，該款項用來償還發(fā)票號為“3452”的應付貨款。現(xiàn)金流量項目為“04 購買商品、接受勞務支付的現(xiàn)金”。 借：應付賬款 83 900.00貸：銀行存款工商銀行 83 900.006.1 憑證處理一、填制憑證 (8)3月23日，生產(chǎn)領(lǐng)用原材料-CPU50顆，單位成本700元，內(nèi)存50條，單位成本120元，用于生產(chǎn)睿琪T2臺式機。借:生產(chǎn)成本 基本生產(chǎn)成本- 睿琪T2臺式機 41 000.00 貸:原材料- CPU 35 00

14、0.00 原材料-內(nèi)存 6 000.006.1 憑證處理一、填制憑證 (9)3月25日，辦公室發(fā)生辦公費用600元，銷售部發(fā)生辦公費用700元，裝配車間發(fā)生辦公費用800元，維修車間發(fā)生辦公費用900元，合計3000元，均用現(xiàn)金支付?，F(xiàn)金流量項目為“07 支付其他與經(jīng)營活動有關(guān)的現(xiàn)金”。 借：管理費用辦公費 600.00 銷售費用-辦公費 700.00 制造費用-裝配車間 800.00 制造費用-維修車間 900.00 貸：庫存現(xiàn)金 3 000.006.1 憑證處理一、填制憑證 (10)3月26日，接受外資捐贈美元10,000.00，存入中國銀行，當日美元兌人民幣匯率為1：6.75，對方開出轉(zhuǎn)

15、賬支票一張，支票號為“3290”?，F(xiàn)金流量項目為“19 收到其他與籌資活動有關(guān)的現(xiàn)金”。 借: 銀行存款中國銀行 67 500.00 貸: 營業(yè)外收入捐贈利得 67 500.006.1 憑證處理一、填制憑證 1.填制銀行業(yè)務的記賬憑證【任務導入】 以業(yè)務(1)為例, 3月05日，在工商銀行提取現(xiàn)金56 000.00元，備發(fā)工資，結(jié)算方式現(xiàn)金支票,支票號“1001”，現(xiàn)金流量項目為“25 現(xiàn)金流量內(nèi)部變動”。6.1 憑證處理一、填制憑證 1.填制銀行業(yè)務的記賬憑證【必備知識】 填制銀行業(yè)務記賬憑證需要注意兩個地方： (1)若科目在“會計科目”中被指定為銀行科目或設(shè)置了“銀行賬”的屬性，那么，在填

16、制關(guān)于銀行業(yè)務的記賬憑證時，需要在錄入會計分錄的同時，輸入“結(jié)算方式”、“票號”及“發(fā)生日期”。 6.1 憑證處理一、填制憑證 1.填制銀行業(yè)務的記賬憑證【必備知識】 填制銀行業(yè)務記賬憑證需要注意兩個地方： (2)若科目在“會計科目”中被指定為現(xiàn)金流量科目，則在填制記賬憑證時，需要在錄入會計分錄的同時，還錄入相應的現(xiàn)金流量項目。6.1 憑證處理一、填制憑證 1.填制銀行業(yè)務的記賬憑證【任務處理】 (1)執(zhí)行“開始”|“程序” |“用友T3系列管理軟件” |“用友T3” |“用友T3” 命令，即可打開用友T3系統(tǒng)的“登錄”對話框，以會計“馬燕”的身份登錄用友T3系統(tǒng)。6.1 憑證處理一、填制憑證

17、 1.填制銀行業(yè)務的記賬憑證【任務處理】 (2)執(zhí)行“總賬” |“憑證” |“填制憑證” |“增加”命令，增加一張新憑證，進入“填制憑證”窗口。6.1 憑證處理一、填制憑證 1.填制銀行業(yè)務的記賬憑證【任務處理】 (3)輸入憑證類別。單擊憑證上方憑證類別字后的 參照按鈕，顯示所有憑證類別，雙擊選擇“付款憑證”；憑證號自動生成，為“0001”。6.1 憑證處理一、填制憑證 1.填制銀行業(yè)務的記賬憑證【任務處理】 (4)在“制單日期”欄中，輸入“ 2013年3月5日”。6.1 憑證處理一、填制憑證 1.填制銀行業(yè)務的記賬憑證【任務處理】 (5)在“摘要”欄輸入“提取現(xiàn)金”。6.1 憑證處理一、填制

18、憑證 1.填制銀行業(yè)務的記賬憑證【任務處理】 (6)在“科目名稱”欄輸入“1001庫存現(xiàn)金”科目， 在“借方金額”欄輸入金額56000元，單擊“回車”鍵，顯示“現(xiàn)金流量表”對話框：6.1 憑證處理一、填制憑證 1.填制銀行業(yè)務的記賬憑證【任務處理】 (7)在現(xiàn)金流量表對話框中，單擊“增加”按鈕，增加一空行。單擊“項目編碼”欄的參照 按鈕，選擇“25 現(xiàn)金內(nèi)部流入”，如圖6-2所示：6.1 憑證處理一、填制憑證圖6-2 錄入現(xiàn)金流量項目6.1 憑證處理一、填制憑證 1.填制銀行業(yè)務的記賬憑證【任務處理】 (8)單擊對話框工具欄的“返回”按鈕。6.1 憑證處理一、填制憑證 1.填制銀行業(yè)務的記賬憑

19、證【任務處理】 (9)在現(xiàn)金流量表的“金額”欄輸入金額56000元，單擊“保存”按鈕，返回到憑證界面。6.1 憑證處理一、填制憑證 1.填制銀行業(yè)務的記賬憑證【任務處理】 (10)在第一行借方金額后單擊“回車”，第二行自動帶出內(nèi)容相同的摘要。6.1 憑證處理一、填制憑證 1.填制銀行業(yè)務的記賬憑證【任務處理】 (11) 在第二行“科目名稱”欄，輸入“100201銀行存款-工商銀行”科目，單擊回車，顯示結(jié)算方式輔助項窗口，如圖6-3所示：6.1 憑證處理一、填制憑證圖6-3 錄入結(jié)算方式6.1 憑證處理一、填制憑證 1.填制銀行業(yè)務的記賬憑證【任務處理】 (12)在輔助項窗口，錄入：“結(jié)算方式”

20、為“401現(xiàn)金支票”，“票號”為“1001”，“發(fā)生日期”為“2014年3月5日”；單擊“確認”，返回憑證界面。6.1 憑證處理一、填制憑證 1.填制銀行業(yè)務的記賬憑證【任務處理】 (13)在“貸方金額”欄輸入金額56000元，單擊“回車”鍵，顯示“現(xiàn)金流量表”對話框。6.1 憑證處理一、填制憑證 1.填制銀行業(yè)務的記賬憑證【任務處理】 (14)單擊“增加”按鈕，增加一空行。 在“項目編碼”欄選擇“25 現(xiàn)金流量內(nèi)部流出”，在“金額”欄輸入金額56000元，單擊“保存”按鈕，返回到憑證界面。6.1 憑證處理一、填制憑證 1.填制銀行業(yè)務的記賬憑證【任務處理】 (15)單擊“保存”按鈕，保存憑證

21、。6.1 憑證處理一、填制憑證注意： 1.系統(tǒng)默認應按時間順序填制憑證，即每月內(nèi)的憑證日期不能倒流。如想解除這種限制，可在總賬“選項”中，將其中的“制單序時”參數(shù)取消。 2.采用序時控制時，憑證日期應大于或等于啟用日期，但不能超過計算機系統(tǒng)日期。 3.在填制憑證時只能輸入末級科目，非末級科目無法保存。 4.憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號將不能再修改。 5.借、貸方金額均不能為0；若需要錄入紅字金額，則以負數(shù)形式輸入；如果 金額方向不符，可按空格鍵調(diào)整。按下快捷鍵Ctrl+L可顯示/隱藏數(shù)據(jù)位線。 6.輸入憑證金額時，將光標置于金額欄某行，在鍵盤上按“=”鍵，可以自動取當前憑證借貸方金額的差

22、額為光標所在行的金額。 7.憑證錄入時，可按現(xiàn)金流量項目進行科目金額的拆分。6.1 憑證處理一、填制憑證 2.填制含輔助核算的記賬憑證【任務導入】 以業(yè)務6為例，3月18日，從北京正宏科技有限公司購入主板120塊，采購單價為600元，顯示器200臺，采購單價為800元，增值稅率為17%，貨款暫欠，發(fā)票號為“3908”。6.1 憑證處理一、填制憑證 2.填制含輔助核算的記賬憑證【必備知識】 在填制記賬憑證時，如果涉及到的會計科目設(shè)置了輔助核算，則系統(tǒng)將根據(jù)科目屬性要求輸入相應的輔助信息。如部門、個人、項目、客戶、供應商、數(shù)量、單價、自定義項等。錄入的輔助信息將在憑證下方的備注中顯示。如需對所輸入

23、的輔助項信息進行修改，可雙擊憑證下方的輔助項，系統(tǒng)會自動彈出輔助信息錄入窗口。6.1 憑證處理一、填制憑證 2.填制含輔助核算的記賬憑證【任務處理】 (1)由會計“馬燕”登錄系統(tǒng)，執(zhí)行“總賬” |“憑證” |“填制憑證” |“增加”命令， 增加一張新憑證。 6.1 憑證處理一、填制憑證 2.填制含輔助核算的記賬憑證【任務處理】 (2)選擇“憑證類別”為“收款憑證”，憑證號自動生成為“0003”。6.1 憑證處理一、填制憑證 2.填制含輔助核算的記賬憑證【任務處理】 (3)在“制單日期”欄中，輸入“2014年3 月15日”。6.1 憑證處理一、填制憑證 2.填制含輔助核算的記賬憑證【任務處理】

24、(4)在“摘要”欄輸入“銷售商品?！?.1 憑證處理一、填制憑證 2.填制含輔助核算的記賬憑證【任務處理】 (5)在“科目名稱”欄輸入“100201銀行存款-工商銀行”， 單擊“回車”鍵，顯示結(jié)算方式輔助項對話框。6.1 憑證處理一、填制憑證 2.填制含輔助核算的記賬憑證【任務處理】 (6)在“結(jié)算方式”處選擇“402轉(zhuǎn)賬支票”， 輸入“票號”為“1379”，“發(fā)生日期”為“2014年3月15日”。6.1 憑證處理一、填制憑證 2.填制含輔助核算的記賬憑證【任務處理】 (7)在“借方金額”欄輸入金額30000元，單擊“回車”鍵，顯示“現(xiàn)金流量表”對話框，選擇“01 銷售商品提供勞務收到的現(xiàn)金”

25、，單擊“返回”按鈕，返回憑證界面。6.1 憑證處理一、填制憑證 2.填制含輔助核算的記賬憑證【任務處理】 (8)回車至第二行，在“科目名稱”欄輸入“1122應收賬款”， 回車，系統(tǒng)彈出客戶信息“輔助項”對話框，如圖6-4所示：6.1 憑證處理一、填制憑證圖6-4 “客戶信息輔助項”對話框6.1 憑證處理一、填制憑證 2.填制含輔助核算的記賬憑證【任務處理】 (9)選擇客戶“中國長城”；錄入票號為“3789”，發(fā)生日期為“2014.03.18”，單擊“確認”按鈕返回憑證界面。6.1 憑證處理一、填制憑證 2.填制含輔助核算的記賬憑證【任務處理】 (10)在“借方金額”欄中輸入金額379500元。

26、6.1 憑證處理一、填制憑證 2.填制含輔助核算的記賬憑證【任務處理】 (11) 回車至第三行，在科目名稱欄輸入 “600101 主營業(yè)務收入-睿琪T2臺式機”，回車，系統(tǒng)彈出數(shù)量單價的“輔助項”對話框，如圖6-5所示：6.1 憑證處理一、填制憑證圖6-5 “數(shù)量單價輔助項”對話框6.1 憑證處理一、填制憑證 2.填制含輔助核算的記賬憑證【任務處理】 (12)在輔助項窗口輸入數(shù)量“50” 臺、單價“7000” 元，單擊“確認”按鈕，返回憑證界面。6.1 憑證處理一、填制憑證 2.填制含輔助核算的記賬憑證【任務處理】 (13)借方金額欄顯示“350000”元，在鍵盤上按“空格”鍵，將金額調(diào)整到“

27、貸方金額”處。6.1 憑證處理一、填制憑證 2.填制含輔助核算的記賬憑證【任務處理】 (14)用同樣的方法輸入第四行內(nèi)容，輸入摘要、“22210202應交稅費應交增值稅(銷項稅)”會計科目，在“貸方金額”欄錄入金額59500元。如圖6-6所示：6.1 憑證處理一、填制憑證圖6-6 業(yè)務6輸入結(jié)果6.1 憑證處理一、填制憑證 2.填制含輔助核算的記賬憑證【任務處理】 (15)單擊“保存”按鈕，保存憑證。6.1 憑證處理一、填制憑證 3.填制含外幣金額核算的記賬憑證【任務導入】 以業(yè)務10為例，說明外幣金額式記賬憑證的填制。6.1 憑證處理一、填制憑證 3.填制含外幣金額核算的記賬憑證【必備知識】

28、 當輸入含有外幣金額核算的會計分錄時，需輸入外幣數(shù)量與匯率。系統(tǒng)將根據(jù)輸入的外幣數(shù)量與匯率，自動計算出本幣金額。 本案例中，龍翔科技有限責任公司2013年3月的外幣業(yè)務只涉及到美元，且為固定匯率制。當月美元兌人民幣的匯率為1：6.81。“100202銀行存款中行存款”科目設(shè)置了外幣核算。6.1 憑證處理一、填制憑證 3.填制含外幣金額核算的記賬憑證【任務處理】 (1)執(zhí)行“總賬” |“憑證” |“填制憑證” |“增加”命令， 增加一張新憑證。 6.1 憑證處理一、填制憑證 3.填制含外幣金額核算的記賬憑證【任務處理】 (2)選擇“憑證類別”為“收款憑證”，憑證號自動生成為“0004”。6.1

29、憑證處理一、填制憑證 3.填制含外幣金額核算的記賬憑證【任務處理】 (3)在“制單日期”欄中，輸入“2014年3月26日”。6.1 憑證處理一、填制憑證 3.填制含外幣金額核算的記賬憑證【任務處理】 (4)在“摘要”欄輸入“接受捐贈。”6.1 憑證處理一、填制憑證 3.填制含外幣金額核算的記賬憑證【任務處理】 (5)在“科目名稱”欄輸入“100202銀行存款-中國銀行”， 單擊“回車”鍵，顯示結(jié)算方式輔助項對話框。6.1 憑證處理一、填制憑證 3.填制含外幣金額核算的記賬憑證【任務處理】 (6)在“結(jié)算方式”處選擇“402轉(zhuǎn)賬支票”； 輸入“票號”為“3290”，“發(fā)生日期”為“2014年3月

30、26日”。單擊確認后，屏幕顯示如圖6-7所示：6.1 憑證處理一、填制憑證圖6-7 業(yè)務10憑證(一)6.1 憑證處理一、填制憑證 3.填制含外幣金額核算的記賬憑證【任務處理】 (7)在“外幣”欄的下半格選擇匯率為“美元 6.75”，上半格金額欄輸入“10000”元；單擊“回車”鍵，“借方金額”自動生成為“67500”元，并顯示“現(xiàn)金流量表”對話框。6.1 憑證處理一、填制憑證 3.填制含外幣金額核算的記賬憑證【任務處理】 (8)選擇“01 銷售商品提供勞務收到的現(xiàn)金”；單擊“返回”按鈕，返回憑證界面。6.1 憑證處理一、填制憑證 3.填制含外幣金額核算的記賬憑證【任務處理】 (9)在第二行，

31、錄入相同摘要，在“科目名稱“欄輸入“630101營業(yè)外收入”，在“貸方金額”欄輸入金額“67500”元。憑證如圖6-8所示：6.1 憑證處理一、填制憑證圖6-8 業(yè)務10憑證(二)6.1 憑證處理一、填制憑證 3.填制含外幣金額核算的記賬憑證【任務處理】 (10)單擊“保存”按鈕，保存憑證。6.1 憑證處理一、填制憑證 3.填制含外幣金額核算的記賬憑證【任務處理】 (11)將10筆業(yè)務處理完畢，單擊“退出”，退出填制憑證界面。6.1 憑證處理二、填制修改任務6-2 憑證修改【任務導入】 將本月10筆業(yè)務處理完畢后，馬燕自查了一下，發(fā)現(xiàn)在填制第4筆業(yè)務(即收到貨款)時，誤將結(jié)算方式輸成了現(xiàn)金支票

32、結(jié)算?，F(xiàn)在需要對其進行修改。6.1 憑證處理二、填制修改【必備知識】 電算化環(huán)境下的憑證修改需要遵循一定的程序，一般情況下，可以分為以下三種情況：6.1 憑證處理二、填制修改1 對憑證進行審核、記賬之前若發(fā)現(xiàn)憑證有誤，制單人員可以直接對憑證進行修改； 2 若已審核或已出納已簽字尚未記賬的憑證發(fā)現(xiàn)錯誤，則需先取消審核、出納簽字，再由原制單人員對其進行修改；3 若在記賬后發(fā)現(xiàn)憑證錯誤，可以先取消記賬，再取消審核、出納簽字，最后由原制單人員對其進行修改；也可以采用制作一張“紅字沖銷憑證”或“補充憑證”的方法進行修改。使用了紅字沖銷或藍字補充的方法而增加的憑證，應視同正常憑證進行保存和管理。 6.1

33、憑證處理二、填制修改【必備知識】 修改憑證時，在“填制憑證”界面中，通過按“首張”“上張”“下張”“末張”按鈕翻頁查找，或按“查詢”按鈕輸入查詢條件，都可以找到要修改的憑證。打開需要修改的憑證之后，就可以對已經(jīng)錄入的憑證內(nèi)容進行修改了。6.1 憑證處理二、填制修改【任務處理】 (1)由會計馬燕登錄T3系統(tǒng)，執(zhí)行“總賬” |“憑證” |“填制憑證”命令,在“填制憑證”界面中，通過按“首張”“上張”“下張”“末張”按鈕，翻頁查找到錯誤憑證。6.1 憑證處理二、填制修改【任務處理】 (2)將光標移到憑證第一行，雙擊憑證下方的“票號、日期”輔助項信息處，屏幕顯示“結(jié)算方式輔助項”對話框。6.1 憑證處

34、理二、填制修改【任務處理】 (3)修改相關(guān)內(nèi)容。 (4)單擊“保存”按鈕保存當前修改。6.1 憑證處理二、填制修改注意： 1.若在總賬“選項”中設(shè)置了“制單序時”的選項，則在修改制單日期時，不能在上一編號憑證的制單日期之前。 2.若在“選項”中設(shè)置了“不允許修改、作廢他人填制的憑證”，則不能修改他人填制的憑證。 3.外部系統(tǒng)傳過來的憑證不能在總賬系統(tǒng)中進行修改，只能在生成該憑證的系統(tǒng)中進行修改。 4.若要修改某輔助項，則將光標移到憑證下方要修改的輔助項處，雙擊鼠標，屏幕顯示輔助項錄入窗，直接在上面修改即可。 5.若要修改某條分錄的現(xiàn)金流量項目，可以單擊填制憑證窗口工具欄的“流量”按鈕，屏幕顯示

35、現(xiàn)金流量表界面，直接在上面修改即可。6.1 憑證處理三、憑證相關(guān)處理 任務6-3 作廢憑證【必備知識】 在對記賬憑證進行“作廢”處理之前，必須先了解以下幾點內(nèi)容：6.1 憑證處理三、憑證相關(guān)處理 1234 對于已經(jīng)錄入的憑證，若由于某種原因出現(xiàn)不想要或出現(xiàn)不便修改的錯誤時，可以對其進行“作廢”處理。已作廢的憑證，作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及憑證編號，只在憑證左上角顯示紅色“作廢”字樣。 已審核、記賬的憑證，不能作廢；如想作廢，必須先進行“取消記賬|取消審核”操作。 作廢憑證不能修改，不能審核，但允許刪除。 在記賬時，已作廢的憑證將參與記賬，否則月末無法結(jié)賬，但系統(tǒng)不對作廢憑證進行數(shù)據(jù)處理，即相當于

36、一張空憑證。 5 記賬后，在賬簿查詢時，將無法查到作廢憑證的數(shù)據(jù)。 6.1 憑證處理三、憑證相關(guān)處理 【任務處理】 (1)進入“填制憑證”界面，通過翻頁查找，找到業(yè)務7的憑證。6.1 憑證處理三、憑證相關(guān)處理 【任務處理】 (2)用鼠標單擊菜單“編輯”下的“作廢/恢復”，憑證左上角顯示紅色“作廢”字樣，表示已將該憑證作廢。如圖6-10所示：6.1 憑證處理三、憑證相關(guān)處理 圖6-10 作廢憑證6.1 憑證處理三、憑證相關(guān)處理 注意： 1.若當前憑證已作廢，用鼠標單擊“編輯”|“作廢/恢復”，可取消作廢標志，并將當前憑證恢復為有效憑證。 2.如果在總賬“選項”中選中了“不能作廢/刪除他人填制的憑

37、證”，則不能“作廢/恢復”他人填制的憑證。6.1 憑證處理三、憑證相關(guān)處理 任務6-4 刪除憑證【任務導入】 馬燕重新填制了業(yè)務7的憑證，作廢的憑證已無保存的必要，馬燕決定徹底刪除這張憑證。6.1 憑證處理三、憑證相關(guān)處理 【必備知識】 如果已作廢的憑證確定沒有保留的必要，可以通過“憑證整理”功能將這些憑證徹底刪除，刪除后，系統(tǒng)對未記賬的憑證重新進行編號，即將刪除憑證以后的憑證編號向前遞進，以保證憑證編號的連續(xù)性，確保沒有斷號的憑證。 系統(tǒng)只能對未記賬的憑證作憑證整理，如想對已記賬憑證作憑證整理，應先取消記賬，再進行憑證整理。6.1 憑證處理三、憑證相關(guān)處理 【任務處理】 (1)執(zhí)行“總賬”

38、|“填制憑證” | “編輯”| “整理憑證” 命令，出現(xiàn)整理憑證對話框，如圖6-11如下。6.1 憑證處理三、憑證相關(guān)處理 圖6-11 刪除憑證6.1 憑證處理三、憑證相關(guān)處理 【任務處理】 (2)選擇要整理的月份“2014年3月”，單擊“確定”后，屏幕顯示作廢憑證整理選擇窗。如圖6-12所示： 6.1 憑證處理三、憑證相關(guān)處理 圖6-12 作廢憑證列表6.1 憑證處理三、憑證相關(guān)處理 【任務處理】 (3)在“刪除？”欄雙擊選擇要真正刪除的作廢憑證，使之出現(xiàn)刪除標志“Y”。6.1 憑證處理三、憑證相關(guān)處理 【任務處理】 (4)單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)提示 “是否需要整理憑證斷號”，單擊“是”，系

39、統(tǒng)對剩下的憑證重新進行編號。6.1 憑證處理三、憑證相關(guān)處理 注意： 1.本月最后一張已記賬憑證之前的憑證不能作憑證整理，只能對其后面的未記賬憑證作憑證整理。否則，需先到“恢復記賬前狀態(tài)”功能中恢復本月月初的記賬前狀態(tài)，再作憑證整理。 2.如選擇“不需要整理憑證斷號”，則系統(tǒng)不對剩下的憑證進行重新排號，原憑證號依舊保留。6.1 憑證處理三、憑證相關(guān)處理 任務6-5 沖銷憑證【任務導入】 假設(shè)在完成對第1-10筆業(yè)務憑證的記賬后，會計馬燕發(fā)現(xiàn)將業(yè)務8的“原材料CPU”科目誤錄為“原材料機箱”，需要對此張業(yè)務憑證采用紅字沖銷法進行更正。6.1 憑證處理三、憑證相關(guān)處理 【必備知識】 在實際工作中，

40、經(jīng)常在憑證記賬之后才發(fā)現(xiàn)有錯誤。此時，可以通過編制“紅字沖銷憑證”的方法對其進行自動沖銷。為此，總賬系統(tǒng)中專門設(shè)置了“沖銷憑證”功能。 通過紅字沖銷法增加的憑證，視同正常憑證進行保存和管理。制作紅字沖銷憑證將錯誤憑證沖銷后，需要再編制正確的藍字憑證進行補充。6.1 憑證處理三、憑證相關(guān)處理 【任務處理】 (1)由會計馬燕登錄系統(tǒng)，執(zhí)行“總賬” |“填制憑證” |“制單”|“沖銷憑證”命令，顯示“沖銷憑證”對話框，如圖6-13所示：6.1 憑證處理三、憑證相關(guān)處理 圖6-13“沖銷憑證“對話框 (2)依次輸入制單月份“2014年3月”，憑證類別“付款憑證”，憑證號“0002” 。6.1 憑證處理

41、三、憑證相關(guān)處理 【任務處理】 (3)單擊“確定”，系統(tǒng)自動制作一張紅字沖銷憑證，自動沖銷該張已記賬的憑證。如圖6-14所示：6.1 憑證處理三、憑證相關(guān)處理 圖6-14 生成沖銷憑證6.1 憑證處理三、憑證相關(guān)處理 【任務處理】 (4)單擊“保存“，保存此張沖銷憑證。6.1 憑證處理三、憑證相關(guān)處理 注意： 1.通過紅字沖銷法增加的憑證，應視同正常憑證進行保存管理，也需要參與審核、記賬。 2.只能對已記賬憑證進行沖銷。6.2 憑證管理憑證管理的主要內(nèi)容包括 常用摘要與常用憑證定義 打印憑證 查詢憑證 科目匯總 一、常用摘要與常用憑證定義 6.2 憑證管理任務6-6 常用摘要【任務導入】 由于

42、提取現(xiàn)金、接受捐贈和結(jié)轉(zhuǎn)期間損益這三種類型的業(yè)務經(jīng)常發(fā)生，為了提高工作效率，會計馬燕決定為這三種業(yè)務設(shè)置常用摘要，以便在填制相同業(yè)務憑證時可以直接調(diào)用。一、常用摘要與常用憑證定義 6.2 憑證管理編號摘要正文01提取現(xiàn)金02接受捐贈03結(jié)轉(zhuǎn)期間損益表6-2 常用摘要一、常用摘要與常用憑證定義 6.2 憑證管理【必備知識】 常用摘要是系統(tǒng)為提高制單效率而采用的一種快速的摘要輸入方式，它將經(jīng)常發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容預先設(shè)置成摘要模板，待使用時直接輸入摘要的編號，即可將設(shè)置好的摘要調(diào)用到當前分錄的摘要欄，避免了重復錄入的麻煩。一、常用摘要與常用憑證定義 6.2 憑證管理【任務處理】 (1)執(zhí)行總賬系統(tǒng)主

43、菜單中“憑證”|“常用摘要”命令，進入常用摘要設(shè)置窗口。一、常用摘要與常用憑證定義 6.2 憑證管理【任務處理】 (2)單擊工具欄中的“增加”按鈕，增加一空行。一、常用摘要與常用憑證定義 6.2 憑證管理【任務處理】 (3)錄入第一條摘要的主要信息：摘要編碼“01”、摘要內(nèi)容“提取現(xiàn)金”、摘要助記碼“TQXJ”。一、常用摘要與常用憑證定義 6.2 憑證管理【任務處理】 (4)按同樣的方法，將后兩條摘要進行設(shè)置。如圖6-17所示：一、常用摘要與常用憑證定義 6.2 憑證管理圖6-15 設(shè)置常用摘要一、常用摘要與常用憑證定義 6.2 憑證管理【任務處理】 (5)設(shè)置完畢，單擊工具欄“退出”按鈕，退

44、出該功能。一、常用摘要與常用憑證定義 6.2 憑證管理注意： 1.常用摘要的信息可以任意設(shè)定，在調(diào)用后也可以修改補充。 2.常用摘要的編碼是調(diào)用常用摘要的依據(jù)，因此，不能重復輸入，也不能為空。 3.如果某條常用摘要對應某科目，則可在“相關(guān)科目”處輸入，那么填制憑證時，在調(diào)用常用摘要的同時，該科目也將被調(diào)入。一、常用摘要與常用憑證定義 6.2 憑證管理任務6-7 常用憑證【任務導入】 由于提取現(xiàn)金業(yè)務發(fā)生頻率較高，會計馬燕決定將該業(yè)務做成常用憑證，以便再發(fā)生相同的經(jīng)濟業(yè)務時，可以直接調(diào)用，減少憑證輸入的工作量。編號說明憑證類別科目編碼結(jié)算方式01提取現(xiàn)金付款1001100201401表6-3 常

45、用憑證一、常用摘要與常用憑證定義 6.2 憑證管理【必備知識】 常用憑證是系統(tǒng)為提高制單效率而采用的一種快速憑證生成方式，它將經(jīng)常發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務預先設(shè)置為憑證模板，以便在填制憑證時可以直接調(diào)用。 一、常用摘要與常用憑證定義 6.2 憑證管理 定義常用憑證有兩種方法： 12 方法一：調(diào)用總賬系統(tǒng)“憑證”|“常用憑證”功能，按步驟進行定義常用憑證模板。常用憑證在定義時采用填制憑證界面。 方法二：在填制憑證窗口，調(diào)出某張經(jīng)常發(fā)生的業(yè)務憑證，執(zhí)行“制單” |“生成常用憑證”命令，直接生成常用憑證模板。一、常用摘要與常用憑證定義 6.2 憑證管理 調(diào)用常用憑證也有兩種方法：12 方法一：在制單時用鼠標單

46、擊“編輯”菜單下的“調(diào)用常用憑證”，系統(tǒng)提示輸入常用憑證的編號，只要輸入要調(diào)用的常用憑證的編號，即可調(diào)出該常用憑證。若調(diào)出的常用憑證與您當時的業(yè)務有出入或缺少部分信息，您可直接將其修改成所需的憑證。 方法二：在制單時用鼠標單擊“編輯”菜單下的“調(diào)用常用憑證”，在輸入常用憑證的編號處按 ，屏幕顯示“常用憑證”對話框，將光標移到要調(diào)用的常用憑證，用鼠標點“選入”按鈕，可選入要調(diào)用的常用憑證。一、常用摘要與常用憑證定義 6.2 憑證管理【任務處理】 (1)單擊總賬系統(tǒng)主菜單中“憑證”| “常用憑證”，進入常用憑證設(shè)置窗口，如圖6-16所示： 一、常用摘要與常用憑證定義 6.2 憑證管理圖6-16 定

47、義常用憑證(一)一、常用摘要與常用憑證定義 6.2 憑證管理【任務處理】 (2)單擊工具欄中的“增加”按鈕，依次錄入主要信息：編號為“01”、說明為“提取現(xiàn)金”，憑證類別為“付 付款憑證”。一、常用摘要與常用憑證定義 6.2 憑證管理【任務處理】 (3)單擊工具欄中的“詳細”按鈕，對常用憑證的憑證分錄內(nèi)容進行定義。如圖6-17所示：一、常用摘要與常用憑證定義 6.2 憑證管理圖6-17 定義常用憑證(二) 一、常用摘要與常用憑證定義 6.2 憑證管理【任務處理】 (4)單擊 “增加”按鈕，增加一空行，摘要“提取現(xiàn)金”自動帶出；在科目編碼欄錄入“1001”。一、常用摘要與常用憑證定義 6.2 憑

48、證管理【任務處理】 (5)按同樣的方法，科目編碼欄錄入“100201”，單擊“回車”，顯示“輔助信息”對話框，在結(jié)算方式處選擇“401”。一、常用摘要與常用憑證定義 6.2 憑證管理【任務處理】 (6)單擊“確定”，返回常用憑證窗口。一、常用摘要與常用憑證定義 6.2 憑證管理【任務處理】 (7)設(shè)置完畢，單擊“退出”。一、常用摘要與常用憑證定義 6.2 憑證管理注意： 1.編號是調(diào)用常用憑證的依據(jù)，不能重復。 2.錄入分錄時，必須輸入摘要和會計科目，會計科目可以錄入非末級科目。 3.若會計科目有輔助核算，則彈出輔助信息錄入窗口，供用戶錄入輔助信息。如果借貸方金額或輔助信息在定義常用憑證時還不

49、能確定，則可不輸，可以留到填制憑證時再輸入。二、查詢憑證 6.2 憑證管理任務6-8 查詢憑證【任務導入】 假設(shè)龍翔科技有限責任公司2014年3月的所有業(yè)務已記賬完畢，查詢2014年3月1日20日的所有憑證，包括已記賬和未記賬憑證。二、查詢憑證 6.2 憑證管理【必備知識】 總賬系統(tǒng)的填制憑證功能不僅是各賬簿數(shù)據(jù)的輸入口，同時也提供了強大的信息查詢功能。在憑證處理過程中，我們隨時可以通過“查詢”功能對憑證進行查看，以便隨時了解經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的情況，保證填制憑證的正確性。如果憑證尚未記賬，則可以直接在填制憑證功能中查看。 通過填制憑證窗口中的查看功能或查詢憑證功能，可以查詢符合條件的憑證信息，也可

50、以查看到當前科目最新余額、原始單據(jù)、外部系統(tǒng)制單信息及聯(lián)查明細賬等。二、查詢憑證 6.2 憑證管理【任務處理】 (1)用鼠標單擊總賬系統(tǒng)主菜單“憑證”|“查詢憑證”，進入“查詢憑證”功能，屏幕顯示憑證查詢條件窗。二、查詢憑證 6.2 憑證管理【任務處理】 (2)在憑證查詢條件窗中，選擇“已記賬憑證” 和“未記賬憑證”；二、查詢憑證 6.2 憑證管理【任務處理】 (3)在日期處，輸入“2014.03.012014.03.20”。如圖6-18所示：二、查詢憑證 6.2 憑證管理圖6-18 憑證查詢條件窗二、查詢憑證 6.2 憑證管理【任務處理】 (3)單擊“確認”，屏幕顯示憑證一覽表，如圖6-19

51、所示：二、查詢憑證 6.2 憑證管理圖6-19 憑證一覽表二、查詢憑證 6.2 憑證管理【任務處理】 (5)單擊“確定”，進入“查詢憑證”窗口，顯示首張憑證。如圖6-20所示：二、查詢憑證 6.2 憑證管理圖6-20 “查詢憑證”窗口二、查詢憑證 6.2 憑證管理【任務處理】 (6)用鼠標單擊“首張” “上張” “下張”“末張”按鈕翻頁到其他憑證，進行查詢即可。二、查詢憑證 6.2 憑證管理【任務處理】 (7)查詢完畢，單擊“退出”，返回“查詢憑證一覽表”界面。二、查詢憑證 6.2 憑證管理【任務處理】 (8)單擊“退出”，完成操作。6.2 憑證管理注意： 1.在輸入查詢條件時，如要按科目、摘

52、要、金額等條件進行查詢，可按“輔助條件”按鈕輸入輔助查詢條件；如要按科目自定義項查詢，可按“自定義項”按鈕輸入自定義項查詢條件。 2.在憑證一覽表中用鼠標雙擊某張憑證，則屏幕顯示此張憑證。 3.在憑證畫面中有些信息是可直接查看到的，如科目、摘要、金額等，有些信息則是通過某些操作間接查看到的，如：各分錄的輔助信息、當前科目最新余額、外部系統(tǒng)制單信息等。二、查詢憑證 6.2 憑證管理注意： 輔助信息：光標在各會計分錄間移動時，憑證的備注欄將動態(tài)顯示出該分錄的輔助信息。 當前科目最新余額：用鼠標單擊“余額”按鈕，屏幕顯示當前光標所在科目的最新余額。 外部系統(tǒng)制單信息：若當前憑證為外部系統(tǒng)生成的憑證，

53、可將鼠標移到記賬憑證的標題處，按下鼠標左鍵，系統(tǒng)顯示當前憑證來自哪個子系統(tǒng)、憑證反映的業(yè)務類型與業(yè)務號。二、查詢憑證 6.2 憑證管理三、科目匯總 任務6-9 科目匯總【任務導入】 匯總2014年3月的所有憑證。6.2 憑證管理三、科目匯總 【必備知識】 對憑證進行匯總，可以幫助財務人員隨時查看已輸入的憑證情況，加強對日常財務核算工作的管理。在電算化環(huán)境下，科目匯總的操作比在手工會計環(huán)境下要簡單、方便許多。用友T3系統(tǒng)提供了“科目匯總”功能，用戶可以隨時按指定的范圍和條件對記賬憑證進行匯總并生成一張科目匯總表。6.2 憑證管理三、科目匯總 【任務處理】 (1)由會計馬燕登錄，執(zhí)行總賬系統(tǒng)主菜單

54、“憑證”| “科目匯總”命令，屏幕顯示科目匯總條件窗。6.2 憑證管理三、科目匯總 【任務處理】 (2)設(shè)置匯總條件，在“月份”欄輸入“2014年3月”， 憑證類別選擇“全部”，憑證范圍選擇“全部”。 如圖6-21所示：6.2 憑證管理三、科目匯總 圖6-21 科目匯總條件窗6.2 憑證管理三、科目匯總 【任務處理】 (3)單擊“匯總”，屏幕顯示科目匯總表，如圖6-22所示：6.2 憑證管理三、科目匯總 圖6-22 科目匯總表6.2 憑證管理三、科目匯總 【任務處理】 (4)單擊“退出”，退出本功能。6.2 憑證管理三、科目匯總 注意： 在科目匯總表中可以聯(lián)查專項明細。屏幕上背景為藍色的數(shù)據(jù)具

55、有輔助核算，用鼠標雙擊該行，或?qū)⒐鈽艘频揭樵儗ｍ椕骷毜目颇可希檬髽藛螕簟皩ｍ棥?，即可查看該科目的專項明細情況。四、打印憑證 日常工作中，為了保管方便，需要將記賬憑證按照一定的格式打印出來。在填制憑證、審核憑證操作過程中，用戶均可將打開的憑證打印輸出。 此外，總賬系統(tǒng)中，還專門設(shè)置了“打印憑證”命令，以方便用戶打印符合憑證打印條件的已記賬及未記賬憑證。由用戶執(zhí)行總賬系統(tǒng)主菜單“憑證”|“打印憑證”命令，屏幕顯示“憑證打印”條件窗；設(shè)置憑證的類別、范圍、格式等打印條件后，單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)開始打印。6.2 憑證管理6.3 總賬系統(tǒng)轉(zhuǎn)賬生成概念 自動轉(zhuǎn)賬是利用計算機的特點和優(yōu)勢，將某些具有特

56、定取數(shù)關(guān)系的業(yè)務實現(xiàn)自動取數(shù)并自動生成記賬憑證的過程。自動轉(zhuǎn)賬是在計算機環(huán)境下，提高會計工作處理效率和準確性的有效方式。6.3 總賬系統(tǒng)轉(zhuǎn)賬生成 總賬系統(tǒng)內(nèi)部自動轉(zhuǎn)賬通常有以下幾個特點： 自動轉(zhuǎn)賬一般在會計期間的期末等固定的時間來進行。1 自動轉(zhuǎn)賬一般憑證的摘要、借貸方科目固定不變，金額的來源或計算方法也不變。 2 自動轉(zhuǎn)賬大多適合于相關(guān)業(yè)務。 3 自動轉(zhuǎn)賬的數(shù)據(jù)來源于記賬后的數(shù)據(jù)，即賬簿。 46.3 總賬系統(tǒng)轉(zhuǎn)賬生成 自動轉(zhuǎn)賬業(yè)務的工作包括兩個方面，一個是設(shè)置自動轉(zhuǎn)賬分錄，一個是根據(jù)設(shè)置的分錄模板生成自動轉(zhuǎn)賬憑證。具體的工作流程如下圖所示：記賬前文件憑證記賬后文件憑證記賬記賬自動轉(zhuǎn)賬分錄自動

57、轉(zhuǎn)賬分錄文件輸入1.自動轉(zhuǎn)賬生成2.自動轉(zhuǎn)賬設(shè)置圖6-23 自動轉(zhuǎn)賬流程6.3 總賬系統(tǒng)轉(zhuǎn)賬生成 設(shè)置自動轉(zhuǎn)賬分錄是將憑證的摘要、會計科目、借貸方向以及金額的計算方法存入計算機的過程，其中如何設(shè)計金額的計算公式是定義自動轉(zhuǎn)賬分錄的關(guān)鍵。設(shè)置自動轉(zhuǎn)賬分錄其實就是定義一張包含取數(shù)關(guān)系的標準的憑證模板。 設(shè)置完自動轉(zhuǎn)賬分錄后，在需要生成記賬憑證時，執(zhí)行轉(zhuǎn)賬操作，系統(tǒng)即可根據(jù)內(nèi)置的公式進行取數(shù)，并生成一張憑證。在默認情況下，用于轉(zhuǎn)賬的數(shù)據(jù)源是記賬后的憑證或者賬簿數(shù)據(jù)，因此需要注意，能夠影響數(shù)據(jù)生成的記賬憑證都需要經(jīng)過記賬。生成的記賬憑證和手工填制的憑證一樣，是未審核未記賬的憑證，和其他憑證一樣，需要執(zhí)

58、行審核和記賬的操作。6.3 總賬系統(tǒng)轉(zhuǎn)賬生成 自動轉(zhuǎn)賬的處理方式存在很大的優(yōu)勢：1 可以快速完成期末轉(zhuǎn)賬憑證的生成。由于轉(zhuǎn)賬憑證由系統(tǒng)自動生成，可以只憑簡單的操作指令便可生成較為復雜的記賬憑證。3 保障業(yè)務的完整性。自動轉(zhuǎn)賬處理能通過內(nèi)部程序控制，使會計人員不至于遺漏必要業(yè)務項目的處理。 2 可保證所生成憑證的正確性。憑證的金額來自于系統(tǒng)中存儲的數(shù)據(jù)，其正確性能得到系統(tǒng)的保障。 6.3 總賬系統(tǒng)轉(zhuǎn)賬生成一、自動轉(zhuǎn)賬設(shè)置 為在適當時刻生成記賬憑證而將某一轉(zhuǎn)賬業(yè)務所涉及的摘要、會計科目、借貸方向、金額計算方法等預先存入軟件環(huán)境，即建立一項業(yè)務的轉(zhuǎn)賬模型的過程稱之為自動轉(zhuǎn)賬設(shè)置。 由于期末業(yè)務具有較

59、強的重復性、規(guī)律性，如費用的分攤和計提，成本和期間損益的結(jié)轉(zhuǎn)等，因此，這些業(yè)務可以通過設(shè)置自動轉(zhuǎn)賬憑證的方法提前進行設(shè)置，待月末或年末時調(diào)用。6.3 總賬系統(tǒng)轉(zhuǎn)賬生成一、自動轉(zhuǎn)賬設(shè)置 售價(計劃價)銷售成本結(jié)轉(zhuǎn) 自定義轉(zhuǎn)賬 匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn) 期間損益結(jié)轉(zhuǎn)等 對應結(jié)轉(zhuǎn) 銷售成本結(jié)轉(zhuǎn) 自動轉(zhuǎn)賬 設(shè)置包括 6.3 總賬系統(tǒng)轉(zhuǎn)賬生成一、自動轉(zhuǎn)賬設(shè)置 任務6-10 自定義轉(zhuǎn)賬【任務導入】 業(yè)務11：本期自定義轉(zhuǎn)賬業(yè)務如下： 本期期初借入的短期借款的借款年利率為12%，3月31日，據(jù)此計提本月短期借款利息。6.3 總賬系統(tǒng)轉(zhuǎn)賬生成一、自動轉(zhuǎn)賬設(shè)置 序號轉(zhuǎn)賬說明憑證類別科目編碼方向金額表達式0001計提短期借款

60、利息轉(zhuǎn)賬憑證6603(財務費用)借短期借款本月期初貸方余額*12%/122231(應付利息)貸取對方科目計算結(jié)果表6-4 計提短期借款利息6.3 總賬系統(tǒng)轉(zhuǎn)賬生成一、自動轉(zhuǎn)賬設(shè)置 【必備知識】 由于各個企業(yè)情況不同，必然會造成各個企業(yè)對各類成本費用的分攤結(jié)轉(zhuǎn)方式的不同。為了實現(xiàn)各個企業(yè)不同時期期末會計業(yè)務處理的通用性，總賬系統(tǒng)提供了“自定義轉(zhuǎn)賬”功能，操作人員可以自行定義自動轉(zhuǎn)賬憑證，以完成每個會計期末的固定會計業(yè)務的自動轉(zhuǎn)賬。 自定義轉(zhuǎn)賬需要詳細定義所生成憑證的摘要、借貸方科目、方向、借貸方金額來源。具有很強的靈活性和適應性。自定義轉(zhuǎn)賬功能可以完成的轉(zhuǎn)賬業(yè)務主要有：“費用分配”的結(jié)轉(zhuǎn)，如工資