檔案數(shù)字化與數(shù)字檔案館室課件

1、1檔案數(shù)字化與數(shù)字檔案館（室）建設(shè)廣州市檔案局 劉浩明2018年4月2講課內(nèi)容工作目標(biāo)和任務(wù)建設(shè)指南、測(cè)試（評(píng)價(jià)）辦法規(guī)定、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化電子文件歸檔電子檔案管理新形勢(shì)、新挑戰(zhàn)3工作目標(biāo)和任務(wù)（一）全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議2017.12全省檔案工作會(huì)議2018.02廣東省檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃全省落實(shí)國(guó)家電子文件管理“十三五”規(guī)劃的實(shí)施意見(jiàn)2018年廣州市檔案工作的主要任務(wù)4工作目標(biāo)和任務(wù)（二）廣東省檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃 到2018年，市、區(qū)綜合檔案館初步建成“數(shù)字檔案館”，傳統(tǒng)載體數(shù)字化比例不少于館藏量（2010年）70%；有移交進(jìn)館任務(wù)的單位50%建成“數(shù)字檔案室”，室藏傳

2、統(tǒng)載體檔案100%數(shù)字化5工作目標(biāo)和任務(wù)（三）省落實(shí)國(guó)家電子文件管理“十三五”規(guī)劃的實(shí)施意見(jiàn)到2020年，全國(guó)地級(jí)市全部建成數(shù)字檔案館，50%縣建成或啟動(dòng)數(shù)字檔案館電子文件的歸檔范圍、電子文件元數(shù)據(jù)歸檔范圍開(kāi)展政府網(wǎng)頁(yè)、電子郵件、音視頻歸檔開(kāi)展“單套制”、“單軌制”管理試點(diǎn)6數(shù)字檔案館（一）數(shù)字檔案館建設(shè)指南（檔辦2010116號(hào)) 基礎(chǔ)設(shè)施（網(wǎng)絡(luò)、軟硬件配置）、管理系統(tǒng)功能要求（收集、管理、保存、利用）、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè)7數(shù)字檔案館（二）數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試辦法（檔辦發(fā)20146號(hào)）80分通過(guò)（省），90分“示范”（國(guó)家）門(mén)檻：建立全文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化率（50萬(wàn)

3、以下70%，50-100萬(wàn)60%，100-150萬(wàn)50%，150萬(wàn)以上40%）、開(kāi)展電子檔案接收、無(wú)安全事故或隱患指標(biāo)：基礎(chǔ)設(shè)施（機(jī)房、網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器存儲(chǔ)、設(shè)備）12分，系統(tǒng)功能（收管存用）12分，檔案資源52分，保障體系14分，服務(wù)績(jī)效10分8數(shù)字檔案室（一）數(shù)字檔案室建設(shè)指南（檔發(fā)20144號(hào)） 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè)9數(shù)字檔案室（二）數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)辦法（檔辦發(fā)20163號(hào)）80分通過(guò)（?。?0分“示范”（國(guó)家）門(mén)檻：納入試點(diǎn)名單、開(kāi)展電子文件歸檔、按規(guī)定向綜合檔案館移交檔案、無(wú)安全事故或隱患指標(biāo)：領(lǐng)導(dǎo)與組織5分，基礎(chǔ)設(shè)施（機(jī)房、網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器存儲(chǔ)、設(shè)

4、備）15分，應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)（歸檔、分類(lèi)、檢索等）30分，數(shù)字檔案資源35分，保障體系15分，工作亮點(diǎn)（加分）10分10規(guī)定、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)（一）數(shù)字檔案館建設(shè)指南（檔辦2010116號(hào))數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試辦法（檔辦發(fā)20146號(hào)）數(shù)字檔案室建設(shè)指南（檔發(fā)20144號(hào)）數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)辦法（檔辦發(fā)20163號(hào)）電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）11規(guī)定、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)（二）電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）電子檔案移交與接收辦法（檔發(fā)20127號(hào)）電子檔案移交與接收技術(shù)規(guī)范（DBJ440100/T 272-2016）12規(guī)定、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)（三）電子檔案移交與接收辦法

5、（檔發(fā)20127號(hào)）形成5年內(nèi)移交元數(shù)據(jù)一起移交、XML封裝方式，文件格式，解加密、解壓縮、特殊格式連平臺(tái)一起移交，本單位保存5年離線(xiàn)移交（一般光盤(pán)、存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)）或在線(xiàn)移交四性檢測(cè)（準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性）交接手續(xù)13規(guī)定、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)（四）檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范（檔辦發(fā)20147號(hào)）廣東省檔案數(shù)字化安全管理指南（粵檔發(fā)201332號(hào)）紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（DA/T31-2017）紙質(zhì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)質(zhì)量規(guī)范（DBJ440100T 772010）14紙質(zhì)檔案數(shù)字化（一）加工方式：自主加工、外包加工數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的安全管理國(guó)內(nèi)合法登記注冊(cè)的企業(yè)或事業(yè)單位業(yè)務(wù)范圍檔案數(shù)字化加工或數(shù)據(jù)處理（

6、國(guó)家局，與新商事登記沖突）縣級(jí)以上檔案行政管理部門(mén)備案登記（省局）五年內(nèi)無(wú)檔案安全事故、泄密事件等（省局）股東及工作人員必須為中國(guó)境內(nèi)公民工作人員無(wú)犯罪記錄證明、簽保密承諾書(shū)15紙質(zhì)檔案數(shù)字化（二）數(shù)字化場(chǎng)所的安全管理獨(dú)立空間、配檔案裝具、防火防盜防潮等視頻監(jiān)控，保存不少于6個(gè)月封斷所有加工設(shè)備的無(wú)線(xiàn)網(wǎng)絡(luò)功能掛牌上崗，物品存專(zhuān)用儲(chǔ)物柜，不得帶非工作用的手機(jī)、相機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)嚴(yán)禁在加工場(chǎng)所喝水、進(jìn)食，嚴(yán)禁擅自將加工場(chǎng)所的物品帶離16紙質(zhì)檔案數(shù)字化（三）設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)的安全管理加工設(shè)備必須封閉USB、紅外線(xiàn)、藍(lán)牙等信息輸出端口使用正版軟件，不安裝與加工無(wú)關(guān)軟件數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)要與其他網(wǎng)絡(luò)

7、物理隔離，禁止使用無(wú)線(xiàn)網(wǎng)卡、無(wú)線(xiàn)鍵盤(pán)、無(wú)線(xiàn)鼠標(biāo)加工中使用的硬盤(pán)、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)在數(shù)字化工作完成后必須交由檔案部門(mén)統(tǒng)一保管或銷(xiāo)毀加工設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)送外維修必須報(bào)檔案部門(mén)書(shū)面審批，并由檔案部門(mén)人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督17紙質(zhì)檔案數(shù)字化（四）檔案實(shí)體的安全管理涉密檔案要篩除（國(guó)家局），涉密檔案不得委托外部機(jī)構(gòu)個(gè)人加工（省局），涉密加工資質(zhì)分批調(diào)檔，做好檔案實(shí)體交接的清點(diǎn)、核對(duì)，防止檔案丟失加工過(guò)程不得損毀檔案，破損的檔案要修復(fù)正在加工的檔案必須每天入庫(kù)（柜），不得在加工工位上留存過(guò)夜18紙質(zhì)檔案數(shù)字化（五）紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) DAT 312017黑白、灰度、彩色，分辨率大于等于200

8、dpi，需仿真復(fù)制的300dpi、高仿600dpi，圖像處理（保持原貌，糾偏、去黑邊、去污、拼接），掛接、關(guān)聯(lián)，質(zhì)檢5%以上、關(guān)聯(lián)準(zhǔn)確100%其他合格率95%以上長(zhǎng)期保存格式TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式，利用時(shí)PDF等格式19紙質(zhì)檔案數(shù)字化（六）紙質(zhì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)質(zhì)量規(guī)范廣州市地方技術(shù)規(guī)范 DBJ440100T 772010彩色，分辨率大于等于300dpi，加工自檢100%、驗(yàn)收宜按10%抽檢，重要檔案抽檢合格率宜大于等于97%20電子文件歸檔（一）幾個(gè)常識(shí)電子文件歸檔與管理規(guī)范中“本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體、按優(yōu)先順序依次為:只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、可擦寫(xiě)光盤(pán)、硬磁盤(pán)等。不允

9、許用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體”。檔案的打印設(shè)備：使用激光打印機(jī)，禁止使用噴墨打印機(jī)（墨水的耐久性問(wèn)題）、針式打印機(jī)（色帶的耐久性問(wèn)題）、熱敏打印機(jī)（耐久性問(wèn)題）21電子文件歸檔（二）電子檔案的法律效力與紙質(zhì)檔案一樣，歸檔前有效力歸檔后就有效力電子簽名、電子印章（是否手動(dòng)蓋章、簽名）電子簽名法（人身關(guān)系、不動(dòng)產(chǎn)、停公共服務(wù)例外）雙套制（過(guò)渡策略？）電子檔案是原件，紙質(zhì)版是復(fù)制件電子文件歸檔的內(nèi)容，電子文件原文（驗(yàn)證信息、修改痕跡）、版式文件（PDF、CEB）、掃描件（如需要）、元數(shù)據(jù)22電子文件歸檔（三）電子文件與電子檔案區(qū)別：電子檔案是具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件電子文件生成方式

10、：系統(tǒng)（辦公系統(tǒng)OA、業(yè)務(wù)系統(tǒng)）、加工（掃描及OCR、拍照、采集）23電子文件歸檔（四）電子文件的特性非直讀性和依賴(lài)性（易失效）：使用時(shí)需借助設(shè)備信息的游動(dòng)性和共享性（易復(fù)制）：便于遠(yuǎn)程利用和資源共享，復(fù)制難以察覺(jué)，存儲(chǔ)位置不確定易操作性（易修改）：復(fù)制、修改難防范復(fù)雜性（多格式、多版本、分開(kāi)存儲(chǔ)）24電子文件歸檔（五）電子文件的類(lèi)型格式（非全部）文本文件：歸檔通用格式（XML、RTF、TXT），常用格式（DOC、WPS）圖像文件：JPEG、TIFF版式文件：PDF（國(guó)際）、OFD（國(guó)家）、CEB音頻文件：MP3、WAV視頻文件：AVI、MPEG25電子文件歸檔（六）三性檢測(cè)（準(zhǔn)確性、完整性、

11、可用性） 四性檢測(cè)（三性+安全性）準(zhǔn)確性原則（真實(shí)性原則）真實(shí)性指對(duì)電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時(shí)的原始狀況一致2003年國(guó)家檔案局關(guān)于電子公文歸檔管理暫行辦法中第七條規(guī)定：電子公文形成單位必須將具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲(chǔ)載體一同歸檔，并使二者建立互聯(lián)。（過(guò)渡策略？）26電子文件歸檔（七）準(zhǔn)確性原則（真實(shí)性原則）1972年2月21日毛澤東會(huì)見(jiàn)來(lái)華訪問(wèn)的美國(guó)總統(tǒng)尼克松27電子文件歸檔（八）完整性原則國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)電子文件歸檔與管理規(guī)范規(guī)定：完整性指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無(wú)缺損。完整地歸檔記錄單位、機(jī)構(gòu)活動(dòng)的真實(shí)全貌，應(yīng)該

12、歸檔的全部電子文件。完整地歸檔電子文件的內(nèi)容信息和元數(shù)據(jù)（背景、結(jié)構(gòu)）信息。28電子文件歸檔（九）可用性原則（有效性原則）電子文件歸檔與管理規(guī)范規(guī)定：有效性指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。電子文件的非直讀性決定了電子文件必須依靠其生成的軟件環(huán)境還原顯現(xiàn)，即使電子文件存儲(chǔ)的載體完好無(wú)損，也有可能因其生成軟件已經(jīng)過(guò)時(shí)淘汰而無(wú)法還原顯現(xiàn)電子文件內(nèi)容信息或出現(xiàn)顯示出錯(cuò)的問(wèn)題。如舊錄像帶安全性原則 通過(guò)檢測(cè)，確保文件不帶有病毒及木馬等惡意代碼29電子文件歸檔（十）可用性的反面例子1975年能夠讀取美國(guó)1960年人口普查數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)僅有

13、2臺(tái)；目前，100萬(wàn)份美國(guó)越戰(zhàn)檔案的計(jì)算機(jī)索引已經(jīng)無(wú)法讀取；美國(guó)國(guó)家宇航局自1958年以來(lái)的多數(shù)研究報(bào)告正不斷受到威脅。早期的超星文件格式早期WPS、LOTUS-123文件格式30電子文件歸檔（十一）保證準(zhǔn)確性的方法與紙質(zhì)檔案一樣，需通過(guò)技術(shù)手段和管理制度予以保證，權(quán)限管理、數(shù)字證書(shū)等手段保證完整性的方法包括歸檔記錄單位真實(shí)全貌的全部電子檔案，電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無(wú)缺損保證可用性的方法長(zhǎng)期保存系統(tǒng)，格式轉(zhuǎn)換（信息損失）盡量保證長(zhǎng)期可讀，使用通用標(biāo)準(zhǔn)（PDF/A），存儲(chǔ)載體選擇，本地備份、異地備份，數(shù)據(jù)遷移31電子文件歸檔（十二）電子文件的歸檔方式邏輯歸檔：在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行

14、、不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。物理歸檔：把計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)上的電子文件以網(wǎng)絡(luò)傳輸或介質(zhì)傳遞方式移交給檔案部門(mén)的過(guò)程，歸檔前后電子文件的存儲(chǔ)位置發(fā)生改變。以網(wǎng)絡(luò)傳輸方式進(jìn)行的歸檔稱(chēng)在線(xiàn)歸檔，以介質(zhì)傳遞方式進(jìn)行的歸檔稱(chēng)離線(xiàn)歸檔。電子文件歸檔的文件格式32電子文件歸檔（十三）歸檔范圍電子文件歸檔范圍、保管期限和密級(jí)劃分參照國(guó)家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔范圍、保管期限和密級(jí)劃分的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。歸檔時(shí)間邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔既可實(shí)時(shí)進(jìn)行（在線(xiàn)歸檔），又可按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成（離線(xiàn)歸檔）。33電子文件歸檔（十四）歸檔文件格式原格式歸檔保存：注意加密文件需解密

15、后歸檔，電子簽章需歸檔原文件“信息固化”歸檔保存：把格式化文本、電子表格文件統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為圖像文件，將其元數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)元素“固化”后歸檔轉(zhuǎn)換為版式文件（PDF、OFD或CEB格式）歸檔：效果和轉(zhuǎn)換成圖像文件效果一樣，但在利用方面具有優(yōu)勢(shì)，版式文件中的文字信息可以直接檢索、復(fù)制，便于利用34電子文件歸檔（十五）歸檔整理分類(lèi)方法歸檔電子文件的分類(lèi)與機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案綜合管理分類(lèi)方案的類(lèi)目相同，可根據(jù)具體情況選用到一級(jí)類(lèi)目、二級(jí)類(lèi)目、三級(jí)類(lèi)目。歸檔電子文件以件為單位整理，同一全宗內(nèi)的電子文件在大類(lèi)類(lèi)目下按照“年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）”或“保管期限-年度-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）”等進(jìn)行分類(lèi)。 35電子文件歸檔（

16、十六）歸檔整理歸檔電子文件的著錄，包括檔案編號(hào)（全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)等組成）、題名、責(zé)任者、日期等著錄項(xiàng)，大部分可通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)提取。電子檔案目錄與電子文件建立關(guān)聯(lián)，電子檔案與紙質(zhì)檔案同時(shí)歸檔。36電子檔案管理（一）幾個(gè)常識(shí)管好電子檔案需要電子檔案管理軟件，手工管理電子檔案難以滿(mǎn)足國(guó)家檔案局的要求，難以滿(mǎn)足現(xiàn)實(shí)檔案管理對(duì)“收、管、存、用”的各方面要求。使用電子檔案管理軟件，不等于減少檔案管理的工作量，需從綜合管理效益、今后管理效率、檢索方便等多方面看待。37電子檔案管理（二）幾個(gè)常識(shí)電子檔案管理軟件是信息管理軟件，具備通用的“增加、刪除、修改、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、安全管理”等方面的功能需求。電子

17、檔案管理軟件具有行業(yè)特點(diǎn)，刪除、修改少，查詢(xún)多，權(quán)限控制要求高，注重長(zhǎng)期保管和長(zhǎng)期可用。38電子檔案管理（三）電子文件的準(zhǔn)確性（真實(shí)性）、完整性、可用性和安全性，移交前由形成部門(mén)負(fù)責(zé)，移交后由檔案部門(mén)負(fù)責(zé)。電子檔案管理系統(tǒng)的安全保護(hù)等級(jí)共分五級(jí)：自主保護(hù)級(jí)強(qiáng)制保護(hù)級(jí)監(jiān)督保護(hù)級(jí)指導(dǎo)保護(hù)級(jí)專(zhuān)控保護(hù)級(jí)39電子檔案管理（四）電子檔案管理的安全策略物理隔離技術(shù)措施：網(wǎng)絡(luò)隔離措施，如掃描加工網(wǎng)絡(luò)與檔案管理系統(tǒng)使用的網(wǎng)絡(luò)不能有物理連接、涉密信息網(wǎng)絡(luò)與互聯(lián)網(wǎng)不能有物理連接，黑客威脅無(wú)處不在，美國(guó)國(guó)防部、NASA都無(wú)法杜絕。離線(xiàn)備份數(shù)據(jù)管理安全措施：合理設(shè)置系統(tǒng)操作人員權(quán)限，系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)權(quán)與數(shù)據(jù)管理權(quán)分離、數(shù)據(jù)

18、管理權(quán)與數(shù)據(jù)操作權(quán)分離。40電子檔案管理（五）數(shù)據(jù)備份電子文件歸檔與管理規(guī)范規(guī)定：把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對(duì)已加密電子文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝。歸檔電子文件脫機(jī)備份在實(shí)際工作中容易被忽視。異地備份要求：省以上檔案館選擇相距300公里以上，不屬同一江河流域、同一電網(wǎng)、同一地震帶的地方為宜。地級(jí)、縣級(jí)檔案館由省級(jí)檔案行政管理部門(mén)確定。41電子檔案管理（六）電子檔案的有效性保證每年對(duì)電子文件進(jìn)行一次檢查登記，如不兼容，進(jìn)行載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時(shí)間不少于3年。對(duì)磁性載體每滿(mǎn)2年、光盤(pán)每滿(mǎn)4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10%。對(duì)磁性載體上的歸檔電子文件，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次，原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。42電子檔案管理（七）電子檔案的鑒定電子文件在整理和清理時(shí)都需使用鑒定與檢測(cè)技術(shù)電子檔案的銷(xiāo)毀歸檔電子文件在銷(xiāo)毀前，必須進(jìn)行編目造冊(cè)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷(xiāo)毀非保密性文件，邏輯刪除涉密文件，連同載體一起銷(xiāo)毀43電子檔案管理（八）電子檔案的利用審核電子檔案歸檔時(shí)，電子文件形成