某公司檔案管理制度資料(共15頁)

1、PAGE PAGE 16中平(zhn pn)物201539號關(guān)于(guny)印發(fā)物資供應(yīng)分公司關(guān)于(guny)開展檔案規(guī)范化建設(shè)的實施方案的通知基層各單位，機關(guān)各科室： 現(xiàn)將物資供應(yīng)分公司關(guān)于開展檔案規(guī)范化建設(shè)的實施方案印發(fā)給你們，請結(jié)合實際，認真貫徹落實。 二O一五年六月(li yu)十日物資供應(yīng)分公司關(guān)于(guny)開展(kizhn)檔案規(guī)范化建設(shè)的實施方案為有效提高我公司檔案管理的整體水平，實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，確保檔案材料整理的及時性、系統(tǒng)性、有效性、創(chuàng)新性，真正把檔案建設(shè)工作轉(zhuǎn)化為常規(guī)過程性工作，進一步加強和規(guī)范檔案管理，保障檔案工作科學的持續(xù)發(fā)展。根據(jù)中國平煤神馬集團綜合辦關(guān)于開展集

2、團檔案規(guī)范化建設(shè)的通知（中平辦201547號）要求，結(jié)合公司實際，特制定物資供應(yīng)分公司檔案規(guī)范化建設(shè)工作實施方案。一、指導(dǎo)思想以集團檔案規(guī)范化管理要求為指導(dǎo)，提高檔案工作整體水平,以強化管理為重點，以開展檔案管理規(guī)范化建設(shè)為載體，更好地為企業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)為宗旨,充分利用檔案管理規(guī)范化建設(shè)活動，推動我公司檔案業(yè)務(wù)管理、服務(wù)質(zhì)量不斷提升，努力實現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化、信息化、專業(yè)化。 二、工作(gngzu)目標根據(jù)文件要求，圍繞體制健全、保障有力、管理規(guī)范的檔案規(guī)范化工作目標，按照全面建設(shè)、整體推進、分布(fnb)實施的原則，扎實開展我公司(n s)檔案管理規(guī)范化建設(shè)活動，爭取在2016年

3、8月前，通過上級檔案規(guī)范化建設(shè)督查組的迎檢驗收，確保良好，力爭優(yōu)秀。三、組織領(lǐng)導(dǎo)為加強對公司檔案規(guī)范化建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo)，公司成立檔案規(guī)范化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，負責公司檔案規(guī)范化建設(shè)活動的迎檢驗收工作；監(jiān)督、檢查、督促、指導(dǎo)公司加強檔案規(guī)范化建設(shè)。組長：xxx（公司黨委副書記）副組長：xxx（公司辦公室主任）成 員：各科室專兼職檔案員領(lǐng)導(dǎo)小組工作職責：貫徹落實集團檔案規(guī)范化建設(shè)活動要求，研究部署公司檔案規(guī)范化建設(shè)組織實施工作，協(xié)調(diào)解決檔案規(guī)范化建設(shè)遇到的實際問題。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，辦公室設(shè)在公司(n s)檔案科，負責(fz)公司(n s)檔案規(guī)范化建設(shè)活動的組織實施工作。辦公室主任：嘻嘻嘻（兼）成 員

4、：xxx xxx xxx領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室工作職責：在檔案規(guī)范化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組的領(lǐng)導(dǎo)下，負責制定公司檔案規(guī)范化建設(shè)實施方案，對照驗收內(nèi)容和標準開展自查申報、整改完善、迎檢驗收等工作；推動、督促、檢查、指導(dǎo)公司開展檔案規(guī)范化建設(shè)活動，向上級部門報告檔案規(guī)范化建設(shè)工作的進展情況，溝通協(xié)調(diào)考評驗收事項。三、實施步驟（一）實施準備階段（2015年5月20日至2015年6月5日）。按要求在規(guī)定的時間內(nèi)制定完善的公司檔案工作規(guī)范化建設(shè)實施方案并上報集團公司檔案科。（二）自查階段（2015年6月10日至2015年10月31日）。根據(jù)省管企業(yè)集團公司及其子公司檔案規(guī)范化建設(shè)檢查驗收內(nèi)容和標準，結(jié)合我公司檔案工作實際

5、，從組織管理、設(shè)施設(shè)備、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、開發(fā)利用四個方面，積極開展自檢、自糾自查，確保每項工作符合標準，落實到位。（三）組織(zzh)實施階段(jidun)（2015年11月1日至2016年1月31日）。根據(jù)自查階段查出的問題，分階段、分步驟(bzhu)進行整改。（四）申請驗收階段（2016年2月1日至2016年3月31日）。根據(jù)單位自查整改情況，組織好申報材料（申請報告、自查報告、自查打分表等），向集團公司綜合辦提出書面申請。（五）迎接驗收階段（2016年4月1日至2016年8月31日）。及時與集團公司綜合辦檔案科有關(guān)負責同志溝通，認真聽取指導(dǎo)，不斷完善各項檢查指標內(nèi)容，積極做好迎接集團檢查小

6、組檢查準備工作，接受集團檔案檢查小組的檢查驗收。（六）鞏固提升階段（2016年9月至2016年12月）。針對省、集團檢查驗收小組提出的問題，及時進行落實整改，并將整改意見報集團檔案檢查小組審定。四、工作要求（一）統(tǒng)一思想、形成共識。檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項活動的真實記錄，是企業(yè)開展各項工作的信息基礎(chǔ)。各單位要把檔案規(guī)范化建設(shè)活動作為當前一項重要工作，充分認識檔案規(guī)范化管理的重大意義，增強檔案意識，自覺配合和支持檔案規(guī)范化建設(shè)工作。（二）各負其責，有序推進。各單位要按照全面建設(shè)、整體推進、分布實施的思路，對照標準，認真梳理，找準問題，訂實措施，做細工作，以實實在在的成效落實(lush)檔

7、案規(guī)范化建設(shè)的各項要求。（三）加強督查，確保進度。檔案規(guī)范化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室要充分發(fā)揮組織協(xié)調(diào)職能，認真履行工作職責，定期進行檢查督辦，隨時掌握檔案規(guī)范化建設(shè)進展情況，協(xié)調(diào)解決各種具體(jt)問題，確保按時完成檔案規(guī)范化建設(shè)工作。附件：1.省管企業(yè)(qy)集團公司及其子公司檔案規(guī)范化建設(shè)檢查驗收內(nèi)容和標準 2.省管企業(yè)集團公司及其子公司檔案規(guī)范化建設(shè)檢查驗收申報表附件(fjin)1省管企業(yè)集團公司及其子公司檔案規(guī)范化建設(shè)檢查(jinch)驗收內(nèi)容和標準類別項目檢查 內(nèi) 容分數(shù)打分細則與打分說明一組織管理20分(一)管理體制10 分1、明確了分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)并列入分管領(lǐng)導(dǎo)崗位責任制，切實解決

8、實際問題。2未明確分管領(lǐng)導(dǎo)的扣0.5分；未列入分管領(lǐng)導(dǎo)崗位責任制的扣0.5分；無事例說明領(lǐng)導(dǎo)及時解決實際問題的扣1分。2、設(shè)置了相適應(yīng)的檔案工作管理部門。1無檔案工作管理部門的不得分；檔案管理部門設(shè)置不適應(yīng)單位檔案工作需要的扣1分。3、檔案工作堅持集中統(tǒng)一管理原則，實行綜合管理，做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一管理。3各種門類和載體檔案未集中統(tǒng)一管理的扣1.5分（因工作需要而設(shè)檔案分室的不扣分）；未做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準的，每1項扣0.5分。4、檔案工作列入單位發(fā)展規(guī)劃和年度計劃并有單位檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度計劃。2未列入單位發(fā)展規(guī)劃、年度計劃的各扣0.5分，未制訂單位檔案工作

9、發(fā)展規(guī)劃和年度計劃的各扣0.5分。5、對本單位內(nèi)部各部門、下屬單位或系統(tǒng)檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)并取得一定成效。2未對本單位內(nèi)部各部門檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)扣1分；未對下屬單位或系統(tǒng)檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)扣1分。 （二）檔案干部隊伍建設(shè)6分6、檔案工作管理部門配備了相適應(yīng)的檔案人員，檔案人員相對穩(wěn)定。2無專、兼職檔案人員不得分；人員數(shù)額沒有達到要求，扣0.5分，檔案人員頻繁變動的扣0.5分。7、檔案人員大專以上知識水平的達60%，中級以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)的達20%，接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)率達100%。2檔案人員文化程度達不到要求扣0.5分；具有專業(yè)技術(shù)職務(wù)的人員少且專業(yè)結(jié)構(gòu)不合理的扣0.5分；業(yè)務(wù)人員（工

10、作一年為限）沒有受過檔案專業(yè)培訓(xùn)扣0.5分。8、建立了檔案人員崗位責任制。1未建立崗位責任制的不得分；檔案人員履行職責不力扣0.5分。9、檔案人員與其他專業(yè)技術(shù)管理人員享受同等待遇。1未能享受同等待遇不得分。（三）制度建設(shè)4分10、學習、貫徹、執(zhí)行檔案法律、法規(guī)、規(guī)章。1未組織單位專兼職檔案人員學習、貫徹、執(zhí)行檔案法律、法規(guī)、規(guī)章的扣0.5分；未在單位全員中學習、宣傳檔案法律、法規(guī)、規(guī)章的扣0.5分。11、建立健全檔案管理制度并納入到單位管理制度中，做到“三納入”、“四參加”、“四同步”。3未按照檔案行政管理部門印發(fā)的檔案工作業(yè)務(wù)標準、規(guī)范，制定出本單位的檔案工作各項規(guī)章制度，扣1分；未建立“

11、三納入” “四參加”、“四同步”制度，或有制度但執(zhí)行不力，每1項扣0.5分。二設(shè)施設(shè)備14分 (四）檔案庫房5分12、有專用檔案庫房，并做到檔案庫房、閱覽室、辦公室三分開。2沒有專用庫房的不得分；兩分開的扣1分。13、庫房建設(shè)符合安全保管要求。3檔案庫房不符合檔案館建筑設(shè)計規(guī)范或未按要求改造的扣2分；庫房面積不能滿足需要扣1分。（五）設(shè)施設(shè)備9分14、有足夠的符合要求的存放檔案資料的柜架。2檔案柜架數(shù)量不能滿足需要的扣1分；質(zhì)量差的扣1分。15、檔案庫房配備了消防自動報警、滅火裝置，并能正常使用。1未配置或不能正常使用不得分。缺消防自動報警裝置扣0.5分。16、庫房配備了防盜門窗、避光窗簾、防

12、蟲藥物。1.5無防盜門窗各扣0.5分；無防光窗簾扣0.5分；無防蟲藥物扣0.5分。17、庫房配備了溫、濕度記錄、控制設(shè)備并達到庫房的防護要求。2缺少溫、濕度記錄設(shè)備扣0.5分，缺少溫度控制設(shè)備扣1分；缺少濕度控制設(shè)備扣0.5分。18、配置檔案現(xiàn)代化管理設(shè)備（包括計算機、光盤刻錄機、掃描儀、復(fù)印機、照相機等）。2.5缺少計算機扣1分；缺少其他設(shè)備少一種扣0.5分，扣完為止。三業(yè)務(wù)建設(shè)43分（六）文件材料歸檔10分19、制訂各門類文件材料歸檔辦法及保管期限表，推行文書處理部門和業(yè)務(wù)部門歸檔整理制度。4未制訂各門類文件材料歸檔辦法扣2分，未制訂各門類檔案保管期限表扣1分；未推行文書處理部門和業(yè)務(wù)部門

13、歸檔整理制度扣1分。20、本單位電子檔案實施了有效管理。2電子文件未歸檔管理的不得分，電子文件歸檔不全按比例扣分；未按有關(guān)規(guī)范整理和管理的扣1分。21、歸檔文件完整、準確、及時。 2近三年歸檔率在95%以下不得分。9699%按比例扣分。22、歸檔的文件制成材料、字跡符合檔案保管要求。1書寫字跡不符合要求扣0.5分；載體材料不符合要求扣0.5分。23、有完備的檔案交接手續(xù)。 1無移交登記的不得分；經(jīng)手人未簽名的扣0.5分。（七）檔案整理編目8分24、制訂有本單位的分類方案。1.5無分類方案不得分，檔案分類編目不符合規(guī)范要求扣1分。25、檔案整理符合國家或行業(yè)標準要求。5文書檔案整理不符合規(guī)范要求

14、扣2分；科技檔案整理不符合規(guī)范要求扣2分；會計檔案整理不符合規(guī)范要求扣0.5分；聲像檔案整理不符合規(guī)范要求扣0.5分。 26、檔號編制符合規(guī)范要求，更改有記錄。1.5檔號不符合規(guī)范要求扣1分；更改無記錄，扣0.5分。（八）檔案保管9分27、有檔案（資料）存放示意圖，館（室）藏檔案資料排放科學有序，便于查找。1缺檔案（資料）存放示意圖扣0.5分;檔案排列不夠整齊、科學，不便于查找，扣0.5分。28、各類檔案卷皮、卷盒符合規(guī)范要求，封面、脊背填寫清楚、規(guī)范。1.5各類檔案卷皮、卷盒不符合規(guī)范要求扣1分；封面、脊背填寫不清楚、規(guī)范扣0.5分。29、建立了符合規(guī)范要求的全宗卷，全宗卷內(nèi)材料齊全。1未建

15、立全宗卷不得分；全宗卷不規(guī)范、材料不齊全扣0.5分。30、庫房清潔衛(wèi)生，無事故隱患和雜物堆放。1檔案庫房堆放雜物扣0.5分，不清潔扣0.5分，有事故隱患扣1分。31、落實了檔案防火、防光、防塵、防蟲霉、防盜、防高低溫、防濕等措施；建立了檔案災(zāi)害應(yīng)急預(yù)案，并納入單位應(yīng)急管理體系。3缺一項預(yù)防措施扣0.5分，扣完2分為止。未建立檔案災(zāi)害應(yīng)急預(yù)案扣1分；建立檔案災(zāi)害應(yīng)急預(yù)案，未納入單位應(yīng)急管理體系扣0.5分。32、對破損檔案進行了搶救。1.5永久和長期保管的破損、字跡褪變檔案數(shù)量不清，或沒有建立破損檔案情況登記的扣0.5分；未制定搶救方案扣0.5分；未實施搶救扣0.5分。（九）檔案統(tǒng)計和鑒定4分33

16、、建立了檔案的收進、移出、利用、保管統(tǒng)計臺帳；統(tǒng)計臺帳做到規(guī)范化、標準化、統(tǒng)計數(shù)據(jù)填寫準確無誤，對所形成的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，根據(jù)本館（室）情況進行了統(tǒng)計匯總和分析。1.5無統(tǒng)計臺帳扣1.5分；統(tǒng)計臺帳質(zhì)量不高，扣0.5分，沒有進行統(tǒng)計匯總和分析，扣0.5分，統(tǒng)計分析質(zhì)量不高，扣0.5分。34、按規(guī)定及時準確地向上級有關(guān)機關(guān)報送檔案工作基本情況統(tǒng)計報表及數(shù)據(jù)磁盤。1在近3年的統(tǒng)計報表報送中，缺一次及時上報，扣0.5分，扣滿1分止。報表填寫不準確，差錯較多，扣0.5分。35、建立檔案鑒定銷毀小組，定期開展檔案鑒定、銷毀工作。1.5未建立鑒定銷毀小組扣0.5分；近三年未開展檔案鑒定、銷毀工作扣1分，鑒定銷毀

17、檔案程序不規(guī)范扣0.5分。（十）檔案管理現(xiàn)代化12分36、檔案信息化與本單位信息化建設(shè)同步規(guī)劃、同步設(shè)計、同步實施。1未列入單位信息化建設(shè)計劃的扣0.5分；未實現(xiàn)同步發(fā)展的扣0.5分。37、實現(xiàn)了檔案計算機網(wǎng)絡(luò)管理，使用了符合國家規(guī)范要求的檔案管理軟件。2未實現(xiàn)檔案計算機網(wǎng)絡(luò)管理扣1分；未使用符合國家規(guī)范要求的檔案管理軟件扣1分。38、建立了案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫，珍貴、重要和利用頻繁檔案實現(xiàn)全文檢索。7館（室）藏檔案全部建立案卷級目錄數(shù)據(jù)庫得1分，不足按比例扣分；館（室）藏檔案全部建立文件級目錄數(shù)據(jù)庫得3分，不足按比例扣分；珍貴、重要和利用頻繁檔案實現(xiàn)全文檢索得3分，不足按比例扣分。39、

18、建立實行電子文件和數(shù)字檔案安全保管和備份制度。2未建立電子文件和數(shù)字檔案安全保管、備份制度的扣2分；四開發(fā)利用23分（十一）提供利用12分40、編有適合檔案利用需要的檢索工具。4科技檔案未編制分類目錄扣0.5分，未編制底圖目錄扣0.5分；文書檔案無案卷目錄扣0.5分，無案卷文件目錄扣0.5分，按新方法整理無歸檔文件目錄扣0.5分；其他門類檔案目錄（包括會計、專業(yè)、電子檔案和特殊載體檔案）缺一種扣0.5分。41、檔案人員熟悉室藏及相關(guān)業(yè)務(wù)，能基本滿足利用者需要，查全率、查準率達95%以上。2檔案人員調(diào)卷速度慢扣1分；查全率、查準率沒有達95%以上扣1分。42、檔案人員主動采取多種形式為單位領(lǐng)導(dǎo)決策和單位各項工作服務(wù)。2未主動提供檔案信息服務(wù)的扣1分；未采取多種形式服務(wù)（分發(fā)目錄、電話調(diào)卷、網(wǎng)絡(luò)查詢等）的酌情扣分，扣完1分為止。43、借閱手續(xù)完備，建立利用效果反饋登記,并匯編檔案利用效果實例。2未建立查閱登記、借閱登記和利用效果反饋登記的，缺一種扣0.5分，扣完1分止；近三年每年至少有三個利用實例，并匯編成冊，沒有扣1分，不足按比例扣分。44、積極參與本單位文化建設(shè)，在專項、專題活動中提供檔案支持，成績突出。2未積極參與本