X股份公司人事檔案管理規(guī)定

1、X股份公司人事檔案管理規(guī)定第一章總那么第一條為貫徹落實中央關(guān)于干部人事檔案指導(dǎo)精神和政策 要求，進一步加強公司人事檔案管理工作，推進人事檔案工作科 學(xué)化、制度化和規(guī)范化建設(shè)，根據(jù)國家檔案法、干部人事檔 案工作條例、干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定等法律法規(guī)和 相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際，特制定本規(guī)定。第二條 人事檔案是記載員工個人經(jīng)歷、政治思想、品德作 風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績以及工作變動等內(nèi)容的文件材料，是反 映員工自然情況、全面考察了解和正確選拔使用人才的重要依據(jù)。第三條 人事檔案工作應(yīng)當(dāng)遵循以下原那么：（一）（二）（三）（四）（五）黨管干部、 依規(guī)依法、 分級負責(zé)、 真實準(zhǔn)確、 方便利用、黨管人才

2、; 全面從嚴; 集中管理; 完整規(guī)范;平安保密。第四條 本規(guī)定適用于中國廣電x網(wǎng)絡(luò)股份省公司 本部、分公司在職勞動合同制員工及全資子公司、控股子公司班 子成員的人事檔案管理工作。全資子公司、控股子公司班子成員外人員的人事檔案管理由 子公司參照本規(guī)定執(zhí)行。第二章人事檔案管理機構(gòu)和職責(zé)（五）轉(zhuǎn)入單位收到，經(jīng)檢查核對無誤后，在回執(zhí)上簽名蓋 章及時退回，逾期一個月未退回回執(zhí)，轉(zhuǎn)出單位應(yīng)及時跟進催促, 以防檔案喪失；假設(shè)缺少材料應(yīng)在回執(zhí)上寫明，限期補齊缺失材料; 對不符合要求的人事檔案，退回轉(zhuǎn)出單位，重新辦理。第三十四條嚴格執(zhí)行轉(zhuǎn)遞制度，防止產(chǎn)生“無頭檔案”。對 已出現(xiàn)的“無頭檔案”，應(yīng)認真查轉(zhuǎn)。對確屬

3、查不到人員下落的， 凡有保存價值的檔案材料可移交員工原籍檔案管理部門保存。第七章人事檔案信息化管理第三十五條人事數(shù)字檔案是按照國家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，利用 掃描等技術(shù)手段將人事紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化形成的數(shù)字圖像和數(shù)字文 本。第三十六條 各級人事檔案管理部門可結(jié)合實際推進人事檔 案管理數(shù)字化和信息化建設(shè)，為干部資源配置、員工隊伍宏觀管 理、組織人事工作規(guī)律研究等提供精準(zhǔn)高效服務(wù)。第三十七條人事數(shù)字檔案在利用、轉(zhuǎn)遞和保密等方面按照 紙質(zhì)檔案相關(guān)要求管理。第八章紀(jì)律與監(jiān)督第三十八條 公司各單位及其人事檔案管理部門在人事檔案 工作中，必須嚴格執(zhí)行本管理規(guī)定，自覺接受組織監(jiān)督和黨員、 干部、群眾監(jiān)督。第三十九條對于違

4、反相關(guān)規(guī)定和紀(jì)律的，依據(jù)有關(guān)規(guī)定予 以糾正；根據(jù)情節(jié)輕重，給予批評教育、組織處理或者黨紀(jì)處分, 并視情追究相關(guān)人員責(zé)任。涉嫌違法犯罪的，按照國家法律法規(guī)-10- 處理。第九章附那么第四十條 本規(guī)定自印發(fā)之日起執(zhí)行，由省公司人力資源部 門負責(zé)解釋、修訂。附件：1.人事檔案管理臺賬（參考模板）.人事檔案材料分類解釋.人事檔案材料形成部門.查（借）閱人事檔案審批表.人事檔案材料轉(zhuǎn)遞通知單第五條 公司各級人力資源部門為人事檔案管理部門，人事 檔案管理范圍及權(quán)限原那么上與人力資源管理范圍及權(quán)限一致。第六條 省公司人力資源部門主要職責(zé)：（一）負責(zé)貫徹落實國家有關(guān)人事檔案管理政策、法規(guī)，制 定公司人事檔案管

5、理制度，監(jiān)督、檢查并指導(dǎo)分（子）公司人事 檔案管理工作。（二）負責(zé)收集、報送省公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員的人事檔案材料, 協(xié)助上級檔案主管部門做好歸檔材料的審核、歸檔及檔案副本材 料的歸檔工作。（三）負責(zé)省公司本部員工（除檔案由上級組織人事部門負 責(zé)管理的領(lǐng)導(dǎo)班子成員）、市級分公司班子成員及子公司班子成員 的人事檔案材料的管理工作。（四）負責(zé)組織公司人事檔案工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)和經(jīng)驗交流，積 極開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)，推廣人事檔案工作先進經(jīng)驗。（五）負責(zé)推進人事檔案管理信息系統(tǒng)規(guī)劃，并組織應(yīng)用實 施與推廣，做好全省人事檔案信息化建設(shè)。第七條 市級分公司人力資源部門職責(zé)：（一）負責(zé)收集、報送市本級領(lǐng)導(dǎo)班子成員的人事檔案材料

6、, 協(xié)助省公司人力資源部做好歸檔材料的審核、歸檔及檔案副本材 料的歸檔工作。（二）負責(zé)市本級員工（除檔案由省公司負責(zé)管理的領(lǐng)導(dǎo)班 子成員）及縣級分公司班子成員的人事檔案材料的管理工作。（三）負責(zé)組織落實國家和公司人事檔案管理有關(guān)規(guī)定和制度。第八條 縣級分公司人力資源部門主要職責(zé)：（一）負責(zé)收集、報送縣級分公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員的人事檔案 材料，協(xié)助市級分公司人力資源部門做好歸檔材料的審核、歸檔 及檔案副本材料的歸檔工作。（二）負責(zé)本單位員工（除檔案由市級分公司負責(zé)管理的班 子成員）的人事檔案材料的管理工作。（三）負責(zé)組織落實國家和省市公司人事檔案管理有關(guān)規(guī)定 和制度。第九條 子公司人力資源部門主要職

7、責(zé)：（一）負責(zé)收集、報送子公司班子成員的人事檔案材料，協(xié) 助省公司人力資源部門做好歸檔材料的審核、歸檔及檔案副本材 料的歸檔工作。（二）負責(zé)本單位員工（除子公司班子成員）的人事檔案材 料的管理工作。（三）負責(zé)組織落實國家和省公司人事檔案管理有關(guān)規(guī)定和 制度。第十條 人事檔案管理部門應(yīng)中選配政治素質(zhì)好、專業(yè)能力 強、作風(fēng)正派的黨員從事人事檔案管理工作，主要職責(zé)包括：（一）負責(zé)人事檔案的建立、接收、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計和保 密，檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔，檔案信息化等日常管 理工作。（二）負責(zé)辦理人事檔案的查（借）閱，組織開展人事檔案審核工作，配合有關(guān)方面涉及人事檔案的調(diào)查和信息提供。（三）負責(zé)

8、人事檔案臺賬的建立和維護等工作（管理臺賬參 考模板見附件1）。第十一條 人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)按照預(yù)防為主、防治結(jié)合 的要求，建立和維護科學(xué)合理的檔案存放秩序，按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要 求建設(shè)人事檔案庫房，加強庫房平安管理和技術(shù)防護。暫不具備 管理條件或檔案數(shù)量較少的，人事檔案可委托社會人事代理機構(gòu) 管理。第十二條 特殊情況人員的人事檔案管理：（一）離崗待退、停薪留職人員的檔案由原檔案管理部門負 責(zé)新建臺賬管理。（二）退休人員（省管干部除外）的檔案管理按國家、地方 或原檔案管理機構(gòu)有關(guān)政策規(guī)定執(zhí)行。（三）員工離職（包括辭職、辭退、解除/終止勞動合同）， 原檔案管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體情況將檔案轉(zhuǎn)遞至新就業(yè)單位

9、或本 人戶籍所在地（或常住地）相應(yīng)人事檔案工作機構(gòu)或公共就業(yè)和 人才服務(wù)機構(gòu)。（四）員工亡故的，其檔案管理按照國家、地方或原檔案管 理機構(gòu)有關(guān)政策規(guī)定執(zhí)行。（五）員工在受刑事處分和勞動教養(yǎng)期間，其檔案由原檔案 管理部門保管。刑滿釋放和解除勞教以后離職的，按第（三）條 管理。（六）員工出國不歸、失蹤、逃亡的，檔案由原檔案管理部門負責(zé)新建臺賬管理。（七）人事檔案管理人員及其在本單位的直系親屬的檔案， 由檔案管理權(quán)限單位人力資源部門另行指定專人管理。第三章人事檔案的內(nèi)容和分類第十三條 人事檔案分為正本和副本。副本根據(jù)工作需要建 立，由正本主要材料的復(fù)制件構(gòu)成，正本有關(guān)材料和信息變更時, 副本應(yīng)當(dāng)相應(yīng)

10、變更。第十四條 人事檔案主要內(nèi)容及分類（附件2）：（一）履歷類材料。（二）自傳和思想類材料。（三）考核鑒定類材料。（四）學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、學(xué)術(shù)評鑒和教育培 訓(xùn)類材料。（五）政審、審計和審核類材料。（六）黨、團類材料。（七）表彰獎勵類材料。（A）違規(guī)違紀(jì)違法處理處分類材料。（九）工資、任免、出國和會議代表類材料。（十）其他可供組織參考的材料。第四章人事檔案材料的收集、鑒別與歸檔第十五條 人事檔案形成部門和人事檔案管理部門，必須認 真貫徹執(zhí)行有關(guān)的法律、法規(guī)和組織人事等工作的政策規(guī)定。收 集歸檔工作受國家有關(guān)法律、法規(guī)的保護和監(jiān)督。第十六條 人事檔案材料形成部門（附件3）應(yīng)按照有關(guān)規(guī)

11、 定規(guī)范制作人事檔案材料，在材料形成之日起一個月內(nèi)按要求送 交人事檔案管理部門歸檔并履行移交手續(xù)。第十七條 人事檔案管理部門要建立人事檔案材料收集歸檔 工作機制，及時掌握新形成人事檔案材料的信息，主動向人事檔 案形成部門、本人和其他有關(guān)方面收集人事檔案材料。第十八條收集歸檔的材料，必須經(jīng)過認真鑒別。屬于歸檔 的材料應(yīng)真實完整、文字清楚、填寫規(guī)范、對象明確、手續(xù)完備。 歸檔材料經(jīng)人事檔案管理部門審查后歸入人事檔案。第十九條歸檔材料填寫不規(guī)范、手續(xù)不完備，或與檔案記 載不一致的，材料形成部門應(yīng)當(dāng)重新制作，補辦手續(xù)，或由人事 檔案管理部門審改并加蓋公章。第二十條 經(jīng)過鑒別，不屬于歸檔范圍的材料不得擅

12、自歸檔, 可結(jié)合實際情況予以處理。第二十一條 歸檔材料一般應(yīng)當(dāng)為原件。證書、證件等特殊 情況需要復(fù)印件存檔的，統(tǒng)一使用國際標(biāo)準(zhǔn)A4辦公用紙，必須注 明復(fù)制時間（不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫）， 并加蓋材料制作單位或人事檔案管理部門（所在單位）印章。第二十二條符合歸檔要求的材料，必須在接收之日起一個 月內(nèi)放入本人檔案，一年內(nèi)整理歸檔。第二十三條 人事檔案材料收集歸檔工作中，人事檔案材料 形成部門、人事檔案工作人員、本人必須嚴格遵守以下紀(jì)律：（一）不準(zhǔn)以任何借口涂改、偽造檔案材料。（二）不準(zhǔn)將應(yīng)歸檔材料據(jù)為己有或者拒絕、拖延歸檔。（三）不準(zhǔn)將歸檔范圍之外的材料擅自歸檔。（四）不準(zhǔn)將虛

13、假材料和不符合歸檔要求的材料歸入檔案。（五）不準(zhǔn)私自、指使或者允許他人抽取、撤換或銷毀檔案 材料。對違反人事檔案材料收集歸檔工作紀(jì)律的，視其性質(zhì)、情節(jié) 輕重和造成后果，對負有主要責(zé)任的領(lǐng)導(dǎo)人員和直接責(zé)任人進行 處理。其中，檔案工作人員參與涂改、偽造檔案材料的，從嚴從 重處理且不得繼續(xù)從事人事檔案工作。第五章人事檔案的利用和審核第二十四條 因工作需要，符合以下情形之一的，可以查閱 人事檔案：（一）政治審查、開展黨員、黨員教育、黨員管理等；（二）干部錄用、考核、考察、任免、調(diào)配、職級晉升、教 育培養(yǎng)、職稱評聘、表彰獎勵、退休、社會保險、治喪等；（三）人才引進、培養(yǎng)、評選、推送等；（四）巡視、巡察，

14、選人用人檢查、違規(guī)選人用人問題查核, 組織處理，黨紀(jì)政務(wù)處分，涉嫌違法犯罪的調(diào)查取證、案件查辦 等；（五）其他因工作需要利用的事項。第二十五條查閱人事檔案按照以下程序和要求進行：（一）查閱檔案應(yīng)當(dāng)2人以上，一般均為黨員。任何個人不 得查閱或借用本人及其直系親屬的人事檔案。（二）查閱人員須填寫查（借）閱人事檔案審批表（附件 4）o本級或上級人事檔案管理部門人員查閱的，由本級或上級人 事檔案管理部門負責(zé)人審批簽字；非本級或上級人事檔案管理部 門人員查閱的，按程序報所在單位負責(zé)人審批簽字并加蓋公章后, 報需查閱檔案的人事檔案管理部門負責(zé)人審批。（三）查閱人員在規(guī)定時限內(nèi)查閱。查閱人員應(yīng)嚴格遵守人 事

15、檔案保密制度和閱檔規(guī)定，不得涂改、劃圈、污損、拆取、撤 換、增添、摘錄、復(fù)制、拍攝檔案材料，不得泄露或擅自向外公 布檔案內(nèi)容。（四）歸還檔案。檔案管理人員認真核對檔案材料，無誤后 辦理注銷手續(xù)并入庫歸位。第二十六條人事檔案一般不予外借，確因工作需要借閱的, 借閱單位應(yīng)當(dāng)履行審批手續(xù)，在規(guī)定時限內(nèi)歸還，歸還時檔案管 理人員認真核對檔案材料，無誤后辦理注銷手續(xù)并入庫歸位。第二十七條確因工作需要復(fù)制、摘錄檔案材料的，應(yīng)當(dāng)由 人事檔案管理部門按程序?qū)徟?，對?fù)制、摘錄的檔案材料注明時 間、使用范圍并加蓋公章。第二十八條 各級人事檔案管理部門可根據(jù)上述原那么結(jié)合實 際制定查（借）閱本單位管理人事檔案的具體

16、規(guī)定。第二十九條在干部動議、考察、任職前公示、交流，人才 引進，檔案轉(zhuǎn)遞、接收等環(huán)節(jié)，嚴格按照有關(guān)政策和標(biāo)準(zhǔn)，及時 做好人事檔案審核工作。第三十條 人事檔案審核應(yīng)當(dāng)在全面審核檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，重點審核出生日期、參加工作時間、入黨時間、學(xué)歷學(xué)位、 工作經(jīng)歷、家庭主要成員及重要社會關(guān)系、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、 學(xué)術(shù)評鑒、獎懲等基本信息，審核檔案內(nèi)容是否真實、檔案材料 是否齊全、檔案材料記載內(nèi)容之間的關(guān)聯(lián)性是否合理以及是否有 影響提拔任用的情形等。第三十一條 人事檔案審核中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定 及時進行整改和處理。涉及個人信息重新認定的，應(yīng)當(dāng)及時通知 所在單位和本人。凡發(fā)現(xiàn)檔案材料或者信息涉嫌造假的，應(yīng)當(dāng)立即查核，未核 準(zhǔn)前，一律暫緩考察或者暫停任職、調(diào)動等程序。第六章 人事檔案的