專業(yè)培訓校綜合檔案室

1、專業(yè)培訓校綜合檔案室1、檔案管理系統(tǒng)進入進入檔案室網站（） 點擊右上角“系統(tǒng)登錄” 或在網站左邊直接輸入“用戶名”和“密碼” 成功登陸后，系統(tǒng)自動進入“檔案信息管理”如下圖 :點擊“類”出來本部門的兩個庫2、系統(tǒng)錄入（案卷錄入）點擊“當前庫”或點擊當前庫的“打開”首次添加：點擊頁面左上方的“添加案卷”按鈕由于當前檔案表“當前庫”是空表，用戶需要根據自己的需要建立新的類目如： 在添加案卷輸入中輸入以下幾項：一級目錄：“3教學”；二級目錄“11教務處”；三級目錄“2008” (注：一級目錄、二級目錄可在上圖的左上角選“選擇類目”中選取 , 三級目錄為本年度) 4個新學院一、二級目錄向檔案室人員咨詢

2、在添加案卷輸入中輸入以下幾項：實體分類號： 200811 注:（2008為年度，11為部門代號）各部門代號由檔案室提供；教學部門200814.1（為辦學指導思想)、200814.2（為師資隊伍）以此類推（注意大小字）。 在添加案卷輸入中輸入以下幾項： 案卷/盒號： 從“1”開始 保管期限： 永久、長期、短期 密級： 選“內部” 正題名： 為案卷題名 第一責任者： 為本部門 數量： 填本案卷的總頁碼數 起止時間: 2008年7月至2008年9月應該填寫為：2008 07 2008 09 歸檔單位： 為本部門（加多個案卷，重復以上操作）在添加案卷輸入中輸入以下幾項：填寫好檔案表各類目后，點擊最下方

3、“添加”按鈕，系統(tǒng)彈出“添加案卷、文件完成！”對話框。如下圖。案卷添加完成,系統(tǒng)自動出來下一卷案卷的添加，如確認不添加,關閉小窗口即可。添加案卷完成添加案卷小提醒:添加案卷時選確認其實體分類號和案卷/盒號,再進行系統(tǒng)輸入2-1 系統(tǒng)錄入（文件錄入）添加文件（卷內目錄），點擊檔案文件信息管理下的“添加文件”如下圖。 需要輸入文件基本信息。如下圖： 在添加文件中輸入以下幾項：一級目錄：“3教學”；二級目錄“11教務處”；三級目錄“2008”實 體 分 類 號：200811 （2008為年度，11為部門代號）各部門代號由檔案室提供；教學部門200814.1（為辦學指導思想)、200814.2（為師資

4、隊伍）以此類推（以上兩項和添加案卷目錄相同) 在添加文件中輸入以下幾項：案卷/盒號及館編件號： 從“1.0001”開始，“1”表示第1個案卷，0001表示第1案卷中的第一份文件（目錄）保管期限：永久、長期、短期（與案卷相對應）密級：一般選“內部”（與案卷對相）正題名：為每份文件的題名 在添加文件中輸入以下幾項：第一責任者：為本部門 或 起草（發(fā)文）部門、人數量：填寫頁次（敲好的頁號）起止時間：為文件的落款時間如：2008年7月1日的為：2008.07.01歸檔單位：為本部門如有文號，添加到在“文號、圖號”中添加文件完成所添加文件（卷內目錄）的基本信息輸入完畢后，用戶可點擊窗口下方的“添加”按鈕

5、完成添加，系統(tǒng)會自動+1，其它保留上條記錄的信息，可以繼續(xù)添加下一條文件。3、電子文件上傳用戶要進行全文操作，可點擊“全文”按鈕 ：系統(tǒng)進入“文件、案卷提要”頁面，分別支持文件全文提要信息的錄入和附件包括電子文件全文的上載。如下圖：“文件、案卷提要”頁面下半部分可以實現電子文件全文的上載操作： 點擊右側的“瀏覽”按鈕，用戶可以查找本地計算機以及局域網上所要上載的電子文件。如下圖：選擇了本地計算機X盤下的“”作為上傳文檔，如文件名要修改可在“文件題名”中填寫新文件名（不修改文件名可不填寫）“上傳方式”為“上傳整個文檔”;“提取全文件”為“將附件內容追加到全文”。選擇好上載文件并完成設置后，用戶可

6、點擊下方“上傳”按鈕，系統(tǒng)完成附件的上傳。出現序號為1的附件,如不是格式的文件，上傳完畢后點擊“轉換”，出現“轉換中”系統(tǒng)將自動轉換，如完成關閉此窗口，繼續(xù)下一步工作。 多個文件上傳，可選“文件、案卷提要”欄中的“電子文件上傳”或重復以上單個上傳操作方式。4、目錄打印所有目錄輸入完畢后開始打?。骸熬韮饶夸洝薄ⅰ鞍妇硪平荒夸洝?、“案卷目錄”。在“檔案文件信息管理”目錄下有兩個欄目與打印有關“打印當前”“打印所有”，我們一般選“打印當前”。 點擊“打印當前目錄”，就會出現下面的窗口，如圖: 用戶只要選擇自定義欄目，然后點擊打印按鈕就可以先進行打印預覽。因為每頁文字的數量不同，需要在預覽窗口的“文件

7、”一欄中選擇“打印預覽”，出現“打印預覽”窗口，可以看到真實的打印情況。根據預覽情況，可以在上圖的“打印設置”中調整上下邊距，也可以在的“查看”一欄中改變“文字大小”，來進行調整（選中）。最后點擊“打印預覽”窗口的“打印”即可，打印完畢后，點擊上圖中的“退出”。圖為卷內目錄樣張，左寬右窄打印時如出現：“正在生成”久久不見目錄的情況，可試用以下兩種辦法：1、在地址欄輸入：安裝數字證書如未安裝，則點“”安裝即可（注：安裝證書前須確定本機系統(tǒng)時間是否正確，否則可能安裝出錯） 查看本機是否安裝了瀏覽器插件。如、搜索條等等。如已安裝，可在控制面板卸載。 2、打開，在菜單欄選“工具”選項安全自定義級別控件和插件