個(gè)人時(shí)間管理XXXX0626F

1、職業(yè)發(fā)展中心二一二年七月個(gè)人時(shí)間管理1講師介紹2 從今天開始我們走出校門 從今天開始我們步入社會(huì) 從今天開始我們加盟新奧 從今天開始我們?nèi)绾沃渥约旱臅r(shí)間？3課程目標(biāo)目標(biāo)1理解時(shí)間管理的原則與特性目標(biāo)2運(yùn)用時(shí)間管理的技巧與工具目標(biāo)3演示制定對(duì)癥下藥的時(shí)間管理計(jì)劃 4主要內(nèi)容 一、時(shí)間管理的概念二、時(shí)間管理的目的三、時(shí)間管理的原則 四、時(shí)間管理的方法五、時(shí)間管理的工具51.時(shí)間的特性供給毫無彈性：時(shí)間的供給量是固定不變的，無法開源 無法蓄積：時(shí)間不象人力、財(cái)力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲(chǔ)藏，無法節(jié)流 無法取代：時(shí)間是任何活動(dòng)不可缺少的基本資源，無法取代無法失而復(fù)得：時(shí)間無法象失物一樣失而復(fù)得，一但喪

2、失，無力挽回 時(shí)間本身是不能夠被管理的6時(shí)間管理是： （選擇題） A. 做備忘錄，在做過的事情處打勾，沒做過的事情 一件件順其自然地去完成 B. 制定計(jì)劃表，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，將事情完成 C. 改進(jìn)工作方法，別人用10分鐘完成的事情，而我 只需5分鐘即可 D. 選擇正確的人生方向，不怕走得慢，只怕路太彎2.時(shí)間管理的概念選擇7時(shí)間管理A強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)D強(qiáng)調(diào)方向C強(qiáng)調(diào)效率B強(qiáng)調(diào)時(shí)限2.時(shí)間管理的概念8 時(shí)間管理：時(shí)間管理說到底是對(duì)單位時(shí)間內(nèi)事件的管理。不能管理時(shí)間，便什么都不能管理德魯克 2.時(shí)間管理的概念9主要內(nèi)容 一、時(shí)間管理的概念二、時(shí)間管理的目的三、時(shí)間管理的原則 四、時(shí)間管理的方法五、時(shí)間管理

3、的工具101.什么事消耗了你的時(shí)間請(qǐng)大家寫下來你的主要時(shí)間占用，看看能不能通過本課程得到解決、改進(jìn)的思路。112.關(guān)于時(shí)間的數(shù)據(jù)假如你有80歲生命，1-20歲、60-80歲忽略不計(jì)，余40年，1年為1寸項(xiàng)目每天耗時(shí)（時(shí)）40年耗時(shí)（年）結(jié)余（寸）睡眠81327三餐2.5423交通1.52.520.5電話11.519看電視11.517.5娛樂11.516學(xué)習(xí)0.5115個(gè)人衛(wèi)生11.513.5找東西等0.5112.5假期/白日夢(mèng)/鬧情緒/錯(cuò)失機(jī)會(huì)60天/年6.56剪時(shí)間尺游戲12時(shí)間流逝（5年-1825天）我有 天可用于實(shí)現(xiàn)我的目標(biāo)?；顒?dòng)項(xiàng)目花費(fèi)時(shí)間（天）1. 睡覺、衛(wèi)生、美容2. 吃飯、聚會(huì)3

4、. 旅游、休閑、購(gòu)物4. 交通5. 找東西、排隊(duì)6. 照顧家人、談戀愛7. 看電視、玩游戲8. 健身、鍛煉9. 學(xué)習(xí)、工作、理財(cái)10. 其它練習(xí)13效果效率確定的期待結(jié)果以最小的代價(jià)或花費(fèi)獲得最佳的期待結(jié)果單位時(shí)間做更多的事或做一件事用最少的時(shí)間效能 時(shí)間管理的目的：就是將時(shí)間投入與你的目標(biāo)相關(guān)的工作，達(dá)到“三效”，即效果、效率、效能。3.時(shí)間管理的目的14主要內(nèi)容 一、時(shí)間管理的概念二、時(shí)間管理的目的三、時(shí)間管理的原則 四、時(shí)間管理的方法五、時(shí)間管理的工具151.大學(xué)期間，你在諸如期末考試、四六級(jí)考試、撰寫畢業(yè)論文、考研等這些重要事項(xiàng)之前，是一種什么狀況？出現(xiàn)了什么囧境？2.這些狀況是什么原

5、因造成的？缺少有效計(jì)劃沒有優(yōu)先管理分享思考討論16姓名：Richard 理查德簡(jiǎn)介：錄像中的主角，餐飲公司區(qū)域經(jīng)理任務(wù)：1、與皇家餐廳定合同 2、與新升職員工面談 3、與總經(jīng)理開會(huì) 4、向財(cái)務(wù)總監(jiān)提供新餐廳預(yù)算的報(bào)告錄像：亂了頭緒的經(jīng)理人姓名：Jane 簡(jiǎn)簡(jiǎn)介：Richard助理協(xié)助Richard工作姓名：Gies 吉斯簡(jiǎn)介：Richard同事請(qǐng)Richard協(xié)助解決其婚禮帳篷的問題姓名：Eric 艾瑞克簡(jiǎn)介：新升職員工與Richard面談姓名：Carol 卡羅爾簡(jiǎn)介：財(cái)務(wù)總監(jiān)與Richard約好討論預(yù)算問題1.有效計(jì)劃171000 個(gè)人 每人都有愿望 10%100個(gè)人 有目標(biāo)的人 10%10

6、 個(gè)人 有計(jì)劃的人1 處理輕重緩急， 順利實(shí)施10% 1.有效計(jì)劃18邁克爾的故事長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃 安排時(shí)間計(jì)劃短期計(jì)劃閱讀練習(xí)1.有效計(jì)劃19 確立目標(biāo) 尋求達(dá)到目標(biāo)的各種方案 選擇最佳方案 將最佳方案轉(zhuǎn)化為每周、每日的工作事項(xiàng) 列出每周、每日的工作次序并具體執(zhí)行 定期檢查目標(biāo)可行性程度，根據(jù)實(shí)際情況完善計(jì)劃凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。 禮記中庸工作計(jì)劃-1.有效計(jì)劃202.優(yōu)先管理 在重要事項(xiàng)上，為什么有人悠閑自在還能輕松過關(guān)？而有人挑燈夜戰(zhàn)還是難盡如人意？ 問題出在了你的時(shí)間管理上，出在了你對(duì)事件的優(yōu)先管理上 能否搞好時(shí)間管理，取決于你的人生態(tài)度， 取決于你對(duì)事件的取舍工作計(jì)劃-21時(shí)間矩陣圖重要的事

7、：對(duì)個(gè)人工作生活會(huì)產(chǎn)生重大影響的事情。緊迫的事：此刻不做就會(huì)給我們帶來麻煩的事情。 緊迫的事情不一定是重要的事情。 長(zhǎng)期規(guī)劃 發(fā)現(xiàn)問題與預(yù)防 人際關(guān)系建立等 自我表現(xiàn)培養(yǎng)與提高 危機(jī) 急迫的問題 有期限的壓力計(jì)劃 繁瑣的工作 某些信件、電話 浪費(fèi)時(shí)間之事 有趣的活動(dòng) 不速之客 某些電話、會(huì)議 信件與報(bào)告 必要而不重要的事等重要不重要不緊急 緊 急2.優(yōu)先管理22 壓力 筋疲力盡 危機(jī)處理 忙于收拾殘局全無責(zé)任感工作不保依賴他人或社會(huì)機(jī)構(gòu)維生短視近利危機(jī)處理缺乏自制力輕視目標(biāo)與計(jì)劃人際關(guān)系浮躁 有遠(yuǎn)見 平衡 紀(jì)律、自制 少有危機(jī)重要不重要不緊急 緊急偏重的結(jié)果2.優(yōu)先管理234D原則 Diari

8、ze（定出做的時(shí)間） 變?yōu)?Do it latter （等會(huì)兒做） Do it now！ （馬上就做） Delegate (授權(quán)別人去做) Dont do it！ （別去做了）重要不重要不緊急 緊急2.優(yōu)先管理24 在企業(yè)里重要的事情都是圍繞組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)而展開的，找出圍繞目標(biāo)和為目標(biāo)創(chuàng)造條件的事情，就掌握了重點(diǎn)。 能否做到居安思危，安排時(shí)間預(yù)防未來可能出現(xiàn)的危機(jī)，多做重要不緊急的事情，是衡量一個(gè)人是否有戰(zhàn)略眼光的標(biāo)志。2.優(yōu)先管理25投入時(shí)間的80%(“次要的多數(shù)”問題)投入時(shí)間的20%(“重要的少數(shù)”問題)產(chǎn)出的20%產(chǎn)出的80%造成3.80/20原則26主要內(nèi)容 一、時(shí)間管理的概念二、時(shí)

9、間管理的目的三、時(shí)間管理的原則 四、時(shí)間管理的方法五、時(shí)間管理的工具27拖延是指在個(gè)人可控的時(shí)間內(nèi)，可以盡早完成的事情，但因主觀惰性使其臨近“最后關(guān)頭”。1.避免拖延賽韋特說：“拖延是人的天性”，所以是很難改變的。 分享：自己在生活中因拖延而導(dǎo)致的“不幸事件”。閱讀：小王會(huì)拖延嗎？為什么？思考：拖延對(duì)我來說是一件有好處的“天性”嗎？如何改變？28人的天性原因?qū)Σ邲]壓力計(jì)劃；監(jiān)督；臨時(shí)性地拖一下以緩解心情；自我提醒；求助、授權(quán)沒興趣沒利益沒心情完美主義拖延的原因1.避免拖延29分析某位HR專員郵箱中的郵件條目，填入對(duì)應(yīng)的郵件分類表中。序號(hào)主題自序號(hào)主題自1年度員工滿意度調(diào)查問卷 系統(tǒng)10本月招聘

10、計(jì)劃 HR上司2上半年工作回顧會(huì)議記要 HR助理 11開心一刻 朋友3*咨詢公司的“下午茶” *咨詢公司 12機(jī)票3折起春秋航空4轉(zhuǎn)發(fā)：關(guān)于系統(tǒng)升級(jí)的通知 行政助理 13著裝要求通知 行政助理5會(huì)議邀請(qǐng)：HR研討會(huì)HR助理 14招聘需求 銷售經(jīng)理 6本周末培訓(xùn)日培訓(xùn)通知培訓(xùn)管理員15不在辦公室 客服經(jīng)理 7招聘費(fèi)用使用情況 財(cái)務(wù)專員 16放假通知行政助理 8回復(fù)：回復(fù)：食堂滿意度 行政部人員17部門團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)部門同事9轉(zhuǎn)發(fā)：下半年培訓(xùn)計(jì)劃調(diào)整 培訓(xùn)主管18回復(fù)：校園招聘方案 HR上司2.學(xué)會(huì)有效處理電子郵件30分類郵件號(hào)碼a. 來自外部的垃圾郵件b. 來自內(nèi)部的垃圾郵件c. 很長(zhǎng)很重要的需要

11、仔細(xì)閱讀的郵件d. 工作指令e. 公司政策發(fā)布、通知f. 與己直接相關(guān)的工作溝通g. 與己間接相關(guān)的信息抄送h. 其他電子郵件分類表2.學(xué)會(huì)有效處理電子郵件31內(nèi)部垃圾郵件的種類：A.與我工作任務(wù)不相關(guān) B.錯(cuò)發(fā)給我的郵件 C.內(nèi)容描述不清、不知所云的郵件 D.郵件主題雙方扯皮，但卻不停給我的郵件 E.隨意群發(fā)給我的郵件 F.超過時(shí)效的郵件： G.表述不完整，需停追問： H.主題不明確，需要我花大力氣去從字里行間分析的郵件 I.完全表述自己對(duì)公司某些規(guī)定的看法 2.學(xué)會(huì)有效處理電子郵件322.學(xué)會(huì)有效處理電子郵件案例分析：閱讀案例9個(gè)內(nèi)部郵件，分析這9個(gè)內(nèi)部垃圾郵件的類型。討論：該怎么處理這些

12、內(nèi)部垃圾郵件？郵件類型郵件類型郵件1郵件6郵件2郵件7郵件3郵件8郵件4郵件9郵件533雜亂的辦公環(huán)境將浪費(fèi)我們?cè)S多時(shí)間！3.個(gè)人5S管理343.個(gè)人5S管理35節(jié)約時(shí)間 保持桌面整潔 按項(xiàng)目分類 把主要的任務(wù)放手邊 電話伸手可及 記錄你要做的事項(xiàng) 清理掉可有可無的資料3.個(gè)人5S管理364.學(xué)會(huì)拒絕與放棄 學(xué)會(huì)放棄既沒有價(jià)值、又浪費(fèi)時(shí)間的事 授權(quán)或分派出這些活動(dòng)，節(jié)約自己的時(shí)間 不要事求完美 將它們匯總，集中時(shí)間處理 拿錢買時(shí)間 學(xué)會(huì)說NO，不要太好面子，一個(gè) 不會(huì)說NO的人一生將會(huì)很痛苦 做正確的事比正確的做事更重要！375.學(xué)會(huì)學(xué)習(xí)你如何讀書？ 根據(jù)80/20原則，一本書最重要的部分是目

13、錄，其次是簡(jiǎn)介和推薦語(yǔ)，再找感興趣的內(nèi)容看； 熟能生巧，巧能生精；書越讀越薄； 溫故而知新，觸類旁通，學(xué)而時(shí)習(xí)之； 參加一些學(xué)術(shù)會(huì)議或沙龍組織，迅速接近某一學(xué)科的前沿，進(jìn)而超越。當(dāng)覺得忙的時(shí)候就是該學(xué)習(xí)的時(shí)候386.改變習(xí)慣 改變不好的習(xí)慣和中性的習(xí)慣，走出舒適區(qū) 列出改變習(xí)慣的計(jì)劃 寫出需要改變的習(xí)慣 列出改變習(xí)慣的方式 寫出量化的結(jié)果 創(chuàng)造一個(gè)改變習(xí)慣的環(huán)境 堅(jiān)持39改變習(xí)慣的計(jì)劃表需要改變的習(xí)慣習(xí)慣存在的問題改變習(xí)慣的理由改變習(xí)慣的目標(biāo)目標(biāo)的量化說明：1.選出需要改變的三個(gè)習(xí)慣，列舉出習(xí)慣存在的問題、改變的理由、改變的目標(biāo)，并把要改變的目標(biāo)量化；2.此表適合于個(gè)人填寫。407.排除干擾

14、來自上司的干擾 對(duì)策：有自己的時(shí)間計(jì)劃，讓上司知道 你的工作及目標(biāo)高一格，快一步 來自同事的干擾 對(duì)策：和他人約定一定時(shí)間內(nèi)不溝通； 站著溝通； 電話時(shí)直入主題418.進(jìn)行高回報(bào)的活動(dòng)你的時(shí)間價(jià)值多少？下表是以小時(shí)為單位計(jì)算你的時(shí)間價(jià)值，以每年244個(gè)工作日、每天8小時(shí)計(jì)算（假設(shè)每周工作5天，減去假日與假期）年薪（元）每小時(shí)的價(jià)值（元）每分鐘的價(jià)值（元）25，000130.2130，000150.2635，000180.3040，000200.3450，000260.4360，000310.5175，000380.64100，000510.85125，000641.0742 簡(jiǎn)化、授權(quán)或取消其

15、他占用你太多時(shí)間的低回報(bào)例行事項(xiàng)和活動(dòng)，這一簡(jiǎn)單的步驟就能讓你擁有更多的時(shí)間從事優(yōu)先順序較高的活動(dòng)，變得更有生產(chǎn)力。 高回報(bào)的活動(dòng)就是你每分鐘創(chuàng)造的價(jià)值高于你每分鐘的時(shí)間價(jià)值的活動(dòng)。8.進(jìn)行高回報(bào)的活動(dòng)43主要內(nèi)容 一、時(shí)間管理的概念二、時(shí)間管理的目的三、時(shí)間管理的原則 四、時(shí)間管理的方法五、時(shí)間管理的工具441.在紙質(zhì)文檔上寫計(jì)劃 月工作計(jì)劃在上月的最后一兩天填寫 周工作計(jì)劃在上周最后一天填寫 日工作計(jì)劃在前一天下班前填寫 452.在電腦、手機(jī)上寫計(jì)劃 電腦屏幕時(shí)間管理軟件 手機(jī)備忘錄 463.notes系統(tǒng)的應(yīng)用 利用notes系統(tǒng)，管理個(gè)人日、周、月的工作計(jì)劃 在notes系統(tǒng)中，填寫個(gè)人待辦事宜 善用不同顏色管理notes郵件47月工作時(shí)間安排表48周工作時(shí)間安排表