2022年內(nèi)部控制制度采購及付款

1、內(nèi)部控制制度采購及付款循環(huán)文 件 管 制 等 級： 管 制 文件 非 管 制文 件文 件 履 歷 紀(jì) 要頁1.文件發(fā)行單位文件管制等級管 理 代 表文件履 管 制 文 件錄 非 管 制 文 件歷紀(jì)版 次修訂內(nèi)容核 準(zhǔn)權(quán) 責(zé)編 撰日 期0 第 1 版 （ 新 發(fā) 行 ）總 則1.1.制 定 目 的） 之 采 購 及 付 款為 促 使 本 公 司 內(nèi) 部 控 制 （ Internal Control1.2.循 環(huán) （ Purchase） 程 序 ， 能 有 所 遵 循 ， 特 訂 定 本 文 件 ， 俾 利 各 相關(guān) 單 位 遵 循 。適 用 范 圍凡 本 公 司 有 關(guān) 內(nèi) 部 控 制 之 采

2、購 及 付 款 循 環(huán) 作 業(yè) 程 序 與 控 制重 點 ， 悉 依 照 本 文 件 之 規(guī) 范 辦 理 。1.3. 權(quán) 責(zé) 單 位資 材 、 財 會 單 位 為 本 文 件 之 權(quán) 責(zé) 單 位 ， 權(quán) 責(zé) 單 位 主 管 經(jīng) 承 認(rèn) 單 位 授權(quán) ， 負(fù) 責(zé) 本 文 件 之 管 制 ， 并 確 保 依 據(jù) 本 文 件 之 規(guī) 范 作 業(yè) 。2. 采 購 及 付 款 循 環(huán)2.1. 循 環(huán) 圖【 見 】 （ 資 料 1） 采 購 及 付 款 循 環(huán) 圖 。2.2. 循 環(huán) 作 業(yè)本 循 環(huán) 之 各 項 作 業(yè) ：1) 請 購 作 業(yè) （ CP101 ） ， 另 訂 之 。2) 采 購 作 業(yè)

3、（ CP102 ） ， 另 訂 之 。3) 進(jìn) 口 作 業(yè) （ CP103 ） ， 另 訂 之 。4) 驗 收 作 業(yè) （ CP104 ） ， 另 訂 之 。5) 與 合 約 不 符 作 業(yè) （ CP105 ） ， 另 訂 之 。6) 付 款 作 業(yè) （ CP106 ） ， 另 訂 之 。7) 差 異 分 析 作 業(yè) （ CP107 ） ， 另 訂 之 。3. 附 則3.1. 制 修 廢 與 頒 布 實 施本 文 件 屬 于 管 理 文 件 ， 經(jīng) 經(jīng) 營 會 審 議 后 ， 呈 請 董 事 長 核 準(zhǔn) 承 認(rèn)后 ， 交 由 權(quán) 責(zé) 單 位 頒 布 公 告 實 施 ； 修 訂 或 廢 止 時

4、亦 同 。3.2. 編 號 、 版 本 、 日 期 、 頁 次 頁 數(shù)本 文 件 之 項 類 、 標(biāo) 題 、 編 號 、 版 本 、 實 施 日 期 、 公 司 名 稱 、 文 件 頁次 頁 數(shù) 等 項 ， 見 本 文 件 之 頁 首 與 頁 尾 。3.3. 附 件3.3.1. 相 關(guān) 資 料（ 資 料 1） 采 購 及 付 款 循 環(huán) 圖 （ 資 料 1） 采 購 及 付 款 循 環(huán) 圖 CP101 預(yù)| 算-請購- - 與CP105 - | - | CP102 CP103 | 采購進(jìn)口| - -| | | CP104 | 驗收| | | | | | 是 否 合 格-否合約| | 不符| |

5、 | | 是 | | 付| - -庫| - | 入| CP106 | 款| | | CP107 - -| 差 異 分 析第 1節(jié) 作 業(yè) 程 序1. 提 出 需 求1.1. 調(diào) 節(jié) 性 采 購依 市 場 行 情 、 用 料 變 動 等 采 購 之 原 物 料 ， 由 資 材 部 單 位 視 經(jīng) 濟 未 來走 向 、 市 場 狀 況 及 預(yù) 計 用 量 等 因 素 ， 決 定 訂 購 時 機 及 數(shù) 量 種 類 ， 交由 采 購 單 位 采 購 。1.2. 預(yù) 算 采 購依 銷 售 預(yù) 算 或 客 戶 訂 單 之 進(jìn) 度 ， 由 生 管 單 位 填 具 請 購 單 ，經(jīng) 單 位 主 管 核 準(zhǔn)

6、后 再 交 給 采 購 單 位 ， 并 將 請 購 核 準(zhǔn) 紀(jì) 錄 填 入 采 購 預(yù)算 內(nèi) 。預(yù) 算 采 購 ， 包 括 下 列 二 種 采 購 ：1) 直 接 材 料 （ 常 用 材 料 ） 系 指 直 接 耗 用 之 材 料 。2) 間 接 材 料 （ 常 用 物 料 ） 系 指 間 接 耗 用 之 材 料 ， 但 不 可 缺 之 物 料， 其 需 用 時 間 與 數(shù) 量 也 無 法 預(yù) 知 。 可 憑 用 料 單 位 之 需 料 通 知 單現(xiàn) 用 現(xiàn) 購 。2. 檢 查 庫 存采 購 前 應(yīng) 先 檢 查 存 貨 是 否 具 有 下 列 情 形 ：1) 目 前 存 量 尚 未 達(dá) 請 購

7、 點 / 安 全 庫 存 。2) 請 購 之 商 品 品 名 、 規(guī) 格 、 廠 牌 有 庫 存 品 或 替 代 品 可 供 替 代 。3) 申 請 之 原 物 料 是 否 仍 具 采 購 價 值 ， 還 是 已 失 經(jīng) 濟 性 。3. 臨 時 需 求緊 急 采 購 由 需 求 單 位 提 出 ， 經(jīng) 過 庫 存 檢 查 后 須 采 購 者 ， 經(jīng) 制 造 單 位主 管 核 準(zhǔn) 后 ， 徑 交 采 購 單 位 購 買 ， 惟 事 后 仍 須 補 填 請 購 單 。第 2節(jié) 控 制 重 點1) 請 購 單 必 須 詳 細(xì) 注 明 廠 商 、 規(guī) 格 型 式 及 需 用 日 期 等 內(nèi) 容 ，如

8、申 請 物 品 須 采 用 特 別 運 送 及 保 存 方 式 者 ， 應(yīng) 加 注 意 事 項 。2) 請 購 單 必 須 經(jīng) 先 作 庫 存 審 核 ， 核 準(zhǔn) 時 應(yīng) 遵 照 核 決 權(quán) 限 辦 理。3) 緊 急 采 購 不 應(yīng) 經(jīng) 常 發(fā) 生 ， 事 后 應(yīng) 補 開 請 購 單 ， 追 究 原 因 是否 為 不 可 抗 力 ， 有 無 改 善 計 畫 。4) 應(yīng) 定 期 檢 討 請 購 單 ， 有 無 延 遲 采 購 情 形 ， 請 購 數(shù) 量 應(yīng) 符 合 經(jīng) 濟 采 購 量 要 求 。第 3節(jié) 相 關(guān) 資 料 銷 售 預(yù) 算 、 客 戶 訂 單 、 請 購 單 等 。第 1節(jié) 作 業(yè)

9、程 序1. 查 詢 供 貨 商 資 料1) 準(zhǔn) 備 采 購 。2) 調(diào) 閱 供 貨 商 資 料 / 廠 商 料 件 基 本 資 料 報 表 ，了 解 過 去 采 購 及詢 價 紀(jì) 錄 。3) 向 廠 商 詢 比 議 價 。2. 決 定 購 買 方 式依 材 料 管 理 規(guī) 定 ， 決 定 應(yīng) 用 下 列 何 種 方 式 購 買 ：1) 詢 價 金 額 較 小 ， 不 須 書 面 比 價 ， 但 仍 以 詢 價 方 式 向 最 低 價 廠 商采 購 者 。2) 議 價 采 購 人 員 經(jīng) 詢 價 后 ， 如 已 知 市 價 有 下 跌 趨 勢 時 ， 或 有 報 價高 于 前 批 采 購 價 格

10、 ， 或 請 購 規(guī) 格 明 確 ， 但 請 購 量 較 前 批 大 等 之情 形 者 ， 仍 應(yīng) 予 以 議 價 。3) 比 價 若 為 特 殊 規(guī) 格 或 供 應(yīng) 廠 商 家 數(shù) 較 少 者 。4) 牌 價 收 購 根 據(jù) 核 定 之 收 購 價 格 收 購 者 。5) 長 期 合 約 采 購 向 簽 訂 長 期 供 應(yīng) 合 約 ， 或 項 目 報 準(zhǔn) 之 買 賣 合 約 廠商 采 購 者 。6) 招 標(biāo) 采 購 之 材 料 如 有 三 家 以 上 可 供 應(yīng) ， 且 其 預(yù) 估 采 購 金 額 較 大達(dá) 招 標(biāo) 金 額 時 ， 以 公 開 招 標(biāo) 為 原 則 。3. 決 定 訂 購 事

11、項由 承 辦 人 員 備 妥 資 料 及 預(yù) 擬 訂 購 之 廠 商 、 數(shù) 量 、 辦 法 等 ， 經(jīng) 采 購 單位 主 管 核 準(zhǔn) 后 采 購 。4. 更 新 紀(jì) 錄將 不 同 購 買 方 式 之 訂 購 及 詢 價 資 料 ，填 入 供 貨 商 資 料 / 廠 商 料 件 基本 資 料 內(nèi) 。第 2節(jié) 控 制 重 點1) 詢 比 議 價 資 料 平 日 應(yīng) 注 意 收 集 ， 須 詳 實 完 備 ， 保 持 最 新 時 效 ，供 貨 商 資 料 廠 商 料 件 基 本 資 料 亦 應(yīng) 隨 時 更 新 ， 保 持 正 確 紀(jì) 錄 。2) 請 購 單 詢 比 議 價 單 必 須 經(jīng) 主 管

12、核 準(zhǔn) 后 ， 方 得 辦 理 采 購 。3) 辦 理 比 價 、 議 價 、 招 標(biāo) 等 作 業(yè) 應(yīng) 符 合 公 司 規(guī) 定 ， 外 購 進(jìn) 度 亦 須依 預(yù) 定 采 購 過 程 控 制 追 蹤 。4) 大 量 采 購 之 主 料 、 副 料 、 包 裝 材 料 ， 以 合 約 采 購 為 原 則 ， 并 應(yīng)保 持 兩 家 同 時 供 料 ， 以 免 受 到 供 貨 品 質(zhì) 之 限 制 ， 影 響 到 生 產(chǎn) 作業(yè) 。5) 重 要 采 購 合 約 簽 訂 前 ， 須 經(jīng) 法 務(wù) 單 位 或 公 證 單 位 人 員 查 核 。6) 為 提 高 進(jìn) 貨 品 質(zhì) ， 降 低 進(jìn) 貨 成 本 ， 便

13、 于 管 理 ， 應(yīng) 建 立 可 完 全 配合 之 協(xié) 力 廠 商 。7) 遇 到 市 埸 上 各 項 原 物 料 之 供 應(yīng) 將 大 幅 變 化 時 ， 須 通 知 有 關(guān) 單 位， 以 便 事 先 連 系 ； 報 告 呈 核 后 ， 立 即 采 取 應(yīng) 變 措 施 。第 3節(jié) 相 關(guān) 資 料 供 貨 商 資 料廠 商 料 件 資 料 、 請 購 單 、 詢 比 議 價 單 等 。第 1節(jié) 作 業(yè) 程 序1. 需 比 例 結(jié) 匯1) 由 采 購 單 位 計 算 結(jié) 匯 所 需 金 額 。2) 所 需 金 額 申 請 表 及 各 類 相 關(guān) 憑 證 ， 一 并 送 交 主 管 人 員 核 準(zhǔn)

14、。3) 預(yù) 付 外 購 款 ， 依 請 購 案 號 或 L/C 逐 案 控 制 。2. 記 帳1) 請 款 條 件 審 核 無 誤 后 ， 開 立 應(yīng) 付 憑 單 ， 制 作 傳 票 ， 記 入 帳 冊 。2) 應(yīng) 付 憑 單 交 由 出 納 單 位 開 出 支 票 。3) 支 票 經(jīng) 簽 章 后 ， 應(yīng) 交 由 經(jīng) 辦 人 申 請 開 立 信 用 狀 。3. 申 請 信 用 狀1) 準(zhǔn) 備 下 列 文 件 向 結(jié) 匯 銀 行 申 請 開 立 信 用 狀 ：(A) 開 發(fā) 信 用 狀 申 請 書 。(B) 已 繳 納 收 訖 或 已 核 章 之 結(jié) 匯 申 請 單 。2) 依 法 須 申 請

15、輸 入 許 可 證 者 ， 尚 須 附 輸 入 許 可 證 。3) 于 進(jìn) 口 中 國 大 陸 海 關(guān) ， 應(yīng) 先 申 請 核 對 進(jìn) 口 批 文 。4) 申 請 輸 入 許 可 證 時 ， 須 具 備 下 列 資 料 ， 向 國 貿(mào) 局 或 外 匯 銀 行 申請 ：4.(A)商 業(yè) 發(fā) 票 （ Performance Invoice） 。(B)目 錄 或 型 錄 。(C)特 別 規(guī) 定 。銀 行 開 具 信 用 狀上 述 手 續(xù) 無 誤 且 未 超 過 銀 行 之 授 信 額 度 ， 則 銀 行 將 會 開 出 信 用 狀 。5. 在 途 品 作 業(yè)1) 起 運 點 交 貨 條 件 之 物

16、品 所 有 權(quán) 已 移 轉(zhuǎn) 時 ， 應(yīng) 辦 理 投 保 運 送 等 事宜 。 投 保 依 相 關(guān) 保 險 規(guī) 定 辦 理 。2) 對 自 行 安 排 運 送 之 貨 品 ， 須 預(yù) 先 安 排 船 期 。3) 貨 品 裝 船 后 ， 由 賣 方 通 知 預(yù) 定 起 岸 日 期 ， 資 材 部 單 位 準(zhǔn) 備 安 排進(jìn) 口 報 關(guān) 事 宜 ， 并 通 知 倉 儲 單 位 。6. 準(zhǔn) 備 提 貨1) 資 材 部 單 位 于 接 獲 船 務(wù) 公 司 通 知 預(yù) 定 到 港 通 知 后 ， 通 知 倉 儲 單位 、 財 會 單 位 及 報 關(guān) 公 司 （ 報 關(guān) 人 員 ( 深 圳 ） 。2) 倉 儲

17、 單 位 接 獲 到 貨 日 期 、 品 名 、 數(shù) 量 后 ， 預(yù) 先 安 排 人 員 搬 運 及存 置 位 置 。3) 財 會 單 位 于 知 悉 預(yù) 定 結(jié) 匯 還 款 日 后 ， 安 排 調(diào) 度 各 項 財 務(wù) 資 源 ，準(zhǔn) 備 結(jié) 匯 。7. 結(jié) 匯 還 款1) 檢 核 利 息 計 算 是 否 正 確 。2) 結(jié) 匯 費 用 是 否 依 銀 行 之 收 費 標(biāo) 準(zhǔn) 計 算 。3) 依 請 購 案 號 或 L/C 編 號 ， 將 每 次 支 付 費 用 記 入 每 一 批 材 料 之 進(jìn) 口 器 材 付 款 紀(jì) 錄 表 。8.提 貨費 用 項 目 均 為 固 定 ， 多 出 項 目 應(yīng)

18、 查 核 原 因 是 否 合 理 。 每 一 項 費1)用 是 否 均 有 合 理 憑 證 。2) 核 算 各 項 計 算 方 式 是 否 合 理 ， 計 息 起 迄 日 期 是 否 正 確 ， 有 無 扣除 免 費 日 期 。3) 對 于 無 支 付 標(biāo) 準(zhǔn) 之 特 別 報 關(guān) 費 用 ， 是 否 依 核 決 權(quán) 限 呈 請 核 準(zhǔn) 。4) 實 收 數(shù) 量 少 于 裝 運 數(shù) 量 時 ， 注 意 有 無 辦 理 索 賠 ； 實 收 數(shù) 量 少 于公 證 數(shù) 量 時 ， 有 無 向 運 輸 公 司 提 出 索 賠 。第 2節(jié) 控 制 重 點1) 有 關(guān) 進(jìn) 口 作 業(yè) 之 各 項 預(yù) 付 費

19、用 支 付 、 入 帳 、 轉(zhuǎn) 銷 、 收 回 及 調(diào) 整時 ， 所 應(yīng) 附 之 原 始 憑 證 必 須 經(jīng) 核 準(zhǔn) ， 內(nèi) 容 必 須 合 理 。2) 應(yīng) 按 同 一 進(jìn) 口 采 購 案 號 之 有 關(guān) 原 始 文 件 、 合 約 、 憑 證 等 逐 案 匯集 歸 檔 。3) 應(yīng) 將 進(jìn) 口 結(jié) 匯 之 有 關(guān) 原 始 文 件 、 合 約 、 憑 證 等 核 對 無 誤 后 ， 始簽 付 。4) 預(yù) 付 貨 款 之 支 付 一 律 規(guī) 定 以 支 票 支 付 ， 并 抬 頭 、 劃 線 、 禁 止 背書 轉(zhuǎn) 讓 。 如 以 現(xiàn) 金 方 式 支 付 者 ， 須 合 于 現(xiàn) 金 付 款 方 式

20、。5) 已 付 款 原 始 憑 證 應(yīng) 蓋 付 訖 章 ， 支 付 傳 票 背 后 應(yīng) 有 領(lǐng) 款 人 簽 章 ，以 免 重 復(fù) 付 款 或 冒 領(lǐng) 情 事 發(fā) 生 。6) 開 發(fā) 信 用 狀 除 應(yīng) 秉 持 公 平 互 利 外 ， 更 應(yīng) 避 免 下 列 條 款 ：(A) 開 立 保 兌 信 用 狀 。(B) 押 匯 手 續(xù) 由 買 方 負(fù) 擔(dān) 。(C) 可 裝 運 于 甲 板 上 。(D) 信 用 狀 可 轉(zhuǎn) 讓 。(E) 指 定 開 狀 銀 行 或 押 匯 銀 行 。(F) 可 憑 倉 庫 收 據(jù) （ 尚 未 裝 船 ） 押 匯 等 。7) 在 途 產(chǎn) 品 之 交 運 、 保 管 應(yīng) 力

21、 求 完 好 ； 撥 交 、 移 轉(zhuǎn) 控 制 力 求 完 整。 如 有 遺 失 或 短 少 ， 責(zé) 任 必 須 明 確 ； 逾 時 甚 久 之 在 途 產(chǎn) 品 ， 應(yīng)追 查 原 因 。8) 合 約 、 單 據(jù) 必 須 訂 有 寄 存 期 間 ， 如 有 逾 期 尚 未 處 理 者 應(yīng) 查 明 原因 。9) 注 意 出 帳 日 期 與 在 途 日 期 相 隔 甚 久 者 ， 是 否 為 久 懸 帳 未 解 ， 有無 虛 列 帳 目 情 形 。10) 對 于 在 途 產(chǎn) 品 發(fā) 生 遺 失 及 短 損 ， 依 合 約 規(guī) 定 處 理 。 約 定 條 款 要合 理 ， 已 支 付 費 用 不 可 損

22、 及 公 司 權(quán) 益 。11) 核 對 進(jìn) 口 數(shù) 量 與 實 際 驗 收 數(shù) 量 必 須 相 符 ， 提 貨 時 物 品 若 有 損 壞或 短 少 ， 應(yīng) 立 刻 請 公 證 機 構(gòu) 公 認(rèn) 。 實 收 數(shù) 量 少 于 裝 運 數(shù) 量 ， 須辦 理 索 賠 。12) 是 否 有 結(jié) 匯 費 用 不 符 規(guī) 定 者 ， 或 金 額 不 符 之 情 形 ， 核 算 各 項 計費 方 式 是 否 合 理 ， 計 息 起 訖 日 期 是 否 正 確 ， 每 一 項 費 用 是 否 均有 合 理 憑 證 。第 3節(jié) 相 關(guān) 資 料 進(jìn) 口 器 材 暫 付 款 紀(jì) 錄 表 等 。第 1節(jié) 作 業(yè) 程 序

23、1. 采 購 通 知 倉 儲1) 采 購 單 位 于 確 定 采 購 內(nèi) 容 及 交 期 后 應(yīng) 通 知 倉 儲 單 位 。2) 倉 儲 單 位 于 收 到 經(jīng) 核 準(zhǔn) 之 采 購 單 時 ， 應(yīng) 依 采 購 類 別 、 數(shù) 量、 及 約 定 日 期 預(yù) 作 倉 位 安 排 及 堆 高 機 等 卸 料 工 具 之 準(zhǔn) 備 。2. 廠 商 交 貨1) 廠 商 于 交 貨 日 備 妥 送 貨 資 料 （ 送 貨 單 ） 、 三 聯(lián) 式 發(fā) 票 于 廠 內(nèi) 指 定 地 點 交 貨 。2) 屬 計 重 之 材 料 入 廠 時 ， 應(yīng) 予 過 磅 其 重 量 ， 并 以 過 磅 單 作 為 核 對收 料

24、 重 量 之 依 據(jù) 。3. 警 衛(wèi) 登 記 檢 查1) 警 衛(wèi) 應(yīng) 將 廠 商 交 貨 卡 車 之 資 料 ， 登 錄 于 進(jìn) 出 廠 登 記 簿 。2) 廠 商 交 貨 時 ， 警 衛(wèi) 人 員 應(yīng) 就 廠 商 檢 附 之 送 貨 單 、 與 采 購單 核 對 ， 無 誤 后 與 倉 儲 人 員 聯(lián) 系 ， 并 由 其 指 示 廠 商 卸 貨 地 點， 并 要 求 應(yīng) 依 規(guī) 定 之 堆 棧 方 式 卸 料 。4. 數(shù) 量 核 對 點 收1) 卸 貨 完 畢 后 ， 倉 儲 人 員 應(yīng) 依 過 磅 單 核 對 其 重 量 ， 或 依 計 算 之 方式 核 對 數(shù) 量 。2) 核 對 無 誤

25、后 ， 倉 儲 人 員 除 簽 章 暫 收 材 料 外 ， 并 通 知 品 管 單 位 準(zhǔn)備 檢 驗 。5.檢 驗材 料 暫 收 后 ， 品 管 人 員 應(yīng) 依 材 料 檢 驗 規(guī) 定 或 是 買 賣 合 約 辦 理 取1)樣 ， 并 開 立 進(jìn) 貨 檢 驗 報 告 單 。2) 檢 驗 之 品 質(zhì) 標(biāo) 準(zhǔn) 以 采 數(shù) 值 表 示 方 法 為 原 則 (IQC 檢 驗 標(biāo) 準(zhǔn) ) 。3) 材 料 檢 驗 規(guī) 定 應(yīng) 包 括 ：(A) 取 樣 樣 品 數(shù) 。(B) 依 該 材 料 使 用 性 質(zhì) 之 重 要 性 列 出 檢 驗 項 目 。(C) 各 檢 驗 項 目 之 品 質(zhì) 標(biāo) 準(zhǔn) 或 可 接

26、受 范 圍 。4) 檢 驗 單 位 就 檢 驗 結(jié) 果 評 定 樣 品 系 正 常 或 異 常 ， 并 就 檢 驗 情 形 加以 說 明 ， 以 供 呈 核 及 收 用 與 否 之 參 考 。6. 入 庫 記 帳檢 驗 合 格 時 ， 品 管 單 位 應(yīng) 將 檢 驗 結(jié) 果 通 知 倉 儲 單 位 ， 并 即 登 入 料 件 管 制 卡 進(jìn) 料 欄 內(nèi) ， 辦 理 入 庫 ， 并 于 備 注 欄 注 明 收 料 單 之 號 碼 。7. 請 款辦 理 入 庫 后 ， 倉 儲 單 位 應(yīng) 將 驗 收 單 據(jù) （ 驗 收 單 ） 、 發(fā) 票 等 轉(zhuǎn) 送 采 購 單 位 辦 理 請 款 。8.索 賠若

27、 檢 驗 不 合 格 時 ， 則 依 核 示 結(jié) 果 辦 理 退 換 貨 、 扣 款 或 索 賠 之 手1)續(xù) 。2) 依 與 合 約 不 符 作 業(yè) 規(guī) 定 辦 理 。第 2節(jié) 控 制 重 點1) 驗 收 作 業(yè) 應(yīng) 依 照 材 料 檢 驗 相 關(guān) 規(guī) 定 辦 理 。2) 發(fā) 票 之 原 物 料 名 稱 、 規(guī) 格 、 數(shù) 量 、 金 額 與 送 貨 單 或 驗 收 單 必 須 相 符 。3) 原 料 驗 收 ， 必 須 會 同 驗 收 單 位 與 采 購 單 位 辦 理 。4) 如 已 分 批 收 料 ，倉 儲 人 員 應(yīng) 在 訂 購 單 采 購 單 上 注 明 分 批 收 料 日 期 、

28、 數(shù) 量 ， 以 影 本 送 采 購 人 員 。5) 不 合 格 之 原 物 料 應(yīng) 通 知 采 購 單 位 退 回 或 扣 款 。第 3節(jié) 相 關(guān) 資 料 采 購 單 、 送 貨 單 、 發(fā) 票 、 進(jìn) 出 廠 登 記 簿 、 訂 購 單 、 進(jìn) 貨 檢 驗 報 告 單 、 料 料 管 制 卡 、 進(jìn) 貨 單 、 驗 收 單 等 。第 1節(jié) 作 業(yè) 程 序1) 逾 期 未 交 貨 之 交 易 ， 應(yīng) 去 電 寄 函 催 辦 。2) 違 約 情 形 若 須 經(jīng) 法 律 途 徑 解 決 時 ， 交 由 公 關(guān) 單 位 提 出 告 訴 。3) 延 期 交 貨 之 購 置 ， 按 合 約 規(guī) 定 罰

29、 款 。4) 所 交 貨 品 之 品 質(zhì) 、 規(guī) 范 如 不 符 合 但 仍 可 使 用 者 ， 亦 屬 違 約 情 形， 如 因 急 需 而 不 能 等 候 更 換 ， 改 以 減 價 收 貨 時 ， 則 由 采 購 人 員將 計 算 處 理 方 式 填 入 不 履 行 合 約 處 理 單 ， 始 可 減 價 收 貨 。5) 將 不 履 行 合 約 情 形 及 處 理 過 程 ， 記 入 不 履 行 合 約 處 理 單 ，并 核 算 不 履 行 合 約 對 公 司 之 損 失 ， 列 入 供 貨 商 往 來 紀(jì) 錄 。第 2節(jié) 控 制 重 點1) 各 項 違 約 是 否 依 供 貨 商 管

30、理 規(guī) 定 及 合 約 規(guī) 定 處 理 。2) 貨 品 因 檢 驗 不 合 格 退 回 更 換 者 ， 其 交 貨 日 期 應(yīng) 以 調(diào) 換 補 送 貨 品到 達(dá) 日 期 為 準(zhǔn) 。3) 所 交 貨 品 之 品 質(zhì) 、 規(guī) 格 與 合 約 不 合 ， 但 可 使 用 者 ， 如 因 急 需 勉予 驗 收 使 用 ， 應(yīng) 經(jīng) 有 關(guān) 單 位 主 管 事 前 認(rèn) 可 ， 按 規(guī) 定 扣 款 或 減 價( 折 讓 單 ) 處 理 。4) 如 因 檢 驗 不 合 格 退 回 更 換 ， 或 因 故 申 請 延 期 交 貨 ， 必 須 事 前 報請 公 司 有 關(guān) 主 管 同 意 ， 并 確 定 逾 期

31、罰 款 或 其 它 處 理 辦 法 。5) 如 因 非 人 力 所 能 抗 拒 之 災(zāi) 害 而 申 請 逾 期 免 罰 者 ， 是 否 有 事 后 立即 檢 具 之 認(rèn) 可 證 件 。6) 因 事 實 無 法 依 采 購 合 約 所 訂 裁 決 者 ， 其 違 約 案 件 處 理 方 式 必 須經(jīng) 有 權(quán) 人 員 批 準(zhǔn) 。第 3節(jié) 相 關(guān) 資 料 不 履 行 合 約 處 理 單 折 讓 單 等 。第 1節(jié) 作 業(yè) 程 序1. 請 款1) 倉 儲 單 位 于 辦 理 收 料 手 續(xù) 完 妥 并 經(jīng) 品 管 單 位 檢 驗 合 格 后 ， 應(yīng) 將各 項 單 據(jù) 及 發(fā) 票 （ 扣 抵 、 收 執(zhí)

32、 二 聯(lián) ） 轉(zhuǎn) 送 采 購 單 位 請 款 。2) 采 購 單 位 收 到 倉 儲 單 位 轉(zhuǎn) 來 之 請 款 憑 證 ， 批 上 采 購 材 料 單 價 ，經(jīng) 主 管 簽 核 后 轉(zhuǎn) 財 會 單 位 核 對 審 核 。2. 核 對財 會 單 位 依 上 述 之 程 序 詳 細(xì) 審 核 ， 若 有 不 合 規(guī) 定 或 異 常 之 情 事 者 ，應(yīng) 反 映 之 。3.記 帳請 款 條 件 審 核 無 誤 后 ， 開 立 應(yīng) 付 憑 單 ， 制 作 傳 票 ， 記 入 帳1)冊 。2) 于 每 月 固 定 日 期 整 理 應(yīng) 付 憑 單 交 由 出 納 單 位 開 出 支 票 。4. 開 立 支

33、 票1) 出 納 單 位 收 到 支 出 傳 票 后 ， 應(yīng) 注 意 其 支 付 程 序 是 否 已 齊 備 。2) 除 現(xiàn) 金 支 付 外 ， 原 則 以 抬 頭 劃 線 禁 止 背 書 轉(zhuǎn) 讓 之 支 票 支 付 。3) 支 票 送 蓋 印 鑒 時 ， 應(yīng) 在 支 出 傳 票 或 應(yīng) 付 憑 單 注 明 銀 行 戶 號、 支 票 號 碼 及 日 期 。4) 支 票 之 到 期 日 應(yīng) 與 付 款 條 件 相 符 。5) 若 有 廠 商 特 別 要 求 以 非 禁 止 背 書 轉(zhuǎn) 讓 之 支 票 支 付 時 ， 應(yīng) 報 備 主管 核 準(zhǔn) 后 辦 理 之 。5.6)將 支 票 號 碼 、 到

34、期 日 、 帳 號 ， 填 于 應(yīng) 付 憑 單 內(nèi) 。蓋 印6.1)將 填 妥 支 票 送 印 鑒 保 管 人 員 審 核 、 蓋 章 、 簽 字 。2)須 先 審 核 各 項 憑 證 是 否 齊 全 ， 始 可 蓋 章 、 簽 字 。領(lǐng) 款付 款 之 時 間 ， 出 納 單 位 可 視 作 業(yè) 狀 況 而 排 定 之 ， 其 方 式 ：1) 以 掛 號 郵 寄 。2) 定 期 （ 如 每 個 月 之 5、 20 日 等 ） 。3) 隨 時 。第 2節(jié) 控 制 重 點1) 出 納 付 款 時 ， 應(yīng) 嚴(yán) 格 核 對 支 付 憑 證 上 之 金 額 數(shù) 目 ， 領(lǐng) 款 人 身 份與 印 鑒 必 須 相 符 ； 如 有 疑 問 ， 應(yīng) 于 查 詢 后 始 能 支 付 。2) 支 付 款 項 ， 除 有 特 殊 理 由 ， 得 以 現(xiàn) 金 支 付 外 ， 其 余 一 律 開 立 抬頭 劃 線 支 票 ； 如 受 款 人 堅 持 免 劃 線 或