中小企業(yè)CIO簽署ERP合同的注意事項

1、Word文檔 中小企業(yè)CIO簽署ERP合同的注意事項 我們知道關于ERP實施現(xiàn)在有許多種方法，許多的選型方法只是大型的企業(yè)比較適用，對于中小企業(yè)來講大企業(yè)的選型方法和中小企業(yè)運用ERP又存在的肯定聯(lián)系與差別。中小企業(yè)應用ERP需要見效快，應用快等特點，因此，中小企業(yè)在上應用ERP之前，選型是關健，而在選型過程當中，信息化合同的簽署又顯得至關重要。中小（企業(yè)ERP）合同的簽署有許多資料可供查詢，但筆者認為，中小企業(yè)的合同簽署有別于大企業(yè)。 從中小企業(yè)信息化的現(xiàn)狀及特點來看，中小企業(yè)信息化進展到現(xiàn)在，行業(yè)細分需求特點日益明顯。中小企業(yè)用戶已經(jīng)不僅僅滿意于財務管理、OA等單項應用，要求逐步深化。中小

2、企業(yè)信息化不僅僅是ERP，還包括產(chǎn)品幫助設計、生產(chǎn)制造管理和掌握等多方面內(nèi)容，具有很鮮亮的行業(yè)特點。同時，中小企業(yè)，信息化的初步戰(zhàn)役見了成效，但實施效果和進度參差不齊總的信息方向是朝著全面信息化的進展的。這些特點讓中小企業(yè)在將來信息化的道路還需要很長一段時間。在中小企業(yè)信息化過程當中，信息化合同簽署是中小企業(yè)向信息化邁出的重要一步，也意味著信息化的開頭重要一步。 案例分析： 國內(nèi)某中小型藥業(yè)企業(yè)集團預備上線一套信息系統(tǒng)，負責集團信息化的CIO，在關心該企業(yè)選擇好IT服務商A公司以后，從產(chǎn)品功能的角度來講，A公司的大部分符合企業(yè)的業(yè)務需求，因此該CIO打算選用A公司的產(chǎn)品。據(jù)該CIO透露當時A公

3、司的產(chǎn)品價格是一千萬左右，從產(chǎn)品的價格來講對于全國型集團企業(yè)應用這套系統(tǒng)及同行業(yè)的價格來講，產(chǎn)品的價格比較適中，因此，CIO綜合考慮以后選則了A公司的產(chǎn)品，但該CIO犯了一個很大的錯誤，在和A公司簽署ERP項目合同時，只簽署了軟件產(chǎn)品的購買合同也就是只購買了一個軟件，沒有得到其它相關的服務。我們知道軟件只是有一個重要的一個工具，而且企業(yè)的業(yè)務企業(yè)的自身的人員或者管理者最了解對于IT服務商來講他們對于企業(yè)業(yè)務的甚少，更多的是一種框架，為企業(yè)供應一種軟件的框架，用以來關心企業(yè)在這個框架上實現(xiàn)用信息系統(tǒng)對于業(yè)務的支持。 滿意企業(yè)業(yè)務的功能，但當時只簽署了產(chǎn)品的合同，其它的服務合同并沒有簽署，A公司無

4、法供應更多有限的無償服務。怎么辦? 該CIO很是苦惱不選用A公司的產(chǎn)品，前期已經(jīng)投入許多，會造成企業(yè)很大的損失;連續(xù)選用A公司的產(chǎn)品得不到有效的服務怎么辦?對于A公司來講并不是沒有這個實力供應不了服務，那么，為什么得不到有效的服務?緣由就在于該CIO簽署ERP合同時沒有認真考慮，ERP的合同需要簽署多份合同產(chǎn)品合同、服務合同等等。這一結果導致了該CIO最終采納了重新又簽署了一份軟件服務合同，付出了相比軟件產(chǎn)品更高的價格，雖然最終關心企業(yè)解決了問題，但企業(yè)也因此付出了比產(chǎn)品更加昂揚的費用。 綜合案例分析，筆者認為，作為信息化的負責人CIO，在簽署ERP合同前應當認真做好前期預備工作，尤期是中小企

5、業(yè)的CIO，更應當應留意。筆者認為，中小企業(yè)CIO簽署ERP合同，應留意十點： 1、認真看清晰ERP合同的種類 現(xiàn)階段，信息化本身就是一種無型的產(chǎn)品，尤其是軟件的產(chǎn)品，對于企業(yè)來講，假如能解決企業(yè)的業(yè)務問題，那么它值百萬，甚至千萬。但假如解決不了業(yè)務上的問題，那就是一張沒有任何價值的光盤代碼。而現(xiàn)階段的ERP合同種類比較多，它根據(jù)不同的功能、不同的模塊進行劃分，因此，要求CIO在簽署ERP合同前要充分了解企業(yè)的業(yè)務狀況，對于合同要有一個整體的規(guī)劃，這些規(guī)劃包括如何制定長期的的規(guī)劃和短期的規(guī)劃。對于CIO來講了解合同的規(guī)劃特別重要，一個CIO假如不了解信息化合同的具體狀況，不懂得ERP合同的簽署

6、原則，那么必定如本文案例中分析的一樣，鐵定吃了信息化合同的虧。 了解信息化合同的種類需要CIO前期進行大量的調(diào)研及市場分析，對于第一次參加合同的簽署CIO來講，更加應當慎重并且考慮周全，需要CIO對于企業(yè)現(xiàn)狀及將來要有一個長遠的規(guī)劃、對于有閱歷的CIO來講同樣也不能大意，只有在做到萬無一失的狀況，才會為企業(yè)真正的去制造價值。 2、簽署合同前再次對產(chǎn)品進行演示 無論是做ERP還是做其它的項目如BI、CRM等一糸列的信息化工作，CIO都需要對于IT服務商的產(chǎn)品進行具體的演示和了解。雖然，IT服務商在在選型初期，會對自身的產(chǎn)品進行演示，但作為CIO有必要進行對于產(chǎn)品的二次演示及操作，以便發(fā)覺在軟件產(chǎn)

7、品當中存在的問題及不足，這樣一方面有利于在ERP合同簽署前，取消產(chǎn)品的一些不必要的附加功能，增加企業(yè)的必需的部分，從而形成產(chǎn)品完全適應企業(yè)的業(yè)務進展的需求。另一方面，二次演示也有有利于CIO更加了解ERP的產(chǎn)品，以便于以后更好的實施。 3、參觀同行或者相關行業(yè)合同簽署案例 行業(yè)內(nèi)典型用戶案例是CIO學習的最好榜樣，這一點特別適用于初期CIO或者是預備新上線項目的企業(yè)CIO。當一個新的項目上線前CIO因無法精確把握項目的進展程度或者對于此項目熟識程度不是胸有成竹，那么，這就要求我們CIO可去參考同行業(yè)企業(yè)他們的新信息化項目合同是如何簽署的包括ERP等。同樣作為CIO行業(yè)有閱歷的CIO會告知你如何

8、去簽署。我們知道ERP對于企業(yè)來講無論是大型企業(yè)，還是中小企業(yè)，都將轉(zhuǎn)變企業(yè)的業(yè)務流程，一旦做不好會讓企業(yè)損失很大，甚至會影響到企業(yè)的生存。因此，在簽署ERP合同前，CIO不妨多去參考其它企業(yè)的簽署狀況，保證信息化在合同的簽署上平安無事。 4、節(jié)省成本電子合同顯神威 電子合同的實施，是為了進一步完善了原有的合同管理模式，有利于層層掌握信息化合同的標準規(guī)范。合同一旦簽訂，數(shù)據(jù)將進行集中存放，實行網(wǎng)絡管理和過程掌握，避開了合同的隨便變更和方案的層層加碼。同時，在電子合同的管理模式下，下級的方案量只能從上級下達的方案量中分解，任何人為的干擾都將被系統(tǒng)拒絕，嚴厲了方案的執(zhí)行。但目前，國內(nèi)的電子合同還欠

9、缺許多的標準、普及率也不是很高，因此，電子合同目前并不完全適合中小企業(yè)的進展。 5、在合同中確定ERP項目的開頭時間與結束時間 每一個ERP項目的開頭都需要做好項目的開頭和結束時間。在過去我們了解每一個ERP上線有的需要一年，有的需要兩年到甚至還有需要三年上的才能上線。對于企業(yè)來講三年上一個ERP項目已經(jīng)特別困難，企業(yè)的業(yè)務將受到很大的影響。如何快速的上線ERP，但又不影響企業(yè)的業(yè)務的已經(jīng)成為中小企業(yè)CIO所關注的ERP的熱點之一，尤其是對于中小企業(yè)來講，更需要具備快速完善的特點，而ERP本身的功能模塊特殊多，假如沒有一個統(tǒng)一的時間制定，那么項目就會越托越久，從而導致整個ERP項目最終的失敗。

10、 6、制定合理付款條件 據(jù)了解，現(xiàn)階段存在許多的ERP尾款難以追回的現(xiàn)象，究其緣由，這些都在ERP的項目合同中的付款信息化沒有規(guī)劃清晰，企業(yè)CIO如何制定合理的付款條件需要和IT服務商達成全都，只有在前期把必要的預備工作做好才能在最終的的付款階段做到盡善盡美，讓企業(yè)滿足、讓IT服務商相互都滿足。 7、二次開發(fā)及服務很關健 任何產(chǎn)品都不行能是十全十美的，對于企業(yè)來講在完善的產(chǎn)品功能面前，企業(yè)需要滿意共性化需求，針對行業(yè)及企業(yè)自身的特點，企業(yè)需要定制進行二次開發(fā)，在二次開發(fā)過程中，必定要涉及到企業(yè)的服務。因此，當CIO在和IT服務商簽署信息化合同前，要把二次開發(fā)的費用、成本適當列出，加入到整個信息

11、化的項目當中，讓IT服務商從總體的價格降低，節(jié)約企業(yè)二次開發(fā)的費用。同時，信息化的培訓費用也是特別高，因此，在培訓等方面也應當總體劃入總的價格當中。 8、確定項目的實施方式 信息化項目的實施是企業(yè)提高管理水平的重要途徑，信息化管理系統(tǒng)為企業(yè)供應人力資源、財務、銷售、制造、分銷和供應鏈管理等諸多方面的重要信息以及這些方面的智能化的決策支持服務。而同時，信息化項目不同于一般的技術改造項目，更多的是在管理上有創(chuàng)新的思路和方法，并通過信息技術來付諸實現(xiàn)。會涉及到企業(yè)內(nèi)部的決策層、管理層、執(zhí)行層各個層面的人員。因此，確定ERP項目的實施方式，在ERP合同簽署必需要考慮到。筆者認為，ERP項目的實施方式應

12、從四個階段來劃分，即需求分析階段、系統(tǒng)設計階段、系統(tǒng)實施階段和運行維護階段。 9、讓軟件產(chǎn)生折扣中的折扣 IT服務商在產(chǎn)品報價中通常會報很高的價格，當服務商給出CIO在優(yōu)待的價格的同時，再原有的基礎上加上企業(yè)全部的的二次開發(fā)、服務費、以及培訓的費用基礎上，CIO有條件要求IT服務商在產(chǎn)生在軟件產(chǎn)品方面在產(chǎn)生肯定的折扣，用以保證使企業(yè)購買IT服務商的產(chǎn)品是以最低的價格帶來最多的實效。折扣中的折扣是CIO和IT服務商談判的的一個重要法碼，因此，需要CIO在簽署合同前必需把這點向IT服務商提出。 10、ERP上線質(zhì)量驗收標準、損害賠償原則 中小企業(yè)CIO在簽署ERP合同前，必需要把項目上線的標準以及將來消失責任事故賠償原則寫清晰。我們知道，信息化是沒完沒了的工作，對于信息系統(tǒng)上線，信息化只是剛剛開頭，如何獲得真正的勝利，還需要日后時間的考驗。因此，CIO需要和IT服務商確立，并不是系統(tǒng)上線以后，IT服務商交付了就代表著勝利，