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1、第四章 調(diào)查報(bào)告撰寫 調(diào)查報(bào)告的作用和種類調(diào)查報(bào)告的格式與內(nèi)容預(yù)備調(diào)研報(bào)告的原那么口頭報(bào)告第一節(jié) 調(diào)查報(bào)告的作用和種類 調(diào)查報(bào)告的目的 為市場(chǎng)營(yíng)銷管理提供效力。詳細(xì)來(lái)說(shuō),就是指點(diǎn)其客戶去處理市場(chǎng)營(yíng)銷問(wèn)題。 調(diào)查報(bào)告的作用 1. 調(diào)查報(bào)告可使調(diào)查成果構(gòu)成一種有條理的固定方式,使委托人或調(diào)查結(jié)果的運(yùn)用者能即簡(jiǎn)約又系統(tǒng)地了解所研討問(wèn)題的根本情況、結(jié)論和建議。 2. 調(diào)查報(bào)告可以全面地反映調(diào)查任務(wù)的質(zhì)量。 3. 調(diào)查報(bào)告可以協(xié)助人們采取合理的行動(dòng)或?qū)Σ摺?調(diào)查報(bào)告的種類 1. 根底報(bào)告 根底報(bào)告是調(diào)查人員 撰寫的供其自用的調(diào)查報(bào)告。它是為 獲得調(diào)查結(jié)果而 預(yù)備的第一份報(bào)告。 這類報(bào)告的內(nèi)容包括任務(wù)文件
2、和報(bào)告草稿。 它是最后報(bào)告的根底, 待最后報(bào)告完成后,它就成為檔案保管起來(lái)。這類報(bào)告是很必要的。 2. 供出版用的報(bào)告 調(diào)查人員撰寫的登載于專業(yè)期刊、雜志、會(huì)刊或?qū)V?等公開(kāi)的調(diào)查報(bào)告。這類報(bào)告應(yīng)根據(jù)刊物和讀者的不同而有所差別。 3. 專題報(bào)告 專題報(bào)告是指供培訓(xùn)業(yè)務(wù)人員運(yùn)用的調(diào)查報(bào)告。這類報(bào)告的特點(diǎn)是:包括報(bào)告產(chǎn)生過(guò)程的引見(jiàn);有推導(dǎo)結(jié)論的邏輯過(guò)程和統(tǒng)計(jì)上的細(xì)節(jié);有復(fù)雜的專門附錄,如運(yùn)用的研討方法和完好的文獻(xiàn)。 4. 供決策者運(yùn)用的報(bào)告 供決策者運(yùn)用的調(diào)研報(bào)告是最常見(jiàn)的調(diào)研報(bào)告。由于決策者日常任務(wù)忙碌,因此他們只需求調(diào)查工程的中心內(nèi)容,即主要結(jié)論和建議,而不需求很多只適用于專題報(bào)告的細(xì)節(jié)。此時(shí)
3、最好將研討方法等資料放在附錄中,以備他們需求時(shí)參考。第二節(jié) 調(diào)查報(bào)告的格式與內(nèi)容 調(diào)查報(bào)告的格式 調(diào)查報(bào)告普通沒(méi)有一致固定的格式與內(nèi)容 ,尤其是對(duì)于口頭報(bào)告 、根底報(bào)告和專題報(bào)告更是如此。如何安排報(bào)告格式和內(nèi)容,要根據(jù)問(wèn)題的性質(zhì)和運(yùn)用者的要求而定。 調(diào)查報(bào)告的內(nèi)容 呈送函件 扉頁(yè) 目錄提要導(dǎo)言結(jié)論和建議研討方法 調(diào)查成果限制條件附錄 呈送函件 函件要指出該報(bào)告直接呈交給誰(shuí),進(jìn)展該項(xiàng)任務(wù)的緣由,以及這項(xiàng)調(diào)研的有關(guān)指示或同意事項(xiàng)等。扉頁(yè) 在扉頁(yè)上包括三項(xiàng)內(nèi)容:一是調(diào)研報(bào)告的標(biāo)題,二是調(diào)研人員姓名及所屬單位或調(diào)研公司;三是完成和呈報(bào)報(bào)告的日期等。目錄 假設(shè)報(bào)告較長(zhǎng),報(bào)告書(shū)就應(yīng)該有一個(gè)目錄。所謂目錄也
4、就是報(bào)告中 各章節(jié)內(nèi)容索引和附錄的順序提要及其頁(yè)碼。附錄能夠包括各種表格、圖表、圖示或插圖闡明等,它們普通要陳列在報(bào)告正文之后。 提要 提要是對(duì)調(diào)研報(bào)告根本內(nèi)容的概括,是對(duì)一切主要事例和主要調(diào)研成果及結(jié)論的綜述。 編寫提要時(shí),最好在報(bào)告全文寫好之后,然后將其插入到報(bào)告中的適當(dāng)位置(頁(yè)碼)。這種提要普通不宜超越兩頁(yè),匯總表也不宜超越兩個(gè)。調(diào)查報(bào)告提要案例 本次調(diào)研的目的是了解和分析城市居民酒類消費(fèi)的習(xí)慣和程度。按 照隨機(jī)抽樣設(shè)計(jì)方案,從成都、武漢、福州、天津和大連的五個(gè)城市中各抽取200名年齡為21-59歲的男性居民,組成樣本。由訪問(wèn)員按調(diào) 查詢卷進(jìn)展調(diào)查。搜集資料的開(kāi)場(chǎng)時(shí)間為1994年5月15
5、日,終了時(shí)間是6月10日。有效問(wèn)卷回收率為98%。經(jīng)一致匯總、檢查,樣本代表性較高。調(diào)研發(fā)現(xiàn),南北方居民飲酒習(xí)慣有較大差別,南方居民以果酒和洋酒為主,北方居民那么以中低檔白酒為主。但兩者共同的特點(diǎn)是,禮品酒的消費(fèi)量占了很大比重;在公共場(chǎng)所與其他人一同喝酒的比例約為20%。其它主要調(diào)研結(jié)果還有:城市居民平均每?jī)芍茱嬀埔淮危坪桶拙苹旌巷嬘?。平均每次喝酒量?、2兩。禮品酒的平均價(jià)錢是12.60元/瓶,本人喝的平均價(jià)錢是5元/瓶,而與朋友一同飲用的平均價(jià)錢是7.2元/瓶。在調(diào)研資料的分析中,還發(fā)現(xiàn)年齡、職業(yè)、受教育程度等對(duì)飲酒種 類和習(xí)慣有一定的影響。本調(diào)研報(bào)告共分五部分,約四萬(wàn)余字。導(dǎo)言 這一
6、部分通常包括:進(jìn)展這項(xiàng)調(diào)研任務(wù)的緣由,任務(wù)范圍,對(duì)研討問(wèn)題的擬訂,要到達(dá)的目的,以及調(diào)研所根據(jù)的一些假設(shè)等。此 外,假設(shè)有必要,還可加進(jìn)歷史背景的簡(jiǎn)要描畫(huà)。導(dǎo)言的目的是引導(dǎo)讀者詳細(xì)討論面臨的問(wèn)題。結(jié)論和建議 根據(jù)調(diào)研成果,用歸納法或演繹法進(jìn)展推理判別,可以符合邏 輯地得出某些結(jié)論。這些結(jié)論應(yīng)該對(duì)調(diào)研的前提或假設(shè)進(jìn)展證明或否認(rèn)。作為營(yíng)銷決策調(diào)研,結(jié)論的提出可采取列舉幾種可供選擇的方案的方式,闡明企業(yè)可以采取哪種步驟和行動(dòng),每種能夠的開(kāi)支和到達(dá)的結(jié)果。假設(shè)能夠的話,調(diào)研人員應(yīng)預(yù)測(cè)到企業(yè)采取了某種詳細(xì)方案后,一定時(shí)間內(nèi)應(yīng)到達(dá)的經(jīng)濟(jì)效益。 緊接在結(jié)論之后是有關(guān)行動(dòng)的建議。建議的內(nèi)容主要有:企業(yè)應(yīng)中選擇
7、哪一種行動(dòng)方案,其可行性如何; 由誰(shuí)做,做什么,何時(shí)何地做等等。這些建議能夠被決策者采用,也能夠被束之高閣。但是,提出建議是職權(quán)范圍內(nèi)的事,都該當(dāng)提出建議。 研討方法 這里所說(shuō)的研討方法是指為到達(dá)調(diào)研目的所運(yùn)用的程序。描畫(huà)研討方法時(shí)至少應(yīng)包括以下幾方面:(1) 調(diào)研設(shè)計(jì)是探求性的、描畫(huà)性的,還是結(jié)論性的或?qū)嶒?yàn)性的。(2) 搜集、檢查和運(yùn)用各種資料的方法。 (3) 抽樣設(shè)計(jì)和樣本選擇方法。 (4) 所運(yùn)用的問(wèn)卷類型以及確定類型的根據(jù)。 (5) 分析和解釋所運(yùn)用的方法。 (6)所運(yùn)用的調(diào)研人員的數(shù)量和類型( 如采訪人員、操作人員等)。調(diào)查成果 調(diào)查成果(Findings) 是調(diào)查報(bào)告的中心內(nèi)容,因
8、此是重點(diǎn)交代重點(diǎn)論述的部分。 這部分內(nèi)容主要包括: (1) 對(duì)于大量的原始資料進(jìn)展整理概括的結(jié)果及其解釋和闡明,使讀者一目了然。 (2) 運(yùn)用的各種定性和定量分析方法的分析結(jié)果,包括運(yùn)用統(tǒng)計(jì)分析方法的分析結(jié)果和詳細(xì)的解釋。 (3) 綜合概括和結(jié)論。 (4) 表達(dá)調(diào)研成果的其它手段:如圖、表和曲線等。報(bào)告所列調(diào)查成果的完全和詳細(xì)程度,與調(diào)研者的程度和運(yùn)用報(bào)告目的有關(guān)。 限制條件 某些限制條件的交待也是很必要的。例如:完成調(diào)研任務(wù)的時(shí)間期限;調(diào)查回答誤差及其能夠的影響;調(diào)查成果 的局限性、試用范圍和可推行的程度;由于現(xiàn)場(chǎng)被調(diào)查對(duì)象不情愿作為抽樣的對(duì)象,而運(yùn)用替代的樣本限制等。附錄 附錄主要包括用來(lái)
9、論證、闡明或進(jìn)一步論述正文有關(guān) 情況的補(bǔ)充或擴(kuò)展資料。普通將其順序編號(hào), 陳列在正文之后。 能夠涉及到的資料主要有:1曾經(jīng)在報(bào)告的正文匯總的統(tǒng)計(jì)表和統(tǒng)計(jì)數(shù)字列表及其詳細(xì)計(jì)算2第二手資料來(lái)源索引;第一手資料來(lái)源和聯(lián)絡(luò)對(duì)象的稱號(hào)及地 址、電子郵件地址及網(wǎng)址一攬表3搜集資料所運(yùn)用的問(wèn)卷和采訪者指點(diǎn)闡明書(shū)4為抽樣調(diào)研而選定樣本的有關(guān)細(xì)節(jié)5有關(guān)會(huì)議記錄、書(shū)籍、手冊(cè)等6其它有必要列入的參考資料最后闡明: 第一,以上只是提供應(yīng)決策者運(yùn)用的調(diào)研報(bào)告的典型格式和內(nèi)容。 第二,詳細(xì)寫作順序也是靈敏多樣的。 第三節(jié) 預(yù)備調(diào)查報(bào)告的原那么 根本原那么 調(diào)查報(bào)告必需真實(shí)、準(zhǔn)確。 調(diào)查報(bào)告要滿足決策者(讀者)的需求或要求
10、。 為此,報(bào)告起草人應(yīng)盡量了解主要決策者的類型,了解他們的興趣、偏好及思想方式。通常決策者可有以下四種類型: 1. 對(duì)事物的看法有鮮明的傾向性,對(duì)調(diào)查有劇烈的興趣的決策者, 他對(duì)接受或回絕調(diào)查成果報(bào)告起著重要的作用。在這種情況下,報(bào)告起草人最好從決策者所感興趣的方面入手,逐漸展開(kāi)報(bào)告;同時(shí)應(yīng)防止出現(xiàn)沒(méi)有詳細(xì)闡明的命題或結(jié)論。 2. 躊躇的決策者。他需求很強(qiáng)的刺激才情愿對(duì)事情做出決議。在 這種情況下,有必要對(duì)報(bào)告作一番生動(dòng)有趣的描畫(huà)。 3. 喜歡分析思索的決策者。這類讀者往往需求報(bào)告具有完好的資料和有深度有邏輯的論證。 4. 精悍果斷,擅長(zhǎng)綜合思索的決策者。他們希望不花過(guò)多的時(shí)間就能掌握事物的本
11、質(zhì)。在這種情況下,應(yīng)該采用簡(jiǎn)煉的言語(yǔ)和圖 表來(lái)表達(dá)報(bào)告的內(nèi)容。 報(bào)告編寫的原那么 1.易于了解和閱讀。 2.報(bào)告內(nèi)容明確。 3.語(yǔ)句要簡(jiǎn)煉流暢。 4.盡能夠簡(jiǎn)要。報(bào)告的長(zhǎng)短應(yīng)以能到達(dá)研討目的為準(zhǔn) 。 5.適用。報(bào)告應(yīng)有很強(qiáng)的針對(duì)性和目的性。 6.報(bào)告編排方式多樣化。 表格展現(xiàn)的原那么 列入報(bào)告中的部分統(tǒng)計(jì)資料,在其相對(duì)比較簡(jiǎn)單或描畫(huà)它在上下文中的關(guān)系時(shí),可以將其并入文字闡明部分。當(dāng)需求比較復(fù)雜的統(tǒng)計(jì)分析時(shí),這些資料應(yīng)放在與閱讀資料分開(kāi)的表格中。表格設(shè)計(jì)應(yīng)留意的問(wèn)題主要有: 1. 標(biāo)題。普通標(biāo)題應(yīng)安排在表上方正中間。標(biāo)題必需簡(jiǎn)明準(zhǔn)確地 表述資料的性質(zhì)、分類和時(shí)間。假設(shè)統(tǒng)計(jì)表較多,應(yīng)給各表編號(hào),以
12、免混亂。 2. 數(shù)字。一切上下各行數(shù)字的位數(shù)都應(yīng)對(duì)齊,同類數(shù)字應(yīng)堅(jiān)持一致的有效的位數(shù),如準(zhǔn)確到哪一位數(shù)字,都應(yīng)一致;遇有一樣的數(shù)字時(shí),要重寫一遍;有不同年份的應(yīng)按年月順序陳列;對(duì)于與正文有關(guān)的數(shù)字,該當(dāng)用有關(guān)的符號(hào)給以表示(如8A、8B等)。 3. 工程陳列。工程應(yīng)按資料的重要程度陳列。4. 縱標(biāo)目和橫標(biāo)目??v標(biāo)目是位于垂直欄目之上的稱號(hào);橫標(biāo)目 是位于橫行或程度數(shù)字行的左端。兩者都該當(dāng)簡(jiǎn)明扼要。假設(shè)縱標(biāo)目、橫標(biāo)目較多,最好編號(hào)。5. 計(jì)量單位。表中的數(shù)字要注明計(jì)量單位。6. 資料來(lái)源和腳注。除第一手資料外,普通均應(yīng)標(biāo)明資料來(lái)源, 以便需求時(shí)參考。7. 重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)符號(hào)。有時(shí)需求強(qiáng)調(diào)一下重點(diǎn)或引起
13、讀者留意,可以運(yùn)用必要的符號(hào)給以標(biāo)明。 圖像展現(xiàn)原那么 對(duì)于報(bào)告的重要部分,有時(shí)需求用圖像方式給予充實(shí)。圖像是一種 根本的籠統(tǒng)化的輔助手段,它有利于了解表格和闡明資料特征。但是也應(yīng)該慎重地有限制地運(yùn)用,只需必要并且報(bào)告篇幅答應(yīng)時(shí),才運(yùn)用圖像方式展現(xiàn)資料。圖像詳細(xì)方式非常豐富,常用的主要有: 曲線圖 條形圖 圓形分割圖 像形圖和統(tǒng)計(jì)地圖 曲線圖曲線圖是以圖內(nèi)曲線的高低升降來(lái)表現(xiàn)數(shù)據(jù)資料的變化或依存關(guān)系的圖形。根據(jù)其反映的資料性質(zhì),曲線圖有動(dòng)態(tài)曲線圖、分配曲線圖和依存關(guān)系圖等。調(diào)查報(bào)告中常用的是動(dòng)態(tài)曲線圖。動(dòng)態(tài)曲線圖是經(jīng)過(guò)延續(xù)曲線的升降,來(lái)表示景象開(kāi)展的動(dòng)態(tài)。如:各年產(chǎn)品銷售總額的數(shù)據(jù)記錄可描畫(huà)成
14、一條動(dòng)態(tài)曲線。 為了進(jìn)展對(duì)比,可以把兩條或兩條以上曲線圖繪制在同不斷角坐標(biāo)內(nèi)。如兩者或多種產(chǎn)品同期銷售數(shù)據(jù)資料,即可在同一坐標(biāo)內(nèi)繪制成兩條或多條曲線,以便對(duì)其進(jìn)展對(duì)比。繪制動(dòng)態(tài)曲線圖應(yīng)留意的一些原那么: 1. 縱軸尺度應(yīng)以0點(diǎn)為起點(diǎn),自下而上標(biāo)明數(shù)目,尺線上一樣線段必需代表一樣數(shù)值。橫軸上時(shí)間的陳列,要自左而右,間隔也應(yīng)與時(shí)間相順應(yīng)。 2. 縱軸尺度和橫軸的間隔該當(dāng)相互順應(yīng)。 3. 圖示點(diǎn)確實(shí)定必需準(zhǔn)確。 4. 圖示曲線要轉(zhuǎn)機(jī)清楚,并運(yùn)用粗線來(lái)繪制。 5. 對(duì)于同一圖示有兩條以上曲線,為了顯示各條曲線的不同變動(dòng)趨勢(shì),應(yīng)該用不同方式或粗細(xì)的曲線來(lái)表示。 條形圖 條形圖是以一樣寬度的條形長(zhǎng)短或高低
15、來(lái)比較數(shù)據(jù)大小。它是圖像展現(xiàn)最常用的方式。條形圖繪制簡(jiǎn)便,表現(xiàn)方式明確,圖示效果較好。條形圖可分為垂直條形圖和程度條形圖。垂直條形圖比較適用于按數(shù)量或年份分類的數(shù)據(jù)資料,如圖3-1所示。程度條形圖比較適用于按質(zhì)量或地理位置分類的數(shù)據(jù)資料,如圖3-2所示。 圖3-1:歷年汽車銷售市場(chǎng)占有率(假設(shè)資料) 圖3-2:雙向條形圖(全國(guó)九個(gè)地域98-99銷售變化百分比) 圓形分割圖 它是把整個(gè)圓形分成假設(shè)干扇形部分,以全圓面積表示 景象總體 (或總體總量),各扇形面積的大小表示總體中各組成部分所占比重的大小。繪制方法是,根據(jù)扇形面積與圓心角的大小成正比例的原理,每3.6度圓心角即包括1%的圓面積;將各組
16、成部分的數(shù)據(jù)分別乘以3.6度,可得各組成部分應(yīng)占的圓心角的度數(shù);然后,運(yùn)用量角器按計(jì)算度數(shù)可繪出各個(gè)扇形。例如,我們對(duì)某城市居民某年消費(fèi)支出構(gòu)造調(diào)查結(jié)果是,耐用消費(fèi)品支出占14%,非耐用消費(fèi)品支出占 61%,用于各項(xiàng)效力支出占25%。 假設(shè)用圓形圖來(lái)籠統(tǒng)地表示這個(gè)構(gòu)造,首先應(yīng)計(jì)算各自圓心角度數(shù)分別為50.4 度 (3.6*14=50.4) ,219.6 度 和 90度, 然后即可繪出圓心分割圖(見(jiàn)圖3-3) 。 圖3-3:圓形分割圖(某市居民某年消費(fèi)支出構(gòu)造) 象形圖和統(tǒng)計(jì)地圖象形圖是用籠統(tǒng)畫(huà)來(lái)表示調(diào)研資料的圖形??煞譃閮深悾阂活愂怯没\統(tǒng)畫(huà)的大小、多少、長(zhǎng)短或高低來(lái)表示數(shù)據(jù)資料;另一類是僅用圖
17、內(nèi)籠統(tǒng)畫(huà)意味圖示的景象,另用數(shù)字來(lái)注明景象的數(shù)量。統(tǒng)計(jì)地圖是以地圖為底景,對(duì)所研討的社會(huì)經(jīng)濟(jì)景象按有關(guān)地域劃分的調(diào)研資料進(jìn)展圖示。 第四節(jié) 口頭報(bào)告 口頭報(bào)告的必要性多數(shù)調(diào)研報(bào)告能夠僅以書(shū)面方式提交給調(diào)研委托者或主要決策者,這是非常必要的。然而,有時(shí)單用書(shū)面方式與決策人員交流,效果能夠不是很好。 其緣由如下: 1. 雖然書(shū)面報(bào)告經(jīng)過(guò)精心預(yù)備,能夠還是引不起讀者的興趣,他們或許對(duì)報(bào)告只倉(cāng)促一看; 2. 同時(shí),只書(shū)面報(bào)告也無(wú)法回答讀者產(chǎn)生的新問(wèn)題 3. 當(dāng)報(bào)告牽涉到許多人時(shí),給許多人呈送報(bào)告,由他們分別閱讀,無(wú)法集中起來(lái)進(jìn)展討論,以致不能得到一致的結(jié)論。所以,最理想的方法就是以書(shū)面報(bào)告為主,以口頭
18、報(bào)告進(jìn)展補(bǔ)充。調(diào)研人員假設(shè)可以在公司的主要決策人會(huì)議上親身報(bào)告調(diào)研成果,他就可以最有效地解釋有關(guān)數(shù)據(jù)和推理,直接反映問(wèn)題并回答決策人提出的問(wèn)題,在交流中使要研討的問(wèn)題和調(diào)研成果更為清楚。為保證口頭報(bào)告的補(bǔ)充效果,為節(jié)省時(shí)間,在報(bào)告會(huì)之前應(yīng)將書(shū)面報(bào)告事先分發(fā)給與會(huì)者,使與會(huì)者有時(shí)間閱讀了解報(bào)告,做好討論的預(yù)備。其次,報(bào)告人員也必需事先做好報(bào)告的縝密方案,如報(bào)告提綱、報(bào)告重點(diǎn)、報(bào)告詳細(xì)時(shí)間地點(diǎn)、運(yùn)用的設(shè)備等,事先了解每個(gè)參與報(bào)告會(huì)的人的根本情況,并且約請(qǐng)高級(jí)主管人員主持報(bào)告會(huì)。 口頭報(bào)告的方式 即興講解 按書(shū)面報(bào)告講解 專門講解 即興講解( Impromptu ) 這是一種沒(méi)有充分預(yù)備的講解。它只
19、適宜于對(duì)本項(xiàng)調(diào)研的內(nèi)容和過(guò)程有較全面了解的調(diào)研人員(如調(diào)研經(jīng)理)運(yùn)用;或者當(dāng)調(diào)研工程較小時(shí)運(yùn)用。普通來(lái)說(shuō),這種講解準(zhǔn)確性差,風(fēng)險(xiǎn)較大,對(duì)大中型調(diào)研工程并不可取。 按書(shū)面報(bào)告講解 指按照書(shū)面報(bào)告的內(nèi)容順序逐一的領(lǐng)讀,并回答一些隨之出現(xiàn)的問(wèn)題。這種方式顯然有較充分的預(yù)備,內(nèi)容已全部構(gòu)成文字,因此講解較系統(tǒng)、全面;但另一方面,這種方式比較呆板,缺乏重點(diǎn),已難引起聽(tīng)眾的興趣。因此在運(yùn)用這種口頭報(bào)告方式時(shí),最好可以運(yùn)用某些演講技巧,吸引聽(tīng)眾,例如與聽(tīng)眾適當(dāng)?shù)剡M(jìn)展目光接觸交流,留意多配合臉部表情、手勢(shì)和腔調(diào)變化等。專門講解(Extemporaneous) 專門講解是一種經(jīng)過(guò)充分預(yù)備而又不照本宣科的講解。這種報(bào)告方式的優(yōu)點(diǎn)是生動(dòng)活波,突出重點(diǎn);可充分利用演講技巧引起聽(tīng)眾的興趣;同時(shí)講解者有較大的機(jī)動(dòng)性,如發(fā)現(xiàn)聽(tīng)眾對(duì)個(gè)別部分有躊躇,他可及時(shí)用不同的方法進(jìn)展闡明,使聽(tīng)眾能更好地了解。因此專門講解是最受歡迎的報(bào)
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