電子文件管理系統(tǒng)介紹

1、電子文件管理系統(tǒng)背景隨著信息化的逐步深入，文件生成機(jī)構(gòu)的電子文件的數(shù)量與日俱 增，電子文件的管理需求也日益迫切，目前文件生成機(jī)構(gòu)的電子文件 管理主要存在以下問(wèn)題：.分散和局部的電子文件管理：目前電子文件管理的功能大多分 散于各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、網(wǎng)站發(fā)布系統(tǒng)、郵件系統(tǒng)等, 缺乏統(tǒng)一的、全局的覆蓋全類(lèi)型的電子文件管理系統(tǒng)；.不完整的電子文件管理：目前，很多機(jī)構(gòu)的電子文件管理依附 于檔案管理系統(tǒng)，只涉及了歸檔文件的電子文件，實(shí)質(zhì)上是電子版歸 檔文件的管理，大量按照現(xiàn)行檔案管理辦法不需要未歸檔的電子文件 大多散落在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，甚至在業(yè)務(wù)承辦人員的單機(jī)中。另一方面， 納入管理的電子文件的信息

2、也是不完整的，大多只管理文件最終版 本，文件關(guān)鍵的過(guò)程稿及形成過(guò)程缺失；.功能缺失：目前的電子文件管理系統(tǒng)僅包括電子文件的著錄、 檢索、瀏覽等基本功能；無(wú)法和前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子文件的自動(dòng) 捕獲；無(wú)法實(shí)現(xiàn)電子文件的綜合利用，和后端的電子文件長(zhǎng)期保存缺 乏銜接，不能做到電子文件生命周期全覆蓋。.文件安全性無(wú)法保證：目前大部分單位的電子文件管理主要從 數(shù)據(jù)共享角度考慮，對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性缺乏支持。黨和政府高度重視電子文件管理，先后發(fā)布電子文件管理暫行 辦法、國(guó)家電子文件管理工作規(guī)劃（2011-2015年）等文件，于2010年成立電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議”，并組織產(chǎn)業(yè)界、學(xué)術(shù)界、 用戶等多

3、方面專(zhuān)家編制了電子文件管理通用功能要求，規(guī)范電子文件管理系統(tǒng)功能要求。2012年初，電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議 正式發(fā)文啟動(dòng)電子文件管理第一批試點(diǎn)試用工作，通過(guò)試點(diǎn)試用，驗(yàn)證正在研制的標(biāo)準(zhǔn)，提出實(shí)現(xiàn)建設(shè)目標(biāo)的技術(shù)手段和管理制度XX電子文件管理系統(tǒng)是依據(jù)電子文件管理系統(tǒng)通用功能需求（征求意見(jiàn)稿）、電子檔案移交與管理辦法（征求意見(jiàn)稿）和電 子文件通用元數(shù)據(jù)規(guī)范（征求意見(jiàn)稿）開(kāi)發(fā)，以內(nèi)容管理技術(shù)為基 礎(chǔ)，對(duì)各級(jí)政府文電、應(yīng)急、文秘、人事等業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的公文、郵 件、圖片、音像資料等信息資源進(jìn)行有效的組織、管理、處置、利用 的管理系統(tǒng)。主要功能XX電子文件管理系統(tǒng)功能主要分為四類(lèi)，包括：文件瀏覽和檢索、

4、 文件管理配置、文件管理業(yè)務(wù)、安全和系統(tǒng)管理。.文件瀏覽和檢索：本功能面向匿名用戶和普通用戶，根據(jù)權(quán)限 瀏覽和檢索公文，匿名用戶可以查看公開(kāi)的電子文件， 登錄普通用戶 可以查看授權(quán)的電子文件。.文件管理配置：文件管理配置是面向機(jī)構(gòu)的文件管理員，配置 電子文件管理系統(tǒng)運(yùn)行需要的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，目前包括電子文件類(lèi)型配 置、電子文件分類(lèi)方案、電子文件保管期限、存儲(chǔ)配置、安全配置、 工作流配置。.文件管理業(yè)務(wù)：本模塊面向各級(jí)文件管理處理人員， 直接針對(duì) 電子文件進(jìn)行捕獲、整理、統(tǒng)計(jì)、鑒定處置、利用審核等操作。包括: 捕獲登記、電子文件整理、電子文件統(tǒng)計(jì)、電子文件利用處理、鑒 定處置。技術(shù)特點(diǎn).集中化管理，分

5、布式存儲(chǔ)；.采用基于XML數(shù)據(jù)交換格式、基于B/S多層體系架構(gòu)；.支持多種數(shù)據(jù)捕獲方式；.支持各種數(shù)據(jù)格式和元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，可以存儲(chǔ)和管理各種類(lèi)型的 數(shù)據(jù)；.支持專(zhuān)題庫(kù)內(nèi)容的組織，保證用戶多樣化的電子文件管理需求；.完善的權(quán)限管理與安全機(jī)制，提供多層次顆粒度的權(quán)限控制； 支持版式文件轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)文件的顯示固化；支持文件加密、數(shù)字簽名 等安全措施，保證文件的安全；.信息數(shù)字化手段完善，無(wú)縫集成多通道采集工具；.內(nèi)容檢索手段豐富，提供全文檢索，支持跨分類(lèi)檢索；.通過(guò)規(guī)范的元數(shù)據(jù)設(shè)置和電子文件格式，實(shí)現(xiàn)電子文件的規(guī)范 化形成和移交。僅供個(gè)人用于學(xué)習(xí)、研究；不得用于商業(yè)用途For personal use only in study and research; not for commercial use.Nur f u r den pers?nlichen f u r Studien, Forschung, zu kommerziellen Zwecken verwendet werden.Pour l etude et la recherche uniquementd des fins personnelles; pasd des fins commerciales.tojibko AJiajiiOAe ak pTOpwenojib 3y