產(chǎn)品銷售管理規(guī)程參考

1、1. 目的：為成品銷售提供文件指導(dǎo)，確保已銷售的成品均有記錄可追查。2. 范圍：公司所有銷售的產(chǎn)品。3. 責(zé)任：3.1供銷部（銷售人員）：負(fù)責(zé)產(chǎn)品銷售意向的評(píng)審；負(fù)責(zé)銷售信息和客戶信息在公司內(nèi)的有效傳遞與反饋，如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、包裝要求、擬發(fā)貨時(shí)間、中文或英文COA、標(biāo)簽要求、嘜頭樣張、是否需要打包等。負(fù)責(zé)與銷售部的溝通，編制與審核“定貨通知單”；負(fù)責(zé)發(fā)貨通知單的填寫與傳遞；負(fù)責(zé)發(fā)貨（含發(fā)樣）登記；負(fù)責(zé)運(yùn)輸車輛的聯(lián)系；負(fù)責(zé)與運(yùn)輸單位確定發(fā)貨產(chǎn)品的運(yùn)輸防護(hù)工作。3.2生產(chǎn)部：負(fù)責(zé)定貨通知單的審核，評(píng)估有無(wú)現(xiàn)貨，根據(jù)產(chǎn)品庫(kù)存和銷售計(jì)劃制定生產(chǎn)計(jì)劃；本著先進(jìn)先出原則和庫(kù)存量與生產(chǎn)車間一起確定發(fā)貨批號(hào)；負(fù)責(zé)

2、客戶加增加項(xiàng)目的請(qǐng)驗(yàn)；下達(dá)產(chǎn)品分裝、更換包裝及更換標(biāo)簽的操作指令，并監(jiān)督生產(chǎn)車間執(zhí)行情況；參與評(píng)估客戶質(zhì)量要求；負(fù)責(zé)QC檢測(cè)用工作標(biāo)準(zhǔn)的自制等。3.3生產(chǎn)車間：根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃完成銷售計(jì)劃外產(chǎn)品的生產(chǎn)交貨任務(wù)；負(fù)責(zé)客戶加測(cè)增加項(xiàng)目的請(qǐng)驗(yàn)（送檢）；負(fù)責(zé)發(fā)貨產(chǎn)品（含樣品）的分裝、更換包裝及更換標(biāo)簽的操作并進(jìn)行記錄，辦理出入庫(kù)手續(xù)等。3.4QC：負(fù)責(zé)客戶加測(cè)增加項(xiàng)目的取樣、檢驗(yàn)工作及時(shí)開(kāi)具檢測(cè)報(bào)告單；負(fù)責(zé)發(fā)貨COA的簽發(fā)；負(fù)責(zé)客戶質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及分析方法的確認(rèn)與驗(yàn)證等；負(fù)責(zé)檢測(cè)用標(biāo)準(zhǔn)品的申購(gòu)。3.5QA：負(fù)責(zé)定貨單傳遞過(guò)程的監(jiān)督與協(xié)調(diào)；負(fù)責(zé)發(fā)貨嘜頭的打印及審核；負(fù)責(zé)COA模板的制作與審核；負(fù)責(zé)COA的審批；負(fù)

3、責(zé)中間體、產(chǎn)成品、中試產(chǎn)品、驗(yàn)證批產(chǎn)品的放行與風(fēng)險(xiǎn)放行；對(duì)發(fā)貨過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督檢查。3.6倉(cāng)儲(chǔ)部：根據(jù)定貨通知單上擬發(fā)貨產(chǎn)品的批號(hào)，準(zhǔn)備貨物；復(fù)核與張貼嘜頭；負(fù)責(zé)產(chǎn)品的打包及裝箱作業(yè)；負(fù)責(zé)產(chǎn)品的搬運(yùn)、裝車；執(zhí)行產(chǎn)品的防護(hù)相關(guān)制度；完成相關(guān)的出庫(kù)記錄等。3.7 研發(fā)部：涉及發(fā)研發(fā)樣品時(shí)，負(fù)責(zé)樣品的制取，包裝，送檢等，具體參照附件流程圖。4. 內(nèi)容與程序：產(chǎn)品銷售意向的評(píng)審對(duì)來(lái)自顧客的訂貨意向，不論來(lái)人、來(lái)函或電話、傳真，業(yè)務(wù)員均應(yīng)記錄在R-xxx-1銷售意向/合同記錄與評(píng)審中，明確客戶的要求。對(duì)客戶的要求要進(jìn)行評(píng)審，內(nèi)容包括：產(chǎn)品名稱、標(biāo)貼、訂貨數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量要求、包裝、運(yùn)輸要求、交貨要求及付款方

4、式和期限等。對(duì)客戶的常規(guī)要求（是指客戶要求的產(chǎn)品為公司已正常生產(chǎn)的品種及要求的價(jià)格在規(guī)定的范圍之內(nèi)等）由業(yè)務(wù)員進(jìn)行個(gè)人評(píng)審后簽訂合同，由指定人員復(fù)核后發(fā)送。對(duì)客戶的特殊要求，業(yè)務(wù)員應(yīng)提請(qǐng)銷售經(jīng)理或總經(jīng)理組織有關(guān)部門評(píng)審后，再簽訂合同。銷售人員要做好評(píng)審記錄，并將其與客戶簽訂的合同附在一起做為一份合同記錄，組織實(shí)施合同。對(duì)需求樣品、船樣及保留貨物的操作當(dāng)客戶提出需要樣品或船樣時(shí)，銷售員填寫R-xxxxx-2定貨通知單按xxxx客戶需求樣品管理規(guī)程進(jìn)行操作。已發(fā)船樣確認(rèn)，短時(shí)間內(nèi)暫不發(fā)貨的，或其它原因需保留的貨物，供銷部可憑“定貨通知單”，向倉(cāng)庫(kù)辦理貨物保留手續(xù)，填寫R-xxxxx-5貨物保留單。

5、貨物保留單上應(yīng)列明保留到期日，貨物到期前通知業(yè)務(wù)員，詢問(wèn)是否需要延期。如延期則在保留單上填寫延期日，需延期但未指明具體延期日時(shí)在延期欄中劃“”。貨物保留如無(wú)特殊要求最長(zhǎng)期限不得超過(guò)6個(gè)月，到期后倉(cāng)管員通知銷售業(yè)務(wù)員，待其同意后取消保留；對(duì)于取消合同的訂單，倉(cāng)庫(kù)在收到取消通知后同時(shí)取消對(duì)應(yīng)批產(chǎn)品的貨物保留。取消保留貨物應(yīng)在貨物保留單中填寫取消保留日期、取消人并簡(jiǎn)單寫明取消原因。 合同實(shí)施4.3.1 定貨單的填寫規(guī)范：業(yè)務(wù)員簽訂合同后，均應(yīng)填寫“定貨通知單”，如果是需分批發(fā)貨的，則在定貨單填寫合同號(hào)時(shí)，分開(kāi)填寫，即按需發(fā)貨次數(shù)分別寫上合同號(hào)+發(fā)貨次數(shù)，如xx2014S0001-2，則表示本公司20

6、14年第一票合同的第二次發(fā)貨。定貨通知單內(nèi)容一定要詳細(xì)、準(zhǔn)確。如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：可填寫對(duì)應(yīng)的藥典或?qū)?yīng)的檢驗(yàn)規(guī)程標(biāo)準(zhǔn)號(hào)，如是客戶要求，則寫清客戶要求或附產(chǎn)品質(zhì)量分析單樣張；包裝要求則要寫明內(nèi)、外包裝的物料名稱及代號(hào)，要求使用托盤的還應(yīng)寫明托盤尺寸、材質(zhì)、適用國(guó)別等信息， 如無(wú)代號(hào)的則盡量寫清尺寸大小及材質(zhì)要求。如還有其它額外要求的則在“其它要求”項(xiàng)下一一列明。填好定貨單后供銷部留一聯(lián)備查，其它聯(lián)一并送到生產(chǎn)部。4.3.2 生產(chǎn)部確認(rèn)：需確認(rèn)有無(wú)現(xiàn)貨，如無(wú)現(xiàn)貨，則確認(rèn)是否已有生產(chǎn)計(jì)劃，如無(wú)計(jì)劃，則做出生產(chǎn)計(jì)劃、確定生產(chǎn)完成時(shí)間，并在定貨單上記錄該時(shí)間， 確認(rèn)后簽名并留一聯(lián)備查，其它聯(lián)轉(zhuǎn)送到相關(guān)生產(chǎn)車間

7、。4.3.3 生產(chǎn)車間定批號(hào)：本著先產(chǎn)先出的原則，根據(jù)定貨單要求確定產(chǎn)品批號(hào)、生產(chǎn)日期及數(shù)量，簽名后留一聯(lián)，其它聯(lián)轉(zhuǎn)送QC。4.3.4 QC檢測(cè)及開(kāi)COA：接到定貨單后按要求檢測(cè)并開(kāi)檢測(cè)報(bào)告單給生產(chǎn)車間，如果合格，則開(kāi)具出廠產(chǎn)品COA并且在定貨單上填寫COA質(zhì)檢號(hào)及檢測(cè)合格結(jié)論，填寫者簽名后，留一聯(lián)備查，其它聯(lián)與COA一起送到QA。如果待發(fā)產(chǎn)品尚未包裝，車間則負(fù)責(zé)待發(fā)產(chǎn)品的包裝和入庫(kù)。 注：出廠產(chǎn)品COA管理執(zhí)行文件xxxxx 產(chǎn)品出廠質(zhì)量分析單的管理制度。 如果QC的檢測(cè)結(jié)果不合格，則開(kāi)具不合格報(bào)告單，并且將該定貨單的所有聯(lián)與不合格報(bào)告單一起返還到生產(chǎn)車間，由生產(chǎn)車間按記錄修改要求劃去原來(lái)批

8、號(hào)、數(shù)量及生產(chǎn)車間等內(nèi)容并簽名，然后在下面空格內(nèi)再填寫另外確定的批號(hào)后再送QC，QC同樣按上述的規(guī)定操作。4.3.5 QA審核與放行：接到定貨單和COA后，核對(duì)相關(guān)記錄的正確性并確認(rèn)產(chǎn)品是否可放行，核對(duì)無(wú)誤后則在定貨單和COA上分別簽名，然后留一聯(lián)定貨單和一份COA，其它聯(lián)與COA一起送供銷部。 注：如QA認(rèn)為某些批次產(chǎn)品不能放行時(shí)(如未完成加速穩(wěn)定性考察的驗(yàn)證批)，且無(wú)其他合格批次時(shí)，QA需立即通知銷售員，由銷售員與客戶溝通，客戶同意后才能批準(zhǔn)放行。4.3.6 銷售員接到QA送來(lái)的COA和定貨單后即可通知倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)管理員核對(duì)定貨單上的所有項(xiàng)目與發(fā)貨一致后即可打包、貼嘜、準(zhǔn)備發(fā)貨。4.3.7

9、如果在定貨單執(zhí)行過(guò)程中銷售員要臨時(shí)取消該定單，則在供銷部所留一聯(lián)的“定貨通知單”中“本訂單取消通知” 項(xiàng)下簽名后，分別通知相關(guān)部門，并請(qǐng)他們?cè)阡N售留底聯(lián)中簽字。4.3.8 發(fā)貨4.3.8.1銷售單證員根據(jù)定貨通知單/銷售合同于發(fā)貨前填寫R-xxxxx-3發(fā)貨通知單，一式多聯(lián)，填寫時(shí)必須用力，盡量不要在不明顯處重描。4.3.8.2通知成品庫(kù)發(fā)貨并簽字確認(rèn)。發(fā)貨后，供銷部、成品倉(cāng)庫(kù)、門衛(wèi)(作為出門證)、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)員各留底一聯(lián)。4.3.8.3成品庫(kù)人員按客戶包裝要求對(duì)要發(fā)運(yùn)的產(chǎn)品進(jìn)行標(biāo)貼和打包，同時(shí)核對(duì)批號(hào)，數(shù)量等信息。4.3.8.4倉(cāng)庫(kù)人員按xxxxx成品出庫(kù)、打包、貼嘜頭管理規(guī)程辦理出庫(kù)手續(xù)

10、，并在合同規(guī)定期限內(nèi)發(fā)出產(chǎn)品。4.4 銷售記錄分內(nèi)銷、外銷分別登記，銷售員應(yīng)于訂立合同時(shí)開(kāi)始在R-xxxxx-4銷售記錄上登記，并由專人每月進(jìn)行核對(duì)。銷售記錄由供銷部統(tǒng)一收集、裝訂，并歸檔保存。合同更改時(shí)，按合同更改的程序處理。4.5 訂單的定期核查：4.5.1 季度核查：銷售人員每季度末對(duì)本季度的訂單執(zhí)行情況進(jìn)行核查，對(duì)于本季度內(nèi)沒(méi)有執(zhí)行并且確定需要取消的訂單，按4.3.7項(xiàng)下執(zhí)行。4.5.2 半年度核查：銷售人員每年6月份、12月份再對(duì)訂單執(zhí)行情況進(jìn)行半年度核查，對(duì)于季度核查中有疏漏或當(dāng)時(shí)不確定的訂單而沒(méi)有執(zhí)行的，現(xiàn)確定需要取消的訂單，按4.3.7項(xiàng)下執(zhí)行。4.5.3 年度核查：銷售人員每

11、年1月份再對(duì)上年度訂單執(zhí)行情況核查，并按以上程序執(zhí)行。4.6 所有取消的訂單均應(yīng)在銷售記錄中注明取消。5. 文件修訂歷史序號(hào)替代/修訂原文件名原文件編號(hào)修訂號(hào)/版本號(hào)執(zhí)行日期主要頁(yè)和修改內(nèi)容01口替代 口修訂/新制訂附：產(chǎn)品銷售流程圖市場(chǎng)調(diào)研國(guó)內(nèi)外客戶及市場(chǎng)調(diào)研供銷部（銷售）公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門傳遞發(fā)貨信息及嘜頭信息編制定貨通知單；填寫發(fā)貨通知單；打印嘜頭；聯(lián)系運(yùn)輸車輛等采購(gòu)合同評(píng)審合同實(shí)施QA生產(chǎn)部生產(chǎn)車間評(píng)估有無(wú)現(xiàn)貨；制定生產(chǎn)計(jì)劃；下達(dá)分裝、更換包裝/標(biāo)簽指令QC選定發(fā)貨批號(hào)；加測(cè)標(biāo)準(zhǔn)的請(qǐng)驗(yàn)；分裝、更換包裝、入庫(kù)等取樣、檢查開(kāi)具報(bào)告單和發(fā)貨COA；留樣等委托打印嘜頭；審核嘜頭、COA、相關(guān)記

12、錄；出廠放行；發(fā)貨監(jiān)督等供銷部(銷售)倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨銷售記錄歸檔研發(fā)部少量樣品研發(fā)樣品銷售記錄歸檔注：發(fā)1kg以下樣品(含研發(fā)樣品、對(duì)照品/工作標(biāo)準(zhǔn)品、免費(fèi)樣品等)可在分裝不用再次辦理入庫(kù)手續(xù)，經(jīng)QA確認(rèn)后銷售業(yè)務(wù)員直接發(fā)貨，否則需再次辦理入庫(kù)，從倉(cāng)庫(kù)發(fā)出。xxxxx有限公司R-xxxxx-1 銷售意向/合同記錄與評(píng)審 xx/xx No. 顧客名稱及地址：聯(lián)系人電話傳真e-mail記錄日期：意向形式：口頭 書(shū)面記錄人：記錄項(xiàng)目評(píng) 審評(píng)審人員評(píng)審日期1. 產(chǎn)品確認(rèn)2. 數(shù)量確認(rèn)3. 規(guī)格確認(rèn)4. 價(jià)格確認(rèn)5. 交貨期確認(rèn)6. 付款方式及期限確認(rèn)7. 其他確認(rèn)本銷售意向已于 年 月 日訂立合同，合同號(hào)：

13、 一般 特殊訂立人： 批準(zhǔn)人：附：往來(lái)傳真 其它：價(jià)格核算運(yùn)輸費(fèi)用: 保險(xiǎn)費(fèi)用: 銀行費(fèi)用: 傭金:其它費(fèi)用: 每公斤實(shí)收單價(jià):審核結(jié)論: 合格 不合格 審核者:備注：xxxxxxxxxx有限公司R-xxxxx-2 定貨通知單 x/x合同號(hào)： No.產(chǎn)品名稱：擬發(fā)貨日期：數(shù)量：包裝要求：質(zhì)量要求：分析單要求：備注：銷售業(yè)務(wù)員/日期：口有現(xiàn)貨口無(wú)現(xiàn)貨，安排 車間，計(jì)劃生產(chǎn)完成日期：生產(chǎn)部簽名/日期：批號(hào)數(shù)量/kg生產(chǎn)日期COA質(zhì)檢號(hào)其它說(shuō)明放行確認(rèn)其它說(shuō)明生產(chǎn)車間簽名/日期：QC簽名/日期：QA簽名/日期：供銷部收單者簽名/日期： 倉(cāng)庫(kù)核對(duì)者/日期：本訂單取消通知供銷部通知者/日期：生產(chǎn)部簽名/日期：生產(chǎn)車間簽名/日期：QC簽名/日期：QA簽名/日期：倉(cāng)庫(kù)簽名/日期：說(shuō)明：本單一式五聯(lián)(銷售聯(lián)-白，生產(chǎn)聯(lián)-淺藍(lán)，QC-淺黃，QA-淺紅，倉(cāng)庫(kù)-淺綠)。 xxxxxxxxxx有限公司 R-xxxxx-3 發(fā)貨通知單 x/x No. 填單日期： 年 月 日 發(fā)貨日期: 年 月 日合同號(hào): 品名: 凈重: 批號(hào): 件數(shù): 單位: 包裝: 收貨地址: 收貨人確認(rèn): 收貨時(shí)間: 備注: 說(shuō)明：本單一式五聯(lián)，供銷部、成品倉(cāng)庫(kù)、門衛(wèi)