基層管理技能課件

1、基層管理技能培訓(xùn)2011.10.30目錄課堂紀(jì)律主管的角色定位和任務(wù)時(shí)間管理課堂紀(jì)律請把手機(jī)調(diào)成靜音、震動，或者關(guān)機(jī)。不準(zhǔn)在課堂上接聽電話。來電請掐斷并課后回復(fù)，特殊情況的緊急電話出門接聽，并在結(jié)束后以最快速度回課堂。聽課時(shí)不要交頭接耳。遵守課時(shí)及休息規(guī)定除非特殊情況，不準(zhǔn)中途離場去廁所等。中場休息，需按照要求的時(shí)間回到座位，不得遲到。角色認(rèn)知角色的適應(yīng)案例： 王濤是公司的銷售業(yè)績最好的業(yè)代之一，銷售能力強(qiáng)、也很勤奮。三個(gè)月前在部長的力挺之下，提升為銷售處主管。 王濤暗下決心一定要干好，絕不辜負(fù)部長的推薦和公司的期望。他開始每天6:30準(zhǔn)時(shí)到崗，晚上9:00才下班，并把自己每天拜訪的客戶數(shù)由3

2、0家提升到40家，而且推銷時(shí)更加盡心盡力。每天都催促下屬多賣點(diǎn)貨，不停地對他們要求進(jìn)度要加快。平時(shí)的行政工作王濤也盡心盡力，總覺得窮于招架、時(shí)間不夠用。但到了月底，他整個(gè)部門的業(yè)績達(dá)成率卻很低。第二個(gè)月、第三個(gè)月還是如此，王濤很苦惱 部長找王濤探討原因，王濤認(rèn)為原因有三：1、競品的促銷力度大于我公司；2、好幾個(gè)代理商的資金近期都出現(xiàn)困難，沒錢打款；3、屬下的能力不夠強(qiáng)、銷量低，而且工作也不努力。請問：A、你認(rèn)為王濤對問題的認(rèn)識和分析有什么問題嗎？ B、你認(rèn)為導(dǎo)致該部門業(yè)績不佳的主要原因有哪幾點(diǎn)？系統(tǒng)業(yè)務(wù)個(gè)人救火者變成防火者神槍手變成教練員做事者變成整合者新主管的角色意識轉(zhuǎn)換新角色的新任務(wù)要明白

3、：“做主管不僅是自己更加努力工作，更重要的是讓每個(gè)成員都把工作做好。”要讓團(tuán)隊(duì)成員都會/擅長做其本職工作（技能的訓(xùn)練）。要使團(tuán)隊(duì)成員都愿意努力工作（激勵(lì)）。要讓大家一起愉快、有激情地工作（團(tuán)隊(duì)氛圍）運(yùn)用、配置好各種輔助設(shè)施，便于團(tuán)隊(duì)成員工作。你不再僅是沖鋒陷陣的戰(zhàn)士，而是團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)！整個(gè)團(tuán)隊(duì)的成功才是你的追求！新主管常見的不足之處該進(jìn)行指揮的時(shí)候，發(fā)懵，不知道該如何發(fā)號施令容易陷入具體業(yè)務(wù)，只抓業(yè)務(wù)（經(jīng)營）、不抓管理；做業(yè)務(wù)（經(jīng)營）如魚得水，做管理手足無措限于人情、不會管人、獎(jiǎng)懲不明、不善于建立良好的團(tuán)隊(duì)氛圍是一位好拳師、但不是好教練，不善于培訓(xùn)下屬事無巨細(xì)都要親自管，不善于授權(quán)、尤其是正確地

4、授權(quán)不善于、不習(xí)慣做計(jì)劃不按計(jì)劃執(zhí)行，朝令夕改令屬下無所適從、手忙腳亂集體行動缺乏秩序、行動混亂，動作慢、效率低雖設(shè)定了目標(biāo)及明確了任務(wù)，但缺乏過程中的跟進(jìn)、缺乏目標(biāo)控制忙于救火、窮于應(yīng)對、時(shí)間精力都不夠用基層主管的組織工作明確分工，明確每位成員的位置和作用。分工協(xié)作的工作內(nèi)容、方式基層主管的組織工作教會每個(gè)成員如何工作，培訓(xùn)和提高其技能。告訴他“要做什么”、還要告訴他“怎么做”。發(fā)現(xiàn)下屬的“業(yè)務(wù)技能短板”，并進(jìn)行必要的補(bǔ)充培訓(xùn)。你的士兵訓(xùn)練有素，才能打勝仗。要注意：不僅要自己培訓(xùn)下屬、也要了解下屬的培訓(xùn)需求，向公司提出。基層主管的組織工作創(chuàng)造一種內(nèi)部環(huán)境，使每個(gè)人都能高水平完成工作。要執(zhí)行或

5、創(chuàng)建團(tuán)隊(duì)的規(guī)則（要求必須做什么、禁止做什么、鼓勵(lì)做什么）。針對行為的獎(jiǎng)勵(lì)或懲戒。樹立標(biāo)桿、榜樣。妥善保管和配置本部門所需要的資源，便于成員使用?；鶎又鞴艿慕M織工作創(chuàng)造外部條件。協(xié)調(diào)其它部門、創(chuàng)造外部條件?；鶎又鞴艿慕M織工作任務(wù)分派完畢，過程中需有跟進(jìn)和監(jiān)督。日例會、周例會小結(jié)。要求各位下屬上交工作計(jì)劃、工作日程安排表（可以知道他要干什么，有什么沒有干。）檢查下屬的工作報(bào)表：一是其工作結(jié)果的反映，二是其執(zhí)行工作的證明。 建立“復(fù)命制度”。對于專項(xiàng)任務(wù)：1、已經(jīng)開展/完成的事項(xiàng)，要匯報(bào)；2、因故不能按要求實(shí)施/完成的，更需要及時(shí)匯報(bào)，進(jìn)行解決；3、發(fā)郵件之后，跟進(jìn)要求回復(fù)。落實(shí)獎(jiǎng)懲?；鶎又鞴艿慕M織

6、工作執(zhí)行和改進(jìn)工作方法、工作流程。宣導(dǎo)公司的流程，讓各位部屬按照流程工作。公司流程如有待改進(jìn)之處，可以提建議、促成優(yōu)化。自己部門的內(nèi)部規(guī)定，如有需要進(jìn)行修正，并把修正的結(jié)果告知部門全員，以便執(zhí)行?；鶎又鞴艿慕M織工作把自己的部門建設(shè)成一個(gè)高效的團(tuán)隊(duì)。尊重屬下、關(guān)心屬下重視表揚(yáng)與激勵(lì)一視同仁、公平公正、獎(jiǎng)懲分明（有情的領(lǐng)導(dǎo)、無情的管理、絕情的規(guī)章）內(nèi)部的溝通約談和批評（四部曲“夸-問-聽-說”）模擬演練-李明的問題請把A卷發(fā)給經(jīng)理扮演者請把B卷發(fā)給劉娜的扮演者請各組逐一扮演基層主管的組織工作身先士卒、以身作則。這一條是最重要的！管理就是管自己。正人先正己。以故事做為小結(jié)有一個(gè)樵夫，有一把鋒利的斧頭

7、和驚人的體力，一天可以砍下30棵大樹；但慢慢地，他工作的時(shí)間越來越長，所砍的樹卻越來越少。他的朋友勸他把斧頭磨鋒利些再繼續(xù)砍樹，樵夫回答：“我哪有時(shí)間磨斧頭，我正忙著砍樹呢！”啟示：不要說“每月的業(yè)績壓力這么大，我哪有時(shí)間做這些？”。 花時(shí)間打造你的團(tuán)隊(duì)，肯定比你單兵作戰(zhàn)要好。時(shí)間管理疲憊的農(nóng)夫：有個(gè)農(nóng)夫，天一亮就準(zhǔn)備動身去耕田，但是：坐到拖拉機(jī)上后才發(fā)現(xiàn)沒油了，于是去買柴油；在去加油站的路上，突然想到還沒有喂豬，連忙回到去準(zhǔn)備喂豬；在取飼料喂豬時(shí)，發(fā)現(xiàn)糧食受潮了，就動手把糧食搬出來曬一下；剛把糧食搬出來，又發(fā)現(xiàn)養(yǎng)的幾只母雞無精打采，好像生病了，就放下糧食，去察看雞的情況；剛把雞的事情放下，突

8、然想起要去買柴油，于是拿起油桶向加油站走去；當(dāng)他最后想起今天本來要做的事情耕田還沒有做時(shí)，太陽已經(jīng)下山了。農(nóng)夫心想：“今天真是忙壞了”。 時(shí)間管理你的時(shí)間夠用嗎？有沒有如下情況：會議安排沒有計(jì)劃，會議拖延，主題不明確，對會議沒有實(shí)行有效控制；有許多重要的郵件和文件沒有閱讀，同時(shí)也有許多不需要看的文件耽誤時(shí)間；上司隨時(shí)可能召見使你的時(shí)間具有很大的隨意性，同時(shí)下屬的打擾也隨時(shí)會來，結(jié)果是時(shí)間過了重要事情還沒有做；對下屬工作不放心替下屬做工作，結(jié)果整天被埋在事務(wù)性的工作里；不善于放權(quán)，不會適當(dāng)授權(quán)，下屬輕松自在，自己卻忙得要死。太忙了、沒時(shí)間考慮重要的事情了！時(shí)間管理看看你有沒有遇到如下的窘境約定9

9、:00活動開始，結(jié)果9:20了人還沒到齊。因?yàn)榛顒硬荒荛_始，成員們離開座位或打電話或忙別的，9:30雖然人都來公司了但未必都在指定的位置上，導(dǎo)致活動還不能開始。耽誤時(shí)間。亂糟糟的人群如同去了一場無人做司儀的婚宴，不知道何時(shí)開飯、該坐哪里、婚禮何時(shí)開始，更不知道要等到什么時(shí)候。開始行動了，才發(fā)現(xiàn)資料、投影儀或者必要設(shè)備還沒有準(zhǔn)備好，一大群人亂哄哄地等。耽誤時(shí)間。低效率必然低產(chǎn)出時(shí)間管理時(shí)間管理所探索的是“如何減少時(shí)間浪費(fèi)”，以便有效地完成既定目標(biāo)。時(shí)間管理的對象不是“時(shí)間”，它是指面對時(shí)間而進(jìn)行的“方法”。 請注意： （1）所謂“時(shí)間浪費(fèi)”，是指對目標(biāo)毫無貢獻(xiàn)的時(shí)間消耗。 （2）所謂“自管理者的

10、管理”你必須拋棄不良習(xí)慣，引進(jìn)新的工作方式和生活習(xí)慣，包括要訂立目標(biāo)、妥善計(jì)劃、分配時(shí)間、權(quán)衡輕重和權(quán)力下放，加上自我約束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。 時(shí)間管理-出現(xiàn)問題的因素時(shí)間觀念淡薄缺乏紀(jì)律性（晚一點(diǎn)沒關(guān)系吧？）不守時(shí)不守信如果你是一個(gè)10人團(tuán)隊(duì)的主管，延誤了一個(gè)小時(shí)，團(tuán)隊(duì)的損失就相當(dāng)于“一個(gè)人的一天”。如果前一天加班太晚，要求適當(dāng)延遲活動或會議的時(shí)間，用來合理休息是可以理解的，但被用來無謂的等待好拖延，則是不可理解的。未分清輕重緩急不重要的事情占據(jù)了時(shí)間，重要的事情被延誤讓多人等待一人，耽誤了多數(shù)人的時(shí)間時(shí)間管理-出現(xiàn)問題的因素26優(yōu)先矩陣時(shí)間管理重要，非緊急重要，緊急重要程度M

11、1M2M3M4非重要，非緊急非重要，緊急緊急程度高低高低27事務(wù)四分類重要程度M1M2M3M4緊急程度不速之客某些突發(fā)事件某些會議/電話/郵件同事的某些要求建立人際關(guān)系周詳?shù)囊?guī)劃組織休閑、鍛煉全面能力培養(yǎng)業(yè)務(wù)達(dá)成影響到工作的疾病快到期的項(xiàng)目危機(jī)事件某些電話/郵件浪費(fèi)時(shí)間之事過度的應(yīng)酬不良嗜好老板來電、通知281、你覺得名片樣式太老土了，想重新設(shè)計(jì)新的名片。 2、你剛接到一份公開課培訓(xùn)邀請?？催^課程后，你發(fā)現(xiàn)不太適合，但聽聽也沒有壞處（至少可能有好處）。 3、你剛收到一封稅務(wù)局來信。信的內(nèi)容是，稅務(wù)局至今未收到你的 個(gè)人報(bào)稅單，將開始計(jì)算滯納金。4、你的另一半希望你能抽出時(shí)間，陪她（他）去一個(gè)你

12、們最喜歡的地方。重要緊急重要緊急重要緊急重要緊急重要還是緊急？1、公司有一個(gè)重要會議馬上就要開始了，一位員工來找你，說想和您聊一聊下一步的計(jì)劃。 2、你馬上就要帶領(lǐng)你的團(tuán)隊(duì)出發(fā)了，突然想起還有一份公司下發(fā)的文件沒有學(xué)習(xí)。 3、你正在和一名客戶談事情，突然意識到有一份整個(gè)部門范圍內(nèi)的促銷方案有嚴(yán)重的問題，需要馬上和團(tuán)隊(duì)溝通更改事宜。4、你的團(tuán)隊(duì)都在會議室等你安排工作，這時(shí)電話響了，來電顯示是一位重要客戶。重要緊急重要緊急重要緊急重要緊急X哪個(gè)更重要、更緊急？管理 M1M1M2M3M4重要 緊急： 要逐步減少(常規(guī)) 設(shè)定期限要事第一M1M2M3M4不重要 但緊急 ： 利用人際關(guān)系 委托授權(quán) 巧妙

13、說不管理 M3M1M2M3M4不重要 不緊急 ：盡力放棄積習(xí)難改、不可有求必應(yīng) 管理 M433M1M2M3M4重要 緊急 ： 不可遺忘 設(shè)定時(shí)間表 管理 M233平時(shí)必須首先關(guān)注M2M2遲早會變得緊急（救火隊(duì)員）缺乏明確的目標(biāo)、及有效的計(jì)劃目標(biāo)不明確 沒有按輕重緩急的順序做計(jì)劃沒有進(jìn)行有效的分工和協(xié)作沒有合理分配時(shí)間這時(shí)，時(shí)間會被大量浪費(fèi)、工作績效也不可能理想！時(shí)間管理-出現(xiàn)問題的因素 有的同事從來不做或是不重視做計(jì)劃，原因不外乎如下幾條： 1、因“這還不容易嗎”，而認(rèn)為沒有必要在行動之前多做思考、多做準(zhǔn)備； 2、認(rèn)為不做計(jì)劃也能做好； 3、不了解做計(jì)劃的好處； 4、計(jì)劃與事實(shí)之間極難趨于一致

14、，故對計(jì)劃喪失信心； 5、不知如何做計(jì)劃。 有些同事為什么不做計(jì)劃確立目標(biāo)； 探尋完成目標(biāo)的各種方案、并選優(yōu)； 外部條件的安排、外部因素、制訂應(yīng)急方案（估計(jì)困難、做好準(zhǔn)備）；分解成工作事項(xiàng)；編排月/周/日的工作次序；定期檢查目標(biāo)的現(xiàn)實(shí)性以及完成目標(biāo)的最佳途徑的可行性。如何做計(jì)劃組織工作欠佳計(jì)劃雖然做了，但沒有落實(shí)并沒有通知到所有的參與者（關(guān)鍵人不知道）沒有督促分工的落實(shí)（有的事沒人做）沒有考慮和安排配套事項(xiàng)（例如：款項(xiàng)、車輛、投影儀、訂場地）時(shí)間管理-出現(xiàn)問題的因素 廣州的一個(gè)重要客戶帶隊(duì)來鄭州談業(yè)務(wù)，談判結(jié)束后提出明天想去少林寺看看，晚上再到機(jī)場飛回廣州。需要行政部主管安排導(dǎo)游和車輛，總經(jīng)理

15、還叮囑說“不能讓客戶花錢”。 次日9:00，客戶打來電話，不高興地說“約好8:00出發(fā)的，但等到現(xiàn)在車輛還沒到?！毙姓拷?jīng)理趕緊追問司機(jī)，說早上發(fā)現(xiàn)車沒油了，油卡還忘在公司了，回公司拿卡加油耽誤了。 車到酒店，司機(jī)來電話說導(dǎo)游還沒有到，行政部經(jīng)理才想起昨晚忘了通知導(dǎo)游具體時(shí)間了。只好讓他們不帶導(dǎo)游就出發(fā)了。 中午導(dǎo)游打來電話，聽到生意沒有了，抱怨說耽誤了一天的生意。 后來總經(jīng)理了解到，是客戶自己花錢又請了登封的導(dǎo)游，而且自己排隊(duì)花錢買的門票，覺得失禮很是生氣。 行政部經(jīng)理錯(cuò)在了哪些地方？案例： 失敗的接待-組織工作失誤時(shí)間的分配不合理對事情簡單排隊(duì)、沒有統(tǒng)籌安排時(shí)間。自顧自做事，讓下屬們閑等，

16、浪費(fèi)大家的時(shí)間。時(shí)間管理-出現(xiàn)問題的因素買茶葉15洗茶具5洗茶壺3泡茶喝燒水15洗水壺1統(tǒng)籌安排的原理趣味示例：假如，你想和兩位下屬一起燒水喝茶，需要多長時(shí)間能喝到茶？各項(xiàng)工作需要的時(shí)間：洗電水壺1分鐘、洗茶壺3分鐘、洗茶具5分鐘、燒水15分鐘、去買茶葉15分鐘。時(shí)間的分配和控制不到位辦事拖拉的習(xí)慣（計(jì)劃時(shí)間到了，計(jì)劃的內(nèi)容就要完成）。把“不緊急”拖成了“緊急”。不擅處理不速之客的打擾。不擅處理電話對進(jìn)程的打擾。時(shí)間管理-出現(xiàn)問題的因素 上午 8:20， 王娟到達(dá)辦公室，她的信箱里積壓了很多郵件要處理。當(dāng)她讀過第一條后，發(fā)現(xiàn)這個(gè)問題必須要等上司來才能處理。就放在一邊，開始讀下一條。 下一條一個(gè)

17、有關(guān)海外留學(xué)的廣告，這一直是她心中的夢想。她仔細(xì)的閱讀，入神了，當(dāng)被嘈雜聲打斷時(shí)，發(fā)現(xiàn)已將近9點(diǎn)，同事都來上班了。 這時(shí)已來不及看郵件了，就開始起草一份客戶報(bào)告，明天要交給上司，盡管估計(jì)要花兩天的時(shí)間才可以完成，王娟認(rèn)為自己能夠今天一天搞定。剛打開文件，李玲和張麗經(jīng)過她桌旁，并邀她一起喝杯咖啡。王娟覺得5分鐘沒什么問題，就去了，李玲和張麗激動地談著昨天晚上看的電影。在不知不覺中，十五分鐘過去了，王娟趕緊回到自己桌旁。 剛坐下來，電話響了，是上司讓她出席上午十點(diǎn)的會議，負(fù)責(zé)記錄。這件事很重要，王娟看了下表，沒時(shí)間準(zhǔn)備報(bào)告了，就放在一邊，發(fā)誓午餐后馬上做。 可是，下午情況并沒有好轉(zhuǎn)：幾個(gè)來訪者，幾

18、個(gè)電話，幾封信，一天就這樣過去了。明天要交的報(bào)告沒有進(jìn)展。 轉(zhuǎn)眼就18：30了 ，辦公室都空了。今天是王娟的結(jié)婚紀(jì)念日，她一時(shí)決定不了是繼續(xù)工作，還是回家和老公一起吃飯。 她不禁奇怪，李玲和張麗怎么還有去看電影的時(shí)間。 王娟的問題是什么？ 是什么浪費(fèi)了她的時(shí)間？ 你可以給王娟什么建議？ 案例： 辦公室里的故事不善與別人的時(shí)間合作需要其他部門配合時(shí)，卻沒有事先了解對方的資源安排（人力、時(shí)間、設(shè)備、資金、車輛等）。沒有提前與該部門人員進(jìn)行溝通、預(yù)約，雙方共同達(dá)成一個(gè)有關(guān)時(shí)間、地點(diǎn)、人員安排等等的約定。在協(xié)作方的資源與我們發(fā)生沖突時(shí)，未能做到很好的溝通協(xié)調(diào)時(shí)間管理-出現(xiàn)問題的因素應(yīng)該這樣管理時(shí)間強(qiáng)化

19、時(shí)間觀念、遵守紀(jì)律 分清工作的輕重緩急明確目標(biāo)、制定計(jì)劃有組織地進(jìn)行工作合理地分配時(shí)間和控制時(shí)間與別人的時(shí)間取得協(xié)作 小結(jié)45假設(shè)現(xiàn)在是星期一的晚上，你要計(jì)劃未來六天的日程，面前是這六天要做的事情 你從昨天早晨開始牙疼，想去看醫(yī)生星期六是一個(gè)很好的朋友的生日-你還沒有買禮物和生日卡,好友的Party將從13:00開始你有好幾個(gè)月沒有回家，也沒有寫信或打電話問候父母，需要探視或者問候一下有一個(gè)培訓(xùn)班不錯(cuò)，但你必須在星期二或星期三晚上去報(bào)名（19點(diǎn)以前），估計(jì)要花1小時(shí)。明晚8點(diǎn)有個(gè)1小時(shí)長的電視節(jié)目，與你的工作有密切關(guān)系，真不想錯(cuò)過明晚有一場演唱會將從19:00到23:00你在圖書館借的書明天到期外地一個(gè)朋友邀請你周末去玩，你需要整理行李你要在星期五交一份計(jì)劃書，且在上交之前把它復(fù)印一份明天下午14點(diǎn)到16點(diǎn)有一個(gè)會議你欠某人200元錢-他明天也將參加那個(gè)會議你明天早上從9點(diǎn)到11點(diǎn)要聽一場講座時(shí)間管理作業(yè)-暨能力測試1每天上班時(shí)間為 8 點(diǎn)-18 點(diǎn)（含往來交通時(shí)間，中午有 1 小時(shí)休息）你的上級發(fā)短信給你，要你盡快與他見面你沒有干凈的內(nèi)衣，一大堆臟衣服沒有洗你想好好洗個(gè)澡