所需管理的檔案分類鑒別方法

1、所需管理的檔案分類鑒別方法1、檔案鑒定工作的內(nèi)容與意義所謂檔案鑒定，是指按照一定的原則、標準和方法，分析和判定檔案的價值，決 定檔案是否保存及其保存期限的一項檔案業(yè)務(wù)工作。一、檔案鑒定工作的內(nèi)容檔案鑒定工作需要確定哪些檔案應(yīng)該保存，保存多長時間，還要確定哪些檔案 不予保存，進行銷毀。具體來說，檔案的鑒定工作一般分為三個階段,每一階段有不 同的內(nèi)容。.館外鑒定階段(1)立卷鑒定：文書處理部門或業(yè)務(wù)部門在立卷歸檔時,按照有關(guān)機關(guān)文件材 料歸檔范圍的規(guī)定,剔除一部分沒有保存價值的文件。同時，對需立卷歸檔的文件, 進行初步鑒定工作,確定每個案卷的保管期限。(2)檔案室鑒定：檔案室對文書部門或業(yè)務(wù)部門確

2、定的保管期限進行檢查，作 為驗收案卷質(zhì)量的一項內(nèi)容。與此同時，將不需要保存的檔案予以剔除。.進館鑒定階段即檔案館對檔案室移交來的檔案進行鑒定。檔案館對檔案室移交來的檔案進 行篩選對檔案室的鑒定結(jié)果進行審核,按照館藏建設(shè)的要求決定檔案是否接受入 館。這次鑒定直接關(guān)系到檔案館館藏的質(zhì)量，因此十分重要。.館內(nèi)鑒定階段包括以下幾方面的鑒定工作：(1)定期鑒定：定期對已鑒定過的檔案進行重新鑒定，根據(jù)變化了的情況對原 有的鑒定結(jié)論加以調(diào)整，及時發(fā)現(xiàn)和糾正鑒定失誤，并根據(jù)檔案的利用情況重新審 定檔案的保管期限。對于檔案數(shù)量較多的檔案館而言，定期鑒定難以全面展開，可 以有重點地進行。(2)期滿鑒定：對保管期限

3、滿的檔案進行再鑒定,對確無保存價值的檔案予以 剔除，對仍需繼續(xù)保存的檔案重新劃定其保管期限。(3)開放鑒定：對封閉期滿的檔案進行鑒選，決定哪些檔案可以向社會開放, 哪些檔案應(yīng)控制利用，延長其封閉期。(4)銷毀鑒定：為保險起見，對需銷毀的檔案進行再次鑒定,避免錯銷檔案，造成 無法挽回的損失。銷毀鑒定將決定檔案的最終命運。上述三個階段是相互聯(lián)系的，不同階段的鑒定各有不同的目的和任務(wù)，有不同 的特點和要求。只有通過檔案鑒定的層層把關(guān),才能使檔案館館藏質(zhì)量不斷優(yōu)化。二、檔案鑒定工作的意義檔案鑒定工作是檔案管理中一項必不可少的業(yè)務(wù)工作，它關(guān)系到檔案的存毀, 并影響檔案管理的質(zhì)量和效率。(1)檔案不斷產(chǎn)生

4、，價值各異，應(yīng)對不同價值的檔案區(qū)別對待。如果對沒有保存 價值的檔案、只具有短期保存價值的檔案和具有長久保存價值的檔案一視同仁, 不加選擇的全部保存，就會使有價值的檔案湮沒于大量無價值的檔案之中,不易被 人發(fā)現(xiàn)，使檔案的作用不能得到充分發(fā)揮。因此，必須通過檔案鑒定工作，將不同保 存價值的檔案區(qū)別開來，去粗取精,重點保管那些具有長久保存價值的檔案。(2)檔案鑒定工作是使館藏精煉，保證珍貴的、有價值的檔案充分發(fā)揮作用的 有效手段。如果不對檔案進行篩選，大量失去價值的檔案充塞庫房,與有價值的珍 貴檔案同樣進行整理和保管，無疑是浪費人力和物力，相對地延緩檔案的整理速度, 妨礙珍貴檔案保管條件的改善。通過

5、檔案價值的鑒定，可以區(qū)別主次，防止將保存 價值大小不一的檔案混雜在一起，有利于在必要時及時搶救出重要的、珍貴的檔 案，盡可能減少損失。檔案鑒定工作是決定檔案生死存亡的一項非常嚴肅的工作，并關(guān)系到對珍貴 的、有價值檔案的妥善保管和充分利用，在整個檔案管理過程中有著重要的、特 殊的地位。.工作的原則和標準一、工作的原則檔案鑒定工作的原則是：從國家和人民的整體利益出發(fā)，用全面的、歷史的、 發(fā)展的觀點，鑒別檔案的價值。(1)全面的觀點。即全面地分析檔案的各方面特征和外部需要,把握被鑒定檔 案與其他檔案的聯(lián)系。在分析檔案本身的特征時，既強調(diào)其內(nèi)容和來源特征，也不 能忽視其形成時間、外形特點，同時還應(yīng)注意

6、到文件之間的聯(lián)系，切忌孤立地就某 份或某部分檔案去簡單斷定其保存價值。在分析檔案外部需要時,應(yīng)從國家和人 民的整體利益出發(fā)，全面分析、衡量檔案的價值，不能僅根據(jù)某一單位或某一方面 的需要來判定檔案的價值。(2)歷史的觀點。檔案的產(chǎn)生、形成是同一定的歷史條件相聯(lián)系的，應(yīng)根據(jù)檔 案形成的時代背景、歷史條件，具體分析檔案的內(nèi)容和形式,以及檔案文件之間的 關(guān)系，正確判定檔案的價值。(3)發(fā)展的觀點。隨著社會的發(fā)展，時間的推移，檔案自身的狀況會發(fā)生變化, 社會對檔案的利用需求也在變化,檔案的價值也會隨之變化。因此,在鑒定檔案的 價值時，要有一定的預(yù)測性，既要分析檔案在當前的價值，也要分析和預(yù)測檔案將 來

7、的作用。二、鑒定檔案價值的依據(jù)和標準檔案的保存價值主要取決于兩個方面的因素：一是檔案自身的特點和狀況; 二是社會對檔案的利用需要。檔案自身的來源、內(nèi)容、形成時間、保存的完好程 度及其他各方面特點和狀況，是決定檔案價值大小的內(nèi)在的、客觀的因素;社會對 檔案的利用需要是決定檔案保存價值的外部因素。從長遠看，社會的利用需要具 有動態(tài)性和不確定性，因為在社會發(fā)展的不同特定時期對檔案的利用需要具有不 同的特點。這決定了檔案價值鑒定的預(yù)測性和不確定性。具體來說，鑒定檔案價 值的依據(jù)和標準可以歸納為如下幾點：（一）檔案的來源檔案的來源在很大程度上決定了檔案的價值大小。檔案的來源是指檔案的形 成者（立檔單位）

8、和檔案的作者，檔案的形成者在社會上的地位不同,反映其活動的 檔案的價值也不同。一般來說，地位較高的檔案形成者和作者，其檔案價值較大，如 上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、著名人物形成的檔案;地位較低的檔案形成者和作者，價值較小，如 修理站、小商店等基層單位形成的檔案。同一作者的檔案,在不同的立檔單位有 不同的保存價值。另外,檔案作者與立檔單位的關(guān)系，如是否屬于同一系統(tǒng),是否是 隸屬關(guān)系、上下級關(guān)系等，也會影響檔案保存的價值。（二）檔案的內(nèi)容檔案的內(nèi)容是體現(xiàn)檔案價值的重要因素，檔案是為解決一定的問題產(chǎn)生的，檔 案中包含的信息內(nèi)容不同，人們對檔案的需要不同,檔案的價值大小就不一樣。一 般來說，反映科學(xué)研究和實際查證意

9、義的檔案，具有較大的價值,而反映日常事務(wù) 性活動的檔案，價值不大。具體說來,價值較大的檔案包括：反映立檔單位主要 職能活動和基本歷史面貌的檔案;反映社會歷史發(fā)展方向的檔案;反映國家方 針政策的檔案;反映社會各階層勞動條件和生活狀況的檔案;反映某些基本情 況,能說明和證實某種事實的檔案等。(三)檔案的時間一般來說，年代越久遠的檔案，其價值就越大。古代檔案本來就少，因此，有些保 存到現(xiàn)在的古代檔案其內(nèi)容不太重要但也具有特殊意義。另外，重要歷史時期產(chǎn) 生的檔案，具價值更大些。但是，有些檔案時效性強，只是在一定時期內(nèi)具有法律和 行政上的作用，具有相當?shù)膬r值，如條約、合約、契約、借據(jù)等文件。過了一定期

10、限,這些檔案的價值會發(fā)生變化，甚至喪失其原有價值。因此,應(yīng)從不同檔案的特點 來分析檔案產(chǎn)生時間對其價值的影響。(四)檔案的形式檔案的形式是指文件名稱、稿本、外形特點、記錄方式等外在的形式。(1)檔案的文種：檔案的文種具有特定的性能，在一定程度上也反映出了檔案 的價值。一般來說,普通檔案中的決定、命令、指示、條例等的價值，往往大于通 知、來往信函等的價值;教學(xué)檔案中的教學(xué)計劃、教學(xué)大綱等往往比課程表的價 值大。(2)檔案的稿本及可靠程度：檔案有草稿和定稿，正本與副本之別，不同的稿本 反映了檔案的形成過程,體現(xiàn)了不同的可靠度，其價值也不相同。一般來說,定稿、 正本的可靠度較高，其價值大于草稿和副本

11、。但在沒有正本的情況下，副本與草稿 也可能具有重要的價值。此外，有些重要檔案不僅定稿、正本價值大，其草稿也有 較大的保存價值，因為從中可以看出該檔案醞釀、討論和最終形成的過程,有較高 的歷史研究價值。（3）檔案的外形特點和完好程度:檔案的外形特點,如載體材料、筆跡、圖案 等在一定程度上也影響檔案的價值。有些檔案可能因其文字具有書法、文字學(xué)研 究價值，或圖案具有藝術(shù)價值，或載體較古老而具有文物價值等，其價值也隨之提 高。相反,有些檔案原本具有一定價值，但已被毀壞或不能利用,又無法修復(fù)時，也就 失去了原有的價值。（五）檔案的相對價值檔案的相對價值一般通過全宗和全宗群內(nèi)檔案的完整程度體現(xiàn)出來。這是在

12、 更大的范圍內(nèi)考察檔案的價值。一般規(guī)律是：在全宗和全宗群內(nèi)檔案保存比較完 整的情況下,各種類型檔案的價值率基本正常;在全宗和全宗群內(nèi)檔案不完整的情 況下，殘存檔案的價值相對提高，其中有些本不重要的檔案的價值層次上升。也就 是說，全宗和全宗群內(nèi)檔案的完整程度越差，其殘存的檔案的價值就越大。例如，文 件A只是反映某一重大事件的一個次要文件，如果在同一全宗內(nèi)有主要文件（文件 B）全面地反映了該重大事件的始末，那么，文件A的價值不大;如果同一全宗內(nèi)反 映該重要事件的主要文件缺失，那么，文件A就具有重要保存價值了。（六）檔案的運行情況有些文件材料在運行過程中處理情況不同，其形成時的價值會有所改變。例 如

13、，有些檔案由領(lǐng)導(dǎo)人做了重要批示或經(jīng)著名人物修改，其價值相應(yīng)增大;有的文 件材料在運行過程中，由于工作疏忽或其他原因，沒有簽署、批復(fù)和執(zhí)行，其價值也 隨之降低。（七）檔案的利用情況檔案的利用情況在某種程度上反映了社會對它的需求程度。一般來說，現(xiàn)實 利用頻率高的檔案文件,其價值較高。另外,檔案的利用范圍越廣，其價值就越大。 現(xiàn)實利用頻率低的檔案文件，在判定其價值時要慎重，有些無多大價值的檔案，其 利用頻率低，可以剔除銷毀;但是，也有不少具有長遠利用價值的檔案文件，其現(xiàn)實 利用頻率較低，應(yīng)長久保存?？傊?，鑒定檔案必須根據(jù)每份文件或每組文件的具體情況，以文件的來源和內(nèi) 容為中心,全面分析文件的產(chǎn)生時間

14、、文種、稿本、可靠程度、外形特點、相對 價值、利用情況等諸多因素，科學(xué)地判定檔案的價值。.檔案保管期限表一、檔案保管期限表的含義和作用（一）檔案保管期限表的含義檔案保管期限表是以表冊的形式列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式，并指明其保 管期限的指導(dǎo)性、標準性文件。（二）檔案保管期限表的作用(1)為檔案價值的鑒定提供統(tǒng)一的標準。檔案鑒定工作責任重大，對檔案人員 的要求較高，依據(jù)檔案保管期限表進行鑒定，可在一定程度上避免個人認識的局限 性、片面性，防止判斷上的失誤提高鑒定工作的質(zhì)量。(2)提高工作效率，加快工作速度。檔案保管期限表規(guī)定了檔案保存的期限, 減少了檔案鑒定人員的腦力勞動，可避免鑒定人員在對具體

15、檔案處理上猶豫不定 的現(xiàn)象才是高了工作效率。(3)立卷人員可根據(jù)保管期限表容易地區(qū)分檔案的不同價值，將具有不同保存 價值的文件分別組卷。這樣，能夠保證最終將具有長久保存價值的檔案移交給檔 案館，精煉館藏，使檔案作用得到更充分的發(fā)揮。二、檔案保管期限表的類型(1)通用檔案保管期限表：由國家檔案事業(yè)管理機關(guān)編制，供全國各機關(guān)、團 體、企業(yè)、事業(yè)單位鑒定檔案時通用的檔案保管期限表。如2006年12月國家 檔案局第8號令公布的機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定，見 附錄一文書檔案保管期限表。(2)專門檔案保管期限表：是由國家檔案事業(yè)管理機關(guān)會同有關(guān)主管部門編 制的，供各機關(guān)、團體、企事業(yè)單位鑒

16、定專門檔案時使用的檔案保管期限表。專 門檔案一般由專用公文轉(zhuǎn)化而來，專業(yè)性強，其保管期限與通用保管期限有所差別, 特單列出。如企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表、財政總預(yù)算、行政單 位、事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限表，詳見附錄二企業(yè)和其他組織會計 檔案保管期限表、附錄三財政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計檔案 保管期限表。(3)同系統(tǒng)機關(guān)檔案保管期限表：它是由主管領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)編制的，供同一系統(tǒng)內(nèi) 各機關(guān)、單位使用的檔案保管期限表。這種檔案保管期限表須經(jīng)過本部門領(lǐng)導(dǎo)人 批準后執(zhí)行,并要報送國家檔案局，抄送各省檔案局。如中國人民解放軍文書檔 案保管期限參考表。(4)同類型機關(guān)檔案保管期限表：它是由

17、檔案事業(yè)管理機關(guān)或主管領(lǐng)導(dǎo)機關(guān) 編制的，供同一類型單位(如學(xué)校、醫(yī)院、工廠等)鑒定檔案時使用的檔案保管期限 表。如上海市縣級機關(guān)文書檔案保管期限表。(5)單位檔案保管期限表：是由各單位根據(jù)本單位檔案的具體情況編制的，專 供本機關(guān)鑒定檔案時使用的檔案保管期限表。它幾乎包括了一個單位在工作活動 中可能形成的所有檔案及其保管期限，如武漢大學(xué)文件材料歸檔范圍和檔案保 管期限表。上述幾種檔案保管期限表中，通用檔案保管期限表對其他四種檔案保管期限 表具有指導(dǎo)意義,單位檔案保管期限表必須以通用檔案保管期限表和上級機關(guān)頒 發(fā)的各種保管期限表為依據(jù)。各類型檔案保管期限表不能縮短通用表所規(guī)定的檔 案保管期限,但可

18、以延長。三、檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)及期限的劃分普通檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)通常由順序號、條款、保管期限、附注以及總的 說明等部分組成,其中條款和保管期限是最基本的項目。條款較多的保管期限表, 還須把條款加以分類。根據(jù)2006年12月國家檔案局第8號令機關(guān)文件材料 歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定，檔案保管期限劃分為永久、定期兩種。定 期一般分為30年、10年。1.永久保管的文書檔案主要包括以下8個方面的文件材料：(1)本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。(2)本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。(3)本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。(4)本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、

19、批示，重要的報告、總結(jié)、 綜合統(tǒng)計報表等。(5)本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料。(6)本機關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材 料。(7)上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料。(8)同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、 批復(fù)等文件材料。2.定期保管的文書檔案主要包括以下9個方面的文件材料:(1)本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料。(2)本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料。(3)本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料。(4)本機關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料。本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，一股性工作報

20、告、 總結(jié)、統(tǒng)計報表等。(6)上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料。(7)上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材 料。同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批 復(fù)等文件材料。(8)同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、 批復(fù)等文件材料。(9)下級機關(guān)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文 件材料。此外，機關(guān)形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案 保管期限,按有關(guān)專門檔案的管理規(guī)定執(zhí)行。檔案的保管期限并不是一成不變的，經(jīng)過一定的年限后，需要對某些檔案進行 重新鑒定。已劃為永久保

21、管的檔案，若確認保管價值不大時,可改為定期;確定為定期保存的檔案到期后經(jīng)再次鑒定后確認無保存價值的,可剔除銷毀;如認為有繼續(xù) 保存價值時，可延長其保管期限，甚至轉(zhuǎn)為永久保存。四、機關(guān)文件歸檔范圍的調(diào)整和文書檔案保管期限的改2006年12月18日,國家檔案局第8號令機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書 檔案保管期限規(guī)定(以下簡稱規(guī)定)正式發(fā)布施行。規(guī)定反映了我國機 關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限改革的發(fā)展方向。規(guī)定是對1987年國 家檔案局關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定、機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍 兩個業(yè)務(wù)文件的修訂。修訂的主要內(nèi)容包括：(1)將1987年國家檔案局關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定、機關(guān)文件材

22、 料歸檔和不歸檔的范圍兩個業(yè)務(wù)文件合成一個文件，并上升為行政規(guī)章。(2)改革文書檔案保管期限的劃分方法。改三分法為兩分法，將原有 的永久、長期、短期的保管期限劃分方法修改為永久、定期， 定期中再實行標時制，分為30年、10年。(3)突出立檔單位的主體地位。機關(guān)文件材料歸檔時體現(xiàn)以我為主”的思 想，即以本機關(guān)形成的文件材料為主要歸檔對象，盡量解決文件材料重復(fù)歸檔問 題。如永久保存的檔案應(yīng)是反映本機關(guān)主要職能活動、中心工作和基本歷史面貌 的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的文件材料，以及在維護國家、集體和個人權(quán)益等方面具有永久性憑證價值和文化價值的各種文字、圖表、 聲像等不同形式的文件材料。(4)條款細化,覆蓋面擴大。增加了在房屋買賣、土地征用、資產(chǎn)登記等活動 中形成的重要合同、協(xié)議等憑證材料，以及行政執(zhí)法、行政審批、產(chǎn)權(quán)關(guān)系、個 人權(quán)益等方面的文件材料。(5)加大了行政管理力度。將1987年規(guī)定中的“備案制改為審批制， 建立機關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的審批制度。4、檔案鑒定工作制度為了保證檔案鑒定工作有組織、有監(jiān)督地進行，必須建立和健全檔案鑒定工 作制度。檔案鑒定工作制度包括