通知的寫法與格式

1、 一、綜論(一)定義及特點通知是機關(guān)單位向特定的受文對象告知有關(guān)事項的曉諭性公文。它具有下列三個特點：一是適用范圍的廣泛性。在所有的公文 中，通知的適用范圍最為廣泛，上至高層機關(guān)，下至基層單位；大 到全國范圍內(nèi)的重大安排，小到一個單位內(nèi)部告知一般事項，都可 以用通知行文。二是文體功用的曉諭性。通知總是有所告曉，有所要求，即包括“曉”和“諭”兩重功用 ，或告訴人們有關(guān)事項，或 要求辦理，遵守執(zhí)行。三是知照事項的時間性。 在所有的公文中,通 知的時間性最強，告知事項或要求辦理的事情，往往都有很強的時 間要求，即使是規(guī)定性通知，也不像其他規(guī)范性文件具有較長期的 時效。通知是一種使用范圍較廣的公文。從

2、內(nèi)容性質(zhì)上看，可分為批示性通知、指示性通知、一般事務性通知和會議通知四種。.批示性通知：(1)用于發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，即領(lǐng)導機關(guān)將業(yè)經(jīng)批準或通 過的行政法規(guī)和規(guī)章如條例、規(guī)定、辦法等，用“發(fā)布”、“頒發(fā)” 或“印發(fā)”通知的形式發(fā)給有關(guān)單位；2）轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)、同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文, 即將上級機關(guān)、同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)發(fā)來的公文 , 而又對本地區(qū)、本系統(tǒng)的工作有關(guān)聯(lián), 或有重要指導意義的 , 用“轉(zhuǎn)發(fā)”通知的形式 , 轉(zhuǎn)發(fā)給所屬下級機關(guān) ;3）批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文, 即將下級機關(guān)報送來的文件 , 如“報告”、“請示”、“會議紀要”等, 加上本機關(guān)的批示用“批轉(zhuǎn)”通知的形式, 轉(zhuǎn)發(fā)給所屬單位

3、。無論是“頒發(fā)”還是“轉(zhuǎn)發(fā)”、“批轉(zhuǎn)”都應把法規(guī)文件或上級、同級、不相隸屬機關(guān)的來文連同通知一起發(fā)出去。這類通知的正文內(nèi)容都具有批語的性質(zhì) , 故通稱批示性通知?！鞍l(fā)布” （ 包括“頒發(fā)”、“印發(fā)” ） 、“轉(zhuǎn)發(fā)”、“批轉(zhuǎn)”三種形式, 它們的職能、作用不同 , 行文關(guān)系不同 , 運用時要嚴加區(qū)別 , 不得相混。指示性通知 :用于上級機關(guān)對下級機關(guān)某一項工作有所指示和安排 , 而其內(nèi)容不適宜用“命令”、“指令”發(fā)布時 , 用指示性通知。一般事務性通知 :用于要求下級機關(guān)辦理或者需要知道有關(guān)事務性事宜 , 如慶祝節(jié)日活動, 機構(gòu)變動 , 啟用印章 , 催報材料 , 任免調(diào)動等。會議通知 :用于準備

4、召開會議時 , 告訴收文機關(guān)會議的時間、 地點、 內(nèi)容、參加人員、會議材料、注意事項等。（二）寫法及要求通知一般由標題、主送機關(guān)、正文、落款和日期構(gòu)成。標題通知標題一般由發(fā)文機關(guān)、 事由和文種三部分組成。 有的還要根據(jù)具體情況寫明“聯(lián)合通知”、“緊急通知”、“重要通知”、“補充通知”等。非正式文件處理的一般性通知 , 標題可直接標出文種。主送機關(guān)在標題下、正文前頂格寫受文的單位或個人。正文通知正文包括通知的緣由、通知事項、通知要求三部分。不同種類的通知其正文的寫法有所不同 , 下面分別說明。1）發(fā)布性通知的正文一般很簡短 , 寫明發(fā)布的意義和目的提出執(zhí)行的要求。如果在題目和正文中已指明所發(fā)布的

5、文件名稱也可在正文后不再注“附件”的字樣, 直接將所發(fā)布的文件附在通知后即可。2）指示性通知的正文包括兩個部分。開頭部分寫明通知的緣由 , 可以寫當前存在的問題 , 發(fā)本通知的意義, 也可以寫發(fā)本通知的依據(jù)和任務。 這一部分文字簡短概括。 然后由 “特作如下通知或“特通知如下”轉(zhuǎn)入通知的內(nèi)容。通知的內(nèi)容大多采用分條列項法 , 具體地提出要求和措施、 辦法。 指示性通知一般不單獨結(jié)尾, 以正文的完結(jié)而收束。3）批示性通知的正文一般包括發(fā)文的緣由, 對批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的評價, 執(zhí)行要求等部分。有的批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知 , 不僅要表明本機關(guān)的態(tài)度, 還要結(jié)合本地區(qū)、本單位、本部門的實際情況作出具體的指

6、示性意見。對下級機關(guān)要求的通常用語, 有“參照執(zhí)行”、“遵照執(zhí)行”、“研究執(zhí)行”、“認真貫徹執(zhí)行”等等不同提法。 要根據(jù)所批轉(zhuǎn)、 轉(zhuǎn)發(fā)文件的情況, 仔細推敲 , 明確措詞 , 提出恰當?shù)囊蟆?）會議通知的正文要具體全面。一般包括, 召開會議的機關(guān)、會議名稱、會議起止時間、地點、會議內(nèi)容和任務、參加會議的人員范圍和人數(shù)、入場憑證、報到時間及地點、與會人員須攜帶的文件材料、其它要求事項（ 如提前上報會議人員名單 , 要求預先告知乘坐的交通工具及車次、航班等） 等內(nèi)容。會議通知要適當?shù)靥崆鞍l(fā)文 , 以便出席人員作好準備。如果事情重大 , 時間緊迫 , 可發(fā)“緊急通知” , 并在封套上注明 , 引起

7、受文機關(guān)注意。5）任免通知的正文比較簡單, 只要寫清決定任免的時間、機關(guān)、會議或依據(jù)文件 , 以及任免人員的具體職務就可以了。（ 6） 一般性通知所涉及的事項比較具體, 正文主要交代要辦什么事 , 什么時間完成和要求等, 有的告訴受文單位一些事項, 以便工作聯(lián)系 , 不需辦理。4. 落款和日期在正文右下方寫上發(fā)文機關(guān)名稱和發(fā)文日期。一般說 , 通知是下行文, 不能向上級機關(guān)、同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)發(fā)通知。但在實際工作中 , 有時通知的事項不僅需要自己的下級單位知道, 同時也需要同級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)了解, 甚至還需要上級機關(guān)了解掌握, 這時就要用抄送、抄報的形式將通知送交上級機關(guān)和其他單位 ,

8、而不必向他們另發(fā)通知。寫通知一忌羅嗦, 二忌條理不清, 三忌無謂的客套寒喧。通知是一種簡潔明確的公文, 決不能用寫函的方式來寫通知。此外還要注意 : 雖然同屬于告知性公文, 但通知、通報、通告三者卻有著很大的區(qū)別 , 不能混用。二、答疑（一）通知的標題應如何擬寫標準的通知標題應由發(fā)文機關(guān)、事由、文種三部分組成，如XX公司關(guān)于下達X X計劃的通知 。如果使用本單位的專用公文紙寫通知 , 因公文紙上已印出了單位名稱 , 所以在這種情況下標題可省略發(fā)文機關(guān)的名稱。如有特殊情況 , 還可在“通知”兩字之前加上“緊急”、“補充”、“聯(lián)合”等字樣 ,如XX、XX關(guān)于XXXX的聯(lián)合通知。除非通知內(nèi)容過于簡單

9、無需歸納，或內(nèi)容較多無法歸納 , 一般不能僅以 “通知” 二字為標題。 只有完整的標題，才能使讀者很快地抓住通知的主旨。（二）通知的正文應如何擬寫完整的通知正文應由受文單位名稱、通知緣由、通知內(nèi)容、結(jié)束語等部分組成。受文單位名稱通常要寫全稱 , 在正文開始的第一行頂格書寫,后用冒號。如果是周知性的通知 , 則受文單位名稱就可以省略不寫了。受文單位名稱之后 , 就是通知緣由部分。這個部分要用簡明的文字說明發(fā)通知的原因和目的。再后就是通知事項部分。 這部分文字可以用分條列舉的方式寫出來, 也可以把幾個意思分成幾個自然段來寫 ; 如果內(nèi)容單一則可用一個自然段來完成。不管采用何種方式 , 這部分文字都

10、要條理清楚、 明白具體、 針對性強 , 切忌 “假、大、空”。有些通知在寫完上述這些文字之后就自然結(jié)束了 , 也有些通知在寫完這些文字之后 , 還要另起一行空兩格寫上“特此通知 ”之類的習慣語, 用以結(jié)束全文（非周知性通知如果開頭未寫受文單位名稱, 那么在這里就要用“此致”過渡, 補全該項內(nèi)容）。（三）凡需其他單位知道的事, 都可以用通知發(fā)送嗎是否用通知的形式告知 , 要由“其他單位”和本單位的關(guān)系及通知事項的性質(zhì)來決定。如果“其他單位”是本單位的上級、同級或與本單位無行政隸屬關(guān)系 , 同時通知的事項又不需要他們直接辦理, 這時通常要將原通知以抄報、抄送的形式送交到其他單位 , 而不需要直接向

11、“其他單位”發(fā)通知。如果 “其他單位”是本單位的上級機關(guān)而通知事項又需要他們直接辦理 , 這時通常要以“請示”的形式行文。如果 “其他單位”是本單位的同級機關(guān)或與本單位無行政隸屬關(guān)系而通知事項又需要他們直接經(jīng)手辦理, 那么就應該用“函”的形式來告知對方。有時為了尊重對方也可將“函”寫成“請示”。如果“其他單位”是本單位的同級機關(guān) , 而本單位又是某項業(yè)務工作的主管部門 , 那么在聯(lián)系該項業(yè)務時, 本單位除了可用“函”之外 , 也可以用“通知”告知對方。綜上所述 , 并非“凡是需要其他單位知道的事都可以用通知發(fā)送”。因此，我們在擬寫通知之前就一定要先弄清行文關(guān)系 , 否則文種選擇就會出現(xiàn)錯誤,

12、在公文的措辭、語氣上也會相應出現(xiàn)失誤。（四）什么情況下可在通知中使用附件一般說 , 發(fā)布文件、轉(zhuǎn)發(fā)文件和批轉(zhuǎn)文件的通知需要在正文之后帶有附件。這個附件就是被發(fā)布、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的文件。這三種通知 （ 發(fā)布性通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知、批轉(zhuǎn)性通知 ） 的正文通常都較為簡潔 , 它們的重點在于它的附件而非正文。因此, 這三種通知的正文就一定要全面、準確地寫出被發(fā)布、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的文件名稱 , 至于其他內(nèi)容則應盡量求簡。如果缺少了附件 , 這三種通知的正文就會成為無的之矢。除此之外 , 有些指示性的通知也有附件。如果發(fā)文者認為下級有必要結(jié)合有關(guān)文件來深入理解通知中發(fā)出的指示, 而這些文件下級機關(guān)沒有接到過, 那就要

13、把這些有關(guān)文件作為附件列于文尾。如果缺少了附件, 那么下級對此類通知的理解就有可能出現(xiàn)偏差 , 不利于很好地完成工作。（五）通知與公告有哪些區(qū)別“通知” 與“公告” 都有告知事宜的作用 , 這是它們的相同點。它們的不同主要體現(xiàn)在發(fā)布方式、 發(fā)布范圍、 發(fā)布機關(guān)的不同以及發(fā)布事項的重要程度的差別上。從發(fā)布方式上看, 通知常以文件的形式發(fā)送, 少數(shù)通知可以在報紙上公布。多數(shù)公告要通過報紙、廣播、電視等公共新聞媒介發(fā)布 , 少數(shù)公告還可以采用張貼的形式發(fā)布。從發(fā)布范圍看, 公告的發(fā)布范圍很廣 , 它是用來向國內(nèi)外公布重大事件的一種普發(fā)性、 周知性文件。 而通知則多有具體的受文單位 , 即使有一些普發(fā)

14、性的通知 , 他們的適用范圍也僅僅局限在國內(nèi)。從發(fā)布機關(guān)看, 通知對發(fā)文機關(guān)沒有限定, 任何機關(guān)團體都可以發(fā)布通知。而公告對發(fā)文機關(guān)的要求則較為嚴格, 只有中共中央、 全國人大、 國務院等黨政最高領(lǐng)導機關(guān)及其所屬部委和其他授權(quán)機構(gòu)才有權(quán)發(fā)公告。從發(fā)布事項的重要程度看, 公告所發(fā)布的是需要國內(nèi)外周知的重要事項, 而通知所發(fā)布的則多為一般工作事項。即使有一些通知事項本身很重要, 那也只是相對而言 , 這些事項畢竟還沒有重要到需國內(nèi)外周知的程度。由此可見 , 通知與公告是兩個不同的文種 , 在實際的公文寫作中絕對不能混用。（六）通知與通報有何區(qū)別通知是讓受文者了解上級的意圖 , 告訴受文者做什么、怎

15、么做的 , 它是一種硬性規(guī)定。而通報則是以具體的事例來教育受文者以期改進工作的。如果說通知是一種硬性規(guī)定, 那么通報就是一種軟式建議。具體說, 這兩個文種的區(qū)別主要體現(xiàn)在用途、行政約束力及寫法等方面。通報的用途不如通知廣泛。 通知多用于告知事項、 情況、 規(guī)定、要求 , 傳達上級指示及轉(zhuǎn)發(fā)批轉(zhuǎn)文件等方面, 直接告知是它的特點 。而通報則多用于表彰先進、批評錯誤等方面, 借助具體事例來表明上級的意圖 , 傳達信息是它的特點。多數(shù)通知有較強的行政約束力。通知中正面?zhèn)鬟_的各項事宜都需要下級不打折扣地認真執(zhí)行。 而通報的行政約束力相對就要小些 , 它主要用于告知情況, 并不要求受文者主動執(zhí)行。即使通報中有一些規(guī)定和要求, 受文者也不必字字落實地執(zhí)行, 對有些