第9節(jié) 工程信息管理

1、大連新東昌置地有限公司第 PAGE 11 頁(yè) 共 NUMPAGES 11 頁(yè)第三章 工 程 管 理 大連新東昌置地有限公司 第九節(jié) 工程信息管理編制人： 審核人： 批準(zhǔn)人： 日 期：2013年 9月 日 修 改 記 錄序號(hào)修改日期修改條款內(nèi)容修改人審批人生效日期第一條 目的1.1 保證公司項(xiàng)目部對(duì)內(nèi)、對(duì)外收發(fā)文準(zhǔn)確、及時(shí)，規(guī)范公司項(xiàng)目部對(duì)內(nèi)、對(duì)外收發(fā)文管理流程。1.2 保證公司項(xiàng)目部文件的正確傳遞，有效落實(shí)，以及保證項(xiàng)目部?jī)?nèi)部的信息交流及時(shí)、準(zhǔn)確。第二條 適用范圍適用于參與公司建設(shè)項(xiàng)目各項(xiàng)目部、監(jiān)理公司、施工企業(yè)。第三條 定義（工程信息分類(lèi)：技術(shù)、質(zhì)量、進(jìn)度、檔案、影像、日志、合同等等）各種報(bào)

2、表、記錄、報(bào)告、聯(lián)系函、信件、會(huì)議紀(jì)要、技術(shù)文件、圖紙、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的收集、傳遞、存儲(chǔ)、處理、運(yùn)用等工作需要實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理，為建設(shè)項(xiàng)目決策、實(shí)施和使用階段的各項(xiàng)管理工作提供及時(shí)準(zhǔn)確的信息。3.1 信息管理：這里是指在項(xiàng)目建設(shè)中的資料管理與信息交流。3.1.1 項(xiàng)目資料管理分為收文管理與發(fā)文管理3.1.1.1 收文管理：指對(duì)政府主管部門(mén)、參建各單位發(fā)來(lái)的資料、信件等進(jìn)行管理的行為過(guò)程。3.1.1.2 發(fā)文管理：指對(duì)項(xiàng)目部或公司委托項(xiàng)目部向政府部門(mén)、各參建單位發(fā)去的資料、信件等文件進(jìn)行管理的行為過(guò)程。3.1.2 信息交流、反饋：是指項(xiàng)目部與公司、項(xiàng)目部?jī)?nèi)部個(gè)專(zhuān)業(yè)之間的信息及時(shí)傳遞與溝通、相互學(xué)習(xí)的行

3、為過(guò)程。3.2 管理文件3.2.1 技術(shù)聯(lián)系單：是指用于聯(lián)系工程上技術(shù)處理，工程質(zhì)量問(wèn)題處理，設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底等的函件。3.2.2 工作聯(lián)系單：是指用于聯(lián)系工程上非技術(shù)類(lèi)，如工期、進(jìn)度款、工作回復(fù)等的函件。3.2.3 整改通知單：是指針對(duì)施工過(guò)程中發(fā)生質(zhì)量缺陷、安全隱患、文明施工等問(wèn)題而下達(dá)限期整改指令的函件。3.2.4 處罰通知單：是指針對(duì)施工過(guò)程中發(fā)生質(zhì)量缺陷、安全隱患、文明施工等問(wèn)題，并根據(jù)施工合同約定條款而下達(dá)經(jīng)濟(jì)處罰指令的函件。第四條 基本規(guī)則 ：、信息的共享、信息的無(wú)障礙溝通、信息的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。4.1 統(tǒng)一管理原則4.1.1 項(xiàng)目部檔案員負(fù)責(zé)接收主管行政部門(mén)及各格參建單位發(fā)來(lái)

4、的函件。4.1.2 項(xiàng)目部檔案員負(fù)責(zé)發(fā)放各參建單位發(fā)來(lái)的函件。4.2 效率原則4.2.1 收文，原則上須在收到文件后4小時(shí)內(nèi)通知并發(fā)放相關(guān)責(zé)任人員，緊急文件即收即知會(huì)。4.2.2 發(fā)文，原則上須在收到批準(zhǔn)的4小時(shí)內(nèi)發(fā)給相關(guān)單位或責(zé)任人。4.2.3 所有收文、發(fā)文呈核環(huán)節(jié)，審批/審核/審查人原則上須在一個(gè)工作日內(nèi)審?fù)?，緊急文件即報(bào)即審。4.3 謹(jǐn)慎原則4.4.1 項(xiàng)目部發(fā)文須要求收文單位簽收，并保存好發(fā)文登記表。第五條 職責(zé)5.1 工程副總經(jīng)理5.1.1 審批項(xiàng)目部向各參建單位的重要發(fā)文。5.1.2 審批項(xiàng)目經(jīng)理上報(bào)的文件。5.1.3審批項(xiàng)目部發(fā)放的工作聯(lián)系單、技術(shù)聯(lián)系單。5.2 項(xiàng)目經(jīng)理5.2

5、.1 審閱收文，簽署批示/擬辦意見(jiàn)。5.2.2 審核發(fā)文文稿。5.2.3 審核用印發(fā)文格式。5.2.4 審批各專(zhuān)業(yè)工程師上報(bào)的整改通知單、處罰通知單。5.3 各專(zhuān)業(yè)工程師5.3.1 負(fù)責(zé)審閱分管專(zhuān)業(yè)范圍內(nèi)的收文文稿內(nèi)容。5.3.2 負(fù)責(zé)擬定分管專(zhuān)業(yè)范圍內(nèi)的發(fā)文草稿。5.3.3 負(fù)責(zé)填寫(xiě)用印申請(qǐng)單并執(zhí)行呈核流程。5.3.4 負(fù)責(zé)發(fā)文的備份存檔。5.3.5 負(fù)責(zé)追蹤、確認(rèn)對(duì)外報(bào)送文件原稿的送達(dá)情況。5.3.6 負(fù)責(zé)跟進(jìn)發(fā)文處理情況。5.4 檔案員5.4.1 負(fù)責(zé)接收、登記外來(lái)文件，并及時(shí)通知相關(guān)責(zé)任人。5.4.2 每周匯總收文登記表、發(fā)文登記表報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理審查 。5.4.3 負(fù)責(zé)將發(fā)文文稿套入發(fā)文格

6、式并編碼。5.4.4 負(fù)責(zé)及時(shí)、完整填寫(xiě)收、發(fā)文登記表。5.4.5 負(fù)責(zé)歸檔已用印的發(fā)文原稿。5.4.6 負(fù)責(zé)歸檔外來(lái)文件。5.4.7 負(fù)責(zé)記錄項(xiàng)目部例會(huì)會(huì)議紀(jì)要，并在24小時(shí)內(nèi)整理完成承包項(xiàng)目經(jīng)理簽發(fā)。第六條 流程6.1 對(duì)文件的管理6.1.1 收到建設(shè)局等政府有關(guān)部門(mén)發(fā)放的文件后，工程部檔案員做好收文登記表，如須發(fā)放到施工單位、監(jiān)理單位的，復(fù)印后及時(shí)發(fā)放并做好發(fā)放登記表。6.1.2 對(duì)發(fā)放到施工單位、監(jiān)理單位的通知等，必須保留一份在工程部，做好發(fā)放登記表、文件存檔記錄。6.1.3 對(duì)施工單位、監(jiān)理單位提交的文件、報(bào)告等，做好收文登記表，如需回復(fù)的，經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱處理后予以回復(fù)，

7、并做好發(fā)放登記表。6.1.4 所有文件，須經(jīng)檔案員同意后方可借出，并做好借閱登記表。6.2 對(duì)施工圖紙、設(shè)計(jì)變更通知的管理6.2.1 設(shè)計(jì)院發(fā)放到工程部的施工圖紙、設(shè)計(jì)變更等要做好收文登記表。6.2.2 在收到設(shè)計(jì)院發(fā)放的施工圖紙（設(shè)計(jì)變更）后，根據(jù)合同約數(shù)量，及時(shí)把圖紙（設(shè)計(jì)變更）發(fā)放到施工單位、監(jiān)理單位、成本部、技術(shù)部，并做好發(fā)放登記表，工程部必須保存兩份，一份用于日常查閱，一份用于存檔。6.3 對(duì)合同文件的管理6.3.1 對(duì)施工合同、監(jiān)理合同、施工許可證、規(guī)劃許可證、質(zhì)量監(jiān)督登記書(shū)、安全監(jiān)督登記書(shū)等，原件留在公司存檔，工程部保存一份復(fù)印件并注明原件的去處。6.3.2 如需借出，須經(jīng)工程部

8、項(xiàng)目經(jīng)理同意后方可外借，并做好借閱登記表。6.4 施工技術(shù)資料的管理6.4.1 要求施工單位在每棟的基礎(chǔ)、主體、竣工驗(yàn)收前把施工技術(shù)資料交工程部檢查驗(yàn)收通過(guò)后方可提交質(zhì)監(jiān)站申請(qǐng)驗(yàn)收。6.4.2 對(duì)于圖紙會(huì)審、開(kāi)工令、基槽、主體、竣工驗(yàn)收的通知書(shū)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，質(zhì)量保證書(shū)等需要公司簽字、蓋章的，按公司相關(guān)流程進(jìn)行辦理，辦理完成后，如需發(fā)放相關(guān)單位的，及時(shí)發(fā)放，做好發(fā)放登記表，工程項(xiàng)目部保留一份存檔。6.4.3 在竣工驗(yàn)收后，監(jiān)督施工單位提交兩套竣工資料，一套交城建檔案?jìng)浒葛^，一套留公司存檔。6.4.4 對(duì)于備案資料應(yīng)及時(shí)辦理，備案后把通過(guò)的備案表留一份項(xiàng)目部存檔。6.4.5 項(xiàng)目部定期（每月一次）對(duì)

9、工程資料管理進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促施工單位、監(jiān)理單位整改、以確保工程資料完整。6.5 對(duì)于施工過(guò)程中發(fā)生的工程質(zhì)量缺陷、問(wèn)題、事故資料管理6.5.1 在施工過(guò)程中，若發(fā)生質(zhì)量缺陷、問(wèn)題、事故，要求施工單位提交質(zhì)量缺陷（問(wèn)題、事故）處理方案，處理方案經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理和工程副總經(jīng)理同意后進(jìn)行存檔。6.6 監(jiān)理單位提交的工程技術(shù)資料按現(xiàn)行國(guó)家及地方文檔規(guī)范收集、整理、歸檔。6.7 對(duì)工程簽證資料的管理6.7.1 簽證單按簽證與變更管理流程進(jìn)行操作，要做好文件收發(fā)記錄，并保留一份項(xiàng)目部存檔。6.8 對(duì)工程書(shū)籍的管理6.8.1 對(duì)項(xiàng)目部所購(gòu)買(mǎi)的工程書(shū)籍，項(xiàng)目部檔案員須編制好書(shū)籍目錄。6.8.2 所有書(shū)籍，

10、須經(jīng)檔案員同意后方可借出，并填寫(xiě)借閱登記表，借閱人須妥善保管所借書(shū)籍資料，如有遺失應(yīng)原價(jià)賠償。6.9 用印管理6.9.1 技術(shù)聯(lián)系單、工作聯(lián)系單6.9.1.1 專(zhuān)業(yè)工程師將要發(fā)放的技術(shù)聯(lián)系單、工作聯(lián)系單擬好，并填寫(xiě)印章使用申請(qǐng)單交于檔案員審核格式、編訂文號(hào)后，通過(guò)，呈項(xiàng)目經(jīng)理審核。未通過(guò)，返回?cái)M稿人修改。6.9.1.2 項(xiàng)目經(jīng)理審核上呈聯(lián)系單，通過(guò)，在聯(lián)系單及印章使用申請(qǐng)單上相應(yīng)位置簽字確認(rèn)，擬稿人呈工程副總經(jīng)理審批。未通過(guò)，返回?cái)M稿人修改。6.9.1.3 工程副總經(jīng)理審批上呈聯(lián)系單，通過(guò)，在聯(lián)系單及印章使用申請(qǐng)單上相應(yīng)位置簽字確認(rèn)。未通過(guò)，返回?cái)M稿人修改，重復(fù)上述流程。6.9.1.4 擬稿人

11、將審批通過(guò)的聯(lián)系單及印章使用申請(qǐng)單交于資料員。6.9.1.5 資料員審查文件已獲批無(wú)誤后，在批準(zhǔn)通過(guò)的聯(lián)系單上用印蓋章，并將一份聯(lián)系單與印章使用申請(qǐng)單進(jìn)行歸檔。6.9.2 整改通知單、處罰通知單，6.9.2.1 專(zhuān)業(yè)工程師將要發(fā)放的整改通知單、處罰通知單擬好，并填寫(xiě)印章使用申請(qǐng)單交于檔案員審查格式、編訂文號(hào)后，通過(guò)，呈項(xiàng)目經(jīng)理審核。未通過(guò)，返回?cái)M稿人修改。6.9.2.2 項(xiàng)目經(jīng)理審批上呈通知單，通過(guò)，在通知單及印章使用申請(qǐng)單上相應(yīng)位置簽字確認(rèn)，并知會(huì)工程副總經(jīng)理。未通過(guò)，返回?cái)M稿人修改，重復(fù)上述流程。6.9.2.3 擬稿人將審批通過(guò)的通知單及印章使用申請(qǐng)單交于檔案員。6.9.2.4 檔案員審查文件已獲批無(wú)誤后，在批準(zhǔn)通過(guò)的通知單上用印蓋章，并將一份通知單與印章使用申請(qǐng)單進(jìn)行歸檔。6.9.3 檔案員每天把項(xiàng)目部用章情況列出清單，通過(guò)OA報(bào)綜合部備案。第七條 激勵(lì)7.1 發(fā)文文號(hào)出現(xiàn)錯(cuò)誤或疏漏，負(fù)激勵(lì)檔案員10元/次。7.2 發(fā)文格式出現(xiàn)錯(cuò)誤或疏漏，負(fù)激勵(lì)檔案員、項(xiàng)目經(jīng)理各20元/次。7.3 收文未按規(guī)定時(shí)間執(zhí)行批辦流程，負(fù)激勵(lì)檔案員10元/次，項(xiàng)目經(jīng)理20元/次。7.4 收到審批完成的印章使用申請(qǐng)單及發(fā)文文稿后未按規(guī)定時(shí)間印出，負(fù)激勵(lì)檔案員10元/次。7.5 所有收文、發(fā)文審批環(huán)節(jié)，責(zé)任人未按規(guī)定時(shí)間審批完成，負(fù)激勵(lì)責(zé)任人20元/次。7.6