文書(shū)工作與檔案管理第十一章專門(mén)檔案的管理與利用課件

1、第十一章 專門(mén)檔案的管理與利用 學(xué)習(xí)目標(biāo)主要內(nèi)容知識(shí)框架圖本章點(diǎn)睛了解音像檔案的管理。熟悉人事檔案的管理、會(huì)計(jì)檔案的管理、聲像檔案的管理。知道專門(mén)檔案的種類、作用及管理方法。 掌握人事檔案、會(huì)計(jì)檔案分類的基本方法。 4321 專門(mén)檔案在社會(huì)生活中具有十分重要的作用。保守人事檔案機(jī)密，維護(hù)人事檔案材料完整。會(huì)計(jì)檔案是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是國(guó)家檔案的重要組成部分。第二節(jié)會(huì)計(jì)檔案的管理與利用 第三節(jié)聲像檔案的管理與利用 第一節(jié)人事檔案的管理與利用 第一節(jié) 人事檔案的管理與利用 一、人事檔案的收集與鑒別 二、人事檔案的整理 三、人事檔案的利用 本節(jié)點(diǎn)睛雪萊 他人的經(jīng)驗(yàn)，傳達(dá)到我們的經(jīng)驗(yàn)中，那

2、就屬于程度最低的一種。人事檔案一般產(chǎn)生于單位組織的人事管理活動(dòng)，主要包括個(gè)人基本材料、主要經(jīng)歷、相關(guān)考核和評(píng)價(jià)等幾大部分，根據(jù)條例又可分為正本和副本兩大類。 一、人事檔案的收集與鑒別 人事檔案正本是全面反映一個(gè)干部的歷史和現(xiàn)實(shí)情況的材料，分為10大類，是一個(gè)干部的全部原始材料的總和，見(jiàn)圖11-1。 （一）人事檔案正本 圖11-1 人事檔案正本的分類 人事檔案的副本是概括反映一個(gè)干部歷史和現(xiàn)實(shí)情況的材料，由干部人事檔案正本主要材料的復(fù)制件構(gòu)成，包括以下八部分，見(jiàn)圖11-2。 （二）人事檔案副本 圖11-2 人事檔案的副本的主要內(nèi)容 在收集中必要的鑒定甄別工作也必不可少，鑒別歸檔材料的具體做法，見(jiàn)

3、圖11-3。 圖11-3 鑒別歸檔材料的具體做法（二）人事檔案副本 類目 人事檔案材料 非人事檔案材料 履歷、自傳、鑒定 履歷表、簡(jiǎn)歷表、登記表、鑒定材料 傳記、年譜 入黨、團(tuán)材料 入黨、團(tuán)志愿書(shū)，轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)，政治歷史、社會(huì)關(guān)系調(diào)查材料 思想?yún)R報(bào)、討論記錄、申請(qǐng)書(shū)、未批準(zhǔn)的志愿書(shū)對(duì)人事檔案的鑒定，如表11-1所示。表11-1 人事檔案鑒定參考表 （二）人事檔案副本 類目 人事檔案材料 非人事檔案材料 政治歷史審查材料 審查結(jié)論、復(fù)查結(jié)論、甄別與平反結(jié)論、本人交代材料 審查過(guò)程中的請(qǐng)示、報(bào)告，往來(lái)函件紀(jì)檢、監(jiān)察材料 復(fù)查、甄別與平反決定，處分決定，本人檢討，申述材料 檢舉、旁證、揭發(fā)材料，調(diào)查報(bào)

4、告，辦案過(guò)程中形成的材料 任免、工資、福利材料、職稱晉升材料 任免呈報(bào)表、調(diào)動(dòng)登記表、調(diào)級(jí)審批表、晉升技術(shù)職稱和學(xué)位審批表 任免調(diào)動(dòng)通知令、請(qǐng)示、批復(fù)、來(lái)信函件 業(yè)務(wù)考核材料 考試成績(jī)表、考核登記表、創(chuàng)造發(fā)明著作目錄 著作、論文、譯文、創(chuàng)造發(fā)明、總結(jié) 離、退休材料 本人申請(qǐng)、審批表 辦理離、退休的批示、批復(fù) 續(xù) 表 （二）人事檔案副本 二、人事檔案的整理 干部檔案的整理工作，是將收集起來(lái)的每個(gè)干部的檔案材料，進(jìn)行鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷，并在此基礎(chǔ)上，不斷對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充的工作。通過(guò)整理，使原來(lái)零亂的檔案材料轉(zhuǎn)化為能反映干部情況的系統(tǒng)、條理的專門(mén)案卷。 干部人事檔案的利用必

5、須按照干部管理權(quán)限確定的范圍進(jìn)行，對(duì)查閱、借閱不同層次干部的檔案，國(guó)家規(guī)定了相應(yīng)的審批制度，見(jiàn)圖11-4。 三、人事檔案的利用 圖11-4 干部人事檔案的利用必須遵守的規(guī)定 第二節(jié) 會(huì)計(jì)檔案的管理與利用 本節(jié)點(diǎn)睛一、會(huì)計(jì)檔案的收集 二、會(huì)計(jì)檔案的整理與鑒定 三、會(huì)計(jì)檔案的提供利用列寧從失敗的經(jīng)驗(yàn)中學(xué)習(xí)。 會(huì)計(jì)檔案是在會(huì)計(jì)工作中形成的，記錄和反映一定組織和單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的專業(yè)材料，包括三種，見(jiàn)圖11-5。 圖11-5 會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容一、會(huì)計(jì)檔案的收集 根據(jù)我國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定會(huì)計(jì)檔案的收集工作應(yīng)明確以下三個(gè)問(wèn)題，見(jiàn)圖11-6。 圖11-6 檔案的收集工作注意的問(wèn)題 一、會(huì)計(jì)檔案的收集二、會(huì)計(jì)

6、檔案的整理與鑒定 （一）會(huì)計(jì)檔案的分類整理 根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的類別和特點(diǎn)，具體可分為以下類別，見(jiàn)圖11-7。 圖11-7 會(huì)計(jì)檔案具體的分類 圖11-8 會(huì)計(jì)檔案的整理步驟會(huì)計(jì)檔案的整理步驟，見(jiàn)圖11-8。二、會(huì)計(jì)檔案的整理與鑒定 會(huì)計(jì)檔案的鑒定工作和保管期限，見(jiàn)圖11-9。 （二）會(huì)計(jì)檔案的鑒定 圖11-9 會(huì)計(jì)檔案的鑒定工作和保管期限 對(duì)于經(jīng)鑒定確無(wú)保存利用價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案可以進(jìn)行銷毀，但由于會(huì)計(jì)檔案的重要性和機(jī)密性，銷毀必須嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)定程序進(jìn)行，見(jiàn)圖11-10。圖11-10 銷毀的程序 （二）會(huì)計(jì)檔案的鑒定 會(huì)計(jì)檔案保管期限的分類特征，如表11-2所示。 表11-2 會(huì)計(jì)檔案保管期限表 （企

7、業(yè)和其他組織會(huì)計(jì)檔案保管期限表） 序號(hào) 檔案名稱 保管期限 備注一 會(huì)計(jì)憑證類 1 原始憑證 15年 2 記賬憑證 15年 3 匯總憑證 15年 二 會(huì)計(jì)賬簿類 4總賬 15年 包括日記總賬 5 明細(xì)賬 15年 現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年 6 日記賬 15年 7固定資產(chǎn)卡片 固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年 8輔助賬簿 15年 序號(hào) 檔案名稱 保管期限 備注 三 財(cái)務(wù)報(bào)告類 包括各級(jí)主管部門(mén)匯總財(cái)務(wù)報(bào)告 9 月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告 5年 包括文字分析續(xù)表 10 年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算） 永久 包括文字分析 四 其他類 11 會(huì)計(jì)移交清冊(cè) 15年 12會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè) 永久 13會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久 14銀

8、行余額調(diào)節(jié)表 5年 15銀行對(duì)賬單 5年 續(xù) 表（二）會(huì)計(jì)檔案的鑒定 會(huì)計(jì)檔案的作用和有效的利用方式，見(jiàn)圖11-11。 三、會(huì)計(jì)檔案的提供利用 圖11-11 會(huì)計(jì)檔案的提供利用 第三節(jié) 聲像檔案的管理與利用 二、照片檔案的管理 本節(jié)點(diǎn)睛一、聲像檔案的作用與特點(diǎn) 三、錄音、錄像檔案的管理 人變得聰明，并不是憑藉經(jīng)驗(yàn)，而是對(duì)待經(jīng)驗(yàn)的能力。蕭伯納 聲像檔案是指在社會(huì)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保存利用價(jià)值，以聲音、圖像為記錄手段的各種載體形的原始記錄。一、聲像檔案的作用與特點(diǎn) 1. 歷史憑證作用 聲像檔案一方面是人類社會(huì)活動(dòng)客觀、真實(shí)的記錄，是最原始、最直接的歷史憑證；另一方面由于聲像檔案能夠提供多種媒體傳輸途

9、徑，其信息量和現(xiàn)場(chǎng)感都是文字材料所不及的。（一）聲像檔案的作用聲像檔案就是當(dāng)時(shí)歷史最有說(shuō)服力的證據(jù)。 南京大屠殺中的照片 淞滬抗戰(zhàn)的記錄片 2. 科學(xué)研究作用 聲像檔案能使人產(chǎn)生身臨其境的感覺(jué)，能夠幫助人們?cè)诓煌臅r(shí)間和空間觀察和研究同一對(duì)象。這給科學(xué)研究帶來(lái)了極大的便利，研究者們可以突破時(shí)空限制，在更加廣闊的領(lǐng)域開(kāi)展研究。 （一）聲像檔案的作用利用聲像檔案記錄科研成果、提供科研素材，已經(jīng)成為現(xiàn)代科學(xué)研究的重要手段。 聲 像 檔 案3. 廣泛交流作用 聲像檔案容量大，并具有直觀、多維等優(yōu)勢(shì)，能夠使人們的交流變得更加容易，更加方便，交流效果也大大超過(guò)了文字，而且同一件聲像檔案對(duì)于不同的利用者，或

10、同一利用者從不同角度都能得到不同的信息。 （一）聲像檔案的作用 一段錄像資料，我們既可以從其內(nèi)容方面加以研究，也可以從每一個(gè)人物的角度進(jìn)行探討，同時(shí)還可以研究其拍攝技巧或藝術(shù)水平。檔案部門(mén)應(yīng)該重視聲像檔案的這種作用，充分利用它進(jìn)行各種信息交流工作。 錄 像 資 料 4. 宣傳教育作用 利用聲像檔案進(jìn)行宣傳教育不僅形象生動(dòng)，而且效果明顯，具有極強(qiáng)的說(shuō)服力和感染力。（一）聲像檔案的作用現(xiàn)代教育學(xué)的實(shí)驗(yàn)證明：學(xué)生在獲取知識(shí)時(shí)僅靠聽(tīng)覺(jué)，三個(gè)小時(shí)后能保持70%，三天后僅能保持10%；若依靠視覺(jué)，則三個(gè)小時(shí)后能保持72%，三天后能保持20%；如果綜合依靠視覺(jué)和聽(tīng)覺(jué)，三個(gè)小時(shí)后可保持85%，三天后仍可保持6

11、5%。 看聽(tīng)結(jié)合 聽(tīng) 看 （二）聲像檔案的特點(diǎn) 不同的聲像檔案的特點(diǎn)也不相同，這里我們綜合不同的聲像檔案從六個(gè)方面加以討論，見(jiàn)圖11-12。 圖11-12 影響聲像檔案的特點(diǎn)的六個(gè)方面 二、照片檔案的管理 照片檔案是聲像檔案的一種。根據(jù)我照片檔案管理規(guī)范（GB/T11892-89）的規(guī)定，照片檔案是指： “國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，有保存價(jià)值的，以感光材料為載體，以影像為要反映方式的歷史錄。” 1. 收集范圍 按照照片檔案管理規(guī)范的規(guī)定，照片檔案的收集范圍應(yīng)該包括，見(jiàn)圖11-13。 （一）照片檔案的收集 圖11-13 照片檔案的收集范圍 2. 歸檔要求要求主要包括五項(xiàng)，見(jiàn)

12、圖11-14。 圖11-14 照片檔案的歸檔制度（一）照片檔案的收集 照片檔案的鑒定是確保所藏照片檔案價(jià)值的重要環(huán)節(jié)，檔案部門(mén)必須對(duì)照片檔案進(jìn)行認(rèn)真鑒定，驗(yàn)收合格后才能整理組卷。照片檔案的鑒定主要包括三個(gè)方面，見(jiàn)圖11-15。 （二）照片檔案的鑒定 圖11-15 照片檔案的鑒定內(nèi)容 沖洗器底片和照片在沖洗過(guò)程中如果水洗不徹底，定影液中的硫代硫酸鈉全殘留在其中，這將直接導(dǎo)致底片和照片發(fā)黃和褪色。底片和照片入庫(kù)前的技術(shù)處理可以采用直接水洗，也可以采用藥水清洗，其配方為： 水 750毫升過(guò)氧化氫（3%） 150毫升氫氧化銨（3%） 100毫升加水至 1000毫升（三）照片檔案的整理 1. 照片檔案的

13、分類 由于保管的要求不同，照片檔案中底片與照片應(yīng)分別整理分類。 底片 照片2. 照片文字說(shuō)明的編寫(xiě) 文字說(shuō)明是照片檔案不可缺少的一部分。如果沒(méi)有文字說(shuō)明，許多照片連出處、事件、人物都無(wú)法分辨，更無(wú)法判斷其價(jià)值，而同一張照片可能因其文字說(shuō)明不同，內(nèi)容大相徑庭。 （三）照片檔案的整理 文字說(shuō)明應(yīng)包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者六要素。要求文字簡(jiǎn)潔、語(yǔ)言通順，一般不超過(guò) 200 字。文字說(shuō)明的幾個(gè)部分要分段編寫(xiě)，格式如下：照片號(hào)底片號(hào) 拍攝時(shí)間文字說(shuō)明參見(jiàn)號(hào) 攝影者照片文字說(shuō)明（四）照片檔案的保護(hù) 按國(guó)家有關(guān)規(guī)定，照片檔案的保護(hù)的內(nèi)容，見(jiàn)圖11-16。 圖11-16 照片檔案的保護(hù)的內(nèi)容 具

14、體保管時(shí)可將底片和照片分別用不同的裝具存放：底片裝具有底片袋、底片冊(cè)和底片盒。 底片袋底片冊(cè)照片裝具可分為簿冊(cè)式、插袋式、粘貼式、壓膜式等種類。無(wú)論哪一種都應(yīng)該選用透明的無(wú)有害物質(zhì)污染的優(yōu)質(zhì)薄膜，既不易磨損照片，又避免了外界因素的影響。 插袋式相冊(cè) 粘貼式相冊(cè)照片檔案的利用方式很多，其中較常用的有四種。1. 借閱服務(wù) 即利用檔案部門(mén)的閱覽室向利用者提供照片檔案的借閱，滿足利用者的各種需要，這是照片檔案利用的主要渠道。 （五）照片檔案的利用檔案部門(mén)的閱覽室縮微 2. 復(fù)制服務(wù) 根據(jù)利用者的需要提供照片復(fù)制件，是一種既有利于提高利用率，又宜于保護(hù)原始照片的有效利用方式。照片復(fù)制的方法很多。 刻錄光

15、盤(pán) （五）照片檔案的利用3. 編輯出版照片畫(huà)冊(cè) 檔案部門(mén)還可以根據(jù)社會(huì)的需要組織編輯出版大型照片畫(huà)冊(cè)。照片畫(huà)冊(cè)能夠圍繞某一主題將各個(gè)不同時(shí)代、不同來(lái)源的照片檔案集中在一起，通過(guò)公開(kāi)出版發(fā)行的方式向社會(huì)廣泛傳播檔案信息，方便利用者利用檔案資源。 照片畫(huà)冊(cè)（五）照片檔案的利用4. 照片檔案展覽 利用照片檔案舉辦各種展覽也是一種行之有效的利用方式。照片展覽形象生動(dòng)、形式活潑、影響面廣，對(duì)發(fā)揮照片檔案的社會(huì)作用有較大的幫助。 照片檔案展覽（五）照片檔案的利用（六）照片檔案的數(shù)字化管理1. 數(shù)字化照片檔案的收集數(shù)字化照片檔案的收集的方式有兩種，見(jiàn)圖11-17。 圖11-17 數(shù)字化照片檔案的收集的方式（

16、六）照片檔案的數(shù)字化管理2. 數(shù)字化照片檔案的分類照片分類是建立數(shù)字檔案的重要環(huán)節(jié)?？梢岳肳INDOWS的文件夾功能為照片建立三級(jí)目錄。一級(jí)目錄為年份；二級(jí)目錄為照片類別；三級(jí)目錄為照片編號(hào)。3. 數(shù)字化照片檔案的存放為保證安全，通?？蓪?shù)字照片檔案拷貝到獨(dú)立硬盤(pán)存儲(chǔ)器、光盤(pán)等耐久性強(qiáng)的載體上存放。將鑒定過(guò)的數(shù)字檔案照片拷貝到光盤(pán)上至少要求一式兩套，一套封存保管，一套供查閱利用。 錄音、錄像檔案是聲像檔案的另一種常見(jiàn)形式。目前的錄音錄像檔案大多是采用磁性物質(zhì)來(lái)保留聲音和圖像，所以又稱為磁記錄檔案磁記錄檔案是指通過(guò)電磁轉(zhuǎn)化原理和磁性物質(zhì)的磁現(xiàn)象記錄信息的檔案形式。 三、錄音、錄像檔案的管理 磁

17、記錄檔案包括的種類，見(jiàn)圖11-18。 三、錄音、錄像檔案的管理 圖11-18 磁記錄檔案的種類圖11-19 錄音、錄像檔案的收集應(yīng)注意的問(wèn)題 錄音、錄像檔案的收集應(yīng)注意以下兩個(gè)面，見(jiàn)圖11-19。 （一）錄音、錄像檔案的收集在收集過(guò)程中要注意加強(qiáng)對(duì)錄音、錄像檔案的鑒定，保證其真實(shí)可靠、具有保存利用價(jià)值。錄音錄像檔案的鑒定可以從四個(gè)方面來(lái)進(jìn)行，見(jiàn)圖11-20。 （二）錄音、錄像檔案的鑒定 圖11-20 錄音錄像檔案的鑒定工作 錄音磁帶和錄像磁帶盡管結(jié)構(gòu)、原理相似，但由于記錄的內(nèi)容、頻率范圍有較大區(qū)別，所以應(yīng)該分別進(jìn)行歸類，見(jiàn)圖11-21。 （三）錄音、錄像檔案的分類 圖11-21 錄音、錄像檔案的分類 錄音錄像檔案保存時(shí)間有限，而且受外界環(huán)境的影響較大，所以其保護(hù)應(yīng)嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，盡可能提供一個(gè)良好的保存環(huán)境，以延長(zhǎng)磁記錄材料的壽命，注意的問(wèn)題有六方面，見(jiàn)圖11-22。 （四）錄音、錄像檔案的保護(hù) 圖11-22 錄音、錄像檔案的保護(hù)要注意的問(wèn)題 （四）錄音、錄像檔案的保護(hù) 1. 視聽(tīng)服務(wù) 有條件的檔案部門(mén)應(yīng)該建立專門(mén)的聲像檔案視聽(tīng)室，提供必要的設(shè)備供利用者利用錄音、錄像檔案。視聽(tīng)室的設(shè)備一般包括錄音機(jī)、錄像機(jī)、