秘書實務(wù)第10章-秘書督查與協(xié)調(diào)工作

1、第十章秘書督查與協(xié)調(diào)工作督查和協(xié)調(diào)工作，是領(lǐng)導在組織管理中賦予秘書的重要職能。本章重點闡述了秘書督查與協(xié)調(diào)工作的含義、特點和作用，介紹了秘書督查與協(xié)調(diào)工作的范圍、原則、程序和方法，旨在幫助同學們理解和掌握秘書督查與協(xié)調(diào)工作的有關(guān)內(nèi)容，在實際工作中如何做好督查與協(xié)調(diào)工作。引言添加標題督查工作的程序和方法02添加標題秘書協(xié)調(diào)工作概述03添加標題秘書協(xié)調(diào)工作的原則、程序與方法04添加標題秘書督查工作概述01章節(jié)導覽秘書督查工作概述1LOGOhttps:/一、督查工作的 性質(zhì)與作用01（一）督查工作的性質(zhì)督查，從字面來看，就是督促、檢查的意思。督查工作的基本性質(zhì)是領(lǐng)導行為、領(lǐng)導職責，其主體是各級領(lǐng)導，

2、是領(lǐng)導工作不可或缺的組成部分。一般而言，實施科學領(lǐng)導應完成“科學預測正確決策督促實施信息反饋二次決策”等領(lǐng)導行為過程。督查則是整個領(lǐng)導行為的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。（二）督查工作的作用從管理學的角度來說，督查工作的本質(zhì)功能是優(yōu)化系統(tǒng)和加強控制，是決策者對執(zhí)行者的一種作用力，是順利實現(xiàn)決策目標的重要保證。通過開展積極有效的督促檢查，一方面可以及時了解決策執(zhí)行中的情況，總結(jié)經(jīng)驗、發(fā)現(xiàn)問題，通過加強具體指導，保證決策的落實；另一方面也可以了解決策接受實踐檢驗的結(jié)果，糾正偏差，充實完善，防止失誤。督察工作的作用：011. 有助于政令暢通，促進方針政策的落實督查工作能夠有力地促進各項方針政策的落實，推動各項工作的

3、開展，是貫徹領(lǐng)導決策的一個關(guān)鍵步驟和保證手段。各級領(lǐng)導機關(guān)制發(fā)文件，做出決議，下達指示，如果僅停留在紙上、會上、口頭上，就會前功盡棄，變成一紙空文。通過督查，可以督促有關(guān)部門深入實際，把黨和政府的方針政策和各種決議付諸實施，保障政令暢通。督察工作的作用：012. 有助于改進領(lǐng)導作風，促進工作效率的提升從根本上講，督查是對各級領(lǐng)導干部行政行為和工作作風的監(jiān)督和檢查，是糾正和克服形式主義、官僚主義作風的手段之一。從職能來看，督查工作對加強各級政府的執(zhí)行力，促使執(zhí)行部門加快辦事節(jié)奏，保障工作質(zhì)量，乃至預防各類職務(wù)違法犯罪都能起到積極的作用。從源頭上和執(zhí)行過程中抓緊抓好督查，也是減少工作失誤、降低群眾

4、信訪率、維護社會穩(wěn)定、最大限度保障群眾利益的科學有效手段。督察工作的作用01單擊此處可添加副標題3. 有助于完善科學決策，增強干群關(guān)系的緊密性督查是聯(lián)系決策和實踐的橋梁，它既是推動決策指導實踐的重要助力，又是驗證決策方案正確與否的有效途徑。在督查活動中，廣泛聽取意見和反映，冷靜進行分析和思考，及時發(fā)現(xiàn)缺陷和漏洞，準確找到偏差和阻力，不僅能保證決策目標的順利實現(xiàn)，也維護了決策的科學性、民主性。二、秘書與督查工作（一）秘書在督查工作中的角色定位督查開始階段“代辦人”督查進行階段“協(xié)調(diào)員”督查后期階段“智謀士”（二）秘書督查工作的特點一是要明確職能，找準定位，擔當而不失當。二是要找準位置，把握分寸，

5、到位而不越位。三是要虛心謹慎，靈活機智，適當而不過當。Part One三、督查工作的任務(wù)、范圍及種類一是上級領(lǐng)導機關(guān)的決策和重大工作部署下達后，對貫徹落實的督促和檢查，以及信息反饋。二是對應辦理的文件和會議決定事項，進行催辦和落實。三是對需要查辦的問題，請有關(guān)地區(qū)和部門查清解決。四是對領(lǐng)導交辦的其他事項進行督促辦理。（一）督查工作的任務(wù)一是上級領(lǐng)導機關(guān)的重大決策、重大工作部署的貫徹落實。二是本級領(lǐng)導機關(guān)的重大決策、重大工作部署的貫徹落實。三是上級領(lǐng)導批示查辦的事項。四是上級領(lǐng)導機關(guān)和有關(guān)部門交辦的督查事項。五是本級領(lǐng)導批示查辦的事項。六是秘書部門從日常工作中發(fā)現(xiàn)的并經(jīng)領(lǐng)導批準的重要事項。七是秘

6、書部門從報刊資料或其他渠道了解到的需要查辦的重要問題，如新聞媒體對本單位工作的批評和建議的辦理。八是領(lǐng)導臨時交辦的事項。（二）督查工作的范圍1.直接督查與間接督查直接督查指督查人員親臨承辦單位和現(xiàn)場進行督查，一般用于專門事項的督查，如一些時效性極強、重大突發(fā)性事件的處置等。間接督查指通過承辦單位的上一級主管部門或有關(guān)職能部門進行督促辦理。2.普遍督查與重點督查普遍督查是對領(lǐng)導機關(guān)所轄各地區(qū)、各單位、各部門和各級組織在執(zhí)行領(lǐng)導重大決策或完成各項工作任務(wù)的情況等進行全面督促檢查。重點督查是對某些關(guān)鍵地區(qū)、重要單位或某項重點內(nèi)容進行督促檢查。（三）督查工作的種類（三）督查工作的種類分級督查是依據(jù)我國

7、各級行政管理機構(gòu)的組織原則按縱向關(guān)系開展督查，由直屬上級督促其直屬下級。歸口督查是依據(jù)各職能部門的業(yè)務(wù)分工而采取的督查方法。3.分級督查和歸口督查分階段督查往往根據(jù)決策的實施和中心工作的進展程度分若干階段進行督查，多運用于辦理落實與貫徹執(zhí)行時間較長的重大督查項目。連續(xù)督查是在決策實施或中心工作的開展過程中不間斷地進行督查，直到某督查事項辦理落實為止。4.分階段督查和連續(xù)督查2督查工作的程序和方法一、督查工作的程序組織實施的過程中，要因地制宜，既把握原則，又敢于創(chuàng)新，采取恰當?shù)姆绞?，運用合理的方法，有節(jié)奏、有重點地安排活動，有質(zhì)量、有效率地開展工作。涉及各方面工作的一些重大問題或幾個單位聯(lián)合辦理

8、的事項，要確定牽頭單位，并協(xié)助做好協(xié)調(diào)和組織工作。（二）組織實施領(lǐng)導機關(guān)重大決策和重要工作部署下達后，督查人員要對督查事項進行立項，提出擬辦方案。（一）分解立項1.催辦2.回訪復查3.結(jié)案反饋4.立卷歸檔催辦催報督查調(diào)研反饋通報形成并強化推動決策落實的有效機制組織專題匯報會添加標題添加標題添加標題添加標題添加標題二、督查工作的方法案例:一次督查，我們是這樣暗訪的(資料來源：http:/ 怎樣理解秘書督查與協(xié)調(diào)的職能？參考：督查作為秘書部門被賦予的一項重要職能，是新時期秘書工作的發(fā)展，是秘書部門發(fā)揮參謀助手作用的一個重要方面，是秘書部門從被動服務(wù)變?yōu)榱幹鲃臃?wù)的一個有效手段。督查行為是一種領(lǐng)導

9、行為，具有特殊的管理屬性，秘書雖負有督查職能,但這一職位特定的職責權(quán)限要求其在督查活動的過程中必須明確自己的角色定位。秘書協(xié)調(diào)工作指秘書人員在其職責范圍內(nèi)，或在領(lǐng)導者的授權(quán)下，調(diào)整和改善組織之間、工作之間、人與人之間的關(guān)系，促使各項活動趨向同步化、和諧化，以實現(xiàn)共同目標的過程。1985年，全國黨委秘書長、辦公廳主任座談會在其會議紀要中明確，辦公廳工作對領(lǐng)導機關(guān)和領(lǐng)導同志應起四種作用：參謀作用、助手作用、提供信息作用、協(xié)調(diào)作用。2. 秘書督查與協(xié)調(diào)工作的原則分別是什么？參考：秘書督查工作的基本原則是：1.爭取支持，靠“龍頭”；2.突出重點，抓典型；3.舉一反三，促深入；4.實事求是，有所為；5.

10、一查到底，敢碰硬；6.積極主動，求創(chuàng)新；7.齊抓共管，聚合力；8.建章立制，重規(guī)范。秘書協(xié)調(diào)工作的基本原則是：1.從屬與服務(wù)原則；2.政策與全局原則3.平等與協(xié)商原則；4.調(diào)查與溝通原則。3. 理解秘書督查與協(xié)調(diào)工作的程序與方法。參考：秘書督查工作的程序：1.分解立項；2.組織實施；3.結(jié)案反饋；4.立卷歸檔。秘書督查工作的方法：1.催辦催報；2.督查調(diào)研；3.反饋通報；4.專題匯報；5.強化機制。秘書協(xié)調(diào)工作的程序：1.受托；2.審理；3.核查；4.協(xié)商；5.處理；6.檢查。秘書協(xié)調(diào)工作的方法：1.政策協(xié)調(diào)法；2.經(jīng)濟協(xié)調(diào)法；3.溝通協(xié)調(diào)法；4.文字協(xié)調(diào)法；5.會商協(xié)調(diào)法。案例分析糖果糕點飲

11、料公司秘書陳青青，是剛調(diào)來公司辦公室工作的。一天，辦公室主任交給她一項新任務(wù)，讓她負責全公司的黑板報宣傳工作。但是陳秘書不會編排版面，美術(shù)字也不過關(guān)，于是主任又選派了同一辦公室有美術(shù)功底的楊秘書負責版面編排工作，讓陳秘書專門負責組稿、改稿等工作。楊秘書很有才干，編排版面、寫美術(shù)字、畫畫在公司是小有名氣的，他根本就沒把陳秘書這個“黃毛丫頭”放在眼里，碰到他工作忙起來的情況，就把出黑板報的事情拋到九霄云外去了，弄得主任常常催促陳秘書：“怎么黑板報又延期了?”陳秘書又不好明說，只好硬著頭皮去催楊秘書，可楊秘書根本不配合，還拿冷眼對她。陳秘書只恨自己沒用，不能動筆畫。問題：面對這種情況，陳秘書有以下幾種方案可選擇，你認為哪種合適，并說說理由。1.憑自己的關(guān)系，在公司內(nèi)部另外找一個人來幫忙，按時把黑板報辦好。2.把楊秘書不愿合作的事直接告訴辦公室主任，并向主任表明責任不在自己，看主任怎樣處理。3.再一次去催促楊秘書，并和他攤牌，告訴他：“如果再這樣下去，就當面到主任那里去解決?！?.過一天算一天，聽之任之。5.抱著與人為善的態(tài)度，采取委婉的勸說方式，啟發(fā)他與自己合作。案例分析參考：第五種方法更合適一些。只有第五種方法是在積極進行協(xié)調(diào)，有效解決工作中出現(xiàn)的問題。第一種方法雖然也能完成領(lǐng)導交辦的任務(wù)，但是直接避開了協(xié)調(diào)與同事之