實(shí)例解析庫(kù)存管理系統(tǒng)

1、實(shí)例解析庫(kù)存管理系統(tǒng) 第一節(jié) 系統(tǒng)調(diào)查與分析 該公司從生產(chǎn)廠家購(gòu)進(jìn)各類商品放入倉(cāng)庫(kù)，接受各地零售商的訂單， 按要求將貨物運(yùn)到指定地點(diǎn)。一般說(shuō)來(lái)零售商總喜歡首先到這個(gè)公司訂貨由于它的批發(fā)價(jià)格較為低廉。但是，如果某個(gè)零售商的訂貨要求得不到滿足，它就會(huì)轉(zhuǎn)向其它公司訂貨，從而使這個(gè)公司失去顧客。零售商的訂貨量是受季節(jié)影響的。為了滿足顧客訂貨要求并盡量減少庫(kù)存積壓，該公司計(jì)劃開發(fā)一個(gè)庫(kù)存控制系統(tǒng)。主要目的有:1）為顧客訂貨提供更好的服務(wù)；2）控制庫(kù)存水平；3）決定向廠家訂貨的時(shí)間和批量。1一、系統(tǒng)調(diào)查與分析 系統(tǒng)開發(fā)隊(duì)伍由用戶、計(jì)算機(jī)工作人員和上層領(lǐng)導(dǎo)。它們用幾周時(shí)間調(diào)查了現(xiàn)系統(tǒng)的工作情況和存在問題。產(chǎn)

2、生了如下報(bào)告。1.現(xiàn)存系統(tǒng) 現(xiàn)存系統(tǒng)的工作流程。全部處理工作都是由手工來(lái)進(jìn)行的。有的商品由于擔(dān)心訂貨無(wú)法滿足而造成嚴(yán)重積壓；有的商品由于錯(cuò)過了合適的實(shí)際而使顧客轉(zhuǎn)移到其它公司。目前的訂貨時(shí)間基本上是由倉(cāng)庫(kù)保管人員決定的。它們憑經(jīng)驗(yàn)給出一個(gè)最佳訂貨點(diǎn)，當(dāng)發(fā)現(xiàn)庫(kù)存貨物低于此點(diǎn)時(shí)，便向采購(gòu)部門發(fā)出訂貨要求。同時(shí)倉(cāng)庫(kù)保管人員無(wú)法參考銷售預(yù)報(bào)結(jié)果。2管理業(yè)務(wù)流程圖的符號(hào)系統(tǒng)外實(shí)體系統(tǒng)內(nèi)實(shí)體表格/報(bào)表信息傳遞過程3某庫(kù)存管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖42.計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的目標(biāo)在不降低顧客服務(wù)水平的前提下，減少庫(kù)存水平； 改善訂貨策略； 對(duì)于有季節(jié)變化和具有緩慢變化趨勢(shì)的商品，改善它們的庫(kù)存管理； 搜集銷售數(shù)據(jù)，從中分析銷

3、售趨勢(shì)以保證適當(dāng)?shù)馁?gòu)買策略和庫(kù)存水平。 53.決策內(nèi)容 每一季度中都應(yīng)訂購(gòu)什么貨物？ 在季節(jié)需求中應(yīng)追訂哪些貨物？何時(shí)追訂？ 每次應(yīng)追訂多少貨物？ 哪些貨物應(yīng)該從倉(cāng)庫(kù)中淘汰？64.信息流 倉(cāng)庫(kù)保管人員每天檢查實(shí)際庫(kù)存。當(dāng)發(fā)現(xiàn)庫(kù)存貨物低于訂貨點(diǎn)時(shí)， 便于日末向采購(gòu)部門發(fā)出訂貨要求。采購(gòu)部門檢查該商品的是否已經(jīng)在訂，如果沒有則發(fā)出訂貨書，如已在訂，則催促?gòu)S方盡快交貨。在每季度末，采購(gòu)部門分析采購(gòu)的訂單并估計(jì)下一季度各種商品各需要訂貨多少，據(jù)此確定下一季度的訂單。各月平均發(fā)出的訂單數(shù)量如下表所示。7月份平均訂單數(shù)月份平均訂單數(shù)一月4100七月5,000二月6,700八月5,100三月7,800九月6

4、,200四月8,400十月9,500五月5,400十一月10,100六月4,600十二月8,200合計(jì)81,100每月平均訂單數(shù)6,758每天平均訂單數(shù)222每天最多訂單數(shù)500每張訂單上的平均商品類數(shù)5.18選取方案方案1對(duì)現(xiàn)系統(tǒng)稍加改善方案2用簡(jiǎn)單的經(jīng)濟(jì)訂單批量模型進(jìn)行計(jì)算機(jī)批處理方案3購(gòu)買現(xiàn)成的庫(kù)存控制軟件包方案4開發(fā)在線的庫(kù)存控制系統(tǒng)可滿足多少指定的目標(biāo)5%75%60%95%可節(jié)約的金額5000美元/年20 000美元/年15000美元/年15000美元/年無(wú)形的利益10%30%25%50%開發(fā)所需時(shí)間3個(gè)月18個(gè)月6個(gè)月2年以上總開發(fā)費(fèi)用10000美元50000美元55000美元80

5、000美元5.幾種不同方案的比較如表 96.幾種不同方案的詳細(xì)分析 （1）方案一工作方式所需費(fèi)用最低，對(duì)組織的影響最小，但可以達(dá)到部分改善效果。決策和信息流最佳訂貨點(diǎn)和訂貨 批量的決定變的較為科學(xué)，其它不受影響，信息處理方式不變。所用設(shè)備可不用計(jì)算機(jī)。開發(fā)步驟2、3個(gè)月即可。對(duì)組織的影響幾乎沒有影響。對(duì)人員的影響采購(gòu)人員工作稍多一些，倉(cāng)庫(kù)人員工作相對(duì)減少。費(fèi)用和利益計(jì)算最佳訂貨點(diǎn)的機(jī)時(shí)費(fèi)和打印費(fèi)。利益是可以減少庫(kù)存積壓和選取單位成本最低的訂貨量。10（2）方案二工作方式庫(kù)房人員每周向計(jì)算機(jī)輸入貨物進(jìn)出數(shù)量2次。計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成訂貨檢查和通知。采購(gòu)部門按照通知訂貨，并通知計(jì)算機(jī)訂貨情況。該系統(tǒng)能夠

6、隨時(shí)查詢。決策和信息流對(duì)四種決策都起到較好的作用。倉(cāng)庫(kù)和采購(gòu)部門輸入信息，采購(gòu)部門還要從計(jì)算機(jī)得到信息。所用設(shè)備可用穿孔卡片于輸入，打印訂貨通知作為輸出。在磁帶上建立一個(gè)文件以存儲(chǔ)各類商品的最佳訂貨點(diǎn)點(diǎn)和最佳批量。計(jì)算機(jī)可放在公司本部，而在批處理終端上運(yùn)行本系統(tǒng)。開發(fā)步驟大約需用一年時(shí)間。但為了謹(jǐn)慎起見，估計(jì)為18個(gè)月它包括最佳訂貨點(diǎn)和訂貨批量的計(jì)算以及相應(yīng)文件的建立；批處理軟件的設(shè)計(jì)、編程和調(diào)試；輸入輸出格式的設(shè)計(jì)；培訓(xùn)庫(kù)房和采購(gòu)部門如何填寫輸入表格，培訓(xùn)從事卡片穿孔和數(shù)據(jù)輸入等工作的專門操作員。11對(duì)組織的影響有必要在庫(kù)房中專門安排幾個(gè)人從事數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備和控制工作，也要有人負(fù)責(zé)把倉(cāng)庫(kù)填寫的報(bào)

7、表傳送給批處理終端上的操作人員。據(jù)調(diào)查、倉(cāng)庫(kù)管理人員很歡迎不再每天核對(duì)實(shí)際庫(kù)存與最佳訂貨點(diǎn)，他們反映，這項(xiàng)核對(duì)工作十分麻煩又易出錯(cuò)。如果由計(jì)算機(jī)來(lái)自動(dòng)核對(duì)，會(huì)減輕負(fù)擔(dān)。采購(gòu)部門人員也表示歡迎由計(jì)算機(jī)自動(dòng)開訂貨單和催貨單因?yàn)樗麄兡壳懊刻於家獜膸?kù)房接到許多訂貨通知，而且都要查對(duì)是否已經(jīng)在訂。對(duì)人員的影響從表面上看，人員工作方式變化不大，但影響的范圍較廣泛，各類人員的工作方式都會(huì)有些變化。倉(cāng)庫(kù)人員和采購(gòu)人員都要為向計(jì)算機(jī)輸入準(zhǔn)備數(shù)據(jù)，上層管理人員可以隨時(shí)向計(jì)算機(jī)查詢并得到各種報(bào)告不過，具體到每個(gè)人來(lái)說(shuō)，都沒有增添什么額外的工作。費(fèi)用和利益由于計(jì)算機(jī)對(duì)最佳訂貨點(diǎn)不會(huì)發(fā)生錯(cuò)誤，所以更好地保證了對(duì)顧客服務(wù)

8、的水平，更大地減少了庫(kù)存積壓，可以更準(zhǔn)確地利用最佳批量的折扣，從而降低采購(gòu)成本。所發(fā)生的費(fèi)用主要是系統(tǒng)開發(fā)的人工費(fèi)用， 50 000美元是根據(jù)本公司的計(jì)算機(jī)人員開發(fā)其它系統(tǒng)所用的費(fèi)用估算出來(lái)的。12（3）方案三：購(gòu)買現(xiàn)成的庫(kù)存控制軟件包工作方式開發(fā)小組分析了幾種可以買到的庫(kù)存控制軟件包并選定了其中最理想的一種。這個(gè)軟件包的工作方式與批處理系統(tǒng)大致一樣。但該軟件包具備一些對(duì)我們毫無(wú)用處的功能，同時(shí)有些我們所需要的功能它又沒有，需要加以改造。決策和信息流同批處理系統(tǒng)。所用的設(shè)備同批處理系統(tǒng)。開發(fā)步驟購(gòu)買和裝置軟件包，進(jìn)行必要的改造以適合本公司需要，人員培訓(xùn)等估計(jì)要用半年左右時(shí)間。對(duì)組織的影響同批處

9、理系統(tǒng)。對(duì)人員的影響同批處理系統(tǒng)。費(fèi)用和利益利益與批處理系統(tǒng)差不多，但費(fèi)用會(huì)略高一些，因?yàn)檐浖旧碣M(fèi)用就是40 000美元，還要加以改造和實(shí)施13（4）方案四：在線系統(tǒng)工作方式這種系統(tǒng)最為理想。它不需要有人專門從事鍵盤輸入工作，而是在倉(cāng)庫(kù)、銷售部門和采購(gòu)部門均設(shè)有終端。數(shù)據(jù)由用戶隨時(shí)在終端上鍵入。決策和信息流對(duì)決策的影響與批處理相同，但更為及時(shí)。信息流會(huì)發(fā)生變化，書面上的內(nèi)容會(huì)大大減少，用戶直接與計(jì)算機(jī)“會(huì)話”。所用的設(shè)備文件將不再存于磁帶上。而必須存于磁盤上以備各種用戶隨時(shí)存取，文件結(jié)構(gòu)也將變得復(fù)雜，輸出方式也多種多樣，有些是打印報(bào)表，有些是屏幕顯示。開發(fā)步驟雖然該公司已經(jīng)有了幾個(gè)在線計(jì)算

10、機(jī)系統(tǒng)在運(yùn)行，但要開發(fā)這種在線庫(kù)存控制系統(tǒng)，仍需要較大的努力。因此所用人工和時(shí)間都會(huì)較長(zhǎng)。14對(duì)組織的影響會(huì)對(duì)組織有較大影響。因?yàn)楦鞣N人的工作方式都發(fā)生了較大變化，不再以書面文字為主要媒介，而代之以直接同計(jì)算機(jī)打交道。也可能會(huì)出現(xiàn)計(jì)算機(jī)出故障從而影響正常工作的問題。各種備份文件也必須隨時(shí)準(zhǔn)備。對(duì)人員的影響系統(tǒng)用起來(lái)會(huì)十分順，減少了大量的文牘工作。但有個(gè)問題，就是各類人員必須盡快熟悉這種終端上的工作方式。由于多年來(lái)人們已習(xí)慣于利用書面材料，所以這種工作方式的轉(zhuǎn)換有個(gè)接受過程。費(fèi)用和利益利益很大，主要是由于數(shù)據(jù)來(lái)源于現(xiàn)場(chǎng)，十分及時(shí)，十分可靠。但運(yùn)行費(fèi)用將會(huì)高于批處理系統(tǒng)。15二、領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 系統(tǒng)調(diào)查

11、的分析結(jié)果上報(bào)給公司上層的委員會(huì)。 委員們討論后同意開發(fā)小組對(duì)現(xiàn)存系統(tǒng)的分析，認(rèn)為應(yīng)該開發(fā)一個(gè)新的系統(tǒng)。對(duì)于具體開發(fā)的四種方案，委員們否決了小改小革和購(gòu)置軟件包兩個(gè)方案（注：事實(shí)上，從上面的分析中可以看出購(gòu)置現(xiàn)成軟件包是最為可取的方案。拒絕此方案只是為了教學(xué)的需要，以便引入系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段）。對(duì)于二、四兩個(gè)方案，委員們觀點(diǎn)不一致，因此要求開發(fā)小組作進(jìn)一步的可行性研究。開發(fā)小組又用了兩周時(shí)間，詳細(xì)比較了兩種方案的優(yōu)劣，經(jīng)過細(xì)致的估算，得知第一次報(bào)告的估算過于保守。事實(shí)上，批處理系統(tǒng)只要12個(gè)月和8萬(wàn)美元，而在線系統(tǒng)只需18個(gè)月和11萬(wàn)美元。鑒于各類用戶對(duì)終端工作很不熟悉，所以同意開發(fā)批處理系統(tǒng)， 但

12、是要求開發(fā)小組在設(shè)計(jì)時(shí)留有充分的余地，以便在條件成熟時(shí)，可以較順利的轉(zhuǎn)入在線系統(tǒng)。根據(jù)上述指示，開發(fā)小組進(jìn)入了系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段的工作。16第二節(jié) 系統(tǒng)設(shè)計(jì) 一、代碼設(shè)計(jì)二、輸出設(shè)計(jì) 三、輸入設(shè)計(jì) 四、文件設(shè)計(jì) 五、過程設(shè)計(jì) 六、由人工進(jìn)行的輸入準(zhǔn)備工作 17一、代碼設(shè)計(jì) 倉(cāng)庫(kù)中全部零件可分為幾十類，每類中又各有幾十個(gè)類， 每小類中又各有幾十種商品。所以商品代碼取六位數(shù)字即可。但為了減少輸入錯(cuò)誤，多位代碼后邊加一個(gè)校驗(yàn)值，所以一共是7位數(shù)。校驗(yàn)碼的設(shè)計(jì)可采用“算術(shù)級(jí)數(shù)法”。 18二、輸出設(shè)計(jì) 系統(tǒng)的主要輸出有四個(gè)：庫(kù)存總帳、追訂報(bào)告、訂單分析報(bào)告、庫(kù)存盤點(diǎn)的調(diào)整報(bào)告。下面分別進(jìn)行描述。 1.庫(kù)存總帳

13、 去向銷售部門、采購(gòu)部門、倉(cāng)庫(kù)、財(cái)會(huì)部門。形式縮微膠片。 順序依商品代號(hào)排序。 192.追訂報(bào)告 去向采購(gòu)部門。 形式打印。順序依商品代碼排序。 頻率 每批處理打印一次。 203.訂單分析報(bào)告 去向采購(gòu)部門。 形式打印。 順序依商品代碼次序或依訂貨廠方順序。 內(nèi)容代碼、商品名稱、單位、年訂貨量、最佳訂貨點(diǎn)、最佳批量、缺貨數(shù)量。214.庫(kù)存盤點(diǎn)后的調(diào)整報(bào)告 形式打印。 順序依商品代碼次序。 頻率每次盤點(diǎn)后打印。 內(nèi)容代碼、商品名稱、單位、前十二個(gè)月的盈余、帳面盈余、前十二個(gè)月的支出、本月支出、 盤點(diǎn)日期、調(diào)整數(shù)量。22三、輸入設(shè)計(jì) 輸入的數(shù)據(jù)有四種，分別為顧客訂貨單、入庫(kù)通知、 采購(gòu)部門的訂貨通

14、知和錯(cuò)誤改正。分別描述如下：1.顧客訂貨單來(lái)源銷售部門 媒體卡片（每張訂單上的每種貨物各占用一張卡片）字段：顧客代碼（八位數(shù)字型） 商品代碼（八位數(shù)字型 訂貨數(shù)量（六位數(shù)字型）廠方代碼（六位數(shù)字型 ） 單價(jià)（八位數(shù)字型，兩位小數(shù) ） 估計(jì)卡片數(shù)量每天平均1 600張每天最多2 500張 232.入庫(kù)通知 來(lái)源庫(kù)房 媒體卡片（每到一種貨物占用一張卡片）字段：商品代碼（八位數(shù)字型）數(shù)量（六位數(shù)字型） 廠方代碼（六位數(shù)字型）訂單發(fā)出日期（六位數(shù)字型）估計(jì)卡片數(shù)量每天平均800張 每天最多1 500張243.訂貨通知 來(lái)源采購(gòu)部門 媒體卡片（每訂一項(xiàng)商品占用一張卡片）字段：商品代碼（八位數(shù)字型） 數(shù)量

15、（六位數(shù)字型）254.錯(cuò)誤改正 來(lái)源所有用戶媒體卡片字段：由負(fù)責(zé)改錯(cuò)工作的程序員設(shè)計(jì)（也包括盤點(diǎn)后的實(shí)際庫(kù)存的輸入）26四、文件設(shè)計(jì) 要使用7個(gè)文件，其中3個(gè)位于磁盤上，四個(gè)存于磁帶上。對(duì)它們分別描述如下：l.主文件主文件共有20個(gè)字段，如下表：字段名稱 長(zhǎng)度 類型 商品代碼 8 數(shù)字型 商品名稱 50 字符型 單位 5 字符型 上期結(jié)余 8數(shù)字型 本期結(jié)余 8 數(shù)字型 過去十二個(gè)月結(jié)余 8*12=96 數(shù)字型 27本期支出 6 數(shù)字型 過去十二個(gè)月支出 6*12=72 數(shù)字型 提前期內(nèi)支出 6 數(shù)字型 追訂數(shù)量 8 數(shù)字型 最新訂貨成本 9 數(shù)字型（小數(shù)2位） 在訂數(shù)量 8 數(shù)字型 訂貨日期

16、 6 數(shù)字型 缺貨個(gè)數(shù) 3 數(shù)字型 三家新零售商 6*3=18 數(shù)字型 這三家本年訂單張數(shù) 3*3=9 數(shù)字型 這三家本年訂貨總額 7*3 數(shù)字型 這三家的地址代碼 6*3 數(shù)字型 超前期（天） 3 數(shù)字型 刪除標(biāo)記 1 數(shù)字型 備用空間 20 數(shù)字型 282.索引文件它存于磁盤上。它按照商品代碼進(jìn)行索引。3.報(bào)表格式文件它存于磁盤上。所存錄的格式與打印輸出格式相同。4.編輯文件它存于磁帶上，用來(lái)暫時(shí)存放輸入的數(shù)據(jù)。5.排序文件它存于磁帶上，用來(lái)存放經(jīng)過排序以后的輸入數(shù)據(jù)。6.庫(kù)存總帳文件它存于磁帶上。其內(nèi)容與輸出的庫(kù)存總帳一樣，用來(lái)準(zhǔn)備產(chǎn)生縮微膠片。7.報(bào)告文件它存于磁帶上，用來(lái)存放三種打印

17、輸出報(bào)表所需要的全部信息。29五、過程設(shè)計(jì) 系統(tǒng)流程圖30上圖給出了該系統(tǒng)的簡(jiǎn)單流程圖。 可以解釋如下：四種輸入均先經(jīng)過一個(gè)編輯程序進(jìn)行編輯，使得輸入的數(shù)據(jù)完全具備以后處理所必需的格式。然后，經(jīng)過一個(gè)排序程序?qū)@些輸入數(shù)據(jù)予以排序（按商品代碼）。排好序的數(shù)據(jù)被更新程序用來(lái)更新主文件，并產(chǎn)生新的庫(kù)存總帳文件和報(bào)告文件，如有錯(cuò)誤也立即打印出來(lái)。報(bào)告生成程序參照?qǐng)?bào)表格式文件所描述的格式將報(bào)告文件生成三種打印報(bào)表。除此之外，還有一個(gè)專門的檢索程序，它可幫助用戶隨時(shí)進(jìn)行自己所關(guān)心的查詢檢索。 31六、由人工進(jìn)行的輸入準(zhǔn)備工作 1.顧客訂貨單的輸入準(zhǔn)備工作 顧客訂貨單的處理分同步進(jìn)行，分別如下圖(a)和(b)所示。在圖(a)中，由接收顧客訂單開始。先檢查該訂單上的貨物是否在同一倉(cāng)庫(kù)。如果在不同倉(cāng)庫(kù)，則應(yīng)將訂單分成幾份送往各自的倉(cāng)庫(kù)。倉(cāng)庫(kù)人員則按照發(fā)貨的日期把訂單納人自已的文件夾中。32(a) (b)3