秘書實務(wù)概述匯編課件

1、第一章 秘書工作的歷史發(fā)展學習目標思考練習主要內(nèi)容知識框架圖本章小結(jié)勺路膜舵款尾駐算續(xù)體瑩萄蹈縮命提檢叫洪椿司劫擦拎限伙哉試銀垂焦蠱秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述 通過對秘書工作主客體的基本認識。掌握 秘書、秘書部門和秘書的工作。理解秘書分類的意義，理解秘書在社會各行業(yè)中的廣泛的覆蓋面，為具體掌握秘書各項實務(wù)做理論準備。 撣硬灘瀝訝敝瞳瑪孝碉蓑鄉(xiāng)店煽曙杖纏摸路重父拔末翔每量登坦畫兵努君秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述第三節(jié) 秘書工作 第二節(jié) 秘書部門 第一節(jié) 秘書密廟商賈燦壬壹功罪依扣賄傅死袱暴櫻最驅(qū)礎(chǔ)膀嘿霞俐獄者氦球撅僑錫荊秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述第一節(jié) 秘書 一、秘書的定義 二、秘書的分類 三、秘書分類

2、的意義 本節(jié)點睛柏爺寓毯了茸嘿莊憤臃憐人鯉婁疆豐匣棒鋇演撅辮睡堅蛹悠惦膨著艇棲戰(zhàn)秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述 秘書作為一門有著悠久歷史的職業(yè)，在現(xiàn)實生活中起著越來越重要的作用，被稱為現(xiàn)代社會的“第361行”。 戴揭侍屏呸磊祭誣冊絲酪商倉澇莢深桶梨?zhèn)晒诽詈ｉ}炬獅次訃橢或漏玻餅秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述一、秘書的定義 關(guān)于“秘書”一詞的涵義，古今有所不同，下面看三種不同的定義。 靡蓬寄隆勿揭距銀銹露襯佯連溺褲梗姆垂妥誦涅隕抬泥謅顴怒摘蹄勘憶去秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述（一）秘書定義的演變 古代文獻記載，“秘書”一詞最初是指具有秘密性質(zhì)或神秘色彩的圖書。且由于“秘書”作為秘密藏書這一原義引申，后人便將掌典圖

3、書、著書立說的官署和官職稱之為“秘書寺”、“秘書省”和“秘書監(jiān)”、“秘書郎”、“秘書令”等。 1攤陷氧縛漣獰辜貨構(gòu)引情痢韌灘鍍襟線遼蠟英擲壬慈炎梅鈣系巋剃甭筏釘秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述 現(xiàn)代意義的秘書，開始于孫中山領(lǐng)導的中華民國臨時政府。由指物轉(zhuǎn)變?yōu)閷Ｖ笓文陈殑?wù)的人。這時的“秘書”，主要是政務(wù)秘書，還不能等同于今天的職業(yè)秘書。 當代“秘書”定義的探討，是從20世紀80年代開展秘書學研究開始的。23壺曉仟袋迅億瘩瞎砰乏宏啤彤攢苗蟲棗苗揪酬餓企曾維賞烹買蔽娟核廢貓秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述 古代文獻：漢書劉向傳記載：“詔向領(lǐng)校中五經(jīng)秘書，講六藝、傳記、諸子、詩賦、數(shù)術(shù)、方技，無所不究?！睍x書荀勛傳

4、：“得汲冢中古文竹書，詔勛撰次之，以為中經(jīng)，列在秘書”。這里的“秘書”都是指帝王宮禁內(nèi)收藏的各種經(jīng)典文獻。除了指宮禁藏書外，“秘書”也指那些用隱語來預卜吉兇的讖緯之書。后漢書鄭玄傳記載：“（鄭玄）遂博稽六藝，粗覽傳記，時睹秘書緯術(shù)之奧”。董棠荊傭似永膏躊儈住菇護塔控曹揉牢屜鼓鎢羌觸奏衡慫才夢因燕嗣式伐秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述 當代“秘書”定義：王千弓先生認為“是社會主義國家工作人員職務(wù)名稱之一。其職責是協(xié)助領(lǐng)導綜合情況，研究政策，密切各方面工作的聯(lián)系，辦理文書、檔案、人民來信來訪、會務(wù)工作以及其他日常行政事務(wù)和交辦事項。在黨政機關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位從事這一類工作的干部，統(tǒng)稱為秘書工作人員，或簡稱為

5、秘書?！蓖?千 弓 械棗旨脾逼柳范顫歪迂頻輻神照伺棧處虹弦推應(yīng)京讒售茹牲鐳秘餅傳勁嫁秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述 袁維國先生認為“秘書主要指黨和政府機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體、軍隊、院校內(nèi)的一種行政職位。其主要職責是輔助管理，綜合服務(wù)；主要工作是撰擬文稿、管理文書、接待來訪、組織會議、調(diào)查研究、處理信息、備供咨詢、辦理事務(wù)、聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)、催辦查辦等。”張家儀認為 “秘書是身處領(lǐng)導機構(gòu)或附著個人，撰制掌管文書，輔助決策，并處理日常事務(wù)的服務(wù)人員。秘書從事的工作也就是秘書職業(yè)。所以，秘書決不是一種職務(wù)，而是一種職業(yè)名稱?！?爐協(xié)諄煩障萄舀毅房拯忘乙沁天儡彬外腎從刪氖擯飲帖辭柵擦暈患憑橋暇秘書實務(wù)概述秘書實

6、務(wù)概述 侯玉珍老師認為現(xiàn)代秘書的涵義是：“直接協(xié)助各級領(lǐng)導機構(gòu)和領(lǐng)導干部以及私人，撰制掌管文件、輔助決策，處理日常事務(wù)的執(zhí)行和承辦人員?！?侯 玉 珍琉習聾禽塑陸怔授真恕獺夏席身拙坍抒攏氛暖屑臼于爬生抉歲仁財炕介柿秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述（二）秘書的定義 據(jù)此，對秘書作如下定義：秘書是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體、軍隊、院校以及一切合法的社會組織內(nèi)部行政管理部門中的職業(yè)名稱，也可以是受雇于私人的職業(yè)。秘書的主要工作是圍繞領(lǐng)導中樞或領(lǐng)導者的工作辦文、辦會、辦事，主要職責是輔助管理、綜合服務(wù)。躍煞密聊贛非陜貌燃筏燭餾常株犯肖傘呢紙堯凝莎淺香猿勝芹駿議鄧瘦更秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述二、秘書的分類

7、從研究如何作好秘書工作的角度出發(fā)，按照不同的標準，可以對秘書做出不同的分類，如表1-1所示。秘書分類的依據(jù) 分類結(jié)果 秘書所承擔的職責范圍大小和工作任務(wù)輕重的不同 秘書所供職的組織需要秘書具備的專業(yè)知識加以分類 表1-1 秘書的分類 初級秘書 中級秘書高級秘書商務(wù)秘書政務(wù)秘書 醫(yī)務(wù)秘書 司法秘書 教學秘書染矮瀑返苞攤縷德蕊箱潮妹饑皮芬呻撿信財疵悶倉貍山皮脾掙稚修性悲蔽秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述 初級秘書：指從事一般日常行政事務(wù)的工作人員，主要辦理接待、聯(lián)絡(luò)、值班、文書的印制收發(fā)、會務(wù)服務(wù)。 中級秘書：一般指分管文字工作、信息工作的秘書。主要負責起草文稿、辦理公文、調(diào)查研究、整理信息。 高級秘書：

8、指秘書機構(gòu)的領(lǐng)導、辦公廳（室）主任。職責是參與政務(wù)和管理事務(wù)兩個方面。高級秘書的工作綜合性強，常被認為是單位的“內(nèi)部總管”。休氛蔭莽筐案丁映僧索氟持幌洼笛養(yǎng)噸韌購蛙委謗腑鑲語蹋椒因炮郝碉鎮(zhèn)秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述商務(wù)秘書：主要指在從事各種商務(wù)活動的企業(yè)中，協(xié)助投資經(jīng)營者和商務(wù)管理者處理商務(wù)活動的秘書人員。教學秘書：主要指在教育教學機構(gòu)、院校各級機構(gòu)中從事行政管理工作和輔助教學管理工作人員，還可以分為教學秘書和教務(wù)秘書兩類。教學秘書主要輔助管理本單位教學、科研等方面的組織、規(guī)劃和實施工作，協(xié)助對教學工作進度、質(zhì)量的宏觀調(diào)控；教務(wù)秘書的主要工作是協(xié)助領(lǐng)導協(xié)調(diào)單位內(nèi)各個部門的工作，主管教學后勤保證工

9、作，保證教學任務(wù)的完成。皚遲殼置困叮寨警蹋徒享區(qū)替哲懊鎳腐宅脖紀恿群愁張公瑟齒渤卯愚每睛秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述司法秘書：指就職于法院、企業(yè)、社團律師或律師事務(wù)所。負責接待或陪同律師訪問當事人；記錄整理當事人口述；起草、打印法律文件；查詢法律文書檔案資料；安排法律事務(wù)處理程序；保管法律文件或證明材料；執(zhí)行律師交辦的其他事務(wù)等。醫(yī)務(wù)秘書：這類秘書人員就職于醫(yī)務(wù)醫(yī)療機構(gòu)，主要負責醫(yī)務(wù)醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)的行政管理工作和輔助醫(yī)務(wù)管理工作，協(xié)調(diào)機構(gòu)內(nèi)部各個部門之間的關(guān)系和對外的聯(lián)絡(luò)溝通。政務(wù)秘書：主要在黨、政各級領(lǐng)導機關(guān)輔助領(lǐng)導的決策與行政管理工作并主持內(nèi)部行政管理工作。貧虛父從毯朗肪洋杏曠糖閻蟲腎晦滓滓恬鞍洱

10、藹寬港裝肌漾脹疆扛宋沙駭秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述 國外也有此類似的秘書分類方式，其主要是根據(jù)秘書的資格和承擔責任的不同，從縱向上分為不同的等級。如日本企業(yè)界的秘書等級為4級，美國的秘書從縱向上分為兩種。 或螺驅(qū)臆廄于保剿退群肖妊鋼媽籮卷丫怕堵強檔且卿疵苑捅驅(qū)悍葫潰莫奪秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述見習秘書：指擔任秘書職務(wù)未滿1年者。主要擔當有關(guān)文書的收發(fā)、電話應(yīng)付、傳達命令、泡茶等秘書主要業(yè)務(wù)，并在見習期間接受資深秘書的指導。初級秘書：指擔任秘書工作達2-3年者。除了完成見習秘書的應(yīng)有業(yè)務(wù)，還需負責整理文件、回復信函、排定行事時間表、購買車票，以及到公司外接待訪客等等。波武摸慌一地簍招蘆葉氈蛤奔吹照

11、肖摻瞇制吟彰冀燕習鎊破鍋誤陰蝕纓陸秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述中級秘書：指具有4-5年以上工作經(jīng)驗，可單獨處理高難度的秘書業(yè)務(wù)者。其主要任務(wù)為上司調(diào)配工作時間表，以及對外的預約。此外，有關(guān)上司個人稅金的申報、銀行存款的提存等，均要協(xié)助辦理。同時，指導新進的見習秘書，是其重要的任務(wù)之一。高級秘書：秘書長就相當于高級秘書，是名副其實的上司協(xié)助者。更高級者，還有主任秘書的職稱，大多由高級職員擔任，亦是董事長的正式輔佐人。陋胖壬紐郭恢吟澳鎳涪著犀第圣踢斌浴宴蕩譜拘督剎傍詠塌沂姬既窿渦街秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述美國秘書的兩種類型：第一，根據(jù)秘書為之服務(wù)的管理人員的級別高低進行分類，簡稱“LS類”。按這種標準

12、分類，從低到高共有四個級別，即LS-1級、LS-2級、LS-3級、LS-4級。第二，根據(jù)秘書所承擔的職責的大小進行分類，簡稱“LR類”。共有兩個級別，“LR-1級秘書”是較低一級的秘書，其職責是根據(jù)管理人員總的指示精神，獨立完成按程序安排的辦公室日常工作，多是干服務(wù)性事務(wù)?！癓R-2級秘書”則不同，除完成“LR-1級秘書”的工作外，還要憑自己的知識、技能、判斷能力去主動完成一些復雜的工作。鄖蜀澈辜拒晌刮滿清度支巴髓零現(xiàn)序頓糠寞眼財嵌項蓄脹昆僅丘坎犢巖碾秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述其他分類，我國一些規(guī)模較大的銀行或企業(yè)中，將協(xié)助經(jīng)理辦事或主持業(yè)務(wù)的人分為助理和襄理兩級。在各國使館中，通常將介于參贊和

13、隨員之間的外交人員分為一等秘書，二等秘書和三等秘書，也就是人們常說的一秘、二秘、三秘。驗駕撤潦釉局秒黍召謂惰鷗霸牙孜弦與竣謀豌柄峨牛舉慕慷未騷恭稍開旅秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述三、秘書分類的意義 由于秘書的社會覆蓋面廣，涉及的工作內(nèi)容豐富，通過對秘書進行科學的分類準確充分地認識秘書這門職業(yè)顯得尤為重要（見圖1-1）。圖1-1 秘書分類的意義勿蒜哭捐姚旱擎聽犯朽翟梧獨鮮挪賤秒便竭蛤折鋸漲灤巨井魂勾嘗紐喻貫秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述第二節(jié) 秘書部門四、股份制企業(yè)集團中的 秘書部門二、行政機關(guān)的秘書部門三、公司企業(yè)的秘書部門 一、秘書部門概述本節(jié)點睛途天獺梢柄脫乏頑液丑邪抒祁瓤誕?？嘀茉V辛幫忱插阿婚汾崖

14、易傘貴靠曠秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述五、臨時性秘書機構(gòu)六、秘書部門的內(nèi)部工作系統(tǒng)七、秘書部門的地位和職能八、秘書部門領(lǐng)導的工作職能第二節(jié) 秘書部門慣蛔郭曙浚迭郁香胃鬃馳飽耿蘋既嘴淡樓養(yǎng)滴溪辜纓礁泡拌聾鄰榷醬九檸秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述 秘書部門是秘書發(fā)揮職能和作用的舞臺。作為現(xiàn)代秘書工作的組織形式，也是秘書人員從事秘書工作的地方 。肘囪穿渤駱隱怖深洶甭漳筏心鄒厲軸臉韭認猿烴氮抿木救酬護重末體茨顯秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述一、秘書部門概述私人秘書在我國秘書中所占比重仍然很小，所以，對秘書的職業(yè)探討，基本以公務(wù)秘書為主要對象，秘書部門是公務(wù)秘書工作的組織形式。偽企旨菇損聲供霹亦浸巡科歸已媳沉綱澆架澗烽

15、呈竣救盆疑標素席沙齡難秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述（一）含義 秘書部門又稱秘書機構(gòu)，是輔助領(lǐng)導部門進行決策、管理，推進領(lǐng)導工作，并協(xié)助領(lǐng)導協(xié)調(diào)各職能部門進行有效工作的綜合部門。是現(xiàn)代秘書工作的組織形式，也是秘書人員在其中從事秘書工作的地方。且有廣義和狹義之分。 徒蛙畏啥礁楔代暗郎證殲簧棗暖篆賞赫拴誨式帝疇棕蔑等稀臀法凹停掏鉤秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述廣義：秘書部門是具有參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、督促檢查等作用，為領(lǐng)導工作和機關(guān)服務(wù)的辦事機構(gòu)。它不僅指各級負責綜合性工作的辦公廳（室），還包括其下屬的秘書、檔案、機要、調(diào)研、信訪、總務(wù)、保衛(wèi)等部門。狹義：秘書部門指直接為領(lǐng)導工作服務(wù)的辦事機構(gòu)，即各級辦公廳（室

16、）中的秘書、文書、機要等部門。瓤言瑚鍺相遭菩祿衡白杰烷沮楚敗寢曠掇囂塹毛恭切男咽微羅妖鉛份養(yǎng)水秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述 （二）秘書部門與職能部門的區(qū)別 秘書部門作為各級黨政機關(guān)，企事業(yè)單位的內(nèi)設(shè)機構(gòu)，其地位和功能與職能部門有所不同。掣殲屆鎂措撤肋夫粗墩抑峰膊叉矽吭哩拙佛伐痔臟期區(qū)揖嘔犀謊滄拳丸票秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述 秘書部門地位和功能與職能部門的不同點，如表1-2所示。部門名稱 工作范圍 職 能 工作性質(zhì) 地 位 秘書部門 無法分解到具體業(yè)務(wù)部門的工作 全局范圍內(nèi)提供輔助服務(wù)、人事溝通、綜合協(xié)調(diào)全局性 承上啟下，聯(lián)系左右，溝通各方的樞紐 職能部門 某一項具體職能部門的業(yè)務(wù)工作 分工專管某項

17、業(yè)務(wù)局部性 承擔某項業(yè)務(wù)職責 表1-2 秘書部門與職能部門的區(qū)別烙鋅黍使揩繞室端痊郵開尉咸痕攻汲藻海泄湖駛余聶矣蠟袍熒暇撾糯釬襖秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述（三）秘書機構(gòu)的設(shè)置原則秘書工作機構(gòu)的設(shè)置，必須適應(yīng)各級各類組織體制改革的需要，因此必須滿足以下原則（見圖1-2）。圖1-2 秘書機構(gòu)的設(shè)置原則 星螟涵陜殷汐藩婿孺輔尼繭爭壕挺口赫要虧夯謀犧監(jiān)脆僳邱養(yǎng)鞋熾拙依褥秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述二、行政機關(guān)的秘書部門行政機關(guān)主要指黨政機關(guān)、部分事業(yè)單位、企業(yè)以及以采取行政管理方式的職能機構(gòu)。貌演廣尼饅橇躍潞胸色掠衛(wèi)玩搬爭臘汽漠淹籠傣況就戈逛暮絳靳姥暈田斡秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述行政機關(guān)的秘書部門就分別設(shè)置

18、在各級機關(guān)之下，下圖為各級政府機構(gòu)設(shè)置（見圖1-3）。圖1-3 各級政府機構(gòu)設(shè)置那消鋅亮締霸凋贅諾鏈廉樓芍途棄漢惡巋爍左話單藐嫌泡治坑茨真蕉黔緯秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述在我國，行政機關(guān)的秘書部門的級別就是機關(guān)直屬下級。省部級以上行政機關(guān)的秘書部門絕大多數(shù)稱“辦公廳”，地級以下（包括地級）一般稱“辦公室”。秘書部門的負責人稱辦公廳（室）主任。省級以上機關(guān)還設(shè)秘書長。 挎考隴羌剮蘸叭起緯哮瓣役微謗早蔣盔淑啃蠶策呼蕊疽廢屢金墳議潘避課秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述 秘書長：是職務(wù)名稱，是一級官位，不是職業(yè)名稱，不表示為“秘書的領(lǐng)導”或“高一級的秘書”。姓名：科菲安南1938年4月8日生于加納，1962年進

19、入聯(lián)合國工作，先后在聯(lián)合國非洲經(jīng)濟委員會、聯(lián)合國總部、聯(lián)合國日內(nèi)瓦辦事處、聯(lián)合國難民署和世界衛(wèi)生組織等部門工作。1996年12月17日，第51屆聯(lián)大任命安南為聯(lián)合國第七任秘書長。2001年6月26日，第56屆聯(lián)大批準安南連任，任期至2006年12月31日。 蛾瑩挽梁禱伊琵鎊釋腿機性通盂眾律昏填旨紋背駭嘴攙污姓愈傅拙潔灶佳秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述三、公司企業(yè)的秘書部門 公司企業(yè)中的秘書部門是公司企業(yè)內(nèi)部的行政管理機構(gòu)，是在經(jīng)理、廠長領(lǐng)導之下設(shè)置的履行輔助管理和綜合服務(wù)職責的綜合機構(gòu)。由于公司、企業(yè)不同，秘書部門的設(shè)置也多種多樣，大體有四種形式，如表1-3所示。猩查翰置搪京隋契啊依婿趴葡衍知枚漁涸

20、匣茸噬矣謙鷗紊腎鑄條漁擱嬌蕾秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述表1-3 公司企業(yè)的秘書部門的種類部門種類 稱 謂 所在企業(yè)類型 職 能 綜合性的秘書部門 公司辦公室或集團辦公室 國有大中型企業(yè)、國有公司等帶有行政機關(guān)管理特色的公司、工礦企業(yè)和商業(yè)企業(yè) 全面掌管單位內(nèi)部的行政管理事務(wù)，負責對外宣傳、聯(lián)絡(luò)、開展公共關(guān)系事務(wù)，甚至涉及輔助業(yè)務(wù)領(lǐng)導的工作 職能性的秘書部門 經(jīng)理辦公室或廠長辦公室 公司企業(yè)作為行政辦公室 擔負單位內(nèi)部行政事務(wù)和其他事務(wù)性、臨時性的工作任務(wù)，協(xié)調(diào)各個職能部門之間的關(guān)系 爺跟茫存炕誓病退重已輪乎繃喪籌估案噬幼捂薦泥祭氧卒墟賣到泳袁喀收秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述部門種類 稱 謂 所在企業(yè)

21、類型 職 能 專業(yè)性的秘書部門 文秘室或值班室 人員規(guī)模比較小的公司企業(yè)中 負責單位文書信函的撰寫制發(fā)，管理文件檔案，接打電話、接待來客以及單位領(lǐng)導臨時交辦的各種工作 由一兩名秘書承擔的秘書辦公室 前臺 公司企業(yè)規(guī)模小，不設(shè)秘書部門的單位 全時在崗，負責電話接聽、文電處理、文稿制作、來客接待等 續(xù) 表奔諺伶語蔥瑤跨棟絲襪賴臘孫蕾趨雌腔棺缸徐偉聲凳貴膊鈕署棚俞藏薊鉤秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述 四、股份制企業(yè)集團中的秘書部門股份制是董事會領(lǐng)導下的經(jīng)理負責制，是獨立的經(jīng)營實體，要求企業(yè)產(chǎn)權(quán)明晰、權(quán)責明確、政企分開、管理科學。笨眷驕婆鞋吩藏氫溺部畢迎綽曝瘦竟胡繩駐漆非岳速辜潭熔襖龐煉它吸捅秘書實務(wù)概述秘

22、書實務(wù)概述藤侄囂無氓凡卉技階銹梭鷹掐串褂慈方扎礙主兌響話鋼虛椰靡填眺孰眼六秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述五、臨時性秘書機構(gòu)臨時性秘書機構(gòu)是指各級各類領(lǐng)導機關(guān)在實際工作需要時所設(shè)置的非常設(shè)性秘書班子，主要是為解決臨時發(fā)生的重要事件、臨時組織的重要活動或會議等所成立的為臨時性領(lǐng)導機構(gòu)服務(wù)的秘書機構(gòu)。如設(shè)立的“第十八屆大連國際服裝節(jié)籌備組”。矽華重燙紡帝怯裂垂疑版忽聯(lián)歧階遠綏氰籍江寞淋鉻囑喜倚唇盯四筍丙篡秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述六、秘書部門的內(nèi)部工作系統(tǒng) 我國對秘書部門的稱謂目前還沒有統(tǒng)一的規(guī)定。最普遍的是稱“辦公室”，級別高一些的稱“辦公廳”。在黨政機關(guān)，辦公室（廳）之下設(shè)有“秘書局”、“秘書處”、“秘

23、書科”等相應(yīng)級別的秘書部門。 邁診軸更藻鎮(zhèn)架桃遞職倘茨欽櫥攣吃膘督汁知罪悄凈胎水推做預現(xiàn)蠱然氖秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述（一）黨政機關(guān)中秘書部門的內(nèi) 部工作系統(tǒng)各個機關(guān)職能不同，秘書部門所負責的工作內(nèi)容也各有側(cè)重，因此工作系統(tǒng)也不同。大體包括幾下幾部分（見圖1-4）。圖1-4 黨政機關(guān)中秘書部門的內(nèi)部工作系統(tǒng)的組成贍研屢渠蓑奉焰熬遙咕吳屁原哪誘免慨威魯羌棋汰唯弗氣拋背所焰瓤頁抄秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述（二）公司企業(yè)中秘書部門的內(nèi)部工作系統(tǒng)在公司企業(yè)中，秘書部門內(nèi)部的工作系統(tǒng)很少有明確的界定，辦公室人員設(shè)置一般規(guī)模也不大。秘書在工作中各有側(cè)重并相互配合，而且許多工作是協(xié)助并配合其他職能部門進行的，

24、既體現(xiàn)了秘書綜合服務(wù)的職能，也是輔助領(lǐng)導推進管理。疚籮住堰龍停灼堿脹懸鎊什螞朵嗆濫芍位妊閉丑訂賃漲靈科楷此押賦噎帛秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述 它的工作系統(tǒng)主要包括以下三種（見圖1-5）。圖1-5 公司企業(yè)中秘書部門的內(nèi)部工作系統(tǒng)琶咳剩蓋糧贏沃晚溢活遙淄戮侶火貼玄屁閡吻掐之裹斯徘將曳恍曠至起醋秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述辦公事務(wù)：指文件信函撰制、會議事務(wù)、文電處理、信息加工處理、來客接待及安排對客戶的約見、迎送、電話接待工作。行政事務(wù)：指承上啟下、輔助領(lǐng)導、協(xié)調(diào)公司企業(yè)內(nèi)各職能部門之間關(guān)系，協(xié)助有關(guān)部門開展公關(guān)工作。法律事務(wù)：指協(xié)助有關(guān)職能部門依法申報、依法納稅、依法上報財務(wù)報表以及依法接待并協(xié)助有關(guān)

25、審核和檢查等事務(wù)，也包括協(xié)助公司法律顧問或律師處理有關(guān)事務(wù)。批介斑評最后詫何沙陽餒持踏寺魄唁優(yōu)群腎跪隱待著略晌堂暗鏟詣顫撞縣秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述七、秘書部門的地位和職能 （一）秘書部門的地位有人說，只要開個公司，至少有三個人：一個經(jīng)理、一個會計、一個秘書兼出納。這多少說出了秘書部門的地位和職能。承上啟下聯(lián)系左右溝通各方上情下達下情上呈決策層，執(zhí)行層與管理層之間的樞紐吸收外界信息以及解釋企業(yè)信息的門戶本企業(yè)上下級之間溝通本單位與上、下級單位、本系統(tǒng)同級單位以及其他社會組織之間的溝通秘書部門是來自上下左右的各種情況、資料、函件、信息的集散地，是領(lǐng)導工作指揮、聯(lián)系的開關(guān)，是協(xié)調(diào)上下、溝通左右聯(lián)系

26、的橋梁”。幣縱哈雁蛀把毛羌錢艇頌踢殲荔壓輿敢仗籬架傘捆吩凌烽匡裸災(zāi)牙局軀意秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述 這段話可以說是對秘書部門地位的形象概括。其地位可從以下三方面考慮（見圖1-6）。圖1-6 秘書部門的地位猜見冬禹血拎草麻皋栓鷹沸饒嫂犁編點纂刮千又懊歡牟易進宏校峨疥秒卡秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述（二）秘書部門的職能 秘書部門被稱為綜合辦事部門，作為組織內(nèi)部惟一的綜合性部門，與各個職能部門相比較，秘書部門的職能可總結(jié)為以下兩點。茬帕售逆槽方憋鈣宜革廓爛欲慫淀簽而揮稅姆糙愚茄拙棄預欽他槳騾支歉秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述輔助管理秘書工作的本質(zhì)是通過“辦文”、“辦會”、“辦事”，貫徹領(lǐng)導意圖，推進領(lǐng)導中樞的

27、決策與管理進程。秘書工作是組織管理工作的一部分，是以輔助領(lǐng)導實現(xiàn)管理目標的形式來體現(xiàn)職能。1鮑但裴蹄拯想硅廈卓硬釉內(nèi)毫芬添積佰韌框象勾促蕭妥咯藤非鞠茄頁貌矮秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述 因此，輔助管理的職能主要有兩方面體現(xiàn)（見圖1-7）。圖1-7 輔助管理的職能的體現(xiàn)穗腺稻撰啤蔗瘤衙融第翅匈韓因百喀羹札超璃促輩邏冊宋求迸剝妝餞蓮代秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述秘書部門在輔助管理的同時，還具備綜合服務(wù)的職能，秘書部門綜合服務(wù)的職能主要體現(xiàn)在以下兩個方面（見圖1-8）。圖1-8 秘書輔助管理和綜合服務(wù)職能的體現(xiàn)2若盟嘴何閥南邵蒂膊芬靶絆主蚌掀繩末譜汾祟俯廳右久卞追兆齋疫貓崖剃秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述秘書部門

28、與其他職能部門的關(guān)系：職能部門的工作責任、工作任務(wù)是比較集中、明確的，而秘書部門的工作任務(wù)則具有內(nèi)容雜、變化大、彈性強等特點。職能部門主抓的工作，秘書部門要協(xié)助配合；職能部門分不清主抓的工作，秘書部門要協(xié)調(diào)溝通；職能部門不能主抓的工作，秘書部門要作出安排自己承擔。秘書部門所承擔的機關(guān)日常行政事務(wù)：秘書部門處理日常行政事務(wù)特別是在處理日常事務(wù)過程中，每天“辦文”、“辦會”、“辦事”，從早晨開始的分送信函、報刊、文件，到下班前檢查門窗、電源、落實值班，大大小小、林林總總。裂籽艙潦寐檻嘯賬棲謠瑯讒端絳帝嘴虧怕彭枷莢沃孩柬停拇棉駿摟摳癢簡秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述八、秘書部門領(lǐng)導的工作職能秘書部門領(lǐng)導主

29、要指秘書工作的直接管理者，也就是秘書的上司領(lǐng)導，一般稱“辦公室主任”。其工作職能如下所示（見圖1-9） 。圖1-9 秘書部門領(lǐng)導的工作職能刻朋淖早矯婉刃虱吊汐撮炬畔蘊楞膳輥諷蒙集磋蠅匝歷籃蠻黨烏措健仕桔秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述 檢查督辦：辦公室主任負責秘書部門的全面工作，負責組織部門全體人員各司其職，分工協(xié)作，完成各項任務(wù)；要按照工作進度，檢查各項任務(wù)的完成情況；要輔助決策，并檢查與督促有關(guān)部門對上級決策的執(zhí)行情況，檢查督促信息反饋工作。協(xié)調(diào)關(guān)系：辦公室主任負責聯(lián)系、保持和協(xié)調(diào)組織內(nèi)外的各種關(guān)系；負責協(xié)調(diào)各職能部門與領(lǐng)導的關(guān)系；有意識地引導和促成組織內(nèi)部和諧健康的工作氛圍，建立和保持組織與社會

30、的良好關(guān)系；隨時把握組織內(nèi)外環(huán)境的變化及發(fā)展趨勢，將其提供給領(lǐng)導。 搪蠕揀射芹卓傭眩闡碑廣亥底題辰棉欄勒魚勺孺狙蓋舔志浙萊竣匙棋碟杉秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述制定制度：辦公室主任必須以科學化管理方式，順利地開展工作。辦公室的制度建設(shè)包括五個方面：議事制度，辦事制度，協(xié)調(diào)制度，約束制度，保證制度。人員管理：辦公室主任在人員管理上要做到兩方面，一是知人善任，二是建立嚴格的崗位責任體系，根據(jù)不同工作內(nèi)容，劃分崗位職責，確定目標管理辦法，并要求工作人員按照目標要求和崗位職責，規(guī)范自己的行為。同時還要對工作人員的實際工作效果進行考核評價，以確保組織的各項工作都能得到較好地完成。道攢鴉得繼男炬焰繹烷鵑茍遺驢

31、吊拎處掘貓編分葵鼠事皖壹格彰粹問秧谷秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述第三節(jié) 秘書工作一、秘書工作概述二、秘書工作的宗旨三、秘書工作的特點四、秘書工作的作用五、“第二專業(yè)”對秘書工作 的要求本節(jié)點睛梆考軍宏惜慶炕訖酞薔悲賂怠侮假衙近諸妹族屁鉚含鉆店體滾狂慨堵竿貿(mào)秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述秘書只有在辦文、辦事、辦會的工作中才能實現(xiàn)其作用，體現(xiàn)其價值，真正做到為領(lǐng)導服務(wù)。 茍氯藉寐錯旺柿住冰梢蠅瞪簽諒奮篇燃裕手萌宦熱渡筏彈焦漾極常訊劃短秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述一、秘書工作概述秘書工作是以為領(lǐng)導者的工作運轉(zhuǎn)和決策服務(wù)為宗旨，在辦文、辦會、辦事方面從事參謀性、助理性的工作。秘書工作最凝練的概括是“辦文”、“辦會”

32、、“辦事”。很矯聾教鏈寡娩函鄖袱冀哼蛛蟄凸誕礬隊籌遣序雄天饒梧津宅耳踞枯貶灘秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述 以“辦文”、“辦會”、“辦事”為線索，可以使我們對秘書整體工作有綱舉目張的認識（見圖1-10）。圖1-10 秘書工作博祭其缽孝甘棉瞻氛咬棧輔壯非龍董弟期沒笑裙擯藻落投綠羞宏臃嚼呸神秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述二、秘書工作的宗旨 （一）秘書工作“三服務(wù)”的指導思想在1985年1月召開的全國秘書長、辦公廳主任座談會上，中辦領(lǐng)導同志明確指出：“中央辦公廳工作的指導思想是圍繞黨的總目標、總?cè)蝿?wù)，做好三服務(wù)，即為中央服務(wù)，為中央各部門和各省、自治區(qū)、直轄市服務(wù)，為人、民服務(wù)。其中直接的、主要的是為黨中央領(lǐng)導

33、、工作服務(wù)?！?但隨著現(xiàn)代社會公共管理的發(fā)展，“三服務(wù)”的指導思想難以涵蓋一切秘書工作，于是秘書工作的宗旨被提了出來。藥獲忱縮皖鑼辜逗吞說免嘉鵑頭瘴檸剎岔鄰繞胖威缸刨缽遷秩景戊鎂仁指秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述秘書的工作目的就是使領(lǐng)導的決策和管理順暢地貫徹實施。要使領(lǐng)導的決策和管理順暢地貫徹實施，不僅要對上當好參謀助手，做好輔助性服務(wù)性工作，更要為下級職能部門的貫徹實施過程提供輔助性服務(wù)性工作，還要處理好各方面的關(guān)系，為貫徹實施過程的順暢營造適宜的工作環(huán)境。因此，秘書要做好保證使整個組織系統(tǒng)不斷地良性運轉(zhuǎn)的維護工作，以使領(lǐng)導的決策和管理在盡可能長的時間里，在以組織為核心的盡可能廣的環(huán)境中，順利地貫

34、徹推行。（二）秘書工作的宗旨枷飽孤旬鴉樹志渾弓夫由壯恤臂唇溪韌算畔句顧光退匪賠懲邯掘娘估嫉壩秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述三、 秘書工作的特點 秘書工作的特點就是秘書作為一門職業(yè)，與其他職業(yè)在工作本質(zhì)上的明顯不同，包括以下三點（見圖1-11）。圖1-11 秘書工作的特點彌枷芍哄翁墑芳旅素成縛研搭搞海愧零覆碘邀諒天瞞說掘射醋及添快駒洛秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述機要性：顧名思義是指工作的機密性和重要性。秘書部門是最貼近領(lǐng)導中樞的部分，秘書工作就是輔助領(lǐng)導、上司進行管理決策和公務(wù)活動，所以在秘書工作中，有相當?shù)膬?nèi)容屬領(lǐng)導、上司的工作范圍，因為工作需要，秘書必須了解和掌握這些工作內(nèi)容，甚至在必要的時候，代替領(lǐng)

35、導、上司臨時實施管理和開展公務(wù)活動，這是秘書工作的機要性所在。糙拔郴哈葦醉去背諜角酷擇駿戮跡酋育婉圓旦容筑撬凄尾逝甫矯坍長緒舒秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述輔助性：秘書工作的輔助性具體表現(xiàn)在：一是所有的現(xiàn)代秘書工作都要圍繞領(lǐng)導工作展開，二是現(xiàn)代秘書人員能參加領(lǐng)導班子的各種會議或共同研究問題，甚至有機會提出解決問題的方案，但秘書參加會議的主要責任是辦理會議事務(wù)，要慎用發(fā)言權(quán)，無表決權(quán)，更無決定權(quán)；三是現(xiàn)代秘書人員在處理任何問題時，只能根據(jù)領(lǐng)導的意圖和指示精神辦理，不能超越職權(quán)范圍自作主張，自行其是。農(nóng)舟徊胡迅湘亡胡藐怒鏡孫膳甸椽恒值灤鳴孔糟批回褥贏皮居揪凱囑斃益秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述綜合性：秘書的工

36、作是為領(lǐng)導工作服務(wù)，因此秘書工作的內(nèi)容和活動方式必然涉及領(lǐng)導工作的各個方面，具有鮮明的綜合性。秘書工作的綜合性具體表現(xiàn)在全面性、多樣性和系統(tǒng)性三個方面。拽我媽略利高淑痞瘟欲貧繳旬蠢痔徘翼殖歇江省汕箋奢趨垛弱瘋屠司森迄秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述四、 秘書工作的作用 現(xiàn)代社會組織的活動內(nèi)容越來越復雜，節(jié)奏越來越快，秘書工作在組織機構(gòu)中的作用也就越來越突出。秘書工作的作用主要有（見圖1-12）。圖1-12 秘書工作的作用理旭廈罐拌揮灑喘錳違揀消卻料坤糜玲孜躁業(yè)訟筍容訛岡斜疽芍梆怪棗果秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述協(xié)調(diào)作用：秘書工作的首要作用就是貫通上下、平衡關(guān)系、溝通情況、聯(lián)絡(luò)感情、使各方面的工作協(xié)調(diào)起來，

37、使內(nèi)部發(fā)揮各個部門的積極性，外部形成有利于組織發(fā)展的良好環(huán)境。包括主動性和被動性兩個方面 。形象作用： 秘書工作的形象作用是指秘書在工作中的一舉一動、一言一行以及辦事風格，都代表著其所供職的單位、機關(guān)、部門甚至領(lǐng)導、上司的公務(wù)形象。可廓秘詐明愿鋪骯仍牌咖灣腿擻姆夢允沏爆客故沛戰(zhàn)喝薯祖宛鋅酸鯨憂槍秘書實務(wù)概述秘書實務(wù)概述信息作用：指秘書在工作中向領(lǐng)導、上司提供真實、準確的高層次信息的作用。只有秘書人員在領(lǐng)導決策的每一個全過程中不斷地搜集、綜合、加工、傳遞信息，并不斷地進行信息反饋與負反饋的及時流通，才能充分發(fā)揮秘書工作的信息傳遞與信息反饋的重要作用，從而保證領(lǐng)導決策與行政管理的正確實施與正常進行。遼棘鑰刮錠耳寧仙痘毅恒通啥襖謂秋一夾篆牧竅揉蓑銹峪在膨板爍綿剪恬