-公司行政管理工作整體思路匯報

1、如果文檔合適請下載打賞支持- PAGE 9 -yxz（集團(tuán)）有限公司辦公室職能情況說明及管理建議（部門工作白皮書初稿）主要內(nèi)容：一、部門簡介二、部門重點(diǎn)職能三、部門文化精神辦公室核心文化 主 動及 時簡 約到位（一）工作理念（二）工作要求（三）注意事項(xiàng)四、部門組織架構(gòu)（一）部門組織結(jié)構(gòu)（二）部門崗位設(shè)置五、級別設(shè)置及管理方式六、部門制度（待完善） 2011-9-13 一、部門簡介yxz（集團(tuán)）有限公司辦公室是集團(tuán)行政管理與提升職能管理的核心機(jī)構(gòu)，于 1993 年 6 月成立，期間，多次由其他職能部門兼管，2010 年辦公室與人力資源部合署辦公，統(tǒng)一由人力資源部領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)管理，2011 年 8 月

2、，從人力資源部門正式剝離，由專人負(fù)責(zé)管理， 獨(dú)立開展各項(xiàng)行政管理工作。辦公室的職能獨(dú)立運(yùn)轉(zhuǎn)體現(xiàn)了集團(tuán)對于辦公室高定位的管理要 求，不僅要求在職能上要滿足日常行政管理要求，涵蓋企業(yè)文化建設(shè)及信息化建設(shè)，同時要體現(xiàn)行政（運(yùn)營）的核心管理價值，從有限分工型行政功能向全能普化型過度，真正做到辦公室的行政管理涵蓋部分運(yùn)營、戰(zhàn)略、文化建設(shè)的“大辦公室”的管理格局，真正地為集團(tuán)管理核心層提供高效的行政服務(wù)及支持。二、部門重點(diǎn)職能依據(jù)集團(tuán)賦予的責(zé)任和權(quán)利，現(xiàn)將部門職責(zé)進(jìn)行闡述：（一）辦公室職能層次劃分（共 13 項(xiàng)）1、政務(wù)型職能（4 項(xiàng)）：督辦（計劃）管理、文書（公文）管理、企業(yè)文化建設(shè)、行政體系建設(shè)（標(biāo)準(zhǔn)

3、化建設(shè)）；2、事務(wù)型職能（5 項(xiàng)）：會務(wù)管理、檔案管理、印鑒管理、資質(zhì)管理、通信管理；3、服務(wù)型職能（4 項(xiàng)）：后勤管理、接待管理、外聯(lián)管理、車輛管理。（二）辦公室重點(diǎn)職能說明（KPI） 1、政務(wù)型職能（管理核心）督辦管理：負(fù)責(zé)督辦并推進(jìn)集團(tuán)重點(diǎn)工作，組織制定并分解目標(biāo)計劃，階段評估反饋下級單位進(jìn)展情況并指出修正方案，確保工作目標(biāo)完成，同時合理評估各單位的績效；計劃管理：對行政過程中的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行整理分析，為集團(tuán)決策層提供重要參考支撐，確保管理留有痕跡；文書管理：完善集團(tuán)行政工具的規(guī)范并實(shí)施，如公文管理、會務(wù)管理、協(xié)同辦公管理（OA），確保各類公文的及時高效處理;行政體系建設(shè)：集團(tuán)行政體系的建

4、設(shè)，建立、完善、推行行政規(guī)章制度及流程，確保行政管理有章可循;企業(yè)文化建設(shè)：集團(tuán)視覺識別系統(tǒng)的完善、企業(yè)門戶網(wǎng)站的建設(shè)和維護(hù)、及其他企業(yè)文化相關(guān)工作。2、事務(wù)型職能（管理保障）會務(wù)管理：根據(jù)集團(tuán)統(tǒng)一安排，完善會議管理制度（含流程），復(fù)核會務(wù)服務(wù)支持方案、全程監(jiān)控，為各類會議成功召開提供支持，并確保費(fèi)用控制在預(yù)算范圍內(nèi)。檔案管理：根據(jù)集團(tuán)戰(zhàn)略發(fā)展要求及部門日常工作需求，完善檔案管理制度，研究檔案形成的必要和必需條件，運(yùn)用現(xiàn)代信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，合理規(guī)劃集團(tuán)檔案管理階段性目標(biāo)，以國家檔案管理等級為努力方向及標(biāo)準(zhǔn)，全面提升集團(tuán)檔案管理水平。印鑒管理：按照公司印鑒管理規(guī)定，謹(jǐn)慎、規(guī)范并按規(guī)定程序經(jīng)

5、申請報批后使用，對于不符合手續(xù)的用印，有權(quán)提出異議或拒用。如遇特殊情況，印鑒管理員應(yīng)經(jīng)請示批準(zhǔn)后方可加蓋印章。對于重大經(jīng)濟(jì)合同、擔(dān)保、立項(xiàng)、人事任免等重大事項(xiàng)，須經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表人審批簽字后，方可加蓋印章。對于擅自使用印章或以欺騙手段使用印章，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重給予行政處分、經(jīng)濟(jì)處罰，直至追究刑事責(zé)任。資質(zhì)管理（標(biāo)準(zhǔn)化管理）：負(fù)責(zé)集團(tuán)各種標(biāo)準(zhǔn)化管理體系及企業(yè)相關(guān)證照的建立、維護(hù)、監(jiān)控、文件管理和更新、體系的持續(xù)改進(jìn)、各類審核以及其他相關(guān)工作。通信管理：負(fù)責(zé)整個集團(tuán)的電話、網(wǎng)絡(luò)等通信設(shè)備的布置及維護(hù)，保障日常辦公需求,對突發(fā)性事件有緊急處理預(yù)案。3、服務(wù)型職能（管理基礎(chǔ)）后勤管理：負(fù)責(zé)對

6、集團(tuán)公務(wù)車輛管理、辦公環(huán)境維護(hù)、辦公資產(chǎn)配置及更新、安全環(huán)境建設(shè)等工作，保障集團(tuán)日常辦公設(shè)施運(yùn)轉(zhuǎn)正常。接待管理：負(fù)責(zé)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的出差餐旅的全程安排，制定集團(tuán)接待管理相關(guān)制度，進(jìn)一步明確接待工作的原則、規(guī)格、禮儀、內(nèi)容、程序。外聯(lián)管理：負(fù)責(zé)集團(tuán)的對外聯(lián)系，定期對關(guān)系單位進(jìn)行聯(lián)絡(luò)及回訪，建立并健全外聯(lián)管理的相關(guān)制度，維護(hù)好與各單位的友好往來關(guān)系。車輛管理：車輛管理是對車輛及駕駛員的技術(shù)監(jiān)督和安全管理，通過一些列的標(biāo)準(zhǔn)及制度規(guī)范，進(jìn)一步增加車輛安全行駛，提高車輛使用效率。三、部門文化精神（一）工作理念主動及時簡約到位主動（行為態(tài)度）：對集團(tuán)忠誠，對部門服從，對工作敬業(yè)。職責(zé)內(nèi)的業(yè)務(wù)主動思考并不斷完善、

7、優(yōu)化、提高；對上級的安排和要求不推諉，積極貫徹落實(shí)。主動提出工作設(shè)想，遇到問題主動承擔(dān)職能責(zé)任，主動尋找解決方案，及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報問題解決方案及進(jìn)展情況。及時（工作效率）：在具體執(zhí)行的過程中要保證計劃的時間節(jié)點(diǎn)，對于上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作要及時完成，如需分階段完成的要及時匯報進(jìn)度，將工作進(jìn)展情況及時迅速的上下傳遞，從而使得一項(xiàng)工作的一系列主要人員在過程中信息溝通及時，縮短組織的行政弧度、提高決策效率，及時完成各項(xiàng)工作。簡約（工作效果）：要注重工作效果，不能將自身的工作價值及工作成果，強(qiáng)加或建立于其他部門復(fù)雜的辦公體系之上，使簡單的事情變得異常的繁瑣復(fù)雜，這是辦公（行政）管理的大忌。管理是一項(xiàng)并聯(lián)的工

8、作，用最短的時間，最便捷的方式，最少耗費(fèi)人力、物力， 既能將行政運(yùn)轉(zhuǎn)暢通，又有能力去保證行政的簡約，才能體現(xiàn)出集團(tuán)行政管理的核心工作效果。到位（工作效能）：在執(zhí)行每一項(xiàng)具體工作的時候，要全面、系統(tǒng)地考慮問題的關(guān)聯(lián)性，一次性將事情處理到位，杜絕二次工作和返工的情況發(fā)生。系統(tǒng)地解決或完成一項(xiàng)工作，不再重復(fù)的浪費(fèi)時間、人力和物力，倡導(dǎo)“綠色”辦公，從而真正地提升部門的整體管理能力和外部管理形象。（二）工作要求團(tuán)結(jié)進(jìn)取堅(jiān)持原則提升視角思考創(chuàng)新團(tuán)結(jié)進(jìn)?。翰块T要團(tuán)結(jié)，體現(xiàn)大家庭的管理模式，對部門員工的工作、生活要關(guān)心，在員工或者部門遇到困難和問題的時侯，部門要主動了解，及時尋找解決方案，體現(xiàn)應(yīng)有的部門凝聚

9、性與人文關(guān)懷； 對外要保持部門的權(quán)威性，對內(nèi)要開誠布公的進(jìn)行反思，積極尋找提升部門管理的方式、方法；對內(nèi)進(jìn)行有效及時的溝通，對外口徑保持一致；嚴(yán)禁出現(xiàn)任何形式的有損于部門管理形象和破壞部門整理管理水平的行為，也不可出現(xiàn)對員工之間冷漠、推諉、詆毀等情況發(fā)生， 一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴(yán)肅處理，重者清除團(tuán)隊(duì)。堅(jiān)持原則：工作中要“一切為公”、“對事不對人”，一切要按照集團(tuán)授予的權(quán)責(zé)及標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，任何人不得以任何形式利用自身職權(quán)為私人提供便利和謀得利益，保持辦公室的公正、公平、公開的行政形象；一切工作有章可循，有具體的標(biāo)準(zhǔn)和權(quán)責(zé)。提升視角：考慮工作的時候，要提升一個級別來思考自身工作， 善于換位思考。專員要站在主管的

10、角度思考問題，主管要站在部門領(lǐng)導(dǎo)的角度思考問題，部門領(lǐng)導(dǎo)要站在集團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)的角度來思考問 題，這樣，工作的角度才會提高，工作的質(zhì)量才會完善；同時，在完成其他職能工作的時候，要主動站在對方的角度思考工作的方式、方法、效率、結(jié)果，有效提升部門的管理高度。思考創(chuàng)新：勤于思考，善于總結(jié)和分析，勇于創(chuàng)新工作思路和工作方法，善于規(guī)劃自己的工作目標(biāo)，當(dāng)問題發(fā)生時，能及時提出自己的解決方案。（三）注意事項(xiàng)1、首問責(zé)任制。部門內(nèi)各項(xiàng)管理職能要對部門全體員工進(jìn)行宣貫，讓每位員工都了解部門的業(yè)務(wù)范圍、歸屬、基本處事流程等。在工作期間，辦公室在崗被詢問的工作人員即為首問責(zé)任人 。要求首問責(zé)任人對提出的問題或要求，無論

11、是否是自己職責(zé)（權(quán)）范圍內(nèi)的事，都要給一個滿意的答復(fù)。對職責(zé)（權(quán)）范圍內(nèi)的事，若手續(xù)完備， 首問責(zé)任人要在規(guī)定的時限內(nèi)予以辦結(jié)；若手續(xù)不完備，應(yīng)一次性告之其辦事機(jī)關(guān)的全部辦理要求和所需的文書材料，不要讓問題反復(fù)處理或浪費(fèi)時間。對非自己職責(zé)（權(quán)）范圍內(nèi)的事，首問責(zé)任人也要熱情接待，并根據(jù)來訪事由，負(fù)責(zé)引導(dǎo)至相應(yīng)人員處， 讓來訪各項(xiàng)工作方便、 快捷地找到經(jīng)辦人員并及時辦事。對不遵守首問責(zé)任制，造成不良影響的，要給予相應(yīng)處理。2、團(tuán)結(jié)互助融為一體。部門上下要具有團(tuán)結(jié)意識，各司其責(zé)但要相互補(bǔ)位，在工作中要互相幫助，彰顯集體的智慧和力量。3、決策不執(zhí)行，執(zhí)行不決策。各項(xiàng)職能逐步授權(quán)下移，責(zé)任逐步上調(diào)，保

12、持清晰的方向感和管控意識，即決策不執(zhí)行；辦公室作為一個具備執(zhí)行權(quán)的部門，要深刻領(lǐng)會這一管理理念，在領(lǐng)導(dǎo)沒有授權(quán)的前提下嚴(yán)禁擅自做主決策相關(guān)事項(xiàng)，即執(zhí)行不決策。4、可以越級匯報，絕不越級處理。廣納良諫，但要遵循管理層級，非特殊情況辦公室主任不插手具體業(yè)務(wù)，辦公室員工不跨級、越級匯報工作，如遇此類情況須從問題本身角度出發(fā)，按照公司管理層級及授權(quán)程序執(zhí)行。5、辦公（行政）無小事。辦公室的基礎(chǔ)性工作就是要保障辦公正常運(yùn)轉(zhuǎn)，避免影響辦公所需制度、環(huán)境等事情發(fā)生，為了動態(tài)管理辦公，需要“抓反復(fù)、反復(fù)抓”，以多種形式與手段管控辦公體系，保障其正常運(yùn)轉(zhuǎn)。四、部門組織架構(gòu)（一）部門組織結(jié)構(gòu)1、目前的組織架構(gòu)：略

13、2、優(yōu)化后的組織架構(gòu)：略（二）部門崗位設(shè)置1、辦公室主任：全面負(fù)責(zé)部門管理，重點(diǎn)以政務(wù)型職能為準(zhǔn)， 即督辦（計劃）管理、文書（公文）管理、企業(yè)文化建設(shè)、行政體系建設(shè)。2、后勤主管兼部門助理：全面負(fù)責(zé)部門后勤管理工作，主要包括辦公資產(chǎn)管理、辦公環(huán)境維護(hù)、車輛管理、門衛(wèi)保安、會務(wù)組織及服務(wù)等后勤工作；同時，兼任部門助理，配合辦公室主任開展部門其他相關(guān)工作。3、檔案管理專員：以負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理為主，同時負(fù)責(zé)集團(tuán)的證照年檢等相關(guān)工作。4、信息管理專員：主要配合集團(tuán)資質(zhì)升級方面相關(guān)信息化建設(shè)工作，例如企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)的維護(hù)、項(xiàng)目管理軟件等，同時，對集團(tuán)內(nèi)部的通訊、網(wǎng)絡(luò)等實(shí)施進(jìn)行維護(hù)，合理配置并及時進(jìn)行更新。5、前臺文員：主要負(fù)責(zé)前臺接待及文書相關(guān)工作。五、層級設(shè)置及管理方式1、辦公室主任：由集團(tuán)總經(jīng)理聘用，受總經(jīng)理委托負(fù)責(zé)集團(tuán)行政辦公管理事宜，全面負(fù)責(zé)開展行政管理及日常辦公室管理工作。2、辦公室副主任：由辦公室提名，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)聘用，對辦公室主任負(fù)責(zé)，協(xié)助辦公室主任開展工作。3