界老年旅游大會會務服務招標方案

1、首屆世界老年旅游大會會務服務招標方案一、大會概況為了貫徹落實黨的十九大精神，滿足人民群眾對美好生活的需求，深化旅游的宣傳營銷，推動入境旅游發(fā)展，打造老年旅游國際品牌，擴大我省在國際上的知名度、美譽度和影響力。首屆世界老年旅游大會將是一場全球性的盛會，預計將吸引中外嘉賓800余人，其中包括世界旅游組織專家,20多個國家的老年大學校長、國際美食學校校長，國際旅游目的旅行商，國際葡萄酒組織專家，國際美食美酒作家等國際嘉賓約500名。大會擬由國際老年大學協(xié)會、中國老年大學協(xié)會、省發(fā)展和改革委、省旅游發(fā)展委、煙臺市人民政府作為主辦單位,山東省老年大學協(xié)會、煙臺市旅游發(fā)展委員會、煙臺天馬維拉斯老年大學為承

2、辦單位。大會期間，將組織開展大會開幕式、國際老年旅游研討會、國際美食美酒圖書大賽及頒獎典禮、山東省老年藝術比賽等多項活動，會后將組織部分國際嘉賓分組對山東老年旅游資源和游學旅游產(chǎn)品進行實地考察。我們希望能把世界老年旅游大會辦成品牌性、年度性、周期性的國際盛會，在山東打造國際老年文化交流基地和國際老年游學基地，借助這兩個平臺，整合全省老年旅游資源,把山東建設成國際老年旅游目的地，成為全國甚至世界老年旅游產(chǎn)業(yè)發(fā)展的領頭軍。二、參加人員及人數(shù)國際嘉賓及國內主要嘉賓100人；國內老年大學代表200人（省內100人，省外100人），國內外旅游業(yè)和媒體代表100人，共約計400人。三、招標服務內容通過公開

3、招標方式確定服務商，中標供應商應提供2018年5月23日至6月1日首屆世界老年旅游大會期間的相關服務，包括大會開幕式及相關活動的策劃與實施，大會相關食宿交通及會后考察的組織與實施，大會相關服務人員配備及資料印制服務等。（一）會務組織成立首屆世界老年旅游大會會務組，專職工作人員很多于7人，并派專人駐場工作，向招標方直接匯報，與招標方及與大會相關各方保持高效聯(lián)絡和溝通。（二）大會策劃與咨詢1、根據(jù)山東省省直機關外賓接待經(jīng)費管理辦法，制定首屆世界老年旅游大會接待服務總方案，供招標方審核，并按照招標方的要求對方案進行修改。2、依據(jù)招標方審核通過的首屆世界老年旅游大會接待服務總方案，制定大會開幕式及相關

4、活動方案、住宿餐飲方案、用車方案、會后考察方案、醫(yī)療保健方案、安全保障方案等分方案，供招標方審核，并按照招標方的要求對分方案進行修改。3、提供以保證活動順利進行的突發(fā)性安全事件應急處理預案包括但不限于：社會安全緊急處理方案、突發(fā)災難性事件緊急預案等。4、制定首屆世界老年旅游大會代表手冊，供招標方審核，并按照招標方的要求進行修改。（三）大會開幕式及相關活動具體要求1、開幕式1.1場地要求：場地面積不小于1000平方米，酒店要求四星級以上酒店或者同級別的國際品牌酒店。1.2場地布置：LED大屏幕：尺寸很多于10 x6米，每組分辨率不低于P3;舞臺、演講臺搭建：舞臺尺寸很多于20mxl2m,需為專業(yè)

5、的晚會活動舞臺；演講臺要求帶有好客山東logo和大會主題logOo燈光音響：配備專業(yè)燈光、音響等相關設備。展覽展示：根據(jù)需要，為大會設計制作特效視頻、PPT、海報、圖片展覽、展架等。啟動儀式：策劃設計新穎的啟動儀式，并配備球煙霧機、彩虹機等效果設備。會場布置：策劃設計并布置嘉賓通道異型門及宣傳板、主題簽到板、主題歡迎板、大會行程背板、椅背貼、地貼、指示牌、席簽、會場鮮花、綠植等。人員：提供同聲傳譯服務，租賃同傳設備，同聲傳譯人員很多于2人；聘請專業(yè)中英主持人。2、相關活動1歡迎餐敘場地面積：能夠滿足400人以上同時用餐，酒店要求四星級以上酒店或者同級別的國際品牌酒店。場地布置：配備背景板、專業(yè)

6、燈光、音響等相關設備。人員：提供專業(yè)中英文主持人，配備翻譯人員。宣傳片：山東老年旅游宣傳片制作剪輯（5分鐘）。晚餐標準嚴格按照山東省省直機關外賓接待經(jīng)費管理辦法執(zhí)行。2.2相關會議場地面積：會議場地不小于1000平方米（使用時間：2.5天），酒店要求四星級以上酒店或者同級別的國際品牌酒店。茶歇：提供很多于400人次茶歇服務，很多于三次。物料制作：包括會議手冊、PPT、簽到背景板、舞臺、講臺、設備租賃等人員：提供同聲傳譯服務，租賃同傳設備，同聲傳譯人員很多于2人；聘請相關專家主持研討會。3、服務要求大會導視系統(tǒng)：提供很多于30套路牌、150面道旗。禮儀：提供很多于8人的大會禮儀服務團隊負責嘉賓服

7、務、簽到、引領、舞臺服務等工作；安保：提供很多10人的安保服務團隊負責現(xiàn)場所有安全保障服務工作；提供很多于10人的大會輔助服務團隊負責協(xié)調大會現(xiàn)場所有協(xié)調服務工作；VIP嘉賓接待：包括貴賓室、會見室等VIP嘉賓接待服務；接送站：負責國內外所有嘉賓抵達的接送站服務，接站服務人員很多于20人。前期踩線：針對會后老年游學產(chǎn)品踩線工作須很多于1次的提前踩線安排。（四）大會食宿及交通1、住宿按照大會日程，提供大會期間（5月23日-5月26日）國外主要嘉賓、維拉斯團隊在煙臺的四星級酒店住宿，住宿費嚴格執(zhí)行山東省省直機關外賓接待經(jīng)費管理辦法。房型及房間數(shù)量根據(jù)實際人數(shù)而定。按照大會日程，提供大會期間（5月2

8、3日-5月26日）國內主要嘉賓、重點客源地旅行商在煙臺的住宿，住宿費嚴格執(zhí)行山東省省直機關差旅費管理辦法。房型及房間數(shù)量根據(jù)實際人數(shù)而定。按照大會日程，提供大會期間（5月23日-6月1日）隨團媒體記者、翻譯、導游、司機及其他相關工作人員在山東省內的住宿，住宿費嚴格執(zhí)行山東省省直機關差旅費管理辦法。房型及房間數(shù)量根據(jù)實際人數(shù)而定。2、餐飲按照大會日程，提供大會期間（5月23日-5月26日）國外嘉賓在煙臺的餐飲，餐飲標準嚴格執(zhí)行山東省省直機關差旅費管理辦法。用餐人數(shù)根據(jù)實際人數(shù)而定。按照大會日程，提供大會期間（5月23日-5月26日）國內嘉賓、重點客源地旅行商在煙臺的餐飲，餐飲標準嚴格執(zhí)行山東省省

9、直機關差旅費管理辦法。用餐人數(shù)根據(jù)實際人數(shù)而定。按照大會日程，提供大會期間（5月23日-6月1日）隨團媒體記者、翻譯、導游、司機及其他相關工作人員在山東省內的餐飲，餐飲標準嚴格執(zhí)行山東省省直機關差旅費管理辦法。用餐人數(shù)根據(jù)實際人數(shù)而定。3、旅游專家、國內旅行商和媒體代表往返交通等相關費用協(xié)助邀請并組織符合大會要求的旅游專家、國內旅行商和媒體代表參會，并承擔往返交通等相關費用。4、接待用車按照大會日程，提供大會在山東舉辦期間（5月23日-6月1日）的用車服務，車型含小車、商務車、50座豪華大巴，各車型用車數(shù)量據(jù)實際需求而定。另外，用車服務包括與酒店對接，接送站服務，組織參會代表上下車及行李搬運等

10、。接待和考察用車具有正規(guī)運營資質的車輛，且活動前必須經(jīng)過相關的車輛安全監(jiān)測，確保活動期間安全用車。（五）會后考察活動1、策劃及實施。根據(jù)招標方確定的考察地點，策劃設計考察線路及考察日程，并組織實施。2、人員導游：每輛大巴車配備1名中級以上專業(yè)導游員，（含中英文導游）負責接待、講解工作。翻譯：活動期間外賓乘坐的大巴車每車配備2名隨車翻譯人員。醫(yī)護：配備隨隊保健醫(yī)生2名，保健護士2名。醫(yī)生要求現(xiàn)就職于三級甲等及以上醫(yī)院。具備副主任醫(yī)師及以上職稱；護士要求現(xiàn)就職于三級甲等及以上醫(yī)院。具有三年以上工作經(jīng)驗。（六）保險為全體參會嘉賓及工作人員購買意外事故保險，保額不低于100萬元人民幣。（七）會務材料大

11、會統(tǒng)一手提袋、會議資料、大會手冊、雨傘、筆、筆記本、嘉賓證、海報、接站牌、大會紀念T恤、工作人員服裝，大會特效視頻、PPT、海報、圖片展覽、展架等的設計、制作、印刷、翻譯。（八）報告聘請專家撰寫具有政策性、可行性的山東省老年旅游市場發(fā)展研究報告?；顒咏Y束后，須提供履約總結報告書，其內容需包含活動情況、活動圖片、活動效果分析等。（九）其他其他未盡事宜，根據(jù)合同履行過程中實際情況，雙方妥善協(xié)商處理。四、采購方式釆用預釆購公開招標方式五、項目預算項目總預算200萬元人民幣。六、投標人資質條件1、符合中華人民共和國政府釆購法第二十二條規(guī)定。2、具有接待入境游客3年及以上經(jīng)驗的國際旅行社。3、具有組織和

12、接待大型外賓團隊（單個團隊100人以上）的成功經(jīng)驗，擁有成熟的接待執(zhí)行團隊。4、具有承辦大型國際性會議的成功經(jīng)驗，擁有成熟的會議策劃和組織團隊。5、本項目不接受聯(lián)合體投標。七、保證金為確保大會各項活動有序進行，中標單位需在中標后向招標單位繳納中標金額10%的履約保證金，保證金將于合同履行完成后10個工作日內無息返還。八、付款方式合同生效后15個工作日支付合同金額的50%,大會開幕（5月23日）前支付合同總金額的40%,完成全部工作并驗收無誤后支付剩余款項。中標方應于招標方每次付款前15個工作日，提供正規(guī)發(fā)票。九、評分細則評分細則如下：評分項目分值評審因素服務商報價20分滿足招標文件實質性要求且最終報價最低的供應商報價作為評審基準價，其價格分為滿分，其他投標人的價格分統(tǒng)一按照下列公式計算：投標報價得分二（評標基準價/投標報價）X40X100%項目方案及服務承諾50分1、根據(jù)服務商項目設計方案的創(chuàng)新性、獨特性，整個活動的完整性、可行性情況等，能否最大程度滿足釆購人需求，酌情得：0-20分；2、根據(jù)供應商的服務機制、服務保障措施以及服務團隊投入情況、支持方案等是否完善、是否能充分保障項目需求等酌情得：0-12分；3、在項目執(zhí)行過程中因不可抗力因素導致服務項目臨時調整