辦公軟件應用技巧-Excel和技巧方法

1、Excel使用技巧-編輯技巧分數的輸入如果直接輸入“1/5”，系統(tǒng)會將其變?yōu)椤?月5日”，解決辦法是：先輸入“0”，然后輸入空格，再輸入分數“1/5”。 序列“001”的輸入如果直接輸入“001”，系統(tǒng)會自動判斷001為數據1，解決辦法是：首先輸入“”（西文單引號），然后輸入“001”。日期的輸入 如果要輸入“4月5日”，直接輸入“4/5”，再敲回車就行了。如果要輸入當前日期，按一下“Ctrl+；”鍵 辦公軟件應用技巧-Excel和技巧方法Excel使用技巧-編輯技巧填充條紋 如果想在工作簿中加入漂亮的橫條紋，可以利用對齊方式中的填充功能。先在一單元格內填入“*”或“”等符號然后單擊此單元格，

2、向右拖動鼠標，選中橫向若干單元格單擊“格式”菜單，選中“單元格”命令，在彈出的“單元格格式”菜單中，選擇“對齊”選項卡，在水平對齊下拉列表中選擇“填充”，單擊“確定”按鈕 辦公軟件應用技巧-Excel和技巧方法Excel使用技巧-編輯技巧多張工作表中輸入相同的內容 幾個工作表中同一位置填入同一數據時，可以選中一張工作表，然后按住Ctrl鍵，再單擊窗口左下角的Sheet1、Sheet2.來直接選擇需要輸入相同內容的多個工作表接著在其中的任意一個工作表中輸入這些相同的數據，此時這些數據會自動出現在選中的其它工作表之中。輸入完畢之后，再次按下鍵盤上的Ctrl鍵，然后使用鼠標左鍵單擊所選擇的多個工作表

3、，解除這些工作表的聯系，否則在一張表單中輸入的數據會接著出現在選中的其它工作表內 辦公軟件應用技巧-Excel和技巧方法Excel使用技巧-編輯技巧不連續(xù)單元格填充同一數據選中一個單元格，按住Ctrl鍵，用鼠標單擊其他單元格，就將這些單元格全部都選中了。在編輯區(qū)中輸入數據，然后按住Ctrl鍵，同時敲一下回車，在所有選中的單元格中都出現了這一數據 辦公軟件應用技巧-Excel和技巧方法Excel使用技巧-編輯技巧利用Ctrl*選取文本 如果一個工作表中有很多數據表格時，可以通過選定表格中某個單元格，然后按下Ctrl*鍵可選定整個表格。Ctrl*選定的區(qū)域為：根據選定單元格向四周輻射所涉及到的有數

4、據單元格的最大區(qū)域。這樣我們可以方便準確地選取數據表格，并能有效避免使用拖動鼠標方法選取較大單元格區(qū)域時屏幕的亂滾現象 辦公軟件應用技巧-Excel和技巧方法Excel使用技巧-編輯技巧快速清除單元格的內容 如果要刪除內容的單元格中的內容和它的格式和批注，就不能簡單地應用選定該單元格，然后按Delete鍵的方法了。要徹底清除單元格,可用以下方法：選定想要清除的單元格或單元格范圍；單擊“編輯”菜單中“清除”項中的“全部”命令，這些單元格就恢復了本來面目。 辦公軟件應用技巧-Excel和技巧方法Excel使用技巧-條件顯示我們知道，利用If函數，可以實現按照條件顯示。一個常用的例子，就是教師在統(tǒng)計

5、學生成績時，希望輸入60以下的分數時，能顯示為“不及格”；輸入60以上的分數時，顯示為“及格”。這樣的效果，利用IF函數可以很方便地實現。 假設成績在A2單元格中，判斷結果在A3單元格中。那么在A3單元格中輸入公式： =if（A260，“不及格”，“及格”） 同時，在IF函數中還可以嵌套IF函數或其它函數。 例如，如果輸入： =if（A260，“不及格”，if（A2=90，“及格”，“優(yōu)秀”） 就把成績分成了三個等級。 如果輸入 =if（A260，“差”，if（A2=70，“中”，if（A20，SUM（A1：A5），0） 此式就利用了嵌套函數，意思是，當A1至A5的和大于0時，返回這個值，如果

6、小于0，那么就返回0。 還有一點要提醒你注意：以上的符號均為半角，而且IF與括號之間也不能有空格。 辦公軟件應用技巧-Excel和技巧方法Excel使用技巧-批量刪除空行 有時我們需要刪除Excel工作薄中的空行，一般做法是將空行一一找出，然后刪除。如果工作表的行數很多，這樣做就非常不方便。我們可以利用“自動篩選”功能，把空行全部找到，然后一次性刪除 先在表中插入新的一個空行，然后按下Ctrl+A鍵，選擇整個工作表，用鼠標單擊“數據”菜單，選擇“篩選”項中的“自動篩選”命令。這時在每一列的頂部，都出現一個下拉列表框，在典型列的下拉列表框中選擇“空白”，直到頁面內已看不到數據為止。 在所有數據都

7、被選中的情況下，單擊“編輯”菜單，選擇“刪除行”命令，然后按“確定”按鈕。這時所有的空行都已被刪去，再單擊“數據”菜單，選取“篩選”項中的“自動篩選”命令，工作表中的數據就全恢復了。插入一個空行是為了避免刪除第一行數據。 如果想只刪除某一列中的空白單元格，而其它列的數據和空白單元格都不受影響，可以先復制 此列，把它粘貼到空白工作表上，按上面的方法將空行全部刪掉，然后再將此列復制，粘貼到原工作表的相應位置上 辦公軟件應用技巧-Excel和技巧方法Excel使用技巧-如何避免錯誤信息 在Excel中輸入公式后，有時不能正確地計算出結果，并在單元格內顯示一個錯誤信息，這些錯誤的產生，有的是因公式本身

8、產生的，有的不是。下面就介紹一下幾種常見的錯誤信息，并提出避免出錯的辦法。錯誤值： 含義：輸入到單元格中的數據太長或單元格公式所產生的結果太大，使結果在單元格中顯示不下?；蚴侨掌诤蜁r間格式的單元格做減法，出現了負值。 解決辦法：增加列的寬度，使結果能夠完全顯示。如果是由日期或時間相減產生了負值引起的，可以改變單元格的格式，比如改為文本格式，結果為負的時間量。 辦公軟件應用技巧-Excel和技巧方法Excel使用技巧-如何避免錯誤信息錯誤值：DIV/0! 含義：試圖除以0。這個錯誤的產生通常有下面幾種情況：除數為0、在公式中除數使用了空單元格或是包含零值單元格的單元格引用。 解決辦法：修改單元格

9、引用，或者在用作除數的單元格中輸入不為零的值。錯誤值：VALUE! 含義：輸入引用文本項的數學公式。如果使用了不正確的參數或運算符，或者當執(zhí)行自動更正公式功能時不能更正公式，都將產生錯誤信息VALUE!。 解決辦法：這時應確認公式或函數所需的運算符或參數正確，并且公式引用的單元格中包含有效的數值。例如，單元格C4中有一個數字或邏輯值，而單元格D4包含文本，則在計算公式=C4D4時，系統(tǒng)不能將文本轉換為正確的數據類型，因而返回錯誤值VALUE!。 辦公軟件應用技巧-Excel和技巧方法Excel使用技巧-如何避免錯誤信息錯誤值：REF! 含義：刪除了被公式引用的單元格范圍。 解決辦法：恢復被引用

10、的單元格范圍，或是重新設定引用范圍 錯誤值：N/A 含義：無信息可用于所要執(zhí)行的計算。在建立模型時，用戶可以在單元格中輸入#N/A，以表明正在等待數據。任何引用含有#N/A值的單元格都將返回#N/A。 解決辦法：在等待數據的單元格內填充上數據。 辦公軟件應用技巧-Excel和技巧方法Excel使用技巧-如何避免錯誤信息錯誤值：NAME? 含義：在公式中使用了Excel所不能識別的文本，比如可能是輸錯了名稱，或是輸入了一個已刪除的名稱，如果沒有將文字串括在雙引號中，也會產生此錯誤值 解決辦法：如果是使用了不存在的名稱而產生這類錯誤，應確認使用的名稱確實存在；如果是名稱，函數名拼寫錯誤應就改正過來

11、；將文字串括在雙引號中；確認公式中使用的所有區(qū)域引用都使用了冒號（：）。例如：SUM（C1：C10）。 注意將公式中的文本括在雙引號中。 辦公軟件應用技巧-Excel和技巧方法Excel使用技巧-如何避免錯誤信息錯誤值：NUM! 含義：提供了無效的參數給工作表函數，或是公式的結果太大或太小而無法在工作表中表示。 解決辦法：確認函數中使用的參數類型正確。如果是公式結果太大或太小，就要修改公式錯誤值：NULL！ 含義：在公式中的兩個范圍之間插入一個空格以表示交叉點，但這兩個范圍沒有公共單元格。比如輸入：“=SUM(A1:A10 C1:C10)”，就會產生這種情況。解決辦法： 取消兩個范圍之間的空格

12、。上式可改為“=SUM(A1:A10 ,C1:C10)” 辦公軟件應用技巧-Excel和技巧方法Excel使用技巧如何更改excel默認的行列標簽的顏色？桌面-屬性-外觀-項目-高級_已選定的項目，設置顏色 系統(tǒng)提供的排序功能最多只能同時依據三個關鍵字來進行。如果需要依據三個以上的條件來排序，該如何實現？ 雖然系統(tǒng)一次最多只能同時對三個關鍵字來排序，但是我們可以利用設置排序關鍵字的優(yōu)先級，通過多次排序來實現關鍵字大于3個以上的排序。 具體操作如下：首先打開工作表。單擊“數據”菜單中的“排序”項，依次在“主要關鍵字”、“次要關鍵字”、“第三關鍵字”中選擇優(yōu)先級最低的幾個排序關鍵字，然后執(zhí)行排序操

13、作。接下來再依次選擇優(yōu)先級較高的幾個關鍵字，進行2次排序。這樣直到最高優(yōu)先級的關鍵字排序完成為止，就可以實現了對三個以上關鍵字的排序操作了 辦公軟件應用技巧-Excel和技巧方法Excel使用技巧勾怎么輸入 按住ALT鍵輸入41420后放開ALT鍵 快速實現整塊數據的移動 在工作中常常需要移動單元格中的數據，請問有比“粘貼”操作更快捷的方法嗎？ 可以直接采用拖動的方法。操作過程如下：首先選擇要移動的數據（注意必須是連續(xù)的區(qū)域）。然后移動鼠標到邊框處，當鼠標指針變成一個四個箭頭標志時，按住“Shift”鍵的同時按下鼠標左鍵，拖動鼠標至要移動的目的區(qū)域（可以從鼠標指針右下方的黃色提示框中獲知是否到

14、達目標位置），放開鼠標左鍵即完成移動。 辦公軟件應用技巧-Excel和技巧方法Excel使用技巧固定數據輸入時的焦點 在數據輸入時，每當我們按下“Enter”鍵后，光標就會自動跳轉到下一個單元格中。因此在進行數據的反復驗證中，就必須反復地來重新定位焦點。請問有什么方法來固定數據輸入的焦點嗎？答：要實現上述要求并不難。輸入數據前，在按住“Ctrl”鍵的同時單擊選擇該單元格。當單元格邊框的邊很細的時候，再開始數據的輸入。這樣不管按下多少次“Enter”鍵，光標始終都不會移動到其他單元格。如果要移動到下一單元格，可以使用方向鍵來完成。 當然如果當前工作表中要實行數據驗證的單元格很多時，每次都按上述方

15、法來操作未免有些麻煩。那么可以試試以下方法來實現一勞永逸。單擊“工具”菜單中的“選項”命令，在彈出的設置框中單擊“編輯”選項卡，然后取消選擇“按Enter鍵后移動”復選框，最后單擊“確定”按鈕即可。 辦公軟件應用技巧-Excel和技巧方法Excel使用技巧在數據錄入時自動切換輸入法 由于工作表中數據類型的復雜和多變性，所以常常要在各種輸入法之間來回切換，請問可以實現一定位到某個單元格系統(tǒng)就會自動切換到相應的輸入法嗎？ 可以通過下面的設置來實現它：首先選中使用同一種輸入法的所有單元格，再單擊執(zhí)行“數據”菜單上的“有效性”命令，在彈出的對話框中選擇“輸入法模式”選項卡，在“輸入法模式”下拉列表中，

16、根據需要進行設置。如要使用中文字符的話，就選擇“打開”，如要使用英文輸入模式，就選擇“關閉（英文模式）” 辦公軟件應用技巧-Excel和技巧方法Excel使用技巧在信息輸入前就給予提示 在單元格輸入信息時，希望系統(tǒng)能自動的給予一些必要的提示，這樣不但可以減少信息輸入的錯誤，還可以減少修改所花費的時間。請問該如何實現？ 可以按如下操作：首先選擇需要給予輸入提示信息的所有單元格。然后執(zhí)行“數據”菜單中的“有效性”命令，在彈出的對話框中選擇“輸入信息”選項卡。接著在“標題”和“輸入信息”文本框中輸入提示信息的標題和內容即可。 辦公軟件應用技巧-Excel和技巧方法Excel使用技巧選擇大范圍的單元格

17、區(qū)域 由于屏幕大小的局限性，如果利用鼠標拖動操作，總是無法一次性準確地選擇大于屏幕顯示范圍的單元格區(qū)域。請問有什么別的好方法嗎 ？可以進行如下操作：首先在“名稱”框中輸入該操作區(qū)域的起始單元格名稱代號，然后輸入該操作區(qū)域的最后一個單元格名稱代號，中間用“：”冒號分開。最后按下“Enter”鍵，這樣以這兩個單元格為對角的長方形區(qū)域就會被快速的選定。 還有個辦法： 先選中區(qū)域的左上角單元格，按著shift鍵點擊右下角單元格，也可以選定以這兩個單元格為對角的長方形區(qū)域。 辦公軟件應用技巧-Excel和技巧方法Excel使用技巧如何正確顯示百分數 在單元格中輸入一個百分數（如60），按下回車鍵后顯示的

18、卻是。請問該如何設置才能正確顯示百分數？ 出現這種情況的原因是因為所輸入單元格的數據被強制定義成數值類型了，只要更改其類型為“常規(guī)”或“百分數”即可 選擇該單元格，然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在彈出的對話框中選擇“數字”選項卡，再在“分類”欄中把其類型改為上述類型中的一種即可。 辦公軟件應用技巧-Excel和技巧方法Excel使用技巧在連續(xù)單元格中自動輸入等比數據序列 請問有什么好的方法來輸入一個較大的等比序列嗎？ 可以通過填充的方法來實現 首先在第一個單元格中輸入該序列的起始值然后通過拖動操作選擇要填充的所有單元格再依次單擊“編輯”菜單中的“填充”項下的“序列”命令。在彈出的“序

19、列”對話框中，再選擇“類型”中“等比序列”單選按鈕，再在“步長”文本框中輸入等比序列的比值。最后還要在“終止值”文本框中輸入一個數字。不一定要是該序列的最后一個值，只要是一個比最后一個數大的數字就可以了。然后單擊“確定”按鈕即可。這樣系統(tǒng)就自動將序列按照要求填充完畢。 辦公軟件應用技巧-Excel和技巧方法Excel使用技巧同時對多個單元格執(zhí)行相同運算 請問有什么好的方法來實現一步完成對多個單元格數據執(zhí)行同樣的運算嗎？ 可以執(zhí)行如下操作：假設要對多個單元格執(zhí)行全部加“1”的相同操作。首先在空白單元格中輸入要執(zhí)行運算的操作數“1”，再利用“復制”按鈕將其添加到剪貼板。然后選擇所有要進行運算的單元

20、格，再單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令。在彈出的對話框中單擊選擇“運算”選項區(qū)域下的“加”單選按鈕，最后單擊“確定”按鈕完成。 辦公軟件應用技巧-Excel和技巧方法Excel使用技巧在公式中引用其他工作表單元格數據 公式中一般可以用單元格符號來引用單元格的內容，但是都是在同一個工作表中操作的。如果要在當前工作表公式中引用別的工作表中的單元格，那該如何實現呢？ 要引用其他工作表的單元格可以使用以下方法格式來表示：工作表名稱+“!”+單元格名稱。如要將Sheet1工作表中的A1單元格的數據和Sheet2工作表中的B1單元格的數據相加，可以表示為：“Sheet1!A1+Sheet2!B1”。

21、 辦公軟件應用技巧-Excel和技巧方法Excel使用技巧不輸入公式直接查看結果 當要計算工作表中的數據時，一般都是利用公式或函數來得到結果?？墒羌偃鐑H僅只是想查看一下結果，并不需要在單元格中建立記錄數據。請問有什么辦法實現嗎？ 可以選擇要計算結果的所有單元格，然后看看編輯窗口最下方的狀態(tài)欄上，是不是自動顯示了“求和=？”的字樣呢？如果還想查看其他的運算結果，只需移動鼠標指針到狀態(tài)欄任意區(qū)域，然后用鼠標右鍵單擊，在彈出的菜單中單擊要進行相應的運算操作命令，在狀態(tài)欄就會顯示相應的計算結果。這些操作包括：均值、計數、計數值、求和等。 辦公軟件應用技巧-Excel和技巧方法Excel使用技巧函數中快

22、速引用單元格 在函數使用時，常常需要用單元格名稱來引用該單元格的數據。如果要引用的單元格太多、太散的話，那么逐個輸入就會很麻煩。請問有什么簡捷的方法嗎？ 遇到這種情況時，可以試試下面的方法，利用鼠標直接選取引用的單元格。 具體操作如下：以SUM函數為例。 我們在公式編輯欄中直接輸入“SUM()”，然后再將光標定位至小括號內。接著按住“Ctrl”鍵，在工作表中利用鼠標選擇所有參與運算的單元格。這時會發(fā)現，所有被選擇的單元格都自動的填入了函數中，并用“，”自動分隔開。輸入完成后按“Enter”鍵結束即可。 辦公軟件應用技巧-Excel和技巧方法Excel使用技巧快速找到所需函數的妙招 如果對系統(tǒng)提

23、供的函數不是很熟悉，有什么辦法可以快速找到需要的函數呢？ 對于沒學習過計算機編程的人來說，系統(tǒng)提供的函數的確是一個比較頭痛的問題。不過使用下述方法可以非常容易地找到你需要的函數： 1）假如需要利用函數對工作表數據進行排序操作，可以先單擊工具欄的“插入函數”按鈕，在彈出的對話框的“搜索函數”項下面直接輸入所要的函數功能，如直接輸入“排序”兩個字。 2）單擊“轉到”按鈕，在下面的“選擇函數”對話框中就會列出好幾條用于排序的函數。單擊某個函數，在對話框最下面就會顯示該函數的具體功能。 3）如果覺得還不夠詳細，可以單擊“有關該函數的幫助”鏈接來查看更詳細的描述。這樣就再也不會為不懂函數而頭痛了。 辦公

24、軟件應用技巧-Excel和技巧方法Excel使用技巧利用組合鍵快速隱藏單元格中的公式 如果要隱藏單元格中的公式，除了用系統(tǒng)命令外，還有什么更快捷的方法嗎？ 可以利用以下組合鍵來隱藏公式。 選擇要隱藏公式的單元格，然后按下“Ctrl+”（數字“1”鍵左邊的那個按鍵）組合鍵即可；如果要再次顯示隱藏的公式，只要再按一次上述組合鍵即可重新恢復顯示。 辦公軟件應用技巧-Excel和技巧方法Excel使用技巧在工具按鈕之間設置分隔線 工具欄中只有不同組的工具按鈕才用分隔線來隔開，如果要在每一個工具按鈕之間設置分隔線該怎么操作？ 先按住“Alt”鍵，然后單擊并稍稍往右拖動該工具按鈕，松開后在兩個工具按鈕之間

25、就多了一根分隔線了。如果要取消分隔線，只要向左方向稍稍拖動工具按鈕即可。 辦公軟件應用技巧-Excel和技巧方法Excel使用技巧同時打開相關聯的所有工作簿 在數據輸入或處理時，常?？赡芤獏⒖计渌麛祿募械膬热?，這樣就必須一個一個的打開相關聯的工作簿。請問可以讓系統(tǒng)在打開當前工作簿文件時就自動打開這些相關聯的數據文件嗎？ 可以通過將這些相關聯的數據文件和當前工作簿組成一個工作區(qū)，只要將該工作區(qū)打開，系統(tǒng)就會打開其中的每一個工作簿。具體實現方法如下：首先打開所以的工作簿文件，再執(zhí)行“文件”菜單中的“保存工作區(qū)”命令，輸入工作區(qū)名稱后單擊“保存”按鈕即可。 辦公軟件應用技巧-Excel和技巧方法

26、Excel使用技巧在工具按鈕直接顯示文字提示 工具欄中提供的工具按鈕都是用圖表或符號來表示的，有許多都看不懂，請問可以讓工具按鈕像菜單那樣顯示文字提示嗎 可以執(zhí)行以下操作來實現：單擊“工具”菜單中的“自定義”命令，再選擇“命令”選項卡。然后用鼠標右鍵單擊系統(tǒng)工具欄上希望顯示文字提示的工具按鈕（或者單擊對話框中的“更改所選內容”按鈕），在彈出的菜單中根據需要選擇“總是只用文字”或者“圖像和文本”。這樣工具按鈕就會顯示文字提示了。不過并不是每個工具按鈕都有文字提示的。所以有的工具按鈕彈出菜單中的對應命令項會是不可用的。 辦公軟件應用技巧-Excel和技巧方法Excel使用技巧雙擊功能使Excel如

27、虎添翼 在工具欄右側的空白處雙擊，快速打開“自定義”對話框 在單元格中雙擊，單元格進入編輯狀態(tài)。 在“格式刷”按鈕上雙擊，格式刷可以反復多次使用。 特別提示 再次單擊“格式刷”按鈕，或者按Esc鍵，可以取消“格式刷”功能。 在標題欄上雙擊，Excel窗口由最大化（原始狀態(tài)）還原到原始狀態(tài)（最大化）大小。 選中某個單元格，并將鼠標移至該單元格的右下角成細十字線狀時，雙擊鼠標，即可將該單元格中的內容快速填充到下面的單元格中。 特別提示 要實現此填充，該單元格左側（或右側）相鄰列中必須有連續(xù)的數據。 辦公軟件應用技巧-Excel和技巧方法Excel使用技巧如果工具條浮動在工作表區(qū)中，我們在工具條的標

28、題欄上雙擊，該工具條返回工作表區(qū)上部或下部位置。 在窗口左上角Excel標志上雙擊，則退出Excel（如果當前文檔沒有保存，系統(tǒng)會提示保存）。 在工作表名稱（Sheet1等）上雙擊，即可對工作表名稱進行“重命名” 將鼠標移至垂直滾動條上端與編輯區(qū)交界處成雙向拖拉箭頭狀時，雙擊鼠標，即可將編輯區(qū)拆分為上、下兩個窗口。此時，如果將鼠標移至兩個窗口分界線上雙擊，即可撤銷窗口的拆分。 將鼠標移至水平滾動條右端成雙向拖拉箭頭狀時，雙擊鼠標，即可將編輯區(qū)拆分為左、右兩個窗口。此時，如果將鼠標移至兩個窗口分界線上雙擊，即可撤銷窗口的拆分。 辦公軟件應用技巧-Excel和技巧方法Excel使用技巧將鼠標移至列標與列標交界處成雙向拖拉箭頭狀時，雙擊鼠標，即可快速將左側1列設置為“最適合的列寬”。如果選中多列，然后執(zhí)行此操作，即可將選中