電子公文管理課件

1、電子公文管理(1)2022/7/29電子公文管理(1)第1頁，共51頁。第6章 電子公文管理本章學(xué)習(xí)要求:1了解電子公文的一般概念。2熟悉公文流程的定義方法，掌握收發(fā)文管理的基本操作。3 了解電子檔案管理。電子公文管理(1)第2頁，共51頁。第6章 電子公文管理教學(xué)內(nèi)容:6.1 電子公文概述6.2 公文管理流程6.3 電子發(fā)文管理6.4 發(fā)文流程實(shí)例6.5 電子收文管理6.6 電子檔案管理結(jié) 束電子公文管理(1)第3頁，共51頁。6.1.1 電子公文定義 電子公文（Electronic official document）是指電子化的正式公文。 電子公文是指國(guó)家機(jī)構(gòu)及其它社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中為

2、行使職權(quán)、實(shí)施管理而在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的具有法定效用和規(guī)范體式的文件。6.1電子公文概述電子公文管理(1)第4頁，共51頁。6.1.2 電子公文管理 電子公文管理，遵循電子政務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的有價(jià)值的電子公文應(yīng)歸檔的原則和歸檔電子公文應(yīng)規(guī)范的原則，遵循電子公文全程管理和文檔一體化管理原則，確保和有效維護(hù)電子公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性，確保歸檔電子公文得到科學(xué)保管和有效利用。6.1電子公文概述電子公文管理(1)第5頁，共51頁。6.1.2 電子公文管理 電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流程包括形成、辦

3、理、歸檔、保管、利用或銷毀五大部分，形成發(fā)文管理、收文管理和檔案管理三大塊。 電子公文管理中另一個(gè)重要問題就是公文留痕信息的管理。對(duì)于電子公文留痕信息的保留有兩種類型，一種為保留電子公文的具體修改內(nèi)容，即修改內(nèi)容留痕。另一種為保留修改痕跡，即為留真信息。6.1電子公文概述電子公文管理(1)第6頁，共51頁。6.2.1 工作流程概述 工作流程是指一個(gè)有始有終，工作狀態(tài)存在多個(gè)環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)可來回往復(fù)進(jìn)行的全部過程。工作流程分固定流程與可變流程兩類。 固定流程的特點(diǎn)是流程簡(jiǎn)單、確定，涉及人員較少，流程的各節(jié)點(diǎn)固定。 可變流程的特點(diǎn)是流程復(fù)雜、多變，涉及人員較多，流程的流向、各節(jié)點(diǎn)都可以發(fā)生變化，因此

4、可變流程往往需要自行定義，也稱為自定義流程。6.2公文管理流程電子公文管理(1)第7頁，共51頁。6.2.1 工作流程概述 公文管理流程分發(fā)文流程和收文流程兩種，一般都是自定義流程。 傳統(tǒng)的公文管理也是以流程的方式進(jìn)行的，但傳播工作流程的介質(zhì)是可見的紙介質(zhì)。 OA系統(tǒng)上的公文管理中，其傳播工作流程的介質(zhì)是不可見的電子信息，操作手段、方法與效果發(fā)生了根本的變化。 無論是公文管理流程還是其它可變的事務(wù)管理流程，在流程流轉(zhuǎn)前都必須通過流程定義。6.2公文管理流程電子公文管理(1)第8頁，共51頁。6.2.2 流程名稱定義 流程名稱定義用于定義主流程名稱。由系統(tǒng)管理員完成。 登錄OA系統(tǒng)，單擊“系統(tǒng)維

5、護(hù)”|“系統(tǒng)設(shè)置”|“流程設(shè)置”|“流程名稱”進(jìn)入流程名稱視窗。 單擊【新建流程名稱】按鈕，“流程類型”欄目里填“發(fā)文”，單擊【保存并關(guān)閉】按鈕返回。6.2公文管理流程電子公文管理(1)第9頁，共51頁。6.2.3 待辦名稱定義 待辦名稱設(shè)定在個(gè)人首頁的“待辦事宜”欄里滾動(dòng)顯示的內(nèi)容。 系統(tǒng)管理員登錄OA系統(tǒng)后，單擊“系統(tǒng)維護(hù)”|“系統(tǒng)設(shè)置”|“流程設(shè)置”|“待辦名稱”進(jìn)入待辦名稱視窗。 單擊【新建待辦名稱】按鈕，打開一個(gè)新建待辦名稱對(duì)話框，在“選擇類型”中填寫主流程名稱“發(fā)文” 。 待辦事宜域名對(duì)應(yīng)表單中還有下列屬性：數(shù)據(jù)庫路徑、服務(wù)器名稱、主題、擬稿單位、狀態(tài)、校對(duì)、處理意見、預(yù)定時(shí)間。6

6、.2公文管理流程電子公文管理(1)第10頁，共51頁。6.2.4 套文模板定義 套文模板是指發(fā)文流程中公文最后成文時(shí)所套用的版式。套文模板在排版格式上應(yīng)符合GB/T 9704-1999要求。 系統(tǒng)管理員身份登錄OA系統(tǒng)，單擊“公文管理”|“發(fā)文管理”|“套文模板”進(jìn)入套文模板視窗。 單擊【新建套文模板】按鈕，彈出“套文模板”對(duì)話框。需要填寫包括“套文模板名稱”、“序號(hào)”、“套文文件頭”和“印發(fā)機(jī)構(gòu)頭”四項(xiàng)。 “套文模板名稱”供流程中選擇時(shí)使用。6.2公文管理流程電子公文管理(1)第11頁，共51頁。6.2.5 發(fā)文流程定義 發(fā)文流程定義是指定義流程中的每個(gè)節(jié)點(diǎn)名稱、流向、參加人員的部門和崗位、

7、職責(zé)等，它是公文流程管理中最重要的內(nèi)容，流程定義得合不合理直接關(guān)系到流程運(yùn)行結(jié)果，從而影響整個(gè)單位的工作效率。 發(fā)文流程定義由系統(tǒng)管理員完成。 登錄OA系統(tǒng)后，單擊“系統(tǒng)維護(hù)”|“系統(tǒng)設(shè)置”|“流程設(shè)置”|“流程定義”進(jìn)入流程定義視窗。 單擊【新建流程定義】按鈕，打開一個(gè)新建流程定義對(duì)話框，流程定義包括三個(gè)部分：基本設(shè)置、流程設(shè)置和流程幫助。6.2公文管理流程電子公文管理(1)第12頁，共51頁。6.2.5 發(fā)文流程定義 1. 基本設(shè)置 流程的基本設(shè)置包括流程類型、流程名稱、具有新建包含本流程設(shè)定的文檔權(quán)限的角色、發(fā)送時(shí)是否同時(shí)以郵件通知、具有本流程管理權(quán)限的角色等內(nèi)容。 (1) 流程類型 流

8、程類型是指主流程名稱。 (2) 流程名稱 流程名稱在此是指子流程名稱。6.2公文管理流程電子公文管理(1)第13頁，共51頁。 (3)具有新建包含本流程設(shè)定的文檔權(quán)限的角色 新建權(quán)限角色是指哪些部門及哪些崗位能夠新建本流程。 (4) 發(fā)送時(shí)是否同時(shí)以郵件通知 如果流程需要在發(fā)送給用戶審批的同時(shí)以郵件通知用戶，則選擇“是”，反之選擇“否”選項(xiàng)。 (5) 具有本流程管理權(quán)限的角色 管理權(quán)限角色是指哪些部門、哪些崗位、哪些人員能夠管理本流程。6.2公文管理流程電子公文管理(1)第14頁，共51頁。 2. 流程設(shè)置 流程設(shè)置是流程定義的核心部分。流程設(shè)置包括“流程”、“人員”、“發(fā)送”、“控制”、“信

9、息”和“權(quán)限”五個(gè)部分。 (1) 流程 流程中需要確定流程節(jié)點(diǎn)數(shù)、節(jié)點(diǎn)名稱、后續(xù)節(jié)點(diǎn)及可操作選項(xiàng)內(nèi)容，從而表示出流程審批的具體步驟。 設(shè)流程節(jié)點(diǎn)分別為：起草、審核、簽發(fā)、校對(duì)、套文、分發(fā)、歸檔共7個(gè)步驟，該流程的節(jié)點(diǎn)數(shù)為“7”，流程最后處理節(jié)點(diǎn)的后續(xù)節(jié)點(diǎn)為空或選擇“結(jié)束”，6.2公文管理流程電子公文管理(1)第15頁，共51頁。 (2) 人員 人員設(shè)置是針對(duì)流程審批過程中，需要指定處理人而設(shè)計(jì)的。該設(shè)置需要確定某節(jié)點(diǎn)是否需要指定處理人，若不指定處理人則該節(jié)點(diǎn)的處理人由前一個(gè)節(jié)點(diǎn)操作人員提交時(shí)動(dòng)態(tài)選擇，若指定處理人則該節(jié)點(diǎn)只能由指定的人員處理，若指定處理人則還要確定是否單人處理。 (3) 發(fā)送

10、發(fā)送設(shè)置是針對(duì)流程審批過程中，需要指定發(fā)送對(duì)象與方式而設(shè)計(jì)的。該設(shè)置需要確定某節(jié)點(diǎn)“下一流程發(fā)送方式”、“發(fā)送條件”、“處理意見”、“主送”對(duì)象和“抄送”對(duì)象。6.2公文管理流程電子公文管理(1)第16頁，共51頁。 (4) 控制 控制設(shè)置主要針對(duì)發(fā)送方式的范圍、形式和處理時(shí)間的控制處理。 處理人員范圍: 分別為部門和崗位。 并行或串行 “并行”表示處理順序沒有設(shè)定先后，誰先進(jìn)入誰先處理；“串行”表示處理順序有先后區(qū)別。 多人處理時(shí)何時(shí)向下流轉(zhuǎn) 該項(xiàng)設(shè)置是指當(dāng)多個(gè)處理人處理同一個(gè)流程節(jié)點(diǎn)時(shí)，需要確定在什么時(shí)候流轉(zhuǎn)到一個(gè)節(jié)點(diǎn)處理。 限辦時(shí)限 該項(xiàng)設(shè)置規(guī)定節(jié)點(diǎn)處理時(shí)限，兩個(gè)基本選擇項(xiàng)是“小時(shí)”或“

11、天數(shù)”。6.2公文管理流程電子公文管理(1)第17頁，共51頁。 (5) 信息 信息是指處理人看到的與節(jié)點(diǎn)相關(guān)的信息。 節(jié)點(diǎn)幫助說明節(jié)點(diǎn)幫助說明是指每個(gè)環(huán)節(jié)處理時(shí)的幫助說明提示。 意見欄名稱 是指在處理流程中，各處理人提交時(shí)所填處理意見的欄目名稱。該名稱一般與節(jié)點(diǎn)名稱相關(guān)。 采用電子簽名 是指是否需要在填寫完處理意見后加上處理人自己的電子簽名。 “意見欄位置” 是指意見欄在文檔中的排列順序。6.2公文管理流程電子公文管理(1)第18頁，共51頁。 (6) 權(quán)限 “權(quán)限”設(shè)置包括“短信通知”、“打印控制”、“取消任務(wù)”、“指定工作暫?！?、“工作重送”、“動(dòng)態(tài)用戶授權(quán)”、“禁止代理工作”、“編輯權(quán)

12、限”等8項(xiàng)，各項(xiàng)的含義明確。 3. 流程幫助 該功能是管理員設(shè)置完流程后編寫的幫助文檔，用戶在進(jìn)行流程處理時(shí)可參考幫助了解流程詳細(xì)操作方法。6.2公文管理流程電子公文管理(1)第19頁，共51頁。6.2.6 收文流程定義 收文包括對(duì)來文（紙質(zhì)或電子來文）進(jìn)行登記、擬辦、批示、辦理、傳閱、入檔等環(huán)節(jié)，收文管理提供流程監(jiān)控、查詢、統(tǒng)計(jì)、退回、督辦等監(jiān)督管理手段來保障收文流程順利進(jìn)行。 收文流程定義是指定義收文流程中的每個(gè)節(jié)點(diǎn)名稱、流向、參加人員的部門和崗位、職責(zé)等。 設(shè)收文流程的子流程是“通用收文”，包含6個(gè)節(jié)點(diǎn)分別是“收文登記”、“擬辦”、“局領(lǐng)導(dǎo)批示”、“承辦”、“收文分發(fā)”、“歸檔”。6.2

13、公文管理流程電子公文管理(1)第20頁，共51頁。 電子發(fā)文管理是指對(duì)一個(gè)文件從起草開始一直到歸檔的整個(gè)流程進(jìn)行監(jiān)控、查詢、統(tǒng)計(jì)、退回、督辦等監(jiān)督管理，保障發(fā)文流程順利進(jìn)行，發(fā)文管理是OA系統(tǒng)的基本功能。 一份發(fā)文在其生命周期中存在三種狀態(tài)，即起草狀態(tài)、辦理狀態(tài)和正式發(fā)文狀態(tài)，發(fā)文管理的各種操作使發(fā)文從一種狀態(tài)轉(zhuǎn)換到另一種狀態(tài)。6.3電子發(fā)文管理電子公文管理(1)第21頁，共51頁。6.3.1 發(fā)文操作 發(fā)文管理分為“在辦發(fā)文”、“異常發(fā)文”和“發(fā)文歸檔”三種形式。 在辦發(fā)文是指正在操作的發(fā)文，顯示發(fā)文的項(xiàng)目包括“擬稿日期”、“文件標(biāo)題”、“狀態(tài)”、“處理部門”、“處理人”、“校對(duì)”、“擬稿部

14、門”。 異常發(fā)文是指發(fā)文在申請(qǐng)?zhí)峤惶幚磉^程中，申請(qǐng)被“取消”或“暫停”等異常情況的記錄，用戶可以根據(jù)情況點(diǎn)擊異常申請(qǐng)文檔恢復(fù)申請(qǐng)流程處理。 發(fā)文歸檔是指已正式發(fā)文的文件。6.3電子發(fā)文管理電子公文管理(1)第22頁，共51頁。6.3.2 發(fā)文草稿 新建發(fā)文是一份發(fā)文在生命周期中的開始，在“在辦發(fā)文”窗口單擊【新建發(fā)文】按鈕將啟動(dòng)一份發(fā)文的生命航程。新建發(fā)文只有在保存之后，其生命才真正開始。 發(fā)文草稿的管理主要分兩種，刪除作廢的草稿或編輯后使其流轉(zhuǎn)，這些操作一般由具有權(quán)限的起草人完成。6.3電子發(fā)文管理電子公文管理(1)第23頁，共51頁。6.3.3 辦理發(fā)文 1. 簽收操作 簽收是指用戶接收文

15、檔，進(jìn)入當(dāng)前節(jié)點(diǎn)的工作狀態(tài)。 2退回操作 退回是指用戶將當(dāng)前文檔退回給本流程的上一節(jié)點(diǎn)提交人。 3收回操作 收回操作是指在流程下一節(jié)點(diǎn)的處理人簽收之前，文檔的提交人收回該文檔。 4流程跟蹤 流程跟蹤顯示整個(gè)流程的流轉(zhuǎn)情況，主送與抄送人以及當(dāng)前所處的狀態(tài)。6.3電子發(fā)文管理電子公文管理(1)第24頁，共51頁。6.3.4 正式發(fā)文 發(fā)文流程全部結(jié)束后，文檔進(jìn)入正式發(fā)文狀態(tài)。處于正式發(fā)文狀態(tài)的文檔只能閱讀，不能作任何修改。6.3電子發(fā)文管理電子公文管理(1)第25頁，共51頁。 “海濱市統(tǒng)計(jì)局”下發(fā)標(biāo)題為關(guān)于做好2007年人口變動(dòng)、勞動(dòng)力和群眾安全感調(diào)查各項(xiàng)工作的通知的文件，由辦公室具體辦理該發(fā)文

16、，采用已定義的“局內(nèi)部發(fā)文”流程。6.4發(fā)文流程實(shí)例起草審核校對(duì)分發(fā)歸檔簽發(fā)套文電子公文管理(1)第26頁，共51頁。6.4.1 起草 1填寫文件頭 文件頭信息包括：當(dāng)前狀態(tài)、文稿標(biāo)題、擬稿部門、擬稿時(shí)間、密級(jí)、緊急程度、發(fā)文類型、擬稿人、校對(duì)、套文、分發(fā)、歸檔、文號(hào)、份數(shù)、主題詞、主送單位、抄送單位等。 2撰寫正文 啟動(dòng)Word 軟件將寫好的發(fā)文草稿打開，在Word窗口中按【Ctrl+A】鍵選擇全文，按【Ctrl+C】鍵將所選內(nèi)容復(fù)制到“剪貼板”中備用，打開起草的編輯窗，將已寫好的內(nèi)容粘貼過來。6.4發(fā)文流程實(shí)例電子公文管理(1)第27頁，共51頁。 3添加附件 單擊【附件】按鈕，打開粘貼附

17、件對(duì)話框，單擊該對(duì)話框中的【瀏覽】按鈕，選取要添加的文件，單擊對(duì)話框中的【粘貼】按鈕，再單擊【提交】按鈕，附件被粘貼到發(fā)文草稿上。 4保存 單擊【保存】按鈕，撰寫的正文及添加的附件被保存起來。6.4發(fā)文流程實(shí)例電子公文管理(1)第28頁，共51頁。 5提交 發(fā)文草稿寫好后，單擊發(fā)文管理窗口的【提交】按鈕，彈出填寫處理意見對(duì)話框。 填寫意見后單擊【提交】按鈕，進(jìn)入節(jié)點(diǎn)與處理人選擇對(duì)話框。 處理人選擇好后，單擊【確定】按鈕，發(fā)文結(jié)束“起草”狀態(tài)，進(jìn)入“辦理”狀態(tài)的審核節(jié)點(diǎn)。6.4發(fā)文流程實(shí)例電子公文管理(1)第29頁，共51頁。6.4.2 審核 1簽收 進(jìn)入發(fā)文管理窗口。單擊【簽收】按鈕，正式對(duì)草

18、稿進(jìn)行審核，發(fā)文管理窗口右上角的按鈕將變?yōu)椤颈４妗?、【流程跟蹤】、【幫助】、【退回】、【提交】、【關(guān)閉】。 2審核 審核主要是對(duì)發(fā)文草稿的內(nèi)容、行文進(jìn)行全面的審查，確定內(nèi)容是否正確、全面，行文是否合理，根據(jù)需要對(duì)原文進(jìn)行修改和補(bǔ)充。 3提交6.4發(fā)文流程實(shí)例電子公文管理(1)第30頁，共51頁。6.4.3 簽發(fā) 1簽收 進(jìn)入發(fā)文管理窗口。單擊【簽收】按鈕，對(duì)文稿進(jìn)行簽發(fā)操作。 2簽發(fā) 簽發(fā)是局領(lǐng)導(dǎo)從政策的角度對(duì)發(fā)文作最后的審定，可根據(jù)實(shí)際情況對(duì)文稿作必要的修改。 3提交6.4發(fā)文流程實(shí)例電子公文管理(1)第31頁，共51頁。6.4.4 校對(duì) 1簽收 進(jìn)入發(fā)文管理窗口。單擊【簽收】按鈕，即可對(duì)文

19、稿進(jìn)行校對(duì)操作。 2校對(duì) 校對(duì)是對(duì)發(fā)文號(hào)作正式確認(rèn)，對(duì)正文內(nèi)容進(jìn)行校對(duì)，修改文字上的錯(cuò)誤，并對(duì)發(fā)文文件頭的其它屬性作最后的定稿。 3提交6.4發(fā)文流程實(shí)例電子公文管理(1)第32頁，共51頁。6.4.5 套文 1簽收 進(jìn)入發(fā)文管理窗口。單擊【簽收】按鈕，即可對(duì)文稿進(jìn)行套文操作。 2套文 套文是將發(fā)文的文件頭信息及正文內(nèi)容填充到發(fā)文模板中，形成正式紅頭文件。 單擊【套文】按鈕，彈出套文模板選擇對(duì)話框，選擇“統(tǒng)計(jì)局發(fā)文模板”，單擊【確定】按鈕進(jìn)入套文視窗。 在套文視窗圖中，單擊【生成打印件】按鈕，將生成發(fā)文的正式紅頭文件。 3提交6.4發(fā)文流程實(shí)例電子公文管理(1)第33頁，共51頁。6.4.6

20、分發(fā) 1簽收 進(jìn)入發(fā)文管理窗口。單擊【簽收】按鈕，即可對(duì)文稿進(jìn)行分發(fā)操作。 2分發(fā) 分發(fā)是指將正式紅頭文件發(fā)送給相關(guān)人員，分發(fā)的文件根據(jù)需要可以是打印的紙質(zhì)文件也可以是電子文件。 發(fā)布：將正文的電子文檔向整個(gè)單位內(nèi)部發(fā)布。 通過待辦事宜發(fā)布：有選擇地分發(fā)文件。 通過郵件發(fā)布：有選擇地分發(fā)文件。系統(tǒng)以電子郵件的形式通知所選對(duì)象。 3提交6.4發(fā)文流程實(shí)例電子公文管理(1)第34頁，共51頁。6.4.7 歸檔 1簽收 2歸檔 歸檔是指將發(fā)文作為正式文件管理，并移交檔案室，歸檔的發(fā)文不能再作任何修改。 3提交6.4發(fā)文流程實(shí)例電子公文管理(1)第35頁，共51頁。 電子收文管理是指對(duì)一個(gè)收文從登記開

21、始一直到歸檔的整個(gè)流程進(jìn)行監(jiān)控、查詢、統(tǒng)計(jì)、退回、督辦等監(jiān)督管理，保障收文流程順利進(jìn)行。 收文三種狀態(tài)：收文草稿狀態(tài)、辦理狀態(tài)和正式收文狀態(tài)。 典型的收文管理流程： “收文登記”、“擬辦”、“領(lǐng)導(dǎo)批示”、“承辦”、“收文分發(fā)”、“歸檔”六個(gè)環(huán)節(jié)。6.5電子收文管理電子公文管理(1)第36頁，共51頁。6.5.1 收文操作 在辦收文是指正在操作的收文； 異常收文是指收文在申請(qǐng)?zhí)峤惶幚磉^程中，申請(qǐng)被“取消”或“暫?！钡犬惓Ｇ闆r的記錄，用戶可以根據(jù)情況點(diǎn)擊異常申請(qǐng)文檔恢復(fù)申請(qǐng)流程處理。 收文歸檔是指已正式收文的文件，主要用于閱讀已有的正式收文。6.5電子收文管理電子公文管理(1)第37頁，共51頁。

22、6.5.2 收文登記 收文文件頭的內(nèi)容包括：當(dāng)前狀態(tài)、標(biāo)題、登記人、登記日期、登記部門、收文類型、來文單位、收文流水號(hào)、來文字號(hào)、來文日期、密級(jí)、緊急程度、主題詞等。 正文部分填入來文內(nèi)容。若收文是電子版的Word文檔，則可直接將文件內(nèi)容拷貝到正文欄內(nèi)，若是其它格式的文檔且不能轉(zhuǎn)換為文本格式，則視原文的長(zhǎng)短而定，若原文不長(zhǎng)，可人工錄入，若原文太長(zhǎng)，則可將其作為附件處理。若收文是紙質(zhì)文件，則先將其掃描成電子文檔作為附件處理。 操作選擇：保存、提交、附件、關(guān)閉。6.5電子收文管理電子公文管理(1)第38頁，共51頁。6.5.3 辦理收文 擬辦人進(jìn)入收文管理-擬辦窗口。 單擊【簽收】按鈕，單擊“展開

23、信息內(nèi)容”對(duì)收文進(jìn)行閱讀，單擊文件名稱可對(duì)附件進(jìn)行閱讀。單擊【存儲(chǔ)文檔】按鈕，可把當(dāng)前收文存在到“個(gè)人文件柜”或“單位文件柜中”。 單擊【提交】按鈕，擬辦人填寫擬辦意見，選擇下一節(jié)點(diǎn)“領(lǐng)導(dǎo)批示”。 批示人操作，承辦人批示人操作，收文分發(fā)人操作，歸檔人操作。6.5電子收文管理電子公文管理(1)第39頁，共51頁。6.5.4 正式收文 正式收文是指已歸檔的收文。若歸檔人還未對(duì)其進(jìn)行分類歸檔，則正式收文的文檔名稱顯示在檔案管理-未分類文檔-收文文件窗口中供單位所有用戶查閱。 對(duì)于已分類歸檔的正式收文，一般人員應(yīng)在“已入卷文件-收文文件”窗口中查閱。6.5電子收文管理電子公文管理(1)第40頁，共51

24、頁。 電子檔案管理是指對(duì)各種電子文檔進(jìn)行管理，在OA系統(tǒng)中電子文檔包括發(fā)文歸檔的文件、收文歸檔的文件及會(huì)議歸檔的文件； 檔案管理分為兩個(gè)方面：即文件管理和文件借閱。6.6電子檔案管理電子公文管理(1)第41頁，共51頁。6.6.1 基本操作 單擊“檔案管理”|“檔案管理”進(jìn)入檔案管理視窗。 “未分類文檔”：從公文管理流程轉(zhuǎn)入的收文或發(fā)文文檔，還未作分類處理。 “待入卷文檔”：已作分類處理，還未入卷的文檔。 “已入卷文檔”：已作入卷處理，還未組卷。 “收文文書檔案”：收文組卷處理。 “發(fā)文文書檔案”：發(fā)文組卷處理。 “文檔序號(hào)設(shè)置”：設(shè)置發(fā)文和收文的順序號(hào)。 “檔案借閱”：審批檔案的借閱事項(xiàng)。6

25、.6電子檔案管理電子公文管理(1)第42頁，共51頁。6.6.2 檔案歸檔 檔案歸檔操作可分為四個(gè)步驟：分類入卷組卷登記案卷目錄。 1分類 單擊“檔案管理”|“檔案管理”|“未分類文檔”|“發(fā)文文件”進(jìn)入發(fā)文文檔列表視窗。 雙擊選中的文件標(biāo)題，在“收文分類”欄內(nèi)填寫“統(tǒng)計(jì)局發(fā)文”，單擊【保存】按鈕，該正式發(fā)文文檔將從“未分類文檔-發(fā)文文件”列表中消失，加入到“待入卷文件-發(fā)文文件”的相應(yīng)文件分類中。6.6電子檔案管理電子公文管理(1)第43頁，共51頁。 2入卷 單擊“檔案管理”|“檔案管理”|“待入卷文檔”|“發(fā)文文件”進(jìn)入發(fā)文文檔列表視窗。 雙擊選中的文件標(biāo)題，打開文檔閱讀界面。單擊【入卷

26、】按鈕，打開發(fā)文卷內(nèi)目錄表單。表單的內(nèi)容包括順序號(hào)、文件分類、年度、標(biāo)題、責(zé)任者、文號(hào)、文件頁數(shù)、日期、全宗號(hào)、備注和發(fā)文內(nèi)容。 單擊【保存與關(guān)閉】按鈕，“待入卷”狀態(tài)變?yōu)椤耙讶刖怼保按刖怼敝械奈臋n自動(dòng)消失，該文檔出現(xiàn)在已入卷文檔的發(fā)文文件列表中。6.6電子檔案管理電子公文管理(1)第44頁，共51頁。 3組卷 單擊“發(fā)文文書檔案”，展開目錄為“卷內(nèi)目錄匯總”、“目錄未組卷”、“目錄已組卷”、“卷內(nèi)文件目錄”及“案卷目錄”。 單擊“發(fā)文組卷”，打開“發(fā)文卷內(nèi)目錄文件”表單。 單擊【選擇組卷文件】按鈕，彈出文件選擇對(duì)話框，選中組卷的發(fā)文文檔。 單擊【確定】按鈕返回, 單擊【保存并關(guān)閉】按鈕完成組卷操作。 文檔狀態(tài)由“未組卷”變?yōu)椤耙呀M卷”，同時(shí)生成卷內(nèi)