會務(wù)工作要點

1、會議組織流程圖會務(wù)各項準(zhǔn)備事宜確定課題。接到會議通知后，和負(fù)責(zé)人確認(rèn)會 議性質(zhì)、時間、參會人數(shù)及掌握會議召開部門需要場 地的意向。確定場地。根據(jù)掌握的信息搜取3 5個場地, 提取詳細(xì)信息同會議召開部門進(jìn)行溝通確定場地。確定會議室。根據(jù)參會人數(shù)的數(shù)量及會議所用 設(shè)備、價格確定會議室。確定用餐。根據(jù)用餐人數(shù)、地理位置、價格、 風(fēng)味來確定用餐地點。確定住宿。根據(jù)參會人數(shù)、價格、條件來確定 住宿地點及房間標(biāo)準(zhǔn)。備注：通常會議室、用餐、住宿地點選擇在同一 家賓館。1 .有利于節(jié)省時間2.有利于節(jié)省費用。準(zhǔn)備資料。包括會議資料、用餐安排、房間安 排等。準(zhǔn)備物料。會議期間所用設(shè)備、辦公用品（筆、 本、紙、投

2、影儀、投影布、插線板等）。如需禮品要 提前準(zhǔn)備。現(xiàn)場支持。負(fù)責(zé)簽到及維持會場秩序。會議期 間每天負(fù)責(zé)簽到，登記出勤情況，隨時維持會場秩序。9、會后整理。包括會議資料整理、存檔；會議現(xiàn) 場的復(fù)原、整頓等。會務(wù)基本流程一、會場布置:1、會場外：酒店門外懸掛橫幅，門外兩側(cè)放兩個或四 個本次老師和簡介的易拉寶，會場外擺放兩個接待臺 和一個咨詢臺，物資（之前已經(jīng)做好的客戶胸牌或手 環(huán)、宣傳冊、文件袋、會議指南、筆記本、紙筆、通 訊錄、教學(xué)光盤、日精進(jìn)等等）擺放在接待臺后方， 方便拿取，會場右側(cè)是企業(yè)文化展覽區(qū)（客戶的風(fēng)采 照片和劉一秒老師的合影，還有學(xué)員對的評價用于新 學(xué)員觀摩。）2、會場內(nèi)：進(jìn)入門兩側(cè)

3、是xxxx和xxxxx兩個 易拉寶，會場墻面兩側(cè)豎掛著劉一秒老師及本次老師 的形象照（有多大做多大），上方橫掛紅色“歡迎本次 前來觀摩學(xué)習(xí)的各界企業(yè)家”的條幅（兩邊各一個）, 講臺大背景為本次課程的主題和主辦方承辦方的名 字，講臺上擺放兩個白板，和一個主講臺（擺放茶水、 水果等等），主席臺左側(cè)為多媒體區(qū)域（電腦，話筒和 一些老師課程需要的道具），課桌排列分別有魚骨式、課桌式、圓桌式、散座式等等（選擇適合本次會議的 擺放方式）， 二、人員安排：1、迎賓助教安排：酒店門外左右各一位（要求女性）、 電梯口兩位、學(xué)員車輛指揮助教兩位，（披戴橫幅，精 神飽滿，幫學(xué)員引路，服務(wù)到位）。2、場外接待簽到區(qū)助

4、教安排：兩位客戶簽到服務(wù)助理 （認(rèn)真檢查每位客戶的確實身份核實他們的智慧助 理），一位佩戴胸牌助理（胸牌正面朝上，幫客戶佩戴 整齊）注：胸牌分為老學(xué)員、新學(xué)員、工作人員，兩 位物資管理助理（負(fù)責(zé)清點學(xué)員筆記手冊，筆，口精 進(jìn)，光盤等等），老師光盤售賣助理（有客戶咨詢可進(jìn) 行銷售，客戶買后需登記智慧助理的名字，事后拿提 成），兩位到四位引位助理（當(dāng)客戶已經(jīng)簽到和佩戴好 胸牌的由引位送入場內(nèi)安排座位）。場內(nèi)人員安排：3、門衛(wèi)安排：門外兩個主要負(fù)責(zé)檢查客戶的胸牌姓名 核實防止閑雜人等混進(jìn)去，門內(nèi)四到六個門衛(wèi)主要在 沒進(jìn)場之前帶動現(xiàn)場氣氛，主動和進(jìn)來的客戶擊掌， 跟著音樂的節(jié)拍鼓掌，高過頭頂讓客戶感受

5、到你們的 活力。等客戶全部入場后，門衛(wèi)只需要兩位即可。4、場內(nèi)站位安排：站在會場的兩邊，看場的大小安排 六到八個站位，主要負(fù)責(zé)事宜（場內(nèi)站位屬于服務(wù)性 助理，會務(wù)前發(fā)放智慧場和筆，客戶有什么疑問和需 要幫助的時候，助教必須以熱情的態(tài)度，包括語言， 肢體，微笑，讓客戶有賓至如歸的感覺，還有水的提 供必須到位）。5、跑麥助教安排：兩位即可主席臺左右各一個，必須 要具備觀察力的助教，在為客戶送話筒的時候要快準(zhǔn) 在最短的時間送到客戶手上，注：跑麥姿勢，半蹲抬 頭，小碎步，速度要快。6、白板助教安排：一個白板兩個助教，負(fù)責(zé)寫和攝,（寫的要求字體清晰、整齊、反應(yīng)快，擦得要求速度 快、動作靈敏，）7、主講臺

6、服務(wù)老師助教：要求女性，形象佳，（幫老 師調(diào)水、端水、老師講課時需要的一切服務(wù)）。8、老師幕后生活服務(wù)助教：要求女性，（負(fù)責(zé)老師的 起居、飲食、老師進(jìn)場前需要和老師護(hù)衛(wèi)保持聯(lián)系， 老師進(jìn)場時間需恰到好處，需要提前調(diào)查好老師的習(xí) 性，禁忌的一些事宜）。9、老師護(hù)衛(wèi)助教安排：四到六位助教，（老師需進(jìn)場 前，助教提前在老師房間等候，有序的站成兩排，進(jìn)場時護(hù)衛(wèi)手拉手引導(dǎo)老師進(jìn)入講臺，全部助教鼓掌, 引爆全場氣氛）10、投影儀字幕助教安排：一位助教，（要求熟練操作 電腦和word操作、打字速度快、會解決常見的電腦故 障和投影儀連接步驟）。11、舞蹈助教安排：中場休息時間舞蹈助教站到講臺, 和學(xué)員一起舞動

7、起來，經(jīng)過一番舞蹈后，學(xué)員全部坐 下，主持人上場，有學(xué)員分享的可以安排一到兩位， 之后老師進(jìn)場。12、主持人安排：男女搭配，形象氣質(zhì)好、吐字清晰、 語言流暢、精煉、能把握場內(nèi)時,間、能帶動場內(nèi)氣氛, 互動能力強。（從始至終要注重：一旦出現(xiàn)問題，第一 個快速反應(yīng)的是主持人，必須快速處理，全局控制！ 在介紹時，應(yīng)先拋出幾個現(xiàn)在存在的問題，我們?yōu)槭?么要培訓(xùn)I,培訓(xùn)的目的是什么？然后再重點介紹老師。 在一節(jié)課程結(jié)束時，要先示意大家鼓掌。還應(yīng)注意在 中場休息后快開場時要主持：“請所有的學(xué)員回到自己 的位子上，課程會議馬上開始:在中場結(jié)束時主持人 要先帶動鼓掌，再主持感謝詞?。?3、會場組織總監(jiān)：負(fù)責(zé)整

8、個場內(nèi)所有助教職位安排, 監(jiān)督、責(zé)任到位，必須在會務(wù)前制定獎罰機制，發(fā)現(xiàn) 助教不在自己崗位必須有懲罰，整個會務(wù)表現(xiàn)好的有 獎勵。注：1門衛(wèi)、場內(nèi)站位各選出一個小隊長，負(fù) 責(zé)本組助教。2會場必須頭天下午全部布置好，物資 到位。3助教排練需在會務(wù)開場前半個小時結(jié)束，讓 所有助教精神煥發(fā)。4早上和晚上總監(jiān)需要點名到場的所有助教。三、會場基本流程：學(xué)員全部到場，宣布會議開始， 主持人一番開場白結(jié)束后宣布會議開始，讓我們以熱 烈的掌聲有請今天的xx老師進(jìn)場，全體起立，進(jìn)場曲 響起，老師由護(hù)衛(wèi)保護(hù)著出場，老師講課正式開始一上午中場休息，學(xué)員休息后回到會場后，一首有 活力的舞蹈后，老師入場進(jìn)入下半場的課程上

9、午課程結(jié)束，由各位助教引導(dǎo)客戶出場，需要 場外迎賓指引客戶進(jìn)入餐廳，（等學(xué)員離開會場后場內(nèi) 所有助教集合，開始上午會議的總結(jié)和下午工作安排， 彌補上午不足的地方，場內(nèi)總監(jiān)指導(dǎo)工作）。下午課程開始由老學(xué)員分享課程心得，之后是助 教舞蹈，下午課程結(jié)束后，通知明天早上會議的開始 時間及注意事項，之后助教引導(dǎo)學(xué)員出會場，等安排 好學(xué)員后全部助教集合開會，迎接明天課程的到來。注意事項:一、會議前：1、在入口處安排服務(wù)人員，明 確、清楚的告訴每位進(jìn)場的人員如何坐？坐到什么地 方？2、安排誰服務(wù)？應(yīng)該注意什么？3、燈光、音響、話筒、空調(diào)、現(xiàn)場調(diào)試的 人員，會場都要作好安排！二、會議中：問題往往出現(xiàn)在會議中！如：空調(diào)的溫度問題（作為主導(dǎo)會議方必須 全程關(guān)注，溫度是否過高、過低），會場的空調(diào)在冬天 合適，是否在夏季可以？（如果在高樓層，因為溫度 會往上走，導(dǎo)致原空調(diào)失效