校安工程檔案管理課件.ppt

1、校安工程檔案管理2011年9月15日1引言校安工程的主要目標(biāo)校安工程的四個(gè)階段各地檔案管理概況檔案收集的范圍和方法檔案管理成功案例2校安工程的主要目標(biāo)把學(xué)校建成最安全、最牢固、家長最放心的地方：學(xué)生能在最安全的校舍學(xué)習(xí)校舍管理的信息化：全面掌握校舍安全信息建成精品工程和陽光工程達(dá)到重點(diǎn)防御地區(qū)的設(shè)防標(biāo)準(zhǔn)重建D級(jí)危房、改建C級(jí)危房科學(xué)設(shè)計(jì)、安全施工、高質(zhì)量、高效率3校安工程的四個(gè)階段 （1）排查鑒定。 （2）編制規(guī)劃。（3）組織實(shí)施。（4）建檔歸檔。各級(jí)教育行政部門實(shí)現(xiàn)校舍管理方式創(chuàng)新，以人的生命為本實(shí)現(xiàn)辦學(xué)條件根本變化重要手段。綜合全國各地實(shí)踐，重視信息采集和檔案管理做好校工程的是一條的規(guī)律。

2、4主 要 內(nèi) 容一、校安工程檔案資料歸檔二、校安工程檔案收集三、校安工程檔案立卷四、校安工程檔案利用五、校安工程檔案管理辦法說明5一、校安工程檔案資料歸檔6 歸檔：同義詞為存檔，指將處理完畢且具有保存價(jià)值的的各種形式的記錄整理后交檔案室（館）保存?zhèn)浒?備查)的過程。 歸檔，校安工程在實(shí)施過程中和各項(xiàng)目在排查鑒定、規(guī)劃、加固改造等各個(gè)階段及其他正在實(shí)施或?qū)⒁獙?shí)施的所有中小學(xué)校舍建設(shè)工程所形成的、與校舍安全有關(guān)的、具有保存價(jià)值和各種形式的記錄，經(jīng)校安辦人員系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程。歸檔是國家規(guī)定的一項(xiàng)制度，又叫“歸檔制度”。7 辦法第十三條對(duì)歸檔文件的質(zhì)量要求作了規(guī)定，其它要求按建設(shè)工程

3、歸檔整理規(guī)范的要求 第十三條 歸檔的文件材料要字跡清楚，圖面整潔，不得用褪色的書寫材料書寫、繪制，卷首編制文件目錄，卷末設(shè)立備考表，標(biāo)明立卷人和審核人。8（一）國務(wù)院文件的要求 國務(wù)院辦公廳印發(fā)的全國中小學(xué)校舍安全工程實(shí)施方案明確提出各地人民政府組織對(duì)行政區(qū)域內(nèi)各級(jí)各類中小學(xué)現(xiàn)有校舍（不含在建項(xiàng)目）進(jìn)行逐棟排查，按照抗震設(shè)防和有關(guān)防災(zāi)要求，形成對(duì)每一座建筑的鑒定報(bào)告，建立校舍安全檔案。9（二）國務(wù)院和省領(lǐng)導(dǎo)的要求 劉延?xùn)|國務(wù)委員在全國中小學(xué)校舍安全工程工作電視電話會(huì)議上的講話強(qiáng)調(diào)，在排查鑒定的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)在全國每一所學(xué)校都有校舍安全檔案，每一個(gè)地區(qū)的教育和建設(shè)主管部門都要掌握轄區(qū)內(nèi)每一座校舍的

4、安全信息。10（三）校舍安全工程本身的要求 1. 管理文件多 校舍安全工程的實(shí)施時(shí)間是三年，量大面廣，涉及各級(jí)政府、校安辦和有關(guān)部門，將印發(fā)大量的管理文件和資料，這些文件和資料必須進(jìn)行系統(tǒng)地整理和歸檔，以全面反映校安工程的實(shí)際。 11 2. 工程環(huán)節(jié)多 校舍安全工程增加了排查鑒定的環(huán)節(jié)。排查既包括對(duì)學(xué)校場址的排查，也包括對(duì)所有單體建筑物的排查。根據(jù)不同地區(qū)的特點(diǎn)，對(duì)校舍的鑒定包括抗震鑒定、安全鑒定、抗淹沒抗洪水沖擊等綜合防災(zāi)能力的鑒定等。這些排查鑒定報(bào)告是對(duì)校舍進(jìn)行加固改造的重要依據(jù)，必須妥善保管。12 3. 工程要求質(zhì)量高 校舍安全工程不僅僅是危房改造，要求既要達(dá)到新的抗震設(shè)防標(biāo)準(zhǔn)，又要達(dá)到

5、綜合防災(zāi)要求。因此，每一個(gè)建設(shè)環(huán)節(jié)都必須高度重視，必須嚴(yán)格按照基本建設(shè)程序施工，將各種施工文件保存下來，確保將校舍安全的責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)環(huán)節(jié)。13二、校安工程檔案收集14關(guān)于檔案的收集辦法的第六條、第七條、第八條 對(duì)檔案的收集提出了要求 第六條規(guī)定在項(xiàng)目招投標(biāo)及與排查鑒定、檢測、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項(xiàng)目文件以及所提交的整理、歸檔責(zé)任，并對(duì)項(xiàng)目文件的套數(shù)、費(fèi)用、質(zhì)量、移交時(shí)間等提出具體要求。15 第八條規(guī)定項(xiàng)目實(shí)施過程中，各級(jí)校安辦應(yīng)當(dāng) 督促建設(shè)、排查鑒定、檢測、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等有關(guān)單位按照協(xié)議、合同的要求及時(shí)做好項(xiàng)目檔案的形

6、成、積累、整理、保管、移交工作。屬于歸檔范圍的檔案資料，應(yīng)當(dāng)及時(shí)與有關(guān)單位辦理移交。對(duì)于無法取得原件的歸檔資料，可由提供單位確認(rèn)一致性后將復(fù)印件加蓋公章歸檔。161. 能收集到的工程實(shí)施前項(xiàng)目在原建設(shè)和加固改造過程中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。172. 校舍場址安全排查報(bào)告、校舍建筑安全排查報(bào)告、校舍的各種鑒定報(bào)告和檢測報(bào)告、排查鑒定合同等。183. 對(duì)于需加固改造的校舍，設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。194. 對(duì)于需要重建的校舍，選址與立項(xiàng)、勘察設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段直接形成的具有保存價(jià)值

7、的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。20 增加安全工程實(shí)施前項(xiàng)目建設(shè) 和加固改造文件 圖1序號(hào)歸 檔 文 件一工程準(zhǔn)備文件二監(jiān)理文件三施工文件四竣工圖五竣工驗(yàn)收文件六其它21 增加排查鑒定文件 圖2歸 檔 文 件校舍建筑安全排查報(bào)告抗震鑒定報(bào)告安全鑒定報(bào)告抗淹沒、抗洪水沖擊鑒定報(bào)告抗風(fēng)能力驗(yàn)算報(bào)告檢測報(bào)告其他鑒定報(bào)告鑒定委托合同加固改造方案拆除施工的相關(guān)文件其它22 關(guān)于附錄細(xì)化問題 提出E項(xiàng)目分卷增加有關(guān)文件的名稱，考慮到項(xiàng)目較多，且建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范對(duì)歸檔文件規(guī)定的都很詳細(xì)規(guī)定，因此在相關(guān)文件后加上詳見建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范。23 工程準(zhǔn)備階段表格對(duì)比圖3歸檔整理規(guī)范序號(hào)歸檔文

8、件保存單位和保管期限一立項(xiàng)文件1項(xiàng)目建議書永久2項(xiàng)目建議書審批意見及前期工作通知書永久3可行性研究報(bào)告及附件永久4可行性研究報(bào)告審批意見永久5關(guān)于立項(xiàng)有關(guān)會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話永久6專家建議文件永久7調(diào)查資料及項(xiàng)目評(píng)估研究材料長期校安工程檔案序號(hào)歸檔文件備注一立項(xiàng)文件二建設(shè)用地、征地、規(guī)劃文件三勘察、測繪、設(shè)計(jì)文件四招投標(biāo)文件五開工審批文件六財(cái)務(wù)文件七建設(shè)、施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人八其它24三、校安工程檔案立卷25 縣級(jí)及以上教育行政部門應(yīng)當(dāng)設(shè)立中小學(xué)校舍安全檔案室，指定專人、劃定專門場所管理所屬學(xué)校的檔案，按要求建立完整的紙質(zhì)檔案和電子檔案系統(tǒng)。”因此，檔案建設(shè)的責(zé)任主體是各級(jí)校安辦，但校舍安全檔

9、案室應(yīng)該建在教育行政部門。26檢測單位校安辦排查鑒定單位勘察單位設(shè)計(jì)單位監(jiān)理單位施工單位檔案室建設(shè)單位27 校舍安全檔案共分為五類第九條規(guī)定 檔案可以按綜合卷、規(guī)劃和經(jīng)費(fèi)卷、監(jiān)督檢查卷、學(xué)?？偩砗晚?xiàng)目分卷進(jìn)行分類立卷。28 縣級(jí)及以上教育行政部門規(guī)劃和經(jīng)費(fèi)卷學(xué)?？偩砭C合卷監(jiān)督檢查卷項(xiàng)目分卷1項(xiàng)目分卷2項(xiàng)目分卷329 辦法第十條對(duì)綜合卷、規(guī)劃和經(jīng)費(fèi)卷、監(jiān)督檢查卷進(jìn)行了細(xì)化。 30 綜合卷 本級(jí)政府部門和上級(jí)政府部門 印發(fā)的與工程有關(guān)的各種文件， 包括工程實(shí)施方案、工程領(lǐng)導(dǎo) 小組和辦公室人員組成、工程 路線圖和時(shí)間表、工程簡報(bào)、 工程年度實(shí)施情況總結(jié)、月報(bào) 表等。31 A 綜合卷序號(hào)歸檔文件一工程

10、實(shí)施方案二領(lǐng)導(dǎo)小組和辦公室組成人員名單三工程路線圖和時(shí)間表四工程年度實(shí)施情況總結(jié)五月報(bào)表六工程簡報(bào)、快報(bào)七上級(jí)政府、校安辦、各部門各類文件八本級(jí)政府、校安辦、各部門各類文件九下級(jí)政府、校安辦、各部門請(qǐng)示和批復(fù)十其它32 規(guī)劃和經(jīng)費(fèi)卷 工程總體規(guī)劃 年度實(shí)施計(jì)劃 工程總體經(jīng)費(fèi)預(yù)決算33B 規(guī)劃和經(jīng)費(fèi)卷序號(hào)歸 檔 文 件一工程總體規(guī)劃二轄區(qū)內(nèi)學(xué)校布局調(diào)整規(guī)劃三工程年度實(shí)施計(jì)劃四工程經(jīng)費(fèi)預(yù)決算五其它34 監(jiān)督檢查卷 工程日常監(jiān)督檢查辦法 監(jiān)督檢查具體實(shí)施方案 監(jiān)督檢查記錄 專項(xiàng)監(jiān)督檢查報(bào)告35C 監(jiān)督檢查卷序號(hào)歸 檔 文 件一工程日常監(jiān)督檢查辦法二監(jiān)督檢查具體實(shí)施方案三監(jiān)督檢查記錄四專項(xiàng)監(jiān)督檢查辦法

11、五其它36第十一條規(guī)定了學(xué)?？偩砗晚?xiàng)目分卷學(xué)?？偩戆磳W(xué)校立卷，命名為學(xué)校總卷學(xué)?？偩須w集該校校舍場址排查報(bào)告、校園整體規(guī)劃、整體設(shè)計(jì)方案等文件；項(xiàng)目分卷按項(xiàng)目立卷，命名為學(xué)校項(xiàng)目分卷。 項(xiàng)目分卷歸集該項(xiàng)目的所有建設(shè)和改造文件，包括排查鑒定報(bào)告、加固改造方案等。 項(xiàng)目是指每個(gè)單體建筑物，包括學(xué)校的教學(xué)及教學(xué)輔助用房、生活用房和辦公用房等。37學(xué)?？偩韺W(xué)校項(xiàng)目分卷2學(xué)校項(xiàng)目分卷1學(xué)校項(xiàng)目分卷338D 學(xué)校總卷（按學(xué)校一校一卷）序號(hào)歸 檔 文 件一學(xué)校簡介二學(xué)校整體規(guī)劃三學(xué)校整體設(shè)計(jì)方案四工程實(shí)施前后校園平面圖五工程實(shí)施前后土地校舍情況總表六工程實(shí)施前后校舍基本情況明細(xì)表七校舍場址安全排查報(bào)告八其它

12、39關(guān)于拆除項(xiàng)目卷 項(xiàng)目拆除要單獨(dú)立卷 第十二條規(guī)定 經(jīng)排查鑒定后確 定為拆除的項(xiàng)目 文件按學(xué)校集中 歸集為拆除項(xiàng)目 卷。40學(xué)校教學(xué)用房辦公用房其他用房輔助用房生活用房拆除項(xiàng)目分卷41序號(hào)歸 檔 文 件一工程實(shí)施前項(xiàng)目建設(shè)和加固改造文件二排查鑒定文件三工程準(zhǔn)備文件四工程監(jiān)理文件五施工文件六竣工圖七竣工圖驗(yàn)收文件八其它E項(xiàng)目分卷要求按項(xiàng)目立卷，一項(xiàng)一卷。42序號(hào)歸 檔 文 件一工程準(zhǔn)備階段文件二監(jiān)理文件三施工文件四竣工圖五竣工驗(yàn)收文件六其它E（A)安全工程實(shí)施前項(xiàng)目建設(shè)和加固改造文件43序號(hào)歸 檔 文 件一校舍建筑安全排查報(bào)告二抗震鑒定報(bào)告三安全鑒定報(bào)告四抗風(fēng)能力驗(yàn)算報(bào)告五竣工驗(yàn)收文件六檢測報(bào)

13、告七其他鑒定報(bào)告八鑒定委托合同九加固改造方案十拆除施工的相關(guān)文件十一其它E（B)排查鑒定文件 44序號(hào)歸 檔 文 件一立項(xiàng)文件二建設(shè)用地、征地、規(guī)劃文件三勘察、測繪、設(shè)計(jì)文件四招投標(biāo)文件五開工審批文件六財(cái)務(wù)文件七建設(shè)、施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人八其它E（C) 工程準(zhǔn)備階段文件 45序號(hào)歸 檔 文 件一監(jiān)理規(guī)劃二監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問題三監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問題四進(jìn)度控制文件五質(zhì)量控制文件六造價(jià)控制文件七供貨、試驗(yàn)等相關(guān)單位資質(zhì)材料八監(jiān)理通知九合同與其他事項(xiàng)管理文件十監(jiān)理日志十一監(jiān)理工作總結(jié)十二其它E（D) 監(jiān)理文件 46序號(hào)歸 檔 文 件一施工技術(shù)準(zhǔn)備文件二施工現(xiàn)場準(zhǔn)備文件三地基處理記錄四工程

14、圖紙變更記錄五施工材料預(yù)制構(gòu)件質(zhì)量證明文件及復(fù)試驗(yàn)報(bào)告六施工試驗(yàn)記錄七隱蔽工程檢查記錄八施工記錄九工程質(zhì)量事故處理記錄十工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄十一其它E（E) 施工文件 47序號(hào)歸 檔 文 件一各類綜合圖二室外專業(yè)圖三建筑竣工圖四結(jié)構(gòu)竣工圖五裝修工程竣工圖六電氣工程竣工圖七消防工程給排水工程竣工圖八采暖通風(fēng)空調(diào)工程竣工圖九其它專業(yè)工程竣工圖十其它E（F)竣工圖 48序號(hào)歸 檔 文 件一工程竣工總結(jié)二竣工驗(yàn)收記錄三財(cái)務(wù)文件四聲像、縮微、電子檔案五其它E（F)竣工驗(yàn)收文件 49四、校安工程檔案利用50 校安工程結(jié)束后的檔案管理 與城建檔案管理的銜接 紙質(zhì)檔案的數(shù)字化511. 校安工程結(jié)束后的檔案管理辦法

15、充分考慮了校安工程結(jié)束后校舍建設(shè)的檔案管理。 第三條：以及其他正在實(shí)施或?qū)⒁獙?shí)施的所有中小學(xué)校舍建設(shè)工程第十四條：校舍情況發(fā)生變化的，學(xué)校應(yīng)當(dāng)及時(shí)更新，保證圖實(shí)相符并報(bào)當(dāng)?shù)匦Ｉ岚踩珯n案室。第十八條：項(xiàng)目竣工驗(yàn)收投入使用后，因故對(duì)其進(jìn)行的改擴(kuò)建、維修、加固形成的文件資料，也應(yīng)及時(shí)納入項(xiàng)目檔案。校安工程結(jié)束后再出臺(tái)專門的中小學(xué)校舍檔案管理辦法。522.與城建檔案管理的銜接 第十五條 凡屬城市建設(shè)檔案館接收范圍的檔案，應(yīng)當(dāng)按照城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦法及城建檔案管理有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定另行報(bào)送當(dāng)?shù)爻鞘薪ㄔO(shè)檔案館。533. 紙質(zhì)檔案的數(shù)字化 第十九條 校舍安全檔案室應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)歸檔的紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行數(shù)

16、字化處理，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的對(duì)應(yīng)，并按要求納入全國中小學(xué)校舍信息管理系統(tǒng)。數(shù)字化即對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描處理，這是國家檔案局要求并推動(dòng)的。各校校安工程所形成的檔案全部進(jìn)行了數(shù)字化處理，做到紙質(zhì)檔案與電子檔案的一一對(duì)應(yīng)。54考慮到檔案管理方面的一些具體問題建設(shè)工程文件檔案整理規(guī)范已經(jīng)做了詳盡的規(guī)定，故第二十條要求本辦法未具體規(guī)定的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)參照建設(shè)工程文件檔案整理規(guī)范執(zhí)行。55五、校安工程檔案管理辦法說明56附錄的部分內(nèi)容 “監(jiān)理文件”第7項(xiàng)“分包資質(zhì)”有改動(dòng)，校舍安全工程不能分包，因此改為“供貨、試驗(yàn)等相關(guān)單位資質(zhì)材料”。 “施工文件”只列了建筑安裝工程里的第一部分內(nèi)容，第二部分電氣、給排水、

17、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)狻⒔ㄖ悄芑?、電梯工程雖然沒有單列，也要按規(guī)范里的要求歸檔。 校舍安全工程不含市政基礎(chǔ)建設(shè)部分，因此規(guī)范附錄中市政基礎(chǔ)設(shè)施工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工圖沒納入。 在每一項(xiàng)下面均增加了“其它”一項(xiàng)內(nèi)容，主要是考慮附錄里所列項(xiàng)目由可能不全面，有些沒有列到項(xiàng)目之內(nèi)，但又要?dú)w檔的，放入其它項(xiàng)下。57檔案和項(xiàng)目 檔案是指工程實(shí)施過程和各個(gè)項(xiàng)目在排查鑒定、規(guī)劃、加固改造等各個(gè)階段以及其他正在實(shí)施或?qū)⒁獙?shí)施的所有中小學(xué)校舍建設(shè)工程所形成、與校舍安全有關(guān)的、具有保存價(jià)值的各種形式的記錄。 項(xiàng)目是指每個(gè)單體建筑物、包括學(xué)校教學(xué)及教學(xué)輔助用房、生活用房和辦公用房。 辦法適用于前條所述檔案

18、的收集、整理、保存、管理和利用。58福建省中小學(xué)校舍安全檔案室建設(shè)情況表（截止2010年5月）59（一）辦法主要解決的問題 全國中小學(xué)校舍安全工程檔案管理辦法主要考慮從校舍安全工程的特點(diǎn)出發(fā)，解決校舍檔案建設(shè)的責(zé)任主體、收集方式、檔案內(nèi)容、分類標(biāo)準(zhǔn)、保管期限、適用范圍等問題。60（二）借鑒原來已有的文件 關(guān)于建設(shè)項(xiàng)目工程的檔案管理，國家有關(guān)部門已經(jīng)印發(fā)了多個(gè)辦法、規(guī)定、規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)。這些文件從不同的角度和側(cè)面對(duì)建設(shè)項(xiàng)目工程，特別是城市建設(shè)項(xiàng)目工程檔案的標(biāo)準(zhǔn)、收集、制作、歸檔、管理和利用等做出了規(guī)定。起草過程中參考了這些文件。61（三）關(guān)于管理制度和責(zé)任追究第十六條規(guī)定 各級(jí)教育行政部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)本辦法和有關(guān)法律法規(guī)建立健全中小學(xué)校舍檔案的收