檔案學基礎與電子文件管理(全套課件182P)

1、檔案學基礎與電子文件管理檔案及其作用 檔案工作與檔案機構檔案管理理論與原則檔案收集與整理檔案鑒定與檢索檔案開放與服務專門檔案的管理電子文件及其管理（方昀老師） 主要內容期刊 檔案學研究 檔案學通訊 中國檔案著作 陳兆祦，和寶榮，王英瑋著：檔案管理學基礎（第三版），中國 人民大學出版社 付榮校著：檔案管理現(xiàn)代化：檔案管理中技術革命進程的動態(tài)審視，浙江大學出版社 馮惠玲主編：檔案學概論.，北京:中國人民大學出版社，2001 參考資料檔案學學科體系 檔案學概論 檔案管理學 文書學 中國檔案事業(yè)史 科技檔案管理學 電子文件管理 檔案保護技術學 外國檔案管理第一講 檔案及其作用1.1 檔案1.1.1 檔

2、案的起源1.1.2 檔案的定義1.1.3 文件與檔案1.2 檔案的屬性與價值1.2.1 檔案的本質屬性1.2.2 檔案與其他事物的關系1.3 檔案的價值1.4 檔案的種類1.1.1檔案的起源主要有4種觀點 1、國家文字檔案2、文字國家檔案3、文字檔案國家有條理的檔案 4、結繩、刻契 檔案文字國家 有條理的檔案 1、2條又稱為階級社會產物論（文字、國家條件說） 3、4條又稱為原始社會產物說 問題：你認為是先有文字還是先有檔案？資料：結繩記事結繩記事是一種流行很廣的記憶方法。 原始記事的一種方法。人類在沒有發(fā)明文字或文字使用尚不普遍時，常用在繩索或類似物件上打結的方法記錄數(shù)字，表達某種意思，用以傳

3、達信息，處理事件。中國自古就有關于結繩記事的記載。易系辭載：“上古結繩而治,后世圣人易之以書契。”說文解字序載：“神農氏結繩為治， 而統(tǒng)其事。 黃帝之史倉頡初造書契。中國云南的獨龍族、傈僳族、怒族、佤族、瑤族、納西族、普米族、哈尼族和西藏的珞巴族等，在中華人民共和國成立前，也仍用結繩方法記日子。傈僳族用結繩法記帳目；哈尼族借債，用同樣長的兩根繩子打同樣的結,各執(zhí)其一作為憑證;寧蒗的納西族、普米族常用打結的羊毛繩傳達消息，召集群眾。古代埃及、波斯、秘魯也有以結繩來記事的。古秘魯印加印第安人打結的繩名為“魁普”(quipus)，表示的數(shù)目完備清楚，他們用來登錄帳目、人口數(shù)及稅收數(shù)。大洋洲的波利尼西

4、亞人等也曾用結繩來記事。圖片：秘魯印加人的結繩記事檔案產生的前提之一：文字的產生文字的產生西文埃及象形文字希臘文腓尼基文字兩河流域楔形文字拉丁文有二十四個字母的拼音字母表 斯拉夫文起源西方文字起源如俄文、波蘭文如英文、法文、西班牙文等文字的產生中國結繩刻契圖畫文字甲骨文字金文篆書隸書2.檔案產生的條件二：國家的產生法國著名檔案學者布萊邦在1950年召開的第一屆國際檔案大會上發(fā)言時指出。檔案是一個國家、省和行政機構的記憶。尼日利亞檔案學者埃思在1996年召開的第十三屆國際檔案大會上指出，檔案是一個國家的共同記憶是國家歷史和行政管理的反映，是政府成長和職能運行的反映，是同一文化傳統(tǒng)下不同文化環(huán)境的

5、表現(xiàn)，是國家發(fā)展的見證。檔案是國家有意識保存下來的活動記錄，而國家作為統(tǒng)治階級壓迫被統(tǒng)治階級的工具，產生于人類第一個階級社會奴隸社會。階級的出現(xiàn)，為腦力勞動和體力勞動的分工創(chuàng)造了條件。檔案的歷史沿革中國1、載體沿革甲骨檔案金石檔案簡牘檔案縑帛檔案 紙質檔案聲像檔案 電子檔案2、名稱的沿革 A、商冊； 周中； 秦、漢典籍 ； 魏晉以后文書、文案； 唐、宋以來文卷、案卷、案牘； B、“檔案”一詞，一般認為初見于明末清初：清初文人楊賓所作的柳邊紀略一書，其第三卷載：“邊外文字，多書于木，往來傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也；存貯多年者曰檔案，曰檔子，以積累多、貫皮條掛壁若檔故也。然今文字之書于紙者，亦

6、呼之謂牌子、檔子矣。”檔案的歷史沿革外國石刻檔案泥板檔案紙草檔案羊皮紙檔案蠟板檔案金屬板檔案棕櫚樹葉檔案樺樹皮檔案 古代中外檔案制成材料的比較及啟示紙張出現(xiàn)之前，外國的檔案制成材料如上。中國，制成材料主要的是甲骨、竹（木）簡、縑帛、青銅、石刻等。而使用最多，最常用的是竹（木）簡。為什么？因為最容易獲得，最經濟?？V帛比竹簡好用，但不經濟。國外的制成材料也有多種，但使用最多、影響最遠的，是紙草。也是這個原因。1.1.2 檔案的定義 檔案是機關、組織和個人在社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音及其它各種方式和載體的文件。 中華人民共和國檔案法給出的定義：“本法所稱的檔案，

7、是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄” 問題：你認為什么是檔案？你身邊的檔案有哪些？檔案定義的涵義一是檔案來源 從形成者看，來源有三類：機構 、組織 、個人。 資料： 中國大陸以前不承認個人擁有檔案合法性，不重視個人檔案，因此許多個人保存的檔案，沒有集中到一個檔案館保管，相應地削弱了有些檔案的利用價值。而國外有些國家則不同，一些檔案管理機構承認個人擁有檔案，并鼓勵個人把檔案存入管理機構，而管理機構只起一種代為保管的作用。但是1996年公布的中華人民共和國檔案法規(guī)定檔

8、案有三種所有形式：國家所有、集體所有、個人所有。二是檔案形成 檔案是由文書轉化而來的。轉化條件有三： （一）辦理完畢的文件才能成為檔案。 所謂辦理完畢是相對而言的，主要是指完成了文書處理程序，不能理解為一切文件都要把文件中所說的事情全部辦完，才算辦理完畢。情況有以下三種： 1、文件內容要求馬上辦理完畢，并且已經辦理完畢。2、文件內容要求長期執(zhí)行（辦理），但只要完成了文書處理程序也算一種，如國家的法律、條約、契約、合同、經濟遠景規(guī)劃等，只要經過簽收、傳閱、研究討論和貫徹執(zhí)行也算辦理完畢。3、不需要具體辦理，只需完成文書處理程序就算辦理完畢從這個角度來看，可以說“文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿

9、”。（二）具有一定查考利用價值的文件，才能成為檔案。從這個角度來看，可以說“文件是檔案的基礎，檔案是文件的精華”。（三）按照一定的規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案從這個角度來看，可以說“文件是檔案的因素，檔案是文件的組合?！?三是檔案的形式：檔案信息的記注方式很多，載體也多種多樣。從檔案的載體上來看，有甲骨、金石、紙張、膠片、磁帶、磁盤、光盤等。表達方式基本有三種：文字、圖像、聲音；從記錄方法來看，有手寫、刀刻、印刷、攝影、錄音、錄像等。 從文件名稱上看，古代有詔、誥、題本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈?，F(xiàn)代有計劃、報告、請示、批復、會議記錄等。從類型上說，有文書檔案、科技檔案、專門

10、檔案。四是檔案內容： 檔案內容反映了人們各種社會活動，即檔案內容上的特征是：1、十分豐富，無所不包一個國家的全部檔案記載著國家的誕生和發(fā)展，政治、經濟、軍事、文化等各種各樣的內容；一個機關的檔案記載著機關開展工作和生產活動的信息。從古到今的檔案，數(shù)量浩如煙海，上至天文、下至地理、中至人事，無所不包。 2、原始性檔案是歷史的原始記錄，或說是原始的歷史記錄，這是檔案的本質屬性。檔案不是人們有意識編寫、加工的，而是為完成某項工作自然地形成的。對于后人來說，它是第一手的資料。因此，檔案具有很大的憑證作用。問題原始的檔案就是真實的嗎？原始性與真實性原始性和真實性的區(qū)別：從整體上看，檔案是比較可靠的歷史記

11、錄，但具體到每一份文件，大多數(shù)是真實的，部分檔案并非如此，主要有兩種情況： 一是形成上不真實，是假造、偽造的檔案；二是檔案內容失真，形成是真實的，但其內容不真實； 因此，我們應該辯證地看待這個問題。一方面我們不能百分之百地不加鑒定、不加分析地相信檔案的真實和可靠性，但也不能懷疑一切。應當看到絕大部分的檔案是真實的、可靠的，有部分檔案是假造的、不真實的，但這些也有保存價值，不能隨意銷毀、涂改。1.1.3 文件與檔案文件與檔案的基本關系： 文件是檔案的前身，檔案是文件的變體，是經過系統(tǒng)化整理的文件集合體； 文件是檔案的來源之一，檔案是文件的主要歸宿文書工作與檔案工作的基本關系 聯(lián)系1.工作對象上的

12、聯(lián)系2.工作步驟上的聯(lián)系3.整體工作的聯(lián)系區(qū)別1.工作目的不同2.工作任務不同文件的性質 文件的本質屬性現(xiàn)實執(zhí)行性文件的現(xiàn)實執(zhí)行性包含以下幾層意思： 1.“對號入座”式地貫徹執(zhí)行文件的精神 2.文件是作為解決文件所規(guī)定需要解決問題的依據 3.文件在貫徹執(zhí)行過程中，對解決問題具有指導意義文件的特點文件是由法定的作者制成和發(fā)布的 文件有法定的權威和效用 文件有規(guī)范的體式，并需經過一定的處理程序 文件的作用 文件的作用，概括地說就是管理政務的工具和手段。具體包括以下幾方面： 上傳下達作用 公務聯(lián)系作用 憑證記載作用文件的分類從文件的來源上劃分，可以將一個機關的文件分為收來文件和本機關制成文件。從行文

13、關系和方向上劃分，可以將文件分為上行文、平行文、下行文。 行文關系是指機關之間文件往來所構成的關系。它是根據機關的組織系統(tǒng)、機關職權范圍和機關之間不同的工作關系確定的，機關之間文件的授受關系。從文件涉及的機密程度上劃分，可以將文件分為絕密文件、機密文件、秘密文件、內部文件、公布文件。從文件的作用上劃分，可以將文件分為法規(guī)文件、行政文件、黨的文件。從文件的使用范圍上劃分，可以將文件分為通用文件、事務文件、專用文件。文書工作的基本任務 文件的撰寫與處理 平時歸卷與調閱 年終立卷歸檔 記錄的整理 準備參考資料 編寫大事記 其它事務性工作1.2 檔案的屬性與作用1.2.1 檔案的本質屬性原始記錄性問題

14、圖書、報刊等資料與檔案一樣，都是知識的載體，也是被有意識保存積累起來的，你認為它們與檔案一樣嗎問題1、檔案有什么用2、在你的過去、現(xiàn)在、或將來你會 怎么用檔案3、社會對檔案怎么用 原始性 檔案是特定的形成者（機構或人物）在特定活動過程中直接形成或使用的文件，是伴隨著特定社會活動的進行而形成的。不是事后編寫或任意收集的。 檔案注重原本、原稿，且注重形成過程的痕跡。 記錄性 檔案是由文件轉化而來的，而文件最初是作為記錄和辦事工具，為了處理當時某種事務的需要而產生的，是人們有目的地保存起來以備日后查考的。 檔案利用文件內容來反映社會實踐活動，文件形成過程賦予檔案對特定社會活動的記錄。1.2.2 檔案

15、與其他事物的關系檔案與信息從邏輯上講，檔案與信息是種概念與屬概念的關系。檔案是信息的一種，是信息大家族中的一個重要成員。檔案是一種最真實、最可靠、最具權威性與憑證性的原生性固化信息，從根本上體現(xiàn)著信息的確定性與可靠性。同時檔案也是一種最重要的信息，是信息之根確定性與可靠性是最高體現(xiàn)形式和實存形態(tài)。 檔案與文獻相似：文獻一般是指前人留下來的歷史文化價值較高，內容較系統(tǒng)完整的信息記錄。實存形態(tài)有文書、文章、著作（圖書）、日記、信函、筆記、照片、音像制品等等。檔案與文獻的邏輯關系式內涵不同，外延有大面積交叉重合。區(qū)別： 一是本質即核心含義不同：檔案是社會實踐的原始記錄，是第一手的原生信息。文獻則不論

16、是否原始記錄，非原始記錄性的信息記錄也可成為文獻，這是二者的根本區(qū)別； 二是文獻注重歷史文化價值，檔案則既注重歷史文化價值，又注重現(xiàn)實性的查考、實用價值； 三是文獻內容一般較系統(tǒng)、完整，而檔案則包括大量的片段性零星記錄在內，如測試記錄、發(fā)票、賬單、登記表單、簽名等。 檔案與文書聯(lián)系：主要是實存形態(tài)上的直接轉化關系。文書尤其是其定稿，因具有較強的原始記錄性，所以可直接轉化為檔案，成為檔案的實存形態(tài)之一。二者區(qū)別：第一、檔案的實存形態(tài)不僅僅是過去的文書，還包括大量非文書類的原始性記錄物。過去的文書也并非全部能轉化為檔案，只有原始記錄性強，查考價值高且文書處理程序完畢的一部分文書才能轉化為檔案，大量

17、的文書不能轉化為檔案。第二、二者概念內涵，尤其是本質不同。文書本質上是人們處理、解決現(xiàn)時性具體事務、問題的信息傳遞工具。它主要在空間上傳播交流且具有相當程度的強制性。而檔案的本質則是以往社會實踐的原始記錄物，主要在時間上傳遞，讓過去告訴現(xiàn)在，讓現(xiàn)在告訴未來，是人們追求、維系時間上的連續(xù)性、統(tǒng)一性的產物。從邏輯上講，二者內涵不同，外延有大面積交叉。檔案與圖書兩者在現(xiàn)實中關系較為密切，管理上也有相通之處。區(qū)別：第一、本質不同。檔案是社會實踐的記錄，圖書是系統(tǒng)認識的產物。第二、社會功能不同。人們查檔案是為了解決現(xiàn)實生活中發(fā)生的問題，為了了解研究歷史事實；人們看書則是為了學習系統(tǒng)知識。第三、二者內容上

18、的交叉重合部分，其特點也明顯不同。即檔案內容中既有知識，但這些知識是不系統(tǒng)的知識片段；圖書內容中也有對歷史事實的記載，但這種記載卻不是直接的原始記錄，二是經過加工提煉后的系統(tǒng)性知識。檔案與資料從邏輯意義上講，資料的外延一般要大于檔案。資料是一個相對性、動態(tài)性極強的概念，其外延極為寬泛，一般說來，凡是人們研究、解決某一問題有一定價值的所有相關信息均可稱之為資料，而無論具體是什么文書、檔案、圖書、報刊、文章、錄音錄像乃至文物等，只要對人們研究解決某一問題與信息支持簡直，都可以看成是資料；也無論處于何種狀態(tài)是被集中保存在某處，還是散存于各處待人去搜索整理。而檔案則沒有資料這種相對性和動態(tài)性。所以檔案

19、可以被人們作為資料看待并使用，但資料不能作為檔案看待并使用。 檔案與文物文物是與檔案在內涵上最為接近的概念（事物）。文物是有文化價值的歷史遺留物，其形態(tài)主要是過去人們直接使用的實用性物品，當然也包括重要的歷史文件。從邏輯上講，檔案與文物在內涵上有部分交叉重合。檔案，尤其是重要檔案，因其既有原始記錄作用，又有突出的歷史文化作用，可看做是文物，并作為文物收藏。但絕大部分文物不能成為檔案。因為文物的大部分是實用性物品，其所記錄的歷史事實的內容信息是不清晰、不明確的。而檔案則是指內容信息清晰、確定、可明確說明某一歷史事實的原始記錄。其主導性實存形態(tài)目前是文書。 1.3 檔案的價值1.3.1 檔案的憑證

20、價值憑證價值，是指檔案作為證據或憑證而存在的作用?？谡f無憑，立字為證。口為空，字為宗。憑證價值的來源第一，從檔案形成的過程及結果看，檔案是當時當事直接使用的文件轉化而來的，而非需要使用之際臨時編造的。第二，從檔案本身的物理形態(tài)看，文件上保留著真切的歷史標記。如親筆手稿、相關人員的親筆簽署或批示、印信，以及原始的照片、錄像、原聲錄音等。案例檔案證明2015年06月08日19:44 法制晚報 事件簡況： 深圳市坪山新區(qū)作協(xié)主席劉友娣(筆名：夏子)被秘書長方元舉報，其北京師范大學中國語言文學專業(yè)研究生學歷涉嫌造假。6月8日下午，北師大檔案館工作人員向法制晚報記者證實，確實沒有查詢到劉友娣在該校的相關

21、學歷信息。 事件經過：深圳市坪山新區(qū)作家協(xié)會秘書長方元告訴記者，之前并未懷疑過劉友娣的學歷：“2012年我在省作協(xié)的一個培訓班認識了她，2013年坪山新區(qū)作協(xié)成立時我還是她的推薦人，當時對她并不了解。” 據方元介紹，當時坪山新區(qū)有一個“雇員”的編制，工作單位是在區(qū)作協(xié)，研究生學歷的薪資為8500元，劉友娣在她的推薦下提交了相關學歷材料。但隨后方元通過人事部門了解到，劉友娣的研究生學歷涉嫌造假。記者查閱發(fā)現(xiàn)，劉友娣在履歷、申請材料中都寫明自己是北京師范大學中國語言文學專業(yè)的研究生學歷。“文人應該有底線，我作為她的推薦人希望她能對我有個交代，”方元向記者坦言，自己通過坪山新區(qū)經濟服務局的名義向北師

22、大檔案館查詢劉友娣的學歷，但得到的回復是未能查到任何相關信息。坪山新區(qū)作協(xié)副主席蔣志武向記者表示，“作家連誠信的前提都做不到我覺得不應該，我曾發(fā)過短信給她希望她能主動辭職，但沒收到回復?！北救嘶貞鹤x的是作家研究生班6月8日下午，記者在電話中向劉友娣本人求證，她告訴記者，自己的研究生學歷沒有問題?！拔易x的是北師大的作家研究生班，有30多人，前后在北京學習了8個月，其余時間都是在湖南學習。”劉友娣說。劉友娣還向記者透露，本來學校不給文憑，但當時以班長為主的多名同學和學校溝通之后，就給發(fā)了畢業(yè)證書。記者向其詢問當年班長的姓名，劉友娣表示“記不得了，他是河北的，也是作家?！笔录Y果：北師大檔案館：未

23、查到相關信息據劉友娣的畢業(yè)證書信息顯示，她曾于1993年9月至1995年7月在北京師范大學中國語言文學專業(yè)研究生班學習兩年。記者隨即聯(lián)系了北京師范大學檔案館，一名姚姓女工作人員向記者證實，此前深圳市坪山新區(qū)經濟服務局確實向北師大檔案館查詢過劉友娣的學歷資料，北師大檔案館也與4月10日作出書面回復：根據本館現(xiàn)有材料，未查到貴單位提供的相關信息。如有異議，請劉友娣與本館聯(lián)系。最后，該名工作人員向法晚記者強調，“如果是正規(guī)考取本校碩士研究生的人員，應該都會有相關記錄檔案。”檔案證明案例分析：國家轉基因檢測中心檔案管理要求：第一，歸納國家轉基因檢測中心檔案工作的問題。第二，運用檔案屬性與檔案價值理論，

24、分析國家轉基因檢測中心檔案形成、檔案管理、檔案機構、檔案人員等問題。第二，提出維護檔案真實性及完善國家轉基因檢測中心檔案工作的的對策。1.4 檔案的種類根據檔案的不同屬性和管理的需要，可采用不同標準、角度對檔案進行劃分。按檔案來源國家機關檔案黨派團體檔案企業(yè)檔案事業(yè)單位檔案名人（人物）檔案按檔案的內容普通檔案專門檔案黨務檔案國家政務檔案公安檔案訴訟檔案會計檔案科學技術檔案教學檔案按檔案載體金石檔案甲骨檔案泥板檔案簡牘檔案縑帛檔案羊皮檔案紙質檔案膠片檔案磁帶檔案按檔案的時間標準古代檔案近代檔案現(xiàn)代檔案討論：一，討論內容： 如何理解文件、檔案、圖書、資料、情報等的關系？二，討論角度：1.從理論內涵

25、的角度分析。2.從管理與應用的角度分析。（如：你是一個企業(yè)（事業(yè)）單位的信息主管，你如何配置以上信息資源？如何管理）三，討論方式：1.推舉一位討論主持人。2.嘉賓模式。（分組討論，每組選出代表作為嘉賓）第二講 檔案工作與檔案機構LOREM IPSUM DOLOR2.1 檔案工作2.1.1 檔案工作的內容2.1.2 檔案工作的性質與意義2.2 檔案工作的基本原則2.3 檔案機構2.3.1 檔案室2.3.2 文件中心2.3.3 檔案館2.3.4 檔案行政機構2.3.5 檔案機構之間的關系LOREM IPSUM DOLOR2.1 檔案工作2.1.1 檔案工作的內容狹義的檔案指檔案業(yè)務工作，包括： 檔

26、案室工作 檔案館工作 文件中心工作 廣義的檔案工作指檔案事業(yè)，包括： 檔案室工作 檔案館工作 檔案行政管理工作 檔案教育 檔案科研 檔案出版檔案業(yè)務工作內容八個環(huán)節(jié)文書或檔案室階段收集收集整理保管反饋調整編研提供利用檢索鑒定統(tǒng)計登記收集整理鑒定保管統(tǒng)計檢索提供利用編研檔案業(yè)務的二元認識實體管理與信息開發(fā)文書或檔案室階段實體管理收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計登記工作之一反饋階段信息開發(fā)檢索、提供利用、編研、統(tǒng)計登記工作之一2.1.2 檔案工作的性質與意義管理性 是一項專門業(yè)務 是某種工作管理的組成部分行政、會計、人事等 服務性 服務性條件性政治性 服務方向 檔案工作為一定階級、一定社會制度、一定路

27、線、政策服務 機要性國家利益的保障問題：單位領導對檔案工作應該重視到什么程度？2.2 檔案工作的基本原則統(tǒng)一領導、分級集中原則一，統(tǒng)一領導，統(tǒng)一管理 體制 從中央到地方，檔案工作由同級的黨和政府統(tǒng)一領導和管理。 具體職能由相應的檔案行政管理部門執(zhí)行。 依檔案法和有關規(guī)定資料：檔案法規(guī)定：“檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用?！睓n案管理模式國家全部檔案由各級檔案機構分別集中保存，并實行黨、政檔案的統(tǒng)一管理。 機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他組織形成的檔案 本單位檔案室需要長遠保存的檔案移交各級檔案館監(jiān)督模式全國檔案工作，由各級檔案行政管理機構統(tǒng)一地、

28、分層負責地指導和監(jiān)督。 各機構內部檔案工作和各級各類檔案館工作，由各級檔案行政管理機構統(tǒng)一指導監(jiān)督和檢查。 遵循統(tǒng)一的制度和統(tǒng)一的管理方法進行管理。 原則二：維護檔案的完整與安全完整含義：一方面，數(shù)量上，要保障檔案的齊全，保證應集中的檔案按時歸檔。一方面，質量上，維護檔案的有機聯(lián)系，不能割裂分散。安全含義：一方面，物質上，保障檔案不受損毀，盡量延遲檔案壽命。一方面，信息安全上，保護檔案免遭有意破壞，不失密，不泄密。原則三：便于社會各方面的利用 是檢驗檔案工作的主要標準 是根本目的。2.3 檔案機構保存和管理檔案的機構與檔案行政管理機關統(tǒng)稱為檔案機構保存和管理檔案的機構檔案機構檔案行政管理機關縣

29、檔案局市檔案局省檔案局國家檔案局檔案館文件中心檔案寄存中心檔案室2022/7/24622.3.1 檔案室概念：檔案室是各組織（包括機關、團體、學校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等）統(tǒng)一保存和管理本單位檔案的內部機構。它是國家檔案工作體系中最普遍、最大量、最基層的業(yè)務機構，是檔案工作的基礎。2022/7/2463檔案室的基本任務和具體任務基本任務： 統(tǒng)一地管理本單位各部門形成的各種門類和載體的全部檔案，為本單位各項工作服務，并為社會積累檔案史料。具體任務： 對本單位文書部門或業(yè)務部門文件的歸檔工作，進行指導和監(jiān)督。 接收和保管本單位各部門應歸檔的文件，進行必要的整理、鑒定、統(tǒng)計、編目和研究，積極開展利用

30、工作，同時收藏和管理一些有關的內部書刊等資料，配合檔案提供利用。 定期把具有長遠保存價值的檔案向檔案館移交。2022/7/2464檔案室類型檔 案 室普通檔案室統(tǒng)一管理本單位黨政工團等文書檔案科技檔案室管理科技檔案及專門檔案音像檔案室管理音像等特種檔案人事檔案室在人事部門設立的，專門管理人事（干部）檔案綜合檔案室集中統(tǒng)一管理本單位全部檔案聯(lián)合檔案室同一地區(qū)、特別是同一市鎮(zhèn)的一些機構聯(lián)合設立的2.3.2 文件中心概念： 它是介于檔案室和檔案館之間的一種過渡性的檔案管理機構。檔案室檔案館檔案室檔案室文件中心文件中心類型： 政府文件中心： 由縣級以上人民政府建立，為政府機關單位和社會服務的非營利性的

31、文件與檔案管理機構。商業(yè)性文件中心： 由有關單位和個人創(chuàng)辦的一種營利性的文件與檔案管理機構。檔案寄存中心由國家綜合檔案館設立的，為各類企業(yè)、社會組織以及個人提供文件與檔案寄存服務的機構。基本上都屬于有償服務性的機構。主要為不具備充分保管條件的企業(yè)單位、破產單位、社會團體、公民個人等，提供文件與檔案的寄存服務。寄存期間，文件與檔案的所有權形式不變。2.3.3 檔案館檔案館的性質檔案館是永久保存檔案的基地，是檔案事業(yè)的主體檔案館是黨和國家的科學文化事業(yè)機構 檔案館管理的對象是歷史文化遺產 檔案館工作是一項研究性的工作 檔案館具有繁榮科學文化的社會職能檔案館是機要機構檔案館的基本職責與具體任務基本職

32、責：集中統(tǒng)一地管理黨和國家需要長遠保管的檔案和史料，維護歷史的真實面貌，為現(xiàn)實的社會主義現(xiàn)代化建設和歷史的長遠需要服務。具體任務：接收與征集本級各機關、團體及其所屬單位具有長期和永久保存價值的檔案以及有關資料，科學地管理； 通過多種方式，積極開展檔案資料的利用工作； 參與編史修志工作。檔案館網模式按地區(qū)，結合專業(yè)、時期等設置 中央級檔案館中央檔案館第一歷史檔案館中國人民解放軍檔案館中國電影資料館外交部檔案館地方檔案館地方綜合性檔館省級（市、自治區(qū)）檔案館地區(qū)級（市、自治州）檔案館縣級（市）檔案館地方專業(yè)性檔館城建檔案館公安檔案館郵政檔案館單位檔案館（企業(yè)、事業(yè)單位檔案館）單 位 檔 案 館企業(yè)

33、檔案館高校檔案館醫(yī)院檔案館資料：全國檔案館設置原則與布局方案，把企業(yè)檔案館（單位檔案館）納入檔案館網規(guī)劃。它具有檔案館的一般屬性，但館藏范圍只局限于一個機構，服務對象也主要是本機構的利用者。2.3.4 檔案行政管理機構性質：是黨和國家指導和管理檔案工作的行政部門。如各級檔案局、處等，即是黨的機構，也是政府機構?；救蝿眨?A、制定方針、法規(guī)性文件、規(guī)章制度。B、對檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查。C、制定發(fā)展規(guī)劃，籌建檔案館。D、提出鑒定檔案的原則和標準，研究和審查保存價值、保管期限等方面的問題，監(jiān)督銷毀。E、組織并指導理論和技術研究，提出方案。F、召開會議，研究問題，交流經驗。G、發(fā)展檔案專業(yè)教

34、育，評定職稱。H、組織檔案的利用工作I、黨和國家領導機關交辦的有關檔案工作的其它事宜。2.3.5 檔案機構之間的相互關系上級檔案行政管理機構，對下級檔案行政管理機構具有業(yè)務指導和監(jiān)督的關系； 檔案行政管理機構，對檔案館和檔案室等檔案業(yè)務機構具有業(yè)務指導和監(jiān)督關系； 機關檔案室和檔案館之間，具有檔案交接關系；各級檔案館（室）之間，均無隸屬關系，但有一定的協(xié)作關系。國家檔案局中央級檔案館省檔案局市檔案局縣檔案局省級檔案館縣級檔案館市級檔案館問題：這些機構之間到底是什么關系？第三講 檔案管理理論與原則LOREM IPSUM DOLOR3.1 全宗與來源原則3.2 文件連續(xù)體理論3.3 全程管理原則3

35、.4 前段控制原則LOREM IPSUM DOLOR3.1.1 全宗概念 一個獨立從事活動的單位，如一個機關、工廠、學校所形成的檔案應該組成一個全宗。 同一來源的檔案，構成一個全宗。全宗是檔案館檔案的最大保管單位。3.1 全宗與來源原則 全宗是一個有機整體 全宗是在一定歷史活動中形成的全宗是以一定的社會單位為基礎而構成的 全宗的含義全宗在檔案管理中的意義 第一，全宗的模式符合檔案的形成規(guī)律和特點。 第二，全宗是組成國家全部檔案的基本單位。 第三，全宗在檔案整理上占有重要地位，是保證整理工作質量的重要條件。區(qū)分全宗是整理工作的第一步。 第四，全宗為檔案提供利用，奠定了科學基礎。 第五，全宗是對檔

36、案進行科學管理必須遵循的重要原則。 3.1.2 來源原則含義：按照檔案的來源整理和管理檔案。來源原則的意義：是檔案管理的核心理論，原理論。是檔案思想基礎。提示：來源這個概念，在檔案管理中非常重要。第一，是檔案管理所遵循的最重要思路。第二，是檔案管理理論體系的基礎。第三，是檔案管理發(fā)展（包括電子文件管理發(fā)展）所追求的目標。來源原則的演變與發(fā)展(一）法國的尊重全宗原則來源原則起源于法國的尊重全宗原則，是對法國國家檔案館50年工作實踐經驗的總結。該館1790年成立以來的實踐證明，卡繆一多努分類法不適用于綜合性檔案館檔案的整理和分類，必須尋找新的原則取而代之。法國內政部長杜卡特爾于1841年4月24日

37、發(fā)布了第十四號通令: 關于各部和各地區(qū)檔案整理與分類的指示確立了檔案分類的新原則尊重全宗原則。卡繆一多努分類法是事由分類法A類立法部分B類行政部分C類地形測繪部分D類司法部分國民議會財政部省和地方行政機關王室審計院軍事、財務法庭尊重全宗原則的要點： 第一，文件組成全宗，即把來源于任何一個特定機構(一個行政當局、一個公司、一個家庭、一個個人)的全部檔案，組合在一起，形成該特定機構的全宗。整理人員在分類時要尊重它。 第二，全宗內的文件按主題分類整理，其中的每一類都要有一個明確的位置。（注意后來普魯士登記室原則的變化） 第三，主題類內的文件則根據情況按年代、地區(qū)、字母順序排列。 第四，一個行政當局、

38、公司或家庭的文件不得與另一個的相混合圖示尊重全宗原則財政部舊王室軍事法庭國民議會全宗財政部全宗舊王室全宗軍事法庭全宗國民議會普魯士的登記室原則 登記室原則普魯士在1881年7月1日發(fā)布的國家機密檔案館檔案整理條例中提出條例的要點和核心內容是： 第一，國家機密檔案館檔案的排列方法，按照存卷的來源進行(第二條)。 第二，每個機關，只要它開始把案卷送交檔案館，就得到一個完全歸它的檔案柜，在這個檔案柜里不允許再存放其他來源的檔案。柜中所有的案卷均保留其在原機關業(yè)務過程中原有的排列次序和標記 圖示普魯士的登記室原則一個特定機構所形成的全部檔案全宗原機關順序原機關順序原機關順序荷蘭的來源原則 荷蘭三位檔案

39、學者繆勒、斐斯和福羅英合著檔案的整理與編目手冊，對來源原則進行了理論論證，為該原則奠定了理論基礎?；舅枷耄旱谝唬诿恳粋€全宗中早就存在著一定的固有聯(lián)系。秘書、文書人員已經有意無意地在文件的保存和整理方面，確立了一定的規(guī)則。他們對檔案全宗的特性和實際需要，比檔案人員更熟悉。 第二，一個全宗的原來整理次序不是隨意建立的，它在主要輪廓上一定很自然地符合于產生該全宗的行政單位的原組織結構，因而也必然大體上反映這個單位的組織結構。美國的文件組合思想 文件組合的定義以文件來源為基礎并特別考慮到有關機關、團體或組織的行政管理史、文件復雜性和數(shù)量而組建起來的、組織上和職能上相關的文件綜合體。美國組建文件組合

40、，不僅考慮來源，還要考慮機關的歷史以及文件的復雜性和數(shù)量。這說明，美國檔案人員不是根據有限的歷史文件來闡述檔案原則，而是正視當代文件數(shù)量龐大而復雜的特點，從而開創(chuàng)了檔案論述的新起點。 圖示美國的文件組合同一機關文件組合機關（復雜機關，文件數(shù)量多）總文件組合下屬文件組合下屬文件組合機關1機關2文件組合文件組合對來源原則的影響來源原則應用于現(xiàn)行機關檔案的整理，擴大了來源原則的應用范圍。關注現(xiàn)行機關來源與文件數(shù)量的關系。我國的主客體全宗理論作業(yè)： 了解我國主客體全宗理論的主要內容，分析其對于全宗理論的發(fā)展。 3.2 文件連續(xù)體理論提出：文件連續(xù)體理論是20世紀80年代，澳大利亞檔案學者弗蘭克阿普沃德

41、等人提出。是文件運行基礎理論。文件連續(xù)體的英文表達為Records Continuum。含義：文件連續(xù)體是指“文件往復運動于從生成到處置的連續(xù)體中的一個過程”。這一定義揭示了對文件形成、保存和長久利用應實施一體化管理的理念。文件連續(xù)體模型模型解析模型由四個坐標軸：一是文件保管形式軸，選取四個坐標分別是單份文件、案卷、全宗和全宗集合；二是價值表現(xiàn)軸，選取的四個坐標軸分別是行為軌跡、活動憑證、機構記憶和社會記憶；三是業(yè)務活動軸，選取的四個坐標軸分別是行為、活動、職能和意志；四是形成者軸，選取的四個坐標軸分別是個人、部門、機構和社會。核心軸，因為它的變化帶動了其他坐標軸的相應變化。文件連續(xù)體理論通過

42、描述文件保管形式軸上四個坐標的變化引發(fā)形成者軸、業(yè)務活動軸和價值表現(xiàn)軸上特定坐標的相應變化，揭示出文件的四圍運動過程。第一圍是單份文件，此時文件對應的形成者是某一具體的個人，反映的業(yè)務活動是某一具體的行為，表現(xiàn)出的價值形式為具體行為的軌跡。第二圍是案卷，即一組文件的集合，此時文件對應的形成者是機構內部的一個部門，反映的業(yè)務活動是包含若干行為的某一活動，表現(xiàn)出的價值形式為活動的憑證。第三圍是全宗，即一個機構所有案卷的集合，此時文件對應的形成者是一個特定的機構，反映的業(yè)務活動是包含若干活動的某一職能，表現(xiàn)出的價值形式為機構記憶。第四圍是全宗集合，即所有全宗的集合，此時文件對應的形成者是整個社會，反

43、映的業(yè)務活動是社會的意志，表現(xiàn)出的價值形式為社會記憶。文件連續(xù)體理論的特點： 用統(tǒng)一的一體化的體系管理文件（包括檔案），不管文件在生命周期內的存在形式及生命長短。 文件可以在多個背景和用途的范圍內同時存在或積累，而不一定要按人為劃分的生命周期階段的時間順序運動和積累。 文件管理應保證文件保管體系的構建和設計，這一工作甚至在文件形成前就應開始。 應該特別強調文件工作者和檔案工作者在管理文件（包括檔案）和建立文件保管體系方面的合作及共同責任。 對利用者的服務概念包括文件生命全過程中的服務，不論是文件形成機構內還是機構外的服務。文件連續(xù)體理論意義首先，文件連續(xù)體理論拓寬了文件生命周期理論對文件和文件

44、保管體系研究的可能范圍，這將有助于了解檔案工作者和文件工作者當前實際工作的狀況以及檔案和文件使用的情況。其次，提醒我們文件形成和文件保管具有同等重要的作用，文件（檔案）保管是日常事務及管理職能與職能活動過程的組成而不是其終結。最后，文件連續(xù)體理論強調跨越文件保存機構間的合作，尤其是在有緊密聯(lián)系但又互相隔離的檔案管理和文件管理業(yè)務方面的合作，對推進文檔一體化管理具有重大理論指導意義。3.3 全程管理原則3.3.1 概念 從文件產生到永久保存或銷毀的整個生命周期中的完整管理體系。3.3.2 全程管理含義含義一：全程管理是建立在“大文件”概念基礎上的管理原則。資料：關于“大文件”我國傳統(tǒng)的文件概念實

45、際上是一種狹義文件概念，其內涵：一是認為文件必須是具有現(xiàn)行效用的。即現(xiàn)行文件；二是認為文件必然是書面文字材料(甚至有時又將文件等同于公文)。 文件生命周期理論引進后，學界開始倡導“廣義文件”概念，提出了“大文件”概念，認為文件不僅僅是指現(xiàn)行文件，也指半現(xiàn)行文件和非現(xiàn)行文件：不僅僅指書面文件，也包括各種圖示文件、影像文件、電子文件等。因此，“大文件”概念的內涵可用一句話來概括，即文件是指在其整個運動過程中(從文件的形成到銷毀或永久保存)不論其價值形態(tài)如何的各種記錄材料。采用“大文件”概念不僅有助于促使我國的文件管理、檔案管理逐步與國際接軌，也有助于國際間的學術對話交流。大文件概念在全程管理中的應

46、用模式： 注重文件生命周期內各個階段所有管理活動和管理要素的統(tǒng)籌兼顧，保障各項管理內容和要求的無縫鏈接、系統(tǒng)整合和總體效應。注重利用管理系統(tǒng)的各種資源，追求系統(tǒng)資源和信息資源的最大共享和最大效益。含義二：全程管理是一種全面管理，需要建立涵蓋文件全部管理活動完整體系。文件的流程管理規(guī)則管理方法質量要求目標體系程序體系技術方法體系含義三：全程管理是一種過程管理，是通過過程控制來達到結果控制。過程控制實現(xiàn)模式：一是 對文件的生成、流轉、利用、管理、保管等每一項具體管理內容的實施進行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和糾正失誤，調整管理策略。二是 將所有有助于說明文件重要屬性和有效管理過程的信息都記錄下來，以證實文件在管

47、理系統(tǒng)中的運轉狀態(tài)，確保文件的管理質量。3.3.3 全程管理的系統(tǒng)實現(xiàn)模式首先，系統(tǒng)應對產生于機構內部各個部門及其應用系統(tǒng)中的文件進行統(tǒng)一歸口登記，對文件進行分類、鑒定。第二，監(jiān)控和記錄針對文件的一切操作，如文件的創(chuàng)立、登記、修改、審核、簽署、分發(fā)，以及文件在半現(xiàn)行期和非現(xiàn)行期的利用史。第三，對文件進行的任何技術操作，包括存儲位置的改變、數(shù)據的轉載等，都應記錄在案。第四，文件管理系統(tǒng)應支持本機構的文件運轉流程和業(yè)務流程，在確保文件完整、安全、準確的同時，保障文件運轉和業(yè)務流程的順暢和高效。問題：這些管理記錄和跟蹤記錄的作用是什么？案例：加拿大不列顛哥倫比亞大學和美國國防部的電子文件全程管理框架

48、模式1，根據預售確定的標準格式模板編輯文件2.根據文件類型和用途，使用預先確定的方法認證文件3.根據個人資格與權限，確定其接觸文件的權力4.在系統(tǒng)中嵌“工作流程”，只向有關人員呈現(xiàn)有關文件5.使用技術手段限制對某些技術的接觸6.在系統(tǒng)中設計審計跟蹤功能，記錄對系統(tǒng)的接觸及其結果3.4 前端控制原則3.4.1 文件的過程分化 前端控制是現(xiàn)代文件、檔案管理理念的重要內容，它以文件生命周期理論為基礎，把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個完整的過程。在這個過程中，又分為前端、中端、末端。 前端：文件的形成中端：文件的具體管理（處理、鑒定、整理、著錄標引等）末端：文件的留存和銷毀3.4.2 前

49、端控制原則的含義含義一，傳統(tǒng)的文件和檔案管理，是分階段、分環(huán)節(jié)控制，文件管理與檔案管理作為兩個獨立的系統(tǒng)分別運行。目標與要求也分別分解到不同的階段、環(huán)節(jié)和步驟中。含義二，前段控制原則對整個管理過程的目標、要求和規(guī)則統(tǒng)一進行系統(tǒng)分析、整合，把需要和可能在文件形成階段實現(xiàn)或部分實現(xiàn)的管理功能，都在文件形成階段（即前段）實現(xiàn)。含義三，在電子文件系統(tǒng)中，將電子文件管理功能的實現(xiàn)與控制，全部或部分轉移到系統(tǒng)功能設計中。3.4.3 前端控制原則的必要性第一，前端控制是確保文件真實可靠、完整安全的有效策略。在電子文件管理中尤其重要。第二，前端控制是優(yōu)化管理功能，提高管理效率的可選理念。思考：前端控制是電子文

50、件時代產生的檔案理論，那么你認為這種理論是否適應于非電子文件？資料關于前端控制的理論高度特里.庫克指出：本世紀檔案論述的主題是什么 ? 最引人注目的要屬根據國家檔案概念建立起的以司法一行政管理為基礎的檔案工作向建立在更廣泛的公共政策和利用基礎上的社會一文化檔案概念的變化。這一重大變化一方面反映出歷史學家取代法官成為檔案專業(yè)的動力 , 另一方面又反映了公民對檔案所抱有的不同期望。隨著檔案概念基礎的變化, 檔案工作重點也發(fā)生了戲劇性的變化, 由保管記錄活動的證據變?yōu)榇_保這種證據的確實產生, 進而確保上述活動本身有可信證據作為證明。檔案人員也因此由消極的文獻記錄保存者變?yōu)闄n案遺產的積極塑造者, 從僅

51、僅繼承文件的公正的、不帶偏見的保管者變?yōu)樵跈n案形成過程中明確歷史責任感的積極干預者。第四講 檔案的收集與整理LOREM IPSUM DOLOR4.1 檔案的收集4.2 檔案的整理4.1 檔案的收集4.1.1 收集工作的內容1、檔案室對本單位需要歸檔的檔案的接收。 2、檔案館對所轄區(qū)域內現(xiàn)行機關和撤銷單位的具有永久、長期保存價值的檔案的接收。 3、對歷史檔案的接收和征集工作4.1.2 檔案收集的要求前端控制原則的運用（一）收集前調查和指導針對檔案室調查對象本單位文件的形成規(guī)律和特點指導內容接收檔案的數(shù)量要求和質量要求針對檔案館調查對象同級國家機關、社會組織和個人的職能、地位、任務/形成檔案的種類

52、、內容、數(shù)量、保管和整理情況等。指導內容接收前，提出相應的標準、規(guī)定，以保證接收檔案的質量。協(xié)調關系處理流程中的各種關系，防止過早接收，也避免檔案被形成單位當作私有財產而不愿移交。（二）推行入館檔案標準化國家檔案局機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范相關標準查閱國家檔案局網站 內有政策法規(guī)/標準/檔案工作行業(yè)標準目錄；檔案工作國家標準目錄（三）保證歸檔和入館檔案的齊全完整檔案室以歸檔制度為保障，按照機關文件材料歸檔與不歸檔范圍的規(guī)定，收集齊全。檔案館以檔案法為保障（四）維護全宗和全宗群的相對完整性一個機關形成的檔案機關全宗一個機關檔案全宗中有價值的檔案全宗同一時間、地點和社會歷史條件下形成的若干全宗檔案室

53、檔案館全宗群檔案館4.1.3 檔案室的收集歸檔歸檔制度的內容 歸檔范圍 歸檔時間 歸檔案卷質量要求問題如何理解歸檔制度的重要性？4.1.4 檔案館的檔案收集工作歸檔范圍2006年底，國家檔案局公布了機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定，這個規(guī)定自頒布之日起施行，1987年頒發(fā)的國家檔案局關于機關檔案保管期限的規(guī)定和機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍同時廢止。各單位可根據這一文件精神，結合本單位實際情況，制定本單位的文件材料歸檔與不歸檔的范圍。 制定本單位歸檔范圍掌握的原則： 一是 機關工作活動中直接形成的各種門類和載體的檔案。 二是 機關業(yè)務工作有關的資料 三是 代管同本機關有關的撤銷機關以

54、及合并機關的全部檔案。在實際工作中，歸檔范圍是較靈活的，注意有文必檔和太精煉、歸檔不夠這兩個極端傾向。歸檔時間 一般機構，在第二年六月份以前，交接雙方根據移交目錄清點核對。 小機關沒有專門的文書處理部門，也可靈活處理，不設入檔時間。歸檔案卷的質量要求總要求： 遵循文件材料形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。資料：歸檔案卷的具體質量要求A、歸檔的文件材料種類、份數(shù)、頁數(shù)都應齊全完整B、在歸檔的文件材料中，應當將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原文件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開；文電應合一立卷。C、不同年度的文件一般不

55、得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在批復年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷；非訴訟案件放在結案年立卷；其它文件材料的立卷應按有關規(guī)定執(zhí)行。D、卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件有前，定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿排在定稿之后；非訴訟案件卷結論、決定、判決性文件在前，依據性材料在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，按有關規(guī)定排列。E、卷內文件應按排列順序，依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面

56、的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方加蓋檔號章，并逐件編件號；圖表和聲像材料等也應在裝具上或聲像材料的背面逐件編號。F、永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名但無實質內容的應重新擬寫；沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內；會議記錄應填寫每次會議的時間和主要內容；填寫的字跡要工整。卷內文件目錄放在卷首。G、聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。H、有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內，若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的

57、姓名和時間填上以示負責。備考表應置卷尾。 J、卷內文件要去掉金屬物，對破損的文件材料應修裱。 K、歸檔的文件材料保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。 如：關于*等中央領導人的重要講話、關于*等地區(qū)糧食問題的報告中的“等”、“我?！?、“本機關”等都是模糊概念，不方便查找，盡量不要使用，要盡可能的將名字羅列出來。案例分析作業(yè)根據企業(yè)（部門）的管理職能、管理流程、管理工作目標，分析其文件形成的特點與規(guī)律，設計其歸檔范圍。4.1.4 檔案館的檔案收集工作檔案館的收集范圍（）本級各機關、團體及所屬單位的具有永久保存價值的檔案，省轄市、州、盟和縣級檔案館同

58、時接收長期保存的檔案。（現(xiàn)行機關檔案源） （）撤銷機關、團體的檔案。 （3）組織和個人保存的散失檔案 （）檔案館之間交接檔案 指正在進行工作活動的機關、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會組織。 特點：產生的檔案文件數(shù)量多。完整，系統(tǒng)，并且具有連續(xù)性。 現(xiàn)行機關具有長遠保存價值的檔案，通過一定的移交方式，交給各有關檔案館集中保存。 現(xiàn)行機關是各類檔案館藏檔案的主要補充源。主要是中華人民共和國成立前后，由于政權變更、體制改革、行政區(qū)劃調整等原因而被撤銷合并的機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會組織。這類檔案是館藏檔案的重要補充源之一有革命政權檔案、歷代王朝和民國檔案的機關、組織或個人。 1、由于行政區(qū)劃變更

59、和檔案館布局的變化等因素的影響，使有關檔案館的檔案的收藏范圍發(fā)生變化，因而產生某檔案館接受其他檔案館檔案的情況。 2、由于各國文化交流活動的開展，我們通過交換或購買等方式，將一些收藏在外國檔案館中的我國的歷史檔案或其復制品收集起來，豐富有關檔案館的館藏。保管期限（）省級以上檔案館接收立檔單位保管20年左右的檔案（永久保存的）（）省轄市、州、盟和縣級檔案館接收立檔單位保管10年左右的檔案（長期和永久保存的）資料：各級國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定1986年2月7日國家檔案局發(fā)布的第 號文件各級檔案館收集檔案范圍的規(guī)定，各級綜合性國家檔案館收集現(xiàn)行檔案的范圍：1、本級中共委員會的、顧問委員會的、紀檢

60、委的、人大及其常設機構、人民法院、人民檢察院、人民政府、人民政協(xié)、工會、共青團、婦聯(lián)等機構及其工作部門和直屬的臨時性單位形成的檔案。經協(xié)商同意，接收或代存同級民主黨派機構形成的檔案?？h級檔案館同時接收鄉(xiāng)、鎮(zhèn)黨委和政府及其工作部門形成的檔案。 2、本級人民政府直屬工作部門的派出性單位形成的檔案，一般作為派出單位全宗的組成部分。3、本級人民政府直屬工作部門所屬的獨立分管某一方面工作或從事某項事業(yè)的行政管理機關和企、事業(yè)單位。如水利工程局、種植公司、文化館、劇團、專門學校、專科醫(yī)院、生產地方傳統(tǒng)名優(yōu)產品或者具體生產特種工藝的工廠等形成的單位。一般工廠、普通中小學校、商店以及村委會等單位可以選收其中若