酒店辦公室標(biāo)準(zhǔn)化管理手冊(cè)

1、XXXXX酒店辦公室標(biāo)準(zhǔn)化管理手冊(cè)二一三年一月目 錄一、辦公室組織架構(gòu)圖2二、辦公室崗位說明書3(一) 辦公室工作職責(zé)3(二) 辦公室崗位職責(zé)42.1 辦公室主任崗位職責(zé)42.2 人事主管崗位職責(zé)52.3 文員崗位職責(zé)62.4 網(wǎng)管崗位職責(zé)7三、辦公室工作流程8(一) 辦事工作流程8(二) 來訪工作流程9(三) 人力調(diào)配工作流程10(四) 內(nèi)部接待工作流程11(五) 會(huì)議通知與組織工作流程13(六) 收文工作流程16(七) 公文起草工作流程18(八) 公文印發(fā)工作流程20(九) 印章管理工作流程22(十) 檔案管理工作流程24(十一) 人力資源管理工作流程34(十二) 員工招聘、入職、轉(zhuǎn)正、調(diào)

2、動(dòng)、離職管理工作流程38(十三) 考勤管理工作流程46(十四) 工資核算發(fā)放工作流程50(十五) 部門考核工作流程53(十六) 信息發(fā)布管理工作流程58(十七) 員工宿舍管理工作流程63(十八) 人事流程相關(guān)表格示例67一、辦公室組織架構(gòu)圖分管副總/總經(jīng)理辦公室主任1名文員1名副主任1名網(wǎng)管1名人事主管1名司機(jī)1名二、辦公室崗位說明書(一) 辦公室工作職責(zé)部門辦公室部門負(fù)責(zé)人辦公室主任直屬領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理工作職責(zé)1酒店各項(xiàng)效益指標(biāo)、戰(zhàn)略目標(biāo)的制定、設(shè)立與督導(dǎo)執(zhí)行責(zé)任；2酒店經(jīng)濟(jì)效益提升的責(zé)任；3酒店品牌塑造的責(zé)任；4酒店團(tuán)隊(duì)文化建設(shè)的責(zé)任；5酒店各項(xiàng)成本的節(jié)約與控制；6酒店安全保障的責(zé)任；7酒店可持

3、續(xù)性發(fā)展的責(zé)任；8酒店各項(xiàng)人事管理制度的制定、實(shí)施、監(jiān)督檢查并根據(jù)實(shí)際情況不斷完善制度；9. 酒店各級(jí)員工的招聘管理；10酒店薪酬體系的建設(shè)、管理與完善；11員工入職、離職、退休等各項(xiàng)手續(xù)的辦理及勞動(dòng)關(guān)系處理；12酒店人事檔案等的保存與管理，人才庫的建立；13完成董事會(huì)臨時(shí)交辦的其他工作。工作權(quán)限1. 有權(quán)主持與酒店經(jīng)營戰(zhàn)略的制訂；2. 有權(quán)主持酒店企業(yè)文化的訂閱與建設(shè)；3. 有酒店內(nèi)人力資源規(guī)劃、發(fā)展的決定權(quán)或建議權(quán)；4. 有權(quán)對(duì)違反酒店相應(yīng)制度的行為和過失做出最終裁決；5. 有對(duì)酒店內(nèi)部各崗位的員工實(shí)行考核及崗位異動(dòng)、獎(jiǎng)懲的最終審核權(quán)；6. 有行政人事部組織機(jī)構(gòu)建立、員工考核的工作權(quán)限；7

4、. 有行政人事部內(nèi)部員工的聘用、解聘的建議權(quán)；8. 有要求酒店所有部門配合重大經(jīng)營活動(dòng)或工作的權(quán)限；9. 其他有關(guān)經(jīng)營相關(guān)的各項(xiàng)權(quán)限。編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期(二) 辦公室崗位職責(zé)2.1 辦公室主任崗位職責(zé)崗位名稱辦公室主任所屬部門辦公室職位編號(hào)直接上級(jí)總經(jīng)理、副總經(jīng)理、助理調(diào)研員直接下級(jí)辦公室副主任、人事主管、文員、司機(jī)晉升方向職責(zé)描述主要工作任務(wù)日常行政管理在總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，協(xié)調(diào)各部門的工作，協(xié)助總經(jīng)理制訂、監(jiān)督、檢查各項(xiàng)方針、政策、上級(jí)指示和重要決定及各項(xiàng)規(guī)章制度的執(zhí)行情況；負(fù)責(zé)酒店公章證照、辦公印章的保管工作；負(fù)責(zé)本部門員工管理，保證遵守酒店管理規(guī)范；認(rèn)真貫徹黨和

5、政府有關(guān)人事管理方針、政策、法規(guī)。根據(jù)酒店實(shí)際情況，協(xié)助部門經(jīng)理合理制定酒店的組織結(jié)構(gòu)和各部門的人員編制計(jì)劃，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織實(shí)施；貫徹實(shí)施有關(guān)的勞保政策，建立、完善勞動(dòng)用工管理制度，嚴(yán)格依法用工，針對(duì)員工提出的合理要求，認(rèn)真、妥善地予以解決，努力改善員工工作環(huán)境及條件，不斷增強(qiáng)員工的企業(yè)凝聚力負(fù)責(zé)酒店網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管及網(wǎng)絡(luò)市場(chǎng)推廣工作；負(fù)責(zé)來訪客人的接待管理工作。2、公司級(jí)會(huì)議管理負(fù)責(zé)安排各類公司級(jí)行政工作會(huì)議準(zhǔn)備工作、會(huì)議紀(jì)要管理工作；負(fù)責(zé)會(huì)議精神的傳達(dá)與會(huì)議精神執(zhí)行等落實(shí)工作；負(fù)責(zé)上級(jí)公司各項(xiàng)工作指示及文件精神的傳達(dá)及落實(shí)工作。3、公司級(jí)文件管理按照總經(jīng)理的意圖，組織起草綜合性的業(yè)務(wù)報(bào)告和起草、

6、修改工作規(guī)劃、報(bào)告、總結(jié)、請(qǐng)示、通知等函件，并負(fù)責(zé)酒店公文、文件的收、發(fā)、轉(zhuǎn)等日常事務(wù)管理工作；領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)人員做好行政來往文件歸檔、收發(fā)、管理工作；按總經(jīng)理的指示或要求，接受、審閱、修改各部門上報(bào)的請(qǐng)示、報(bào)告、文件，提出處理意見。經(jīng)總經(jīng)理審批后，按指示下發(fā)或提請(qǐng)有關(guān)部門貫徹落實(shí)。4、車輛管理負(fù)責(zé)車隊(duì)管理工作，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)用車及酒店各部門用車相關(guān)的車務(wù)管理，確保安全正常運(yùn)作；根據(jù)計(jì)劃和申請(qǐng)合理調(diào)度車輛；負(fù)責(zé)司機(jī)出車各類臺(tái)賬的登記和匯總工作；協(xié)助司機(jī)對(duì)車輛進(jìn)行年檢、車輛繳費(fèi)、保險(xiǎn)的購買和辦理工作。5、總值管理負(fù)責(zé)酒店總值班的安排，協(xié)調(diào)處理值班記錄中反映的有關(guān)問題，做好來訪和酒店內(nèi)部投訴的處理工作，并保管

7、好值班記錄。外聯(lián)等其他工作（1）與行業(yè)主管部門保持良好的溝通，處理相關(guān)公文函件，并檢查相關(guān)部門貫徹執(zhí)行情況；完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。任職資格1.大專以上學(xué)歷，行政管理等相關(guān)專業(yè)；2.五年以上行政管理工作，相關(guān)崗位工作經(jīng)驗(yàn)至少二年以上；3.具有較好的語言與文字表達(dá)能力，具有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力。考核指標(biāo)員工對(duì)人力資源滿意度，會(huì)議準(zhǔn)備情況，部門文件的整理和歸檔情況。相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期2.2 人事主管崗位職責(zé)崗位名稱人事主管所屬部門辦公室職位編號(hào)直接上級(jí)辦公室主任直接下級(jí)/晉升方向職責(zé)描述主要工作任務(wù)日常行政人事管理參與制訂或修改員工手冊(cè)、勞動(dòng)合同等人力資源管理政

8、策和規(guī)定；組織落實(shí)并監(jiān)督人事、行政管理相關(guān)的各項(xiàng)規(guī)章制度；負(fù)責(zé)酒店內(nèi)部招聘、員工離職入職、員工考評(píng)、薪酬管理、獎(jiǎng)懲等各項(xiàng)人事工作及時(shí)了解政府政策和同行業(yè)情況變化，對(duì)酒店各部門人員招聘及薪酬計(jì)劃等提出意見。2、員工檔案管理組織建立并完善員工檔案；組織建立并豐富人才數(shù)據(jù)庫；組織人事檔案的維護(hù)與管理工作。3、部門內(nèi)外的協(xié)調(diào)工作與酒店其他部門保持有效的溝通，解釋并改進(jìn)人事工作；組織與高校、人才交流中心建立良好的工作關(guān)系，保證招聘渠道的暢通；協(xié)調(diào)保持與政府相關(guān)部門及其他相關(guān)部門良好關(guān)系。4、部門內(nèi)部管理傳達(dá)酒店方針政策，下達(dá)上級(jí)的命令；指導(dǎo)、監(jiān)督、考核下屬人員的日常工作；發(fā)掘培養(yǎng)有發(fā)展?jié)摿Φ南聦偃藛T。5

9、、其他工作（1）完成上級(jí)交辦的其他工作。任職資格1.大專以上學(xué)歷，具備人力資源管理等相關(guān)專業(yè)知識(shí)；2.三年以上人力資源工作經(jīng)驗(yàn)；3.嚴(yán)謹(jǐn)、責(zé)任心強(qiáng)、人際溝通、協(xié)調(diào)、組織能力強(qiáng)?？己酥笜?biāo)人事工作計(jì)劃完成率、招聘計(jì)劃完成率、績效考評(píng)實(shí)施情況。相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期2.3 文員崗位職責(zé)崗位名稱文員所屬部門辦公室職位編號(hào)直接上級(jí)辦公室主任直接下級(jí)/晉升方向職責(zé)描述主要工作任務(wù)1、日常行政管理（1）協(xié)助管理本部門人員，保證遵守酒店管理規(guī)范；（2）負(fù)責(zé)酒店公章證照、辦公印章的保管和使用登記工作；（3）負(fù)責(zé)辦公室辦公用品的保管、發(fā)放和登記；（4）管理與維護(hù)打印機(jī)等設(shè)備；（5

10、）對(duì)酒店辦公用品、低質(zhì)易耗品、固定資產(chǎn)進(jìn)行登記匯總和定期核查；（6）對(duì)來訪的客人、應(yīng)聘人員接待登記；（7） 協(xié)助辦公室主任做好酒店印章、介紹信、法人授權(quán)書等的使用管理工作；（8）負(fù)責(zé)本部門人員考勤工作；（9）配合街道居委會(huì)，負(fù)責(zé)酒店計(jì)劃生育和流動(dòng)人口管理工作。2、會(huì)議事務(wù)準(zhǔn)備（1）負(fù)責(zé)各類會(huì)議事務(wù)的會(huì)場(chǎng)布置和準(zhǔn)備工作；（2）負(fù)責(zé)通知參加酒店會(huì)議人員按時(shí)出席會(huì)議；（3）負(fù)責(zé)記錄會(huì)議紀(jì)要，并整理成文后下發(fā)至各部門；（4）對(duì)來訪人員做好接待、登記工作。3、文件管理（1）負(fù)責(zé)酒店公文、文件的收、發(fā)、轉(zhuǎn)等日常事務(wù)處理工作；（2）負(fù)責(zé)文件的打印、復(fù)印和裝訂工作；（3）負(fù)責(zé)酒店行政文件、人事檔案的整理和編號(hào)

11、歸檔。4、車輛管理（1）受理酒店各部門、領(lǐng)導(dǎo)用車計(jì)劃或申請(qǐng)；（2）協(xié)助總經(jīng)辦主任根據(jù)計(jì)劃和申請(qǐng)合理調(diào)度車輛；（3）負(fù)責(zé)司機(jī)出車各類臺(tái)賬的登記和匯總工作；（4）協(xié)助司機(jī)對(duì)車輛進(jìn)行年檢、車輛規(guī)費(fèi)、保險(xiǎn)的購買和辦理工作。5、其他工作（1）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。任職資格1.大專以上學(xué)歷、文秘、計(jì)算機(jī)、管理等相關(guān)專業(yè)；2.一年以上行政人事相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)；3. 熟練掌握英語的聽、說、寫技能，具有較強(qiáng)的文字處理能力，能熟練操作各種辦公自動(dòng)化設(shè)備。考核指標(biāo)員工對(duì)人力資源滿意度，會(huì)議準(zhǔn)備情況，部門文件的整理和歸檔情況。相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期2.4網(wǎng)絡(luò)管理員崗位職責(zé)崗位名稱網(wǎng)絡(luò)管

12、理員所屬部門辦公室職位編號(hào)直接上級(jí)網(wǎng)絡(luò)工程師直接下級(jí)/晉升方向職責(zé)描述負(fù)責(zé)內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)維護(hù)和日常管理； 進(jìn)行服務(wù)器、路由器等設(shè)備管理，以及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的運(yùn)行監(jiān)控和維護(hù)；進(jìn)行酒店辦公設(shè)備的日常維護(hù)及管理；技術(shù)檔案維護(hù)； 負(fù)責(zé)病毒的查殺，維護(hù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全； 處理網(wǎng)絡(luò)及計(jì)算機(jī)故障； 負(fù)責(zé)內(nèi)部信息系統(tǒng)建設(shè)、維護(hù)； 負(fù)責(zé)機(jī)房服務(wù)器的故障排查及維護(hù)； 熟悉PC機(jī)硬件維護(hù)，各種網(wǎng)絡(luò)設(shè)備基本維護(hù)； 對(duì)服務(wù)器、路由器、防火墻能熟練操作及維護(hù)，具備故障診斷和處理能力； 熟悉網(wǎng)絡(luò)流量監(jiān)測(cè)與控制軟件； 熟悉網(wǎng)絡(luò)布線、公司集團(tuán)電話布線、數(shù)字集團(tuán)電話主機(jī)配置和維護(hù)等。任職資格1. 大專及以上學(xué)歷,計(jì)算機(jī)、通訊相關(guān)專業(yè)；2.

13、二年以上網(wǎng)管工作經(jīng)驗(yàn)；3具有良好的職業(yè)道德，較強(qiáng)的溝通、協(xié)調(diào)能力，具有強(qiáng)烈的責(zé)任心。考核指標(biāo)工作計(jì)劃的完成率、計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)故障維修及時(shí)率。相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期三、辦公室工作流程(一) 辦事工作流程辦公室主任酒店領(lǐng)導(dǎo)安排工作反饋情況酒店各職能部門要求協(xié)作反饋情況副 主 任安排工作反饋情況文員專責(zé)、人資專責(zé)、網(wǎng)管專責(zé)分工協(xié)作安排工作反饋情況(二) 來訪工作流程起立招呼、禮貌用語讓座敬茶詢問來訪人姓名、單位、身份、來訪目的電話來訪決定接待對(duì)象和方式本人接待、領(lǐng)導(dǎo)接待、其他人接待接待完畢，禮貌送客至辦公室門口填寫來訪記錄，必要時(shí)向主任匯報(bào)(三) 人力調(diào)配工作流程實(shí)時(shí)

14、監(jiān)督跟進(jìn)工作將人員分配到部門確定調(diào)配人員報(bào)酬用人部門簽到簽退辦公室落實(shí)人員辦公室落實(shí)人員酒店內(nèi)部調(diào)配從外部調(diào)配人員辦公室重要接待或大型會(huì)議用人部門編制人力需求計(jì)劃無特殊要求有特殊技能要求(四) 內(nèi)部接待工作流程1.目的理順、規(guī)范酒店內(nèi)部接待管理，使之在成本控制的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)預(yù)期友好接待目標(biāo)。2.范圍酒店客房、餐飲、康樂各區(qū)域內(nèi)的免費(fèi)接待、招待，以及各種業(yè)務(wù)來訪、參觀接待。3.操作規(guī)程3.1 業(yè)務(wù)接待范疇和分工3.1.1 凡來酒店檢查工作或參觀考察的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)單位，均統(tǒng)一歸口辦公室接待。辦公室在接受上級(jí)布置的接待任務(wù)后，及時(shí)填寫接待通知單，注明接待對(duì)象、人數(shù)、姓名、職務(wù)、招待內(nèi)容等，及時(shí)通知相

15、關(guān)部門配合。3.1.2 凡來酒店參觀的人員必須出具單位介紹信或有效證件，經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)同意后由辦公室通知酒店賓客關(guān)系主任及相關(guān)對(duì)口部門負(fù)責(zé)接待。3.1.3 大堂副理根據(jù)辦公室安排，擬定接待參觀方案。3.1.4 在接待過程中，屬酒店公關(guān)對(duì)象的，由市場(chǎng)營銷部陪同接待，并特別注意接待規(guī)格和要求，做好接待的準(zhǔn)備工作。3.1.5 凡來酒店參觀的人員，由酒店市場(chǎng)營銷人員視情況負(fù)責(zé)分送酒店宣傳資料。3.1.6 要求各部門在接待過程中與來訪者建立和保持良好業(yè)務(wù)合作關(guān)系的同時(shí)，注意利用每次接待作為捕捉開發(fā)公共關(guān)系的契機(jī)，宣傳酒店，樹立酒店形象。3.1.7 凡無酒店辦公室通知，任何部門不得隨意引領(lǐng)客人參觀酒店不開放部

16、門。酒店保安人員有權(quán)對(duì)參觀者的證件進(jìn)行檢查，并對(duì)未經(jīng)酒店批準(zhǔn)的擅自參觀者予以阻止。3.2 接待工作程序3.2.1 對(duì)所有來訪客人，都必須笑臉相迎，熱情有禮，認(rèn)真接待。3.2.2 對(duì)來聯(lián)系工作的客人，清楚地了解對(duì)方的辦事要求，需向總經(jīng)理引見的，須征求總經(jīng)理的同意方能引見；與其他部門有關(guān)的，及時(shí)與有關(guān)部門聯(lián)絡(luò)并介紹給有關(guān)部門。3.2.3 對(duì)酒店的重要客人，要及時(shí)通報(bào)總經(jīng)理，根據(jù)總經(jīng)理的指示，協(xié)助做好接待安排。3.2.4 對(duì)總經(jīng)理約見的客人，要及時(shí)提醒總經(jīng)理，如因總經(jīng)理忙于其他工作未能按時(shí)會(huì)客，要代為接待，并與總經(jīng)理聯(lián)絡(luò)，按照指示辦理。對(duì)客人提出的要求，在原則允許的范圍內(nèi)，盡量給予滿足。3.2.5

17、對(duì)上門投訴的客人或員工，要心平氣和，耐心傾聽其意見，并將客人的投訴予以記錄，將記錄報(bào)分管副總經(jīng)理批示后轉(zhuǎn)相關(guān)部門處置。3.3 接待過程中，若有必要，可進(jìn)行用餐、住房或其他有關(guān)項(xiàng)目的免費(fèi)接待或折扣接待。(五) 會(huì)議通知與組織工作流程1.會(huì)前準(zhǔn)備1.1 酒店各類行政會(huì)議，如酒店總經(jīng)理辦公會(huì)議、各類業(yè)務(wù)會(huì)議、部門經(jīng)理會(huì)議、周工作指令會(huì)、各種座談會(huì)、員工大會(huì)、經(jīng)濟(jì)分析會(huì)、民主對(duì)話會(huì)等，均由辦公室根據(jù)總經(jīng)理或相關(guān)副總經(jīng)理意圖妥善籌劃、安排和綜合協(xié)調(diào)。1.2 根據(jù)總經(jīng)理意見和有關(guān)情況，辦公室主任迅速周密地制定出會(huì)議題案，即會(huì)議的籌備方案，內(nèi)容包括：1.2.1 會(huì)名:明確開什么會(huì)；會(huì)名與內(nèi)容名實(shí)相符，妥帖恰

18、當(dāng)。1.2.2 議題:及早收集和確定議題，會(huì)議不討論沒有列入議題的問題。1.2.3 會(huì)期:會(huì)議時(shí)間和議題內(nèi)容聯(lián)系起來考慮，不開馬拉松式會(huì)議。1.2.4 根據(jù)議題確定會(huì)議出席人員范圍，不邀請(qǐng)無關(guān)人員參加會(huì)議。1.2.5 若是酒店內(nèi)較大規(guī)?；蜉^為嚴(yán)肅的會(huì)議，要擬定會(huì)議議程和程序。開會(huì)時(shí)，主席臺(tái)上人手一份，并將議程告訴與會(huì)人員。1.2.6 根據(jù)會(huì)議內(nèi)容和人數(shù)，與相關(guān)部門協(xié)調(diào)，在以經(jīng)營為主的前提下，確定會(huì)議地點(diǎn)。1.2.7 做好會(huì)場(chǎng)布置。會(huì)場(chǎng)布置包括坐席安排（序次卡擺放）、會(huì)標(biāo)、標(biāo)語、花卉置放、音響效果、照明通風(fēng)控制、茶水供應(yīng)等。會(huì)場(chǎng)布置要講究氣氛和效果，并視會(huì)議性質(zhì)和內(nèi)容而定。有關(guān)會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備工作可分別

19、安排相關(guān)人員分頭準(zhǔn)備，如會(huì)標(biāo)、音響、花卉等。1.3 準(zhǔn)備會(huì)議材料1.3.1 總經(jīng)理辦公會(huì)、經(jīng)營業(yè)務(wù)會(huì)議等涉及的有關(guān)材料，由辦公室主任負(fù)責(zé)收集整理，做到充分、完整。1.3.2 大型會(huì)議中，總經(jīng)理講話稿件要認(rèn)真準(zhǔn)備，并經(jīng)總經(jīng)理審定。1.3.3 需會(huì)議詳細(xì)討論并予以通過的材料，要在精心擬寫、認(rèn)真核稿的基礎(chǔ)上，及時(shí)復(fù)印、裝訂，保證與會(huì)人員人手一份。1.4 會(huì)議通知1.4.1 辦公室制定出的會(huì)議預(yù)案，經(jīng)辦公室主任、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定無誤后，立即準(zhǔn)備發(fā)出會(huì)議通知。1.4.2 會(huì)議通知必須包括會(huì)名、議題、會(huì)期、起始時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員范圍，有發(fā)言議程的，還要通知做好發(fā)言準(zhǔn)備。1.4.3 由辦公室按既定人員范圍發(fā)出

20、會(huì)議通知，確保通知到位，不漏不缺。原則上通知各與會(huì)人員提前5分鐘進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。1.4.4 重大會(huì)議通知，須發(fā)書面通知；若屬臨時(shí)小型會(huì)議，可口頭通知。1.5 會(huì)前檢查1.5.1 會(huì)議之前，辦公室要對(duì)會(huì)議的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作進(jìn)行全面、細(xì)致的檢查。1.5.2 辦公室主任著重對(duì)會(huì)議材料準(zhǔn)備和大型會(huì)議會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備進(jìn)行檢查。1.5.3 會(huì)議臨開之前半小時(shí)，辦公室主任或者指定負(fù)責(zé)人提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，檢查環(huán)境布置情況，音響、話筒使用狀況和材料到位情況。根據(jù)會(huì)議主題，確定會(huì)場(chǎng)播放音樂曲目（如需要）。2.會(huì)議組織2.1 辦公室主任提前15分鐘進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，按區(qū)域指揮與會(huì)人員進(jìn)場(chǎng)、入座。2.2 維待入場(chǎng)秩序，清理閑雜人員。2.3 核定各

21、部門出席會(huì)議人數(shù)。2.4 主任清點(diǎn)人數(shù)完畢，向會(huì)議主持人匯報(bào)會(huì)議出席情況。2.5 辦公室及時(shí)做好會(huì)議記錄，發(fā)放會(huì)議有關(guān)材料。 2.6 中型和大型會(huì)議，安排供應(yīng)茶水等會(huì)議服務(wù)。 2.7 會(huì)議進(jìn)行中若臨時(shí)調(diào)整議題 ,增加與會(huì)人員，或發(fā)生其他特殊情況，要根據(jù)情況采取應(yīng)急措施做好會(huì)議調(diào)度工作。 2.8 會(huì)議結(jié)束后，記錄人要全面檢查記錄，對(duì)錯(cuò)漏字字跡不清、內(nèi)容遺漏的地方，要及時(shí)補(bǔ)正，會(huì)上沒弄清楚或發(fā)言者表述不清的地方，要及時(shí)找有關(guān)人員核對(duì)。 3.會(huì)后工作 3.1 會(huì)議結(jié)束后及時(shí)協(xié)助工作人員整理會(huì)場(chǎng)。 3.2 根據(jù)會(huì)議決定，迅速編寫會(huì)議紀(jì)要或酒店備忘錄文件，報(bào)請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審簽后上報(bào)或下發(fā)執(zhí)行。 3.3 及時(shí)

22、向缺席會(huì)議的人員傳達(dá)會(huì)議精神和決定，尤其是指令性的工作。 3.4 將所有的會(huì)議文件、資料立卷、存入檔案室，便于日后查詢。 3.5 對(duì)于會(huì)議的最終決議，積極協(xié)調(diào)有關(guān)部門進(jìn)行落實(shí)，并將執(zhí)行情況上報(bào)總經(jīng)理。(六) 收文工作流程1.收文處理流程收文簽收、整理、登記填寫收文處理單辦公室主任根據(jù)文件內(nèi)容，提出擬辦意見送酒店主要領(lǐng)導(dǎo)批閱送酒店分管領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)辦或傳閱送相關(guān)部門（按批辦意見提出承辦意見）承辦人具體承辦（辦結(jié)后，文檔退回辦公室）辦公室督辦向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告辦理情況文件歸檔。2.職責(zé)2.1 收文2.1.1 分工：由辦公室文員負(fù)責(zé)。2.1.2 要求：收文后及時(shí)向辦公室主任報(bào)告，辦理簽收、整理、登記程序。2.2 簽

23、收、整理、登記2.2.1 分工：由辦公室文員負(fù)責(zé)。2.2.2 要求：(1) 機(jī)要通訊、上級(jí)文件等緊急、重要來文，須在收到文件后馬上送辦公室主任（或電話報(bào)告），由辦公室主任提出擬辦意見；涉密文件不得在電話中涉及相關(guān)內(nèi)容，需呈送辦公室主任閱辦。(2) 其它文件須在收到文件后1小時(shí)內(nèi)整理、登記完畢（文件登記包括登記發(fā)文單位，文號(hào)、密級(jí)、緊急程度、標(biāo)題、份數(shù)、收文日期、順序號(hào)等）。所有來文必須當(dāng)日收文當(dāng)日辦理。2.3 呈送2.3.1 分工：根據(jù)辦公室主任提出的文件擬辦意見，由文員負(fù)責(zé)呈送酒店領(lǐng)導(dǎo)閱批。2.3.2 要求：及時(shí)準(zhǔn)確2.4 轉(zhuǎn)辦或傳閱2.4.1 分工：根據(jù)酒店領(lǐng)導(dǎo)批示，將領(lǐng)導(dǎo)批示文件轉(zhuǎn)送具體

24、部門或?qū)Ｈ寺鋵?shí)。2.4.2 要求：及時(shí)準(zhǔn)確、高效有序。2.5 督辦2.5.1 屬于酒店領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)或有領(lǐng)導(dǎo)批示的文件等，由辦公室主任負(fù)責(zé)專項(xiàng)督辦。2.5.2 要求：對(duì)酒店領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)和有領(lǐng)導(dǎo)批示的文件的，要將領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)和領(lǐng)導(dǎo)批示下發(fā)相關(guān)承辦部門責(zé)任人，原則上領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)，各部門應(yīng)在交辦期限內(nèi)完成，若無法按時(shí)完成的，要及時(shí)向辦公室說明情況，申請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)視工作難度同意適當(dāng)延期完成；有領(lǐng)導(dǎo)批示的文件，一般應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)處理完成，對(duì)一時(shí)難以完成的也要及時(shí)向辦公室和分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告說明情況。對(duì)未按時(shí)完成的，辦公室要進(jìn)行督辦，并將督辦情況列入酒店績效考評(píng)。2.6 辦結(jié)或歸檔2.6.1 分工：由辦公室文員負(fù)責(zé)。

25、2.6.2 要求：對(duì)已傳閱完畢的文件進(jìn)行分門別類的整理歸檔，并建立歸檔文件目錄，包括文件標(biāo)題、來文單位、存檔時(shí)間等，以備查閱；對(duì)于辦結(jié)件，及時(shí)向批示領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告文件辦理結(jié)果，一份呈批示領(lǐng)導(dǎo)閱示，另一份歸檔。(七) 公文起草工作流程1.公文起草流程接受任務(wù)承辦人擬稿辦公室文員校稿辦公室主任核定送酒店領(lǐng)導(dǎo)審簽 輸出修改后文稿清樣辦公室重核辦公室主任擬寫呈簽意見呈酒店主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)登記編號(hào)辦公室文員校對(duì)印發(fā)，同時(shí)將底稿附三份正式文件送辦公室歸檔。2.職責(zé)2.1 公文起草2.1.1 分工：(1) 涉及全局性工作、主要領(lǐng)導(dǎo)講話、工作報(bào)告等由酒店領(lǐng)導(dǎo)指定人員起草。(2) 一般性公文由辦公室文員負(fù)責(zé)起草。(3)

26、各職能部門一般性文件由各部門負(fù)責(zé)人起草。(4) 緊急、重要的公文，由辦公室主任負(fù)責(zé)組織起草、跟蹤工作。2.2 要求：符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級(jí)的指示，完整地體現(xiàn)發(fā)文的意圖，全面、準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際情況，確保內(nèi)容翔實(shí)、文種正確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、文字精煉、標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確、文面整潔、格式規(guī)范，堅(jiān)決杜絕形式主義公文和繁瑣公文。2.2.1 校稿人應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)把握行文觀點(diǎn)是否正確、情況是否真實(shí)；結(jié)構(gòu)是否嚴(yán)謹(jǐn)，字詞是否規(guī)范，有無錯(cuò)字、漏字，文字是否通順、嚴(yán)密；業(yè)務(wù)上有沒有錯(cuò)誤；標(biāo)題是否達(dá)意，文種使用是否規(guī)范準(zhǔn)確等等。對(duì)不當(dāng)之處，應(yīng)作修改并簽署意見。2.2.2 辦公室審核應(yīng)重點(diǎn)檢查文稿形式是否符合要求，

27、是否應(yīng)會(huì)簽，行文關(guān)系是否正確，發(fā)布范圍、形式是否恰當(dāng)，附件是否相符，內(nèi)容文字是否通順，按行文規(guī)則要求是否有遺漏項(xiàng)目；檢查發(fā)文稿簽標(biāo)題、字號(hào)、印制份數(shù)、日期、聯(lián)系電話有無填寫等等。對(duì)不當(dāng)之處，應(yīng)作修改并簽署意見。2.2.3 辦公室主任審核應(yīng)重點(diǎn)把握是否需要行文，文稿內(nèi)容是否符合相關(guān)政策；提出的要求和措施是否明確具體，切實(shí)可行；涉及其他部門的問題是否協(xié)商一致等等，如認(rèn)為不妥之處可退回修改并簽署意見。重點(diǎn)檢查行文關(guān)系是否正確；行文規(guī)則是否準(zhǔn)確，體例格式是否規(guī)范；標(biāo)題、文種、公文特定用語等是否標(biāo)準(zhǔn)；主題詞標(biāo)注是否準(zhǔn)確；應(yīng)該會(huì)簽的是否會(huì)簽等。2.3 簽發(fā)2.3.1 分工：由辦公室主任審核后呈送酒店主要領(lǐng)

28、導(dǎo)簽發(fā)。2.3.2 要求：認(rèn)真仔細(xì)、從速辦理。2.4登記編號(hào)2.4.1 分工：由辦公室文員負(fù)責(zé)編發(fā)文號(hào)，填寫文件密級(jí)和緩急程度。2.4.2 要求：登記編號(hào)要做到準(zhǔn)確、詳細(xì)、工整。(八) 公文印發(fā)工作流程1.公文印發(fā)流程編文號(hào)修改、輸出文件清樣辦公室文員核對(duì)校稿修改、輸出文件清樣辦公室主任核稿并在發(fā)文處理單上提出擬辦意見呈送酒店主要領(lǐng)導(dǎo)審核辦公室文員印制紅頭文件（一般部門性文件可印白頭文件）辦公室用印折疊、裝訂分發(fā)2.職責(zé)2.1 校對(duì)2.1.1 分工：由文件擬稿人和辦公室文員負(fù)責(zé)校對(duì)。2.2.2 要求：準(zhǔn)確無誤地核對(duì)好公文的格式、文字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等。校對(duì)人在公文清樣校對(duì)后簽名。2.2 修改2.2.

29、1 分工：由辦公室主任和文員負(fù)責(zé)；2.2.2 要求：及時(shí)、準(zhǔn)確。辦公室主任對(duì)公文清樣核稿后，在公文清樣中進(jìn)行修改，將修改后的清樣交文員在電子版中修改，確定無誤。2.3 印制2.3.1 分工：由辦公室文員負(fù)責(zé)。2.3.2 要求：準(zhǔn)確、及時(shí)、規(guī)范、安全，文面清晰、工整。2.4 用印2.4.1 分工：由辦公室文員負(fù)責(zé)。2.4.2 要求：規(guī)范、清晰、安全。2.5 折疊、裝訂2.5.1 分工：由辦公室文員負(fù)責(zé)。2.5.2 要求：需折疊的文件，紙的四個(gè)角對(duì)齊且工整；裝訂要訂在一條直線上，釘子要均勻、整齊。2.6 分發(fā)2.6.1 分工：由辦公室文員負(fù)責(zé)。2.6.2 要求：準(zhǔn)確、及時(shí)、無誤。(九) 印章管理工

30、作流程1.目的規(guī)范各種印章使用，避免因非法及濫用印章給公司帶來的損失。2.適用范圍公司公章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、發(fā)票專用章。3.職責(zé)3.1總經(jīng)理指定專人負(fù)責(zé)公司公章保管及使用管理工作；3.2總經(jīng)理指定專人負(fù)責(zé)公司財(cái)務(wù)專用章和發(fā)票專用章的保管及使用管理工作；3.3總經(jīng)理指定專人負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)合同專用章的保管及使用管理工作；3.4各部門負(fù)責(zé)本部門印章的保管及使用管理工作。4.印章使用范圍4.1公司公章：用于以公司或酒店名義對(duì)內(nèi)對(duì)外的發(fā)文、介紹信、公司證件影印本、勞動(dòng)合同、法人授權(quán)書，法人委托書及其他法律文件等；4.2經(jīng)濟(jì)合同專用章：以公司名義對(duì)外簽訂的各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合同；4.3財(cái)務(wù)專用章：用于對(duì)外的各

31、種財(cái)務(wù)報(bào)表、銀行事務(wù)及其他法律規(guī)定的事情；5.印章使用手續(xù)5.1因工作需要，部門需蓋公司公章，要經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后，方可蓋章。5.2 法人委托書、授權(quán)書及其他需總經(jīng)理簽名的文件應(yīng)在總經(jīng)理親筆簽名之后方可蓋章。5.3因工作需要，部門需蓋經(jīng)濟(jì)合同專用章，要先填寫經(jīng)濟(jì)合同會(huì)簽單，經(jīng)執(zhí)行部門、辦公室、財(cái)務(wù)部一次會(huì)簽并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可蓋章。5.4因工作需要，部門需蓋財(cái)務(wù)專用印章和發(fā)票專用章，要經(jīng)分管財(cái)務(wù)的總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可蓋章。5.5部門印章經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后使用。6.印章管理規(guī)定6.1辦公室負(fù)責(zé)公司所有印章的刻制、建檔及領(lǐng)用登記。6.2如因工作需要或業(yè)務(wù)變更，需刻制、變更或繳銷印章，經(jīng)總經(jīng)理同意

32、后，報(bào)總經(jīng)理辦公室建檔備案。6.3不止一頁紙的合同或協(xié)議，需加蓋齊縫章。6.4未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的空白信簽，一律不予蓋章。6.5公司印章原則上不予外借，若因特殊情況需在外面蓋章的，須先填寫印章使用登記表，經(jīng)總經(jīng)理同意后，由辦公室派公章保管人外出協(xié)助辦理。6.6因印章使用不當(dāng)、不合理或違反規(guī)定使用的，給公司造成損失，公司將視情節(jié)輕重，追究責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任并進(jìn)行行政處罰，同時(shí)保留進(jìn)一步追究法律責(zé)任的權(quán)力。(十) 檔案管理工作流程1.目的規(guī)范酒店檔案文件的歸類、存放、查詢、借閱、定時(shí)報(bào)表等系列管理，保證酒店文件檔案齊全、查閱迅捷、時(shí)效性強(qiáng)。2.范圍管理體系文件、酒店外來文件和資料、酒店內(nèi)部文件。3.職責(zé)

33、 3.1 辦公室負(fù)責(zé)酒店行政文件的檔案管理工作。 3.2 計(jì)財(cái)部負(fù)責(zé)酒店會(huì)計(jì)檔案的管理工作。 3.4 辦公室負(fù)責(zé)酒店人事檔案的管理工作。3.5 工程部負(fù)責(zé)酒店設(shè)備資料檔案的管理工作。4.操作規(guī)程4.1 酒店檔案分類4.1.1 行政文件檔案酒店內(nèi)部文件（含管理體系文件）、酒店外來文件和資料4.1.2 會(huì)計(jì)檔案4.1.3 人事檔案4.1.4 設(shè)備檔案 4.2 行政文件檔案管理 4.2.1 酒店設(shè)檔案室，專用于酒店行政文件檔案的存放管理,由辦公室具體負(fù)責(zé)檔案管理工作。各部門文件檔案管理由各部門文員負(fù)責(zé)。 4.2.2 行政文件檔案的分類 按文件的來源分為外來文件和酒店內(nèi)部文件。外來文件包括恩施電力總公

34、司文件、市內(nèi)文件、市級(jí)以上外來文件（專指國家旅游局、中國旅游飯店業(yè)協(xié)會(huì)、中國飯店協(xié)會(huì)、省政 府、省旅游局、省統(tǒng)計(jì)局等省級(jí)以上文件）；酒店內(nèi)部文件包括酒店發(fā)紅頭“XXXXX酒店”、 備忘錄、管理體系文件、工作指令、上行報(bào)告及各種資料。4.2.3 辦公室文員根據(jù)存文目錄建立相應(yīng)存放文件盒（柜），貼上相應(yīng)標(biāo)簽,同時(shí)建立（卷內(nèi)文件目錄），方便查找。4.2.4 日常文件歸檔程序1） 傳閱文件閱完、擬辦文件辦完以后，統(tǒng)一將文件原件交辦公室文員。2）文員認(rèn)真閱讀文件內(nèi)容，根據(jù)文件發(fā)文單位或文件形式正確區(qū)分文件種類存入相應(yīng)科目文件盒(柜)。3）文件存入之前，認(rèn)真填寫卷內(nèi)文件目錄，按來文的先后順序編定卷內(nèi)文件目

35、錄號(hào)，同時(shí)在文件右側(cè)貼上對(duì)應(yīng)目錄號(hào)標(biāo)簽，然后依次存入，卷內(nèi)文件目錄放于首頁。4) 各種存放文件盒（柜）整齊、集中、規(guī)范陳放，卷內(nèi)文件目錄與文件對(duì)應(yīng)。5）待發(fā)文件一經(jīng)發(fā)放生效，即歸入相應(yīng)目錄文件檔案。6) 每年年終對(duì)所有文件進(jìn)行集中整理。對(duì)所存全部文件按存文類別進(jìn)行分類，并運(yùn)用檔案文件夾將文件分別裝訂成冊(cè)，貼上標(biāo)簽（包括年代、文件類型），集中存放。4.2.5 文件檔案管理要求1）酒店文件檔案屬企業(yè)機(jī)密，實(shí)施專室、專人管理，未經(jīng)授權(quán)，其他任何人不得隨便翻閱文件檔案。2）辦公室文員必須熟悉檔案室存文范圍、類別、時(shí)限，熟悉所存文件大體內(nèi)容，能夠快速區(qū)分、識(shí)別并找出任一文件。3) 保證文件檔案歸存的及時(shí)

36、性、存文的完整性，不允許任何文件丟失、遺漏現(xiàn)象發(fā)生。4) 檔案室隨時(shí)保持通風(fēng)、空氣良好，防潮、防陽光暴曬，以免造成文件霉?fàn)€或字跡消退。4.2.6 檔案文件內(nèi)部借閱規(guī)范1) 凡因工作需要需借閱檔案文件的，先報(bào)請(qǐng)本部門經(jīng)理（或辦公室主任）批準(zhǔn)對(duì)借閱人資格、要求借閱文件密級(jí)進(jìn)行審定。2） 經(jīng)審定，能夠借閱的，由借閱人到辦公室文員處登記，填寫文件借閱登記，注明借閱時(shí)間、歸還時(shí)間，并簽字后方可借閱。3) 辦公室文員將借閱文件備份，將復(fù)印件借給借閱人。4) 借閱文件在事先商定的時(shí)間內(nèi)歸還。沒有按時(shí)歸還的，每遲1天計(jì)罰1元，超過10天的記口頭警告1次，超過30天的，記書面警告1次。文件遺失，記遺失人書面警告

37、l次。并根據(jù)遺失文件的重要程度處以相應(yīng)罰款。4.2.7 過期文件處理檔案文件達(dá)到或超過保存期限以后，成為過期文件，可以報(bào)廢。由檔案管理人員根據(jù)報(bào)廢文件管理要求進(jìn)行正確處理。各類檔案文件保存期限見“附表一”。4.3 會(huì)計(jì)檔案管理4.3.1 會(huì)計(jì)檔案包括各種會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料。軟件系列一經(jīng)鑒定正式投入運(yùn)行，系統(tǒng)建設(shè)過程中發(fā)生的全部資料以及軟件系列交接簽認(rèn)單視同會(huì)計(jì)檔案。4.3.2 財(cái)務(wù)部指定會(huì)計(jì)人員根據(jù)國家和上級(jí)關(guān)于檔案管理辦法的規(guī)定和要求，對(duì)酒店的各種會(huì)計(jì)資料定期收集、審查核對(duì)，按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊(cè)，并集中存放。整理立卷的工作程序：1）將每個(gè)年度的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)

38、計(jì)帳薄、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料收集齊全。發(fā)現(xiàn)短缺，應(yīng)查明原因。2）按照會(huì)計(jì)檔案資料的不同形式和相互聯(lián)系，組合成案卷。憑證分現(xiàn)金收付款憑證、銀行收付款憑證和轉(zhuǎn)帳憑證各自立卷，帳薄分各種帳冊(cè)個(gè)自立卷，報(bào)表分年度、季度、月度各自立卷。3) 裝訂案卷。A、裝訂會(huì)計(jì)資料時(shí)注意質(zhì)量，毛邊齊訂，整齊、牢固、美觀、不掉頁、不倒置、不壓字，便于翻閱。超過卷皮規(guī)格的大型原始憑證和匯總表等，可折疊擺放；與卷皮規(guī)格相等中型原始憑證等，應(yīng)壓摞擺放、小型憑證單據(jù)等，可仿魚鱗式由上到下依次擺開壓頁擺放。會(huì)計(jì)憑證均應(yīng)依次在頂部取齊，每冊(cè)厚廢不超過40毫米。B、記賬憑證裝訂時(shí)連同所附原始憑證一起裝訂成冊(cè)。對(duì)于數(shù)量過多的原始憑證，可

39、以單獨(dú)裝訂保管，在封面上注明記賬憑證日期、編號(hào)、種類：同時(shí)在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號(hào)。各種經(jīng)濟(jì)合同，保證金收據(jù)以及涉外文件等重要原始憑證應(yīng)另編目錄，單獨(dú)登記保管，并在有關(guān)的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號(hào)。會(huì)計(jì)憑證的裝訂不得超過一個(gè)月。C、年度終了結(jié)轉(zhuǎn)新賬后，應(yīng)將結(jié)清余額的舊賬打印裝訂。裝訂時(shí)，按科目順序整理成冊(cè)，編上頁碼，做好目錄，用軟性優(yōu)質(zhì)紙作封面封底，在封面上寫明賬簿名稱、編號(hào)、年度（或其他會(huì)計(jì)期間）、本年（期）共*冊(cè)、本冊(cè)系第*冊(cè)以及單位名稱，并在封面后制作扉頁，寫明記冊(cè)人姓名、總帳會(huì)計(jì)（并蓋章）、賬戶名稱及起訖頁數(shù)，裝訂后登記入檔保存，以便以后查賬用賬人檢

40、索。4) 擬寫案卷標(biāo)題，使之與案卷內(nèi)容一致。根據(jù)卷內(nèi)內(nèi)容填寫目錄。5) 填寫案卷封面 ,注明單位名稱、年度、季度、月份、檔案種類，起訖日期，起訖號(hào)碼等，由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。會(huì)計(jì)報(bào)表的封面除注明以上內(nèi)容外，還應(yīng)注明：主管部門，規(guī)定報(bào)送日期，送出日期等。6) 裝訂后的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案登記簿。4.3.3 由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理和積極利用。1）專人管理，專門箱柜存放：存放有序，查找方便。同時(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨便堆放，嚴(yán)防毀壞、散失和泄密。對(duì)磁介質(zhì)檔案應(yīng)建立保管設(shè)施，并健全管理制度。2）各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案在會(huì)

41、計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)檔案管理人員編造清冊(cè)送至財(cái)務(wù)檔案室保管。軟件周期完成或?qū)Π姹靖潞?，原技術(shù)文檔和軟件系列交接簽認(rèn)單應(yīng)保存三年后方可銷毀。各種會(huì)計(jì)檔案的具體保管期限見“附表二”。3）調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，要嚴(yán)格辦理手續(xù)。本單位人員調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，要經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員同意：外單位人員調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，要有正式介紹信，經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)后詳細(xì)登記調(diào)閱的檔案名稱、調(diào)閱日期、調(diào)閱人員的姓名和工作單位、調(diào)閱理由、歸還日期等。調(diào)閱人員不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶外出、如有特殊需要，須報(bào)經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)。4.3.4 會(huì)計(jì)檔案保管期滿。需要銷毀時(shí)，由酒店檔案管理部門提出銷毀意見，會(huì)同會(huì)計(jì)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查，經(jīng)確認(rèn)無誤后，編

42、造會(huì)計(jì)檔案銷毀清單。然后，按照規(guī)定的審批程序，經(jīng)批準(zhǔn)后銷毀。在按規(guī)定銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門會(huì)同安全部共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案以前，應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，銷毀后在銷毀清冊(cè)上簽書或蓋章，并將銷毀情況向酒店總經(jīng)理報(bào)告。銷毀清冊(cè)的內(nèi)容包括：會(huì)計(jì)檔案銷毀目錄、案卷號(hào)、原憑證號(hào)、卷內(nèi)文件張數(shù)等。4.3.5 合并、撤銷酒店會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)根據(jù)不同情況，分別移交給并入單位、上級(jí)主管部門或主管部門指定的其他單位接收保管，并由交接雙方在移交清冊(cè)上簽名或蓋章。4.4 人事檔案管理4.4.1 人事檔案包括：1) 由員工本人填寫的“員工登記表”，內(nèi)容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面貌、文化

43、程度、婚姻狀況、家庭情況、聯(lián)系電活、個(gè)人興趣愛好、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、特長、專業(yè)技能、獎(jiǎng)懲記錄等項(xiàng)目。2）有關(guān)員工人事調(diào)動(dòng)表、勞動(dòng)合同書、身份證、專業(yè)文憑、證書、待業(yè)證明等文件資料的復(fù)印件。3）有關(guān)員工“ 面試考評(píng)表”、“試用期滿評(píng)估表”、“工作表現(xiàn)評(píng)估表”等有關(guān)考評(píng)記錄。4）員工在酒店服務(wù)工作中的各種崗位調(diào)動(dòng)、職位變動(dòng)、級(jí)別變動(dòng)等人事調(diào)整資料。如人事令、部門內(nèi)部調(diào)動(dòng)資料、晉升和晉級(jí)相關(guān)資料等。5) 員工日常工作中的各種處罰記錄，如“警告處罰單”、“消防處罰單”、“設(shè)備責(zé)任損壞賠償通知單”及有關(guān)處罰通報(bào)等。6) 員工日常工作中的各種獎(jiǎng)勵(lì)記錄，如“賓客表揚(yáng)信”、“獎(jiǎng)勵(lì)審批記錄表”、酒店內(nèi)部“白手套獎(jiǎng)

44、”、“優(yōu)秀員工”、“微笑大使”、“技術(shù)標(biāo)兵”、“消防標(biāo)兵”等。4.4.2 各類人事資料由辦公室人力資源管理專責(zé)負(fù)責(zé)收集、審查核對(duì)、分類、整理立卷或裝訂成冊(cè)，并進(jìn)行維護(hù)管理。1) 歸檔時(shí)，以部門為大單位統(tǒng)一分類，以崗位為小單位按照級(jí)別排序歸檔存放；各崗位員工檔案冊(cè)前按照員工姓名登記臺(tái)賬；個(gè)人檔案按照材料性質(zhì)、時(shí)間順序裝訂；裝訂紙張統(tǒng)一為16K大小，要求材料字跡清晰，無破損。2) 由人力資源管理專責(zé)負(fù)責(zé)，以月為單位，針對(duì)檔案內(nèi)容變動(dòng)或增減統(tǒng)一進(jìn)行檔案調(diào)整。3) 所有檔案統(tǒng)一存放于檔案室，每年進(jìn)行一次通風(fēng)、除蟲等保護(hù)處理。4.4.3 由辦公室對(duì)員工人事檔案實(shí)行嚴(yán)格保密控制，材料內(nèi)容不得刪除、銷毀或隨

45、意更改。酒店外來人員需查詢時(shí)必須出示由政府或企業(yè)單位人事部門開具的介紹信，并經(jīng)辦公室主任同意后方可查閱；屬酒店內(nèi)部查閱的，必須書面申請(qǐng)并經(jīng)辦公室主任同意方可查閱。4.4.4 除離職員工檔案及時(shí)轉(zhuǎn)出外，各類人事檔案應(yīng)長期保存。4.5 設(shè)備檔案管理4.5.1 設(shè)備檔案包括竣工資料及設(shè)備資料。竣工資料包括建筑結(jié)構(gòu)圖、建筑裝飾平面圖紙、通風(fēng)系統(tǒng)圖紙、電氣圖紙、管道圖紙等。設(shè)備資料包括酒店內(nèi)各類設(shè)備的使用說明書、圖紙等。4.5.2 設(shè)備檔案存放于工程部辦公室，由工程部負(fù)責(zé)人具體負(fù)責(zé)檔案管理工作。工程部負(fù)責(zé)人根據(jù)資料類別，建立相應(yīng)存放文件盒（柜），貼上相應(yīng)標(biāo)簽，同時(shí)建立卷內(nèi)文件目錄，方便查找。4.5.3

46、設(shè)備檔案歸檔程序1) 酒店各部門購買的設(shè)備、設(shè)施到位后，需將設(shè)備設(shè)施的使用說明書及相關(guān)技術(shù)資料原件交工程部。2）工程部文員正確區(qū)分資料類別，存入相應(yīng)文件盒（柜）。3) 資料存入之前，認(rèn)真填寫卷內(nèi)文件口錄，按資料的存入順序編定卷內(nèi)文件目錄號(hào)。同時(shí)在文件右側(cè)貼上相應(yīng)目錄標(biāo)簽，然后依次存入，卷內(nèi)文件目錄應(yīng)放人首頁。4）各種存放文件盒（柜）整齊、集中、規(guī)范存放，卷內(nèi)文件目錄與資料相對(duì)應(yīng)。5）每年年終對(duì)所有資料進(jìn)行集中整理。4.5.4 設(shè)備檔案管理要求1) 設(shè)備檔案實(shí)施專人（工程部文員）管理，未經(jīng)許可，其他任何人不得隨便翻閱文件檔案。2） 工程部負(fù)責(zé)人必須熟悉設(shè)備檔案存入范圍、類別，熟悉所在文件的大體位

47、置，能夠快速區(qū)分、識(shí)別并找出任一檔案。3) 保證資料檔案歸存的及時(shí)性、存入的完整性，不允許任何資料丟失、遺漏現(xiàn)象發(fā)生。4) 資料存放要注意通風(fēng)、狀況良好，防潮防曬，以免造成文件霉?fàn)€或宇跡消退。4.5.5 設(shè)備檔案的借閱規(guī)范1) 因工作需要，需借閱設(shè)備檔案的，如屬本部門人員可直接辦理借閱手續(xù)，如屬外部門人員，需經(jīng)工程部負(fù)責(zé)人許可方可借閱。2) 借閱人在工程部登記，填寫文件借閱登記，注明借閱資料名稱、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間，并簽字后方可借閱。3）工程部將借閱件備份，將復(fù)印件借給借閱人。4) 借閱資料需按期歸還。到期未歸還，工程部需督促其歸還。若資料遺失或損壞，應(yīng)根據(jù)資料重要程度及損壞程度給子相應(yīng)處罰。

48、4.5.6 設(shè)備檔案的報(bào)廢設(shè)備檔案應(yīng)長期保存。若與資料相關(guān)的設(shè)備已報(bào)廢，則在設(shè)備辦理報(bào)廢手續(xù)后，資料可報(bào)廢報(bào)廢時(shí)經(jīng)工程部經(jīng)理審核，由工程部負(fù)責(zé)銷毀。5.記錄名稱形式保存部門保存期限索引卷內(nèi)文件目錄表格各部門1年日期文件借閱登記表表格各部門1年日期附表一： 行政檔案保管期限序號(hào)檔案名稱保管期限備注一、管理體系文件1管理體系文件5年包括管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等二、外來文件2總公司文件3年3市內(nèi)文件3年4市級(jí)以上外來文件3年專指國家旅游局、中國旅游飯店協(xié)會(huì)、中國飯店協(xié)會(huì)、省政府、省旅游局、省統(tǒng)計(jì)局等省級(jí)以上文件三、酒店內(nèi)部文件5酒店發(fā)紅頭“XXXXX酒店文件”永久6備忘錄永久7工作指令2年包

49、括周工作指令、月度工作計(jì)劃、年度工作計(jì)劃書8上行報(bào)告5年9文字資料1年包括各種文字資料附表二： 會(huì)計(jì)檔案保管期限序號(hào)檔案名稱保管期限備注一、會(huì)計(jì)憑證類1原始憑證、記帳憑證和匯總憑證15年2銀行存款調(diào)節(jié)表3年二、會(huì)計(jì)帳薄內(nèi)3日記帳15年其中現(xiàn)金和銀行存款日記帳25年4明細(xì)帳15年5固定資產(chǎn)卡固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保存5年6輔助帳薄15年三、會(huì)計(jì)報(bào)表內(nèi)包括各級(jí)主管部門的匯總會(huì)計(jì)報(bào)表7主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)3年包括文字分析8月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表5年同上9年度會(huì)計(jì)報(bào)表（決算）永久同上四、其他類10會(huì)計(jì)移交清冊(cè)15年11會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)25年12會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)25年(十一) 人力資源管理工作流程1.目的根據(jù)國家政策

50、法規(guī)與酒店經(jīng)營管理的需要，確保酒店人力資源的合理利用和開發(fā)。2.范圍適用于酒店勞動(dòng)人事的管理與控制。3.術(shù)語和定義 3.1 過程: 一組將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的相互關(guān)聯(lián)或相互作用的活動(dòng)。 3.2 文件: 信息及其承載媒體。 3.3 辦公會(huì): 酒店最高決策層，包括總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理。3.4 關(guān)鍵崗位員工:凡是可能對(duì)酒店質(zhì)量活動(dòng)或環(huán)境管理產(chǎn)生重大影響的人員。包括高中級(jí)管理人員、工程部特種作業(yè)人員（如：維修電工、電梯維修工、電焊工、鍋爐工、制冷設(shè)備維修工等）、其他技術(shù)工種人員（如：汽車駕駛員、網(wǎng)絡(luò)管理員等）。4.職責(zé) 4.1 酒店總經(jīng)理負(fù)責(zé)審核并批準(zhǔn)人力資源管理的各項(xiàng)報(bào)告并對(duì)實(shí)施情況進(jìn)行總體控制

51、。 4.2 酒店副總經(jīng)理分管人力資源的勞動(dòng)工資工作。 4.3 辦公室主任負(fù)責(zé)酒店人力資源的具體管理工作。 4.4 人資主管負(fù)責(zé)依法建立員工的勞動(dòng)關(guān)系、社會(huì)保障，計(jì)核員工薪酬，并管理人事檔案。4.5 各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)依照人力資源管理政策合理利用本部人力資源。5.程序要求 5.1 服務(wù)特性 有效控制勞動(dòng)力成本，持續(xù)提高員工素質(zhì)和技術(shù)水平，建立適宜的激勵(lì)機(jī)制，使員工生產(chǎn)效能最大化。5.2 人事勞資管理5.2.1 員工招聘和錄用辦公室根據(jù)酒店總體經(jīng)營目標(biāo)和管理方針及目標(biāo)的要求，開展以下工作：1) 在對(duì)酒店各崗位進(jìn)行工作分析的基礎(chǔ)上，將各部門制定的崗位說明書作為招收和任用員工的基本依據(jù)。該標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)總經(jīng)理批

52、準(zhǔn)后，在酒店范圍公布。2）每年10月分析本年度各部門人員編制情況核定下一年度酒店人員編制，制訂“全年招工計(jì)劃”，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，作為下一年招工的審批依據(jù)。3）各部門每月需根據(jù)部門當(dāng)月活動(dòng)情況及經(jīng)營情況，提前一個(gè)月向辦公室上報(bào)下一月的“部用人計(jì)劃”，辦公室根據(jù)“全年用人計(jì)劃”審批后實(shí)施，超出“全年用人計(jì)劃”的用人計(jì)劃，需報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。4） 各部門未列入全年招工計(jì)劃的臨時(shí)用工申請(qǐng)，須提前兩周填報(bào)“用工申請(qǐng)表”，經(jīng)辦公室審核同意，總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。5）員工一經(jīng)錄用，依法與人力資源管理公司訂立“勞動(dòng)合同”并建立各類社會(huì)保險(xiǎn)，辦理入職手續(xù)，詳見員工入職離職操作規(guī)程。6）員工人事檔案的管理詳見檔案管理工作

53、流程5.2.2 薪酬管理1） 辦公室每年末根據(jù)本年度工資總額使用狀況和下年度工資預(yù)算，結(jié)合州政府確定的最低工資標(biāo)準(zhǔn)、勞動(dòng)力市場(chǎng)變化、物價(jià)指數(shù)變化等因素，提出下年度員工薪酬調(diào)整方案，報(bào)分管副總經(jīng)理審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后公布實(shí)施。2) 每月人資主管依據(jù)薪酬福利管理辦法核發(fā)員工工資，填制勞動(dòng)人事部門發(fā)放的各類勞動(dòng)工資報(bào)表；同時(shí)對(duì)各部人員變動(dòng)情況和人力成本進(jìn)行跟蹤記錄。3) 每月人資主管依法為員工計(jì)繳各類社會(huì)保險(xiǎn)（包括社會(huì)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)），填制社會(huì)保險(xiǎn)部門發(fā)放的各類報(bào)表，詳見勞動(dòng)保險(xiǎn)操作規(guī)程。4）上述過程形成的各類文件和記錄由辦公室主任審核，關(guān)鍵信息形成分析報(bào)告報(bào)總經(jīng)理和分管副總經(jīng)理。5.2.3

54、 規(guī)章制度管理為確保酒店正常經(jīng)營與發(fā)展，同時(shí)充分保障員工勞動(dòng)權(quán)益，企管部依法制定相應(yīng)用工規(guī)章和獎(jiǎng)懲制度，集中收編于XXXXX員工手冊(cè)。5.2.4 績效考核1) 為提高員工素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，月度和年度績效考核應(yīng)作為各部門工作的重要組成部分。2) 酒店成立由總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)、辦公室牽頭、各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加的考核評(píng)議小組，負(fù)責(zé)開展管理人員和一般員工的績效考核。3) 中層管理人員的考核工作由總經(jīng)理辦公會(huì)負(fù)責(zé)組織實(shí)施。4) 考核評(píng)議小組組織的考核內(nèi)容、方法詳見XXXXX酒店考核工資兌現(xiàn)辦法。5.2.5 員工離職管理詳見員工入職離職操作流程。6.相關(guān)文件6.1 酒店崗位說明書 6.2 員工入職離職操作流程6.3

55、 檔案管理工作流程6.4 XXXXX酒店員工手冊(cè)6.5 薪酬福利管理辦法7.記錄名稱形式保存部門保存期限索引全年招工計(jì)劃文件辦公室3年文件號(hào)部招工計(jì)劃文件辦公室3年文件號(hào)用工申請(qǐng)表表格辦公室半年日期勞動(dòng)合同合同辦公室合同期加3年部門全年用人計(jì)劃表格辦公室3年文件號(hào)(十二) 員工招聘、入職、轉(zhuǎn)正、調(diào)動(dòng)、離職管理工作流程1.目的為明確酒店人員招聘入職、轉(zhuǎn)正、調(diào)動(dòng)、離職管理程序，規(guī)范酒店員工招聘、入職、轉(zhuǎn)正、調(diào)動(dòng)、離職工作流程，有效選擇適應(yīng)崗位要求的合格員工，保障酒店經(jīng)營管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，特制定本制度。2.適用范圍適用酒店全體員工。3.相關(guān)部門職責(zé)3.1 辦公室負(fù)責(zé)員工的招聘、入職、轉(zhuǎn)正、調(diào)動(dòng)、離職管

56、理工作。3.2 用人部門協(xié)同辦公室完成員工的招聘面試、錄用、培訓(xùn)、轉(zhuǎn)正等工作。3.3 辦公室負(fù)責(zé)員工入職、轉(zhuǎn)正、調(diào)動(dòng)、離職手續(xù)辦理。3.4各部門負(fù)責(zé)記錄員工的考勤，如實(shí)填報(bào)員工事/病假、有薪假、加班及法定節(jié)日加班等，每月底報(bào)送辦公室。3.5 辦公室負(fù)責(zé)核算員工薪資。3.6 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)員工薪資的支付。4.招聘管理程序4.1 員工招聘途徑：內(nèi)部人員推薦、人力市場(chǎng)招聘、報(bào)刊、中介、網(wǎng)絡(luò)等。4.2 管理人員招聘途徑：晉升、人才市場(chǎng)、中介、網(wǎng)絡(luò)等。4.3 員工招聘和選用原則：公平、公正、公開、優(yōu)勝劣汰。4.4 辦公室根據(jù)用人部門招聘要求安排招聘，和用人部門共同組織面試。4.5 辦公室通知面試合格人員辦理

57、入職手續(xù)。5.入職程序5.1 應(yīng)聘人員如實(shí)填寫個(gè)人登記表，不得虛構(gòu)或隱瞞個(gè)人情況；5.2 面試合格人員必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)到酒店報(bào)到辦理入職手續(xù)。5.3 新員工辦理入職手續(xù)，需攜帶下列資料：5.3.1 身份證原件或戶口本原件；5.3.2 畢業(yè)證、學(xué)歷證原件；5.3.3 特殊崗位所需相關(guān)技能資格證（如：工程維修員須取得電工證）；5.4 辦公室向新員工介紹培訓(xùn)期、試用期、服裝押金、特殊崗位風(fēng)險(xiǎn)金、個(gè)人薪資、加班費(fèi)、事/病假扣款、曠工、休息休假、社保、其他福利等情況。5.4.1 培訓(xùn)期：新進(jìn)員工或新進(jìn)管理人員培訓(xùn)期3天無薪。5.4.2 試用期：新進(jìn)員工試用期為12個(gè)月；新進(jìn)管理人員試用期為36個(gè)月。5.

58、4.3 服裝押金：新員工入職須交納1000元工作服押金，辦理入職時(shí)交500元現(xiàn)金，余款從該員工第一個(gè)月工資中扣除。5.4.4 特殊崗位風(fēng)險(xiǎn)金：前臺(tái)收銀/接待、財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)、出納、收銀員等特殊崗位入職須交納1000元風(fēng)險(xiǎn)金。5.4.5 個(gè)人薪資：各崗位新進(jìn)員工或新進(jìn)管理人員試用期薪資一律按最低職級(jí)的80%確認(rèn)（80%），試用或見習(xí)期第一個(gè)月不享受全勤獎(jiǎng)。5.4.6 加班費(fèi)：加班費(fèi)以基本工資為基數(shù)，按當(dāng)月實(shí)際應(yīng)出勤天數(shù)進(jìn)行計(jì)算。5.4.7 事/病假扣款以當(dāng)月全額工資為基數(shù)計(jì)算：(1) 員工事/病假扣款標(biāo)準(zhǔn)：當(dāng)月全額工資（基本工資+崗位工資+職級(jí)工資+考核工資/2+全勤獎(jiǎng)+店齡津貼+外語津貼+學(xué)歷津貼

59、。夜餐費(fèi)、加班費(fèi)及福利不計(jì)算在列）除以當(dāng)月應(yīng)出勤天數(shù)計(jì)算出日工資，事/病假應(yīng)扣除未出勤相應(yīng)天數(shù)工資。(2) 管理人員事/病假扣款標(biāo)準(zhǔn)：當(dāng)月全額工資（基本工資+崗位工資+職級(jí)工資+考核工資/2 +店齡津貼+外語津貼+學(xué)歷津貼。夜餐費(fèi)、電話費(fèi)及福利不計(jì)算在列）除以當(dāng)月應(yīng)出勤天數(shù)計(jì)算出日工資，事/病假應(yīng)扣除未出勤相應(yīng)天數(shù)工資。5.4.8 曠工：員工按3倍的日工資（日工資計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)見第7條）進(jìn)行處罰，曠工3天以上（含3天），視為嚴(yán)重違紀(jì)，予以除名。5.4.9 休息休假：(1) 休息日：員工每月享受不少于4天休息日（法定假日除外），員工休息根據(jù)部門情況進(jìn)行安排。(2) 帶薪年休假：在本酒店工作已滿1年不滿

60、10年的，年休假為5天；已滿10年不滿20年的，年休假為10天；已滿20年的，年休假為15天。(3) 法定假期:酒店全體員工每年可按國家規(guī)定享有12天法定假期。法定假日加班按規(guī)定發(fā)放加班工資。(4) 婚假：凡合同期員工，按國家規(guī)定程序辦理結(jié)婚者，可享受有薪婚假3天。(5) 喪假：針對(duì)直系親屬過世的員工，可享有3天的喪假。(6) 無薪事假/病假：員工如因身體健康原因或個(gè)人私事按規(guī)定請(qǐng)事/病假，將按未出勤核算，不予另外扣罰工資。5.4.10 社保及其他福利：(1) 所有員工享有社會(huì)保險(xiǎn)福利，由單位承擔(dān)本地基本社保費(fèi)用規(guī)定額度（如2011年，單位為員工承擔(dān)354-383.5元/人/月），并由酒店從員