格式化工作表課件

1、第三章 格式化工作表第1頁，共36頁。本節(jié)內(nèi)容介紹1、掌握單元格格式的設置及替換2、掌握自定義格式的設置3、掌握條件格式的設置4、掌握三維立體表格的設置第2頁，共36頁。目錄3.1 設置單元格數(shù)據(jù)的對齊方式3.2 文本的格式設置3.3 數(shù)值的格式設置3.4 顏色格式3.5 條件格式3.6 工作表的格式化第3頁，共36頁。目錄3.1 設置單元格數(shù)據(jù)的對齊方式3.2 文本的格式設置3.3 數(shù)值的格式設置3.4 顏色格式3.5 條件格式3.6 工作表的格式化第4頁，共36頁。3.1 設置單元格數(shù)據(jù)的對齊方式1、設置普通的單元格的對齊方式，可用“設置單元格格式”對話框來實現(xiàn)Excel中默認的對齊方式是

2、：文本左對齊，數(shù)值右對齊常用于標題的格式設置中可設置單元格文字的方向第5頁，共36頁。3.1 設置單元格數(shù)據(jù)的對齊方式練習：構建如圖所示的表格第6頁，共36頁。3.1 設置單元格數(shù)據(jù)的對齊方式2、單元格內(nèi)文本的換行 方式1：Alt + Enter鍵 方式2：輸入單元格內(nèi)容 “格式”菜單 “單元格”菜單項 “自動換行” 上述2中換行方式的比較： 方式1：相當于Word中的硬回車，當單元格行高/列寬調(diào)整時，格式不會發(fā)生改變 方式2：相當于Word中的軟回車，當單元格行高/列寬調(diào)整時，格式會隨之發(fā)生改變第7頁，共36頁。目錄3.1 設置單元格數(shù)據(jù)的對齊方式3.2 文本的格式設置3.3 數(shù)值的格式設置

3、3.4 顏色格式3.5 條件格式3.6 工作表的格式化第8頁，共36頁。3.2 文本的格式設置同Word中對于文字的相關格式設置相似，Excel中也可以對單元格中的文本進行相關的格式設置第9頁，共36頁。3.2 文本的格式設置利用“查找/替換”統(tǒng)一格式：運行“編輯” “替換”/“查找” ，在彈出的“查找和替換”對話框中，單擊其中的“選項”按鈕，展開對話框?！安檎覂?nèi)容”項目右邊的“格式”按鈕：用于設置 “查找格式” 。說明：可以在彈出的“查找格式”對話框中，單擊左下角的“從單元格選擇格式”按鈕，然后用鼠標單擊任意一個需要替換格式的原始單元格?！疤鎿Q為”項目右邊的“格式”按鈕：用于設置“替換格式”

4、 。說明：可以在彈出的“替換格式”對話框中，單擊左下角的“從單元格選擇格式”按鈕，然后用鼠標單擊任意一個想要替換原始單元格的新單元格格式。練習：單元格格式替換.xls第10頁，共36頁。目錄3.1 設置單元格數(shù)據(jù)的對齊方式3.2 文本的格式設置3.3 數(shù)值的格式設置3.4 顏色格式3.5 條件格式3.6 工作表的格式化第11頁，共36頁。3.3 數(shù)值的格式設置Excel默認數(shù)值格式及設置方式：見第2章2.2小節(jié) Excel中常用設置格式的工具按鈕： 增加小數(shù)位數(shù) 減少小數(shù)位數(shù) 會計格式按鈕 設置百分比顯示 分節(jié)顯示第12頁，共36頁。3.3 數(shù)值的格式設置自定義格式 回顧：第2章2.4節(jié)“有規(guī)

5、律數(shù)據(jù)的輸入” “訂單產(chǎn)品代碼” PKM-001、 PKM-003、 PKM-078等 “身份證號碼”35680099310215500900、 35680099310215500800等（前17位相同，后3位不同）定義格式的方式：如何根據(jù)用戶需要設置自定義格式第13頁，共36頁。3.3.3 自定義格式 創(chuàng)建自定義格式： “單元格格式”對話框 “數(shù)字”選項卡 “分類”列表中的“自定義” 在“類型”文本框中輸入自定義的數(shù)據(jù)格式代碼，或者修改原有已有的格式代碼 刪除的自定義格式： “類型”框底部找到需要刪除的自定義格式，然后單擊“刪除”即可 刪除自定義格式后，工作簿中所有使用該格式的單元格都將變?yōu)?/p>

6、默認的“常規(guī)”格式，并且該操作無法進行撤銷第14頁，共36頁。3.3.3 自定義格式 定義自定義格式： Excel的自定義格式代碼由4部分組成： 正數(shù)格式;負數(shù)格式;零值格式;文本格式說明1：在格式代碼中，最多可以指定上述4個節(jié)，這些節(jié)以分號分隔說明2：如果用戶只指定一個節(jié)，則所有數(shù)字都會使用該格式。如果用戶使用兩個節(jié)，則第一部分用于表示正數(shù)和零值，第二部分則用于表示負數(shù)。如果用戶使用三個節(jié)，則第一部分用于表示正數(shù)，第二部分則用于表示負數(shù)，第三部分用于表示零值。如果要跳過某一節(jié)，則對該節(jié)僅使用分號即可，則該部分就被隱藏了。第15頁，共36頁。3.3.3 自定義格式 舉例： 一個自定義格式如下所

7、示：“應發(fā)$” #,#0.00; 紅色應付$ #,#0.00; 0.00; 天氣預報：正數(shù)部分負數(shù)部分0的部分文本部分輸入87顯示為：應發(fā)$ 87.00輸入-98顯示為：應付$ 98.00輸入0顯示為：0.00輸入“今天有雨”顯示為：天氣預報：今天有雨第16頁，共36頁。常見格式代碼及其含義格式符功能及用法G/通用格式不設置任何格式，按原始輸入的數(shù)據(jù)顯示#數(shù)字的占位符，不顯示無效的0。如單元格的格式碼為：#,#.#，則1233456.6789將被顯示為1,233,456.68，0234.30將被顯示為234.30數(shù)字的占位符，顯示無效的零。如單元格的格式碼為：0,000.00，則1233456

8、.6789將被顯示為1,233,456.68。0234.30將被顯示為0,234.30？為使小數(shù)點對齊，在小數(shù)點兩邊添加無效的零_留出與下一個字符等寬的空格，利用這種格式可以很容易的將正負數(shù)對齊%把輸入的數(shù)字乘以100，然后以百分數(shù)的形式顯示出來“text”原樣顯示雙引號內(nèi)的文本。如設置自定義格式為：”33981”0#，輸入1將被顯示為：3398101，輸入22，將被顯示為：3398122用于文本格式部分的格式碼。如格式碼“您的身高是”，則輸入154，將被顯示為：您的身高是154。如格式碼“集團總公司”“部”，則輸入數(shù)據(jù):人事，將被顯示為：集團總公司人事部。若設置代碼：，則輸入數(shù)據(jù)：加油！，則

9、將顯示：加油！加油！加油！顏色用指定的顏色格式化單元格內(nèi)容，如在定義了紅色的格式的單元格中輸入的內(nèi)容將以紅色顯示條件設置滿足指定條件的數(shù)據(jù)格式。如代碼：紅色100 ，即將以紅色顯示小于等于100的數(shù)，以藍色顯示大于100的數(shù)第17頁，共36頁。3.3.3 自定義格式實例1：不顯示零值（見隱藏不需要的0值.xls）第一種方法：隱藏整個工作表中所有的0值“工具”菜單 “選項”菜單項 “視圖”標簽 “窗口選項”的選項組 “零值” 缺陷：把工作表中所有的0值都隱藏起來第二種方法：自定義格式在“類型”文本框中自定義格式如下： G/通用格式;”綜合成績不能為負”;可否定義為：G/通用格式;”綜合成績不能為

10、負”;可否定義為：G/通用格式;”綜合成績不能為負”第18頁，共36頁。隱藏某些數(shù)據(jù)原始數(shù)值顯示值代碼說明121000.00;大于100才顯示123123.001000.00;大于100才顯示EXCEL2003EXCEL2003;只顯示文本，不顯示數(shù)字2003;只顯示文本，不顯示數(shù)字Excel*0.00;0.00;0;*只顯示數(shù)字，文本用*顯示123123.000.00;0.00;0;*只顯示數(shù)字，文本用*顯示123;任何類型的數(shù)據(jù)都不顯示Excel;任何類型的數(shù)據(jù)都不顯示總結：在Excel中如果不需要顯示某種類型的數(shù)據(jù)，只需要在自定義格式中把該單元格格式的響應部分設置為“;”即可第19頁，共

11、36頁。實例2：智能顯示百分比要求：對于一個單元格區(qū)域中的數(shù)據(jù)，當數(shù)據(jù)小于1時，按百分比格式顯示；當數(shù)據(jù)大于或等于1時，仍采用常規(guī)的數(shù)值格式顯示，同時讓所有的數(shù)據(jù)都排列整齊，保留2位小數(shù)。格式代碼：10.00%;0.00_%原始數(shù)值顯示值00.00%0.066.00%0.880.00%1.2351.24 -2-200.00%第20頁，共36頁。實例3：縮放數(shù)值原始數(shù)值顯示值代碼說明123456789123.460.00,按百萬縮放數(shù)值,保留兩位小數(shù),輸入正數(shù)情況-123456789-123.460.00,按百萬縮放數(shù)值,保留兩位小數(shù),輸入負數(shù)情況00.000.00,按百萬縮放數(shù)值,保留兩位小數(shù)

12、,輸入零的情況123456789123.46 百萬0.00,百萬按百萬縮放數(shù)值,并顯示“百萬”字樣-1234567-123.5 萬0.0, 萬按萬縮放數(shù)值，保留一位小數(shù)，并顯示“萬”字123456123.46 千0.00, 千按千縮放數(shù)值，保留兩位小數(shù)，并顯示“千”字1234561234.56 百0.00 百按百縮放數(shù)值，保留兩位小數(shù)，并顯示“百”字說明：當千位分隔與單位小數(shù)點不重合時，要將小數(shù)點用引號，后面需幾位加幾位，如以萬為單位：0”.”0, 以百為單位：0”.”00第21頁，共36頁。實例4：特定格式的簡化輸入以特定格式顯示數(shù)字，如： 機器零件編號：XX-XXX-XXXX 電話號碼：0

13、23-6891231電話號碼顯示為例：輸入數(shù)據(jù)格式碼：0#-#格式碼：(0#)#格式碼：0#-#-#89166362110891-6636211(0891)66362110891-6636-211236891231023-6891231(023)6891231023-6891-231028-6734562028-6734562028-6734562028-6734562(025)3344672(025)3344672(025)3344672(025)3344672第22頁，共36頁。目錄3.1 設置單元格數(shù)據(jù)的對齊方式3.2 文本的格式設置3.3 數(shù)值的格式設置3.4

14、 顏色格式3.5 條件格式3.6 工作表的格式化第23頁，共36頁。3.4 顏色格式表格中的不同信息用不同的顏色表示，可以使信息更突出，讓表格更美觀Excel中可以運用的而顏色碼為：黑色 白色 紅色 青色 綠色 藍色 黃色 紫紅色 顏色#其中，#表示一個數(shù)字，可取056之間的任一數(shù)字 注意：顏色碼必須放在” ”中第24頁，共36頁。實例4：要求Excel工作表中正數(shù)用“藍色”顯示，負數(shù)用“紅色”顯示,0用“黑色”顯示，在“類型”框中鍵入：藍色;紅色;黑色是否等價為：藍色;紅色-#;黑色第25頁，共36頁。目錄3.1 設置單元格數(shù)據(jù)的對齊方式3.2 文本的格式設置3.3 數(shù)值的格式設置3.4 顏

15、色格式3.5 條件格式3.6 工作表的格式化第26頁，共36頁。實例5：在工人獎金列表中，以小于50的顯示“低”，50至100之間顯示“中等”，大于100的顯示“高”。則將自定義數(shù)字格式設置為：100高;中等 說明：無論對單元格應用了何種數(shù)據(jù)格式，都只會改變單元格的顯示形式，而不會改變單元格存儲的真正內(nèi)容。反之，在工作表上看到的單元格顯示內(nèi)容，也并不一定是其真正的存儲內(nèi)容，它有可能只是原始數(shù)據(jù)經(jīng)過各種單元格格式設置變化后的一種表現(xiàn)形式。自定義格式只改變數(shù)據(jù)的顯示外觀，并不改變數(shù)據(jù)的值，也就是說不影響數(shù)據(jù)的計算。靈活運用好自定義格式功能，將會給實際工作帶來很大的方便。 第27頁，共36頁。3.5

16、 條件格式設置條件格式的兩種方式： 方式1：使用自定義格式的方式，如“實例5”所示 方式2：使用“條件格式”菜單項 選中要設置條件格式的單元格區(qū)域 “格式”菜單 “條件格式”菜單項 “單元格數(shù)值”設定條件 通過上述方式，還可添加新的條件格式第28頁，共36頁。3.5 條件格式基于公式的條件格式案例：見5 條件格式.xls在各省銷售數(shù)據(jù)表中，對銷售額數(shù)據(jù)區(qū)域中超過平均值以上的單元格使用了特殊的字體和圖案，以便突出顯示。第29頁，共36頁。3.5 條件格式基于公式的條件格式 選中要設置格式的單元格區(qū)域“格式”菜單 “條件格式”菜單項 彈出“條件格式”對話框選擇“公式”，設定條件為“=B2AVERA

17、GE($B$2:$B$30)”選擇“格式”按鈕，設置字體加粗，單元格底紋為紅色的填充效果第30頁，共36頁。3.5 條件格式注意事項：1、格式設置不能定義字體或改變字號，否則會使行的高度造成混亂，從而使表格打印和顯示均不美觀。2、將其他單元格復制到包含條件格式的單元格時，將會自動清除條件格式，并不給出任何警告或提示。所以對于設置有條件格式的單元格，要謹慎使用粘貼方法獲取數(shù)據(jù)3、當復制一個包含條件格式的單元格式，該條件格式也被復制。同樣在包含條件格式的范圍內(nèi)，插入行或列將會使新的行或列也擁有相同的格式。見“5 條件格式.xls”第31頁，共36頁。目錄3.1 設置單元格數(shù)據(jù)的對齊方式3.2 文本

18、的格式設置3.3 數(shù)值的格式設置3.4 顏色格式3.5 條件格式3.6 工作表的格式化第32頁，共36頁。3.6.1 自動套用格式Excel提供了約17種可用的自動套用格式 操作步驟： 選擇工作表中的任一非空單元格 “格式”菜單 “自動套用格式”菜單項 從彈出的“自動套用格式”對話框中選擇需要的工作表樣式說明：上述方法將套用示例中的全部格式，如果只想套用其部分效果（如只使用其字體和邊框格式），可以單擊“選項”按鈕，則“自動套用格式”對話框的下邊將增加“要應用的格式”部分，此時可以選取所選格式的部分效果 見 6 自動套用格式.xls第33頁，共36頁。3.6.2 設置工作表的邊框和底紋Excel的默認邊框是虛線、無底紋 網(wǎng)格線的設置：“工具”菜單 “選項”菜單項 “視圖” “網(wǎng)格線” 邊框的底紋的設置：“設置單元格格式”對話框第34頁，共36頁。