4、書面匯報和郵件匯報

1、懂匯報，勝過10倍默默努力書面匯報和郵件匯報各位同學大家好，歡迎收聽職場課程匯報的藝術。我是婁大海。從今天開始的三節(jié)課，我們要根據匯報渠道的不同，分別講講書面匯 報和郵件匯報的技巧、口頭匯報和微信匯報的技巧以及在會議上如何 做匯報。在我們之前的課程中，按照匯報的渠道做過一次分類，當時我們是分 成兩類。第一類是面對面匯報，需要第一時間得到對方反應的時候, 我們需要采用會議匯報和口頭匯報兩種方式，比方說匯報工作計劃和 匯報工作問題的時候。第二類是我們不需要在第一時間得到對方的反 饋，這時需要采用郵件和微信的方式進行匯報，比方說匯報工作進度。我們現在把技巧相似的匯報歸為一類，方便我們上課的時候來統(tǒng)一

2、講 解。把信息量比擬大的書面匯報和郵件匯報歸為第一類，把信息量比 較少的口頭匯報和微信匯報歸為第二類，把在展示和演講方面需要注 意更多細節(jié)的會議匯報單獨列出來歸為第三類。之前分為兩類，現在 分為三類，都只是根據不同的維度來劃分的，兩種分類的結果是沒有 任何沖突的。中，大而全的圖表放在匯報最后的附錄里面。我們寫完之后，需要開 口從頭到尾讀兩遍，改掉錯別字、病句和不通順的地方。通過郵件匯 報工作，也需要注意五個方面。第一，我們寫郵件要非常謹慎，因為 每一個字在將來都有可能被公開。第二，我們抄送郵件時要涵蓋所有 相關的人員，按照職位的大小來排序。工作郵件不要暗送，如果有這 個需求就單獨再發(fā)一封郵件。

3、第三，我們要明確發(fā)郵件的精準時間, 不要超時也不要拖到最后一刻再點發(fā)送按鈕。第四，工作到深夜就深 夜發(fā)郵件。第五，發(fā)郵件要公私清楚。公事用公司郵箱，私事用私人 郵箱。好啦，我們今天的內容就到此為止。咱們下節(jié)課見。好，我們進入今天的課程。書面匯報和郵件匯報有哪些需要注意的地 方?在做書面匯報的時候，如何盡可能多地找出來可能出現問題的地 方，然后做好應對措施呢？我們每個人都有自己邏輯上的盲區(qū)。想要減少自己的犯規(guī)，我們就不 要從運發(fā)動的角度去出發(fā)，而要從裁判的角度去出發(fā)去思考。所以同 樣的道理，我們不要想自己在寫一份匯報的時候需要注意什么，而是 假設我們是領導，我們在看一份匯報材料的時候有哪些步驟，

4、在這些 步驟中會出現哪些減分的細節(jié)。我們收到一份報告，可以選擇直接在 線看，或者保存進專門的文件夾再看。有些內容是我們已經知道的， 而有些信息是我們不知道的，并且正是我們急于從這份報告中得到的。 所以在翻開文檔之后，我們是不會從頭開始看的，而是希望快速找到 自己最關心的局部。這就好像去圖書館買書一樣，我們會先看封面， 再看出版時間，再看序言，再看第一章嗎?不會。我們會看一看目錄， 然后找出自己最關心的局部，翻到這幾頁看看寫得精不精彩，有沒有 必要買回家慢慢閱讀，因為如果連我最感興趣的這一局部的文字都不 能吸引我的話，那么這本書是不值得我花費更多的時間去閱讀的。現 在找到了最關心的局部，我開始用

5、心里的預期來考量你的工作了。我 會把預期和你做的事情做比照，你做的計劃夠不夠細致?有沒有一些 沒有考慮到的地方?你的工作進度有沒有延誤?里面有沒有隱藏著什 么危機?你哪兒出了問題?這個問題影響到底有多大?解決方案是否可 行?你總結的你的成果到底有多好呢?是還湊合，是比擬好還是前所未 有的好?你有沒有夸大其詞?仔細看完我最關心的局部，我會再把全部 匯報從頭到尾粗略地過一遍，這個時候有可能是一目十行哦。我看看 有沒有其他吸引我的地方，有沒有其他的一眼能看到的漏洞或者問題。 最后我才會判斷自己要不要回復這份匯報，以什么樣的方式回復，是 直接發(fā)個郵件，還是把你叫到辦公室來。請大家想一想你要看份報告 是

6、不是也是這么個流程。那在這樣的步驟中，又可能會出現哪些問題 呢?讓我們一點一點地來大膽推測一下。有可能領導是一個喜歡把文件保存在本地，然后再翻開閱讀的人。但 由于你的這份文件的命名非常不職業(yè)，起名字的時候想得很不周全， 所以領導下載文件之后起身喝杯咖啡，再回到工位上，發(fā)現找不到這 個文件了，因為文件的名字叫做匯報或者工作匯報，這個命名很難讓 領導與腦海中那個想找的文件的名稱聯系起來。這樣的做法，除了讓 人找不到文件，不得不翻開郵箱重新下載一份之外，還有一個潛在的 麻煩，就是在領導又收到一份其他人發(fā)送的和你這份文件的名稱一樣 的文件時，他把它下載后會覆蓋你的文件。或者你在匯報工作進度的 時候，每

7、次的文件名都叫做工作進度匯報，無論你匯報多少次在領導 的這個文件夾里面只有一個文件，因為它會不停地被覆蓋。即使沒 有被覆蓋，每次領導接收你的文件，筆記本上的頁面就會彈出來個信 息。目標已包含一個*文件，請選擇是替換、跳過還是比擬兩個文件的信 息。這個時候領導就只能嘆口氣邊搖頭邊給你的文件重新命名。你讓 領導重新翻開郵箱下載文件，你讓領導多摸了一次鼠標和鍵盤幫你重 新命名文件，那你在領導眼中就不是一個可以放心、安心、省心給你 安排重要工作的人。所以文件命名要用最能夠清晰表達文件內容的文 字加上提交當天的日期，這樣是最平安、最不會出問題的方法。我們接著往下看，領導翻開文件后，想要快速找到重點。如果

8、篇幅比 較長的匯報在開頭有份目錄的話，那是不是會方便很多呀?當領導繼 續(xù)看的時候，用鼠標或者觸摸板一頁一頁往下快速翻動，如果你的文 件章節(jié)非常清楚，那在領導快速翻動的時候，是不是也可以很快地定 位到他感興趣的內容呢?是不是也能得到加分呢？如何做到章節(jié)清楚呢?有以下幾個方法。第一，一份匯報不要超過三 種顏色，正文局部是黑色。正文局部里極其重要的局部要用第二種顏 色，不要加粗，小標題比正文局部大一個字號，加粗也用黑色靠左對 齊。章節(jié)的字號比正文局部大三號加粗，用第三種顏色，居中對齊。 第二，我們不要用過多的陰影、斜體、下劃線，因為用了更多的顏色 或者更多的字體下劃線之后，不但不會顯得章節(jié)清楚反而會

9、顯得更雜 亂無章。我們小學老師曾說過，重點太多就沒有重點了。如果領導找 了一圈之后發(fā)現并沒有想看的內容，那就太尷尬了。所以書面匯報內 容一定要全面，因為你不知道領導想看什么，你甚至不知道-份匯 報是幾個領導去看。只有內容全面了，才能滿足每一個人的不同的需 求。但要注意，這個全面是相對的，是在這份報告的標題范圍之內的 盡可能的全面，而不是為了顯的全面加入很多范圍之外的信息。比方 匯報工作進度，就不要把工作計劃也統(tǒng)統(tǒng)羅列在前面，顯得好像信息 很多一樣。現在，你的匯報對象已經找到了他最關心的局部，開始仔細閱讀了, 并且在心中默默地拿你的工作和他的預期做比照。那你的描述是不是 要盡量客觀一些呢?不要出

10、現什么形勢一片大好、成果讓人歡欣鼓舞 這樣主觀的詞匯，因為這些詞是沒法拿出來做比照的。這個時候我們 就需要做到多用數字、多用比照、多用圖表來說話了，即一數字，二 比照，三圖表。比方你說新加坡是一個很小的國家，那這就是一個非常主觀的描述, 這個描述讓我很茫然。小是多少?是你覺得小還是大家都覺得小?是俄 羅斯人覺得小還是梵蒂岡人覺得小?我們不知道啊，因為你只說了一 個很小的國家。但如果你在描述中加，上數字和比照，那就生動多了。 你說新加坡是個很小的國家，面積只有719. 1平方公里，那么這是一 個多大的面積呢?大概和上海市的中心城區(qū)差不多大。注意我說的是 上海市的中心城區(qū)，如果加上閔行、嘉定、浦東

11、、奉賢這些地方，那 么整個上海市的面積是新加坡的九倍。你看聽到這種描述是不是腦子 里馬上就能呈現出具體的圖像？如果在匯報的文字中加上圖表，那么效果就更好了。但這兒尤其要提 醒大家一點，很多人因為忽略了這一點，就導致他即使用了圖表也沒 有起到錦上添花的作用，并且還給自己減了印象分。這個點是什么呢? 這個點就是當你要使用圖表的時候，你一定不要把一個信息量巨大的 圖表直接復制進文檔。你只能截取圖表中跟這個上面或者下面的文字 非常相關的一個局部，幫助閱讀者來理解文字。因為圖表的作用是幫 助閱讀者更為直觀地理解文字描述的內容，所以插入的圖表只能和緊 挨著圖表的，上面或者下面一段文字密切相關。比方文字說的

12、是2017 年第四季度某個新品的銷量，那么緊接著出現的柱狀圖里面最好就只 有三個長方形，分別代表10、11、12三個月份的銷量。如果你把一 張2017年所有產品每個月的銷量以及增幅的圖表放在這兒，那么閱 讀者就不得不從文字的邏輯中跳出來，重新開始解讀這份圖表，尋找 圖片里面的重點，那他的思路會被完全打斷。當然有時候截取一張完 整圖表中的一小局部出來的圖像會出現清晰度不高、描述缺失、圖表 形狀奇怪，比方說特別長或者特別寬這樣的問題，那你就自己做一個 嘛。用比照強烈的顏色在圖片的正中間展示密切相關的信息，上面寫 上圖表的名稱，在這些信息四周寫上每一局部分別代表什么，單位是 什么，這樣就直觀多了。我

13、曾經有一次閱讀一份匯報材料的時候，看 到中間有一個圖片，這個圖片是一個表情包，當時真的是讓我覺得哭 笑不得，不知道怎么去形容這位給我提交匯報材料的同事。如果你覺 得某個完整的圖表、文檔、證明或者掃描件也很重要，希望領導看到， 但按照我們上面的標準又不適合插入任何一段文字中，那么就把這些東西貼在匯報的最后面，寫在目錄里。除了以上幾點之外，在匯報寫完之后一定要自己開口讀兩遍，注意是 開口讀不是默讀。因為默讀的時候，大家很容易一目十行，都是你寫 的嘛，你覺得很熟悉，但開口讀出來，大局部的錯別字、病句和不通 順的地方才可以被找出來，把它修改后再發(fā)送給你的匯報對象。如果這份文檔是通過郵件的形式發(fā)送，那么

14、我們還需要額外注意以下 五個方面的細節(jié)。第一，郵件作為在特殊情況下可以調取的文字信息，每一句話都要謹 慎地書寫，做好將來每一個字都會展示在所有人面前被審判、被批判 的準備。你和一個同學的關系再好也千萬不能把郵件回復當成朋友間 的微信聊天來發(fā)送。想想我們之前說過的防御戰(zhàn)略，在寫匯報時要將 有可能發(fā)生的危機和問題扼殺在搖籃中，在寫郵件和回郵件的時候同 樣如此。第二，在抄送的時候，收件人必須按照頭銜的大小從大到小排序。如 果是平級的人就按照這個人和你的職位關系的遠近來排序。注意，我 說的不是按這個人和你的關系的遠近，而是按這個人的職位和你的職 位的遠近來排序。都是一樣級別的領導，先寫和你職位關系比擬

15、遠的, 再寫自己部門的，不要漏掉收件人。所有參與的人員以及他們的匯報 人都要發(fā)郵件。如果是其他部的領導親自負責，那么直接寫他的郵 箱。如果是其他部門的非一把手的人對接工作，那么在收件人名單中 必須要加入這個人的匯報對象、他的匯報對象的匯報對象以及匯報對 象的匯報對象的匯報對象，直到整個流程可以連接到你身上。你和他 之間的每-一個人都要加入郵件的發(fā)送列表里面，把這些人都加入之 后，再重新檢查-遍，是不是按照頭銜的大小排序，千萬不要出錯。 發(fā)工作郵件的時候，我建議大家就不要使用暗送這個功能了。你想想, 如果你抄送名單里的人在你的暗送對象里看到你發(fā)的這封既有抄送 又有暗送的郵件，你會被如何定義?不要

16、覺得不可能，因為豬一樣的 隊友真的是非常多。如果你確實因為一些原因必須悄悄地給某人發(fā)郵 件，又不希望其他人，知道，那么你就先發(fā)正常的群發(fā)郵件，只有抄 送沒有暗送，之后再單獨并且光明正大地給這個對象發(fā)封一樣的郵件 好了。第三點，我們要明確郵件發(fā)送的精準時間，也許早半個小時，什么事 都沒有，風平浪靜，晚半個小時就超過了截止時間。如果老板希望你 下班前發(fā)郵件，那就處理完手上更緊急的工作之后趕快去發(fā)郵件，不 要磨磨唧唧地推到最后一分鐘。6點鐘下班，你5點59分把郵件發(fā) 過去，雖然確實沒有超時，但是你自己琢磨吧。第四，無論工作到多晚都可以直接發(fā)郵件。郵件不是 ，不是微信, 你半夜三點發(fā)送也不會打攪到你的

17、老板或者客戶的休息。但是在某 些人的眼中，半夜發(fā)郵件是你工作勤奮、自覺加班、不干完工作不睡 覺的表現，這樣的員工誰不喜歡呢？多發(fā)一次深夜郵件以后和老板談 升職加薪的時候，你就多了一份籌碼。第五，我們發(fā)郵件的時候一定要注意公私清楚，談工作的時候只用公 司郵箱，其余的事統(tǒng)統(tǒng)只用私人郵箱。美國副總統(tǒng)Mike Pence在擔 任印第安納州州長期間，長期使用私人郵箱處理公共事務，被媒體和 其他黨派的人士口誅筆伐。說實話這個行為真的并不觸犯當地的法律, 但很多人覺得這個行為是不對的。在我們身邊也有這樣的人，他以為 公司郵箱屬于自己的私人領域，竟然用公司郵箱去投簡歷尋找跳槽機 會，被發(fā)現后馬上就被勸退了。所以給別人郵箱前，自己發(fā)郵件前一 定好好想想你現在做的到底是公事還是跟工作無關的事。最后，我們來簡