時(shí)間管理培訓(xùn)教學(xué)課件(37p)

1、MargaretJingon29thApril,2009TimeManagement時(shí)間管理生命知多少！-關(guān)于時(shí)間的一個(gè)小游戲請(qǐng)準(zhǔn)備一張長條紙用筆將它劃成10份（中間部分剛好每兩列一份代表生命中的十年，分別寫上10，20等，最左邊的空余部分寫上“生”字，最右邊的空余部分寫上“死“字） 生 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 死 請(qǐng)大家按我提的問題去做-請(qǐng)問你現(xiàn)在幾歲？（把相應(yīng)的部分從前面撕掉）-過去的生命是再也回不來了！請(qǐng)撕徹底撕干凈！請(qǐng)問你想活到幾歲？（如果不想活到100歲的話就從后面把那部分撕掉）請(qǐng)問你想幾歲退休？（把相應(yīng)的退休以后的部分從后面撕下來，不用撕碎，放

2、在桌子上）-就剩這么長了，這是你可以用來工作的時(shí)間。請(qǐng)問一天24小時(shí)你會(huì)如何分配？一般人通常是睡覺8小時(shí)（有人還不止呢?。┱剂?1/3，吃飯、休息、聊天、看電視、游玩等又占了1/3，其實(shí)真正可以工作有生產(chǎn)力約8小時(shí)，只剩1/3。所以請(qǐng)將剩下來的折成三等份。并把2/3撕下來，放在桌子上。比比看。請(qǐng)用左手拿起剩下的1/3，用右手把退休那一段和剛才撕下來的2/3加在一起。-請(qǐng)思考一下您如何用好左手的1/3時(shí)間工作賺錢，提供自己另外2/3的吃喝玩樂及退休后的生活。時(shí)間知多少！這個(gè)游戲，你按要求做完了嗎？你有什么感想？上海的一次培訓(xùn)課堂上，一位近50歲重新創(chuàng)業(yè)的女士做完這個(gè)游戲，當(dāng)場(chǎng)就“哇”的一聲大哭了

3、起來！人生最寶貴的兩項(xiàng)資產(chǎn)時(shí)間頭腦天下最公平的是什么時(shí)間時(shí)間特性供給毫無彈性無法蓄積無法取代無法失而復(fù)得課程目的引導(dǎo)學(xué)員了解時(shí)間管理四象限及其根本、智慧，以及與個(gè)人生活及工作的關(guān)系記事簿的使用郵件系統(tǒng)DWA在時(shí)間管理方面的運(yùn)用； 時(shí)間管理的本質(zhì)管理時(shí)間，就是管理自己管理自己，就是管理自己的時(shí)間管理了自己的時(shí)間，就等于管理了自己的生命時(shí)間管理總體水平的測(cè)試請(qǐng)你根據(jù)自己的實(shí)際情況，計(jì)分方式為：從不0分，有時(shí)1分，經(jīng)常2分，總是3分 我在每個(gè)工作日之前都能為計(jì)劃中的工作做些準(zhǔn)備。凡是可交派下屬或別人去做的，我都交派下去我利用工作進(jìn)度來書面規(guī)定工作任務(wù)與目標(biāo)我盡量一次性處理完畢每份文件我每天列出一個(gè)應(yīng)

4、辦事項(xiàng)清單，按重要順序排列，依次辦理這些事情我盡量回避干擾性電話、不速之客的來訪，以及突然的約會(huì)我試著按照生理節(jié)奏變動(dòng)規(guī)律曲張圖來安排我的工作我的日程表留有回旋余地，以便應(yīng)對(duì)突發(fā)事件當(dāng)其他人想占用我的時(shí)間，而我又必須處理更重要事情時(shí)，我會(huì)說“不”結(jié)論： 0-12分：你自己沒有時(shí)間規(guī)劃，總是讓別人牽著鼻子走。 13-17分：你試圖掌握自己的時(shí)間，卻不能持之以恒。 18-22分：你的時(shí)間管理狀況良好。 23-27分：你是值得學(xué)習(xí)的時(shí)間管理的典范。 浪費(fèi)時(shí)間的原因主觀和客觀兩大方面做事目標(biāo)不明確作風(fēng)拖拉缺乏優(yōu)先順序，抓不住重點(diǎn)過于注重細(xì)節(jié)做事有頭無尾沒有條理，不簡潔，簡單事情復(fù)雜化事必躬親，不懂得授

5、權(quán)不會(huì)拒絕別人的請(qǐng)求消極思考結(jié)論：一個(gè)效率糟糕的人與一個(gè)高效的人工作效率相差可達(dá)10倍以上。時(shí)間管理四象限-1重要，非緊急重要，緊急重要緊急M1M2 M3非重要，非緊急非重要，緊急M4盡量避免擴(kuò)大M1盡量減少M(fèi)3事情多投資時(shí)間在M2盡量避免做M4事情時(shí)間管理四象限-2干擾的事件無謂的電話信件會(huì)議閑聊游逛防患于未然改進(jìn)產(chǎn)能建立人際關(guān)系發(fā)掘新機(jī)會(huì)制定計(jì)劃 危機(jī)（救火）急迫的問題有期限壓力的計(jì)劃 重要緊急不速之客無關(guān)緊要信件某些電話浪費(fèi)時(shí)間之事陪女友逛大街-必須的do it now!陪岳母逛大街-無奈的Delegate!陪客戶逛大街-戰(zhàn)略的Draw it!陪老婆逛大街-多余的Dont do it!分

6、清事務(wù)輕重緩急，進(jìn)行如下的排序重要且緊急比如救火、搶險(xiǎn)等）-必須立刻做重要但不緊急比如學(xué)刁、做計(jì)劃、與人談心、休檢等）只要沒有前一類事的壓力，應(yīng)該當(dāng)成緊急的事去做，而不是拖延。緊急但不重要（比如有人因?yàn)榇蚵閷ⅰ叭币弧?，而緊急約你、有人突然打電話請(qǐng)你吃飯等）只有在優(yōu)先考慮重要的事情后，再來考慮這類事。人們常犯的毛病是把“緊急”當(dāng)成優(yōu)先原則，而不是把“重要”當(dāng)成優(yōu)先原則。其實(shí)，許多看似很緊急的事，拖一拖，甚至不辦，也無關(guān)大局。既不緊急也不重要比如娛樂、消遣等事情有閑工夫再說。判斷一下您屬于哪個(gè)類型執(zhí)行的關(guān)鍵當(dāng)上司或是客戶有緊急要求，讓你必須調(diào)整時(shí)間段，應(yīng)該先依照優(yōu)先序來比較判斷。如果現(xiàn)在正在執(zhí)行

7、的任務(wù)更重要，應(yīng)該先與對(duì)方溝通，取得建議或是諒解； 約束自己，不要對(duì)不重要的、突如其來的任何事項(xiàng)與干擾立即反應(yīng)，除非它是極度重要又極度緊急的，否則應(yīng)該堅(jiān)守優(yōu)先序的原則。約束自己，不要在做事中途自己去找一些不相干的事來打斷自己的工作(這是許多人的一種逃避方式)。今日事今日畢，你今天安排的任務(wù)事項(xiàng)完成的比例，將決定你當(dāng)天對(duì)工作的掌控程度與成就和滿足感。當(dāng)你完成一個(gè)任務(wù)事項(xiàng)后，可以在執(zhí)行清單上打個(gè)鉤或標(biāo)上“OK”，或者就畫個(gè)笑臉，這樣可以促使你繼續(xù)為下一件事而愉快地努力。如 何 處 理 低 價(jià) 值 的 活 動(dòng)授權(quán)或分派出這些活動(dòng)，節(jié)約自己的時(shí)間。降低自己的標(biāo)準(zhǔn)，不要追求完美。學(xué)會(huì)放棄既沒有價(jià)值，又浪

8、費(fèi)時(shí)間的事。將它們匯總，集中時(shí)間處理。做正確的事比正確的做事更重要！時(shí)間管理習(xí)慣積極全面排序計(jì)劃保持主動(dòng)，擁有更多控制權(quán)。目標(biāo)要求的全部任務(wù)都予以列示，整體考慮。按分類排序，時(shí)間比例適當(dāng)，按順序做事。提前準(zhǔn)備，安排計(jì)劃，逐步實(shí)施。十年計(jì)劃兩年計(jì)劃年計(jì)劃月計(jì)劃周計(jì)劃日計(jì)劃節(jié)省時(shí)間的方法目標(biāo)、任務(wù)、會(huì)議等事件分別按優(yōu)先級(jí)進(jìn)行排序。優(yōu)先級(jí)最高的事物先著手。與拖延做斗爭，如果事情重要，從現(xiàn)在開始做。大的、艱難的任務(wù)細(xì)分為小的、容易的部分。自己創(chuàng)造一小時(shí)的寧靜，哪怕這需要很強(qiáng)的意志力，或者有時(shí)不起作用。找到一個(gè)隱蔽的地方，如圖書館或空閑的辦公室。當(dāng)你有重要的事情要處理時(shí)，學(xué)會(huì)對(duì)別人說“不”。學(xué)會(huì)委派別人

9、做事。歸納相似的事情，把它們放在一起處理。減少例行事物：它們不值得花費(fèi)過多時(shí)間。縮短低價(jià)值的事件。拋開沒有價(jià)值的信件和文書工作。委派別人完成、減少或推遲優(yōu)先級(jí)很低的任務(wù)。節(jié)省時(shí)間的方法避免完美主義。記住80/20定律避免作出過多許諾，對(duì)你在有限時(shí)間內(nèi)能完成的工作持現(xiàn)實(shí)態(tài)度不要把時(shí)間表排得滿滿的，為自己留下一定機(jī)動(dòng)時(shí)間應(yīng)付突發(fā)事件設(shè)置時(shí)間限制。如：做某些決定時(shí)，不應(yīng)超過3分鐘聚精會(huì)神地做手頭的事情處理重要事情時(shí)，使用大塊的時(shí)間迅速處理困難的事情，等待和拖延不會(huì)使它們變?nèi)菀孜臅ぷ鳡幦≈惶幚硪淮卧谛袆?dòng)以前徹底地思索整件工作第一次就做好謀殺時(shí)間的兇手沒有日程計(jì)劃 生活失去平衡桌面雜亂（請(qǐng)看后頁）睡眠

10、不足不吃午飯辦事拖拉會(huì)議冗長不速之客闖入電話干擾經(jīng)常加班加點(diǎn)窮于應(yīng)付突發(fā)事件上班漫談、聊天交待不清，事情做錯(cuò)不敢拍板，等待指示不考慮事情過于復(fù)雜主管事必躬親完美主義辦事不考慮輕重緩急憑記憶辦事主辦人員遲到同樣的事總是一而再再而三地出現(xiàn)辦公室美學(xué)物以類聚，東西用畢物歸原處不亂放東西把整理好的東西編上號(hào)，貼上標(biāo)簽，做好登記好記性不如爛筆頭，要勤于記錄處理文件的3個(gè)環(huán)節(jié)迅速回復(fù),迅速歸檔，以免文件弄亂或弄丟及時(shí)銷毀,沒用的文件要及時(shí)處理掉對(duì)策該扔則扔不要移師暗處不放無關(guān)物品，將物品放在固定地方。建立良好的文件管理系統(tǒng)讓文件在面前只流通一次下班最后一件事 - 收拾辦公桌記事簿的內(nèi)容記錄與提醒你需要去完

11、成的行動(dòng)任務(wù)； 日程、時(shí)程安排、約會(huì)、行程安排； 記錄會(huì)議、談話內(nèi)容； 訂目標(biāo)計(jì)劃； 記錄與查詢聯(lián)系人通訊錄； 記錄想法心得、創(chuàng)意點(diǎn)子郵件系統(tǒng)DWA如何幫助您進(jìn)行時(shí)間管理郵件進(jìn)行重要度標(biāo)示（Follow up)Follow upFollow upTo DoTO DOTO DO注意使用郵件中的提醒功能接受會(huì)議或培訓(xùn)邀請(qǐng)后，打開Calendar在提醒欄后打勾并選擇提醒時(shí)間每天上班后打開郵件系統(tǒng)后瀏覽一下Calendar中當(dāng)天會(huì)議或培訓(xùn)安排，做到準(zhǔn)時(shí)出席，不浪費(fèi)他人時(shí)間，從而他人也不會(huì)浪費(fèi)您的時(shí)間培訓(xùn)后回答的問題1、你每天需要花多少時(shí)間睡覺才感到舒適？實(shí)際上花多少時(shí)間睡覺？2、你在一天中的什么時(shí)段精

12、力最充沛、反應(yīng)最敏銳？3、開始一項(xiàng)工作（如寫作業(yè)、寫報(bào)告、讀書）時(shí)，記錄自己中途中斷了多少次、每次中斷占用多少時(shí)間。結(jié)果也許會(huì)令你吃驚。4、每天供你自己支配、自己負(fù)責(zé)的時(shí)間有多少個(gè)小時(shí)？5、你平均每天用多少時(shí)間計(jì)劃以后的時(shí)間安排？6、你每天花多少時(shí)間與家人、同事、朋友交流？7、你每天花多少時(shí)間保護(hù)自己的健康？一些數(shù)據(jù)分享給大家 人們一般采用13種不同的方法管理他們的時(shí)間。人們一般每8分鐘會(huì)收到1次打擾，每小時(shí)大約7次，或者說每天50-60次。平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天大約4小時(shí)，也就是約50%。80%（約3小時(shí)）的打擾是沒有意義或者極少有價(jià)值的。 一個(gè)人如果工作桌上亂七八糟，他平均每天

13、會(huì)為找東西或者多余耗費(fèi)花1個(gè)半小時(shí)，每周7個(gè)半小時(shí)。 10個(gè)人中有9個(gè)人會(huì)在會(huì)議開始的時(shí)候做白日夢(mèng)。 做一件事情實(shí)際花費(fèi)的時(shí)間往往會(huì)比預(yù)期的時(shí)間要多一倍。 如果你讓自己一天做一件事情，你會(huì)花一個(gè)整天去做。如果你讓自己一天做兩件事情，你也會(huì)完成它。如果你讓自己一天做12件事情，則會(huì)完成7-8件事。 上班的人平均每天發(fā)出和接收190條訊息。 一些數(shù)據(jù)分享給大家每天自學(xué)1小時(shí)，7小時(shí)一周，365小時(shí)一年，一個(gè)人可以像全日制學(xué)生一樣學(xué)習(xí)。3-5年就可以成為專家。 20%的工作時(shí)間是“關(guān)鍵性的”、“重要的”。80%的時(shí)間用在了無意義的事情上。 平均閱讀速度大約是每分鐘200個(gè)詞，如果每個(gè)工作的人每天閱讀

14、2小時(shí)，將其閱讀速度提高到每分鐘400個(gè)詞，則每天可以節(jié)約1小時(shí)時(shí)間用于工作。 每周5天，每天花5分鐘改進(jìn)自己的工作，在5年里將導(dǎo)致同一個(gè)工作被改進(jìn)1200余次。 花1個(gè)小時(shí)進(jìn)行計(jì)劃，行動(dòng)時(shí)會(huì)節(jié)約10小時(shí)。1、不是井里沒有水，而是你挖的不夠深。不是成功來得慢，而是你努力的不夠多。2、孤單一人的時(shí)間使自己變得優(yōu)秀，給來的人一個(gè)驚喜，也給自己一個(gè)好的交代。3、命運(yùn)給你一個(gè)比別人低的起點(diǎn)是想告訴你，讓你用你的一生去奮斗出一個(gè)絕地反擊的故事，所以有什么理由不努力!4、心中沒有過分的貪求，自然苦就少?？诶锊徽f多余的話，自然禍就少。腹內(nèi)的食物能減少，自然病就少。思緒中沒有過分欲，自然憂就少。大悲是無淚的，

15、同樣大悟無言。緣來盡量要惜，緣盡就放。人生本來就空，對(duì)人家笑笑，對(duì)自己笑笑，笑著看天下，看日出日落，花謝花開，豈不自在，哪里來的塵埃!5、心情就像衣服，臟了就拿去洗洗，曬曬，陽光自然就會(huì)蔓延開來。陽光那么好，何必自尋煩惱，過好每一個(gè)當(dāng)下，一萬個(gè)美麗的未來抵不過一個(gè)溫暖的現(xiàn)在。6、無論你正遭遇著什么，你都要從落魄中站起來重振旗鼓，要繼續(xù)保持熱忱，要繼續(xù)保持微笑，就像從未受傷過一樣。7、生命的美麗，永遠(yuǎn)展現(xiàn)在她的進(jìn)取之中;就像大樹的美麗，是展現(xiàn)在它負(fù)勢(shì)向上高聳入云的蓬勃生機(jī)中;像雄鷹的美麗，是展現(xiàn)在它搏風(fēng)擊雨如蒼天之魂的翱翔中;像江河的美麗，是展現(xiàn)在它波濤洶涌一瀉千里的奔流中。8、有些事，不可避免

16、地發(fā)生，陰晴圓缺皆有規(guī)律，我們只能坦然地接受;有些事，只要你愿意努力，矢志不渝地付出，就能慢慢改變它的軌跡。9、與其埋怨世界，不如改變自己。管好自己的心，做好自己的事，比什么都強(qiáng)。人生無完美，曲折亦風(fēng)景。別把失去看得過重，放棄是另一種擁有;不要經(jīng)常艷羨他人，人做到了，心悟到了，相信屬于你的風(fēng)景就在下一個(gè)拐彎處。10、有些事想開了，你就會(huì)明白，在世上，你就是你，你痛痛你自己，你累累你自己，就算有人同情你，那又怎樣，最后收拾殘局的還是要靠你自己。11、人生的某些障礙，你是逃不掉的。與其費(fèi)盡周折繞過去，不如勇敢地攀登，或許這會(huì)鑄就你人生的高點(diǎn)。12、有些壓力總是得自己扛過去，說出來就成了充滿負(fù)能量的抱怨。尋求安慰也無濟(jì)于事，還徒增了別人的煩惱。13、認(rèn)識(shí)到我們的所見所聞都是假象，認(rèn)識(shí)到此生都是虛幻，我們才能真正認(rèn)識(shí)到佛法的真相。錢多了會(huì)壓死你，你承受得了嗎?帶，帶不走，放，放不下。時(shí)時(shí)刻刻發(fā)悲心，饒益眾生為他人。14、夢(mèng)想總是跑在我的前面。努力追尋它們，為了那一瞬間的同步，這就是動(dòng)人的生命奇跡。15、懶惰不會(huì)讓你一下子跌倒，但會(huì)在不知不覺中減少你的收獲;勤奮也不會(huì)讓你一夜成功，但會(huì)在不知不覺中積累你的成果