白領(lǐng)時間與壓力管理

1、白領(lǐng)時間(shjin)與壓力管理Time and Stress Management 共一百零五頁課程內(nèi)容時間管理作時間的控制者時間管理和工作安排的系統(tǒng)方法團隊時間管理如何避免時間浪費壓力(yl)管理認識壓力面對壓力行動計劃共一百零五頁你的生活(shnghu)緊張嗎?0-25你不是每天在處理緊急的事情(sh qing)26-45 危機處理是每天必做之事46+ 你生活中不能沒有危機共一百零五頁做時間(shjin)的控制者共一百零五頁你是誰? 你如何(rh)利用時間?共一百零五頁你的一天(y tin)是如何過的?From 9 to 6共一百零五頁時間(shjin)哪里去了?活動小時數(shù)%=(小時數(shù)2

2、4)100工作（W）睡覺（S）家庭（F）娛樂、興趣愛好（R）社交（C）其他瑣事（M）其他（O）總計24共一百零五頁你的時間(shjin)浪費在那里?浪費原因你的順序小組順序共一百零五頁省時 or 省事(shn sh)時間事情控制能力計劃能力可能結(jié)果增加/減少/不變主導(dǎo)配合計劃非計劃9:0010:00共一百零五頁你會如何安排(npi)一天的時間?何副總經(jīng)理的一天討論(toln):15分鐘分享:3分鐘共一百零五頁關(guān)于時間(shjin)管理時間能管理嗎?你真的沒時間嗎?你有多少(dusho)時間用在工作上?共一百零五頁效率(xio l)（Efficiency）V.S. 效果（Effectivenes

3、s)效率(xio l)：把事情做對（Do the things right）效果：做對的事情（Do the right things）效能：把對的事情做對（Do the right things right）共一百零五頁輸入輸出一般(ybn)工作者共一百零五頁輸出輸入聰明(cngmng)工作者共一百零五頁自己(zj)做別人(birn)做排入工作行程Scheduling授權(quán)Delegation如何節(jié)省時間共一百零五頁個人(grn)精力周期圖0100%9:00 12:00 17:00共一百零五頁時間管理的基本(jbn)認識知道該做什么事,并把時間花在重要的事情上時間無法管理(gunl),事情/任務(wù)

4、才是管理的對象浪費的時間遠比有效利用的時間多善用管理工具提升時間利用效率共一百零五頁時間(shjin)管理和工作安排的系統(tǒng)方法共一百零五頁確立目標(biāo)（Goal） / 愿景（Vision）設(shè)立短期目標(biāo)（Objective）制定工作(gngzu)計劃（Planning）區(qū)分輕重緩急（Prioritizing）管理時間(shjin)的四大任務(wù)共一百零五頁個人管理(gunl)的四步驟確定(qudng)角色選擇目標(biāo)安排進度逐日調(diào)整共一百零五頁你有幾種(j zhn)角色討論(toln)10分鐘分享3分鐘共一百零五頁你的角色(ju s)角色應(yīng)該表現(xiàn)重要性如何衡量成功一線經(jīng)理專業(yè)高通過TMP職業(yè)經(jīng)理人認證擁有國

5、家一級TCC證書每年60個小時的專業(yè)認證培訓(xùn)完成工作目標(biāo)高工作目標(biāo)完成率100%項目完成率100%協(xié)調(diào)團隊合作中員工滿意度85%以上無嚴(yán)重顧客抱怨規(guī)劃與改善低完成單位年度發(fā)展計劃提出重大改善建議,并獲采用共一百零五頁制定(zhdng)目標(biāo)時應(yīng)該遵循法則 成功的標(biāo)準(zhǔn)很清晰，目標(biāo)的達成(dchng)和完成是可看見的（例如：你知道它們何時會出現(xiàn)）。可衡量的(Measurable)是你真正希望做的。合乎需求的(Desirable)不受其他人的參加而可以隨著改動的?？煽刂频?Controllable)能夠用文字（書面）表示出來?？上胂蟮?Conceivable)根據(jù)實際情況，是現(xiàn)實的、可以讓人接受的。可

6、信的(Believable)將在一定時間內(nèi)本部門優(yōu)勢、能力和弱勢考慮進去后可以完成的?？蛇_到的(Achievable)共一百零五頁 I 危機 緊迫的問題 已到期的項目 會議 II 準(zhǔn)備事項 預(yù)防措施 價值整合 計劃 關(guān)系建立 真正的休閑 授權(quán) III 不預(yù)期的打擾如電話 某些信件、某些報告 某些會議 某些觸手可及的事情 你喜歡做的事情 IV 過于簡單的事 垃圾信件 某些電話 一些會浪費時間的事 緊急 不緊急 重 要 不重要 時間(shjin)管理矩陣共一百零五頁 I II III IV 緊急 不緊急 重 要 不重要 你的時間管理(gunl)矩陣共一百零五頁時間管理是針對(zhndu)那一個矩陣

7、象限的管理?I ? II? III? IV? 共一百零五頁IIIIII結(jié)果(ji gu)：完全不負責(zé)的需要到處(doch)救火依賴別人來完成基本的事情IV時間管理矩陣共一百零五頁I 結(jié)果 工作壓力大 精疲力盡 工作中充滿危機 總是在到處救火IIIVIII時間管理(gunl)矩陣共一百零五頁IIIIII 結(jié)果： 注重短期效應(yīng) 工作中充滿危機 以善變著稱 不認為目標(biāo)與計劃重要 感覺自己受到委屈，事情在自己 控制以外 淺薄及破碎的人際關(guān)系IV時間管理(gunl)矩陣共一百零五頁III結(jié)果： 目標(biāo)與方向明確 平衡 自制(zzh)與紀(jì)律 狀況在控制之下 較少的危機時間管理(gunl)矩陣共一百零五頁 8

8、0 %的工作是運用 20%的時間完成的 柏拉圖定律(dngl)(80/20)共一百零五頁ABC法則(fz)A級優(yōu)先(yuxin)必須做的事B級優(yōu)先應(yīng)該做的事C級優(yōu)先可以去做的事共一百零五頁工作(gngzu)日志時間工作內(nèi)容工作分類實際花費時間ABC完成共一百零五頁每日時間(shjin)規(guī)劃法列出任務(wù)估計工作需要時間預(yù)留機動(jdng)時間給意外事件決定優(yōu)先,刪減和委派事后檢查共一百零五頁日程(rchng)計劃共一百零五頁日程(rchng)計劃 - 舉例共一百零五頁你會如何安排一天的時間(shjin)?結(jié)合你的各種角色討論(toln):15分鐘分享:3分鐘共一百零五頁 時間(shjin)日志定時

9、將您使用時間(shjin)的方式忠實記錄起來是幫助您開始時間管理的最佳方式時間工作安排工作優(yōu)先度備注7 : 007 : 157 : 307 : 458 : 008 : 158 : 308 : 459 : 009 : 159 : 309 : 4510 : 0010 : 1510 : 3010 : 4511 : 0011 : 1511 : 3011 : 4512 : 00共一百零五頁 1. 按照自己的需求修改每日時間日志 為了讓時間日志能正確的反應(yīng)出您日常的工作，因此，改正時間表，如果它不適合您的時間。 2. 填寫時間日志 隨身帶著每日時間日志，以每15分鐘為一單位，忠實正確的將你在這15分鐘所做

10、的工作或進行的活動記錄起來。切記要將所有的活動登記起來，包括您例行的工作，做白日夢、出去午餐、聊天等。 如何填寫(tinxi)每日時間日志共一百零五頁如何(rh)填寫每日時間日志共一百零五頁如何控制(kngzh)時間的使用1明確責(zé)任、確立(qul)優(yōu)先級和目標(biāo)2去除不必要和不合適的活動3每日、每周規(guī)劃時間使用計劃盡可能授權(quán)留出處理意外事件的處理時段盡可能消除或減少干擾因素高效率利用精力高峰期共一百零五頁 計劃時間(shjin)運用的指導(dǎo)方針總是把你的計劃寫下來。保持集中力在你將預(yù)定完成的目標(biāo)上?？偸菍⒛愕娜粘瘫矸旁谀愕拿媲耙源_保工作進度。先將主要的事項及活動計劃好。多花心思在計劃每天的一開始(

11、kish)。盡可能將有關(guān)之事項及活動給歸納在一起。多留一些時間給重要的工作。確定容許足夠的時間在每一件工作上，但不能給予太多的時間。共一百零五頁計劃(jhu)時間運用的指導(dǎo)方針建立一些彈性(tnxng)在突如其來的事件上。每一天撥出一些供思考的時間給自己。考慮如何將等待及旅行的時間變得更有用。如果可行，試著將你的生理時鐘和你的工作相配合。學(xué)習(xí)如何控制自己不去做并未排入行程的事情。每日下班前先將明日的行程排好。請你的秘書來協(xié)助你安排行程。將你計劃的日程表及實際履行的事情做一些比較，可以學(xué)會如何更實際及有效地安排你的時間。共一百零五頁時間(shjin)管理專注是提高個人工作效能的關(guān)鍵.高效的經(jīng)理人

12、堅持要事(yo sh)第一,而且每次只做一件事.彼德杜拉克共一百零五頁團隊時間(shjin)管理共一百零五頁自己做?還是(hi shi)團隊一起做?彗星(huxng)撞地球共一百零五頁關(guān)系(gun x)型直接(zhji)/快間接/慢A B C D4321人際導(dǎo)向/外向社交型思考型指導(dǎo)型工作導(dǎo)向/內(nèi)向行為風(fēng)格特征概述共一百零五頁Exercise風(fēng)格(fngg)測試共一百零五頁指導(dǎo)型 社交型 獲得(hud)立即的成果 與人接觸 有目的行為 留下好印象 接受挑戰(zhàn) 表達清晰 決策迅速 創(chuàng)造激發(fā)人心的環(huán)境 詢問現(xiàn)況 熱情 采用權(quán)威 自娛娛人 主導(dǎo)狀況 樂觀 解決問題 參與團體行動 不同風(fēng)格(fngg)的

13、行為偏好共一百零五頁關(guān)系型 思考型 態(tài)度和靄 關(guān)注任務(wù)及標(biāo)準(zhǔn) 耐心 注意細節(jié) 彈性 分析及權(quán)衡(qunhng)事情 協(xié)助他人 系統(tǒng)的 傾聽 邏輯的 使人感到快樂 精確的 創(chuàng)造穩(wěn)定而和諧的環(huán)境 規(guī)劃的 團隊協(xié)作 決策緩慢不同風(fēng)格(fngg)的行為偏好共一百零五頁不同(b tn)風(fēng)格的基本需求社交型基本(jbn)需求:被肯定指導(dǎo)型基本需求:成就(表現(xiàn)成果)關(guān)系型基本需求:被人接受思考型基本需求:安全(要有正確的信息)共一百零五頁各種人際風(fēng)格的溝通(gutng)策略關(guān)系型 誠懇的 耐心的引導(dǎo)出目標(biāo) 保留(boli)彈性 給予支持 關(guān)注人際關(guān)系 澄清事實思考型 事先準(zhǔn)備 分析利弊得失 關(guān)注任務(wù) 系統(tǒng)的

14、方式 對事不對人 一致性的有耐性的社交型 親切，友好 關(guān)注團體而非個人 重視整體而非細節(jié) 提供社交的活動 提供支持 提供發(fā)表意見的機會 指導(dǎo)型 直接，簡短，重點式的答覆 關(guān)注業(yè)務(wù)及成果 強調(diào)利益 提供挑戰(zhàn)，自由及機會 問“什么？”而非“如何？”共一百零五頁描述要獲得的結(jié)果 要完成什么任務(wù)評估現(xiàn)狀, 分析外部的機會與威脅、內(nèi)部的強弱項界定目標(biāo)制定行動計劃和具體步驟 (列表、排序、設(shè)定期限)計算預(yù)算(y sun)費用, 包括金錢、人力、時間制定時間表執(zhí)行計劃跟蹤計劃的執(zhí)行情況期望(qwng)現(xiàn)狀步驟預(yù)算目標(biāo)時間表執(zhí)行跟蹤制定工作計劃的八個步驟共一百零五頁工作(gngzu)計劃Why What Wh

15、oWhen Where How to How much? 準(zhǔn)備演示綱要 ? 給上司的成本分析報告? 清理預(yù)算分析資料 ? 估計制作(zhzu)文宣費用? 訂立商展規(guī)劃會議議程 ? 顧客意見反饋分析? 評估地點 ? 項目進度時程安排? 新產(chǎn)品上市 ? 擴大市場占有率華東區(qū)商展列表共一百零五頁項 目 排 序新產(chǎn)品上市提案1/1 準(zhǔn)備演示綱要華東區(qū)商展演示1/2 給上司的成本分析(fnx)報告促銷預(yù)算3/1 清理預(yù)算分析資料3/2 估計制作文宣費用2/1 訂立商展規(guī)劃會議議程2/2 顧客意見反饋分析表排定(pi dn)順序共一百零五頁任務(wù)名稱(mngchng): 日期:工作(gngzu)項目 重要性

16、 開始 結(jié)束 負責(zé)人 成果 評價制作工作計劃共一百零五頁 38125678711合計26316641 A*BC D*E F* G*人數(shù)周總計987654321 時間 （周）工序1E2E2E3E3E4E4E4E4E1E2E2E2E2E1E1E計劃(jhu)甘特圖共一百零五頁012345678910時間（周）12345678人數(shù)計劃(jhu)人員需求情況圖共一百零五頁制作(zhzu)一個項目計劃表你負責(zé)改善一個(y )單位的重要問題,你的主管希望你提出一個有效的工作計劃.成本降低 / 客戶服務(wù)改善 / 提高績效共一百零五頁進度安排質(zhì)量, 成本, 影響因素關(guān)鍵路線(CPM),線條圖(GANT), 里

17、程碑(Milestone)進度控制人員職責(zé)分派工作結(jié)構(gòu)分解控制會議干擾因素分析進度報告差異分析修訂措施問題及原因分析下一步工作安排及建議計劃(jhu)推展共一百零五頁管理者的時間(shjin)計劃善用時間排程,學(xué)會善用大段時間與零散時間預(yù)留可彈性運用的時間以應(yīng)對突發(fā)狀況將瑣碎的工作交由部屬處理(chl)將時間運用于改善組織,改善工作方法,創(chuàng)新,提高客戶滿意度,降低成本,減少錯誤及瑕疵的工作共一百零五頁誰偷了你的時間(shjin)?討論(toln)10分鐘分享3分鐘共一百零五頁缺乏輕重緩急之分缺少計劃隨意(su y)授權(quán)無效的會議缺乏組織個人間的沖突對時間估計(gj)的不足試圖根據(jù)記憶來做事沒有

18、能力說 “不”拖延時間浪費的陷阱共一百零五頁未事先(shxin)約定的訪客電話(dinhu)給自己一段安靜的時間Say No !拒絕與重要目標(biāo)無關(guān)的事情打交道，才能創(chuàng)造時間的最大效益避免干擾共一百零五頁避免(bmin)干擾電話盡量減少代接與授權(quán)(shuqun)電話留言避免無關(guān)話題簡潔回答必要時禮貌的結(jié)束對話訪客限制區(qū)域與人數(shù)在別人的工作區(qū)域討論工作座位遠離門或走道站立談話共一百零五頁避免(bmin)干擾郵件分類(fn li)安排時間閱讀過濾垃圾郵件限制對象會議確定必要性讓參加會議的人清楚知道會議目的與需要信息準(zhǔn)時開始,準(zhǔn)時結(jié)束轉(zhuǎn)接電話結(jié)束前清楚說明會議結(jié)論與要求共一百零五頁你是新來的工程師,當(dāng)

19、你正投入公司財務(wù)系統(tǒng)的編程設(shè)計工作時，負責(zé)電子商務(wù)的項目經(jīng)理李嵐打電話來請你參加一個會議，主題是要討論電子商務(wù)的未來應(yīng)用及發(fā)展方向，他很希望你代表(dibio)技術(shù)支持部門談?wù)劯黜椥录夹g(shù)的應(yīng)用，時間是在下午2點鐘。李嵐相信你是最好的人選，而她已經(jīng)沒有其他時間來進行這個會議。她因為太忙而忘了提前通知你。她知道你人很好，應(yīng)該會幫他這個忙。而那個時間你原來是準(zhǔn)備要學(xué)習(xí)JAVA技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。請問你會如何面對這次的會議邀請。 你會怎么辦?共一百零五頁處理困難情境(qngjng)(7A) 階段一：處理(chl)人的情緒吸收 Absorb表示理解 Acknowledge同意某些事 Agree with some

20、thing階段二：處理特定問題詢問 Ask增加 Add建議 Advise一起的行動計劃 Action plan together共一百零五頁1、計劃欠妥7、欠缺自律13、用人不當(dāng)2、貪求過多8、無力拒絕14、社交閑談3、不速之客9、做事絕延15、權(quán)貴混淆4、條理不清10、無效會議16、溝通不良5、事必躬親11、文件繁雜17、進度失控6、電話干擾12、工作擱置18、應(yīng)付危機跳脫時間(shjin)陷阱共一百零五頁經(jīng)理人應(yīng)經(jīng)常(jngchng)問的問題我的工作如何(rh)對公司的策略產(chǎn)生貢獻？我的主要角色與職責(zé)是什么？我對于組織的其它事業(yè)領(lǐng)域可以提供哪些協(xié)助？如何提供更好的服務(wù)給內(nèi)部及外部的客戶？有

21、哪些關(guān)于工作或人員的的問題需加以特別的關(guān)注？有哪些是公司期望未來去做的事？共一百零五頁時間是最稀有(xyu)的資源。所有的工作、所有的成果和績效都需要使用時間。與其它的資源不同, 時間不能被替代、時間不能增加、不能被購得、不能儲存。高效經(jīng)理人是從時間開始, 而不是從任務(wù)開始。他們首先去了解: 他們的時間到哪去了。Peter F. Drucker共一百零五頁如何進行(jnxng)時間管理確立(qul)自己的角色選擇重要的事, 排定優(yōu)先順序了解自己的時間到哪去了設(shè)立目標(biāo)計劃和安排日程避免干擾井然有序 , 逃離時間的陷阱 共一百零五頁Q&A共一百零五頁花點時間,什么都不做,這是放松的開始花點時間,去

22、思考,這是進步的開始花點時間,去閱讀,這是智慧的開始花點時間,去運動,這是健康(jinkng)的開始花點時間,去旅行,這是增長見聞的開始花點時間,去關(guān)懷社會,這是服務(wù)的開始共一百零五頁壓力管理(gunl)內(nèi)容提要認識(rn shi)壓力面對壓力行動計劃共一百零五頁你曾經(jīng)有壓力(yl)很大的經(jīng)驗嗎?你學(xué)習(xí)到的寶貴(bogu)經(jīng)驗是什么? 48-168 分 低 需采取防范措施169-312 分 中 需制定計劃來克服這些有問題的方面313-432 分 高 必須立即采取有效措施共一百零五頁找出壓力(yl)冰山共一百零五頁壓力(yl)來源外部(wib)內(nèi)部壓力無法控制的事能力無法達到的事沒有興趣的事事先

23、沒有預(yù)料到的/突發(fā)事件控制能力情緒精神個性共一百零五頁你的壓力(yl)來源順序壓力來源可能原因共一百零五頁壓力(yl)來源Social isolation 缺乏人際支持Think unrealistically 想法不切實際(b qi sh j)Rigid body 身體緊張Emotional repressed 情緒壓抑Self-neglect 忽略自己的需要Sensory overload 感官刺激過度共一百零五頁壓力(yl)與績效表現(xiàn)的關(guān)系最佳(zu ji)績效表現(xiàn)最合適壓力低度壓力厭倦高度壓力不安不快樂績效表現(xiàn)壓力程度共一百零五頁面對(min du)壓力對外:事件控制對內(nèi):自我(zw)

24、調(diào)整共一百零五頁面對(min du)壓力事件控制(kngzh)突發(fā)事件不得不做的事情共一百零五頁突發(fā)事件處理方法：問自己:“是否我該處理？”“是” 接受并面對它,努力尋找資源(zyun)“不是”請說 no ! 否則， 不要一邊埋怨，一邊做。共一百零五頁突發(fā)事件處理步驟：冷靜(lngjng)判斷、分析 (5W2H)尋求解決方法 緊急措施預(yù)防再發(fā)生共一百零五頁讓自己放松一下呼吸(hx)練習(xí)共一百零五頁不得不做的事情(sh qing)心理準(zhǔn)備正面思考給自己一點壓力預(yù)演看見(kn jin)好處共一百零五頁練習(xí)(linx):面對不得不做的事 你正在趕一份后天要交出去的報告,你的老板非常重視這份報告,因為

25、他必須拿這份報告的資料,向董事會匯報投資的分析與建議. 你的一位下屬急匆匆的跑進你的辦公室,向你報告有客戶抱怨你們的產(chǎn)品造成(zo chn)他們的生產(chǎn)線失火了,要求你們馬上到現(xiàn)場善后,并要求賠償他們的損失. 你決定親自去看看事故的現(xiàn)場,了解真正的原因.共一百零五頁自我(zw)調(diào)整共一百零五頁我必須(bx)做完這件事我必須(bx)干好我在允許的時間內(nèi)盡量做我能干好別人應(yīng)付壓力的能力都比我強每個人都會受到壓力的影響，并不是只有我一個人合理情緒控制共一百零五頁合理情緒控制(kngzh)基本步驟A (Activating events) 誘發(fā)性事件B (Beliefs) 由A引起的信念C (emoti

26、onal and behavioral Consequences) 情緒和行為(xngwi)的后果；D (Disputing irrational beliefs) 與不合理的信念辯論；E (new emotive and behavioral Effects) 通過調(diào)整達到的新的情緒及行為的效果。認知情緒行為共一百零五頁情緒控制(kngzh)練習(xí)悲傷(bishng)的挑戰(zhàn)請從女主角,男朋友,上司的角度進行討論共一百零五頁人生不如意，十之八九。無法改變的事，忘掉它；有機會去補救的，抓住最后(zuhu)的機會。后悔、埋怨、消沉不但于往事無補，反而會阻礙新的前進步伐。合理情緒(qng x)控制共一百零五頁音樂(ynyu)！音樂(ynyu)！MUSIC！ MUSIC！通向潛意識的橋梁自我(zw)放松的幫手共一百零五頁冥想(mngxing).自我放松(fn sn)的幫手共一百零五頁盡量