公文培訓教學課件(34p)

1、目錄第1章文件管理第2章會議場合禮儀第3章公文寫作實用公文的分類寫作的基本原理常用的公文寫作方法*第1頁，共35頁。第一章：文件管理文件分類： 外來文件 公司文件 部門文件文件管理：電子文檔 1、按文件夾分類 2、有效存儲書面文件 第2頁，共35頁。文件管理書面文件 1、建立文件登記表 2、建立文件傳閱表 3、建立文件承辦簽文件存檔和督辦 第3頁，共35頁。文件管理文件督辦 原則： 1、年終匯總分類上報 2、執(zhí)行監(jiān)督過程控制第4頁，共35頁。第二章：會議場合禮儀會議場合概述 1、含義 2、分類會議禮儀 1、禮儀概述（含義、分類、原則） 2、分類規(guī)范 1、會議組織 第5頁，共35頁。會議場合禮儀

2、規(guī)范-會議組織1、組織程式（1）確立會議議題、中心每一個會議都有其目的、重點，小到班組學習座談會，達到國家人 民代表大會，都必須在會前明確議題，否則，目的不明、可開可不開的會議還是不開的 好。（2）擬發(fā)會議通知，確定會議議程要及早通知參加會議的時間、地點，會議的主題和議程， 以及參加會議者的食宿、應準備的發(fā)言材料、學習資料等事項。整個會議議程要事先擬 定，以使整個會議能夠有條不紊地進行。（3）安排布置好會場要根據(jù)會議的規(guī)模來選擇會場的檔次、大小。會場布置也要和會議內(nèi)容 相統(tǒng)一，主席臺上方要掛書寫會議名稱的橫幅，會場中要有宣傳會議的標語、主席臺人 員的名牌、參加會議代表團的標牌、指示路線的路標及

3、表示歡迎的室外標語等。還要事 先裝配、調(diào)試會場燈光、音響設(shè)備，準備會場茶水、飲料等，一些大型會議還得配備保 安、醫(yī)務人員及有關(guān)設(shè)施。（4）做好迎接接待工作大型、中型會議一定要安排好與會者的迎送接待工作，不然，與會者 不知如何報到，不知食宿及回程如何安排，容易延誤會議，對客人來說也是十分不禮貌 的。如果 對方是德高望重的領(lǐng)導、權(quán)威或老弱病殘，還應該安排車輛、人員前往機場、 車站接送，會議期間的食宿起居應安排專職人員服務。第6頁，共35頁。規(guī)范-會議組織2、會議籌劃1）確定會議宗旨確認這些宗旨，并能在制定的時間內(nèi)實現(xiàn)。2）準備會議內(nèi)容和議程會議內(nèi)容按邏輯順序排列，每項議程都標上名稱和時間。3）選擇

4、出席對象確定出席會議的對象。4）環(huán)境布置和設(shè)備安排對會場環(huán)境布置提出要求，確認并準備好會場必要的設(shè)備。5）制定基本準則對會議的效率、紀律和秩序，包括服裝等提出要求。6）發(fā)出通知或邀請讓人們知道會議的召開，與會人員按時間做好準備。會議場合禮儀第7頁，共35頁。規(guī)范-會議主持 召開會議就像是一次演出每個人都要扮演一個角色；議程好比劇本，討論則是必要的即興發(fā)揮。表4-1為會議角色表，列出了會議主持人和參加者各自的職責。若要使會議圓滿成功，重要的是大家都清楚所擔任的角色，并恰如其分地完成會議場合禮儀第8頁，共35頁。（1）準時開會。（2）闡述會議宗旨（3）遵守議程表（4）掌握時間（5）促進討論（6）允

5、許提問（7）明確將采取的行動（8）作出會議總結(jié)會議場合禮儀-會議主持的一般過程第9頁，共35頁。規(guī)范-會議出席（1）準時到達會場，按照會場的指定座位或區(qū)域落座。（2）會議正式開始以后，盡量避免頻繁進出會場。（3）進出會場或上下電梯時要遵循女士優(yōu)先的原則。（4）會議期間關(guān)閉手機或?qū)⑹謾C調(diào)到靜音狀態(tài)，不在會 場大聲喧嘩，不在開會期間大聲接聽電話。（5）無論主席臺上，還是在臺下，坐姿要端正。（6）出席正式會議要穿正裝。會議場合禮儀第10頁，共35頁。提示 1、對付棘手與會者對主導一切者，要表示承認講話者對論題的了解及其作出的建設(shè)性貢獻。當有人進行個人攻擊時，可部分重復剛才他所講的內(nèi)容，并向大家或另外

6、某個人詢問對他的話持何看法，同時聲明要從其他與會者那里聽取意見。對漫無邊際者，趁到休息時間或此人講話停頓時打斷他。中斷漫無邊際的講話對他個人來說也許是無禮的。組織者表示了解所述事情，再次說明會議宗旨以及時間限制，并將問題引向另一個人或者全體與會者。要求漫無邊際者作出總結(jié)，當他略作停頓時就打斷他的話，并控制他的反應。對閑談者，組織者停頓下來并直視說話者，轉(zhuǎn)向他們詢問他們是否有什么問題。重新說明會議宗旨的重要性，并指出如果每次只有一個人發(fā)言，那么大家的收獲會更多。每次只有一個人講話應成為會場規(guī)則。對不發(fā)言者，找出他們沉默的原因，通過小組交流使他們加入討論。對唱反調(diào)者，了解這種反對情緒究竟有多大影響

7、，可以讓反對者幫助做些事情，如擔任記錄員等。在休息時主動與他交談 會議場合禮儀第11頁，共35頁。提示 2、幫助解決爭端 主持人要充當調(diào)停人，鼓勵對立雙方自己解決爭端。要不偏不倚、客觀公正地聽取各方的意見，承認每一方的立場。如一時無法解決可先擱置該問題，繼續(xù)進行下面的議程。如果氣氛過于激烈，可安排一次休息。 會議場合禮儀以上是會議場合禮儀基本內(nèi)容，接下來和大家一起學習一下公文寫作方面的知識！第12頁，共35頁。第三章：公文寫作公文分類 1、指揮性公文 2、知照性公文 3、呈請性公文 4、規(guī)范性公文 5、計劃類公文 6、記錄性公文 7、講話類公文 8、日常事務類公文 第13頁，共35頁。公文寫作

8、公文寫作基礎(chǔ)原理 （一）概述 1、公文的基本含義：辦理公務的文書，企業(yè)開展工作的種種方法、措施，要靠公文進行布置、安排。（通知、會議紀要、活動安排）。 2、公文的基本性質(zhì)： 一：直接效用性。 二：體式的規(guī)范性。 定義：公文是單位在行使管理職權(quán)，處理日常工作時使用的，具有直接效用和規(guī)范體式的文書。 第14頁，共35頁。公文寫作公文寫作基礎(chǔ)原理 （二）特點 1、政策性：充分權(quán)威性，觀點鮮明。 2、實用性： 3、可靠性 4、定向性 5、時間性 6、規(guī)范性 第15頁，共35頁。公文寫作公文寫作基礎(chǔ)原理 （三）作用 1、頒布法規(guī)。 2、指揮管理。 3、文流信息。 4、宣傳教育。 5、商洽協(xié)調(diào)。 6、憑證

9、依據(jù)。第16頁，共35頁。公文寫作基礎(chǔ)原理 （四）作者角色意識 1、公文作者的代言身份。 2、公文寫作群體化寫作。公文寫作第17頁，共35頁。公文寫作基礎(chǔ)原理 （五）法定作者與執(zhí)筆人關(guān)系 （六）語言特征 1、實用性。 2、規(guī)范性。 3、模式性。公文寫作第18頁，共35頁。公文寫作基礎(chǔ)原理 （七）公文結(jié)構(gòu)含義和要求1、公文結(jié)構(gòu)的含義。序：公文在有了觀點，有了材料之后，必須按照一個內(nèi)在的脈絡(luò)，井然有序地組織在一起，構(gòu)成一個有生命的整體，才能成為一篇文章。對生命整體，朱光潛先生曾說過這樣一段話。第一，有頭有尾有中段。第二，頭尾和中段在必然的地位。第三，有一股生氣貫注于全體。一段話如果丟失仍于全文無害

10、，那段話就是贅疣；一段話如果搬動位置仍于全文無害，那篇文章的布局就欠斟酌。布局愈松懈，文章的活力就愈薄弱。結(jié)構(gòu)是文章內(nèi)容的組織和銜接，是文章內(nèi)部聯(lián)系和外部形式的統(tǒng)一。2、公文結(jié)構(gòu)的要求。基本要求：完整性、連貫性、嚴密性。3、公文結(jié)構(gòu)的主要環(huán)節(jié)。四對八個環(huán)節(jié)：層次和段落，過渡和照應，主次和詳略，開頭和結(jié)尾。（一）層次和段落。（1）層次的含義：文章結(jié)構(gòu)的完整性，主要通過層次安排來實現(xiàn)的。在公文中層次像篇和段一樣，有明確的外部標志。例如：章程、條例等法規(guī)類公文，由“總則、第一章、第二章附則”來構(gòu)成。清晰地顯現(xiàn)處層次來。有的在閱讀中能體現(xiàn)出層次。 公文寫作第19頁，共35頁。公文寫作基礎(chǔ)原理 （七）公

11、文結(jié)構(gòu)含義和要求（二）過渡和照應。（1）過渡的含義。就是在段落之間，層次之間進行銜接的形式或手段，它不是獨立的意義段。（2）過渡方式有三種：一是過渡段。二是過渡句。三是關(guān)聯(lián)詞語。 常在下層或下段起首用關(guān)聯(lián)詞語過渡：“因此”“但是”“然而”“總之”“綜上所述”。（3）照應的含義: A、照應是文章前后內(nèi)容之間的關(guān)照和呼應。B、常見形式首尾照應：例：開頭說“為制定本規(guī)定”結(jié)尾要求“本規(guī)定從X月X日起施行”。序列照應：例如依次表達“首先其次最后” ;注釋照應：在文章末尾處安排注釋。（三）主次和詳略。A、主要觀點和重要條文要詳寫，一般觀點和次要條文要略寫。B、以典型程度確定詳略。（四）開頭和結(jié)尾。 （1

12、）開頭寫作要求:首先是要開門見山。其次是文筆簡練。 （2）開頭的常見體式。 A、根據(jù)式開頭：一般用“根據(jù)”“遵照”“按照”等介詞領(lǐng)起。 B、敘述式開頭：運用概括敘述的方式，把公文所指的主要事實作一個簡要的交待，然后在事實的基礎(chǔ)上展開主體部分的表達，這就是敘述式開頭。（緊急請示的開頭） C、結(jié)論式開頭：一開頭就提出對某一事件或某一問題的基本認識，以此為前提布置有關(guān)工作，提出開展工作的方法、措施和要求，也是一種比較常用的公文開頭方式。 公文寫作第20頁，共35頁。公文寫作介紹 （一）指令性公文 包括：命令、指令、指示、決定、決議、批復。1、命令的適用范圍及特點 （1）屬于指揮性的下行公文。 （2）

13、特點：強制性“令行禁止”、莊嚴性、權(quán)威性。 （3）按用途分類：公布令、行政令、任免令、獎懲令、特赦令、動員令等等。2、指令的適用范圍及特點。 （1）指點著使人去做的意思 （2）特點： A、只限于經(jīng)濟、科研領(lǐng)域、存在較強的專業(yè)性。 B、與命令不同點，發(fā)布指示性和規(guī)定性相結(jié)合的措施和要求的公文文種。3、決定的適用范圍及特點 （1）決定是作出決策和安排的指揮性公文。命令發(fā)文機關(guān)級別高，決定任何機關(guān)團體在其職權(quán)范圍內(nèi)都可以作出，但越是基層決定越少。 （2）特點：決定只注明印發(fā)或傳達范圍，一般不在正文的抬頭寫主送機關(guān)。 （3）決定的類型： A、針對某個具體問題或事項的決定； B、針對某方面工作或某一類問

14、題的； C、用于表彰或懲戒的。 （4）決定的基本格式和寫法。標題、成文時間、正文（緣由、決定事項、執(zhí)行要求）公文寫作第21頁，共35頁。公文寫作介紹 （一）指令性公文 4、決議的使用范圍及特點 決議是公布經(jīng)過會議討論通過，并要求公布單位和個人貫徹執(zhí)行的一種公文。具有指導和指示作用。決議和決定都是下行文。 特點：決議必須通過會議討論通過才能成文。 決定則可由領(lǐng)導機關(guān)直接制發(fā)。決議分類：（1）綜合性決議：將整個會議決議的事項全 部總結(jié)和概括后形成決議，反映會議全部成果。（2）專題性決議：是指會議就某一單一問題或單項工作做出的決議。 公文寫作第22頁，共35頁。公文寫作介紹 （一）指令性公文 5、指

15、示的適用范圍和特點（1）與命令、決定、決議一樣都屬下行文。（2）具有指揮性、權(quán)威性和指令性、時效性、準備性特點。（3）指示不單純地布置工作，還涉及到工作的原則、意義、任務、措施、 方法等一系列工作的執(zhí)行要求，如果單純布置工作，也可使用通知等 文種。 指示是給下級機關(guān)部署工作，并闡明的原則和方針。內(nèi)容和表達較為靈活。它是上級機關(guān)視工作需要主動行文，針對全局性問題而發(fā)，普遍下發(fā)，受文面廣。寫法上：標題、發(fā)文字號、主送機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)、日期。正文：緣由、指示事項、執(zhí)行要求三部分組成。 公文寫作第23頁，共35頁。公文寫作介紹 （一）指令性公文 5、指示的適用范圍和特點（1）與命令、決定、決議一樣

16、都屬下行文。（2）具有指揮性、權(quán)威性和指令性、時效性、準備性特點。（3）指示不單純地布置工作，還涉及到工作的原則、意義、任務、措施、 方法等一系列工作的執(zhí)行要求，如果單純布置工作，也可使用通知等 文種。 指示是給下級機關(guān)部署工作，并闡明的原則和方針。內(nèi)容和表達較為靈活。它是上級機關(guān)視工作需要主動行文，針對全局性問題而發(fā)，普遍下發(fā)，受文面廣。寫法上：標題、發(fā)文字號、主送機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)、日期。正文：緣由、指示事項、執(zhí)行要求三部分組成。 公文寫作第24頁，共35頁。公文寫作介紹 （一）指令性公文 6、批復適用范圍和特點（1）批復是答復性的下行文書，它是上級機關(guān)答復下級機關(guān)請示事項的指導性文 件

17、。（2）存在條件：批復必須以下級機關(guān)的請示或報告為存在的條件。沒有請示，也 就無所謂批復。請示與批復是彼此相互對應的兩種公文。請示是上行文，批復是下行文。批復與請示是正式行政公文中唯一具有相互聯(lián)系的一對文種。這一特點，決定了在批復的攥寫中，應該充分體現(xiàn)出批復對于請示的針對性。批復的行文關(guān)系和行文內(nèi)容都需請示機關(guān)的制約是特定的。 公文寫作第25頁，共35頁。公文寫作介紹 （一）指令性公文 6、批復適用范圍和特點（1）批復是答復性的下行文書，它是上級機關(guān)答復下級機關(guān)請示事項的指導性文 件。（2）存在條件：批復必須以下級機關(guān)的請示或報告為存在的條件。沒有請示，也 就無所謂批復。請示與批復是彼此相互對

18、應的兩種公文。請示是上行文，批復是下行文。批復與請示是正式行政公文中唯一具有相互聯(lián)系的一對文種。這一特點，決定了在批復的攥寫中，應該充分體現(xiàn)出批復對于請示的針對性。批復的行文關(guān)系和行文內(nèi)容都需請示機關(guān)的制約是特定的。 公文寫作第26頁，共35頁。公文寫作介紹 （二）知照性公文 概念：執(zhí)照性公文是指發(fā)文機關(guān)依據(jù)法令職權(quán)，直接公開公布有關(guān)事項時所使用的一種公文。 包含：1、公告；2、布告；3、通告；4、通知；5、通報；6、公報；7、函；8、意見。 公文寫作第27頁，共35頁。公文寫作介紹 （三）呈請性公文 （一）報告 （二）議案 （三）請示 （四）簡報 （五）調(diào)查報告 （六）總結(jié)公文寫作第28頁，

19、共35頁。公文寫作介紹 （四）規(guī)范性公文 （一）章程 （二）條例 （三）規(guī)定 （四）辦法 （五）細則 （六）規(guī)則 （七）守則 （八）制度 （九）公約公文寫作第29頁，共35頁。公文寫作介紹 （五）計劃類公文 （一）計劃 （二）規(guī)劃 （三）安排 （四）要點 （五）方案 公文寫作第30頁，共35頁。公文寫作介紹 （六）記錄性公文 （一）會議記錄 （二）會議紀要 （三）大事記公文寫作第31頁，共35頁。公文寫作介紹 （七）講話類公文 （一）報告稿 （二）講話稿 （三）開幕詞，閉幕詞 （四）主持詞 （五）歡迎詞、歡送詞、答謝詞 （六）祝賀詞 公文寫作第32頁，共35頁。公文寫作介紹 （八）日常類公文

20、（一）匯報提綱 （二）啟事 （三）海報 （四）請柬 （五）邀請書 （六）感謝信 （七）慰問信 （八）賀信 （九）表揚信 公文寫作第33頁，共35頁。第1章 文件管理第2章 會議場合禮儀第3章 公文寫作 實用公文的分類 寫作的基本原理 常用的公文寫作方法課程回顧：第34頁，共35頁。1、想要體面生活，又覺得打拼辛苦；想要健康身體，又無法堅持運動。人最失敗的，莫過于對自己不負責任，連答應自己的事都辦不到，又何必抱怨這個世界都和你作對？人生的道理很簡單，你想要什么，就去付出足夠的努力。2、時間是最公平的，活一天就擁有24小時，差別只是珍惜。你若不相信努力和時光，時光一定第一個辜負你。有夢想就立刻行動

21、，因為現(xiàn)在過的每一天，都是余生中最年輕的一天。3、無論正在經(jīng)歷什么，都請不要輕言放棄，因為從來沒有一種堅持會被辜負。誰的人生不是荊棘前行，生活從來不會一蹴而就，也不會永遠安穩(wěn)，只要努力，就能做獨一無二平凡可貴的自己。4、努力本就是年輕人應有的狀態(tài)，是件充實且美好的事，可一旦有了表演的成分，就會顯得廉價，努力，不該是為了朋友圈多獲得幾個贊，不該是每次長篇贅述后的自我感動，它是一件平凡而自然而然的事，最佳的努力不過是：但行好事，莫問前程。愿努力，成就更好的你！5、付出努力卻沒能實現(xiàn)的夢想，愛了很久卻沒能在一起的人，活得用力卻平淡寂寞的青春，遺憾是每一次小的挫折，它磨去最初柔軟的心智、讓我們懂得累積

22、時間的力量；那些孤獨沉寂的時光，讓我們學會守候內(nèi)心的平和與堅定。那些脆弱的不完美，都會在努力和堅持下，改變模樣。6、人生中總會有一段艱難的路，需要自己獨自走完，沒人幫助，沒人陪伴，不必畏懼，昂頭走過去就是了，經(jīng)歷所有的挫折與磨難，你會發(fā)現(xiàn)，自己遠比想象中要強大得多。多走彎路，才會找到捷徑，經(jīng)歷也是人生，修煉一顆強大的內(nèi)心，做更好的自己！7、“一定要成功”這種內(nèi)在的推動力是我們生命中最神奇最有趣的東西。一個人要做成大事，絕不能缺少這種力量，因為這種力量能夠驅(qū)動人不停地提高自己的能力。一個人只有先在心里肯定自己，相信自己，才能成就自己！8、人生的旅途中，最清晰的腳印，往往印在最泥濘的路上，所以，別畏懼暫時的困頓，即使無人鼓掌，也要全情投入，優(yōu)雅堅持。真正改變命運的，并不是等來的機遇，而是我們的態(tài)度。9、這世上沒有所謂的天才，也沒有不勞而獲的回報，你所看到的每個光鮮人物，其背后都付出了令人震驚的努力。請相信，你的潛力還遠遠沒有爆發(fā)出來，不要給自己的人生設(shè)限，你自以為的極限，只是別人的起點。寫給渴望突破瓶頸、實現(xiàn)快速跨越