綜合部文件管制程序綜

1、文件制修訂表文件版次生效日期制修訂A20160401新制訂核 準(zhǔn)審 查主 辦文件名稱版次-日期A20160401文件綜10分發(fā)制訂綜合部領(lǐng)用文件名稱頁次2/7文件綜10版次-日期A201604011、目的：為使所有與質(zhì)量有關(guān)之文件能迅速、正確地流通及應(yīng)用，以確保各相關(guān)單位能獲得適當(dāng)且有效之文件，避免不當(dāng)誤用。2、范圍：本公寓與質(zhì)量系統(tǒng)有關(guān)之文件管理均適用之。3、參考文件：略4、權(quán)責(zé)：本公寓之文件中心設(shè)于綜合部，以確保文件系統(tǒng)之有效。質(zhì)量系統(tǒng)文件之制定、修訂及廢止，其權(quán)責(zé)如下表所示：5、定義：文件類別主辦審 查核準(zhǔn)程序書分管總經(jīng)理標(biāo)準(zhǔn)書分管總經(jīng)理文件名稱頁次3/7文件綜10版次-日期A20160

2、401程序書為本公寓質(zhì)量系統(tǒng)各要項(xiàng)管理 之基本文件，是部門內(nèi)及各項(xiàng)跨部門作業(yè)的規(guī)范，如 作業(yè)管理程序、入住離住作業(yè)管理程序等。標(biāo)準(zhǔn)書程序書中作業(yè)內(nèi)所發(fā)展、 之下一階文件，作為確保質(zhì)量之各項(xiàng)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，是部門內(nèi)單一技術(shù)或行政作業(yè)的步驟與順序標(biāo)準(zhǔn)，例如：鼻飼 護(hù)理作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書。文件、非文件文件所有程序書與標(biāo)準(zhǔn) 列為 文件，須隨時保持 版次及分發(fā) ；修訂后須重新分發(fā)，過時與廢止之文件須由文件 中心依本程序處理。非文件凡不屬前述之 文件，皆為非 文件。5.1 文件凡用于指導(dǎo)、敘述或規(guī)范各類質(zhì)量活動之文件均稱之，包含程序書、標(biāo)準(zhǔn)書。文件名稱頁次4/7文件綜10版次-日期A201604016、流程圖：文件制訂

3、/修改/廢止修訂/廢止No會簽相關(guān)部門文件中心提供5.3 表單各程序書、標(biāo)準(zhǔn)書所衍生之各項(xiàng)表單，是工作執(zhí)行的過程與結(jié)果的展現(xiàn)或工作指引，如查驗(yàn)表；各表單應(yīng)附于其所對應(yīng)之文件后。5.3 附件各項(xiàng)程序書、標(biāo)準(zhǔn)書所的示例、樣張、本公寓外部所制定的文件屬之。文件名稱頁次5/7文件綜10版次-日期A201604017、作業(yè)內(nèi)容：文件原則：程序書標(biāo)準(zhǔn)書S7.1.9 表單-會簽相關(guān)部會簽相關(guān)部門yes與與分發(fā)文件名稱頁次6/7文件綜10版次-日期A20160401制中心依文件原則賦與，且登錄于文件 表（綜1001A）后，由主辦填妥文件異動會簽單（綜1002A），會簽相關(guān)后，呈權(quán)責(zé)主管及核準(zhǔn)。在文件及核準(zhǔn)階段

4、，若有任何意見得由原主辦修改之，必要時得召開會議研訂。7.3.2 文件修訂作業(yè)：注：表示 代號，其意義如下：客房部：客， 康管部：康 ，財(cái)經(jīng)部：財(cái) ， 部：營 ，綜合部：綜 ，及 ：表示流水號 ：表示相對應(yīng)之文件：表示版本，從A、B、C、遞增。文件版本編訂系統(tǒng)：版本序號由AZ。新制定版本為A版，以后修改作業(yè)流程及作業(yè)內(nèi)容時，版本隨著更改，由BZ依序編定；但文件版次至Z版時，需重新從A版開始制定 。于文件內(nèi)單獨(dú)修改表單格式時，只要變更表單版本即可，不需修改文件版本。文件制訂、修訂、廢止作業(yè)：文件制訂作業(yè)：依組織任務(wù)與管理之需求，由權(quán)責(zé)主辦填寫，并依規(guī)定使用文件制 修 訂表（ 附件10.1）及文件

5、標(biāo)準(zhǔn)格式（ 附件10.2），草擬制修訂及文件內(nèi)容，并由文件管文件若須要修改、增訂時，應(yīng)向權(quán)責(zé)主辦提出請求研擬修 改，由權(quán)責(zé)主辦填妥文件異動會簽單及草擬文件修改內(nèi) 容，會簽相關(guān)后，呈權(quán)責(zé)主管及核準(zhǔn)。核定修改文件須于文件制修訂表（附件8.1）修訂之要點(diǎn)。7.3.3 文件廢止作業(yè)：文件之廢止，得由權(quán)責(zé)主辦填文件異動會簽單提出文件廢止之申請，呈權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)后廢止之。文件廢止后原文件不得再重復(fù)使用。文件分發(fā)、回收作業(yè)：經(jīng)核準(zhǔn)頒布 之 文件，文件 中心主管應(yīng)指定影印適當(dāng)份數(shù)，加蓋綜合部 ，并由領(lǐng)用 于文件分 發(fā)、回收 表（綜1003A）上簽收；所有文件均列為管制文件。文件中心對文件須注明分發(fā)及領(lǐng)用以為區(qū)別

6、。文件修訂及廢止，舊版文件應(yīng)于新版文件頒布之日起失效,舊文件由文件中心回收,經(jīng)權(quán)責(zé)主管同意后銷毀。文件銷毀、保存作業(yè)：文件銷毀作業(yè):各文件中心于新版文件后應(yīng)將舊版文件回收徑行銷文件名稱頁次7/7文件綜10版次-日期A20160401毀，原稿由各文件中心留存，并自行注明且區(qū)隔，以防誤用。7.5.2 文件保存作業(yè):經(jīng)核準(zhǔn)頒布之文件原稿，公司由文件中心列冊保管。文件之作業(yè)：文件中心應(yīng)隨時制作版次之文件管理匯總表（綜1004A），以確保其所領(lǐng)用者為版次。文件領(lǐng)用因毀損或遺失文件時應(yīng)填寫文件領(lǐng)用申請表（綜1005A）后申請補(bǔ)發(fā)，并將已損害或遺失后尋獲之文件繳還文件中心。文件中心之文件管理須納入質(zhì)量稽核項(xiàng)目中，以確保系統(tǒng)之正確。8、附件：文件制修訂表文件制作標(biāo)