公司技術文件及資料管理制度參考(3篇)

1、第PAGE8頁共NUMPAGES8頁公司技術文件及資料管理制度參考1、目的對于質量體系要求相關的文件和資料進行控制，確保使用的文件和資料為有效版本。2、范圍適用于公司與質量體系有關的文件和資料的控制，包括外來文件和資料。3、職責3.1辦公室和技術部負責文件和資料的統(tǒng)一發(fā)放、更改、作廢、回收和歸檔的管理與控制工作，是文件和資料的主管部門。3.2各有關部門積極配合辦公室做好文件和資料的編制、發(fā)放、修改、作廢、回收和歸檔的管理控制工作。3.3總經(jīng)理負責批準質量手冊，生產(chǎn)廠長負責批準程序文件。4、程序概要4.1文件和資料的分類和編碼_公司文件和資料分為三層a層：質量手冊b層：程序文件c層：其它質量文件

2、4.1.2辦公室和技術部負責。4.2對文件和資料的編寫、審核、批準。4.2.1a層b層文件由公司總經(jīng)理辦公室組織編寫、質量手冊由生產(chǎn)廠長審核，總經(jīng)理批準；程序文件由生產(chǎn)廠長批準。4.2.2c層文件和資料由相關部門編寫，總經(jīng)理審核，生產(chǎn)廠長批準。4.2.3各類質量記錄、表格由質檢部審核，生產(chǎn)廠長批準。4.3文件和資料的發(fā)放要求和控制4.3.1確保質量體系運行的各個場所都使用加蓋紅色“受控”印章的相關文件的有效版本。4.3.2從使用場所及時撤出失效或作廢的文件和資料，并作出標識，防止誤用。4.4文件的修改、換版和作廢4.4.1文件經(jīng)多次(_次以上)修改后，已影響使用，必須重新?lián)Q版和發(fā)布。4.4.2

3、因工作所需保留的作廢文件，責任部門應進行標識歸檔。4.4.3a層和b層文件的修改由總經(jīng)理辦公室組織修改，c層文件由相關部門組織修改，審批按4.2.1、4.2.2執(zhí)行。若指定其他部門審批時該部門應取得原審批部門的背景資料。4.4.4外來文件和資料也必須由技術部進行整理、編目和歸檔，使用和發(fā)放要經(jīng)過登記和批準。4.4.5文件和資料應保存在適宜的環(huán)境中。公司技術文件及資料管理制度參考（二）第一章總則第一條為建立、健全公司技術文件及資料管理工作，完整地保存和科學地管理公司的技術文件及資料，充分發(fā)揮技術文件及資料在公司發(fā)展和調整中的作用，更好地為公司各部門服務。制訂本管理制度。第二條技術文件及資料是指各

4、部門在經(jīng)營業(yè)務活動中形成的圖紙、圖表、文字材料、照片等技術資料以及外來、外購的圖紙、資料、圖書等。第三條把技術文件及資料工作納入公司的技術業(yè)務管理工作中。建立資料庫保證其技術文件材料的積累，達到收集齊全、整理系統(tǒng)，并按制度及時歸檔。以保證全公司技術檔案工作的順利開展。第四條資料庫集中統(tǒng)一管理全公司的技術文件及資料。建立、健全技術檔案工作，達到全公司技術文件及資料的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。第二章技術文件資料的歸檔第五條每個品牌、每個型號、每臺設備技術項目完成或告一段落后，都要有完整、準確、系統(tǒng)的技術文件資料要及時移交資料庫歸檔。第六條各部門或工作人員在移交技術文件資料時，交接雙方應辦理

5、交接手續(xù)，簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術文件資料不全的，管理人員應協(xié)助當事人整理齊全入庫歸檔。第七條凡需歸檔的技術文件資料，做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整，圖紙按規(guī)格繪制，電子文件齊全。嚴禁用筆和復寫紙圈劃，修改和刪除電子文件。第八條凡外來、外購回公司的圖紙資料，隨儀器、設備的圖紙、使用說明書、電氣線路圖等在開封前，必須通知資料管理人員參加清點，如數(shù)歸檔。第三章資料室的任務和管理人員的職責第十條資料室的任務：一、集中、統(tǒng)一、科學地管理好技術文件資料，維護技術文件資料的完整、系統(tǒng)、準確和安全，并及時、準確地提供利用。二、協(xié)助各部門和有關技術人員做好技術文件資料的正確整理、立卷歸檔工作。三、負責

6、設備檔案資料(設備圖紙、使用說明書、機械或電器原理圖、驗收文件等)的保管、借閱與管理工作；第十一條技術文件資料管理人員的職責：一、認真貫徹公司技術文件資料管理工作的方針政策。鉆研業(yè)務，提高管理水平，保證工作任務的完成。二、科學地管理全公司技術文件資料，承辦技術資料和技術檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計以及繪制檢索工具等工作。三、遵守公司保密制度，做好安全保衛(wèi)工作。四、嚴格執(zhí)行技術文件資料的保管、借閱、發(fā)放制度。第四章技術文件資料的保管和借閱第十四條資料庫應對接收來的技術文件資料進行分類、編目、登記、統(tǒng)計和必要的加工管理，編制電子版技術文件資料查閱目錄，做到定位存

7、放，妥善保管，方便利用。第十五條資料庫應認真執(zhí)行技術文件資料的保管檢查制度，每年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。第十六條資料庫應做好技術文件資料的安全、保密工作，并履行批準和借閱手續(xù)。第十七條技術文件資料的保密制度：一、技術文件資料的借閱者及管理者須妥善保管資料，不得轉借他人、不得遺失。二、非涉密人員嚴禁翻閱、查看機密技術文件資料。三、機密技術文件資料的借閱者及管理者必須嚴守機密，維護技術文件資料的安全，所借資料必須當日返還，不得過夜。不準在非保密本上和u盤上摘錄機密事項或私抄機密技術性文件和資料內容。四、技術文件資料如有丟失、被盜、泄密等情況，應立即上報并采取措施作妥善處理。五、任何人未

8、經(jīng)允許，不得隨意開啟資料庫電腦，翻閱技術文件資料。六、將離崗人員需在離崗前辦理交接單，歸還資料、工具等物品，沒有交接單不準離崗。第十八條技術文件資料的借閱和傳送：一、凡本公司工作人員，因業(yè)務需要都可借閱技術文件資料。由管理人員填寫技術文件資料借閱登記表，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期歸還，經(jīng)管理人員檢查后，方可辦理注銷手續(xù)。電子文件未經(jīng)公司領導批準不得復制。二、技術文件資料和各種說明書等，均在公司內控制使用，檔案原件不得借出。三、技術文件資料到期還未歸還的按丟失處理，由資料員根據(jù)所借資料的價值(各類書籍按標價的2倍，零件圖及工藝規(guī)程等資料按每張a4紙_元折算)報主管部門審查、批準后，送公司

9、財務部，對檔案借閱人進行處罰。四、借閱者應保持技術文件資料的完整、安全、整潔，不得轉借、拆散、涂改、更改、抽換和丟失。借、還雙方應共同清點份數(shù)、頁數(shù)，并檢查完整情況，做到認真負責，如發(fā)現(xiàn)有問題或損壞而不能繼續(xù)使用時按報廢處理，由資料員根據(jù)所借資料的價值(各類書籍按標價，零件圖及工藝規(guī)程等資料按每張a4紙_元折算)報主管部門審查、批準后，送公司財務部，對檔案借閱人進行處罰。五、傳送的技術資料只能在個人號和電子郵箱，未經(jīng)許可不得轉發(fā)，下載打印。發(fā)現(xiàn)違反者按泄密處理。第六章技術檔案的復制和技術資料的發(fā)放第十九條凡歸檔的技術文件資料，都建立電子文件。重要的和使用頻繁的應復制備份一份，供日常借閱或發(fā)放使

10、用，備份文件發(fā)放后，應及時復制補充完整。第二十條需加工制作的工裝類圖紙文件，都應形成電子文件。第二十一條用作指導生產(chǎn)的工藝卡片、工序卡片、生產(chǎn)作業(yè)指導書等，發(fā)放制造部、分管技術員及資料室存檔。第七章技術檔案和受控技術文件的更改第二十四條當文件提供部門需對技術文件資料實施更改或補充時，應有更改通知單。更改人員根據(jù)通知單的內容對技術文件資料實施更改。并將修改通知保留備查。第二十五條技術文件資料更改后，資料員應及時將更改通知單發(fā)放各相應的文件受控場所，以保證文件的使用得到有效控制。第八章附則第二十七條本制度由青島愛爾節(jié)能科技有限公司制定，其解釋權與修改權歸技術研發(fā)中心所有。第二十八條本制度經(jīng)總經(jīng)理批

11、準頒布之日起實施。公司技術文件及資料管理制度參考（三）一、總則及范圍為了保持公司技術部的技術文件；項目資料；項目預算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標準。本標準適用于技術部的技術文件；項目資料；項目預算單、決算單的管理。二、管理業(yè)務與分工1.技術部負責人。負責本制度的制定及有關技術文件各項管理業(yè)務的審批及有關事項的確定。2.技術員。負責總則中所述文件的保管、收發(fā)及按本制度進行技術文件的管理工作。三、管理內容與要求1.技術文件的種類(1)技術類文件由技術部負責的圖紙及各類工藝規(guī)程、工藝卡片、作業(yè)指導書。(2)管理類文件由技術部負責的項目的合同；項目資料；項目預算單、決算單等。2.文件登記(

12、1)技術部必須建立技術文件管理臺賬，掌握技術部全部文件的情況。其臺賬應包括：編號、名稱、數(shù)量、文件編制時間。(2)文件接收后，技術員應及時對文件進行分類編號并作記錄。3.文件的歸檔及保管技術文件的保管由技術員按檔案類型進行保管。4.文件的借用(1)文件的借閱應開具借條并由技術部領導批準，方可借閱。5.文件的修改與審批(1)當某專業(yè)的工程技術人員或使用單位的有關人員提出對不合理或者已經(jīng)落后的技術文件時，由技術部該專業(yè)的工程師(或專業(yè)的業(yè)務負責人)分析確定是否需要修改。(2)技術文件確定修改后，由技術部該專業(yè)工程師(或專業(yè)的業(yè)務負責人)填寫設計更改單。設計更改單應包括下列內容：(a)技術文件名稱、編號、或圖紙名稱、圖號；(b)更改理由；(c)會審意見、會審簽名；(d)設計、工藝負責人簽名；(e)修改內容和修改要求(以圖紙和文檔形式表現(xiàn))。(3)技術文件的審查與批準一般性的內容更改只須將填好的設計更改單交技術部負責人進行審查和簽字批準即可。重