秘書(shū)學(xué)-第九講-立卷、歸檔和檔案

1、第九講 立卷、歸檔和檔案工作一、關(guān)于檔案檔案：是單位和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的保存?zhèn)洳榈母鞣N形式的原始記錄。中央檔案館：中國(guó)共產(chǎn)黨成立以來(lái)各個(gè)時(shí)期的中共中央、國(guó)務(wù)院、全國(guó)人大、全國(guó)政協(xié)以及中央和國(guó)家直屬機(jī)關(guān)、部門(mén)的檔案近60萬(wàn)卷、1000萬(wàn)件、相關(guān)圖書(shū)資料200萬(wàn)冊(cè)。美國(guó)國(guó)家檔案館：320億件檔案原件、1600萬(wàn)份圖表520萬(wàn)張檔案翻拍件、17萬(wàn)盒錄像帶、970萬(wàn)張航空攝影照片、11萬(wàn)卷電影資料。檔案的特點(diǎn)：社會(huì)性、歷史性、原始記錄性?？梢詾槿藗兊幕顒?dòng)提供憑證和參考。檔案的種類(lèi)：公務(wù)檔案與私人檔案歷史檔案與現(xiàn)行檔案文書(shū)檔案、科技檔案、專(zhuān)門(mén)檔案立卷：將辦理完的零散文件，根據(jù)它們之間的聯(lián)系，分門(mén)

2、別類(lèi)地組成一個(gè)或數(shù)個(gè)案卷的過(guò)程。案卷：是一組互為聯(lián)系或具有共同特征并經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理的文件集合體，它是文書(shū)檔案的基本保管單位。*辦理完畢不是指文件的內(nèi)容全部貫徹執(zhí)行或工作全部做完，而是指文件在處理程序上已經(jīng)辦理完畢。二、立卷立卷的作用保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找利用。保護(hù)文件的完整與安全，便于保管。為檔案工作奠定基礎(chǔ) 立卷質(zhì)量如何，直接影響和決定著檔案的質(zhì)量。立卷的范圍 一般是指本單位在工作活動(dòng)中形成和使用的、經(jīng)過(guò)辦理完畢、具有參考價(jià)值的收發(fā)文件。本單位工作中形成的，直接反映本單位主要職能活動(dòng)的重要文件。與本單位產(chǎn)生的文件有密切聯(lián)系的上、下級(jí)單位的重要文件。具有查考價(jià)值的本單位和上、下級(jí)單位的

3、一般性文件。包括：電報(bào)會(huì)議文件內(nèi)部文件電話(huà)記錄本單位編印的出版物原稿（附印本）以及圖表、薄冊(cè)、照片錄音帶錄像帶立卷的方法靈活運(yùn)用文件的六個(gè)特征編制案卷類(lèi)目問(wèn)題特征時(shí)間特征名稱(chēng)特征作者特征通訊者特征地區(qū)特征 復(fù)式分類(lèi)法靈活選用，結(jié)合選用。 在一卷之內(nèi)結(jié)合使用兩個(gè)以上特征立卷比較科學(xué)。年度組織機(jī)構(gòu) 2010年度教育部相關(guān)文件。年度問(wèn)題 2008年度關(guān)于奧運(yùn)志愿者管理相關(guān)文件組織機(jī)構(gòu)年度問(wèn)題 北京市政府（作者）2009年度（時(shí)間）關(guān)于軌道交通問(wèn)題的通知（名稱(chēng)）填寫(xiě)卷皮： 機(jī)關(guān)名稱(chēng) 案卷標(biāo)題 起止日起 卷內(nèi)文件份數(shù) 保管期限 全宗號(hào) 案卷目錄號(hào) 案卷號(hào)案卷編目排列案卷與填寫(xiě)案卷目錄：順序號(hào)文書(shū)處理號(hào)卷

4、名起止日起份數(shù)張數(shù)保管期限給卷內(nèi)文件編號(hào)填寫(xiě)卷末備考表歸檔：指文書(shū)部門(mén)將辦理完畢且有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過(guò)程。*歸檔是國(guó)家的一項(xiàng)制度歸檔范圍： 根據(jù)國(guó)家規(guī)定和本單位的具體情況確定文書(shū)材料的歸檔范圍。歸檔范圍不能過(guò)寬也不能過(guò)窄。 三、歸檔歸檔時(shí)間： 定期歸檔，一般在第二年的上半年交接雙方要根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，并履行簽字手續(xù)。歸檔案卷的質(zhì)量要求 1）文件材料齊全、完整。 2）對(duì)歸檔的文件材料，要保持他們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類(lèi)整理、立卷、卷案標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。四、檔案管理檔案管理的內(nèi)容 收集整理*保管鑒定統(tǒng)計(jì)提供利用 永久: 凡是反映機(jī)關(guān)主要職能活

5、動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)，國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永遠(yuǎn)保管。 長(zhǎng)期（1550年）： 凡是反映本機(jī)關(guān)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管。 文書(shū)檔案保管期限3）短期15年以下： 凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)有參考利用價(jià)值的文件材料列為短期保管。電子公文： 各地區(qū)、各部門(mén)通過(guò)由國(guó)務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。電子公文處理系統(tǒng)設(shè)置符合安全要求的操作日志：隨時(shí)記錄對(duì)電子公文實(shí)施操作的人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等，以保證歸檔電子公文的真實(shí)性。電子公文的檔案管理電子公文的歸檔 應(yīng)按本單位檔案分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)、整理并拷貝到耐久性好的載體上一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。非紙質(zhì)文件錄音文件照片文件錄像帶微縮文件光盤(pán)文件檔案保存溫濕度紙質(zhì)溫度：溫度14-20 度，相對(duì)濕度50%-65% 磁性材料：磁帶：溫度15-21 度，相對(duì)濕度35%